Handel Premium Podręcznik użytkownika Wersja 2007a
Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. jest zabronione. Copyright 2007 SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright 1982-1994 Btrieve Technologies, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Btrieve Technologies, Inc. Microsoft, MS-DOS są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Novell i NetWare są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell, Inc. NetWare Loadable Module (NLM) jest znakiem towarowym firmy Novell, Inc. Adobe, Adobe Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System SYMFONIA Premium jest nazwą handlową Systemu Zarządzania SYMFO- NIA. Opracowanie i skład: Sage SYMFONIA Sp. z o. o. Wydanie I Warszawa, styczeń 2007
Spis treści Spis treści I Wstęp 1 O rodzinie systemów SYMFONIA...1 Prezentacja programów...1 Program Certyfikacji Użytkowników systemu SYMFONIA...3 Możliwości programu Handel Premium...4 Szybki dostęp do informacji...4 Planowanie i prowadzenie polityki cenowej i polityki sprzedaży...5 Raporty i zestawienia...6 Rozliczanie transakcji...6 Prowadzenie gospodarki magazynowej...6 Współpraca z innymi egzemplarzami programu...7 Współpraca z programami systemu SYMFONIA...7 Wymiana danych z innymi programami...8 Układ dokumentacji...8 Korzystanie z podręczników drukowanych...9 Korzystanie z dokumentów elektronicznych...10 Korzystanie z pomocy kontekstowej...10 Aktualność informacji...12 Zastrzeżenia...12 R O Z D Z I A Ł 1 Podstawowe zasady obsługi programu 14 Okna programu...14 Nawigacja...16 Organizacja danych...17 Grupowanie danych w katalogach...18 Grupowanie danych według rodzajów...19 Grupowanie danych według kryteriów wyboru...19 Wprowadzanie danych...20 Wykorzystanie danych z kartotek...21 Słowniki...22 Rodzaje...23 Notatki...23 Metoda "przeciągnij i upuść"...23 Kalkulator...23 Kalendarz...23 Przetwarzanie danych...24 Raporty...24
Spis treści II Operacje...27 Grupowe operacje na dokumentach...27 Przykłady wykorzystania operacji grupowych...28 Zestawienia...29 R O Z D Z I A Ł 2 Podstawowe pojęcia i dane 34 Firma...34 Towary...37 Definiowanie towarów...37 Rodzaje towarów...44 Przyciski narzędziowe...44 Kontrahenci...44 Definiowanie kontrahentów...45 Rodzaje kontrahentów...47 Pracownicy i Urzędy...47 Definiowanie Pracowników i Urzędów...47 Rodzaje Pracowników i Urzędów...49 Dokumenty...50 Powiązania między różnymi kategoriami dokumentów...50 Łączenie i rozłączanie dokumentów...50 Poruszanie się w oknach dokumentów handlowych i magazynowych...51 Dane podstawowe...52 Strona danych o towarach...55 Strona płatności (tylko dokumenty handlowe)...60 Strona Inne...61 Rodzaje dokumentów...62 Operacje na wystawionym dokumencie...64 Pieniądze...65 Rozrachunki...65 Płatności...67 Płatności wewnętrzne...70 Rejestry pieniężne...71 R O Z D Z I A Ł 3 Administracja 76 Rozpoczęcie pracy z programem...76 Rejestracja i aktywacja programu...76 Konfigurowanie drukarek...76 Drukarki tekstowe...77 Drukarki graficzne...79 Drukarki fiskalne...80 Firma - zakładanie, aktywacja, ustawienia, parametry...84 Zakładanie firmy...84 Zmiana nazwy lub numeru NIP...85 Uzupełnianie informacji o firmie...85
III Spis treści Ustalanie parametrów pracy...86 Użytkownicy programu i ich uprawnienia...87 Numeracja dokumentów...87 Wypełnianie danymi kartotek kontrahentów i towarów...89 Magazyny...89 Wprowadzanie stanów początkowych towarów w magazynach...89 Organizacja pracy programu...90 Zabezpieczenie danych...102 Czynniki wpływające na bezpieczeństwo danych...103 Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa...104 Zarządzanie danymi firmy...106 Archiwizacja danych...108 Wymiana danych z innymi programami...108 Format 2...108 Format 3...109 Praca w środowisku rozproszonym...109 R O Z D Z I A Ł 4 Zaopatrzenie 112 Cena zakupu i cena bazowa...112 Określanie zapotrzebowania na towary...113 Stany minimalne i maksymalne...113 Rezerwacje towarów...113 Niezrealizowana sprzedaż i zakup...113 Niezrealizowane zamówienia własne i obce...114 Sprzedaż i zakup towarów...114 Tworzenie zamówień...114 Przesyłanie zamówień do kontrahentów...115 Wystawianie dokumentów zakupu...115 Na podstawie dokumentu papierowego...116 Na podstawie dokumentów Przyjęcie do magazynu...116 Na podstawie dokumentu Zamówienie własne...117 Na podstawie Kontraktu wystawienie Faktury zaliczkowej...117 Korekta kontraktu i faktury zaliczkowej...118 Korekta dokumentów walutowych zakupu...118 Poprzez import dokumentów sprzedaży od kontrahenta jako własnych dokumentów zakupu...118 Wystawianie dokumentów magazynowych do dokumentów zakupu...119 R O Z D Z I A Ł 5 Gospodarka magazynowa 122 Tworzenie i likwidacja magazynów...122 Operacja Inwentaryzacja...122 Tworzenie nowego arkusza inwentaryzacyjnego...123 Poruszanie się w oknie arkusza inwentaryzacyjnego...124
Spis treści IV Wprowadzanie stanów początkowych towarów...124 Przyjmowanie towarów do magazynu...125 Dostawy towarów...125 Okno Dostawa towaru...126 Dokumenty przychodu (PZ, PW)...126 Wydawanie towarów z magazynu...129 Rozliczanie wartości towarów w magazynie...130 Obliczanie wartości wydanego towaru...131 Rezerwacje...131 Sposób wyboru dostaw dla realizacji wydań...132 Dokumenty rozchodu (WZ, RW)...133 Kontrola danych do deklaracji Intrastat...134 Dokument Korekta wartości magazynu...135 Przemieszczanie towarów między magazynami...135 Spis z natury...136 Przecena...137 Powiązanie wystawiania dokumentów handlowych i magazynowych...137 Wystawianie zewnętrznych dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych...137 Wystawianie dokumentów handlowych na podstawie dokumentów magazynowych...138 R O Z D Z I A Ł 6 Sprzedaż 140 Czynniki określające politykę sprzedaży...140 Współpraca z kasami fiskalnymi...142 Eksport danych towarów do kasy fiskalnej...142 Faktura do paragonów fiskalnych...145 Współpraca z drukarkami fiskalnymi...146 Wystawianie dokumentów sprzedaży...146 Bezpośrednie tworzenie dokumentów...146 Wystawianie dokumentu Faktura VAT marża...155 Tworzenie dokumentów sprzedaży na podstawie zamówień...156 Tworzenie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów magazynowych157 Pobieranie od kontrahentów zamówień w postaci elektronicznej...158 Import zamówień...158 Zamówienia z programu Doradca Handlowy...158 Zamówienia z programu Sklep Internetowy...159 Wystawianie dokumentów magazynowych do dokumentów sprzedaży...159 R O Z D Z I A Ł 7 Rozliczenia finansowe 160 Wystawianie dokumentów płatności do dokumentów handlowych...160 Rozliczanie dokumentów handlowych istniejącymi płatnościami...161 Współpraca z programami księgowymi...161
