Audyt zewnętrzny w funduszach strukturalnych MARCIN SZEMRAJ - CGAP
Audyt zewnętrzny Pomocy Technicznej PO KL. Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące (Instytucje Pośredniczące II stopnia w ramach Priorytetu V) mają obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego realizowanego Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL w zakresie swojej instytucji oraz instytucji podległych (IP II, ROEFS oraz beneficjentów systemowych). Audyt zewnętrzny oznacza audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezależny od jednostki audytowanej.
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt i przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL według zasad zawartych w umowie/ decyzji o dofinansowanie RPD PT PO KL oraz potwierdzenia, iż wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL są kwalifikowalne.
W celu stwierdzenia, że RPD PT PO KL realizowany jest zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie RPD PT PO KL, a wydatki są kwalifikowalne w szczególności sprawdza się: -prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur Zamawiającego, a w szczególności pod kątem finansowania wydatków z dwóch źródeł: krajowego wkładu publicznego i wspólnotowego wkładu publicznego. -sposób archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku; - kwalifikowalność poniesionych wydatków i sposób ich dokumentowania;
- wiarygodność sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług; - poprawność realizacji zasad dotyczących promocji i informacji; - poprawność udzielania zamówień publicznych; - efektywność wydatkowania środków publicznych; - zgodność prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
- zgodność organizacji szkoleń z obowiązującymi przepisami prawa, - sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL; - zgodność realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok.. z zapisami niniejszego dokumentu; - realizacja wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowaniu Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok ; - zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji finansowo-księgowej.
Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana całość lub próbka ogółem poniesionych wydatków, a także pozostałej dokumentacji powstałej w ramach realizacji zadań, która pozwali wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL i sporządzić raport w tym zakresie. Raport powinien wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami. Poziom ufności nie powinien być mniejszy niż 60%, a próg istotności większy niż 2 %. Instytucja Zarządzająca PO KL zastrzega, iż dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych nie mniej niż 25% całości populacji do badania.
Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z wybranymi międzynarodowymi standardami audytu, wymienionymi poniżej: - Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; - Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów; - Międzynarodowymi Standardami Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); - Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI.
Odpowiednie umiejętności w zakresie przeprowadzania audytu powinny mieć: - osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC - International Federation of Accountants; - osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą o finansach publicznych:
posiada jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
- ukończyła aplikację kontrolerską i złożyła egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli, lub - złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej, lub - posiada uprawnienia biegłego rewidenta lub w latach 2003-2006 zdała przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin powalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego.
Zespół przeprowadzający audyt powinien być co najmniej dwuosobowy, a w jego skład powinna wchodzić osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta lub równoważne (IFAC lub ACCA) oraz osoba posiadająca jedno z wymienionych w punktach a)-e) pozostałych uprawnień. Ponadto, przez podmioty zatrudniające osoby o odpowiednim doświadczeniu i wiedzy należy rozumieć podmioty posiadające:
- doświadczenie w zakresie audytowania zadań o podobnym charakterze finansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, - doświadczenie w przeprowadzaniu audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu RPD PT PO KL.
Wynagrodzenie za audyt zależy od zakresu wymaganych i przeprowadzonych prac. Koszt audytu powinien zawierać się w wartości odpowiadającej od 1% do 2% wartości audytowanego RPD PT PO KL, przy czym wskaźnik 0,5% bardziej prawdopodobny jest do osiągnięcia w przypadku RPD PT PO KL o większej wartości. W przypadku otrzymania w trakcie procedury przetargowej ofert o wartości niższej niż 0,5% wartości realizowanego RPD podmiot odpowiedzialny za procedurę powinien rozważyć możliwość skorzystania z przepisów ustawy prawo zamówień publicznych dotyczących rażąco niskiej ceny.
Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu z audytu. Każda audytowana instytucja ma prawo do odniesienia się do raportu. Raport, a także stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez IP do pozostałych instytucji uczestniczących w realizacji audytowanego RPD PT PO KL oraz archiwizowane w dokumentacji dotyczącej Rocznego Planu Działania. IP jest zobowiązana do udostępnienia raportu z audytu upoważnionym organom kontrolnym.
Kryteria oceny 1. Cena 30% 2. Liczba technik audytu, które będą zastosowane podczas realizacji audytu - 30% 3. Zaproponowany sposób doboru próby - 25% 4. Zaproponowany poziom ufności zastosowany do badania - 15%
Liczba technik audytu, które będą zastosowane podczas realizacji audytu waga 30%: Nie podlegająca odrzuceniu oferta z największą zaproponowaną liczbą technik audytu otrzyma 30 punktów.
Zaproponowany sposób doboru próby waga 25%: - 25 pkt. w przypadku weryfikowania całości dokumentacji w obszarze objętym audytem, - 15 pkt w przypadku zastosowania statystycznych metod doboru próby, - 10 pkt w przypadku zastosowania niestatystycznych metod doboru próby. - 0 pkt w przypadku braku informacji w ofercie o metodzie doboru próby
Zapisy umowy z wykonawcą usługi: - Jeżeli Wykonawca nie przedstawi programu audytu w terminie określonym w umowie, Zamawiający potrąci karę umowną z przedstawionej do zapłaty faktury VAT w wysokości 1 % wartości przedmiotu zamówienia brutto, za każdy dzień zwłoki. - Jeżeli Wykonawca nie wykona usługi w terminie określonym niniejszą umowy, Zamawiający potrąci karę umowną z przedstawionej do zapłaty faktury VAT, w wysokości 1 % wartości przedmiotu zamówienia brutto, za każdy dzień zwłoki.
- W przypadku wykonania usługi audytu projektu niezgodnie z zakresem merytorycznym, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia, liczoną za każdą pozycję nie wykonanego zakresu merytorycznego zamówienia. - W przypadku nie zastosowania podczas realizacji Zadania jednej z wymienionych technik audytu, Wykonawca usługi zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wartości wynagrodzenia za każdą nie zastosowaną technikę audytu.
TECHNIKI AUDYTU: - zapoznawanie się z dokumentami służbowymi, - uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, - uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych pracowników jednostki, - obserwacja wykonywania zadań przez pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, - przeprowadzanie oględzin, w przypadku, gdy należy zweryfikować stan lub istnienie zasobów komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, - rekonstrukcja wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,
- sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła, - porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia, - graficzna analiza procesów, - rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów.