Polska Fundacja Międzynarodowej Współpracy na rzecz Rozwoju Wiedzieć Jak (Fundacja Solidarności Międzynarodowej) Program Wsparcie Demokracji 2013 ZASADY UCZESTNICTWA W KONKURSIE GRANTOWYM Program Wsparcie Demokracji jest programem Polskiej Fundacji Międzynarodowej Współpracy na rzecz Rozwoju Wiedzieć Jak (zwanej dalej Fundacją) finansowanym w ramach programu polskiej współpracy rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP. Celem programu jest rozwój demokracji, w tym demokracji lokalnej, rządy prawa oraz przestrzeganie praw człowieka w państwach wymienionych na liście biorców pomocy rozwojowej DAC OECD a jednocześnie określonych w raporcie Freedom in the World jako częściowo wolne i bez wolności. W ramach programu realizowane są projekty polskich organizacji pozarządowych podejmujących, we współpracy z partnerami lokalnymi, wspólne inicjatywy na rzecz wspierania prodemokratycznych przemian w społeczeństwach, które ze względu na system polityczny nie mają możliwości współdecydowania o własnym losie, w tym w krajach, gdzie system polityczny posiada jedynie pewne elementy powszechnie uznane za demokratyczne oraz krajach w okresie transformacji systemowej. Projekty muszą być realizowane w ścisłej współpracy z partnerami z krajów, do których są adresowane. Projekty muszą być realizowane na terenie w/w państw i mogą zawierać elementy realizowane na terenie Polski. Konkurs grantowy ogłaszany jest na podstawie Porozumienia zawartego 20 stycznia 2012 r. miedzy MSZ RP i Fundacją oraz opisu zadań jakie MSZ RP planuje zlecić Fundacji w roku 2013. Wyniki konkursu zostaną ogłoszone a umowy o dofinansowanie projektów podpisane z organizacjami wyłonionymi w drodze konkursu pod warunkiem zlecenia Fundacji przez MSZ RP w roku 2013 zadania pozwalającego na sfinansowanie programu. 1. W ramach konkursu grantowego planujemy dofinansowanie projektów na rzecz krajów: Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina (łącznie co najmniej 70% środków przeznaczonych na konkurs grantowy); Tunezja, Tadżykistan. 2. Podmioty uprawnione do udziału w otwartym konkursie grantowym 2.1. Do otwartego konkursu grantowego mogą przystąpić: zarejestrowane w Polsce stowarzyszenia i fundacje, osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania. działające we współpracy z partnerami z krajów wymienionych w pkt. 1. 2.2. W konkursie nie może uczestniczyć podmiot: pozostający w stanie likwidacji lub podlegający zarządowi komisarycznemu, lub który zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, wobec którego zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne, jeśli wobec członka organu zarządzającego podmiotu orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, został on prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione - w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, który nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS lub należnych podatków. 3. Konkurs podzielony jest na trzy ścieżki grantowe: małe granty - aplikować mogą wnioskodawcy posiadający doświadczenie w realizacji projektów - w co najmniej jednym kraju, do którego adresowany jest konkurs grantowy i/lub własne doświadczenia transformacyjne możliwe do wykorzystania w krajach partnerskich. Wysokość dofinansowania jednego projektu 50-75 tys. zł (łącznie 1,7 mln zł dla tej ścieżki grantowej). Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 1
Termin składania wniosków 2 stycznia 2013 r. Decyduje data zarejestrowania w elektronicznym generatorze wniosków oraz data nadania pocztą wersji papierowej zgłoszenia. duże granty - aplikować mogą wnioskodawcy mający doświadczenie w realizacji projektów w co najmniej jednym kraju, do którego adresowany jest konkurs grantowy a jednocześnie mający w okresie 2010-2012 doświadczenie w gospodarowaniu polskimi środkami publicznymi w kwocie nie mniejszej niż 100 tys. zł w skali jednego wybranego roku kalendarzowego; Wysokość dofinansowania 100-350 tys. zł (łącznie 5,02 mln zł dla tej ścieżki grantowej); Termin składania wniosków 2 stycznia 2013 r. Decyduje data zarejestrowania w elektronicznym generatorze wniosków oraz data nadania pocztą wersji papierowej zgłoszenia. projekty modułowe w ramach tej ścieżki grantowej przewidziana jest możliwość ubiegania się o dofinansowanie projektów składających się z dwóch niezależnych i realizowanych sekwencyjnie modułów w latach 2013-2014. Moduł przeznaczony do realizacji w roku 2013 będzie dofinansowany w ramach programu Wsparcie Demokracji 2013. Drugi moduł będzie realizowany na podstawie umowy dofinansowania zawartej w roku budżetowym 2014 pod warunkiem prawidłowej, terminowej i zgodnej z umową realizacji pierwszego modułu projektu a jednocześnie zleceniu Fundacji przez MSZ w roku 2014 zadania pozwalającego na sfinansowanie projektu. W ramach ścieżki projekty modułowe aplikować mogą wnioskodawcy mający co najmniej trzyletnie doświadczenie w realizacji projektów w co najmniej jednym kraju, do którego adresowany jest konkurs grantowy, a jednocześnie w okresie 2010-2012 mający doświadczenie w gospodarowaniu polskimi środkami publicznymi w kwocie nie mniejszej niż 100 tys. zł w skali jednego wybranego roku kalendarzowego potwierdzone zaakceptowanym rozliczeniem z wykorzystanych środków. Wysokość dofinansowania jednego projektu 100-250 tys. w roku 2013 (łączna pula środków: 1,6 mln zł dla tej ścieżki grantowej) i 100-300 tys. zł w roku 2014; Termin składania wniosków 28 lutego 2013 r. Decyduje data zarejestrowania w elektronicznym generatorze wniosków oraz data nadania pocztą wersji papierowej zgłoszenia. Każdy podmiot uprawniony do złożenia wniosku w konkursie może złożyć nie więcej niż: jeden wniosek w ramach ścieżki małe granty, dwa wnioski w ramach ścieżki duże granty, jeden wniosek w ramach ścieżki projekty modułowe. 4. Dofinansowanie będzie przyznawane wyłącznie na projekty spełniające jednocześnie następujące warunki: A) realizowane przez podmiot uprawniony do udziału w konkursie; B) realizowane na rzecz krajów, do których adresowany jest program; C) realizowane w ścisłej współpracy z partnerem/partnerami z krajów, do których są adresowane; D) realizowane na terenie krajów, do których adresowany jest program i ew. zawierające elementy realizowane na terenie Polski. E) dotyczące co najmniej jednego z priorytetów tematycznych: I. Wolności obywatelskie w państwie prawa. wzmacnianie praworządności, reforma systemu sądowego i innych organów władzy centralnej i lokalnej, współpraca instytucji publicznych i obywatelskich we wdrażaniu dobrych praktyk funkcjonowania instytucji publicznych; wsparcie dla osób/organizacji represjonowanych politycznie, wsparcie działalności monitoringowej i rzeczniczej organizacji broniących praw człowieka; uczciwe wybory, działania zwiększające przejrzystość procedur i praktyki wyborczej. II. Wsparcie liderów transformacji i demokracji młodych wzmocnienie udziału młodzieży w transformacji systemowej, kształtowanie instytucji demokratycznych, kultury demokratycznej i postaw obywatelskich wśród młodzieży, edukacja obywatelska w edukacji formalnej i nieformalnej; wsparcie liderów transformacji systemowej; wsparcie działalności organizacji obywatelskich zrzeszających i/lub adresowanych do młodych ludzi. III. Wzmacnianie potencjału wspólnot lokalnych i społeczeństwa obywatelskiego wzmacnianie samorządności i demokracji lokalnej, dobrego zarzadzania w administracji lokalnej; mechanizmów dialogu społecznego i konsultacji społecznych; wsparcie powstawania i działania organizacji pozarządowych, think-tanków, niezależnych mediów zwłaszcza tzw. obywatelskich. Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 2
