POLSKO-ROSYJSKA WYMIANA MŁODZIEŻY

POLSKO-ROSYJSKA WYMIANA MŁODZIEŻY Polsko-Rosyjska Wymiana Młodzieży 2012 PRZEWODNIK I. ZASADY OGÓLNE Cel wymiany Deficyt kontaktów między polską i rosyjską młodzieżą prowadzi do utrwalania się wzajemnych stereotypów oraz przekłada się na bardzo słabą znajomość współczesnej Polski i Rosji, historii obu państw, kultury i dziedzictwa obu narodów. Doświadczenia stosunków polsko-niemieckich i rosyjsko-niemieckich wskazują, że wymiana młodzieży jest niezwykle skutecznym instrumentem przeciwdziałania uprzedzeniom obciążającym stosunki między sąsiadującymi narodami. Korzystając z tych doświadczeń będzie inicjować, wspierać i finansować programy wymiany młodzieży, których integralną częścią będą elementy edukacyjne, przybliżające wiedzę o współczesnej Polsce i Rosji oraz pogłębiające wiedzę o historii i kulturze obu narodów. Podstawy prawne Podstawę prawną działań związanych ze wspieraniem wymiany młodzieży przez Centrum Polsko- Rosyjskiego Dialogu i Porozumienia (zwanego dalej Centrum) stanowią: Ustawa z dnia 25 marca 2011 r. o ; Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 10 października 2011 r. w sprawie udzielania przez dofinansowania przedsięwzięć podejmowanych na rzecz dialogu i porozumienia w stosunkach polskorosyjskich; Regulamin konkursu na dofinansowanie przedsięwzięć podejmowanych na rzecz dialogu i porozumienia w stosunkach polsko-rosyjskich Polsko-Rosyjska Wymiana Młodzieży 2012. Wszystkich zainteresowanych naszym wsparciem prosimy o zapoznanie się z tymi aktami. Centrum współfinansuje przedsięwzięcia wyłonione każdorazowo na zasadach otwartego konkursu. Ich rodzaj i tematyka muszą odpowiadać celom ustawowym Centrum oraz szczegółowym wytycznym obowiązującym w danym roku kalendarzowym. Liczba dofinansowywanych przedsięwzięć jest uzależniona od wysokości środków finansowych z dotacji budżetowej, jakimi dysponuje Centrum, oraz spodziewanych w danym okresie przychodów. 1

Spotkanie Centrum dotuje tylko projekty, które przewidują interakcję i aktywny udział w projekcie wszystkich uczestników. Jeden projekt polega na zorganizowaniu dwóch wizyt: grupy młodzieży polskiej w Rosji oraz grupy młodzieży rosyjskiej w Polsce. Scenariusz przedsięwzięcia powinien zawierać rozpisane role dla wszystkich uczestników. Podmioty wnioskujące o nasze dofinansowanie muszą nawiązać kontakt z partnerem rosyjskim i ustalić z nim warunki i program przedsięwzięcia. Efekt Przedsięwzięcie powinno mieć jasno określony temat, scenariusz i cel. Poza podsumowaniem przedsięwzięcia w formie sprawozdania przekazywanego Centrum wnioskodawca powinien udokumentować przebieg i rezultat projektu w wybrany przez siebie i określony w planie sposób umożliwiający rozpowszechnienie (na przykład artykuł, wystawa, profil w serwisie społecznościowym, strona internetowa, dokumentacja fotograficzna czy filmowa). Wkład własny Dotacje przyznajemy wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z realizacją danego projektu, w szczególności na koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia. Niezbędny jest udział środków własnych wnioskodawcy w wysokości minimum 20% budżetu przedsięwzięcia. Wiarygodność Centrum, dysponując środkami publicznymi, dotuje jedynie projekty zgłaszane przez wnioskodawców wiarygodnych, którzy posiadają możliwości ich realizacji, doświadczenie w działalności stanowiącej przedmiot przedsięwzięcia oraz przedstawią rzetelny i racjonalnie zaplanowany budżet. Nie dotujemy Wymiany w celu podjęcia nauki, wyjazdów turystycznych, realizacji projektów komercyjnych, udziału w kursach językowych oraz wymiany wielostronnej. II. TEMATY W 2012 r. tematami przewodnimi wymiany młodzieży są: Europa Napoleona w oczach Polaków i Rosjan ; Polacy w Rosji, Rosjanie w Polsce zesłańcy, odkrywcy, budowniczowie, żołnierze, twórcy, emigranci ; Europa w literaturze polskiej i rosyjskiej ; Architektura w Polsce i Rosji w drugiej połowie XIX w. inspiracje, wpływy, oddziaływania, podobieństwa i różnice ; Transgraniczne szlaki historyczne i kulturalne w strefie małego ruchu granicznego konkurs na projekty wspólnie opracowanych szlaków. Szczegółowe omówienie tematów znajduje się w dokumencie Ścieżki tematyczne. III. SZCZEGÓŁOWE ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA Wnioskodawcy Z wnioskiem może wystąpić każdy podmiot spełniający warunki, o których mowa w art. 25 ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o. W szczególności 2

