Załącznik Nr 2 do Zaproszenia do złożenia oferty WZÓR UMOWA NR W dniu... w Lublinie pomiędzy Miejskim Przedsiębiorstwem Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie Sp. z o.o., z siedzibą w Lublinie przy al. J. Piłsudskiego 15, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000017728, o kapitale zakładowym 279 969 000,00 PLN, NIP: 712-015-02-95, reprezentowanym przez:... zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą... NIP:..., reprezentowaną przez:... zwaną dalej Wykonawcą, została zawarta umowa treści następującej: 1 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla MPWiK Sp. z o.o. w Lublinie w okresie od 01.02.2016 r. do 31.01.2017 r. 2. Zakres zamówienia obejmuje świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w szczególności obejmujących: 2.1. przyjmowanie z siedziby Zamawiającego przy al. J. Piłsudskiego 15 w Lublinie przygotowanych do nadania przesyłek we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku pomiędzy godz. 14:30-15:00 oraz przewóz przesyłek wraz z dokumentami nadawczymi do punktu nadawczego Wykonawcy; przyjęcie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek (dla przesyłek zwykłych); 2.2. przemieszczanie i doręczanie przesyłek do określonych przez Zamawiającego na przesyłkach adresów na terenie kraju i poza jego granicami; 2.3. zwrot przesyłek do siedziby Zamawiającego przy al. J. Piłsudskiego 15 w Lublinie, w przypadku braku możliwości doręczenia, tj. po uprzednim wyczerpaniu możliwości ich doręczenia do odbiorcy; 2.4. prowadzenie punktów wymiany umożliwiających przyjęcie i wymianę korespondencji między podmiotami korzystającymi z obsługi tych punktów. 3. Przez przesyłki, o których mowa w ust. 2, rozumie się: 3.1 przesyłki listowe nierejestrowane (listy zwykłe), krajowe i zagraniczne: a) nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki ekonomiczne); b) będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki priorytetowe); 3.2 przesyłki listowe rejestrowane (polecone i polecone z potwierdzeniem odbioru), krajowe i zagraniczne: a) nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki ekonomiczne dotyczy przesyłek krajowych); b) będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki priorytetowe); 3.3 przesyłki wartościowe w obrocie krajowym: a) nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki ekonomiczne); b) będące przesyłkami najszybszej kategorii (przesyłki priorytetowe). 4. Pod pojęciem przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii Zamawiający rozumie przesyłkę listową, która powinna być doręczona adresatowi nie później niż w 6-tym dniu po dniu nadania. 5. Pod pojęciem przesyłki listowej najszybszej kategorii Zamawiający rozumie przesyłkę listową, która powinna być doręczona adresatowi nie później niż w 4-tym dniu po dniu nadania. 6. Zaproszenie do złożenia oferty z załącznikami z dnia. wraz z ofertą Wykonawcy z dnia. stanowią integralną część niniejszej umowy. Strona 1 z 5
2 W ramach zawartej umowy Wykonawca zobowiązuje się do: 1. przyjmowania z siedziby Zamawiającego przy al. J. Piłsudskiego 15 w Lublinie przygotowanych do nadania przesyłek we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku pomiędzy godz. 14:30-15:00; 2. przewozu przesyłek wraz z dokumentami nadawczymi do punktu nadawczego Wykonawcy; 3. nadawania przesyłek w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego; 4. przemieszczania i doręczania przesyłek określonym przez Zamawiającego adresatom lub osobom upoważnionym na terenie kraju i poza jego granicami oraz w przypadku przesyłek rejestrowanych: a) doręczonych przekazywania do siedziby Zamawiającego prawidłowo potwierdzonych przez adresata lub osobę upoważnioną zwrotnych potwierdzeń odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki; doręczone potwierdzenie odbioru powinno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy; b) niedoręczonych: pozostawienia adresatowi informacji o próbie doręczenia ze wskazaniem do kiedy, gdzie i w jakich godzinach adresat może odebrać przesyłkę w przypadku niedoręczenia przesyłki rejestrowanej za pierwszym razem, w przypadku nieodebrania przesyłki przez adresata we wskazanym terminie ponownego jej awizowania, po upływie powtórnego terminu odbioru, zwrócenia przesyłki Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny niedoręczenia przesyłki adresatowi przyczynę niedoręczenia przesyłki rejestrowanej Wykonawca będzie umieszczał na odwrotnej stronie przesyłki, a jeżeli jest to przesyłka z usługą zwrotne potwierdzenie odbioru informację taką Wykonawca będzie umieszczał na stronie adresowej przesyłki. 5. prowadzenia punktów wymiany umożliwiających przyjęcie i wymianę korespondencji między podmiotami korzystającymi z obsługi tych punktów; 6. każdorazowego potwierdzania przyjęcia przesyłek do obrotu pocztowego na kopii pocztowej książki nadawczej pieczęcią z datownikiem i wpisania liczby przyjętych przesyłek; 7. w przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych od Zamawiającego przesyłek, wyjaśniania ich telefonicznie, faksem lub e-mailem; 8. zwracania kopii książki nadawczej Zamawiającemu, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu przyjęcia przesyłek; 9. przejęcia na siebie pełnej odpowiedzialności za przesyłki od momentu ich przyjęcia od Zamawiającego do doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich niedoręczenia; 10. dysponowania placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz punktami odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) na terenie każdej gminy lub gminy sąsiedniej; 11. nadawania przesyłek ze skutkiem dochowania terminu lub wniesienia pisma do sądu w rozumieniu art. 57 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 2 Kodeksu postępowania cywilnego lub innych analogicznych przepisów; 12. dostarczania przesyłek do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 13. przeprowadzania na wniosek Zamawiającego postępowania wyjaśniającego w przypadku braku zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki rejestrowanej; 14. udzielania na piśmie odpowiedzi Zamawiającemu na wniosek, o którym mowa w ust. 13, w terminie określonym w ustawie z dania 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). Strona 2 z 5
3 W ramach zawartej umowy Zamawiający zobowiązuje się do : 1. przygotowywania przesyłek do nadania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności: a) umieszczania na przesyłkach nazwy i adresu odbiorcy, b) umieszczania na przesyłkach nazwy i adresu zwrotnego Zamawiającego, c) określania rodzaju nadawanych przesyłek (zwykła, polecona, priorytetowa, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), d) przygotowywania w dwóch (po jednym dla każdej ze Stron) egzemplarzach zestawień: ilościowych dla przesyłek nierejestrowanych, z wyszczególnieniem adresatów (książki nadawczej) dla przesyłek rejestrowanych; 2. przestrzegania międzynarodowych przepisów pocztowych dotyczących umieszczania na przesyłkach wyłącznie informacji pocztowych niezbędnych do wyekspediowania przesyłek za granicę; 3. nanoszenia, umieszczania oznaczeń potwierdzających wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej między stronami; 4. przygotowywania przesyłek do nadania wraz z wymaganymi dokumentami przewozowymi najpóźniej do godz.14:30 każdego dnia roboczego. 4 1. Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony od dnia 01.02.2016 r. do dnia 31.01.2017 r. lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w ust. 2, w zależności co pierwsze nastąpi. 2. Ogólna wartość umowy nie może przekroczyć kwoty netto: PLN (słownie: ) do której należy doliczyć podatek VAT w wysokości ustawowej. 3. Powyższa wartość obejmuje całość kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy w zakresie określonym Zaproszeniem do złożenia oferty. 4. Ceny jednostkowe netto, rodzaj przesyłek oraz liczbę poszczególnych przesyłek zawiera Załącznik Nr 1 do Umowy. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby poszczególnych rodzajów przesyłek, określonych w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy, co skutkuje odpowiednim obniżeniem ogólnej wartości netto, określonej w ust. 2. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany poszczególnych rodzajów przesyłek na inne, z zastrzeżeniem, że całkowita wartość zrealizowanych usług nie przekroczy wartości przedmiotu umowy. 7. Zamawiający zastrzega, iż podane w Załączniku Nr 1 do Umowy ilości przesyłek mają charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w Załączniku Nr 1 do Umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie za ewentualne zmniejszenie ilości przesyłek nadanych w stosunku do deklarowanych, jak również wobec zmiany w zakresie rodzajów przesyłek. 8. W przypadku rozwiązania lub odstąpienia od umowy, Strony zobowiązują się do dokonania w terminie 1 miesiąca od zakończenia umowy, rozliczenia usług oraz zastosowanych opłat, a w razie potrzeby również do zwrotu kwot nienależnych wynikających z takiego rozliczenia, na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur korygujących. 9. Ceny jednostkowe za poszczególne rodzaje przesyłek, w okresie obowiązywania umowy, mogą ulec zmianie w przypadku zmiany cennika usług pocztowych zatwierdzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez obowiązujące przepisy Prawa pocztowego. 10. W przypadku zaistnienia sytuacji, o których mowa w ust. 9, Wykonawca powiadomi Zamawiającego w formie pisemnej. Zmiany cen, o których mowa w ust. 9, wymagają pisemnej zgody Zamawiającego. 11. W przypadku braku zgody na zmianę cen jednostkowych, każda ze stron umowy ma prawo wypowiedzieć umowę z dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia, liczonym na koniec okresu rozliczeniowego. Strona 3 z 5
