ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 11.06.2018r. ZAMAWIAJĄCY Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego ul. Smulikowskiego 4 00-389 Warszawa KRS: 0000233381 NIP: 952-19-67-784 Regon: 140126729 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Obsługa cateringowa podczas targów rolniczych 2. Rodzaj zamówienia: zapytanie ofertowe 3. Opis przedmiotu zamówienia: Obsługa cateringowa stoiska targowego organizowanego przez Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego w ramach projektu Polska wołowina - wołowina z przyszłością. Usługa cateringowa świadczona będzie w miejscu, w którym odbywa się X Ogólnopolska Wystawa Bydła Hodowlanego, XXV Regionalna Wystawa Zwierząt Hodowlanych i Dni z Doradztwem Rolniczym tj. Szepietowo-Wawrzyńce 64, 18-210 Szepietowo, woj. Podlaskie, w dniach 23-24 czerwca 2018 r. Namiot do świadczenia cateringu zapewnia zamawiający. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do: 1) Dostarczenia i przygotowania stołów i krzeseł obrusy, posprzątania po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu); 2) Zapewnienia własnych naczyń (termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, łyżeczek, cukiernic, talerzy, sztućców itp.) zgodnie z wymaganiami menu. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń jednorazowych; 3) Zapewnienia grilla i osoby grillującej odpowiedzialnej za wydawanie porcji degustacyjnych (grillowanie burgerów wołowych, które dostarcza Zamawiający); 4) Dowozu cateringu o ustalonej godzinie na miejsce targów; 5) Świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie;
6) Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie odpowiedniego doświadczenia w usługach cateringowych. 4. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie, oferta musi obejmować całość zamówienia. 5. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie, Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6. Termin realizacji zamówienia: 23-24.06.2018r. OCENA OFERT: I. Kryterium oceny ofert stanowią: 1. Cena brutto 60%; 2. Doświadczenie wykonawcy 40 % II. Cena stanowiąca kryterium oceny ofert ma prezentować całkowity koszt wykonania usługi przez składających ofertę. W przypadku faktur jest to całkowita cena brutto (z podatkiem VAT). W przypadku osób fizycznych będących zleceniobiorcami jest to całkowity koszt wykonania danej usługi, a jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami zleceniobiorca jest objęty obowiązkiem ubezpieczenia społecznego, lub jeśli nie jest objęty obowiązkiem ubezpieczenia społecznego ale wystąpi o objęcie go ubezpieczeniem społecznym w ramach umowy, kwota ta ma zawierać również tzw. narzuty na wynagrodzenie, czyli ponoszone przez Filmotekę Narodową koszty składek ZUS z tyt. ubezpieczenia społecznego, FP i FGŚP zleceniobiorcy. III. Doświadczenie wykonawcy musi być poparte referencjami. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w sposób należyty wykonał usługi polegające na kompleksowej obsłudze cateringowej wydarzeń promocyjnych typu targi, konferencje, szkolenia, spotkania itp. IV. Otrzymane w poszczególnych kryteriach oceny ofert punkty, po zsumowaniu będą stanowiły ocenę oferty. Maksymalnie można uzyskać 100 pkt.
V. Sposób dokonania oceny oferty według kryterium Cena brutto : Cena oferty najtańszej / cena oferty badanej x 100 = liczba punktów VI. Sposób dokonania oceny oferty według kryterium Doświadczenie wykonawcy : Liczba przesłanych referencji Liczba punktów 1-2 10 pkt 3-5 20 pkt 6-9 30 pkt >10 40 pkt SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej wraz z określeniem oferowanych cen (Załącznik nr 2). Oferta będzie obejmowała wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z zakupem zgodnie z warunkami umowy. Wraz z ofertą należy dostarczyć wypełnione oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 3). Składane, wymagane dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu. W przypadku podpisywania oferty lub załączników przez Pełnomocnika, pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Ofertę należy dostarczyć do zamawiającego osobiście, droga elektroniczną (karolina.nowicka@pzpbm.pl). Ofertę dostarczaną osobiście należy umieścić w zamkniętej, nieprzejrzystej kopercie, zawierającej nazwę wykonawcy, oznaczonej: Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego ul. Smulikowskiego 4, 00-389 Warszawa Tytuł zapytania Nie otwierać - dostarczyć do rąk Przewodniczącego Komisji Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Ze strony zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Pani Karolina Nowicka adres email: karolina.nowicka@pzpbm.pl Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty. TERMIN: Ofertę należy złożyć do dnia 18.06.2018 r. Do godz. 16 Ważność oferty cenowej 7 dni od wyznaczonego terminu złożenia oferty.
