Wizyty Studyjne dla kadry zarządzającej, decydentów i specjalistów z zakresu edukacji oraz kształcenia i doskonalenia zawodowego Warszawa, 24 stycznia 2014
1. Wymagania formalne związane z podpisaniem umowy, otrzymaniem dofinansowania i rozliczeniem umowy, 2. Przygotowanie merytoryczne do udziału w wizycie studyjnej, 3. Udział w wizycie studyjnej.
WYMAGANIA FORMALNE Przed wizytą należy: zapoznać się ze stroną internetową www.sv.org.pl/ - Informacje dla Beneficjentów, a szczególnie z: zasadami dofinansowania udziału w wizycie studyjnej w roku 2013/2014 poradnikiem dla uczestnika zainstalować przeglądarkę FIREFOX-OnLine FRSE wypełnić ankietę Beneficjenta w Systemie Dokumentów OnLine FRSE podpisać umowę finansową
Przed wyjazdem uczestnik powinien podpisać umowę na dofinansowanie udziału w wizycie studyjnej. Umowa musi zostać podpisana przez obie strony do 2 kwietnia 2014. Przed podpisaniem umowy uczestnik zobowiązany jest wypełnić ankietę i przesłać jej wersję papierową identyczną z wersją online, wydrukowaną i podpisaną we wskazanym miejscu na adres Narodowej Agencji. Na jej podstawie tworzona jest umowa, o której informujemy drogą mailową.
System dokumentów OnLine FRSE Logowanie do systemu dokumentów OnLine FRSE z podaniem adresu e-mail na stronie http://online.frse.org.pl Należy wybrać Wizyty Studyjne-Program Międzysektorowy Służy do składania i odbierania dokumentów od FRSE na potrzeby realizacji projektu, np: - Ankieta Beneficjenta Umowy; - Umowa finansowa (wystawiana przez opiekuna projektu); Ankietę należy wypełnić i przesłać najpóźniej do 6 lutego 2014
System dokumentów OnLine FRSE
Dokumenty niezbędne do wystawienia umowy o dofinansowanie: 1. Ankieta ( wypełniona data i podpis ) identyczna z wersją online 2. Czytelna kopia dowodu osobistego poświadczona przez Państwa za zgodność z oryginałem
W umowie wymieniony jest numer katalogowy wizyty oraz wysokość dofinansowania. Jeżeli uczestnik zmieni grupę w wyniku zdarzeń losowych należy podpisać nową umowę lub aneks do umowy. Okres uprawniony do ponoszenia kosztów jest podany w umowie (Art.2.2). Koszty uprawnione dla osób wyjeżdżających w II semestrze 2013-2014: od 2 stycznia 2014 Wydatki poniesione przed lub/i po terminie określonym w umowie są nieuprawnione.
Po podpisaniu umowy przez obie strony następuje przekazanie I raty w wysokości 80% dofinansowania na konto podane w umowie (jest to konto uczestnika wizyty studyjnej, które wskazał w ankiecie) w ciągu 30 dni od podpisania umowy przez obie strony. Po odbyciu wizyty i przesłaniu do Narodowej Agencji wymaganych dokumentów Beneficjent otrzymuje ratę końcową w wysokości do 20% kwoty zapisanej w umowie.
W przypadku gdy kwota stanowiąca sumę kosztów podróży, zakwaterowania i utrzymania przekroczy przyznaną kwotę dofinansowania - określoną w umowie, uczestnik pokrywa dodatkowe wydatki z innych źródeł.
Wybrane terytoria zamorskie: (wyszczególnione w Przewodniku LLP na 2013 rok) Grenlandia Polinezja Francuska Kajmany Falklandy wyspa Reunion
Krok po kroku: 1. Pismo-> prośba o wypełnienie ankiety wraz z hasłem weryfikacyjnym (instrukcje www.sv.org.pl ) 2.Podpisana ankieta ( identyczna z wersją online ) wraz z kopią dowodu osobistego poświadczoną za zgodność z oryginałem (przesłana na adres NA). 3. Narodowa Agencja wystawia umowę i informuje o dostępie do niej drogą mailową prosząc o podpisanie w odpowiedni sposób 2 egzemplarzy i przesłanie tradycyjną pocztą na adres NA.