5 1. Usługi, będące przedmiotem umowy, będą rozliczane po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego. 2. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za faktycznie wykonane usługi, zgodnie z cenami określonymi w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy, w terminie 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego (tj. po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego). Wystawiane przez Wykonawcę faktury powinny zawierać w szczególności wyspecyfikowane usługi oraz ich liczbę w danym okresie rozliczeniowym. 3. Zapłata nastąpi przelewem w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy określony na fakturze. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Uchybienie terminowi zapłaty skutkować może naliczeniem odsetek w wysokości ustawowej. 5. Wykonawca nie może dokonać przelewu wierzytelności na rzecz osoby trzeciej bez zgody Zamawiającego. 6 1. Zamawiający może stosować druki własnego nakładu, w szczególności pocztowej książki nadawczej i zwrotnych potwierdzeń odbioru, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia wzoru tych druków z Wykonawcą. 2. Zamawiający przy nadawaniu przesyłek będzie korzystał z własnego opakowania - odpowiednio zabezpieczonej (zaklejonej) koperty. 3. Zamawiający wyklucza możliwość przepakowania, bądź stosowania opakowań Wykonawcy. Nie dopuszcza się także sytuacji, w której Wykonawca będzie umieszczał na opakowaniu przesyłki dodatkowe dane, inne niż niezbędne informacje, o których mowa w 3 ust. 1 a, 3 ust. 1 b, 3 ust. 1 c, 3 ust. 2 oraz 3 ust. 3 umowy. Ponadto Zamawiający nie dopuszcza możliwości stosowania adresów pomocniczych lub umieszczania innych informacji, które mogą sugerować, że nadawcą przesyłki jest Wykonawca. 7 Wykonawca oświadcza, iż usługi objęte przedmiotem umowy wykona siłami własnymi. 8 Zamawiający zastrzega sobie prawo do składania reklamacji przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe. 9 1. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy Prawo pocztowe. 2. Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% ogólnej wartości netto umowy, określonej w 4 ust 2. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach uzasadniających odstąpienie. 3. Wykonawca obciąży Zamawiającego karą umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w wysokości 10% ogólnej wartości netto umowy, określonej w 4 ust. 2, z wyłączeniem okoliczności, których mowa ust. 4. Wykonawca może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach uzasadniających odstąpienie. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w całości lub w części w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do rozpoczęcia wykonania lub usunięcia uchybień w wykonywaniu umowy w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. W przypadku niewykonania wezwania przez Wykonawcę we wskazanym w wezwaniu terminie, Zamawiający będzie mógł odstąpić od umowy oraz dochodzić od Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% ogólnej wartości netto umowy, określonej w 4 ust 2. Strona 4 z 5
5. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku nie stosuje się ust. 3 powyżej. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 7. Zamawiający ma prawo potrącić z należnego Wykonawcy wynagrodzenia naliczone kary umowne. 8. Odstąpienie od umowy musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. 10 Wszelka korespondencja będzie uważana za skutecznie doręczoną w przypadku osobistego jej doręczenia drugiej stronie lub listem poleconym. Za datę pisemnego zawiadomienia strony przyjmuje się datę doręczenia pisma osobiście stronie lub doręczenie listem poleconym. W przypadku nieodebrania korespondencji za datę doręczenia listu poleconego przyjmuje się datę jego nadania. 11 Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są: 1. ze strony Wykonawcy:... 2. ze strony Zamawiającego:.. 12 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i ustawy Prawo Pocztowe. 13 Spory mogące wyniknąć na tle wykonywania postanowień niniejszej umowy rozstrzygnie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Strona 5 z 5