5. Kryteria formalne oceny wniosków Z oceny merytorycznej Zarząd Fundacji wyłącza wnioski: złożone po terminie; złożone przez podmioty nie uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie (w tym nie posiadające niezbędnego doświadczenia w realizacji projektów w krajach, do których adresowany jest konkurs grantowy, doświadczenia w gospodarowaniu środkami publicznymi dla ścieżki duże granty i projekty modułowe); niekompletne (w tym brak wersji zarejestrowanej w elektronicznym generatorze wniosków lub podpisanej wersji papierowej, brak/niekompletność obowiązkowych załączników i wymaganych linków); nie dotyczące krajów wskazanych w niniejszych Zasadach; nie posiadające wymaganego wkładu własnego (minimum 5% wartości projektu) i/lub w których wnioskowana kwota jest niezgodna z możliwą wysokością dofinansowania w danej ścieżce grantowej i/lub koszty administracyjne przekraczają 15% wartości projektu; nie posiadające wymaganego partnera z krajów, do których adresowany jest program; przekraczające limit maksymalnej liczby wniosków, jakie w danej ścieżce może złożyć jedna organizacja. 6. Kryteria merytoryczne oceny wniosków 6.1. Adekwatność (35% punktów) zgodność planowanych działań z potrzebami odbiorców oraz sytuacją polityczno-społeczną i specyfiką kulturową kraju docelowego; zgodność z co najmniej jednym priorytetem wymienionym w pkt. 4.E. 6.2. Efektywność (40% punktów) dobór i realny udział partnera/partnerów w planowaniu, realizacji i ewaluacji projektu; dobór proponowanych działań, środków i metod projektowych w odniesieniu do zakładanych rezultatów i celów projektu, realność realizacji projektu przy zakładanym harmonogramie; gospodarność (stosunek kosztów projektu do planowanych celów bezpośrednich, zasadność i racjonalność wysokości poszczególnych pozycji kosztowych) oraz wkład własny wnioskodawców i partnerów; dotychczasowe doświadczenie wnioskodawcy w realizacji projektów międzynarodowych, w tym w krajach, gdzie system polityczny posiada jedynie pewne elementy powszechnie uznane za demokratyczne oraz krajach w okresie transformacji systemowej, oraz kompetencje wnioskodawcy i kwalifikacje kluczowych osób zaangażowanych przez niego do realizacji projektu; dotychczasowa współpraca wnioskodawcy z Fundacją w szczególności pod względem realizacji zawartych umów; sposób zaplanowania ewaluacji wewnętrznej programu. 6.3. Dodatkowe kryteria (25% punktów) projekty angażujące w długofalową współpracę z polskimi partnerami młodych (20-35 lat) przedstawicieli środowisk opiniotwórczych, eksperckich i naukowych krajów beneficjentów, a jednocześnie będące kontynuacją i/lub prowadzące do systematycznej, wieloletniej i wykraczającej poza ramy finansowania w ramach programu współpracy partnerów z Polski i krajów, do których adresowane są programy (20% punktów); projekty efektywnie wykorzystujące współczesne technologie informacyjne dla osiągnięcia celów projektu (np. szkolenia, konsultacje, rekrutacja uczestników, ewaluacja z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających pracę grupową, nauczanie na odległość, transmisję wydarzeń na żywo, telekonferencje, media społecznościowe) (5% punktów). 