Białystok,08 marca 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/TWDP/POKL2013 Zapytanie przeprowadzane jest w trybie rozeznania rynku, zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach POKL W związku z realizacją projektu Transfer wiedzy do przedsiębiorstw współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach EFS Działanie 8.2.1 PO Kapitał Ludzki, Fundacja na rzecz rozwoju Politechniki Białostockiej zaprasza do przedstawienie ofert cenowej na koordynatora projektu. Opis projektu dostępny na stronie: http://www.fundacja.pb.edu.pl/pokl4/index.php Zgodnie z założeniami projektu koordynator projektu odpowiedzialny będzie za jego realizację. W zakresie jego odpowiedzialności znajdą się w szczególności finanse i ewentualne korekty projektów, przygotowanie i prezentacja sprawozdań z jego realizacji oraz nadzór i koordynacja działań pozostałych osób. Do zadań koordynatora należy także bieżące kierowanie realizacją projektu (organizacja szkoleń, egzaminów i działań informacyjno promocyjnych, przepływ informacji itp.). Planowany szczegółowy zakres obowiązków koordynatora projektu będzie obejmować: koordynowanie działań projektowych, kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej, nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; weryfikowanie pod względem merytorycznym realizowanych i zrealizowanych prac, sprawdzanie zgodności realizacji zadań z harmonogramem, odpowiedzialność za osiągnięcie wskaźników projektu, nadzorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu, zwoływania spotkań roboczych zespołu projektowego - w miarę potrzeb, w sytuacji braku możliwości dotrzymania harmonogramu - dokonywanie w ustalonym trybie uzgodnień ze Zleceniodawcą, zatwierdzanie pod względem merytorycznym dokonywanych wydatków, nadzór nad dokonywaniem rozeznania rynku lub uruchamianie odpowiednich procedur w przypadku dokonywania zakupów produktów lub usług, nadzorowanie prawidłowego prowadzenia przez osoby realizujące projekt, kart czasu pracy, nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem kosztów, nadzór nad rzetelnym sporządzaniem i terminowym przekazaniem Instytucji Pośredniczącej wniosków o płatność oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie z obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej, informowanie Zleceniodawcy, o nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, a także o wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg, przygotowywanie korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; przygotowywanie comiesięcznych raportów na temat realizacji projektu. odpowiedzialność za dokumentację związaną z projektem, odpowiedzialność za organizację szkoleń i egzaminów, organizacja szkoleń i nadzór nad pracą instruktorów, współpraca z kierownikami szkoleń w zakresie doboru instruktorów, kontrola przebiegu szkoleń i egzaminów przygotowywanie dokumentacji związanej z rekrutacją, zapewnienie prawidłowości procesu rekrutacji uczestników projektu, nadzór nad rekrutacją i opieką nad uczestnikami projektu, kontrola kwalifikowalności zgłoszeń do projektu, wprowadzanie danych uczestników projektu do PEFS, nadzór nad dokumentacją przebiegu szkoleń (listy obecności, itp.),
zapewnienie ubezpieczenia uczestnikom projektu, bieżące monitorowanie postępu finansowego projektu, analiza ryzyka oraz podejmowanie działań mających na celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości, monitorowanie, nadzór i kontrola postępów realizacji projektu, wybór dostawców/wykonawców usług, zgodnie z zasadami określonymi dla POKL i dokumentami wew. Fundacji, prowadzenie ewidencji na potrzeby projektu (m. in. osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, PEFS-a), sporządzanie wniosków o płatność (część merytoryczna, PEFS, realizacja zadań informacyjno - promocyjnych w ramach projektu zgodnie z Zasadami POKL, odpowiedzialność za spełnienie wymagań informacyjnych POKL, prowadzenie strony www projektu współpraca ze służbami finansowymi projektu, zapewnienie komunikacji wewnętrznej i ścisłej współpracy pomiędzy zespołem projektowym a władzami Fundacji. Obowiązki Koordynatora Projektu wykonywane będą na podstawie umowy zlecenia. Kryteria odnoszące się do wykonawców: Kryteria, jakie powinien spełniać kandydat na Koordynatora Projektu Transfer wiedzy do przedsiębiorstw, z uwzględnieniem specyfiki zadań przewidzianych w ramach projektu. Kryteria podstawowe: 1) legitymowanie się tytułem zawodowym magistra lub stopniem naukowym, 2) doświadczenie w zarządzaniu projektami, 3) znajomość POKL i EFS 4) brak powiązań z zamawiającym pod względem osobowym; Przez powiązanie osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej lub bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Kryteriami dodatkowymi są: 1. Posiadanie stopnia naukowego. Niespełnienie kryteriów podstawowych skutkować będzie wykluczeniem oferty z oceny. Kryteria oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru najkorzystniejszej oferty kierując się kryteriami innymi niż cena pod warunkiem, że cena wykonania usługi nie będzie odbiegać od cen rynkowych ustalonych na podstawie niniejszego zapytania. Wymagane dokumenty: Potwierdzeniem spełnienia kryteriów wymaganych od oferentów będzie przedłożenie: 1.CV 2. Formularza oferty - załącznik nr 1. 3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych z Zamawiającym załącznik nr 2 Zamawiający zastrzega sobie możliwość wystąpienia do zgłoszonych wykonawców o przedłożenie kopii dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu poza już złożonym zgodnie z zapytaniem ofertowym.
