Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia pt. Inauguracja VI Łódzkich Senioraliów 2019. Wydarzenie będzie dobywało się w Łodzi, w dniu 12.05.2019 r. w przestrzeni miejskiej na parkingu Urzędu Miasta przed Domem Technika - Plac Komuny Paryskiej 5A, w pasażu Schillera oraz na przyległym fragmencie ulicy Piotrkowskiej. Wydarzenie ma charakter kulturalno-rozrywkowy przeznaczony dla Seniorów wraz z rodzinami oraz jest imprezą otwartą, niebiletowaną. Wydarzenie jest podzielone na dwie części: A koncert plenerowy impreza masowa B strefa wystawiennicza impreza niemasowa Szczegółowy opis zamówienia Część A koncert plenerowy Przedmiotem tej części zamówienia jest kompleksowa organizacja koncertu plenerowego zespołu Skaldowie. Koncert ma charakter imprezy masowej i odbywać się będzie na wydzielonej przestrzeni na placu/parkingu UMŁ przed budynkiem Domu Technika - Plac Komuny Paryskiej 5A. Zgłoszenie oraz uzyskanie pozwoleń na przeprowadzenie imprezy masowej na 2000 uczestników (w tym 1000 miejsc siedzących) Koncert zaplanowany jest na dzień 12.05.2019 r. Wydarzenia na scenie od godziny 14:00 do godziny 20:00 Przewidywany harmonogram godzinowy prób technicznych oraz samego wydarzenia : 09:00 pełna gotowość techniczna sceny, dodatkowych podestów i systemów (dźwięk, światło, wideo) 11:00 do 13:00 - próby techniczne zespołu Skaldowie 13:00 odprawa imprezy masowej 14:00 rozpoczęcie imprezy masowej, otwarcie bram 14:00 do 17:00 występy artystyczne grup seniorskich na scenie (szacunkowo 10 wejść po 15 minut na scenie) 17:00 konferansjer, inauguracja Senioraliów, przemówienia na scenie 17:15 koncert gwiazdy, zespół Skaldowie 18:30 zakończenie koncertu 19:00 zakończenie imprezy, czas na rozejście się uczestników 20:00 zakończenie imprezy masowej. 1
Zakres obowiązków wykonawcy: Zaplanowanie szczegółowego harmonogramu prac montażowych, obsługi imprezy oraz demontażu, oraz zagospodarowania terenu imprezy. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za terminowy i odpowiedni przebieg prac, która będzie w bezpośrednim kontakcie z Zamawiającym (protokoły odbioru). Zapewnienie wszelkich pozwoleń i uzgodnień oraz dokumentacji niezbędnej do legalnego i bezpiecznego przeprowadzenia imprezy na wyznaczonym terenie, w tym imprezy masowej zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1870 ze zm.) Zapewnienie ochrony imprezy masowej zgodnie z wymogami ww. ustawy oraz opinii Policji (część A wydarzenia). Zapewnienie ochrony podczas montażu, demontażu infrastruktury wydarzenia. Zapewnienie ochrony strefy wystawienniczej (część B wydarzenia) W ilości minimum 8 pracowników ochrony. Zapewnienie obsługi technicznej wydarzenia tj. obsługa techniczna, realizatorzy, obsługa imprezy itp. Zapewnienie, instalacja, montaż i obsługa infrastruktury niezbędnej do realizacji koncertu tj. scena, nagłośnienie, oświetlenie, ekrany (zgodnie wymogami technicznymi zał. 1) Organizacja punktu informacyjnego (np. namiot wyposażony w stół i 2 krzesła. Obsługę punktu zapewnia Zamawiający) Zapewnienie płotów ogrodzeniowych do ogrodzenia terenu imprezy oraz zaplecza technicznego. Zapewnienie oraz rozstawienie 1000 (jeden tysiąc) krzesełek dla uczestników. Krzesełka w jednolitym kolorze, wykonane z materiałów trudnozapalnych rozstawione zgodnie z sugestiami Zamawiającego przy zachowaniu zaleceń Straży Pożarnej. Kompleksowa obsługa wydarzenia obejmująca przygotowanie, montaż, obsługę, demontaż oraz utrzymanie porządku na terenie wydarzenia wspomagane przez WGK. Posprzątanie terenu imprezy po jej zakończeniu przy udziale WGK. Impreza musi być zrealizowana zgodnie z zarządzeniem nr 7120/VII/17 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 20 października 2017 roku. Tzn. Łódzki Standard Dostępności podpunkt 26. Wydarzenia festiwale, wystawy, koncerty itp. 2
Załącznik numer 1 Wymogi techniczne dotyczące części A zamówienia koncertu plenerowego SCENA Zapewnienie sceny/konstrukcji scenicznej. Wymagana jest scena o wymiarach minimum 10x10, maksimum 12x10 metrów ze szczelnym, nie przeciekającym zadaszeniem. Wysokość sceny od podłoża musi mieścić się w przedziale 80-120 cm. Wysokość okna sceny od podestów do górnej belki musi wynosić minimum 6 metrów. Scena powinna być osłonięta z trzech stron czarną siatką, siatka nie może być uszkodzona, podarta itp. Scena z trzech stron (boki oraz tył) musi być wyposażona w barierki zabezpieczające. Po obu stronach sceny muszą znaleźć się schody o możliwie łagodnym spadku, wyposażone w poręcze po obu stronach z wyraźnie oznaczonymi krawędziami, stabilnie przymocowane do konstrukcji sceny z dodatkowym oświetleniem. Scena (oraz wszystkie jej elementy konstrukcyjne: podesty, dach, siatki osłaniające itp.) musi posiadać aktualne atesty dla konstrukcji tymczasowych oraz powinna być wypoziomowana i stabilna wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP. Scena powinna być sucha, czysta i stabilna oraz posiadać dobrze oznaczone wszystkie krawędzie. W razie wystąpienia złych warunków atmosferycznych (deszcz) Zamawiający wymaga by ekipa techniczna odpowiedzialna za scenę była wyposażona w sprzęt potrzebny do osuszenia schodów i sceny oraz zgarnięcia z nich nadmiaru wilgoci (ściągaczki do wody). Scena oraz jej konstrukcja musi umożliwiać zamontowanie systemu nagłośnieniowego na konstrukcji typu WING lub osobnych konstrukcjach usytuowanych po bokach sceny. BANNER Wykonawca musi zapewnić banner z logotypem imprezy. Banner ma być zainstalowany na froncie zadaszenia sceny na całej jej szerokości. Projekt graficzny dostarczy Zamawiający po uzyskaniu informacji od Wykonawcy o możliwych wymiarach banneru w ciągu trzech dni roboczych. DODATKOWE PODESTY Dodatkowe podesty wraz z barierkami zabezpieczającymi o wymiarach 6x2 metry z możliwością montażu na wysokość 80 cm od podłoża potrzebne do zbudowania konstrukcji dla osób na wózkach inwalidzkich. Preferowane przez Zamawiającego są podesty typu PAL-2 Wamat lub podobne. Potrzebne będą również rampy najazdowe, by umożliwić wjazd na wózkach inwalidzkich z pomocą obsługi oraz zabezpieczenie podestów barierkami. Wykonawca może zaproponować inne rozwiązanie. Rozwiązanie to musi być zaakceptowane przez Zamawiającego. 3
Stanowisko FOH +/- 15 metrów od sceny na niewielkim podwyższeniu (około 30 cm od podłoża) z zadaszeniem (może być namiot), podesty o wymiarach 3x4 metry. Jeżeli realizatorzy wyrażą zgodę, Wykonawca może zaproponować inne rozwiązanie. NAGŁOŚNIENIE Wykonawca musi zapewnić odpowiedni system nagłośnieniowy o równej charakterystyce pasmowej, wolny od szumów i przydźwięków oraz zjawisk grzebieniowania, pozwalający na równomierne pokrycie dźwiękiem audytorium, umożliwiający uzyskanie średniego ciśnienia akustycznego o wartości 120dB SPL na wysokości stanowiska realizatora (F.O.H) (A-ważone 30Hz -18kHz, -3 db na skrajach pasma) bez słyszalnych zniekształceń. System