7. Dodatkowe informacje dotyczące zasad wyboru wniosków 7.1. Co najmniej 70% środków przeznaczonych zostanie na projekty dotyczące Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy. 7.2. Co najmniej 30% dofinansowanych projektów będą stanowić projekty angażujące w długofalową współpracę z polskimi partnerami młodych (20-35 lat) przedstawicieli środowisk opiniotwórczych, eksperckich i naukowych krajów beneficjentów, a jednocześnie będące kontynuacją i/lub prowadzące do systematycznej, wieloletniej i wykraczającej poza ramy finansowania w ramach programu współpracy partnerów z Polski i krajów, do których adresowane są programy. 7.3. Preferowane będą projekty zakładające trwały efekt i możliwość kontynuacji. 8. Harmonogram konkursu grantowego Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 3
do 2 stycznia 2012 r. - rejestracja elektronicznej wersji wniosku w generatorze wniosków on-line i wysłanie papierowej wersji wniosku dla wniosków w ramach ścieżki małe granty i duże granty; do 28 lutego 2013 r. - rejestracja elektronicznej wersji wniosku w generatorze wniosków on-line i wysłanie papierowej wersji wniosku dla wniosków w ramach ścieżki projekty modułowe; od ~15 lutego do 30 listopada 2013 r. 1 - realizacja projektów w ramach ścieżki małe granty i duże granty; od ~1 kwietnia do 30 listopada 2013 r. 1 - realizacja pierwszego modułu w ramach ścieżki projekty modułowe; do 13 grudnia 2013 r. złożenie sprawozdania z realizacji projektu (w tym pierwszego modułu projektów modułowych); luty-listopad 2014 r. 1 - realizacja projektów drugiego modułu projektów modułowych; do 13 grudnia 2014 r. - złożenie sprawozdania z realizacji drugiego modułu projektów modułowych; 9. Wymagania dotyczące wniosku grantowego 9.1. Wniosek należy wypełnić on-line w generatorze wniosków dostępnym na stronie: formularze2013.solidarityfund.pl. Należy wypełnić wszystkie rubryki formularza w generatorze wniosków. W przypadku jeśli rubryka nie dotyczy wniosku należy wpisać: NIE DOTYCZY. 9.2. Obowiązkowymi załącznikami do wersji elektronicznej (załączniki wyłącznie w postaci plików PDF) i papierowej (wydruk) wniosku są: Dla wszystkich ścieżek: Listy od partnerów zagranicznych uczestniczących w planowaniu i realizacji projektu (mogą to być wydruki faksowe, wydruki skanów w językach białoruskim, ukraińskim, rosyjskim, angielskim, francuskim lub polskim listy w innych językach niż wymienione należy przesyłać z tłumaczeniem roboczym na język polski). Dla wszystkich ścieżek: CV koordynatora wg wzoru stanowiącego załącznik do regulaminu. Dla ścieżki projekty modułowe: potwierdzenie zaakceptowania rozliczenia z wykorzystanych polskich środków publicznych w kwocie nie mniejszej niż 100 tys. zł w skali jednego wybranego roku kalendarzowego w latach 2010-2012. Dodatkowo w przypadku organizacji powołanych w oparciu o umowy państwo-kościół nie posiadających numeru KRS: potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia aktu powołania/ustanowienia instytucji. Dodatkowo dla projektów modułowych: dwuletni budżet projektu modułowego (2013 i 2014) w rozbiciu na działania w pliku PDF wg wzoru. 9.3. Ostateczną wersję wypełnionego wniosku należy zarejestrować w generatorze wniosków nie później niż 2 stycznia 2013 r. (dla ścieżek małe granty i duże granty) oraz 28 lutego 2013 r. (dla ścieżki projekty modułowe). 