Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Nr 0151-12/07 z dnia 1 lutego 2007r Rozdział I Zakres stosowania. R e g u l a m i n postępowania w sprawach o zamówienie publiczne udzielane przez podmioty dysponujące środkami budżetu Gminy Miasto Nowy Targ 1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do udzielania przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz miejskie jednostki organizacyjne zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych lub przy ich współudziale. 2. Niniejszy Regulamin określa zasady szczegółowej organizacji wewnętrznej postępowania przy wydatkowaniu przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz miejskie jednostki organizacyjne środków publicznych, a w tym: 1/ przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2/ realizacji umów w sprawie zamówień publicznych, 3/ ewidencjonowania zamówień publicznych, 4/ sprawozdawczości. 3. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowania do udzielania zamówień publicznych przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz przez miejskie jednostki organizacyjne. Rozdział II Słownik. 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1/ dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, 2/ robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. Nr 207, poz. 2016, z późniejszymi zmianami), a także realizacje obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994r. - Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, 3/ usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, 4/zamawiającym - należy przez to rozumieć: Gminę Miasto Nowy Targ, miejskie jednostki organizacyjnej, a także inne podmioty jeżeli dysponują środkami budżetu miasta, 5/ regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin postępowania w sprawach o zamówienie publiczne, 6/ środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104), 7/ ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006r. Dz. U. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), 1
8/ wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością, 9/ Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny na stronie http://www.uzp.gov.pl), 10/ wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, 11/ zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy, roboty budowlane. 12/ Referacie należy przez to rozumieć Referat ds. zamówień publicznych Urzędu Miasta lub komórkę organizacyjną prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne lub osobę prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne w miejskich jednostkach organizacyjnych. 13/ Wydziale wszczynającym postępowanie o zamówienie publiczne zwanym dalej Wydziałem należy przez to rozumieć również komórkę równorzędną o innej nazwie, a co do miejskich jednostek organizacyjnych - komórkę organizacyjną prowadzącą dane postępowanie o zamówienie publiczne / np. sekcja, referat itp./. Rozdział III Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych. 1. Sposób realizacji zamówienia uzależnia się od wartości przedmiotu zamówienia. Rozróżnia się następujące postępowania: 1/ dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, 2/ zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość 6.000 euro i nie przekracza równowartości 60.000 euro, 3/ zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro a nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawi art. 11 ust. 8 ustawy, 4/ zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, 2. W postępowaniach, o których mowa w ust 1 pkt 2, 3, 4 kierownicy zamawiającego: 1/ powołują komisję przetargową, 2/ zatwierdzają wnioski komisji przetargowych, w tym wybierają najkorzystniejszą ofertę, 3/ podpisują umowę, z wybranym wykonawcą, po uzyskaniu kontrasygnaty skarbnika lub głównego księgowego 4/ udzielają upoważnienia w zakresie reprezentowania Zamawiającego przed Zespołem Arbitrów podczas postępowania odwoławczego w Urzędzie Zamówień Publicznych. 3. Postępowania, o których mowa w ust. 1 pkt 2, 3, 4 przeprowadzane są przez Referat. 4. Zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro są zwolnione z obowiązku stosowania do nich ustawy i przeprowadzają je wydziały. Muszą być jednak dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 2
