Radom, dnia 02.02.2018r. ZRP.260.1.1.2018 ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie usług stomatologiczno-protetycznych. Tryb postępowania zgodny z procedurą przewidzianą Regulaminem udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 EURO wprowadzonym Zarządzeniem nr 34/2014 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 16.04.2014 roku z pożń zm. I. ZAMAWIAJĄCY: Gmina Miasta Radomia Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu jednostka budżetowa, 26-600 Radom, ul. Bolesława Limanowskiego 134, tel. (48) 360 84 88, faks (48) 360 84 88 Szanowni Państwo, zwracamy się z prośbą o przedstawienie przez Państwa ofert na świadczenie usług stomatologiczno-protetycznych na rzecz uczestników projektu pt. Czas na aktywność!. II. SZCZEGÓŁÓWE INFORMACJE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA 1. Opis Przedmiotu Zamówienia - Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Szczegółowy opis realizacji przedmiotowego zamówienia: 1. Realizacja usługi Wykonawca zobowiązany jest do realizacji usługi przy użyciu odpowiedniego potencjału technicznego, tj. powinien dysponować minimum jednym lokalem (gabinetem stomatologicznym), mieszczącym się w granicach administracyjnych miasta Radomia, dostosowanym do realizacji usług stomatologiczno-protetycznych, wyposażonym w sprzęt, aparaturę, narzędzia oraz materiały niezbędne do realizacji przedmiotowej usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami. Gabinet lekarski musi spełniać wymogi związane z higieną, określone w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 26 czerwca 2012 roku w sprawie szczegółowych wymagań jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą (Dz.U z 2012 roku poz. 739) oraz kryteria stawiane przez właściwą stację sanitarno-epidemiologiczną. Wszystkie lokale z których będą korzystać uczestnicy muszą spełniać wymogi wynikające z przepisów bhp, sanitarnych i p.poż. Ponadto obiekt, w którym będą znajdować się w/w lokale, winien spełniać wymogi bhp, sanitarne i ppoż oraz zapewniać bezpłatny dostęp do toalet wyposażonych w niezbędne środki higieniczne, tj. co najmniej papier toaletowy, mydło i ręczniki papierowe lub suszarkę do rąk. Miejsca, w których realizowane będą przedmiotowe usługi powinny być odpowiednio oznaczone logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, 1
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji na zasadach i w formie wskazanej przez Zamawiającego w postaci: 1) Dziennika realizacji, zawierającego w szczególności: - wykaz uczestników z danymi osobowymi (imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL), - harmonogram realizacji usług, - indywidualne karty zrealizowanych usług, - kosztorysy ogólne wykonania usług indywidualne dla każdego uczestnika, - rejestr potwierdzeń odbioru przez uczestników zaświadczeń/innych dokumentów, potwierdzających realizację usług, - oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przekazanie Zamawiającemu informacji dotyczących rodzaju i ilości zrealizowanych usług stomatologicznoprotetycznych. 2) Ankiety oceniające jakość zrealizowanych usług, według wzoru określonego przez Zamawiającego, 3) Zaświadczeń/innych dokumentów potwierdzających realizację usług. 2. Harmonogram realizacji usługi Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym, zobowiązany jest do opracowania i przekazania w wersji elektronicznej w formacie doc. harmonogramu realizacji usługi w terminie do 2 dni po dniu podpisania umowy, nie później jednak niż na 2 dni przed rozpoczęciem realizacji usługi. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia harmonogramu również w wersji papierowej opatrzonej podpisem Wykonawcy, który będzie aktualizowany zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami uczestników projektu. Harmonogram powinien zostać skorelowany tak, aby zapewnić sprawną i płynną organizację realizacji usługi. Usługi stomatologiczno-protetyczne powinny odbywać się od poniedziałku do piątku a w szczególnych przypadkach również w soboty, w godzinach od 8 00 do 20 00, przy czym godzina 20 00 oznacza zakończenie usług w danym dniu. Wszelkie zmiany harmonogramu na etapie realizacji usługi powinny być dokonywane na bieżąco i w porozumieniu z Zamawiającym. 3. Współpraca osoby do bieżących kontaktów Osobą do kontaktów z Zamawiającym jest Koordynator Projektu. Koordynator uprawniony jest do uzgadniania form i metod pracy, udzielania niezbędnych informacji oraz podejmowania innych niezbędnych działań wynikających z umowy, koniecznych do prawidłowego jej wykonania, jak również prowadzenia nadzoru merytorycznego oraz dokonywania kontroli w zakresie realizowania przedmiotu umowy w imieniu Zamawiającego. 2