nagłośnieniowy, monitorowy oraz peryferia i omikrofonowanie muszą być odpowiednio zestrojone i spełniać rider zespołu SKALDOWIE oraz być poszerzone o taką ilość sprzętu by komfortowo zrealizować występy poprzedzające koncert gwiazdy. OŚWIETLENIE W związku z faktem iż impreza odbywać będzie się przy pełnym świetle dziennym wymagane jest przede wszystkim oświetlenie efektowe (kolory, sunstripy) oraz doświetlenie wykonawców i prowadzących. Jesteśmy otwarci na propozycje Wykonawcy, projekt oświetlenia wymaga akceptacji Zamawiającego. OBSŁUGA Wykonawca musi we własnym zakresie zapewnić obsługę techniczną na czas prób i czas trwania wydarzenia. Minimalna obsługa wymagana do realizacji wydarzenia : 2 techników scenicznych realizator dźwięku realizator monitorów (jeżeli zespół wyrazi zgodę na realizację monitorów ze stanowiska FOH ten podpunkt można pominąć) realizator oświetlenia minimum 2 techników pełniących dyżur przy scenie którzy są odpowiedzialni za konstrukcję sceny operatorzy kamer (patrz punkt Realizacja wideo ) kierownik techniki odpowiedzialny za przebieg wydarzenia oraz bezpośredni kontakt z Zamawiającym podczas prac montażowych oraz podczas wydarzenia. Zorganizowanie punktu informacyjnego tj. namiot/zadaszone stanowisko. RIDERY TECHNICZNE Wykonawca musi spełnić następujące ridery techniczne: SKALDOWIE System monitorowy: monitory na scenie (odsłuchy) 6-7sztuk Mikrofony do wokalu: 4 szt. (w tym jeden bezprzewodowy) 4
Nagłośnienie instrumentów mikrofonami: perkusja: 8-9 szt. Gitara elektryczna: 1 szt. Nagłośnienie linią: gitara basowa: 1x linią instrumenty klawiszowe nr 1: 1x linią instrumenty klawiszowe nr2: 1x linią skrzypce 1x linią Zespół Skaldowie nie posiada własnych realizatorów, ani konkretnych wymagań odnośnie mikrofonów. GARDEROBY Wymagane będzie zapewnienie garderób dla występujących (zespół SKALDOWIE, grupy seniorów) Zespół Skaldowie wymaga garderoby zamykanej na klucz do swojego wyłącznego użytku. Garderoba musi być odpowiednia dla 12 osób, wyposażona w stół, krzesła, oświetlenie, przyłącze prądowe oraz lustro. Dla zespołów seniorskich wymagane są dwie duże garderoby minimum 10 osobowe, wyposażone w stoły, krzesła, lustra oraz oświetlenie. DODATKOWE ZAPOTRZEBOWANIE Dodatkowe wyposażenie na scenie: Niezależne od wymagań rideru technicznego artysty głównego podczas występów artystycznych grup seniorów (w godz. 14:00-17:00) będzie wymagane dodatkowe wyposażenie(orientacyjnie): 4 mikrofony bezprzewodowe; 6x di box na scenie; 2 odsłuchy sceniczne typu Wedge 2x odsłuchy typu sidefill Możliwość puszczania muzyki/playbacku z mp3 lub płyty cd Szczegółowy harmonogram godzinowy oraz szczegółowe ridery poszczególnych Wykonawców wydarzeń towarzyszących na scenie Zamawiający dostarczy najpóźniej do dnia 6 maja. Zapotrzebowanie sprzętowe nie przekroczy powyższych riderów. REALIZACJA VIDEO Do realizacji wydarzenia niezbędna jest realizacja video: Wykonawca musi zapewnić: 5
