Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 1/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 3 stycznia 2011 r. 1 (Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych) 1. Zakładowy plan kont 1) Ustala konta syntetyczne bilansowe i pozabilansowe. 2) Zawiera nazwy i symbole kont syntetycznych przeznaczonych do rejestrowania operacji gospodarczych. 2) Szczegółowy wykaz wszystkich kont syntetycznych i analitycznych prowadzony jest komputerowo. 3) Wskazuje tylko te konta, na których księgowane są operacje gospodarcze, bądź były księgowane operacje albo mogą wystąpić operacje. 4) Koszty ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 5) Wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej). Zasady klasyfikacji zdarzeń, a takŝe zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej określają załączniki 3a, 3b, 3c, 3d do Zarządzenia. 6) W przypadkach nieuregulowanych w zakładowym planie kont stosuje się Komentarz do planu kont dla jednostki samorządu terytorialnego autor Jan Charytoniuk i Komentarz do planu kont dla jednostek budŝetowych i samorządowych zakładów budŝetowych autor Maria Augustowska. 2. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w jednostce budŝetowej 1. Księgi rachunkowe jednostki budŝetowej Urząd Miasta prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego EUROBUDśET zakupionego od firmy ComArch S.A. Al. Jana Pawła II 39a 31-864 Kraków, wykonanego przez MICOMP Systemy Komputerowe ul. Astrów 7 40-045 Kraków. Oprogramowanie obejmuje następujące aplikacje: - księgę główną - budŝet w ujęciu zadaniowym 1
- środki trwałe - fakturowanie - rejestr umów - sprawozdawczość - administrator 2. Do obsługi kadr i płac wykorzystywany jest program KOMAX zakupiony od firmy ComArch S.A. Al. Jana Pawła II 39a 31-864 Kraków wykonany przez firmę DATACOMP ul. Wielka Odrzańska 18/3 70-535 Szczecin w jednostce samorządu terytorialnego 1. Księgi rachunkowe jednostki samorządu terytorialnego (organu) prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego EUROBUDśET zakupionego od firmy ComArch S.A., Al. Jana Pawła II 39a 31-864 Kraków wykonanego przez MICOMP Systemy Komputerowe ul. Astrów 7 40-045 Kraków Oprogramowanie obejmuje następujące aplikacje: - księgę główną - budŝet w ujęciu zadaniowym - sprawozdawczość - administrator 2. Księgi rachunkowe do ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jst prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego MAGISTRAT zakupionego od firmy ComArch S.A., Al. Jana Pawa II 39a 31-864 Kraków wykonanego przez MICOMP Systemy Komputerowe ul. Astrów 7 40-045 Kraków. Programy są aktualizowane przez producentów zgodnie ze zmianami przepisów prawa dotyczących poszczególnych programów. Wzajemne powiązania W programie Magistrat prowadzone są konta szczegółowe słuŝące do rozrachunków z podatnikami i inkasentami. Dane uzyskane z tego systemu stanowią podstawę do dokonania zapisów na kontach syntetycznych w systemie EUROBUDśET. W programie kadrowo płacowym tworzone są listy płac oraz prowadzone imienne karty dla kaŝdego pracownika oddzielnie w podziale na poszczególne składniki wynagrodzeń. Dane uzyskane z aplikacji Środki trwałe dotyczące zmian w środkach trwałych i pozostałych środkach trwałych podlegają eksportowi do Księgi Głównej w celu zaksięgowania na odpowiednich kontach. Ich funkcje w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych 2
Dziennik, księga główna i zestawienia obrotów i sald księgi głównej umiejscowione są w systemie EUROBUDśET - aplikacja Księga Główna. Natomiast księgi pomocnicze i zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych występują: - w aplikacji Księga Główna, - w systemie Magistrat, - w aplikacji Środki Trwałe, - w aplikacji Kontrahenci. System kadrowo- płacowy zawiera dane dotyczące wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Aplikacja Księga Główna umoŝliwia łączenie dzienników cząstkowych w jeden zbiorczy dziennik oraz tworzenie łącznych zestawień obrotów i sald księgi głównej. 