Krok po kroku: 4. Po podpisaniu przez FRSE 1 egzemplarz odsyłamy i wypłacona zostaje 1 rata (80 % dofinansowania zawartego w umowie) 5. Po wizycie studyjnej (do 30 dni ) wypełnić należy raport indywidualny w systemie OnLine FRSE. Następnie podpisany wraz kopią certyfikatu (poświadczoną za zgodność z oryginałem) i raportem grupowym przesłać na adres NA tradycyjną pocztą. 6. Rozliczenie. Pismo końcowe. (ewentualnie prośba o oryginały dokumentów w razie wylosowania do kontroli)
PRZED WIZYTĄ: -organizator wizyty studyjnej oraz wszyscy uczestnicy otrzymują z CEDEFOP dostęp do bazy OLIVE, gdzie znajdują się dane kontaktowe. - organizator jest zobowiązany przesłać każdemu uczestnikowi swojej grupy program wizyty oraz informacje o rekomendowanym hotelu nie później 4 tygodnie przed rozpoczęciem wizyty, - uczestnik wizyty powinien skontaktować się z organizatorem i potwierdzić swój udział w wizycie (adres podany w Katalogu wizyt studyjnych na rok 2013/2014 ).
PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY : - przeczytać dokumenty dotyczące programu Uczenie się przez całę życie, w tym programu Wizyty Studyjne zamieszczone na stronie www.sv.org.pl Dokumenty 2013 - zapoznać się z informacjami na stronie internetowej CEDEFOP - przeczytać The participant s companion - nawiązać kontakt z innymi uczestnikami grupy - przygotować prezentację zgodnie ze wskazówkami organizatora - przygotować materiały informacyjne o swojej instytucji, regionie, Polsce, itp. - poćwiczyć komunikowanie się w języku obcym W przypadku rezygnacji należy niezwłocznie powiadomić Narodową Agencję!
PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY : zaktualizować swoją wiedzę na temat systemu edukacji obowiązującego w Polsce poszerzyć wiedzę na tematy związane z wizytą studyjną: strona internetowa ministerstw: www.men.gov.pl, www.nauka.gov.pl strona internetowa CEDEFOP http://studyvisits.cedefop.europa.eu/ strona internetowa Eurydice: http://eurydice.org.pl/ współtworzyć program wizyty studyjnej zgłaszać swoje oczekiwania i zagadnienia do dyskusji
PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY : - zarezerwować hotel w porozumieniu z organizatorem - zaplanować podróż Podróż powinna rozpocząć się 1 dzień przed i zakończyć 1 dzień po wizycie studyjnej terminy związane z wizytą ( działaniem ) są zapisane w umowie o dofinansowanie - ewentualnie wykupić dodatkowe ubezpieczenie - informal meeting w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wizyty studyjnej
W TRAKCIE WIZYTY STUDYJNEJ NALEŻY: - aktywnie uczestniczyć we wszystkich zajęciach merytorycznych proponowanych przez organizatora dzień roboczy składa się z zajęć przedpołudniowych i popołudniowych program kulturalny i zwiedzanie zabytków nie są częścią programu wizyty - przygotować raport grupowy wraz z innymi uczestnikami grupy - wykorzystać udział w wizycie do nawiązania nowych kontaktów zawodowych przydatnych do realizacji kolejnych projektów.
PO WIZYCIE STUDYJNEJ NALEŻY: - poinformować kolegów i przełożonych o rezultatach wizyty - rozpowszechnić informacje o wizycie - podjąć próbę poinformowania decydentów o ciekawych rozwiązaniach i przykładach dobrych praktyk - utrzymywać kontakt z uczestnikami wizyty/wykorzystać kontakty np. do przygotowania kolejnych projektów - wprowadzić ciekawe rozwiązania do swojej codziennej pracy zawodowej.
Kontakt: Wizyty Studyjne: Anna Dębska, koordynator adebska@frse.org.pl Tel. 22 46 31 288 Marcin Żółcik mzolcik@frse.org.pl Tel. 22 46 31 306 Dział finansowy: Katarzyna Markowska kmarkowska@frse.org.pl Tel. 22 46 31 146 www.sv.org.pl www.frse.org.pl