1 ekran diodowy o wymiarach minimum 5 metrów szerokości na 3 metry wysokości o rozdzielczości minimum P8, zamontowany na osobnej konstrukcji obok sceny na wysokości minimum 3 metrów od podłoża (miejsce zostanie wskazane przez Zamawiającego) Minimum 3 kamery wraz z operatorami Kamera full HD z operatorem plan daleki ze stanowiska FOH, na statywie Kamera full HD z operatorem plan bliski z fosy pod sceną Kamera HD z operatorem transmisja live tłumaczenia języka migowego, ze stanowiska tłumacza zlokalizowanego przy FOH, wyświetlana na ekranie w formacie PIP. Potrzebne będzie stanowisko do realizacji i miksowania sygnałów video wraz z operatorem. Potrzebne jest również zadaszone stanowisko dla tłumacza języka migowego, umożliwiające tłumaczowi wygodny widok sceny oraz swobodną transmisję obrazu na telebim systemie picture in picture. Wymagana jest możliwość wyświetlania na ekranach materiałów dostarczonych przez Zamawiającego. Wykonawca realizujący zmówienie jest zobowiązany, by najpóźniej w ciągu tygodnia od podpisania umowy przedstawić zamawiającemu w jakim formacie ma dostarczyć materiały do wyświetlenia. Wymagana jest rejestracja całości wydarzenia (od 14:00 do 20:00) i przekazanie materiałów Zamawiającemu w ciągu 14 dni od zakończenia imprezy. ENERGIA Wykonawca zapewni zasilanie cichym agregatem o mocy dostosowanej do zapotrzebowania (światło, dźwięk, ekran, kamery) z zapasem około 10 kw do dyspozycji zamawiającego Wykonawca zapewni paliwo do agregatu we własnym zakresie w ilości odpowiedniej do przeprowadzenia całości wydarzenia tj. montaż, próby techniczne, obsługa wydarzenia i demontaż. Załącznik numer 2 Wymogi dotyczące zabezpieczenia terenu imprezy. PŁOTY/OGRODZENIA Wykonawca musi wygrodzić teren imprezy, scenę, zaplecze techniczne itp. płotami ogrodzeniowymi (lekkie, ciężkie, wysokie) zgodnie z sugestiami policji, agencji ochrony oraz Zamawiającego. Plan zagospodarowania terenu musi być zaakceptowany przez Zamawiającego. Teren imprezy musi być wygrodzony oraz chroniony przez firmę ochroniarską również podczas prac technicznych tj. montaż i demontaż. Wykonawca musi zapewnić również transport płotów na teren imprezy oraz ich montaż i demontaż po zakończeniu imprezy. 6
Przewidywana ilość płotów: - wygrodzenie płotami zaplecza sceny płoty wysokie (typu np. plettac) 50mb. + wysłonięcie jednolitym, ciemnym materiałem na całej ich powierzchni. - wygrodzenie płotami trenu imprezy oraz sceny/foh płoty lekkie (typu np. monrovia) 250 mb. Zipy (trytytki) mocne w ilości niezbędnej do realizacji zamówienia OCHRONA Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ochrony na czas produkcji imprezy (montaż, próby, obsługa wydarzenia, demontaż). Ochrona ma być zapewniona przez profesjonalną, licencjonowaną agencję ochrony (dokumentacja do wglądu Zamawiającego). Minimalna liczba pracowników ochrony zgodna z ustawą z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1870 ze zm.) oraz zgodna z ustaleniami ze służbami. Wykonawca zaproponuje zamawiającemu propozycje rozstawienia służb ochrony, po konsultacji ze służbami oraz agencją ochrony. Plan rozmieszczenia służb ochrony wymaga akceptacji przez Zamawiającego. Poza ochroną niezbędną do zabezpieczenia imprezy masowej potrzebna będzie ochrona strefy wystawienniczej czyli imprezy niemasowej. Wymagana jest ochrona od początku montażu do zakończenia demontażu. Szacunkowo 4 patrole dwuosobowe. ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE Wykonawca zapewni zabezpieczenie medyczne imprezy, zgodne z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 181). Minimalne zabezpieczenie medyczne imprezy musi być zgodne z opinią WSRM dotyczącą imprezy masowej oraz powiększone o jeden patrol ratunkowy w strefie wystawienniczej. PUNKT INFORMACYJNY Wykonawca musi zapewnić punkt informacyjny. Punkt informacyjny musi znajdować się na terenie imprezy masowej i może być zorganizowany w formie namiotu (namiot i wyposażenie takie jak w części wystawienniczej). Obsługę punktu informacyjnego zapewni Zamawiający oraz partnerzy wydarzenia. 7