V Spis treści Dekretowanie dokumentów - schematy księgowań...161 Eksport danych dokumentów do programów księgowych...165 Uzgadnianie danych...168 Integracja z programem FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ...168 D O D A T E K A Przegląd parametrów pracy uprawnień użytkowników, zestawień i operacji 175 Przegląd parametrów pracy firmy...175 Kontrola danych...175 Zasady obliczeń...176 Domyślne tryby edycji i prezentacji dokumentów...178 Ochrona danych...179 Parametry druku i zestawień...180 Parametry dokumentów i zasady ich numeracji...181 Parametry polityki sprzedaży...184 Wykonywanie procedur...185 Inne...185 Import danych ze sklepu internetowego...187 Przegląd uprawnień użytkowników...187 Prawa dostępu do kartotek...187 Prawa do kontrahentów...188 Prawa do towarów...188 Prawa do dokumentów handlowych...188 Prawa do dokumentów magazynowych...189 Prawa do dokumentów płatności...189 Prawa w zakresie polityki sprzedaży...190 Inne...190 Uprawnienia specjalne...192 Przegląd zestawień...192 Zestawienia dostępne w kartotekach dokumentów...192 Zestawienia w kartotece dokumentów magazynowych...195 Zestawienia dostępne w kartotece kontrahentów...196 Zestawienia dostępne w oknie danych kontrahenta...198 Zestawienia dostępne w kartotekach pracowników i urzędów...199 Zestawienia dostępne w oknie danych pracownika lub urzędu...200 Zestawienia dostępne w kartotece towarów...200 Zestawienia dostępne w kartotece dostaw towaru...203 Zestawienia dostępne w oknie danych towaru...203 Zestawienia dostępne w kartotece pieniędzy...204 Przegląd operacji...205 Operacje dostępne w każdej z kartotek...205 Grupowe operacje na dokumentach...206 Pozostałe operacje dostępne w kartotekach dokumentów...208 Operacje dostępne w kartotece kontrahentów...209 Operacje dostępne w oknie danych kontrahenta...210 Operacje dostępne w kartotekach pracowników i urzędów...210
Spis treści VI Operacje dostępne w oknie danych pracownika lub urzędu...211 Operacje dostępne w kartotece towarów...211 Operacje dostępne w oknie danych towaru...212 Operacje dostępne w kartotece pieniędzy...214 Operacje dostępne w oknie Raporty płatności...214 Indeks 216
Wstęp O rodzinie systemów SYMFONIA Rodzinę systemów SYMFONIA, wspomagających zarządzanie w firmach handlowych i usługowych tworzą systemy SYMFONIA Start, SYMFONIA Premium i SYMFONIA Forte. Wszystkie te systemy zostały zaprojektowane i napisane specjalnie dla środowiska Windows. System Zarządzania SYMFONIA Start przeznaczony jest dla najmniejszych firm. Tworzą go programy w wersji jednostanowiskowej, obsługujące tylko jedną firmę. Obecnie są to programy Faktura i Kasa Start, Mała Księgowość Start i Handel Start. Wykorzystują one jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. System Zarządzania SYMFONIA Premium wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Podobnie, jak programy systemu SYMFONIA Start także wykorzystują jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. Obecnie są to programy Finanse i Księgowość, Analizy Finansowe, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Płace, Przelewy, Handel, Faktura Premium, Mała Księgowość Premium. System Zarządzania SYMFONIA Forte przeznaczony jest dla większych, nowocześnie zarządzanych firm. Wykorzystuje jako motor baz danych MS SQL Server 2000. Zapewnia wysoką wydajność i bezpieczeństwo pracy bez względu na liczbę danych czy użytkowników. Jako jedyny polski system wspomagający zarządzanie, SYMFO- NIA Forte została wyposażona w technologię Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) umożliwiającą bezpieczne i szybkie dostosowanie funkcjonalności aplikacji do indywidualnych potrzeb Użytkownika. SYMFONIA Forte tworzą programy Finanse i Księgowość Forte, Środki Trwałe Forte, Kadry i Płace Forte, Doradca Handlowy Forte, Sklep Internetowy Forte, Handel Forte. We wszystkich systemach zastosowano system wymiany informacji pomiędzy programami oraz wewnętrzny język programowania, pozwalający na tworzenie własnych mechanizmów wykorzystywania informacji zgromadzonych w bazach danych. Programy wchodzące w skład wszystkich systemów rodziny SYMFONIA, działają samodzielnie lub współpracują ze sobą wymieniając dane. Prezentacja programów Analizy Finansowe Program wspomaga i przyspiesza pracę działów finansowo-ekonomicznych w firmie. Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zarejestrowanych w programie Finanse i Księgowość. Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS Excel. Zawiera gotowe wzorce podstawowych raportów i zestawień. Program występuje tylko w wersji Premium.
2 Wstęp Finanse i Księgowość Program realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe - budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program występuje w wersjach Premium i Forte. Mała Księgowość Program przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji i rozliczeń podatkowych obowiązujących w małych firmach, prowadzących uproszczoną księgowość. Obsługuje wynagrodzenia pracownicze, ewidencję wyposażenia, środki trwałe i wykorzystywanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Ułatwia i przyspiesza prawidłowe rozliczanie podatków z Urzędem Skarbowym. Program występuje w wersjach Start i Premium. Funkcjonalność wersji Premium została rozszerzona w stosunku do wersji Start o następujące możliwości: -Obsługa wielu firm -Współpraca z programem Płatnik -Praca wielostanowiskowa Środki Trwałe Program wspomaga pracę działu księgowego, ułatwiając ewidencjonowanie, wyliczanie, amortyzację, aktualizację i umarzanie środków trwałych, niskocenowych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzi także ewidencję miejsc użytkowania środków. Program występuje w wersjach Premium i Forte. Faktura Program w całości obsługuje sprzedaż w firmach usługowych i handlowych (nie posiadających magazynu). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe zachodzące w firmie. Pozwala zaplanować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. Program występuje w wersjach Start i Premium. Funkcjonalność wersji Premium została rozszerzona w stosunku do wersji Start o następujące możliwości: -Obsługa wielu firm -Grupowanie danych w katalogach Handel -Praca wielostanowiskowa Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży, magazynowych, zakupu i płatności. Obsługuje firmy wielooddziałowe. Umożliwia zaplanowanie i prowadzenia określonej politykę sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Program występuje w wersjach Start i Premium oraz Forte.