konkurs skierowany jest do szkół, uczelni wyższych, fundacji, stowarzyszeń i organizacji pozarządowych. W przypadku szkół i uczelni publicznych wnioskodawcami powinny być organy prowadzące. Gdy wnioskodawcą jest osoba prawna, we wniosku należy wskazać osobę odpowiedzialną za sporządzenie i złożenie wniosku. Uczestnicy Adresatem projektów jest młodzież w wieku 13-26 lat uczęszczająca do gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych lub szkół wyższych. Podczas realizacji przedsięwzięcia młodzież pozostaje pod opieką. Liczba opiekunów powinna pozostawać w odpowiedniej proporcji do liczby uczestników. Centrum dotuje tylko projekty, w których aktywny udział bierze minimum po 10, zaś maksymalnie po 20 osób z każdego państwa partnerskiego (nie wliczając w to opiekunów). W projekcie powinna uczestniczyć zbliżona liczba osób z każdego kraju partnerskiego. Ubezpieczenie Obowiązkiem wnioskodawcy jest ubezpieczenie wszystkich uczestników przedsięwzięcia od wypadku, choroby i odpowiedzialności cywilnej na czas trwania przedsięwzięcia. Terminy Każda z wizyt młodzieży polskiej w Rosji i młodzieży rosyjskiej w Polsce powinna trwać nie krócej niż 4 dni i nie dłużej niż 14 dni, z wyłączeniem czasu trwania podróży. Długość pobytu w każdym z krajów partnerskich powinna być zbliżona. Termin składania wniosków jest każdorazowo określony w ogłoszeniu o konkursie. W 2012 r. wnioski powinny być złożone do 30 marca br. Początek przedsięwzięcia, którego dotyczy składany wniosek nie powinien być planowany wcześniej niż na 2 miesiące po zakończeniu naboru wniosków. Przedsięwzięcie musi być zrealizowane nie później niż do 15 listopada 2012 r. Procedura aplikowania Przy składaniu wniosku o dofinansowanie należy korzystać z formularza Centrum. Wniosek powinien być wypełniony w języku polskim i złożony w formie pisemnej. Prawidłowo wypełniony wniosek wraz ze wszystkimi wyszczególnionymi w nim załącznikami należy wydrukować i przesłać na adres pocztowy: Biuro Badań i Projektów ul. Jasna 14/16A 00-041 Warszawa lub złożyć w recepcji: Recepcja ul. Jasna 14/16A 00-041 Warszawa. Spis niezbędnych do wypełnienia załączników jest zamieszczony we wniosku i regulaminie. 3