Załącznik numer 3 Przykładowy plan zagospodarowania terenu z lat ubiegłych 8
Ramy czasowe prac technicznych: Możliwy początek montażu całości przedsięwzięcia od godziny 16:00 w dniu 10.05.2019 r. Wszelkie prace instalacyjne muszą być zakończone do godziny 8:00 w dniu 12.05.2019 r. Do tego czasu cała infrastruktura terenu imprezy musi być odpowiednio rozmieszczona i gotowa do pracy Od godziny 11:00 próby techniczne zespołu Skaldowie 13:00 zakończenie wszelkich prób na scenie 14:00 rozpoczęcie imprezy 19:00 zakończenie imprezy, czas na rozejście się uczestników 20:00 zakończenie imprezy masowej. Demontaże możliwe od godziny 21:00 Wszelkie prace demontażowe oraz porządkowe muszą być zakończone najpóźniej do godziny 05:00 w dniu 13.05.2019 r. B część wystawiennicza Przedmiotem części wystawienniczej wydarzenia jest jej organizacja, przygotowanie oraz montaż 30 namiotów w jednolitym kolorze. Namioty w rozmiarze 3x3 metry mają być usytuowane na ulicy Piotrkowskiej na odcinku od ul. Nawrot do ul. Tuwima po stronie pasażu Schillera oraz w samym pasażu. Namioty będą wykorzystane jako stoiska wystawiennicze partnerów Łódzkich Senioraliów. Każdy z namiotów musi być wyposażony w: Przynajmniej 2 dziesięciokilogramowe obciążniki balastowe ( nie dopuszczalne jest kotwienie namiotów do podłoża oraz stosowanie odciągów linowych ) 4 krzesła 2 stoły o wymiarach 60 x 120 cm Przyłącze prądowe 230v. Przewidywane maksymalne obciążenie 1 kw w każdym z namiotów Zapewnienie energii elektrycznej w namiotach leży po stronie Wykonawcy. Opcja: Opcjonalnie potrzebne będą 3 dodatkowe namioty z kompletnym wyposażeniem. Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na tydzień przed imprezą czy namioty będą potrzebne i jeśli tak to w jakiej ilości. Wymagane jest by w ciągach komunikacyjnych wszelkie kable i przewody były umieszczone w atestowanych najazdach kablowych. 9
Pełna gotowość techniczna strefy wystawienniczej najpóźniej do godziny 08:00 w dniu 12.05.2019 r. Demontaż strefy możliwy jest po zakończeniu imprezy, po godzinie 21:00 Demontaż oraz uprzątnięcie terenu musi zostać zakończony najpóźniej do godziny 05:00 w dniu 13.05.2019 r. Przykładowe rozmieszczenie namiotów: Wykonawca musi uzyskać pozwolenia na ustawienie namiotów w przestrzeni wskazanej powyższej wizualizacji Wykonawca jest odpowiedzialny za odpowiednie zaplanowanie prac, ich prawidłowy i terminowy przebieg oraz odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni. Wszelkie prace muszą być wykonywane zgodnie z zasadami BHP odpowiednimi uprawnieniami. Wykonawca musi być przygotowany do pracy pod względem zaplecza technicznego oraz personalnego. Wykonanie wszystkich części składowych produkcji wydarzenia będzie potwierdzone odpowiednimi protokołami wraz z Zamawiającym. Za niedotrzymanie terminów prac zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez Zamawiającego będą nakładane kary finansowe na Wykonawcę. Po stronie Zamawiającego leży: Zapewnienie artysty zespołu Skaldowie Zapewnienie prowadzącego Zapewnienie tłumaczy języka migowego 10
Zapewnienie inspicjenta sceny Toalety na imprezę zapewnia Wydział Gospodarki Komunalnej Sprzątanie terenu zapewnia Wydział Gospodarki Komunalnej Partner Zamawiającego zapewni wystawców do strefy namiotów oraz dodatkowe osoby do punktu informacyjnego 11