Wykonawca zobowiązany jest informować Koordynatora Projektu o nieobecnościach uczestników oraz wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z realizacją umowy drogą elektroniczną na adres wskazany w umowie lub telefonicznie pod nr telefonu wskazanym w umowie do godziny 15 00 dnia następnego. Zmiana osoby do kontaktów będzie odbywała się poprzez pisemne zgłoszenie drugiej stronie. 4. Rozliczenie realizacji zadań Po zakończeniu realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest do: 1) wydania każdemu uczestnikowi jednego egzemplarza zaświadczenia potwierdzającego realizacje usług stomatologiczno-protetycznych oraz przekazania ich kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem do Zamawiającego. 2) przedłożenia Dziennika realizacji, zawierającego w szczególności: - wykaz uczestników z danymi osobowymi (imię i nazwisko, adres zamieszkania, PE SEL), - harmonogram realizacji usług, - indywidualne karty zrealizowanych usług, - kosztorysy ogólne wykonania usług indywidualne dla każdego uczestnika, - rejestr potwierdzeń odbioru przez uczestników zaświadczeń/innych dokumentów, potwierdzających realizację usług, - oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przekazanie Zamawiającemu informacji dotyczących rodzaju i ilości zrealizowanych usług stomatologicznoprotetycznych. 3) przedłożenia Ankiet oceniających jakość zrealizowanych usług, według wzoru określonego przez Zamawiającego. Koordynator Projektu dokona analizy dokumentów w terminie 2 dni roboczych od dnia ich przedłożenia. W przypadku konieczności skorygowania dokumentów Koordynator Projektu wskaże zakres korekty i wyznaczy termin przedłożenia skorygowanych dokumentów. Uzyskanie akceptacji Koordynatora Projektu w zakresie poprawności złożonych dokumentów jest warunkiem koniecznym do możliwości przedłożenia faktury/rachunku za zrealizowaną usługę. Wykonawca przedłoży fakturę/rachunek za realizację usługi w terminie 2 dni roboczych po uzyskaniu akceptacji przedłożonych dokumentów, o których mowa w punkcie II.2. Realizacja przedmiotu zamówienia potwierdzona będzie protokołem odbioru usługi, sporządzonym po zakończeniu realizacji całego przedmiotu zamówienia. 5. Pozostałe Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany osób skierowanych na przegląd stomatologiczny do czasu jego rozpoczęcia oraz w czasie jego trwania, jeżeli będzie możliwa i celowa realizacja usługi. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie przez Zamawiającego w trybie dostępu do informacji publicznej osobom trzecim wszelkich informacji dotyczących zawarcia 3
niniejszej umowy oraz jej treści, w tym również poprzez udostępnienie niniejszej umowy. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego, w tym zgodnie z postanowieniami umowy stanowiącej Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego (wzór umowy wraz z załącznikami). III. WYKONAWCA OBOWIĄZANY JEST SPEŁNIAĆ NASTĘPUJĄCE WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1. w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest zdolny do realizacji przedmiotu zamówienia przy użyciu osób posiadających odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie gwarantujące wykonanie zamówienia z należytą starannością według standardów i norm w tym zakresie stosowanych, tj. przez minimum jedną osobę lekarza stomatologa posiadającą: a. pełne prawo do wykonywania zawodu, b. minimum dwuletnie doświadczenie zawodowe. Na potwierdzenie Wykonawca załączy do oferty wykaz osób Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego, Wykonawca zobowiązany jest do osobistego wykonywania przedmiotu zamówienia lub przez zatrudnionych pracowników wskazanych do wykonania usługi. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowego zamówienia przez okres 2 miesiące od dnia zawarcia umowy. V. DO OFERTY NALEŻY ZAŁĄCZYĆ: 1. Formularz oferty Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego z podpisem i pieczęcią osób uprawnionych, 2. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia oraz informacja o podstawie do dysponowania tymi osobami Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego, 3. Podpisane przez kandydata oświadczenie wykazane w załączniku Nr 4 do zapytania ofertowego, 4. Pełnomocnictwo osoby lub osób podpisujących ofertę, jeżeli wynika to bezpośrednio ze złożonych dokumentów. VI. DANE O CHARAKTERZE INFORMACYJNYM: 1. Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedłożenia dokumentów, które w ocenie Zamawiającego są niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania lub wykonania zamówienia w szczególności, które potwierdzają spełnianie przez oferowane dostawy lub usługi wymogów Zamawiającego. 4
2. Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy, zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. 3. Wszystkie dokumenty i oświadczenia żądane przez Zamawiającego należy złożyć w formie pisemnej (oryginału) lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, z zachowaniem sposobu reprezentacji. Umocowanie (w szczególności pełnomocnictwo) do podpisania oferty, w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby do tego upoważnione (osobę udzielającą pełnomocnictwa bądź notariusza), powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych załączonych przez Wykonawcę dokumentów. 4. Zamawiający poprawi w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z warunkami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. 5. Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia o treści wskazanej załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający może wezwać do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo Zamawiający pozostawi postępowanie bez rozstrzygnięcia lub postępowanie będzie unieważnione przez Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie co nie może być podstawą żadnych roszczeń Wykonawcy względem Zamawiającego. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim, trwałą techniką pisarską, pismem czytelnym, na formularzu zgodnym z treścią formularza oferty (załącznik nr 2) przekazanego w materiałach oraz musi zawierać wszelkie niezbędne załączniki. VII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA PROPOZYCJI CENOWEJ Oferty należy składać w formie pisemnej wg. Załącznika Nr 2 wraz z dodatkowymi dokumentami do dnia 14.02.2018r. do godziny 15:00 w kopercie opatrzonej napisem: Usługi stomatologiczno-protetyczne dla uczestników projektu Czas na aktywność! Oferta. Nie otwierać przed dniem 14.02.2018r. do godz. 15.00 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Limanowskiego 134, 26-600 Radom, w pokoju nr 003 (Kancelaria) w godzinach pracy Ośrodka tj. od godz. 7.30 do 15.30. W przypadku ofert przesyłanych pocztą należy uwzględnić czas dojścia przesyłki pocztowej w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. Ceny podane w ofercie powinny być wyrażone w walucie polskiej (PLN) cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5
Oferta Wykonawcy winna być czytelna i napisana w języku polskim. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane w niniejszym postępowaniu. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania którejkolwiek oferty. VIII. SPOSÓB OBLICZENIA CENY Cenę ofertową stanowi łączna wartość brutto (wraz z podatkiem VAT), jaką Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy w przypadku wykonania przedmiotu zamówienia. Ofertowa cena zamówienia musi zostać podana w walucie polskiej (PLN) cyfrowo i słownie. Opis obliczenia ceny ofertowej. Cena ofertowa winna uwzględniać wszystkie elementy związane z realizacją zamówienia a także podatek VAT. Przedstawiona przez Wykonawcę w ofercie cena brutto będzie obowiązywała przez cały okres realizacji zamówienia. Wartość brutto stanowiąca cenę oferty musi być podana liczbą i słownie, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy z dn. 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późń. zm.): Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za właściwe określenie stawki podatku od towarów i usług VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dla porównania złożonych ofert Zamawiający zastosuje wzór przedstawiony w rozdz.x. Wykonawca nie może żądać podwyższenia ceny zamówienia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów związanych z wykonaniem całości zamówienia. IX. WALUTA W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia, którego dotyczy niniejsze zapytanie ofertowe, dokonywane będą w złotych polskich PLN. X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, PODANIE ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert: 1) Do oceny w oparciu o wymienione w ppkt. 2 kryterium dopuszczone zostaną oferty spełniające wymagania Zamawiającego określone niniejszym zapytaniem. 2) Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium: 6
a) Kryterium najniższa cena 100% Dla porównania złożonych ofert liczba punktów za kryterium ceny przyznawana będzie według następującego wzoru: gdzie: Cmin C = --------------- x 100 pkt, Cx C liczba punktów za kryterium najniższa cena (max 100 pkt), C min najniższa cena ofertowa zamówienia spośród ofert poddanych ocenie, C x cena ofertowa zamówienia wynikająca z oferty badanej. Obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. Opis sposobu punktacji ofert: W wyliczeniu punktacji będą miały zastosowanie zaokrąglenia arytmetyczne do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każda oferta otrzyma liczbę punktów określoną w sposób opisany szczegółowo w rozdz. X pkt 1 (kryteria oceny ofert). Uzyskane łącznie punkty za kryteria oceny stanowić będą końcową ocenę danej oferty. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów. XI. CENA OFERTOWA - stanowi łączna wartość brutto (wraz z podatkiem VAT) za realizację całego przedmiotu zamówienia, wyliczona przez Wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Cena ofertowa jest ceną ryczałtową (wynagrodzeniem ryczałtowym) w pojęciu ustawy Kodeks Cywilny. Cena musi być podana w walucie polskiej (PLN), cyfrowo i słownie. Cena ofertowa ustalona wg w/w zasad stanowić będzie wartość ryczałtową niepodlegającą zmianom. XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawcy związani będą ofertą przez okres 30 dni licząc od ostatecznego terminu składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Wykonawcy nie przysługują żadne środki ochrony prawnej od decyzji Zamawiającego. XIII. ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE : a) prawo do rezygnacji z 60 % przedmiotu zamówienia ( tj. 60 % ilości osób wskazanych do udziału w usługach stomatologiczno-protetycznych). b) prawo do pozostawienia postępowania bez rozstrzygnięcia w każdym czasie - co nie może być podstawą żadnych roszczeń Wykonawcy względem Zamawiającego. 7
Zamawiający nie przewiduje zwrotu jakichkolwiek kosztów udziału w niniejszym postępowaniu. XIV. NFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymogom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert, z zastrzeżeniem pkt. 2. 2. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania którejkolwiek oferty. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia we wskazanym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. XV. INFORMACJA O ZAKRESIE STOSOWANIA W SPOSÓB POMOCNICZY PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W sytuacjach nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym i w przypadku gdy Zamawiający uzna, iż jest to konieczne dla przeprowadzenia niniejszego postępowania Zamawiający może zastosować odpowiednio przepisy Prawa Zamówień Publicznych. XVI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI W zakresie przedmiotu zamówienia: Marzanna Dykyj Biuro Projektu Czas na aktywność! ; tel. 48/360 94 87 wew. 125, Radom, ul. Grabowa 17 p. 103 e-mail: marzanna.dykyj@mops.radom.pl, XVII. ZAŁĄCZNIKI: 1. Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 2 - Formularz oferty Załącznik Nr 3 Wykaz osób Załącznik Nr 4 Oświadczenie Załącznik Nr 5 Wzór umowy wraz z załącznikami. DYREKTOR mgr Marcin Gierczak 8