3. Opis systemu komputerowego rachunkowości 1) Do prowadzenia ksiąg rachunkowych Miasta Zduńska Woal i jednostki budŝetowej Urząd Miasta Zduńska Wola wykorzystywany jest program EUROBUDśET wprowadzony do uŝytkowania po raz pierwszy w 2008 r w wersji 1.3.7.14. Księgi rachunkowe Urzędu Miasta i Miasta Zduńska Wola prowadzone są z wykorzystaniem w/w programu od 1 stycznia 2008 r. Zasady stosowania parametrów oraz uŝytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji uŝytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. 2) Do prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jst wykorzystywany jest program MAGISTRAT wprowadzony po raz pierwszy w 2008 r. w wersji 1-0-37. Księgi rachunkowe w zakresie ewidencji podatków i opłat prowadzone są z wykorzystaniem w/w programu od 1 stycznia 2009 r. Zasady stosowania parametrów oraz uŝytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji uŝytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. 3) Do prowadzenia spraw kadrowo-płacowych wykorzystywany jest program KOMAX wprowadzony do uŝytkowania po raz pierwszy w 2008 r. w wersji 2009.349. Sprawy kadrowo-płacowe prowadzone wyłącznie z wykorzystaniem w/w programu prowadzone są od 1 stycznia 2010 r. Zasady stosowania parametrów oraz uŝytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji uŝytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. Dokumentacja uŝytkownika opisująca poszczególne programy zawiera: - oznaczenie wersji oprogramowania, - wykaz programów, 3
- procedury/funkcje wraz z opisem parametrów, - opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. Program finansowo-księgowy EUROBUDśET słuŝy do prowadzenia pełnej księgowości i sprawozdawczości. Obejmuje on zadania zawierające: - definiowanie planu kont - ewidencje dokumentów księgowych - ewidencje na kontach analitycznych - automatyczne tworzenie sprawozdań i ich eksport do programu BESTIA - zestawienia i wydruki niezbędne do analizy oraz umoŝliwia m.in.: przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, przeglądanie i drukowanie stanów kont w danym okresie w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, prowadzenie kartoteki planów finansowych z moŝliwością sporządzania wykazów zawierających stopień wykonania planu w dowolnym okresie czasu. Plan kont jest tworzony dla kaŝdego roku. Oznaczenie konta w programie zawiera; - numer konta - nazwę konta - charakterystykę konta Stosowane algorytmy: - numeracja pozycji księgowych kaŝdy wprowadzony dokument księgowy otrzymuje kolejny, unikalny numer pozycji. Numeracja prowadzona jest narastająco w miesiącu u dysponenta, w podziale na rodzaj dokumentu księgowego, - storno na czerwono program umoŝliwia podanie kwoty z minusem, - obroty miesiąca suma zaksięgowanych dokumentów w podanym miesiącu obrachunkowym, - obroty narastająco równe są sumie BO i zaksięgowanych dokumentów w danym miesiącu włącznie, - naliczanie sald konta w zaleŝności od charakterystyki konta saldo jest liczone po stronie Wn lub po stronie Ma Ewidencja operacji w programie EUROBUDśET wymaga zapisu w dwóch modułach: 4
1) budŝecie zadaniowym 2) księdze głównej W ewidencji budŝetu zadaniowego wprowadzane są zadania, które zawierają w sobie klasyfikację budŝetową oraz plan budŝetu. W ewidencji księgi głównej ewidencjonowane są operacje na kontach. Aby zachodziła zgodność danych wymagany jest zapis równocześnie w dwóch modułach. Program EUROBUDśET zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Aplikacja Środki Trwałe słuŝy do prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, pozostałych środków trwałych, naliczania umorzeń oraz przeprowadzania inwentaryzacji. Program pozwala na: - prowadzenie pełnej ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych - naliczanie umorzeń i amortyzacji - generowanie i eksport poleceń księgowania do Księgi Głównej - tworzenie róŝnych zestawień i wydruków - inwentaryzację za pomocą terminali z czytnikiem kodów kreskowych Program KOMAX - słuŝy do prowadzenia spraw związanych z rozliczaniem wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umów zleceń i o dzieło oraz związanych z wypłatą diet, nagród. Jego podstawowym zadaniem jest przetwarzanie danych wpływających na ostateczną wysokość wypłacanych wynagrodzeń, podatków, składek ZUS i innych świadczeń. Dane te pozwalają na automatyczne sporządzanie dokumentów związanych z rozliczeniem wynagrodzeń. Program z pozycji osoby sporządzającej listę płac: - generuje polecenie księgowania, które jest transmitowane do programu EUROBUDśET - generuje zestawienie naleŝnych przelewów, które jest transmitowane do kasy - generuje dane do ZUS, które jest transmitowane do programu PŁATNIK. W programie prowadzone są imienne karty wynagrodzeń. Program MAGISTRAT - słuŝy do wymiaru, ewidencji i windykacji naleŝności budŝetu miasta w zakresie naleŝności podatkowych oraz w zakresie pozostałych naleŝności publicznoprawnych i naleŝności cywilnoprawnych. W zakresie naleŝności podatkowych za pomocą systemu MAGISTRAT obsługiwane są podatki: - podatek od nieruchomości od osób prawnych, 5
