Załącznik do zarządzenia nr 58/11 Rektora PWSZ w Pile z dnia 25 listopada 2011 r. ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU PN. ROZBUDOWA POWOJSKOWEGO BUDYNKU J NA POTRZEBY KSZTAŁCENIA INŻYNIERSKIEGO W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ IM. STANISŁAWA STASZICA W PILE 1 Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o: 1) Projekcie należy przez to rozumieć przedsięwzięcie pn. Rozbudowa powojskowego budynku J na potrzeby kształcenia inżynierskiego w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile, dofinansowane na podstawie umowy o dofinansowanie, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, współfinansowane ze środków dotacji celowej z budżetu państwa przeznaczonej na wkład własny oraz ze środków własnych PWSZ w Pile; 2) WRPO należy przez to rozumieć Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013; 3) Instytucji Zarządzającej WRPO należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Wielkopolskiego, działający w imieniu i na rzecz Województwa Wielkopolskiego, którego obsługę w zakresie realizacji Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 zapewnia Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego poprzez właściwe departamenty; 4) rozporządzeniu 1083/2006 należy przez to rozumieć Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, s. 25 78 z późn. zm.); 5) rozporządzeniu 1080/2006 należy przez to rozumieć Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 05 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE. L 210 z dn. 31.07.2006); 6) rozporządzeniu 1828/2006 należy przez to rozumieć Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006, s.1 z późn. zm., sprostowane Dz. Urz. UE L 45 z 15.02.2007, s. 3), zmienionego Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 r. (Dz.U. UE L 250/1 z 23.09.2009); 7) beneficjencie należy przez to rozumieć Państwową Wyższą Szkołę Zawodową im. Stanisława Staszica w Pile;
8) kosztach kwalifikowalnych należy przez to rozumieć wydatki lub koszty uznane za kwalifikowalne i spełniające kryteria kwalifikowalności, zgodnie z rozporządzeniem 1083/2006, rozporządzeniem 1828/2006, rozporządzeniem 1080/2006, jak również w rozumieniu ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712) i przepisów rozporządzeń wydanych do niniejszej ustawy oraz zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej WRPO w sprawie kwalifikowalności kosztów w ramach Priorytetu I - Działanie 1.7 oraz Priorytetów II-VI opracowanymi na podstawie Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013, a także z Uszczegółowieniem WRPO; 9) kosztach niekwalifikowalnych należy przez to rozumieć koszty Projektu, które nie spełniają przesłanek kwalifikowalności, o których mowa w pkt 8, finansowane w całości przez beneficjenta; 10) EFRR należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego; 11) dofinansowaniu należy przez to rozumieć wsparcie finansowe udzielane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego stanowiące bezzwrotną pomoc przeznaczoną na pokrycie części wydatków kwalifikowalnych realizowanego Projektu, udzielane w ramach WRPO, na podstawie umowy o dofinansowanie; 12) umowie o dofinansowanie należy przez to rozumieć umowę o dofinansowanie Projektu ze środków EFRR w ramach WRPO, określającą warunki przekazywania i wykorzystania dofinansowania; 13) wkładzie własnym należy przez to rozumieć środki finansowe, zagwarantowane przez beneficjenta, w kwocie niezbędnej do uzupełnienia dofinansowania Projektu; 14) dotacji celowej z budżetu państwa należy przez to rozumieć dotację udzieloną przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego na podstawie umowy Nr 1104/2011/RPO z dnia 27 lipca 2011 r., przeznaczoną na finansowanie części kosztów kwalifikowalnych Projektu, stanowiących wkład własny beneficjenta; 15) refundacji ze środków EFRR należy przez to rozumieć zwrot faktycznie poniesionej, w całości zapłaconej i odpowiednio udokumentowanej kwoty dofinansowania wydatków kwalifikowalnych na przygotowanie i realizację Projektu, po spełnieniu warunków określonych w umowie o dofinansowanie; 16) zaliczce ze środków EFRR należy przez to rozumieć określoną część kwoty dofinansowania wydatków kwalifikowalnych na przygotowanie i realizację Projektu, przekazywaną na podstawie wniosku o płatność w jednej lub kilku transzach, po spełnieniu warunków określonych w umowie o dofinansowanie; 17) zaliczce ze środków dotacji celowej z budżetu państwa należy przez to rozumieć określoną część kwoty dotacji celowej z budżetu państwa, przekazywaną na podstawie wniosku PWSZ w Pile, przedkładanym do Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, określającego kwotę zaliczki; 18) BGK należy przez to rozumieć Bank Gospodarstwa Krajowego, pełniący funkcję instytucji odpowiedzialnej za dokonywanie płatności ze środków EFRR na rzecz beneficjenta; 19) montażu finansowym - należy przez to rozumieć zestawienie wskazujące na źródła finansowania Projektu i ich udział procentowy w kosztach Projektu; 20) wniosku o płatność należy przez to rozumieć określony przez Instytucję Zarządzającą WRPO standardowy formularz Wniosku beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, przedkładany Instytucji Zarządzającej WRPO, celem otrzymania zaliczki i/lub refundacji ze środków EFRR i/lub rozliczenia zaliczki ze środków EFRR, w tym wniosek o płatność końcową; 21) wniosek o dofinansowanie należy przez to rozumieć wniosek o udzielenie dofinansowania ze środków EFRR w ramach WRPO.
I. Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych 2 1. Do obsługi Projektu wyodrębnia się rachunki bankowe: 1) rachunek bankowy nr 13 1500 1041 1210 4005 2953 0000, prowadzony w Kredyt Bank S. A. I Oddział w Pile, przeznaczony do realizacji płatności dotyczących kosztów kwalifikowalnych, w przypadku refundacji ze środków EFRR oraz wkładu własnego finansowanego ze środków własnych PWSZ w Pile, zasilany z wpływów ze środków EFRR otrzymywanych w formie refundacji oraz z konta podstawowego beneficjenta; 2) rachunek bankowy nr 68 1500 1041 1210 4005 2940 0000, prowadzony w Kredyt Bank S. A. I Oddział w Pile, przeznaczony do realizacji płatności dotyczących kosztów kwalifikowalnych, w przypadku zaliczki ze środków EFRR, zasilany z wpływów ze środków EFRR otrzymywanych w formie zaliczki, a także w przypadku zaliczki ze środków dotacji celowej z budżetu państwa, zasilany z wpływów ze środków dotacji celowej z budżetu państwa otrzymywanych w formie zaliczki. 3) rachunek bankowy nr 65 1500 1041 1215 9001 3749 0000, prowadzony w Kredyt Bank S. A. I Oddział w Pile, przeznaczony do realizacji płatności dotyczących kosztów niekwalifikowalnych, zasilany z konta podstawowego beneficjenta. 2. W przypadku umniejszenia kolejnej transzy refundacji ze środków EFRR o niewykorzystaną kwotę zaliczki ze środków EFRR, środki będące na rachunku do obsługi zaliczki mogą zostać przekazane na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, po uzyskaniu pisemnej informacji od Instytucji Zarządzającej WRPO o pozytywnym poświadczeniu wniosku o płatność, w którym dokonano potrącenia. 3 1. W przypadku zwrotu odsetek narosłych od środków otrzymanych w formie zaliczki ze środków EFRR, odsetek naliczonych jak dla zaległości podatkowych, w przypadku zwrotu niewykorzystanej w terminie lub/i nieprawidłowo wykorzystanej kwoty zaliczki ze środków EFRR, zwrot dokonywany będzie na rachunek bankowy nr 77 1130 0007 0020 0660 2620 0003, prowadzony w BGK. 2. Tytuł przelewu dla zwrotu narosłych odsetek od środków otrzymanych w formie zaliczki ze środków EFRR oraz odsetek naliczonych jak dla zaległości podatkowych, powinien zawierać następujący zapis: Zwrot na konto BGK: - Nr projektu, - Kwota zwracanych odsetek bankowych/podatkowych - Rok, w którym beneficjent otrzymał środki - Nr wezwania/decyzji o zwrocie o ile zostały sporządzone. 3. Tytuł przelewu dla zwrotu niewykorzystanej w terminie lub/i nieprawidłowo wykorzystanej kwoty zaliczki ze środków EFRR, powinien zawierać następujący zapis: Zwrot na konto BGK: - Nr projektu, - Kwota główna zwracanej zaliczki
- Rok, w którym otrzymał środki - Nr wezwania/decyzji o zwrocie o ile zostały sporządzone. 4. W przypadku zwrotu odsetek narosłych od środków otrzymanych w formie zaliczki dotacji celowej z budżetu państwa oraz w przypadku zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki dotacji celowej z budżetu państwa, zwrot dokonywany będzie na rachunek bankowy dochodów budżetu państwa nr 76 1010 1010 0030 9822 3100 0000. II. Zasada wyodrębnionej ewidencji księgowej 4 1. Dla potrzeb Projektu prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową, poprzez wydzielenie następujących kont analitycznych służących wyłącznie do ewidencji operacji związanych z realizacją Projektu: 1) 081-4-1 Wyd. kwalif. rozb. Bud. J=EFRR, na którym dokonuje się księgowania kosztów kwalifikowalnych (koszty kwalifikowalne księgowane są w sposób umożliwiający odzwierciedlenie kwot ujętych na fakturach według montażu finansowego: kwota dofinansowania z EFRR oraz kwota wkładu własnego, w tym kwota dotacji celowej z budżetu państwa oraz środki własne PWSZ w Pile); 2) 081-4-2 Wyd. niekwalif. rozb. Bud. J, na którym dokonuje się księgowania kosztów niekwalifikowalnych; 3) 844-8-10 Przychody przyszłych okresów EFRR Dotacja na rozb. bud. J - na którym dokonuje się księgowania kwot dotacji z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; 4) 844-8-12 Przychody przyszłych okresów Dotacja celowa MNiSW bud. J - na którym dokonuje się księgowania kwot dotacji celowej z budżetu państwa. 5) 206-7 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami dot. rozb. bud. J ; 6) 760-5-6 Dotacja Przychody dotowane EU- EFRR dofin. rozb. J - na które po zakończeniu inwestycji dokonuje się przeksięgowania kwot dotacji z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z konta, o którym mowa w pkt 3; 2. Dla wyposażenia o wartości poniżej 3.500 zł, dofinansowanego z EFRR prowadzona jest ewidencja pozabilansowa, ilościowo-wartościowa, według miejsc używania i osób odpowiedzialnych. 3. W momencie przyjęcia środka trwałego (tj. budynku) do użytkowania, otrzymana dotacja EFRR oraz dotacja celowa z budżetu państwa zwiększą Fundusz zasadniczy.