5. Nie wolno, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 6. Warunkiem uruchomienia postępowania o zamówienie publiczne jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia. 7. Przechowywanie dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne spoczywa na jednostce organizacyjnej przeprowadzającej postępowanie. Do archiwizacji dokumentacji związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne stosuje się art. 97 ustawy, 8. Jednostki organizacyjne, o których mowa w Rozdziale I ust 1 pkt 1., w zakresie przeprowadzonych postępowań, zobowiązane są do prowadzenia rejestru zamówień. Rozdział IV Czynności Zamawiającego przy udzielaniu zamówień do 6.000 euro. 1. Wydział, kierując się zasadą celowości określa przedmiot zamówienia i pisemnie, a w uzasadnionych przypadkach telefonicznie dokonuje rozeznania rynku. 2. Pracownicy udzielający zamówienia do 6 tys. euro są zobowiązani przed dokonaniem zamówienia dokonać wyceny zamówienia w oparciu o dostępne cenniki, zbadać rynek i wybrać wykonawcę, który proponuje najniższą cenę za przedmiot zamówienia lub też jego oferta jest najkorzystniejsza dla zamawiającego zgodnie z innymi kryteriami np.: koszty eksploatacji, warunki gwarancji, termin wykonania itp. 3. Zapytanie o żądane kryteria wg których będzie oceniana oferta Wydział kieruje, o ile specyfika zamówienia na to pozwala do co najmniej czterech Wykonawców, oraz umieszcza ogłoszenie na stronach internetowych Urzędu Miasta Nowy Targ. 4. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza 1.000,00 zł. Wydział może dokonać rozeznania rynku tylko telefonicznie lub elektronicznie, na tę okoliczność sporządza notatkę służbową, a w szczególnych przypadkach zezwala się również na dokonanie zakupu lub udzielenie zlecenia na wykonanie usługi lub roboty budowlanej jednemu wybranemu Wykonawcy. /awaria, nieprzewidziane okoliczności/. 5. Po uzyskaniu odpowiedzi Wydział sporządza dokumentację z rozeznania rynku wg załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu. 6.Podstawą ustalenia wartości szacunkowej jest wartość rynkowa netto zamówienia. 7. Pracownicy Wydziałów, biorący udział w udzielaniu zamówień są odpowiedzialni do określenia z należytą starannością przedmiotu zamówienia i ustalenie, czy inne osoby w Urzędzie Miasta dokonywały lub będą dokonywać w bieżącym roku takich samych zamówień. 8. Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 2.000,00 zł. lub wykonanie zamówienia jest dłuższe niż jeden miesiąc i comiesięcznie powtarzają się płatności Zamawiający jest zobowiązany do sporządzenia pisemnej umowy określającej najważniejsze warunki realizacji zamówienia. 9. Niezależnie od wartości zamówienia, jeżeli dotyczy ono osób fizycznych niezbędne jest określenie warunków jego realizacji w pisemnej umowie. Rozdział V Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość 6.000 euro. 1. Wydział po ustaleniu i określeniu przedmiotu zamówienia nadaje mu nazwę, szacuje koszty, ustala źródła finansowania i terminarz postępowania oraz przekazuje do Referatu: 1/ wniosek o udzieleniu zamówienia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2, podpisany przez osobę wnioskującą, Naczelnika Wydziału i Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego Urzędu Miasta oraz zatwierdzony przez Zamawiającego, 2/ materiały dotyczące zamówienia, a w szczególności: a/ rozpoznanie rynku, b/ kosztorys inwestorski, c/ projekt budowlany, 3
d/ decyzje pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych, e/ inne materiały niezbędne po przeprowadzenia postępowania, f/ wszystkie materiały, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy również przygotować w wersji elektronicznej i łącznie z wnioskiem dostarczyć do referatu w wersji elektronicznej na płycie CD z rozszerzeniem pdf. 2. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane jest posiadanie: 1/ dokumentacji projektowej, 2/ specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, 3/ przedmiaru robót, 4/ kosztorysu inwestorskiego, 5/ pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych. 3. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych jest posiadanie programu funkcjonalno- użytkowego 4. Dalsze postępowanie o zamówienia publiczne prowadzone jest przez Referat. 5. Zamawiający na wniosek Referatu powołuje Komisję Przetargową i dokonuje wyboru trybu postępowania zgodnie z przepisami ustawy, stosownie do zakresu i wartości zamówienia a także innych okoliczności, które mogą mieć wpływ na wybór. 6. Komisja przetargowa opracowuje dokumenty związane z zamówieniem publicznym oraz przedstawia je do zatwierdzenia kierownikowi Zamawiającego. 7. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, na stronie internetowej, na portalu Urzędu Zamówień Publicznych /dotyczy zamówień od 6000,00 do 60000,00 euro/, przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych /dotyczy zamówień powyżej 60000,00 euro/. 8. W okresie dzielącym dzień ogłoszenia /zaproszenia/ od składania ofert Referat udostępnia Specyfikacje Istotnych Warunków zamówienia oraz udziela wyjaśnień dot. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, 9. Wydział w trakcie postępowania o zamówienie współpracuje z Referatem, a w szczególności zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień w zakresie spraw technicznych i merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia. 10. Wynik postępowania o zamówienie publiczne zatwierdza kierownik Zamawiającego. 11. Po zatwierdzeniu wynik przesyłany jest wykonawcom, którzy uczestniczyli w postępowaniu i umieszczany w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, na stronie internetowej oraz przesyłany Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Rozdział VI Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość. 1. Wydział zobowiązany jest - po ustaleniu wielkości środków budżetowych, którymi będzie dysponował - w roku następnym dokonać ich wstępnego podziału i opracować plan ich wydatkowania pod kątem kosztów przewidywanych do zastosowania ustawowych trybów postępowania, terminów rozpoczęcia i zakończenia postępowań. 2. Ustalając wartość szacunkową zamówienia należy mieć na uwadze w szczególności art. 32-35 ustawy (Dział II Rozdział 2. Przygotowanie postępowania). 3. Plany zamówień publicznych sporządza się na arkuszach stanowiących załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego. 4. Arkusze, o których mowa w pkt 3 sporządzone w poszczególnych wydziałach są podstawą do przygotowania arkuszy zbiorczych. 5. Zestawienie zbiorcze planowanych zamówień na rok następny sporządza Referat nie później niż do 20 grudnia roku poprzedzającego. Po jednym egzemplarzu zestawienia Referat przekaże 4
Skarbnikowi oraz Naczelnikom poszczególnych Wydziałów, celem ujęcia tych zadań w harmonogramie wydatków. 6. Miejskie jednostki organizacyjne sporządzają, zgodnie z art. 98 ustawy, roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień. 7. Sprawozdanie z udzielonych zamówień przeprowadzonych przez Referat ds. Zamówień Publicznych sporządza Referat. 8. Roczne sprawozdania przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca następnego roku. Rozdział VII Umowy w sprawach zamówień publicznych. 1. Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne należy stosować przepisy ustawy oraz Kodeksu cywilnego. 2. Umowę o zamówienie publiczne sporządza Referat. 3. W umowie należy uwzględnić wszelkie, istotne dla danego przedmiotu zamówienia okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak np.: jego wartość, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, sposób określenia wynagrodzenia, sposób rozliczeń i terminy płatności, zabezpieczenie należytego wykonania, przewidywane kary umowne, gwarancję i rękojmię. 4. Umowy w sprawie zamówień publicznych muszą być zaakceptowane pod względem formalno - prawnym przez radcę prawnego, Kierownika Referatu ds. zamówień publicznych, wnioskującego naczelnika oraz pod względem finansowym przez skarbnika lub głównego księgowego. Powyższe uzewnętrznia się podpisem i pieczęcią osób podpisujących. 5. Umowy o zamówienia publiczne wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. 6. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz oferta stanowią załączniki do umowy. 8. Podpisaną umowę Referat przekazuje do wnioskującego Wydziału /2 egzemplarze/ i Wydział angażuje środki finansowe oraz przekazuje jeden egzemplarz umowy do Skarbnika. 9. Nadzór i zarządzenie realizacją umowy należy do obowiązków Wydziału. 10. Wydział obowiązany jest do rejestrowania wszelkich uchybień po stronie wykonawcy związanych z realizacją umowy. 11. W każdym przypadku stwierdzenie uchybień, które zgodnie z umową stanowią podstawę do nałożenia kar umownych lub wyciągania innego rodzaju konsekwencji wynikające z umowy Wydział jest obowiązany nałożyć kary umowne lub wyciągnąć stosowne konsekwencje. Rozdział VIII Nadzór i kontrola 1. Nadzór nad realizacją ustawy o zamówieniach publicznych oraz realizację niniejszego regulaminu sprawuje Zamawiający. 2. Wykonanie nadzoru, o którym mowa w ust. 1 polega w szczególności na: 1/ żądaniu i gromadzeniu informacji o charakterze planistycznym i sprawozdawczym dotyczącym realizacji ustawy w ustalonych terminach 2/ udziale w pracach przygotowawczych lub konkretnych postępowaniach w uzasadnionych przypadkach 3/ koordynacji wszelkich działań związanych z zamówieniami publicznymi w zakresie szkolenia, upowszechniania publikacji dydaktycznych, upowszechniania aktów prawnych dotyczących zamówień, ich nowelizacji i obowiązujących interpretacji. 5
3. Działania kontrolne, związane z realizacją ustawy w zakresie merytorycznym prowadzi Referat oraz Skarbnik Miasta. 4. Każdy Wydział zobowiązany jest uwzględnić w trakcie merytorycznych kontroli podporządkowanych jednostek zagadnienie związane z realizacją postanowień ustawy. Rozdział IX Postanowienia końcowe. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu mają zastosowanie przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. 6