- podatek od nieruchomości od osób fizycznych, - podatek rolny od osób prawnych, - podatek leśny od osób prawnych, - podatek rolny, leśny i od nieruchomości od osób fizycznych opłacany w formie łącznego zobowiązania pienięŝnego, - podatek od środków transportowych od osób prawnych, - podatek od środków transportowych od osób fizycznych. System słuŝy do: - ewidencjonowania danych zgromadzonych dla potrzeb wymiaru podatków, - ustalania naleŝności podatkowych od osób fizycznych poprzez funkcję wystawiania decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych i zmieniających wysokość tych zobowiązań, - ewidencjonowania naleŝności podatkowych od osób prawnych oraz innych jednostek organizacyjnych niemających osobowość prawnej wynikających ze złoŝonych deklaracji podatkowych, - sporządzania zestawień rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń, - sporządzania zestawień podstaw opodatkowania, - ewidencji przypisów, odpisów, umorzeń. wpłat i zwrotów na analitycznych kontach podatników, - sporządzania zestawień przypisów, odpisów, wpływów i sald, - sporządzania zestawień obrotów za podany okres, - sporządzania wykazów zaległości i nadpłat. W zakresie pozostałych naleŝności za pomocą systemu MAGISTRAT obsługiwane są: - naleŝności za zajęcie pasa drogowego i umieszczenie urządzeń w pasie drogowym, - naleŝności z tytułu opłat za uŝytkowanie wieczyste gruntów, - naleŝności z tytułu opłat za dzierŝawę gruntów, - naleŝności z tytułu opłat za bezumowne korzystanie z gruntów, - naleŝności z tytułu opłat adiacenckich, - naleŝności z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaŝ alkoholi. System słuŝy do: - ewidencjonowania naleŝności od osób fizycznych, od osób prawnych oraz innych jednostek organizacyjnych niemających osobowość prawnej wynikających z wydanych decyzji administracyjnych lub zawartych umów cywilnoprawnych, - sporządzania zestawień rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń, 6
- sporządzania zestawień podstaw opodatkowania, - ewidencji przypisów, odpisów, umorzeń. wpłat i zwrotów na analitycznych kontach podatników, - sporządzania zestawień przypisów, odpisów, wpływów i sald, - sporządzania zestawień obrotów za podany okres, - sporządzania wykazów zaległości i nadpłat. Sporządzone w systemie MAGISTRAT: - zbiorcze zestawienia rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń sporządzone za dany okres (wg stanu na ostatni dzień miesiąca), - zestawienia obrotów za podany okres (dzienne) stanowią podstawę do dokonania zapisów na kontach syntetycznych w systemie EUROBUDZET. System operacyjny i oprogramowanie tworzące księgi rachunkowe, zarówno na końcowych komputerach, jak i na serwerze, są zabezpieczone oprogramowaniem antywirusowym i antyspamowym o wysokiej skuteczności działania, a baza sygnatur wirusów jest aktualizowana raz dziennie. Za zabezpieczenie danych przed wirusami i innymi typami szkodliwego oprogramowania oraz sporządzanie kopii bezpieczeństwa odpowiadają informatycy zatrudnieni w Urzędzie Miasta. Dostęp do danych finansowych chroniony jest przez system haseł dostępu na poziomie systemu operacyjnego oraz serwera. Opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony (metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania) Opis algorytmów i parametrów programów zawarty jest w dokumentacji uŝytkownika będącej w posiadaniu komórki informatycznej. Dostęp do danych i systemu ich przetwarzania wymaga nadania uprawnień przez administratora. Zakres uprawnień moŝe dotyczyć dostępu do całego systemu, bądź tylko wybranej aplikacji. Po nadaniu stosownych uprawnień, uruchomienie systemu wymaga wprowadzenia hasła znanego tylko osobie uprawnionej do pracy. 7
8