9.4. W tym samym terminie (decyduje data stempla pocztowego) jeden egzemplarz wydrukowanego i podpisanego wniosku tożsamego z zarejestrowaną wersją elektroniczną wraz z załącznikami należy przesłać pod adres: Polska Fundacja Międzynarodowej Współpracy na rzecz Rozwoju Wiedzieć Jak skr. poczt. nr 991 00-950 Warszawa 1 z dopiskiem Demokracja 2013 (D) - dla ścieżki dużych grantów Demokracja 2013 (M) - dla ścieżki małych grantów Demokracja 2013 (MD) - dla ścieżki projekty modułowe Uwaga! Ważna informacja! Przesyłki wysyłane za pośrednictwem prywatnych firm kurierskich nie są dostarczane do skrytek pocztowych Poczty Polskiej. 10. Warunki finansowe 10.1. Koszty powinny być realistyczne i dobrze uzasadnione. 10.2. Koszty administracyjne nie mogą stanowić więcej niż 15% wartości projektu 2 i powinny uwzględniać wydatki wnioskodawcy i partnera/partnerów proporcjonalnie do roli w projekcie. 10.3. W każdym wniosku należy wykazać wkład własny stanowiący minimum 5% wartości projektu 3 (w postaci wkładu finansowego i/lub rzeczowego, i/lub pracy wolontariuszy). Planując budżet należy unikać nadmiernego obciążenia wkładem własnym partnerów z krajów, do których adresowany jest projekt. 10.4. Wkładem własnym nie mogą być wydatki poniesione przez uczestników/beneficjentów projektu. 1 W szczególnych przypadkach dopuszcza się możliwość wydłużenia realizacji projektu odpowiednio do 5 XII 2013 i 5 XII 2014r. 2 W projektach modułowych dotyczy odrębnie każdego roku. 3 W projektach modułowych dotyczy odrębnie każdego roku. Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 4
10.5. Nie można łączyć wolontariatu z wynagrodzeniem trenera, eksperta, autora itp. (to znaczy, że np. trener prowadzący warsztat nie może być jednocześnie pracownikiem i wolontariuszem). 10.6. Wnioskodawca nie może zlecać wykonania projektu (w całości i części w tym poszczególnych działań podmiotom nie ujętym we wniosku jako partnerzy). 10.7. Działania w ramach projektu nie mogą zakładać regrantingu. Mogą natomiast dotyczyć sfinansowania działań lokalnych, których ostateczny kształt zostanie określony np. w wyniku konkursu. 10.8. Koszty ewaluacji projektu są kosztami programowymi. Koszty ewaluacji są kosztem kwalifikowanym programowym, jeśli nie przekraczają 5% wartości projektu. 10.9 Koszty monitoringu wewnętrznego są kosztem administracyjnym. 10.10. Koordynatorzy powinni być związani z działalnością organizacji. Swoją pracę mogą wykonywać na podstawie umowy wolontariackiej lub zatrudnienia na umowę o pracę lub umowę zlecenie. W przypadku niezdolności do pracy lub nieobecności koordynatora przez okres dłuższy niż 7 dni wnioskodawca będzie zobowiązany wskazać osobę zastępującą koordynatora. 10.11. Zatrudnianie koordynatora projektu dodatkowo w innym charakterze w projekcie (np. jako szkoleniowca, tłumacza, autora publikacji) musi być opisane we wniosku lub wymaga odrębnej zgody Fundacji. 10.12. W ramach programu finansowane mogą być wyłącznie koszty niezbędne do zrealizowania projektu. W ramach programu nie będą finansowane: koszty poniesione przed i po terminie określonym w umowie dofinansowania; zakup nieruchomości (grunty, budynki) z wyjątkiem przypadków, w których jest to konieczne dla bezpośredniej realizacji projektu. W takim przypadku prawo własności musi być przekazane beneficjentowi, tj. podmiotowi, który będzie wykorzystywał rezultaty projektu i/lub będzie odpowiedzialny za trwałość jego efektów, niezwłocznie po zakończeniu danego działania. zadłużenie i koszt obsługi zadłużenia, straty związane z wymianą walut; zakup środków trwałych w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2009, Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. (art. 3 ust. 1 pkt. 15 ustawy) na rzecz wnioskodawcy z wyjątkiem projektów w ścieżce duże granty i projekty modułowe w których zakup środków własnych został ujęty w opisie projektu oraz budżecie, nie przekracza 5% dofinansowania, a realizator projektu zobowiąże się wykorzystywać zakupione środki trwałe do kontynuacji działań zainicjowanych w ramach projektu lub działań zbliżonych; koszty leczenia indywidualnych osób bądź pracowników wnioskodawcy; studia wykonalności. 