WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-III.431.5.20.2011 Kraków, dnia 14 LIS 2011 Pani Grażyna Wierczek Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Jabłonce ul. 3-go Maja 1 34-480 Jabłonka Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w dniach od 9 do 13 czerwca 2011 roku kontrolę kompleksową w kierowanym przez Panią Ośrodku Pomocy Społecznej w Jabłonce. Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), art. 36 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.). Zakres kontroli obejmował: strukturę organizacyjną Ośrodka oraz kwalifikację kadr, realizację zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej, realizację programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania oraz wykorzystanie dotacji na ten cel w okresie od 1 września 2009 roku do 31 grudnia 2010 roku. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole podpisanym przez Panią w dniu 17 października 2011 roku w Jabłonce. W trakcie kontroli ustalono m.in., co następuje: Jako Dyrektor Ośrodka na dzień kontroli nie spełniała Pani wymogów określonych w art. 122 ustawy o pomocy społecznej tj. nie posiadała Pani specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej. Zgodnie z uzyskaną informacją była Pani w trakcie studiów podyplomowych w tym zakresie. Ośrodek działa w oparciu o Statut stanowiący załącznik do Uchwały Nr XL/249/2009 Rady Gminy Jabłonka z dnia 30 czerwca 2009 roku. W 2 Statutu wymieniono przepisy, na podstawie których działa Ośrodek i na dzień dzisiejszy są nieaktualne. Ponadto aktualizacji wymagał również 9 ww. Statutu, ze względu na zapis odnoszący się do zasiłków stałych, których przyznawanie i wypłacanie należy do zadań własnych gminy. Na dzień kontroli OPS zatrudniał 7 pracowników socjalnych w pełnym wymiarze czasu pracy (na 17 958 mieszkańców gminy). Ośrodek nie spełniał zatem określonej w art. 10 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej normy zatrudnienia pracowników socjalnych proporcjonalnej do liczby ludności. Biorąc pod uwagę liczbę mieszkańców w Gminy Jabłonka, Ośrodek powinien zatrudniać pracowników socjalnych w wymiarze 9 etatów. Zgodnie z treścią art. 17 ust.1 pkt 13 ustawy o pomocy społecznej do zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym należy tworzenie gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną. Zgodnie z uzyskaną informacją do dnia kontroli nie podjęto Uchwały w sprawie przyjęcia ww. Systemu. Odstępuje się od wydania zalecenia
pokontrolnego w tym zakresie z uwagi na uchylenie przywołanego wyżej przepisu z dniem 1 stycznia 2012 roku. Jednocześnie należy podkreślić, iż ustawa o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej nakłada obowiązek na gminę opracowania i realizacji trzy letnich gminnych programów wspierania rodziny /art. 176 pkt 1/. Uchwałą Nr XXX/256/200 z dnia 12 października 2005 r. Rada Gminy Jabłonka ustaliła odpłatność za usługi opiekuńcze świadczone przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jabłonce. Zdaniem kontrolujących uchwała ta nie spełnia normy zawartej w art. 50 ust. 6 ustawy o pomocy społecznej, gdyż nie określono w niej szczególnych warunków przyznawania usług, ani też trybu pobierania odpłatności, ograniczając się jedynie do ustalenia stawki godzinowej oraz tabeli odpłatności za usługi. W ramach oceny prawidłowości przyznawania świadczeń i prowadzenia dokumentacji wyrywkowo skontrolowano akta klientów Ośrodka otrzymujących lub wnioskujących o pomoc w zakresie realizacji zadań przedstawionych we wstępie wystąpienia. W aktach dotyczących przyznania zasiłku celowego stwierdzono, iż decyzją z 29 października 2010 roku nr OPS.5012-217/10 przyznano pomoc z przeznaczeniem na zakup opału, do wypłaty w kasie. W podstawie zaznaczono, że decyzję wydaje się po wszczęciu postępowania z urzędu, podczas gdy w aktach figuruje wniosek strony o opał z 20 października 2010 roku. Poddano kontroli akta dotyczące przyznania zasiłku okresowego. Stwierdzono, iż w aktach do decyzji nr OPS.5011-11/10 brak informacji dlaczego nie objęto pomocą syna w formie dożywiania w szkole. Ponadto nie zobowiązywano strony do poszukiwania pracy i okazywania aktywności w jej poszukiwaniu. W aktach znajdowało się orzeczenie męża ww. dotyczące ustalenia całkowitej niezdolności do pracy od 1 września 2009 roku do 30 września 2012 roku, które za zgodność z oryginałem potwierdził pracownik socjalny w dniu 10 czerwca nie przyznano stronie zasiłku stałego i nie odniesiono się w ogóle do ww. orzeczenia. Pracownik złożył następujące wyjaśnienie: Pani ( ) w 2010r. nie wnioskowała o przyznanie pomocy w formie zakupu posiłku dla syna w szkole. W trakcie przeprowadzania wywiadu dotyczącego przyznania zasiłku okresowego pracownik socjalny zaproponował przyznanie dla syna dożywania w gimnazjum lecz rodzina odmówiła. Poinformowano również w/w o zarejestrowaniu się w Urzędzie Pracy lecz oświadczyła, że sama na własną rękę poszukuje pracy. Zaproponowano również przyznanie zasiłku stałego dla Pana ( ) lecz oświadczył, że złożył dokumenty o przyznanie świadczenia rentowego i obecnie rodzina oczekuje przyznania zasiłku okresowego. Wniesiono zastrzeżenia do zapisów w uzasadnieniu decyzji nr: - OPS.5011-11/10 określono: Świadczenie na podstawie art. 38 ust. 3 pkt 2 w/w ustawy o pomocy społecznej ustala się w wysokości 60% różnicy pomiędzy kryterium dochodowym rodziny a dochodem tej rodziny, co stanowi kwotę 526,50zł. - OPS.5011-7/10 określono: Świadczenie na podstawie art. 38 ust. 3 pkt 2 w/w ustawy o pomocy społecznej ustala się w wysokości 80% różnicy pomiędzy kryterium dochodowym rodziny a dochodem tej rodziny, co stanowi kwotę 324,46zł. Powyższy zapis jest błędny, ponieważ art. 38 ust. 3 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej określa, iż kwota zasiłku okresowego nie może być niższa niż 50% różnicy między kryterium dochodowym rodziny a dochodem tej rodziny. W uzasadnieniu decyzji nr OPS.5011-3/10 z dnia 19 stycznia 2010 roku na mocy której przyznano zasiłek okresowy od 1 stycznia do 31 marca 2010 roku określono: Na podstawie art. 106 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej, zasiłek okresowy przyznaje się panu od 1 listopada 2009r., bowiem świadczenia pieniężne z pomocy społecznej przyznaje się i wypłaca za okres od miesiąca kalendarzowego, począwszy od miesiąca, w którym złożony został wniosek wraz z wymaganą dokumentacją. Błędnie określono termin przyznania świadczenia. 2
Na podstawie kontroli losowo wybranych akt osób ubiegających się o pomoc w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania stwierdzono, iż: Na mocy decyzji nr OPS.5023-98/09 oraz OPS.5023-77/10 odmówiono rodzinom przyznania pomocy z powodu przekroczonego kryterium dochodowego. Brak informacji, czy rodzina skorzystała z możliwości udzielenia pomocy przez dyrektora szkoły. W decyzji nr OPS.5023-11/10 określono: po rozpatrzeniu wniosku Nr OPS..4-127/09 złożonego dnia 2009/12/18, jednakże w aktach powyższego wniosku nie było. Ponadto w aktach do decyzji nr OPS.5023-152/10 dołączono zaświadczenie o pobieranym przez stronę wynagrodzeniu w wysokości średnie dochody miesięczne netto wyliczone z ostatnich trzech miesięcy, niezgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. Zasadą realizacji programu jest zapewnienie pomocy w zakresie dożywiania w formie posiłku. Przyznanie pomocy w formie świadczenia pieniężnego przewiduje się tylko w przypadku braku możliwości zapewnienia posiłku lub gdy przyznanie pomocy w formie posiłku byłoby nieuzasadnione z uwagi na sytuację osobistą lub rodzinną. Odstępstwo od tej zasady wymaga zatem wykazania, że zachodzą tego rodzaju okoliczności. Tymczasem w uzasadnieniu decyzji dotyczących udzielenia pomocy w formie świadczenia pieniężnego nie wskazano okoliczności uzasadniających odstąpienie od przyznania pomocy w formie gorącego posiłku W decyzji określano, iż: Za realizację zadania i wydawanie posiłków odpowiada Dyrektor Placówki, w której żywione jest dziecko, zgodnie z zawartym w dniu ( ) porozumieniem. Udzielanie pomocy w formie dożywiania jest zadaniem gminy realizowanym przez ośrodki pomocy społecznej (art. 17 ust. 1 pkt 14 w związku z art. 110 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Tak