Zasady wyboru Wnioski o dofinansowanie programów wymiany młodzieży ocenia Komisja Konkursowa w składzie co najmniej pięciu osób powołanych przez dyrektora Centrum. Do rozpatrzenia przez Komisję kierowane są wyłącznie wnioski kompletne i spełniające wymogi formalne. Formalnej oceny wniosku dokonują pracownicy Centrum. Wnioski niekompletne należy uzupełnić w ciągu 7 dni od daty otrzymania pisma wzywającego do usunięcia braków. W ciągu 30 dni od zakończenia naboru wniosków Komisja przedstawia ocenę wniosku, proponuje udzielenie dofinansowania i jego wysokość bądź odmawia udzielenia dofinansowania. Po zapoznaniu się z oceną wniosku dokonaną przez Komisję Dyrektor udziela bądź odmawia dofinansowania w wysokości zaproponowanej przez Komisję. Centrum zawiadamia wnioskodawcę o udzieleniu lub nieudzieleniu dotacji w terminie 7 dni od dnia podjęcia decyzji przez dyrektora. Sposób przyznania dotacji Z wnioskodawcą, którego wniosek został przyjęty każdorazowo podpisywana jest umowa o udzielenie dofinansowania, która precyzuje m.in. zakres planowanych prac, termin ich realizacji, wysokość udzielonego dofinansowania, tryb kontroli wykonania umowy oraz termin i sposób rozliczenia. Dotacja celowa Centrum może zostać przeznaczona na dofinansowanie kosztów kwalifikowanych, do których zalicza się koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia uczestników wymiany i ich opiekunów. W ramach wkładu własnego wnioskodawca pokrywa inne koszty, takie jak koszty wiz, ubezpieczenia, transportu lokalnego, biletów do instytucji kultury, koszt pośrednika językowego lub przewodnika, koszty obsługi, w tym koszty administracyjne. Centrum ustala wysokość dotacji na pokrycie kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia, korzystając ze stawek zryczałtowanych. Koszty inne ustala się na podstawie projektu budżetu, a weryfikuje przy rozliczaniu projektu na podstawie dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków przez wnioskodawcę. Koszty podróży uczestnika wylicza się mnożąc stawkę ryczałtową w wysokości 30 groszy za jeden kilometr przejazdu przez długość trasy, jeżeli nie przekracza ona 3000 km w jedną stronę. Jeśli będzie to uzasadnione długością trasy koszty mogą być w toku rozmów ustalone z zastosowaniem innej stawki za jeden kilometr. Koszty zakwaterowania uczestnika dofinansowuje się w wysokości 34,50 zł na osobę za dobę pobytu na terytorium Polski i równowartości 32,50 dolarów amerykańskich za dobę pobytu na terytorium Rosji. Koszty wyżywienia dofinansowuje się w wysokości 18,40 zł na osobę na dzień pobytu na terytorium Polski oraz równowartości 40 dolarów amerykańskich na osobę na dzień pobytu na terytorium Rosji. Sposób i podstawa wyliczenia stawek ryczałtowych dotyczących zakwaterowania i wyżywienia znajduje się w regulaminie. Wkład własny wnioskodawcy powinien wynieść nie mniej niż 20% kosztów przedsięwzięcia. Koszty należy kalkulować z uwzględnieniem kosztów kwalifikowanych (podróż, zakwaterowanie, wyżywienie) oraz innych (wizy, ubezpieczenie, transport lokalny, bilety wstępu do instytucji kultury, pośrednik językowy, przewodnik). 4

Dotacja będzie wypłacana w dwóch transzach: 70% w ciągu 14 dni od dnia zawarcia umowy, a pozostałe 30% w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia przez Centrum sprawozdania częściowego z realizacji przedsięwzięcia, składanego po zakończeniu pierwszego ze spotkań grup młodzieży określonych w harmonogramie. Rozliczenie Do rozliczenia należy załączyć następujące dokumenty: sprawozdanie z realizacji projektu sporządzone według wzoru Centrum, podpisane przez wszystkich uczestników przedsięwzięcia, w tym opiekunów, listy imienne sporządzone według wzoru Centrum, podpisane przez opiekunów ankiety ewaluacyjne opisujące przebieg przedsięwzięcia, kopie materiałów rozdawanych członkom grupy młodzieży polskiej oraz członkom grupy młodzieży rosyjskiej, szczegółowy program wzajemnych wizyt wraz z ich scenariuszem uwzględniającym przydział zadań dla każdego z uczestników, kserokopie wiz wydanych przez władze obu krajów uczestnikom wymiany i ich opiekunom (ewentualnie kserokopie stron paszportu z potwierdzeniem przekroczenia granicy) oraz kopie dokumentów ubezpieczenia, publikacje, dokumentację audio, wideo lub fotograficzną wytworzoną w związku z realizacją projektu, spis faktur, rachunków i innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatków, opłaconych w całości lub w części ze środków finansowych z dotacji celowej Centrum oraz ze środków własnych podmiotu otrzymującego dofinansowanie, oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. O terminie i miejscu dostarczenia dokumentów wymaganych do rozliczenia projektu decyduje umowa o dofinansowanie przedsięwzięcia. W przypadku wykorzystania dofinansowania w niepełnej wysokości, niezgodnie z przeznaczeniem, osiągnięcia zysku z przedsięwzięcia, niezrealizowania lub niewłaściwego zrealizowania przedsięwzięcia dofinansowanie musi być niezwłocznie zwrócone. Tryb, termin i wysokość zwrotu określa każdorazowo umowa. Kontrola Centrum jest uprawnione do kontroli realizacji projektów i wydatkowania przyznanych dotacji przez: udział w projektach, wgląd w księgi i dokumenty oraz wywiad na miejscu. Kontrola może być zlecona również osobie trzeciej. Wszystkie wymagane dokumenty muszą pozostawać do dyspozycji Centrum przez pięć lat od momentu zakończenia projektu. 5