III. Kwalifikowalność wydatków 5 1. Wykaz kosztów kwalifikowalnych Projektu ujęty jest w zaktualizowanym wniosku o dofinansowanie Projektu. 2. Każdy koszt kwalifikowalny Projektu powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym do Instytucji Zarządzającej WRPO w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia oraz zgodnie z wymogami i terminami określonymi w umowie o dofinansowanie. IV. Opisy na fakturach i innych dowodach księgowych o równoważnej wartości dowodowej 6 1. Opis na fakturze/innym dowodzie księgowym o równoważnej wartości dowodowej, dotyczący kosztów kwalifikowalnych, powinien zawierać m.in.: 1) numer umowy o dofinansowanie Projektu; 2) numer i nazwę Projektu; 3) określenie związku wydatku/kosztu z Projektem. (Nazwa wydatku/kosztu kwalifikowalnego powinna być zgodna z nazwą i/lub pozycją wydatku/kosztu kwalifikowalnego przedstawionego w harmonogramie rzeczowo-finansowym / tabeli finansowej zawartej we wniosku o dofinanowanie: Planowane wydatki w ramach projektu. Nazwie przyporządkowana powinna zostać kwota wynikająca z opisywanego dokumentu. W przypadku, kiedy tylko część kosztów faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej jest kwalifikowalna należy w opisie dokumentu wskazać, które pozycje kosztowe faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej są kwalifikowalne, przypisując do nich odpowiednią kwotę wydatku kwalifikowalnego); 4) zapis Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013 oraz z budżetu państwa ; 5) zapis dotyczący źródeł finansowania z wyszczególnieniem kwot według montażu finansowego wynikającego z umowy o dofinansowanie Projektu lub montaż faktycznie zastosowany i dopisana klauzula: Montaż finansowy wskazany w Umowie o dofinansowanie Projektu będzie zachowany na poziomie rozliczenia całego Projektu i zostanie wykazany najpóźniej we Wniosku o płatność końcową, opatrzony datą, podpisem i pieczęcią imienną, a w przypadku jej braku, czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem. 2. Pozostałe opisy, dotyczące m.in. informacji o poprawności merytorycznej i formalnorachunkowej, odniesienia do ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonywane powinny być zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych wprowadzoną zarządzeniem nr 7/03 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile z dnia 13 lutego 2003 roku z uwzględnieniem późniejszych zmian.
3. Montaż finansowy na każdym z dokumentów księgowych musi mieć odniesienie zarówno do ewidencji księgowej, jak i dekretacji na dokumencie. 7 Pozostałe zasady dotyczące rachunkowości i rozliczania Projektu, nieuregulowane w niniejszych Zasadach rachunkowości Projektu, regulują: 1) Zasady prowadzenia rachunkowości w PWSZ im. Stanisława Staszica w Pile, wprowadzone zarządzeniem nr 34/07 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile z dnia 27 czerwca 2007 roku z późń. zm.; 2) Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych wprowadzona zarządzeniem nr 7/03 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile z dnia13 lutego 2003 roku oraz zmieniona zarządzeniem nr 24/07 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile z dnia 10 maja 2007 roku; 3) Umowa o dofinansowanie Projektu Pt. Rozbudowa powojskowego budynku J na potrzeby kształcenia inżynierskiego w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile, nr UDA-RPWP.04.02.00-30-003/09-00 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach: Priorytetu IV Rewitalizacja obszarów problemowych Działania 4.2 Rewitalizacja zdegradowanych obszarów poprzemysłowych i powojskowych Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, zawarta w dniu 15 października 2010 r.; 4) Umowa Nr 1104/2011/RPO o udzielenie dotacji celowej na współfinansowanie projektu pn. Rozbudowa powojskowego budynku J na potrzeby kształcenia inżynierskiego w Państwowej Wyższej Szkole zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile realizowanego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013, zawarta w dniu 27 lipca 2011 r. 5) Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność (pełniącego funkcje: refundacyjną, zaliczkową, rozliczeniową zaliczki, sprawozdawczą) Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 z wyłączeniem Priorytetu III oraz VII.