więc zapis w decyzji o tym, iż za realizacje zadania odpowiada dyrektor placówki jest sprzeczny z obowiązującymi przepisami. W toku kontroli wniesiono zastrzeżenia do dokumentacji do decyzji nr OPS.5010-11/10. Ustalono, iż w dniu 24 sierpnia 2010 roku przeprowadzono wywiad środowiskowy, w którym ustalono, że osoba mieszka z matką, z którą prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W wywiadzie dopisano prośbę córki o zasiłek stały. Decyzją z 24 sierpnia 2010 roku nr OPS.5010-11/10 przyznano pomoc w postaci zasiłku stałego w wysokości 32,92 zł od 1 sierpnia d 31 sierpnia 2010 roku oraz w wysokości 34,02 zł od 1 września do 31 sierpnia 2012 roku, do wypłaty w kasie Urzędu Gminy. W podstawie prawnej zaznaczono, że decyzję wydaje się po rozpatrzeniu wniosku Nr OPS.7-37/10 złożonego dnia2010/08/12, przez Panią Gizelę K., czyli matkę uprawnionej W aktach brak było zgody osoby zainteresowanej. Zgodnie z treścią art. 102 ustawy o pomocy społecznej: 1. Świadczenia z pomocy społecznej są udzielane na wniosek osoby zainteresowanej, jej przedstawiciela ustawowego albo innej osoby, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego. 2. Pomoc społeczna może być udzielana z urzędu. Decyzja powinna zatem zostać wydana na wniosek osoby uprawnionej, bądź też z urzędu, za datę wniosku można było przyjąć datę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego. Ponadto decyzją z 31 marca 2010 roku nr OPS.5010-3/10 przyznano pomoc w postaci zasiłku stałego w wysokości 377 zł od 1 lutego 2010 roku do 31 marca 2013 roku wraz z opłacaniem składki zdrowotnej. Decyzji nadano rygor natychmiastowej wykonalności, ale w podstawie prawnej decyzji nie uwzględniono art. 108 Kpa. Ustalenia kontroli zawarte w protokole wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej, do których w szczególności zaliczyć należy: W składanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej do Gminy zapotrzebowaniach na środki finansowe brak informacji o przeznaczeniu planowanych wydatków, co stanowi nieprzestrzeganie postanowień art. 152 ust. 1 oraz art. 175 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) poprzez uniemożliwienie 3
identyfikacji źródeł finansowania, tj. brak wyodrębnienia środków z dotacji według odpowiednich rozdziałów i paragrafów z wyszczególnieniem poszczególnych zadań oraz podziału na środki pochodzące z dotacji i ze środków własnych gminy. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jabłonce nie prowadzi oddzielnej analitycznej ewidencji księgowej dla dowodów finansowanych ze środków dotacji celowej i ze środków własnych Gminy, przeznaczonych na wypłatę zasiłków okresowych, zasiłków stałych oraz zasiłków celowych w ramach realizacji Programu dożywiania. W trakcie kontroli ustalono, iż moment powstania kosztów i wypłaty środków są ujmowane oddzielnie w ewidencji księgowej. Numer dowodu księgowego jest nadawany przy księgowaniu w ewidencji kosztów, bez rozdziałów. Brak na dokumencie źródłowym wskazania momentu ujęcia wypłaty środków w ewidencji wydatków, prowadzonej z wyodrębnieniem odpowiednich rozdziałów i paragrafów, utrudnia jego identyfikację z zapisami księgowymi. W sprawozdaniach z realizacji programu "Pomoc państwa w zakresie dożywiania" oraz MPiPS składanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej zostały wskazane nieprawidłowe wartości dotyczące rzeczywistej liczby osób objętych programem oraz liczby punktów żywieniowych (stołówek). W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości konieczną czynnością jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 roku w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.). Jest Pani osobą kierującą jednostką organizacyjną pomocy społecznej ośrodkiem pomocy społecznej, który zgodnie z art. 110 ustawy o pomocy społecznej jest powołany do realizacji zadań pomocy społecznej, a wobec tego osobą odpowiedzialną za ewentualne nieprawidłowości w jego działaniu. Działając na podstawie art. 128 ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami i uchybieniami, zwracam się o ich wyeliminowanie poprzez: 1. Przesłanie kserokopii dokumentu potwierdzającego ukończenie specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej. 2. Podjecie działań mających na celu zatrudnienie pracowników socjalnych w liczbie, o której mowa w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej. 3. Przygotowanie i przedłożenie Wójtowi projektu aktualizacji zapisów Statutu Ośrodka, pod kątem ich dostosowania do aktualnych przepisów prawa, celem przygotowania odpowiedniej uchwały Rady Gminy. 