1 Copyright by M. Halicki oraz K. Sowińska, Warszawa, 13.02.2012 r. SIWZ a usługi PR Zlecanie usług PR w sektorze publicznym odbywa się w oparciu o Ustawę Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z późniejszymi zmianami. Podmioty korzystające z usług PR w sektorze publicznym to głównie Ministerstwa, Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Miast i Gmin oraz agendy rządowe. Na chwilę obecną trudno oszacować wartość rynku zamówień publicznych na usługi PR. Natomiast warto w tym miejscu przytoczyć kilka statystyk ogólnych, ponieważ tendencje generalne mają swoje odzwierciedlenie w zamówieniach na usługi PR. Wartość zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane w 2009 r. na Jednolitym Rynku Europejskim wyniosła ponad 1500 mld euro 16% Produktu Krajowego Brutto (PKB) Unii Europejskiej. Wskazuje to ogromne znaczenie zamówień publicznych w odniesieniu do gospodarek państw członkowskich, waha się w przedziale od 11 do 20% PKB 1. Poniżej kilka istotnych statystyk dotyczących rynku zamówień publicznych w Polsce: 1. Ponad 68,28% zamówień udzielono w trybie przetargu nieograniczonego. Tryb zamówienia z wolnej ręki zastosowano w 25,98% postępowań, a w trybie zapytania o cenę udzielono 4,27% zamówień. Tryb negocjacji bez ogłoszenia zastosowano w 0,39% postępowań; przetarg ograniczony w 0,79%, negocjacje z ogłoszeniem w 0,11%, licytacje elektroniczne w 0,16% a dialog konkurencyjny w 0,02% przypadków. 2. Przeciętny czas trwania postępowania o wartości zamówienia poniżej progów unijnych wyniósł 37 dni, natomiast powyżej progów unijnych 98 dni. 3. W 95,7% udzielonych zamówień o wartościach poniżej progów unijnych, zamawiający dokonywali wyboru oferty najtańszej. 4. W 90% wszczętych postępowań o wartościach poniżej progów UE cena była jedynym kryterium wyboru oferty. 1 K. Gawlik, B. Kwiecień, Nowe podejście do zamówień publicznych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa, 2010 r. s. 7
2 Copyright by M. Halicki oraz K. Sowińska, Warszawa, 13.02.2012 r. 5. W zamówieniach o wartości poniżej progów unijnych, średnia liczba ofert składanych podczas jednego postępowania wyniosła 2,77. W przypadku zamówień o wartościach powyżej progów unijnych, średnia ta wyniosła 2,55 2. Oczywiście na wartości wskazane powyżej wpływ mają zamówienia na dostawy i roboty budowlane, ale z poczynionych obserwacji na przestrzeni ostatnich 3 lat można wskazać, że w przypadku zamówień na usługi, w tym usługi PR, obserwujemy podobne tendencje. Wyżej wymienione statystki obrazują ponadto słabe punkty rynku zamówień publicznych. Do najpoważniejszych problemów rynku usług promocyjnych w tym usług PR, możemy zaliczyć: 1. Stosowanie przez zamawiających jako jedynego kryterium oceny oferty 100% cena. 2. Nieprecyzyjne oraz niezgodne z Kodeksem etyki PR opisy zamawianych usług PR. 3. Przedłużające się procedury. Kluczem do optymalnej współpracy zamawiających i wykonawców wydaje się dobranie odpowiedniego trybu wyboru agencji. Jednak, aby tego dokonać zamawiający powinien na początku zadać sobie co najmniej dwa podstawowe pytania: jaka jest moja wiedza na temat przedmiotu zamówienia? A konkretnie czy wiem jakich narzędzi użyć, jak zbudować strategię działania, czy znam jedynie cel, a już niekoniecznie wiem jak go osiągnąć oraz drugie pytanie ile środków mogę przeznaczyć na realizację tej usługi? Odpowiedzi na te dwa pytania warunkują procedury wyboru agencji PR. Zacznijmy od drugiego pytania. Kwota jaką zamierza przeznaczyć na realizację usług zamawiający uzależnia bowiem w tym przypadku tryb wyboru wykonawcy. Ustawa przewiduje bowiem, sytuację kiedy zamawiający posiada mniej niż 14 000 tys. euro na realizację zamówienia, a jego przedmiotem są jedynie usługi PR, zwolnienie z jej korzystania na podstawie art. 4 pkt. 8. Ponadto Ustawa PZP gwarantuje zamawiającym następujące tryby zamawiania usług: 1. Przetarg nieograniczony. To tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy (spełniający określone warunki dostępu np. odpowiednie doświadczenie). 2 Zob. Sprawozdanie z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2009 roku, Urząd zamówień publicznych, Warszawa, kwiecień 2010 r.