11. Opis działań 11.1. Projekt powinien być podzielony na 2-9 działań (4-18 dla projektów modułowych). Każde działanie powinno mieć tytuł jednoznacznie opisujący działanie (np. 4 szkolenia metodyczne w Łucku dla 4x25 ukraińskich nauczycieli; opracowanie i wydanie publikacji Gospodarka komunalna w praktyce ; wizyta studyjna 5 mołdawskich merów w Ukrainie). Nie należy traktować np. dojazdu na szkolenie czy przygotowania materiałów jako odrębnego działania. 11.2. W opisie działań należy obowiązkowo zawrzeć: Dla publikacji: tytuł, język, zawartość merytoryczną (np. konspekt, spis treści), format, objętość, nakład, autorzy, sposób dystrybucji, sposób publikacji (np. druk/pdf), łączny koszt egzemplarza (wszystkie koszty związane z publikacją bez kosztów administracyjnych/nakład) ew. redaktor, tłumacz. Dla wizyt studyjnych, szkoleń, seminariów: informacja o uczestnikach, sposób rekrutacji uczestników, język komunikacji z uczestnikami, język w jakim będą prowadzone zajęcia i przygotowane materiały (ew. informacja dot. tłumaczenia), informacja o trenerach, ekspertach itp., ramowy program (tematy, metody pracy), liczbę dni/godzin szkolenia, dzienny koszt zakwaterowania i wyżywienia na osobę, średnie łączne wynagrodzenie trenerów, ekspertów itp./ dzień. 11.3. W ramach jednego działania następujące kategorie kosztów powinny w miarę możliwości występować w jednej pozycji budżetu (z wyjątkiem uzasadnionych przypadków np. połowa uczestników z Gruzji, połowa z Białorusi): przejazdy międzynarodowe uczestników (jednostka: osoba lub przejazd grupy lub km np. w przypadku wynajmowania mikrobusu); przejazdy międzynarodowe trenerów/ekspertów itp. (jednostka: osoba lub przejazd lub km w przypadku przejazdu samochodem); indywidualne przejazdy lokalne (jednostka: km lub średnio na osobę); wyżywienie i zakwaterowanie (jednostka: osobodzień); wynagrodzenie trenerów, ekspertów, wykładowców (jednostka: godzina, dzień pracy zespołu trenerów i ekspertów) Rozbicie w/w kosztów można zawrzeć w kolumnie budżetu Pozycja i/lub w opisie projektu. Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 5
12. Współpraca partnerska w planowaniu i realizacji projektu 12.1. W ramach programu nie ma ograniczeń co do liczby partnerów uczestniczących przy realizacji danego projektu. Partnerzy powinni mieć realny udział w planowaniu i realizacji projektu potwierdzony oświadczeniem wnioskodawcy (p. 2.03. formularza). 12.2. W każdym projekcie wymagany jest udział co najmniej jednego lokalnego partnera zagranicznego z krajów objętych Programem (nie może nim być polska placówka dyplomatyczna, oddziały instytucji polskich czy krajów rozwiniętych). 12.3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach partnerem w projekcie może być organizacja niezarejestrowana lub nieformalna grupa osób. 12.4. Zaangażowanie partnerów w projekcie ma charakter niedochodowy - partner projektu nie może czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu. 12.5. Jeżeli wnioskodawca zakłada przekazywanie środków finansowych na poszczególne działania projektowe partnerowi z kraju beneficjenta, musi poinformować o tym we wniosku, a po otrzymaniu informacji o możliwości dofinansowania wnioskodawca zobowiązany jest do zawarcia z tym partnerem pisemnej umowy jednoznacznie określającej zasady i warunki partnerstwa. Umowa może być zawarta wyłącznie z partnerami posiadającymi osobowość prawną i powinna zawierać co najmniej: cel partnerstwa, obowiązki stron projektu, zadania i obowiązki partnera w związku z realizacją projektu, plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego, zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie, zasady podejmowania decyzji w partnerstwie. 