Gdańsk, 01.03.2018 r. ZAPYTANIE OFERTOWE LAB/06/2018 (Z71/214362) Szanowni Państwo, LOTOS Lab Sp. z o.o. (zwana dalej Zamawiającym ) zaprasza Państwa do złożenia oferty na dostawy, w okresie 24 miesięcy od daty zawarcia Umowy: I. Przedmiot Zapytania Ofertowego: Materiałów zużywalnych i eksploatacyjnych Przedmiot Zapytania Ofertowego został określony w Załączniku Nr 1. UWAGA! W Załączniku Nr 1, poszczególne pozycje, mogą się powtarzać, ze względu na przygotowanie podziału, z wyszczególnieniem potrzeb, danych komórek organizacyjnych Zamawiającego. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega, że podane ilości są maksymalnymi niegwarantowanymi ilościami danych produktów, które Zamawiający może zakupić. Po przeprowadzeniu niniejszego postepowania, LOTOS Lab Sp. z o.o. ma zamiar zawrzeć Umowę/y z najkorzystniejszym/ymi Oferentami, które to Umowy mają mieć formę tzw. Umów Ramowych Wartościowo-Workowych. Podane ilości produktów są orientacyjne i służą do oszacowania maksymalnych niegwarantowanych wynagrodzeń potencjalnych kontrahentów, które zostaną uwzględnione w umowach. II. III. IV. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: Realizacja będzie odbywała się poprzez Zamówienia składane przez osobę wskazaną ze strony LOTOS Lab Sp. z o.o. na przedmioty i na kwoty określone w Umowie. Termin realizacji dostaw, każdy z oferentów musi określić w Załączniku Nr 1. Umowa zostanie zawarta na okres 24 miesięcy od momentu jej podpisania. Warunki dostawy: DDP LOTOS Lab Sp. z o.o., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk, zgodnie z Incoterms 2010. W przypadku, kiedy Oferent, ze względu na brak możliwości podania przez Zamawiającego harmonogramu dostaw, nie może zagwarantować darmowych dostaw, prosimy o podanie kosztów dostaw oraz podstawy do zwolnienia z nich. Informacje dotyczące pytań oferentów i udzielania do nich odpowiedzi: a. Pytania dot. niniejszego postepowania należy kierować poprzez platformę zakupową www.lotos.logintrade.net nie później niż do dnia 08.03.2018 roku do godziny 14 00. b. Odpowiedzi na pytania, które wpłyną w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom w najpóźniej w dniu 12.03.2018 roku do godziny 12 00 za
pośrednictwem platformy zakupowej www.lotos.logintrade.net. Jedynym dopuszczalnym sposobem porozumiewania się z Zamawiającym jest platforma zakupowa www.lotos.logintrade.net. W przypadku wystąpienia problemów z użytkowaniem powyżej wskazanej platformy, należy kontaktować się z jej infolinią pod nr tel.: +48 71 787 35 34; +48 71 787 37 27; +48 71 787 37 57 Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu. V. Sposób przygotowywania ofert oraz informacje dotyczące terminu i sposobu ich składania: W przypadku zainteresowania Zapytaniem Ofertowym, prosimy o złożenie oferty do dnia 16.03.2018 roku do godz. 11 00 na platformie zakupowej www.lotos.logintrade.net. KOMPLETNA OFERTA MUSI ZAWIERAĆ: skany dokumentów wymaganych Zapytaniem Ofertowym oraz jego Załącznikami (Załącznik Nr 2 oraz Załącznik Nr 3) oraz Wypełniony w pozycjach oferowanych Załącznik Nr 1 Arkusz oferty. Oferta musi być przekazana w formie elektronicznej na platformie zakupowej www.lotos.logintrade.net. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w 1 egzemplarzu. Oferta powinna zawierać: nr oferty oraz datę jej sporządzenia. LOTOS Lab Sp. z o.o. wyraża zgodę na składanie ofert częściowych i zastrzega sobie prawo kombinatorycznego wyboru ofert. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość, przeprowadzenia kwalifikacji kontrahentów, którzy nie znajdują się na liście kwalifikowanych bądź prekwalifikowanych dostawców. W związku z powyższym, Spółka może poprosić wybranych oferentów o złożenie dodatkowych dokumentów patrz Załącznik Nr 4. W ofercie należy zawrzeć informację, nt. sposobu fakturowania dostaw (w odniesieniu do pkt. VI ppkt. d niniejszego zapytania). W Załączniku Nr 2 należy zaznaczyć, czy oferent oferuje bezpłatny odbiór odpadów i na jakich warunkach. VI. Informacje dodatkowe: a. Fakturowanie dostaw: Zamawiający preferuje fakturowanie w cyklach miesięcznych. Niemniej, jeśli system kontrahenta nie pozwala na fakturowanie dostaw w w/w formie, Zamawiający prosi o określenie przez oferenta możliwych sposobów fakturowania dostaw. Do faktury, dostawca powinien dostarczyć załącznik (lub umieścić na fakturze), zawierający dane pozwalające na ustalenie MPK zamawiającego. VII. Kryteria wyboru oferty, ich wagi oraz sposób ich kalkulacji: a. Cena netto na poszczególne przedmioty Zapytania Ofertowego: 80 % b. Termin dostawy od momentu złożenia zamówienia: 20% Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi/Oferentom, którego/ych oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz załącznikach do niego i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane powyżej kryteria wyboru ofert. Strona 2 z 6
VIII. Informacje dodatkowe dotyczące zapytania ofertowego: a. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych; b. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych; c. Zamawiający informuje, że dopuszcza drugi etap postepowania w postaci aukcji elektronicznej. IX. Oświadczenia Oferenta Warunki udziału w postępowaniu: Oferta kompletna powinna zawierać informacje, że: a. Oferowane przedmioty spełniają wszystkie wymogi określone w Załączniku Nr 1 do Zapytania Ofertowego. b. Poświadczone przez Oferenta za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące od daty złożenia oferty w niniejszym postępowaniu; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON; c. Stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania; d. Cena netto za realizację przedmiotu zapytania ofertowego w PLN (z ujętymi w cenie wszelkimi kosztami dodatkowymi); e. Zatwierdzony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego, określony w pkt II Zapytania Ofertowego; f. Lista referencyjna, obejmująca przedmiot Zapytania Ofertowego z ostatnich 5 lat; g. Liczba lat doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego w kraju i zagranicą; h. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 1; i. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 2; j. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 3; k. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem Procedury Wyboru Kontrahenta a oferentem, polegające w szczególności na: i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, ii. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, iv. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych należy przedłożyć w oryginale przesłać do LOTOS Lab Sp. z o.o. po wyborze oferty w formie papierowej. Strona 3 z 6