Wstęp 3 Funkcjonalność wersji Premium została rozszerzona w stosunku do wersji Start o następujące możliwości: -Obsługa wielu firm -Grupowanie danych w katalogach -Obsługa firm wielooddziałowych -Brak ograniczeń liczby asortymentów -Praca wielostanowiskowa Kadry i Płace Program zarządza płacami oraz danymi kadrowymi pracowników i firmy. Wspomaga planowanie, ewidencję czasu pracy i płac (umożliwia wykorzystywanie danych z modelu kadrowego do automatycznego naliczania płac). Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Program występuje w wersjach Premium i Forte. Płace Program wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Przyspiesza comiesięczne i roczne rozliczenia - generuje listy płac, potrzebne zestawienia, druki i raporty, drukuje przelewy. Zapewnia tajność płac. Wspomaga rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program występuje tylko w wersji Premium. Doradca Handlowy Program klasy CRM (Customer Relationship Management) czyli Zarządzania Relacjami z Klientami. Wspomaga pracę w zakresie obsługi klienta, wspiera służby handlowe i marketingowe firmy. Program obsługuje procesy biznesowe zachodzące w dziedzinie marketingu i sprzedaży zapewniając gromadzenie i stałą wymianę informacji oraz planowanie i przebieg współpracy z kontrahentami. Program występuje tylko w wersji Forte. Sklep Internetowy Program zapewniający korzystanie z nowoczesnej formy handlu - handlu elektronicznego. Dzięki jego zastosowaniu można zwiększyć rynki zbytu, zareklamować swoją działalność, zaistnieć w Internecie prezentując centrum informacyjne. W bazie danych programu nie ma ograniczenia na ilość produktów. Zapewniono także automatyczne przeliczanie ceny brutto na netto i odwrotnie. Grafika robiona na zamówienie umożliwia pełną integrację wyglądu sklepu ze stroną internetową, materiałami reklamowymi i wizerunkiem firmy. Program występuje tylko w wersji Forte. Program Certyfikacji Użytkowników systemu SYMFONIA Użytkownikom, którzy pragną potwierdzić swoje kwalifikacje w zakresie obsługi wybranych programów Systemu SYMFONIA oferujemy udział w Programie Certyfikacji. Sprawdzian Kompetencji Podstawą procesu certyfikacji jest egzamin, podczas którego weryfikowana jest znajomość wybranych programów Systemu SYMFONIA. Poddanie się egzaminowi
4 Wstęp postrzegane jest przez pracodawców jako wyraz dojrzałości zawodowej, za którą idzie potrzeba weryfikowania umiejętności i podnoszenia kwalifikacji. Zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, podczas trwającego 60 minut egzaminu, odbywa się za pomocą przygotowanej specjalnie na potrzeby procesu certyfikacji aplikacji e-learningowej. Aplikacja ta została opracowana przy współpracy Instytutu Maszyn Matematycznych w Warszawie. Pozytywny wynik egzaminu jest podstawą do otrzymania certyfikatu producenta Systemu SYMFONIA. Nowe możliwości Certyfikat stanowi przepustkę do elitarnej grupy profesjonalistów, osób biegłych w obsłudze Systemów oferowanych przez SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. Certyfikowani Użytkownicy Systemu SYMFONIA będą mogli korzystać z wielu przywilejów, których celem jest nieustanne wspieranie ich w procesie rozwoju zawodowego. Zespół działań obejmie także przedsięwzięcia o charakterze edukacyjnym i integracyjnym. Zagadnienia objęte egzaminem Egzamin certyfikacyjny na poziomie średnio zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające samodzielną pracę na zainstalowanym i wdrożonym programie. Egzamin certyfikacyjny na poziomie zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające: Zgłoszenia Warunkiem przystąpienia do egzaminu certyfikacyjnego jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej www.symfonia.pl oraz wniesienie opłaty. Szczegółowe informacje na temat zagadnień dotyczących poszczególnych programów objętych programem certyfikacji, informacje o cenach egzaminów oraz harmonogram, dostępne są na stronie internetowej www.symfonia.pl Informacje o zasadach certyfikacji można także uzyskać we wszystkich placówkach SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. na terenie całego kraju. Możliwości programu Handel Premium Zadaniem programu jest wspomaganie działania firm poprzez ułatwienie rejestracji zdarzeń gospodarczych i wystawiania odpowiednich dokumentów. Obecna wersja programu jest dostosowana do obsługi zmian prawnych związanych z akcesją Polski do Unii Europejskiej. Udostępnia on wiele narzędzi, ułatwiających zarządzanie działalnością w firmach handlowych i usługowych. Najistotniejsze cechy tego programu to: Szybki dostęp do informacji Program ułatwia porządkowanie, przechowywanie i wyszukiwanie danych, umożliwiając:
Wstęp 5 - Segregowanie informacji na wiele różnych sposobów, w zależności od potrzeb użytkownika oraz zmiany organizacji informacji w każdym momencie pracy z programem. - Szybkie i proste wyszukiwanie informacji według różnych kryteriów. - Szybkie wprowadzanie danych do kartotek - możliwość tworzenia wzorców dla zapisywanych informacji. - Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów Program umożliwia: - Rejestrowanie dokumentów zakupu VAT, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, faktur wewnętrznych i dokumentów importowych. - Wystawianie dokumentów magazynowych. - Wystawianie dokumentów sprzedaży dla sprzedaży objętej podatkiem VAT (także walutowych), sprzedaży nie podlegającej VAT, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży na eksport. - Możliwość umieszczania w dokumentach sprzedaży VAT towarów nie podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. - Obsługa faktur zaliczkowych i ich korekt. - Wystawianie i obsługa faktur VAT marża. - Definiowanie nowych typów dokumentów dostosowanych do potrzeb użytkownika na podstawie zdefiniowanych w programie wzorców dokumentów. - Elastyczne zarządzanie numeracją dokumentów. Możliwe jest określenie w parametrach pracy programu sposobu kontroli numeracji dokumentów podczas ich wystawiania, a także symbolu serii, szablonu numeru dokumentu oraz zakresu ciągłości numeracji dokumentów. - Grupowe tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów w przypadku powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów. - Rejestrowanie wszystkich lub wybranych dokumentów sprzedaży VAT (w zależności od obowiązujących w firmie zasad obsługi sprzedaży VAT) na drukarce fiskalnej. Wymaga to: - Zainstalowania drukarki fiskalnej i prawidłowe określenie jej konfiguracji. - Odpowiedniego określenia parametrów fiskalizacji w definicji typu dokumentu. - Wystawianie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów WZ i dokumentów zakupu na podstawie dokumentów PZ. Planowanie i prowadzenie polityki cenowej i polityki sprzedaży Możliwość zdefiniowania dla każdego towaru czterech cen sprzedaży (trzy ceny netto, jedna brutto), oraz prowadzenia cenników w walutach. Możliwość odrębnego określenia domyślnych warunków sprzedaży dla każdego z kontrahentów. Możliwość definiowania indywidualnych cen i upustów na dany towar lub rodzaj
6 Wstęp towaru dla konkretnego kontrahenta lub rodzaju kontrahenta. Możliwość definiowania kwotowych i procentowych upustów ilościowych dla towaru lub rodzaju towaru. Możliwość przeprowadzenia zmiany cen dla grupy towarów oraz zmiany warunków sprzedaży w grupie wybranych kontrahentów. Pomoc w naliczaniu cen nabycia oraz bieżących cen sprzedaży. Raporty i zestawienia Program umożliwia tworzenie następujących zestawień: Zestawień operacji handlowych i magazynowych: - globalnych za wybrany okres według dokumentów, kontrahentów i towarów,. - szczegółowych dla wybranego kontrahenta według dokumentów i towarów, - szczegółowych dla wybranego towaru według dokumentów i kontrahentów, - w ujęciu chronologicznym, z podziałem według użytkowników. Zestawień umożliwiających kontrolę rozrachunków i terminów płatności. Zestawień rejestrów dokumentów handlowych i magazynowych. Cenników dla wybranych towarów. Rozliczanie transakcji Przy wystawianiu dokumentu handlowego występuje równolegle transakcja pieniężna, polegająca na przyjęciu gotówki (czeku, karty płatniczej, itp.), lub rejestrująca fakt przyszłej zapłaty (np. przelew bankowy). Informacje o wszystkich dokonanych oraz należnych wpłatach i wypłatach pieniężnych przechowywane są w kartotece Pieniądze. Umożliwia to: - Definiowanie, rejestrowanie i wystawianie dokumentów dotyczących płatności o różnym charakterze. - Możliwość grupowania wpłat i wypłat pieniężnych w rejestrach. - Rozliczanie rozrachunków i płatności. - Tworzenie raportów płatności, także raportów kasowych. Prowadzenie gospodarki magazynowej Program Handel Premium umożliwia: -Prowadzenie wielu (maksymalnie 219) magazynów. -Drukowanie adresów i nazw magazynów na dokumentach. -Stosowanie trzech jednostek miary dla towarów. -Rozliczanie towarów w cenach rzeczywistych metodami FIFO, LIFO lub według wskazanej dostawy. -Automatyczne, półautomatyczne bądź ręczne wystawianie odpowiednich dokumentów magazynowych powiązanych z dokumentami handlowymi. -Wystawianie dokumentów handlowych na podstawie dokumentów magazynowych.
Wstęp 7 Współpraca z innymi egzemplarzami programu Egzemplarze programu Handel Premium zainstalowane na różnych komputerach mogą wymieniać miedzy sobą dane. Ułatwia to pracę w firmach o strukturze rozproszonej i umożliwia wymianę dokumentów z kontrahentami wykorzystującymi ten program. Praca w środowisku rozproszonym Poszerzenie funkcjonalności metod eksportu i importu o możliwość importu całego układu dokumentów umożliwia przenoszenie pełnych danych oddziału do programu Handel Premium pracującego w centrali. Aby zaimportować dokumenty należy wybrać szablon hmioddz.ams i wskazać pliki wygenerowane z oddziału poprzez eksport do Finanse i Księgowość w formacie 3.0. Dokumenty importowane są do odpowiednich kartotek programu z pominięciem bufora i są oznaczone jako 'KOPIA' dokumentu. Współpraca między firmami pracującymi z programem Handel Premium Program umożliwia wymianę dokumentów handlowych i magazynowych między firmami poprzez ich przesyłanie w plikach tekstowych. Dokument wyeksportowany z poziomu kartoteki poprzez Eksport danych Eksport dokumentów można następnie zaimportować do bufora w innej firmie wykorzystując szablon hmin.ams. Możliwe jest zaimportowanie zamówień własnych klienta jako zamówień obcych lub obcego dokumentu sprzedaży jako własnego dokumentu zakupu. Współpraca z programami systemu SYMFONIA Program współpracuje z następującymi programami wchodzącymi w skład systemów SYMFONIA Premium i SYMFONIA Forte: Finanse i Księgowość oraz Finanse i Księgowość Forte Program Handel Premium współpracuje z programami Finanse i Księgowość i Finanse i Księgowość Forte poprzez obiekt integracji. Jest to odrębnie instalowany produkt, umożliwiający bezpośrednie przesyłanie dokumentów do bufora programu Finanse i Księgowość, oraz synchronizację odpowiednich kartotek i rozrachunków kontrahentów programu Handel Forte i programu Finanse i Księgowość. Po zdefiniowaniu odpowiednich schematów księgowań program automatycznie dekretuje eksportowane do programu Finanse i Księgowość dokumenty. Wymieniane są również dane opisujące kontrahentów, pracowników i urzędy. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy. W przypadku kontrahentów, których kartoteki zostały uzgodnione z kartoteką programu Finanse i Księgowość i dla których oraz istnieje w danych programu Handel jakikolwiek dokument (wystawiony lub w buforze) możliwe jest uzgadnianie rozrachunków pomiędzy danymi programu Handel Premium a danymi z Finanse i Księgowość. Mała Księgowość Premium Współpraca z tym programem polega na automatycznym dekretowaniu wystawionych dokumentów, przekazywaniu do programu Mała Księgowość informacji zawartych w wystawionych dokumentach, a także na przekazywaniu danych opisujących
8 Wstęp kontrahentów, pracowników i urzędy. Informacje te są przekazywane w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów, z których korzystają oba programy. Doradca Handlowy Forte Współpraca ta polega na uzgadnianiu zawartości kartoteki towarów programu Handel Premium z kartoteką produktów programu Doradca Handlowy oraz na automatycznym przekazywaniu do programu Handel zamówień klientów zarejestrowanych przez program Doradca Handlowy. Sklep Internetowy Forte Współpraca ta polega na przekazywaniu z programu Handel Premium do programu Sklep Internetowy danych o kontrahentach i towarach, a z programu Sklep Internetowy do programu Handel Premium - danych o złożonych przez klientów zamówieniach. Wymiana danych z innymi programami Współpraca między programem Handel Premium a innymi programami polega na wymianie plików tekstowych z danymi. W tym przypadku użytkownik musi sam określić, jakie dane i w jakim formacie mają być wymieniane. Dzięki wykorzystaniu różnych bibliotek programowych (DLL) program Handel Premium (i inne programy systemu SYMFONIA ) mogą wykorzystywać różne formaty danych dla wymiany danych między sobą (np. między dwoma egzemplarzami programu Handel Premium zainstalowanymi w różnych firmach - do wymiany dokumentów handlowych w postaci elektronicznej) lub wymiany danych z innymi programami (np. edytorami tekstów, arkuszami kalkulacyjnymi itp. Obecnie dostępne są dwa formaty wymiany danych: Format 2 i Format 3. Format 2 W formacie tym dane dotyczące kolejnych pozycji kartoteki zapisywane są w osobnych liniach pliku tekstowego. Pierwsza linia tego pliku może zawierać nazwy pól. Poszczególne pola danych rozdzielone są separatorami pól. Pola tekstowe (które mogą zawierać dowolne znaki, także takie, które zostały zdefiniowane jako separatory pól) są ujęte w ograniczniki tekstu. Można także określić sposób kodowania polskich znaków: Windows lub DOS. Format 3 Jest to format wymiany danych pomiędzy modułami systemu SYMFONIA. W tym formacie zarówno liczba jak i kolejność występowania poszczególnych danych nie ma znaczenia, gdyż dane są rozpoznawane poprzez ich nazwę, a nie położenie w pliku danych. Jest to obecnie preferowany format wymiany danych. Układ dokumentacji Pełną dokumentację programu stanowią podręcznik drukowany, podręcznik elektroniczny, dokumenty w formacie PDF opisujące wybrane zagadnienia, oraz pomoc kontekstowa do programu.
Wstęp 9 Aby otworzyć plik opisujący wprowadzane w programie zmiany, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Korzystanie z podręczników drukowanych Podręcznik użytkownika w postaci drukowanej zawiera pełny opis programu w układzie merytorycznym, czyli według grup tematycznych zagadnień obsługiwanych przez program. Podręcznik został zaprojektowany tak, aby sprostać potrzebom użytkowników o różnym doświadczeniu w pracy z programami komputerowymi. Można go czytać rozdział po rozdziale lub też wyrywkowo, zależnie od potrzeb. Informacje, których zrozumienie wymaga przeczytania innych fragmentów tekstu, oznaczone są stosownymi odnośnikami. Każdy z rozdziałów podręcznika został poprzedzony streszczeniem pozwalającym na szybkie zorientowanie się w jego treści. Oto krótki opis poszczególnych rozdziałów: 1 Podstawowe wiadomości o programie Omówienie podstawowych pojęć związanych z programem, sposobu nawigacji w programie oraz sposobów reprezentacji, organizacji, wprowadzania i przetwarzania danych. 2 Podstawowe pojęcia i dane Opis wymagań i procedury instalacji programu, oraz czynności, które należy wykonać, aby przygotować program do pracy, a także zagadnień dotyczących bieżącej pracy z programem 3 Administracja Opis zagadnień dotyczących administrowania programem 4 Zaopatrzenie Opis zagadnień dotyczących zaopatrzenia: kontroli stanów magazynowych, tworzenia zamówień oraz wystawiania dokumentów zakupu. 5 Gospodarka magazynowa Opis prowadzenia gospodarki magazynowej 6 Sprzedaż Opis zagadnień dotyczących sprzedaży: czynników określających politykę sprzedaży, wystawiania dokumentów sprzedaży oraz ich powiązań z dokumentami magazynowymi i dokumentami płatności 7 Rozliczenia finansowe Opis zagadnień dotyczących rozliczania transakcji handlowych, innych rozliczeń oraz współpracy z programami księgowymi. Dodatek A Przegląd parametrów pracy programu, uprawnień użytkowników, zestawień i operacji dostępnych w oknach kartotek oraz zestawień i poleceń dostępnych w oknach danych. Podręcznik drukowany jest zaopatrzony w szczegółowy spis treści oraz indeks, ułatwiające znalezienie interesujących czytelnika zagadnień.
10 Wstęp Korzystanie z dokumentów elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną, uaktualnioną w stosunku do podręcznika papierowego wiedzę o programie. Opisuje także zmiany w programie, jakie nastąpiły od ostatniego wydania drukiem. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu dołączane są inne dokumenty w tym formacie, opisujące wybrane zagadnienia. Sposoby korzystania z dokumentów w formacie PDF są szczegółowo opisane w systemie pomocy przeglądarki Acrobat Reader, dostarczanej wraz z oprogramowaniem i dokumentacją. Aby otworzyć podręcznik elektroniczny, należy wybrać polecenie Pomoc Podręcznik użytkownika. Aby uzyskać dostęp do pozostałych dokumentów w formacje PDF, należy wybrać polecenie Pomoc Dokumentacja. Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc do programu stanowi interaktywne wyjaśnienie zawartości okien programu. Pliki pomocy prezentują w formie interaktywnej pełną wiedzę o programie i uczą początkującego użytkownika podczas bieżącej pracy z programem. Wywołanie pomocy kontekstowej Aby wywołać pomoc dotyczącą okna, należy wskazać okno kursorem i kliknąć lewym klawiszem myszki, a następnie przycisnąć klawisz F1. Można też kliknąć przycisk Pomoc, jeśli jest dostępny w wybranym oknie. Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu głównego okna programu, należy wybrać przycisk Pomoc. Gdy kursor zmieni kształt na element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki., należy wskazać nim Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu okna dialogowego, należy wybrać przycisk, znajdujący się w prawym górnym rogi okna. Gdy kursor zmieni kształt na, należy wskazać nim element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki. Innym sposobem uzyskania pomocy na temat elementu ekranu jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy obszaru, dla którego potrzebna jest pomoc i wybranie polecenia Co to jest? Przeglądarka HTML Help Zawartość plików pomocy jest udostępniana przez przeglądarkę HTML Help. Domyślnie plik pomocy jest wyświetlany w oknie podzielonym na trzy części. Ramka położona poniżej paska tytułu, zawiera pasek narzędziowy. Po lewej stronie okna znajduje się ramka nawigacyjna, zawierająca zakładki Spis treści, Indeks i Wyszukaj. Po prawej stronie okna znajduje się ramka tematu, w której wyświetlany jest wybrany temat pomocy lub temat domyślny.
Wstęp 11 Zmiana rozmiaru i pozycji okna przeglądarki Pozycję okna przeglądarki oraz jego rozmiary, a także rozmiary ramek nawigacji i tematu można łatwo zmieniać: Aby zmienić rozmiar ramki nawigacji lub tematu, należy wskazać kursorem rozdzielającą je linię. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć linię rozdzielającą ramki w prawo lub w lewo. Aby proporcjonalnie zmniejszyć lub powiększyć całe okno przeglądarki, należy wskazać kursorem dowolny narożnik okna. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć narożnik w nową pozycję. Aby zmienić wysokość lub szerokość okna przeglądarki, należy wskazać kursorem jedną z krawędzi okna. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć krawędź w nową pozycję. Aby zmienić pozycję okna przeglądarki na ekranie, należy kliknąć pasek tytułu i przeciągnąć okno na nowe miejsce. Okno przeglądarki jest wyświetlane w takim położeniu i rozmiarach, jakie zostały ustalone przy jej poprzednim użyciu. Znajdowanie tematu pomocy Aby wyszukać i wyświetlić temat w Spisie treści, należy kliknąć zakładkę Spis treści, na rozwijanej liście ważnych tematów odszukać wybrany temat, wskazać go kursorem i kliknąć. Aby wyszukać i wyświetlić temat w Indeksie, należy kliknąć zakładkę Indeks, wpisać w puste pole poszukiwane słowo kluczowe, wyszukać na przewijanej liście odpowiednią pozycję indeksu (temat często jest przypisany do więcej niż jednej pozycji indeksu), wskazać ją kursorem i kliknąć. Aby wyszukać i wyświetlić tematy, w których występuje poszukiwane słowo lub fraza, należy kliknąć zakładkę Wyszukaj, wpisać w puste pole poszukiwane słowo lub frazę, wybrać z listy temat, wskazać go kursorem i kliknąć. Znajdowanie tematu za pomocą przycisków narzędziowych Na pasku narzędziowym przeglądarki HTML Help znajduje się pięć przycisków, których można użyć do znajdowania tematów: Wstecz - wyświetla poprzednio oglądany temat. Dalej - wyświetla następny z oglądanych poprzednio tematów. Zatrzymaj - zatrzymuje pobieranie strony internetowej. Odśwież - odświeża zawartość strony internetowej wyświetlanej w ramce tematu.
12 Wstęp Start - wyświetla stronę Startową przeglądanego pliku pomocy Pasek narzędziowy może nie zawierać niektórych z wymienionych przycisków. Kopiowanie tematu Aby skopiować część tematu, należy zaznaczyć tekst, który ma być skopiowany, kliknąć prawym klawiszem myszki i wybrać polecenie Kopiuj. Następnie należy otworzyć dokument, do którego temat ma być skopiowany, umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć kopiowana informacja i wybrać polecenie Wklej z menu Edycja. Aby skopiować cały temat, należy kliknąć prawym klawiszem myszki w ramce tematu, a następnie wybrać polecenie Zaznacz wszystko, ponownie kliknąć prawym klawiszem i wybrać polecenie Kopiuj. Powoduje to skopiowanie tematu do schowka. Następnie należy otworzyć dokument, do którego temat ma być skopiowany, umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć kopiowana informacja i wybrać polecenie Wklej z menu Edycja. Drukowanie tematu pomocy Aby wydrukować bieżący temat pomocy, należy kliknąć prawym klawiszem myszki w ramce tematu, a następnie z menu pomocniczego wybrać polecenie Drukuj. Aby wydrukować bieżący temat pomocy wybrany ze spisu treści, należy kliknąć prawym klawiszem myszki pozycję spisu i wybrać polecenie Drukuj. Program umożliwia wydrukowanie wybranego tematu lub wybranego tematu i wszystkich podtematów. Aktualność informacji Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Aby zapoznać się z nowościami i zmianami dokonanymi po wydrukowaniu podręcznika, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Opisy wszystkich nowości oraz zmian, które nie zostały ujęte w tym podręczniku ani w systemie Pomocy można znaleźć także na naszych stronach internetowych pod adresem http://www.symfonia.pl. Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej.
Wstęp 13 Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad.
R O Z D Z I A Ł 1 Podstawowe zasady obsługi programu Okna programu Zarówno sam program jak i przetwarzane przez niego dane są reprezentowane na ekranie komputera przez okna. Wygląd okien i sposób obsługi programu Handel Premium jest zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla środowiska Windows. Występują jednak pewne cechy charakterystyczne jedynie dla tego programu lub wspólne dla programów systemu SYMFONIA. W programie Handel Premium występują następujące rodzaje okien: główne okno programu, reprezentujące sam program, okna kartotek, reprezentujące zbiory obiektów tego samego typu, okna danych, opisujące konkretne obiekty, okna dialogowe, umożliwiające dialog programu z użytkownikiem. Główne okno programu Główne okno programu to okno reprezentujące cały program. Wszystkie pozostałe okna pojawiają się wewnątrz niego. Wygląd tego okna zależy od uprawnień pracującego z programem użytkownika oraz od trybu pracy programu. Program Handel Premium może działać w dwóch trybach: w trybie firma i trybie bez firmy. Po prawidłowym podaniu nazwy użytkownika i hasła w oknie Otwieranie firmy program pracuje w trybie firma. Główne okno programu ma następujące elementy:
Podstawowe zasady obsługi programu 15 Rys. 1-1 Główne okno programu - tryb "firma". Podczas pracy w trybie bez firmy dane firm nie są udostępnione do pracy, natomiast można wykonywać czynności związane z administrowaniem danymi. Program pracuje w tym trybie w następujących sytuacjach: po uruchomieniu programu - jeśli do programu nie została dołączona żadna firma, lub po wybraniu w oknie dialogowym Otwieranie firmy przycisku Anuluj. po wybraniu polecenia Koniec pracy z firmą z menu Firma. podczas wykonywania czynności związanych z administrowaniem danymi. Okna kartotek W programie Handel Premium dane opisujące obiekty tego samego typu (dokumenty, towary, kontrahentów) zgrupowane są w kartotekach. Okna kartotek podzielone są na dwie części. Dzielącą je linię można przesuwać, zmieniając odpowiednio wielkość obu części okna. W lewej części okna prezentowane są, w postaci graficznej, różne przekroje organizacyjne danych w kartotece. W prawej części prezentowane są, w postaci listy, wszystkie lub wybrane pozycje kartoteki.
16 Podstawowe zasady obsługi programu Rys. 1-2 Okno kartoteki dokumentów sprzedaży. Lista służy do przeglądania zawartości wskazanego wyboru lub rodzaju, prezentując wszystkie znajdujące się w nim pozycje; może też prezentować pozycje spełniające zastosowane kryterium wyboru lub należące do wybranego rodzaju. Wyświetlenie pozycji listy należących do wyboru lub rodzaju wskazanego na drzewku następuje dopiero po jego wybraniu. Podczas pracy z listą można dodawać, usuwać, zmieniać lub przenosić poszczególne pozycje, można sortować pozycje listy według zawartości poszczególnych kolumn (rosnąco lub malejąco), można także zaznaczyć jedną lub wiele pozycji i przeprowadzić na zaznaczonych pozycjach wybraną operację. Dane zapisywane w kartotekach mogą być zestawiane na wiele różnych sposobów. Dla każdej kartoteki będą to inne zestawienia. W zestawieniach tych można ujmować wszystkie pozycje kartoteki, bądź tylko wybrane ich grupy. Po wybraniu przycisku Operacje pojawia się lista operacji dostępnych dla danej kartoteki. Okna dialogowe Służą one do wprowadzania dodatkowych informacji, niezbędnych do wykonania polecenia. Okna danych W programie Handel Premium występują cztery różniące się układem typy okien danych: okna kontrahentów, towarów, okna dokumentów handlowych i magazynowych oraz okna dokumentów płatności. Zawierają one pola danych i narzędzia związane z oglądanym obiektem. Okno programu może zawierać wiele jednocześnie otwartych okien danych. W przypadkach, gdy danych dotyczących obiektu jest zbyt wiele, by mogły być równocześnie widoczne na ekranie, informacje są dzielone na strony. Przypomina to skoroszyt z wieloma zakładkami: w danej chwili widoczna jest tylko jedna strona i zakładki. Aby uwidocznić wybraną stronę, należy kliknąć odpowiednią zakładkę. Nawigacja Prawie wszystkie operacje w programie można wykonać używając poleceń z klawiatury, w początkowym okresie pracy, gdy użytkownik nie pamięta jeszcze tych poleceń, szybsze będzie posługiwanie się myszką. Nawigacja pomiędzy oknami programu opiera się na zasadzie "wskaż i wybierz". Wskaźnik myszki na ekranie wiernie naśla-
Podstawowe zasady obsługi programu 17 duje jej ruchy, dzięki czemu można wskazać okno, pozycję menu itp. Aby uaktywnić wybrany obiekt należy go kliknąć, to znaczy szybko nacisnąć i zwolnić przycisk myszy, czasem trzeba kliknąć dwukrotnie. Przyciski narzędziowe Przycisk jest to element ekranu imitujący klawisz, którego kliknięcie wywołuje określoną akcję. Zwykle zawiera tekst lub symbol graficzny opisujący uruchamianą funkcję. Nieaktywny w konkretnej sytuacji przycisk jest wyświetlony w odcieniach szarości. Po ustawieniu wskaźnika myszki na wybranym przycisku pojawia się objaśnienie akcji, jaka się pod nim kryje. W głównym oknie programu przyciski są zgrupowane w pasek narzędziowy u góry okna. Menu Menu jest to lista możliwych do wykonania poleceń. Użytkownik wybiera polecenie kliknięciem odpowiedniej pozycji menu. Wybranie polecenia z listy powoduje natychmiastowe jego wykonanie. W głównym oknie programu menu udostępniające polecenia oferowane przez program są zgrupowane w pasek menu, znajdujący się u góry okna pod paskiem tytułu. Menu kontekstowe Po kliknięciu dowolnego elementu prawym przyciskiem myszy wyświetlane jest menu skrótów. Zawiera ono zestaw poleceń, których można użyć dla wybranego elementu (wraz z opisem klawiszy skrótów, o ile są one dostępne). Wybór z listy Tam, gdzie program prezentuje wiele danych tego samego typu, są one przedstawiane w postaci list. Aby przejść do pracy z pojedynczym elementem list należy kliknąć go dwukrotnie, lub zaznaczyć i wcisnąć klawisz Enter. Klawisze skrótów Dla uniknięcia przechodzenia przez wielopoziomowe menu lub wyszukiwania potrzebnych elementów na listach zdefiniowano klawisze skrótów, umożliwiające wywołanie odpowiedniej akcji bez użycia myszki. Określenie "klawisz skrótu" oznacza wciśnięcie jednego lub kolejno kilku określonych klawiszy w celu wywołania odpowiedniej akcji w programie Stosuje się następujące oznaczenia sekwencji klawiszy: jeśli jeden z klawiszy powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich nazwy połączone są znakiem plus (+), np. Ctrl+A. jeśli klawisze trzeba wcisnąć kolejno (zwalniając poprzedni przed naciśnięciem następnego), to ich nazwy połączone są znakiem przecinka (,), np. Ctrl+A, R. Organizacja danych W programie Handel Premium dane opisujące obiekty tego samego rodzaju (dokumenty, towary, kontrahentów itp.) zgrupowane są w kartotekach. W programie zdefiniowanych jest szereg kartotek: Cztery kartoteki dokumentów - Zakup, Magazyn, Sprzedaż i Bufor. Kartoteki Zakup, Magazyn, Sprzedaż zawierają odpowiednio dokumenty zakupu, dokumenty magazynowe oraz dokumenty sprzedaży; kartoteka Bufor zawiera dokumenty w
18 Podstawowe zasady obsługi programu trakcie tworzenia. Trzy kartoteki kontrahentów. W programie Handel Premium kontrahenci to zarówno partnerzy handlowi, jak i pracownicy firmy oraz urzędy. Umożliwia to prowadzenie w programie rozliczeń z pracownikami i urzędami nie wynikających bezpośrednio z działalności handlowej. Dane partnerów handlowych znajdują się w kartotece Kontrahenci, dane pracowników - w kartotece Pracownicy, a dane urzędów - w kartotece Urzędy. Kartoteka Towary i Dostawy towaru, zawierające dane o wszystkich towarach. Kartoteka Pieniądze, zawierająca dane o nierozliczonych dokumentach handlowych, należnościach i zobowiązaniach nie powiązanych z operacjami handlowymi oraz dokumentach płatności. Kartoteka Ustawienia, grupująca dane opisujące sposób działania firmy. Kartoteka Raporty, zawierająca narzędzia rozszerzające zakres funkcjonalny programu. Program udostępnia trzy sposoby porządkowania i wyszukiwania danych zawartych w kartotece: według kryterium wyboru, według rodzaju i według katalogu. Grupowanie danych w katalogach Program umożliwia definiowanie hierarchicznej struktury katalogów (podobnej do struktury folderów w komputerze), w których umieszczane są odpowiednie informacje (opisy kontrahentów, towarów itp.). Dopuszcza się maksymalnie 8 poziomów hierarchii. Nowe katalogi mogą być dodawane na dowolnym poziomie. Kryteria grupowania informacji w katalogach zależą od potrzeb firmy i rodzaju opisywanego obiektu. Opis konkretnego obiektu może należeć tylko do jednego katalogu. Elementy drzewka katalogów Korzeń drzewka Jest to podstawowy katalog w danej kartotece. Katalogu tego nie można usunąć. W poszczególnych kartotekach jest on oznaczany różnymi piktogramami: Kontrahenci Pracownicy Urzędy Sprzedaż, Magazyn, Zakup Towary Liść drzewka Reprezentuje katalog. Kliknięcie liścia "otwiera" go, pokazując na liście w prawej części okna wszystkie zawarte w nim obiekty. Reprezentuje katalog, do którego można przenosić zbędne w danej chwili dane o obiektach zawartych w kartotece. Mały plus z lewej strony liścia oznacza, że liść ten zawiera niewidoczną gałąź z dalszymi liśćmi. Kliknięcie na znaku + rozwija tę gałąź. Mały plus z lewej strony liścia oznacza, że gałąź związana z tym liściem jest rozwinięta. Kliknięcie na znaku - ukrywa tę gałąź.
Podstawowe zasady obsługi programu 19 Grupowanie danych według rodzajów Porządkowanie informacji według rodzajów jest jednopoziomowe. W kartotece zawsze istnieje główny rodzaj, którego nie można usunąć, oraz rodzaje zdefiniowane przez użytkownika. Każdy z umieszczonych w kartotece opisów może należeć tylko do jednego rodzaju. W definicji rodzaju zapisywane są powtarzające się, wspólne dla wszystkich obiektów należących do danego rodzaju informacje. Podczas tworzenia w kartotece opisu nowego obiektu tego rodzaju są one automatycznie przepisywane do odpowiednich pól formularza, co zmniejsza pracochłonność wprowadzania danych. Do definicji rodzaju można dołączyć notatkę, będącą szablonem notatki dla obiektów należących do tego rodzaju. Informacje wprowadzone w ten sposób można modyfikować stosownie do potrzeb. Odpowiednikiem rodzajów w kartotece Pieniądze są rejestry pieniężne. Jest to podstawowa forma organizacji informacji w tej kartotece. Są to jakby szuflady, w których umieszczamy i przechowujemy pieniądze, reprezentowane w systemie przez dokumenty płatności. Można je wypłacać z danej szuflady, wpłacać do niej, przekładać z jednej do drugiej. W programie Handel Premium można utworzyć rejestry trzech typów: gotówkowy, bankowy i inny. Są one odpowiednikami trzech podstawowych typów operacji pieniężnych - wpłaty lub wypłaty gotówki, rejestracji przelewów własnych lub obcych, wszystkich innych operacji pieniężnych (karty płatnicze, czeki itp.). W kartotece Pieniądze istnieją zawsze trzy nieusuwalne rejestry pieniężne (po jednym dla każdego typu, o nazwach domyślnych BANK, INNE i KASA - nazwy te można zmienić) oraz rejestry utworzone przez użytkownika. Rejestr każdego z typów jest oznaczony innym symbolem graficznym. W przypadku rejestru typu bankowego podaje się także nazwę i adres banku oraz numer rachunku bankowego. W rejestrze danego typu można rejestrować tylko odpowiednie, ściśle określone typy dokumentów płatności. Grupowanie danych według kryteriów wyboru Wybór umożliwia grupowanie i porządkowanie danych według określonych przez użytkownika kryteriów. Program zawiera narzędzia do definiowania wyborów oraz zestaw wyborów predefiniowanych (np. dokumenty nie rozliczone, przeterminowane itp.). Każdy zdefiniowany przez użytkownika wybór może być zapisany pod własną nazwą do wielokrotnego wykorzystania, a jego definicja może być przez użytkownika zmieniana w zależności od potrzeb. Zaznaczenie konkretnego kryterium w oknie kartoteki powoduje wybranie spośród wszystkich zawartych w kartotece danych tylko tych, które spełniają narzucony warunek. Elementy drzewka wyborów Korzeń drzewka Jest to podstawowy wybór, udostępniający wszystkie elementy zawarte w danej kartotece. Wyboru tego nie można usunąć. W poszczególnych kartotekach jest on oznaczany różnymi piktogramami: dokumenty kontrahenci towary pieniądze pracownicy urzędy
20 Podstawowe zasady obsługi programu Liść drzewka Reprezentuje on konkretny wybór. Piktogramy oznaczają różne typy wyborów: Ostatni kontakt - prezentuje te elementy kartoteki, które zostały utworzone lub zmodyfikowane w ostatnim czasie. Oznacza wybór nie wymagający podania wartości (zarówno predefiniowany, jak i zdefiniowany przez użytkownika). Oznacza wybór wymagający podania wartości kryterium lub kryteriów wyszukiwania. Oznacza dokumenty zamówień (własne i obce). Mały plus z lewej strony liścia oznacza, że liść ten zawiera niewidoczną gałąź z dalszymi liśćmi. Kliknięcie na tym znaku rozwija tę gałąź. Mały plus z lewej strony liścia oznacza, że gałąź związana z tym liściem jest rozwinięta. Kliknięcie na tym znaku ukrywa tę gałąź. Wybór według jednego kryterium Po kliknięciu wyboru wymagającego podania wartości kryterium lub kryteriów wyszukiwania program wyświetla okno dialogowe, umożliwiające określenie wartości kryterium wyboru. W polach od i do określa się zakres warunków wyszukiwania. Zdefiniowanemu kryterium można nadać nazwę, wpisując ją w pole Zachowaj jako, i zachować je do wielokrotnego wykorzystania. Wybór według wielu kryteriów Wybór Szukaj umożliwia wyszukiwanie danych według wielu kryteriów. Każde z kryteriów może prezentować pojedynczą wartość lub zakres wartości od-do, wszystkie warunki muszą być spełnione równocześnie. To, czy dane kryterium przyjmuje pojedynczą wartość czy też musi być zawarte w podanym przedziale określa się klikając podkreślony wyraz na lub od okienka dialogowego. Podobnie jak w przypadku wyboru według pojedynczego kryterium, wybór ten można zapisać nadając mu nazwę. Można także określić kryterium, według którego sortowane będą wyszukane pozycje. Wprowadzanie danych Do wprowadzania danych wykorzystywane są formularze - elementy okna zawierające standardowe elementy obsługujące wprowadzanie danych. Program udostępnia też inne narzędzia ułatwiające wprowadzanie danych. Standardowe elementy formularzy Pole wyboru reprezentuje opcję, którą można włączyć lub wyłączyć. Pole tekstu służy do wprowadzania tekstu z klawiatury. Pole listy wyświetla listę pozycji, z których można wybrać jedną. Specjalny rodzaj Pola listy to Pole listy opuszczanej. Zawiera ono przycisk, który opuszcza listę pozycji.