12.6. Za realizację projektu odpowiedzialny jest wnioskodawca. Zgodnie z umową na nim spoczywają podstawowe obowiązki wobec Fundacji, takie jak np. realizacja i rozliczenie projektu. 13. Ewaluacja w ramach projektu 13.1. Zalecane jest dokonanie ewaluacji wewnętrznej projektu przez partnerów zaangażowanych w projekt w wybranym przez nich obszarze/obszarach projektu. 13.2. Ewaluacja powinna zostać zaplanowana w momencie składania wniosku i opisana w p. 2.21. 13.3. Ewaluacja projektu może również zostać potraktowana jako odrębne działanie w projekcie i dodatkowo opisana w p. 2.12 formularza i budżecie. 14. Procedura wyboru wniosków 14.1. Ocena i wybór wniosków odbywa się w oparciu o Zasady opiniowania i wyboru wniosków Polskiej Fundacji Międzynarodowej Współpracy na rzecz Rozwoju Wiedzieć Jak. Zasady są uchwalane przez Zarząd Polskiej Fundacji Międzynarodowej Współpracy na rzecz Rozwoju Wiedzieć Jak i uzgadniane z Ministerstwem Spraw Zagranicznych RP. 14.2. Fundacja rejestruje wnioski i informuje wnioskodawców o ich otrzymaniu za pośrednictwem poczty elektronicznej. 14.3. Zarząd Fundacji podejmuje decyzję o wyłączeniu z dalszych prac wniosków nie spełniających warunków formalnych. Lista wniosków wyłączonych z oceny merytorycznej publikowana jest na stronie Fundacji. 14.4. Oceny wniosków zgodnie z kryteriami merytorycznymi dokonuje Komisja Grantowa. 14.5. Komisja ma prawo do zalecenia modyfikacji programu i budżetu projektu. 14.6. Decyzję o przekazaniu środków na realizację zadań na podstawie ocen i rekomendacji Komisji podejmuje Zarząd Fundacji. Decyzja Zarządu jest ostateczna. 14.7. Wyniki konkursu zostaną ogłoszone a umowy o dofinansowanie projektów podpisane z organizacjami wyłonionymi w drodze konkursu pod warunkiem zlecenia Fundacji przez MSZ RP w roku 2013 zadania pozwalającego na sfinansowanie programu. 14.8. Lista rankingowa wniosków poddanych ocenie merytorycznej wraz z punktacją publikowana jest na stronie Fundacji. 14.9. O podjętych decyzjach Fundacja niezwłocznie informuje wnioskodawców za pośrednictwem poczty elektronicznej. 14.10. Na wniosek wnioskodawcy i/lub Sekretarza Komisji, Zarząd Fundacji ze względu na szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest dany projekt (a w szczególności - bezpieczeństwo beneficjentów i realizatorów projektu) może podjąć decyzję o nie zamieszczaniu informacji o projekcie na liście wniosków wyłączonych z oceny merytorycznej oraz liście rankingowej. 14.11. Na wniosek wnioskodawcy Koordynator Programu może przekazać informację o przyznanej liczbie punktów i kluczowych uwagach Komisji do wniosku. Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 6
14.12. Przy ocenie wniosków Fundacja stosuje zasady zapobiegania konfliktowi interesów obowiązujące w MSZ RP. 15. Obsługa finansowo-księgowa dofinansowania 15.1. Obsługa finansowa dofinansowania będzie wymagała: wydzielenia odpowiednich pozycji w księgowym planie kont, przechowywania wszystkich dokumentów finansowych w jednym odrębnym segregatorze, oddzielnie od innych dokumentów finansowych nie związanych z dofinansowaniem, wyodrębnienia rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie do obsługi środków z dofinansowania Programu Wsparcie Demokracji 2013, księgowania wydatków na bieżąco po otrzymaniu dokumentów finansowych. 