Dokumenty należy złożyć w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem na formularzu oferty. Sposób porozumiewania się zamawiającego z oferentami oraz sposób przekazywania oświadczeń i dokumentów. 1. Wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia dokonywane są w formie pisemnej przy czym dla udokumentowania czynności innych niż złożenie oferty, zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z oceny ofert, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks. Oświadczenia, wnioski, dokumenty, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie również za pomocą elektronicznego środka przekazu jak fax, e- mail. 2. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są: Sekretarz Zarządu Fundacji - Daniel Puch Tel. 85 746 91 68, mail: dpuch@pb.edu.pl Termin i miejsce złożenia ofert. Termin złożenia ofert 15.03.2013 r. godz. 10:00 Oferty należy składać w formie papierowej, na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego, na adres: Fundacja na rzecz rozwoju Politechniki Białostockiej ul. Zwierzyniecka 6/3, 15 333 Białystok z dopiskiem na kopercie - Koordynator Projektu TWDP lub osobiście w kampusie PB przy ul. ul. Zwierzyniecka 6/3, 15 333 Białystok, w dni robocze do godz. 15:30 Oferta wraz ze stosownymi załącznikami powinna zostać opatrzona podpisami oferenta. Oferty, które nie spełnią wymogów formalnych nie będą brane pod uwagę, również w przypadku braku złożenia oferty na wymaganym formularzu. Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane przy ocenie ofert. Oferty, które zostaną doręczone w inne niż wskazane powyżej miejsce i nie dotrą w wyznaczonym terminie w wyznaczone miejsce nie będą brane pod uwagę.
Załącznik nr 1 - OFERTA Oferta dotyczy zatrudnienia na stanowisku Koordynatora Projektu Transfer wiedzy do przedsiębiorstw realizowanego w ramach POKL, Priorytet VIII, Dzialanie 8.2, Poddzielanie 8.2.1. Dane oferenta Imię i nazwisko: Stopień/tytuł naukowy/zawodowy adres: Telefon, mail: Miesięczna stawka netto tytułem wynagrodzenia, za wykonywanie zdań na stanowisku Koordynatora Projektu Transfer wiedzy do przedsiębiorstw realizowanego w ramach POKL, Priorytet VIII, Dzialanie 8.2, Poddzielanie 8.2.1. określonych w zapytaniu ofertowym. Wynagrodzenie Koordynatora Projektu Miesięczna stawka brutto w PLN Przewidywana liczba godzin pracy w miesiącu Słownie miejscowość, data podpis Oferenta Oferent przedkłada następujące dokumenty i oświadczenia: 1. CV 2. oświadczenia o braku powiązań osobowych z Zamawiającym załącznik nr2 3. Formularza oferty - załącznik nr 1. Ponadto oferent oświadcza, że Cena oferty uwzględnia wartość całego zakresu przedmiotu zamówienia oraz uwzględnia wszystkie elementy realizacji zamówienia zgodnie z Zapytaniem ofertowym oraz zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w Zapytaniu ofertowym oraz warunkami wynikającymi z zasad finansowania POKL oraz przepisami dotyczącymi kształcenia w ramach szkolnictwa wyższego wynikającymi m. in. z ustawy z dnia 27 lipca 2005 r.- Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr. 164, poz. 1356 z późn. zm) oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy. miejscowość, data podpis Oferenta
Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH Niżej podpisany oświadczam, że nie jestem powiązany z zamawiającym pod względem osobowym. Przez powiązanie osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej lub bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli... miejscowość i data. imię i nazwisko