4. Przyznawanie świadczeń z pomocy społecznej na wniosek, bądź też z urzędu, zgodnie z zasadami określonymi w art. 102 ustawy pomocy społecznej. 5. W przypadku nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności, uwzględnianie w podstawie prawnej decyzji art. 108 Kodeksu postępowania administracyjnego. 6. W uzasadnieniu decyzji, dotyczących przyznania pomocy w formie zasiłku okresowego ujmowanie prawidłowego zapisu art. 38 ust. 3 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej, który określa, iż kwota zasiłku okresowego nie może być niższa niż 50% różnicy między kryterium dochodowym rodziny a dochodem tej rodziny. 7. Określanie w decyzji informacji, dotyczącej właściwego terminu złożenia wniosku przez stronę, zgodnie z datą złożenia podania do Ośrodka. 8. Wyeliminowanie z sentencji decyzji dotyczących przyznania pomocy w formie dożywiania dzieci w szkołach, zapisu sprzecznego z obowiązującymi przepisami, 4
określającego, iż Dyrektor placówki w której żywione jest dziecko odpowiedzialny jest za realizację zadania. 9. Dokonywanie analiz i ocen sytuacji osób ubiegających się o pomoc na podstawie przeprowadzonego wywiadu oraz dokładne opisywanie podejmowanej pracy socjalnej, jaka została przeprowadzona w rodzinie, każdorazowo potwierdzając ten fakt. Podejmowanie uzgodnień ze stronami oraz zawieranie kontraktów, zgodnie z ustawą o pomocy społecznej. 10. W przypadku rezygnacji strony z możliwości uzyskania świadczenia dokumentowanie tego faktu w formie pisemnej, zachowując wynikającą z art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego zasadę pisemności postępowania administracyjnego. 11. Ustalanie dochodu rodziny, na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. 12. W uzasadnieniu decyzji, dotyczących udzielenia pomocy w formie świadczenia pieniężnego wskazywanie okoliczności uzasadniających odstąpienie od przyznania pomocy w formie gorącego posiłku. 13. Planowanie wydatków oraz zapotrzebowanie środków na realizację poszczególnych zadań w sposób rzetelny oraz pozwalający na wyodrębnienie źródeł ich finansowania, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 152 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 14. Prowadzenie oddzielnej ewidencji analitycznej w rozdziałach 85214, 85216 oraz 85295 dla wydatków finansowanych ze środków dotacji celowej oraz ze środków własnych Gminy, w sposób pozwalający na wyodrębnienie źródeł finansowania poszczególnych zadań, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 15. Nadawanie dokumentom księgowym numerów zgodnie z zapisami w dzienniku, z zachowaniem zasady wynikającej z art. 14 ust. 2 oraz zapisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 152 z 2009 r., poz. 1223 z późn. zm.). 16. Stosowanie zasad określonych w objaśnieniach Statystycznej Aplikacji Centralnej przy sporządzaniu sprawozdań z realizacji programu "Pomoc państwa w zakresie dożywiania" oraz MPiPS, w szczególności zastrzeżenie dotyczące wiersza 1, gdzie, każda osoba/ placówka może być wymieniona tylko raz bez względu na to ile razy została ujęta w innych wierszach. O sposobie realizacji przedstawionych powyżej wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję Panią Kierownik, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej przysługuje Pani uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, Jednocześnie na gruncie art. 128 ust. 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej jest Pani zobowiązana: 1) w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, 2) w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z uwzględnionych zastrzeżeń. /-/ Stanisław Kracik Do wiadomości: - Wójt Gminy Jabłonka 5