Oświadczenie winno zostać podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Oferenta składającego ofertę. Brak któregokolwiek z ww. wymaganych elementów skutkować będzie odrzuceniem oferty. W celu sprawniejszej weryfikacji i oceny ofert prosimy o zachowanie kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części ofert w podanym układzie wraz z uwzględnieniem przedstawionej powyżej numeracji. X. Termin związania ofertą: XI. XII. a. Oferent związany będzie ofertą na okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. b. Oferent samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą. Podstawy wykluczenia: Zamawiający przewiduje wykluczenie Oferentów, którzy: a. W ciągu ostatnich 3 lat przed rozpoczęciem Procesu Wyboru Kontrahenta wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia było następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności. b. W stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego. c. Zalegają z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub składek i opłat na rzecz Urzędu Skarbowego, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. d. Uczestniczyli bezpośrednio w czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. e. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. f. Nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. Oferent, bez konsekwencji prawnych może modyfikować lub wycofać swoją ofertę przed ostateczną datą składania ofert. Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową, pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert. XIII. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do modyfikacji warunków zapytania przed ostateczną datą składania ofert. XIV. Informujemy, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty oraz że nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom. XV. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania umowy/wystawienia zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia procesu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Strona 4 z 6
XVI. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części, jak również zmiany zamawianej ilości pozycji określonych w specyfikacji. UWAGA! LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur (organizacja, pobieranie wymaganych zezwoleń i poleceń na prace). LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, informuje, że Zleceniobiorca, którego oferta zostanie wybrana w procesie wyboru kontrahenta i z którym zostanie zawarta umowa na zakres będący przedmiotem niniejszego zapytania, zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie GL S.A. uregulowań i przepisów obejmujących między innymi: BHP, ppoż., systemy przepustowe, zasady korzystania z telefonów komórkowych oraz innego sprzętu nadawczego. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie GL S.A. prowadzi LOTOS Ochrona Sp. z o.o. Zleceniobiorca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości jednego tysiąca złotych (1 000 PLN) od zdarzenia polegającego na ujawnieniu stanu nietrzeźwości lub stanu po spożyciu alkoholu (od 0,2 alkoholu we krwi lub od 0,1 mg alkoholu w 1 dm 3 wydychanego powietrza) u pierwszych dwóch pracowników Zleceniobiorcy lub innych osób wykonujących prace w jego imieniu w danym roku kalendarzowym. Za każdą kolejną osobę Zleceniobiorca zapłaci po dziesięć tysięcy złotych (10 000 PLN). Limit dwóch osób w roku kalendarzowym, w którym naliczana będzie kara w niższym wymiarze przysługuje Wykonawcy łącznie na wszystkie umowy (w tym Zamówienia) zawarte z Zamawiającym, a liczba osób, u których ujawniono stan nietrzeźwości lub stan po spożyciu alkoholu wykonujących prace w związku umowami (w tym Zamówieniami) sumuje się. Wykonawca zapewni, aby odpowiednie zapisy znalazły się w umowach z Podwykonawcami. Zamawiający wystawi notę obciążeniową na zastrzeżoną karę umowną z tytułu stwierdzenia stanu nietrzeźwości lub po spożyciu alkoholu, adresowaną do Zamawiającego. W notach obciążeniowych, zawarta będzie informacja o dokonaniu cesji należności z niej wynikających na rzecz LOTOS Ochrona Sp. z o.o., że wskazaniem właściwego numeru rachunku bankowego LOTOS Ochrony Sp. z o.o. Osobie, u której stwierdzono nietrzeźwość w rozumieniu powyższym w trybie natychmiastowym odebrana zostanie przepustka z zakazem wstępu na teren Grupy LOTOS S.A określonym w aktualnym Taryfikatorze Wykroczeń. LOTOS Lab Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy Strona 5 z 6
audytów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie według zasad określonych w procedurze nr LAB.74.02.00.00 określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Kontrolingu, Finansów i Kontraktacji LOTOS Lab Sp. z o.o. w Gdańsku. Z poważaniem, Przemysław Pytel Przewodniczący Komisji Wyboru Kontrahenta Załączniki: 1. Załącznik Nr 1 Przedmioty zakupu wraz z Arkuszem Oferty 2. Załącznik Nr 2 Dane kontrahenta 3. Załącznik Nr 3 Oświadczenia 4. Załącznik Nr 4 Ankieta kwalifikacyjna Strona 6 z 6