SPOSÓB WYBORU OFERTY: a. Dnia 19.06.2018 roku Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. b. Wybór i ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi 19.06.2018 roku. Zwycięzca zostanie poinformowany mailowo o wyborze jego oferty. c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany powyższych terminów bez uprzedzenia i bez podania przyczyn. INFORMACJA O WYNIKACH POSTĘPOWANIA: Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony odrębnie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. Informacja zostanie przekazana droga elektroniczną. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest obsługa cateringowa stoiska targowego organizowanego przez Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego w ramach projektu Polska wołowina-wołowina z przyszłością sfinansowanego z Funduszu Promocji Mięsa Wołowego. Usługa cateringowe świadczona będzie w miejscu, w którym odbywa się X Ogólnopolska Wystawa Bydła Hodowlanego, XXV Regionalna Wystawa Zwierząt Hodowlanych i Dni z Doradztwem Rolniczym tj. Szepietowo-Wawrzyńce 64, 18-210 Szepietowo, woj. Podlaskie, w dniach 23-24 czerwca 2018 r. Namiot do świadczenia cateringu o średnicy ok. 10 m zapewnia Zamawiający. 2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do: a) Przygotowania stołów obrusów, posprzątania po kolejnych przerwach oraz po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu); b) Zapewnienia własnych naczyń (termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, łyżeczek, cukiernic, talerzy itp.) zgodnie z wymaganiami menu. c) Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń plastikowych; d) Zapewnienia grilla i osoby grillującej (grillowanie burgerów wołowych, które dostarcza Zamawiający); e) Dowozu cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji targów. f) Świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie. g) Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych ( m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). h) Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków przez wytypowanych
pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. W ciągu jednego dnia w wydarzeniu będzie uczestniczyło ok. 150 osób Usługa powinna składać się z : 23.06.2018r. przerwa kawowa w formie bufetu, w strefie zamkniętej dla odwiedzających targi rolnicze, dostępna przez cały dzień i uzupełniana bez limitu (kawa, herbata, mleko, cukier), obiad w formie bufetu szwedzkiego, w strefie zamkniętej dla odwiedzających targi rolnicze (menu, w skład którego będzie wchodzić wołowina QMP - którą zapewnia Zamawiający i dostarcza do Wykonawcy w dogodnym ustalonym terminie (Wykonawca zobowiązany jest do zaproponowania co najmniej 3 wariantów dania), degustacja burgerów QMP w formie wydawki na tacy z wykałaczkami w strefie ogólnodostępnej dla zwiedzających targi rolnicze; 24.06.2018r. przerwa kawowa w formie bufetu, w strefie zamkniętej dla odwiedzających targi rolnicze, dostępna przez cały dzień i uzupełniana bez limitu (kawa, herbata, mleko, cukier), obiad w formie bufetu szwedzkiego, w strefie zamkniętej dla odwiedzających targi rolnicze (menu, w skład którego będzie wchodzić wołowina QMPktórą zapewnia Zamawiający i dostarcza do Wykonawcy w dogodnym ustalonym terminie; Wykonawca zobowiązany jest do zaproponowania co najmniej 3 wariantów dania), degustacja burgerów QMP w formie wydawki na tacy z wykałaczkami w strefie ogólnodostępnej dla zwiedzających targi rolnicze; W skład usługi wchodzi obsługa kelnerska podczas przerw kawowych/obiadowych uzupełnianie braków, systematyczne dbanie o czystość w namiocie (na stołach) oraz na bufecie.
Załącznik nr 2 wzór formularza ofertowego (pieczątka firmowa) FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na zapytanie ofertowe z dnia.roku, którego przedmiotem jest. dla potrzeb Polskiego Zrzeszenia Producentów Bydła Mięsnego składam(y) ofertę następującej treści:............ za łączną cenę brutto.. zł (słownie:.zł) Cena brutto obejmuje wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z wykonaniem niniejszego zamówienia. 1. Termin wykonania zamówienia. 2. Termin płatności dni 3. Oświadczam, że jako Wykonawca: - posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w szczególności prowadzą działalność handlową w branży materiały biurowe, papiernicze; - posiadam niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; - znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. (miejsce, data) (imię, nazwisko, pieczątka i podpis)* *- podpis lub podpisy osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 3 wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Wykonawca:... (czytelna nazwa/y i adres/y wykonawcy/wykonawców) O ś w i a d c z e n i e o s p e ł n i e n i u w a r u n k ó w u d z i a ł u w p o s t ę p o w a n i u Ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego pod tytułem:........... zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych dalej UPZP (Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.), oświadczam, że spełniam warunki udziału w niniejszym postępowaniu, określone przez Zamawiającego. Data... (podpis Wykonawcy)