15.2. Dofinansowanie wypłacane jest zgodnie z indywidualnie uzgodnionymi harmonogramami wypłat. 15.3. Przy realizacji projektu, prowadzeniu księgowości, a także administrowaniu środkami grantobiorca zobowiązany jest przestrzegać przepisów o rachunkowości obowiązujących w Polsce. 16. Obowiązki informacyjne, wykorzystanie współczesnych technologii informacyjnych 16.1. Realizatorzy projektu (grantobiorca i partnerzy) będą zobowiązani do informowania o źródle dofinansowania projektu w materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących projektu oraz umieszczania znaku graficznego programu polskiej współpracy rozwojowej oraz Fundacji na materiałach wykorzystywanych w ramach zadania, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych. 16.2. Realizatorzy projektu powinni wykorzystywać współczesne technologie informacyjne dla osiągnięcia celów projektu (np. rekrutacja uczestników, konsultacje, szkolenia, planowanie, ewaluacja z wykorzystaniem platform umożliwiających pracę grupową, nauczanie na odległość, transmisję wydarzeń na żywo, telekonferencje, media społecznościowe) oraz kontynuowania projektu po zakończeniu finansowania. Dla szkoleń, kursów, seminariów, wizyt studyjnych trwających dłużej niż dwa dni realizator ma obowiązek stworzyć grupę z wykorzystaniem narzędzia do zdalnej pracy grupowej, portalu społecznościowego lub platformy e-learningowej z udziałem min 80% uczestników a także koordynatorów, trenerów i ekspertów występujących w projekcie. 16.3. Realizatorzy projektu będą zobowiązani do informowania o przebiegu i rezultatach projektu m.in. na stronach domowych realizatorów projektu, stronach tematycznie powiązanych z projektem oraz w mediach społecznościowych. Pierwsza informacja o projekcie powinna zostać opublikowana nie później niż 2 tygodnie od podpisania umowy. Informacja po każdym zakończonym wydarzeniu wraz ze zdjęciem powinna być opublikowana na stronie domowej organizacji i partnera nie później w ciągu 10 dni od zakończenia działania. 16.4. W przypadku nie wywiązywania się z obowiązku informowania opisanego w punktach 16.1 i 16.3 Fundacja wezwie pisemnie realizatora projektu uzupełnienia informacji w ciągu 14 dni. W przypadku niezastosowania się do wezwania realizator projektu zapłaci karę umowną w wysokości 1 000 zł. 16.5. W uzasadnionych przypadkach podyktowanych warunkami politycznymi lub bezpieczeństwem beneficjentów lub realizatorów projektów lub warunkami technicznymi możliwe jest uzyskanie zgody na częściowe lub całkowite odstąpienie od powyższych wymogów. 17. Sprawozdawczość i procedury kontrolne 17.1. Grantobiorca będzie zobowiązany do złożenia sprawozdania merytorycznego i finansowego w terminie do 13 grudnia 2013 r. 17.2. Fundacja oraz Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP mają prawo do monitorowania i ewaluacji projektu w trakcie jego trwania, m.in. poprzez obecność przy realizacji poszczególnych działań, dostęp do wideokonferencji, szkoleń on-line, grup społecznościowych stworzonych w ramach projektu. Oba podmioty są również uprawnione do prowadzenia kontroli merytorycznej i finansowej w odniesieniu do realizowanego projektu, m.in. poprzez szczegółową kontrolę w siedzibie grantobiorcy dokumentów finansowych i merytorycznych dotyczących projektu. Załączniki: 1) Formularz CV koordynatora projektu 2) Formularz dwuletniego budżetu projektu modułowego (2013 i 2014) w rozbiciu na działania Wsparcie Demokracji 2013 - Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym s. 7