3 Copyright by M. Halicki oraz K. Sowińska, Warszawa, 13.02.2012 r. 2. Przetarg ograniczony. To tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert. 3. Negocjacje z ogłoszeniem. To tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postepowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: a. w postepowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; b. w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter usług lub związane z nimi ryzyko uniemożliwią wcześniejsze dokonanie ich wyceny; c. nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego; d. wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. 4. Dialog konkurencyjny. To tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie dialogu konkurencyjnego, jeżeli zachodzą łącznie następujące okoliczności: a. nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, ponieważ ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia nie można opisać przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 i 31 ustawy PZP lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia; b. cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.
4 Copyright by M. Halicki oraz K. Sowińska, Warszawa, 13.02.2012 r. Zamawiający prowadzi dialog do momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez wykonawców, jeżeli jest to konieczne, rozwiązanie lub rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby. Następnie Zamawiający zaprasza wykonawców biorących udział w dialogu do złożenie oferty. Wraz z zaproszeniem zamawiający przekazuje wykonawcom specyfikacje istotnych warunków zamówienia, opracowaną na podstawie rozwiązań przedstawionych podczas dialogu. 5. Negocjacje bez ogłoszenia. To tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: a. w postepowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postepowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; b. został przeprowadzony konkurs, o którym mowa w art. 110 ustawy PZP, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych; c. ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikająca z przyczyn lezących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. 4. Konkurs. Jest tryb nazwany w ustawie przyrzeczeniem publicznym, w którym przez publiczne ogłoszenie zamawiający przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do wybranej przez sąd konkursowy pracy konkursowej. Nagrodami w konkursie mogą być: a. nagroda pienieżną lub rzeczowa; b. zaproszenie do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych lub
5 Copyright by M. Halicki oraz K. Sowińska, Warszawa, 13.02.2012 r. c. zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej. Dotychczasowe praktyki na rynku pokazują, że pomimo możliwości jakie daje ustawa, polscy zamawiający rzadko korzystają z innych trybów niż przetarg nieograniczony. Przekłada się to niejednokrotnie na jakość otrzymywanych usług. Specyfika usług PR jest bowiem na tyle złożona, że w trybie który wymaga dokładnego opisu przedmiotu zamówienia oraz sformułowania obiektywnych kryteriów oceny ofert, mogą zdarzyć się nieścisłości, które powodują otrzymanie przez zamawiających ofert niezgodnych z ich oczekiwaniami. Innymi słowy klient publiczny musi dokładnie wiedzieć czego potrzebuje, aby zrealizować swój pomysł i zapisać go na tyle szczegółowo, aby przyszły wykonawca zrozumiał jaką usługę ma dostarczyć. Dlatego polecanym trybem zamawiania tak złożonych usług, jakimi są niewątpliwie usługi PR, są tryby umożliwiające dialog z zamawiającym. Są nimi np. dialog konkurencyjny, czy negocjacje z ogłoszeniem. Tryby te pozwalają ponadto zamawiającym stosowanie innych poza cenowych kryteriów oceny ofert. Natomiast trzeba być świadomym, że tryby te są czasochłonne oraz nie zwalniają zupełnie zamawiających z konieczności znajomości przedmiotu zamówienia.