Strona1 Zarządzenie nr 50 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 kwietnia 2014 r. w sprawie realizacji Projektu International research network for study and development of new tools and methods for advanced pedagogical science in the field of ICT instruments, e-learning and intercultural competences (IRNet) realizowanego w ramach 7. Programu Ramowego (Działanie Marie Curie: Międzynarodowa Wymiana Pracowników Naukowych). Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr PIRSES-GA-2013-612536 zawartą pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Koordynatorem Projektu, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz zarządzeniem nr 47/2008 z dnia 28 lipca 2008 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze środków określonych w art. 98 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam, co następuje: I. Postanowienia ogólne 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach Projektu International research network for study and development of new tools and methods for advanced pedagogical science in the field of ICT instruments, e-learning and intercultural competences (IRNet), zwanego dalej Projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach oraz następujące instytucje: 1) Beneficjentów Projektu: a) Universiteit Twente, Holandia, b) Universidad de Extremadura, Hiszpania, c) Constantine the Philosopher University in Nitra, Słowacja, d) Fundação Minerva-Cultura-Ensino e Investigação Científica, Portugalia, e) Ostravská univerzita v Ostravě, Czechy; 2) Partnerów Projektu: a) Curtin University of Technology, Australia, b) Borys Grinchenko Kyiv University, Ukraina,
Strona2 c) Dniprodzerzhinsk State Technical University, Ukraina, d) State Higher Professional Education Institution Herzen State Pedagogical University of Russia, Rosja. 3. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr PIRSES-GA-2013-612536 wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych działającą na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską a Koordynatorem Projektu, do której przystąpili wskazani w ust. 2 Beneficjenci Projektu, zwana w dalszej części zarządzenia Umową. 4. Przez Beneficjentów Projektu rozumie się instytucje z krajów Unii Europejskiej (Holandia, Hiszpania, Słowacja, Portugalia, Czechy), które podpisują Umowę z Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych. 5. Przez Partnerów Projektu rozumie się instytucje z krajów trzecich (Ukraina, Rosja), które nie podpisują Umowy z Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych. 6. Dokumentem regulującym szczegółowo współpracę pomiędzy Partnerami a Beneficjentami Projektu jest Umowa Partnerska (Partnership Agreement). 7. Zgodnie z Umową Projekt realizowany jest przez 48 miesięcy: od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2017 r. II. Szczególne postanowienia finansowe 2 1. Wkładem finansowym UE na rzecz Partnerów Projektu dysponują Beneficjenci Projektu. Płatności dla naukowców przyjeżdżających z organizacji partnerskich, które kwalifikują się do finansowania przez UE (Ukraina, Rosja) stanowią zadanie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach zaangażowanego w wymianę jako organizacja goszcząca. 2. Zgodnie z postanowieniami Umowy Partnerskiej kwota 4% ogólnego wkładu finansowego UE stanowi koszty zarządzania i pozostaje do wyłącznej dyspozycji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach jako Koordynatora Projektu z przeznaczeniem na cele prac związanych z koordynacją Projektu. Koszty zarządzania są naliczane od rzeczywistego wkładu UE, wyliczonego zgodnie z faktyczną ilością zrealizowanych osobomiesięcy wyjazdu każdego naukowca uczestniczącego w Projekcie. III. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 3 1) Umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr PIRSES-GA-2013-612536; 2) Umową Partnerską (Partnership Agreement); 3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem
Strona3 IV. środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 5) przepisami niniejszego zarządzenia. Zarządzanie Projektem 4 1. Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum, podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa Umowa Partnerska, zawarta pomiędzy Beneficjentami i Partnerami Projektu. 2. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach jest Wydział Etnologii i Nauk o Edukacji. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu, w tym zapewnienia wkładu własnego do Projektu. 3. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach powołuje się na okres od dnia od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia zakończenia Projektu dla potrzeb zarządzania i realizacji Projektu: 1) Zespół Wykonawczy; 2) Zespół Nadzorujący. 5 Zespół Wykonawczy Projektu W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) Zespół wspierający Kierownika Projektu; 3) Koordynator ds. wymiany osobowej; 4) Koordynator ds. organizacji imprez; 5) Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt. 6 Kierownik Projektu Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności: 1) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi 7. Programu Ramowego; 2) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości oraz terminowości realizacji zadań wykonywanych w ramach Projektu; 3) wraz z odpowiednimi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu; 4) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu; 5) wnioskowanie o zatrudnienie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie,
Strona4 przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych oraz ewidencjonowanie kart czasu pracy; 6) parafowanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu; 7) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.); 8) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, 9) dbałość o terminowe złożenie sprawozdań z realizacji Projektu, przygotowywanie części opisowej sprawozdań; 10) dbałość o terminowe uzupełnianie informacji w systemie projektowym Komisji Europejskiej SESAM; 11) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu; 12) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu; 13) współpraca z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt; 14) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji Projektu, niezwłoczne informowanie na piśmie (w tym e-mail) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy Kierownik Projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu. 7 Zespół wspierający Kierownika Projektu Zespół wspierający Kierownika Projektu wspomaga Kierownika Projektu w zakresie zarządzania konsorcjum projektowym oraz projektem przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. 8 Koordynator ds. wymiany osobowej Do zadań Koordynatora ds. wymiany osobowej należy wykonywanie lub nadzorowanie czynności organizacyjnych niezbędnych do realizacji wymiany osobowej w ramach Projektu przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. 9 Koordynator ds. organizacji imprez Do zadań Koordynatora ds. organizacji imprez należy wykonywanie lub nadzorowanie czynności organizacyjnych w zakresie organizacji imprez projektowych (konferencje, warsztaty) przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.
Strona5 10 Zespół Nadzorujący 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji. 2. Do zadań Zespołu Nadzorującego należy: 1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu; 2) współpraca z kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 11 1. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.) oraz zarządzeniem nr 47/2008 z dnia 28 lipca 2008 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze środków określonych w art. 98 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym. 2. Suma wynagrodzeń w ramach Projektu nie może przekroczyć kwoty dostępnej w zakresie kategorii kosztów zarządzania i musi być zgodna z przepisami prawa, z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach 7. Programu Ramowego oraz zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie. 3. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga potwierdzenia środków przez osobę upoważnioną. VI. Zasady realizacji dostaw i usług 12 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach.
Strona6 2. Każdy wniosek o usługę/zakup musi być przygotowany zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego i zawierać niezbędne, przyporządkowane numery oraz opis przedmiotu zakupu/usługi. Wniosek musi być podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja z budżetem Projektu zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 13 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie w okresie 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. VIII. Ochrona danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów określonych jako poufne 14 Przetwarzanie danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów określonych jako poufne w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie i zapisami Umowy. IX. Zakaz zbycia aktywów trwałych 15 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają spisom inwentaryzacyjnym z natury zgodnie z przepisami.
Strona7 X. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od dnia od 1 stycznia 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś