ul. Kazimierza Pułaskiego 3A, 05 400 Otwock tel. /fax (22) 779-70-50 www.biblioteka.powiat-otwocki.pl e-mail: biblioteka@powiat-otwocki.pl L. dz. 9/2014 Otwock, 28.02.2014 r. Rada Powiatu Otwockiego SPRAWOZDANIE z działalności Powiatowej Biblioteki Publicznej w Otwocku za rok 2013 I. Informacje ogólne Biblioteka powiatowa jest samorządową instytucją kultury. Do zadań biblioteki powiatowej, zgodnie z ustawą o bibliotekach. należy: gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie materiałów bibliotecznych służących obsłudze potrzeb informacyjnych, edukacyjnych i samokształceniowych, zwłaszcza dotyczących wiedzy o własnym regionie oraz dokumentujących jego dorobek kulturalny, naukowy i gospodarczy; pełnienie ośrodka informacji biblioteczno - bibliograficznej, organizowanie obiegu wypożyczeń międzybibliotecznych, opracowanie i publikowanie bibliografii regionalnych, a także innych materiałów o charakterze regionalnym; udzielanie pomocy instrukcyjno-metodycznej i szkoleniowej bibliotekarzom bibliotek gminnych; sprawowanie nadzoru merytorycznego w zakresie realizacji zadań przez biblioteki gminne, współdziałanie z wojewódzką biblioteką publiczną, min. w zakresie badania stanu i stopnia zaspakajania potrzeb użytkowników, analizy czytelnictwa, dokonywania rocznej sprawozdawczości w zakresie działalności merytorycznej bibliotek 1
w powiecie, analizy finansowania bibliotek, stanu komputeryzacji i automatyzacji placówek bibliotecznych, itp. Powiatowa Biblioteka Publiczna w Otwocku rozpoczęła swoją działalność 1 września 2013 roku. Została utworzona przez Radę Powiatu w Otwocku (Uchwała Nr 239/XXX/2013 z dnia 8 sierpnia 2013 r. w sprawie utworzenia Powiatowej Biblioteki Publicznej w Otwocku i nadania jej statutu). Powstała na bazie zlikwidowanej filii Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej w Otwocku na mocy porozumienia z samorządem Województwa Mazowieckiego. Została wpisana do rejestru instytucji kultury pod numerem: S.K.P.402.01.2013. Po bardzo krótkim okresie adaptacji do nowych warunków (w szczególności związanej z wprowadzeniem wolnego dostępu do półek) rozpoczęła udostępnianie od 15 października 2013 roku. II. Budżet i jego realizacja Działalność Biblioteki finansowana jest ze środków publicznych w ramach otrzymywanej dotacji podmiotowej z Powiatu Otwockiego, przychodów z pobieranych opłat bibliotecznych (opłata za ksero zbiorów bibliotecznych, opłata za wydruk z Internetu materiałów bibliotecznych i innych (np. odsetki bankowe, wynagrodzenie płatnika). Realizacja planu finansowego Powiatowej Biblioteki Publicznej w Otwocku na dzień 31.12.2013r. Pozycje planu Plan na 31.12.13. Wykonanie % wykonania na 31.12.2013r. /w zł/ Przychody: - dotacje: 1. Dotacja z Województwa Maz. 2. Dotacja z Powiatu Otwockiego - przych. z działalności 1.Opłaty biblioteczne 2.Odsetki bankowe 3.Wynagrodzenie płatnika 4.Darowizny rzeczowe 2480 2480 0830 0920 0970 88.420,00 86.667,00 36.667,00 50.000,00 1.753,00 97,00 36,00 15,00 1.605,00 88.418,96 86.667,00 36.667,00 50.000,00 1751,96 96,90 35,06 15,00 1.605,00 99,94 99,90 97,39 Koszty: - wynagrodzenia - skł. na bezp. społ. - fundusz pracy - zakup materiałów i wypos. - zakup energii - zakup usł.remontowych - zakup usł. Zdrowotnych - usługi pozostałe - Internet 4010 4110 4120 4210 4260 4270 4280 4300 4350 88.420,00 56.719,00 8.065,00 906,00 12.658,00 2.039,00 431,00 360,00 5.091,00 274,00 88.490,24 56.718,56 8.064,42 905,68 12.657,60 2.038,33 430,50 360,00 5.165,02 273,33 100,08 99,99 99,96 99,97 99,88 101,45 99,76 2
- telefonia stacjonarna - amortyzacja 4370 272,00 1.605,00 271,80 1.605,00 99,93 Stan zobowiązań - 215,98 Stan środków pieniężnych - 144,70 Przychody w Powiatowej Bibliotece Publicznej w 2013 roku zostały wykonane w % Dotacje z Powiatu Otwockiego i Województwa Mazowieckiego przekazano i wydatkowano w całości tj. w kwocie 86.667,00 zł. Przychody z działalności biblioteki były planowane w kwocie 1.753,00 zł, a wykonane w kwocie 1.751,96 co stanowi 99,94% planu. Koszty w Powiatowej Bibliotece Publicznej w Otwocku w 2013 roku zostały wykonane w 100,08%. 1. Wynagrodzenia planowano w kwocie 56.719,00 zł, a wydatkowano w kwocie 56.718,56 zł, co stanowi 100%. Na 31.12.2013 r. nie występują zobowiązania z tytułu wynagrodzeń. 2. Składki na ubezpieczenia społeczne planowano w kwocie 8.065,00 zł, a wykonano w kwocie 8.064,42 zł, co stanowi 99,99%. Na dzień 31.12.2013r. nie występują zobowiązania wobec ZUS. 3. Składki na Fundusz Pracy planowano w kwocie 906,00 zł, a wykonano w kwocie 905,68 zł, co stanowi 99,96%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują zobowiązania wobec ZUS. 4. Zakup materiałów i wyposażenia planowano w kwocie 12.658,00 zł, a wykonano w kwocie 12.657,60 zł, co stanowi 100%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują zobowiązania z tytułu zakupu materiałów i wyposażenia. 5. Zakup energii planowano w kwocie 2039,00 zł, natomiast wykonano w kwocie 2.038,33 zł, co stanowi 99,97%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują zobowiązanie z tego tytułu. 6. Usługi remontowe planowano w kwocie 431,00 zł, a wykonano w kwocie 430,50 zł, co stanowi 99,88%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują zobowiązania z tytułu usług remontowych. 7. Zakup usług zdrowotnych planowano i wykonano w kwocie 360,00 zł, co stanowi 100%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują z tytułu usług zdrowotnych zobowiązania. 8. Usługi pozostałe zaplanowano w kwocie 5.091,00 zł, natomiast wykonano w kwocie 5.165,02 zł, co stanowi 101,45 %. Powodem przekroczenia planu są zobowiązania z tytułu faktur za media za grudzień 2013 r. z terminem płatności styczeń 2014 r: - f-ra FSBIL2013120327 z 31.12.2013 r. za ścieki na kwotę 28,35 wpłynęła 02.01.2014 r., - f-ra 4201222679 z 31.12.2013 r. za wywóz odpadów na kwotę 76,94 wpłynęła 13.01.2014 r., - f-ra 68/12/2013 z 31.12.2013 r. za ochronę na kwotę 86,10 wpłynęła 02.01.2014 r. 3
8. Dostęp do sieci Internet planowano w kwocie 274,00 zł, a wykonano w kwocie 273,33 zł, co stanowi 99,76%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują z tego tytułu zobowiązania. 9. Usługi telekomunikacyjne planowano w kwocie 272,00 zł, a wykonano w kwocie 271,80 zł, co stanowi 99,93%. Na dzień 31.12.2013 r. nie występują zobowiązania z tyt. usług telekomunikacyjnych. 10. Amortyzacje zaplanowano i wykonano w kwocie 1.605,00 zł. Amortyzacja dotyczy darów książkowych przekazanych do użytkowania. Zobowiązania ogółem na dzień 31.12.2013 r. wynoszą 215,98 zł. Dotyczą usług za media wykonanych w grudniu 2013 r. / wywóz śmieci 76,94, ochrona 86,10, woda i ścieki 52,94/ Faktury zostały wystawione w grudniu 2013 r., ale wpłynęły do biblioteki w styczniu 2014 r., co uniemożliwiło uregulowanie ich jeszcze w 2013 r. Faktury zostały opłacone w styczniu 2014 r. Środki pieniężne na dzień 31.12.2013 r. wynoszą 144,70 zł i stanowią nie wydatkowane przychody z działalności własnej biblioteki. Środki te częściowo pokrywają zobowiązania biblioteki. Podsumowanie: Powiatowa Biblioteka Publiczna w Otwocku w 2013 r. zrealizowała wszystkie zaplanowane przedsięwzięcia finansowe. Zapewniono bieżące funkcjonowanie biblioteki czyli wydatki na materiały niezbędne do bieżącej dzielności oraz media. Zapewniono regularną wypłatę wynagrodzeń pracownikom biblioteki a także kosztów z tym związanych ZUS i podatek od osób fizycznych. Sfinansowano również przedsięwzięcia związanie z rozpoczęciem działalności biblioteki tj. zakup i wdrożenie programów komputerowych księgowych, zakup programu do ewidencji zbiorów bibliotecznych, zakup i wdrożenie podpisu elektronicznego do ZUS. III. Sieć bibliotek. Sieć bibliotek. W 2013 r. sieć bibliotek w Powiecie Otwockim liczyła 23 placówki: placówki: w tym 1 biblioteka powiatowa, 1 biblioteka miejska, 6 gminnych, 14 filii, 1 biblioteka miejsko gminna. IV. Gomadzenie i opracowanie zbiorów bibliotecznych. 1. Gromadzenie zbiorów. Na dzień 1 września 2013 roku stan zbiorów wynosił: 4
książki 23 272 woluminy o wartości 231 031,10 zł czasopisma, nieoprawne (nie policzone) kasety VHS 121 jednostek bibliotecznych o wartości 3 939,97 zł. Oficjalnie zbiory po bibliotece pedagogicznej zostały przekazane przez Powiat Otwocki 29 listopada 2013 r. W 2013 roku przybyło 81 woluminów na kwotę 855 zł. Były to dary od różnych instytucji. Struktura nabytków: Rodzaj literatury egzemplarzy Wartość Literatura dla dzieci i młodzieży 4 110,00 Literatura piękna dla dorosłych 3 Literatura pedagogiczna 6 60,00 Pozostała literatura popularnonaukowa 68 585,00 Razem: 81 855,00 Stan zbiorów na dzień 31 grudnia 2013 roku: książki 23 353 woluminy, czasopisma nieoprawne zbiory audiowizualne (kasety VHS) 121 jednostek bibliotecznych. Już we wrześniu 2013 roku dokonano renumeracji księgozbioru (wg wskazówek instruktorów z Biblioteki m. st. Warszawy), omijając w numerowaniu pozycje w ubytku, jednak nie zakończono tego procesu. Została również dokonana selekcja zbiorów (także zgodnie z zaleceniami instruktorów z Biblioteki m.st. Warszawy). Niestety, ze względu na kłopoty kadrowe, sporządzenie list ubytków i wykreślenie przełożono na 2014 rok. Założona została nowa księga inwentarzowa tradycyjna z numeracją uwzględniającą już nowy stan inwentarzowy. Utworzono działy książki dla dzieci i młodzieży (poziomy I-IV) i rozpoczęto gromadzenie tego typu literatury oraz wzbogacanie działu powieści w związku ze zmianą potencjalnych użytkowników. Czasopisma: W drugim półroczu 2013 roku Biblioteka miała zapewnioną prenumeratę jeszcze z biblioteki pedagogicznej 12 tytułów., oraz gratisy prasy lokalnej: Celestynka, Gazeta Otwocka, Linia otwocka, Tygodnik Regionalny. 2. Opracowanie zbiorów. 5
Opracowanie techniczne: Ze względu na wolny dostęp do półek dokonano podziału całego księgozbioru na działy wg Uniwersalnej Klasyfikacji Dziesiętnej, zmieniono napisy na grzbietach wszystkich książek w Wypożyczalni. Proces likwidacji starych pieczątek i stawiania nowych rozpoczęto we wrześniu i trwa nadal. Opracowanie merytoryczne: Na nowy rok przeniesiono katalogowanie nabytków i włączanie kart do katalogów. V. Wypożyczanie i udostępnianie zbiorów W Bibliotece jest praca dwuzmianowa. Nie ma godzin przeznaczonych na prace wewnętrzne. Godziny otwarcia: Poniedziałek - 9.00-19.00 Wtorek - 9.00-19.00 Środa 9.00-19.00 Czwartek - 9.00-19.00 Piątek - 9.00-19.00 Sobota - 8.00-14.00 1. Wypożyczalnia: Struktura czytelników wg zajęcia: Dzieci i Młodzież gimnazjaln a i młodsza Młodzież ponadgimn azjalna Pracownic y fizyczni Rolnicy Pracownic y umysłowi Studenci Inni Nie zatrudnieni Razem 12 12 5-126 102 20 31 296 odwiedzin w Wypożyczalni Odwiedziny i wypożyczenia zbiorów na zewnątrz w 2013 r.: Literatura dla dzieci i młodzieży Literatura piękna Literatura popularnonaukowa Razem 828 4 155 1 558 1 717 W okresie udostępniania od 15 października 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. (2,5 miesiąca) zapisano 296 osób, zarejestrowano 828 odwiedzin, wypożyczono łącznie1 717 woluminów. Udzielono łącznie 630 informacji: (210 bibliotecznych i 420 bibliograficznych). Odzyskiwanie przetrzymywanych przez czytelników książek: Wykonano 11 monitów telefonicznych. 6
2. Czytelnia: odwiedzin w Czytelni udostępnionych książek udostępnionych czasopism 172 424 158 38 użytkowników komputerów W Czytelni udostępniono łącznie 731 jednostek bibliotecznych i udzielono 77 informacji bibliograficznych. VI. Działalność informacyjna 1. Księgozbiór Czytelni: Przeprowadzono selekcję zbiorów Czytelni, przenosząc część zbiorów do Wypożyczalni. Na dzień 31 grudnia 2013 roku nie udało się zmienić numerów inwentarzowych i pieczątek w zbiorach czytelnianych. 2. Katalogi i kartoteki. Bibliografia regionalna: Od początku działalności informacja o zbiorach jest możliwa tylko na podstawie katalogów tradycyjnych. Są one niekompletne. W bibliotece pedagogicznej już od 2010 roku nie były uzupełniane. Konieczność opracowania dotyczy około 2000 książek. Jest to praca, którą trzeba wykonać jak najprędzej, ponieważ dotyczy to pozycji najnowszych, o których nie ma informacji. Katalogi tradycyjne nie przystają do nowego sposobu udostępniania: stare numery inwentarzowe na kartach katalogowych, brak sygnatur lub błędne na większości kart. Konieczne będzie również dostosowanie struktury katalogu rzeczowego do nowego schematu działów. Baza komputerowa zbiorów będzie tworzona od początku w systemie bibliotecznym Mateusz, którego licencję zakupiono. Z powodu braków kadrowych nie wzbogacano kartoteki regionalnej tradycyjnej istniejącej w placówce. Do wykonania w nowym roku pozostało również katalogowanie nowych nabytków i włączanie kart do katalogów. Jest pilna konieczność uzupełnień oraz przeszkolenia pracownika w zakresie tworzenia bibliografii regionalnej w programie Mateusz. VII. Działalność kulturalno-oświatowa. Współpraca ze środowiskiem. Pracownik Biblioteki uczestniczył w pracach jury konkursu zorganizowanego przez Wydział Promocji Starostwa Powiatowego Sosny Powiatu Otwockiego. 7
Wystawy: Sosny Powiatu Otwockiego fotografie z konkursu Tradycje Wigilii i Bożego Narodzenia Wystawa prac rękodzielniczych wykonanych w ramach terapii zajęciowej przez podopiecznych Środowiskowego Domu Samopomocy w Otwocku Wystawki: Organizowane będą cyklicznie 2 razy w miesiącu mini wystawki księgozbioru w celu popularyzacji zbiorów i rocznic literackich. W 2013 roku zorganizowano: 10 twarzy Tuwima ( Rok Tuwima, 60 rocznicy śmierci poety), Kto jest ten dziwny nieznajomy? - Leopold Staff (50 rocznica śmierci). Biblioteki oraz instytucje, z którymi nawiązano współpracę w roku 2013: Nazwa instytucji współpracującej Starostwo Powiatowe w Otwocku Biblioteki publiczne powiatu Biblioteka Publiczna m. st. Warszawy Środowiskowy Dom Samopomocy w Otwocku Wyższa Szkoła Gospodarki Euroregionalnej w Józefowie Biblioteka Gminna w Celestynowie Samodzielne Biuro Kultury i Promocji w Otwocku Krajowy Ośrodek Edukacji Zawodowej i Ustawicznej KOWEZ Ośrodek Rozwoju Edukacji ORE Uniwersytet Trzeciego Wieku w Otwocku Zakres współpracy Kontakty służbowe Wymiana informacji, wypożyczanie zbiorów na wystawy, wzajemne uczestnictwo na imprezach kulturalnych, wymiana darów książkowych Dary książkowe, udział w szkoleniu wg oferty Biblioteki Wymiana informacji, wypożyczanie prac podopiecznych do organizowania wystaw Wymiana informacji i dubletów, konsultacje instruktażowe Konsultacje instruktażowe Wymiana informacji, dary książkowe Dary książkowe Dary książkowe Pomoc w porządkowaniu zbiorów przed otwarciem placówki VIII. Kadra biblioteczna pracowników pracowników na stanowiskach bibliotekarskich pracowników na stanowiskach instruktorskich Średnia płaca brutto pracowników na 8
pracowników Na dz. 1.09.2013 r. Na dz. 31.12.2013 r. ogółem działalności podstawowej Bez Z wykształceniem wykształceni wyższym bibliotekarskim a bibliotekarsk iego ogółem W tym etaty przeliczeniowe stanowiskach bibliotekarskich 5 3 2 - - - 2 517,50 6 3 2 - - - 2 517,50 We wrześniu 2013 roku w bibliotece zatrudniono 5 osób łącznie na 3,7 etatu: dyrektor (zatrudniony na 3 lata), główny księgowy (1/5 etatu na rok), 2 starszych bibliotekarzy (jeden zatrudniony na rok i drugi na 5 lat), pracownik gospodarczy ( 1/2 etatu na 3 lata). Od 15 listopada zatrudniono na pełny etat drugiego pracownika gospodarczego (na rok).. W początkowym okresie organizowania nowej placówki pomagała grupa stażystów z Urzędu Pracy, uczniowie i pracownicy otwockich placówek oświatowych, słuchacze Uniwersytetu Trzeciego Wieku. Jedna osoba ze stażystów pozostała na półroczny okres stażu. Już po tygodniu od otwarcia Biblioteki dla użytkowników jedna z bibliotekarek poszła na zwolnienie lekarskie i przebywa na nim nadal. Szkolenie i doskonalenie kadry: Jedna osoba uczestniczyła w jednodniowym szkoleniu na temat prowadzenia szkoleń z podstaw pracy na komputerze. Zajęcia odbyły się w Bibliotece m.st. Warszawy. Odbyło się jedno szkolenie w placówce z programu bibliotecznego Mateusz, w którym uczestniczyły 2 osoby. IX. Komputeryzacja biblioteki Stan komputeryzacji biblioteki na dzień 31.12.2013 r.: Brak katalogu komputerowego. Zakupiono licencję na program biblioteczny Mateusz i będzie tworzona baza od podstaw. W placówce użytkuje się 7 komputerów, z czego 4 są przeznaczone dla użytkowników. Wszystkie mają dostęp do Internetu. Adres strony WWW biblioteki Adres poczty elektronicznej biblioteki www.biblioteka.powiat-otwocki.pl (strona www. założona już w 2014 r.) biblioteka@powiat-otwocki.pl Adresy poczty elektronicznej dyrekcji biblioteki ekoc@powiat-otwocki.pl Ilość osób korzystających z Internetu 38 osób 9
Biblioteka umożliwia: - podłączenie własnego komputera użytkownika (bezpłatnie) - korzystanie z Internetu bezprzewodowego (bezpłatnie) - kserowanie materiałów bibliotecznych i wydruki (za odpłatnością wg cennika) X. Nadzór merytoryczny Biblioteka powiatowa nie posiada etatu instruktora. Ze względu na kłopoty kadrowe nie organizowano spotkań z bibliotekarzami gminnymi. Z tego również powodu Biblioteka została zwolniona przez Bibliotekę m. st. Warszawy z obowiązku przygotowania rocznego sprawozdania zbiorczego z działalności bibliotek w powiecie. 10