WZÓR UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG SPORTOWO - REKREACYJNYCH Załącznik nr 2 Nr sprawy DH.772.1.2014 zawarta w Warszawie w dniu pomiędzy: Wojskową Agencją Mieszkaniową, z siedzibą w Warszawie, ul. Chałubińskiego 3a, NIP 526-10-38-122 REGON 011263946 reprezentowaną przez p.o. Prezesa Pana Tomasza Szymanika zwaną Zamawiającym a, zwaną w dalszej części umowy, z siedzibą w., zarejestrowaną przez. pod numerem KRS:, nr NIP., regon.., posiadającą kapitał zakładowy w wysokości, będącą czynnym podatnikiem VAT, w imieniu której działa:.... zwaną Wykonawcą łącznie zwanymi Stronami. 1 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług na rzecz Pracowników Zamawiającego w ramach Programu przez Partnerów Wykonawcy oraz Wykonawcę. Wykaz Partnerów i świadczonych przez nich usług dla poszczególnych typów Kart znajduje się na stronie internetowej Wykonawcy. 2. W celu uniknięcia wieloznaczności leksykalnej, Strony postanawiają, iż pojęcia występujące w niniejszej Umowie będą mieć określone poniżej znaczenie: 1) Program - zestaw wyselekcjonowanych przez Wykonawcę pod kątem potrzeb Zamawiającego produktów i usług dostępnych dla Użytkowników zgłoszonych przez Zamawiającego, świadczonych na ich rzecz w okresie obowiązywania Umowy przez podmioty trzecie. Strony Umowy postanawiają, iż wyselekcjonowany pod kątem potrzeb Klienta Program zawiera pakiety:... Szczegółowy zakres Pakietów w odniesieniu do poszczególnych typów Kart określony jest w załącznikach do Umowy, 2) Lista - imienna lista osób uprawnionych do korzystania z usług objętych Programem (Użytkowników), przekazana przez Zamawiającego Wykonawcy. W pierwszym Okresie Rozliczeniowym wg wzoru pliku Excel przekazanego przez Wykonawcę. W każdym kolejnym Okresie Rozliczeniowym Lista jest generowana za pomocą Platformy Internetowej. 3) Pracownik - osoba fizyczna zatrudniona przez Zamawiającego na podstawie umowy o pracę i powołania. 4) Osoba Towarzysząca - jedna osoba wskazana przez Pracownika korzystającego z Karty, wymieniona na Liście, uprawniona do korzystania z produktów i usług objętych Programem. 5) Dziecko (Dzieci) - dziecko (dzieci) Pracownika korzystającego z Karty, w wieku do 15 lat, wskazane przez Pracownika, wymienione na Liście, wraz z podaną datą urodzenia (miesiąc i rok urodzenia dziecka), uprawnione do korzystania z produktów i usług określonych szczegółowo dla każdego typu Karty, z której korzysta Pracownik. 1
6) Użytkownik - Pracownik, Osoba Towarzysząca oraz Dziecko wymienieni na Liście, uprawnieni do korzystania z produktów i usług objętych Programem. 7) Partner - podmiot świadczący usługi sportowo-rekreacyjne w ramach Programu, z których korzystanie możliwe jest za okazaniem Karty. 8) Wizyta - dostęp do usług świadczonych przez Partnera w ramach Programu w terminie dowolnie wybranym przez Użytkownika, w godzinach otwarcia obiektu Partnera. Jedna Wizyta związana jest z jednym wpisem/zarejestrowaniem Użytkownika w raporcie Wizyt w obiekcie Partnera. 9) Kontroler - przedstawiciel Wykonawcy posiadający uprawnienia do weryfikacji tożsamości posiadaczy Kart. 10) Karta - każda karta wydana przez Wykonawcę uprawniającą do korzystania z usług określonych w Programie. 11) Okres Rozliczeniowy - miesiąc, na czas którego zamawiane są przez Zamawiającego usługi z Programu. 12) Platforma Internetowa - narzędzie internetowe do składania zamówień na Karty przez osobę wyznaczoną przez Zamawiającego do kontaktów z wykonawcą dostępne pod adresem wskazanym przez Wykonawcę. 13) Umowa - niniejsza umowa. 14) Ustawa - ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926, ze zm.). 2 Zobowiązania Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszelkich informacji Użytkownikom o dostępnych w Programie usługach oraz zasadach korzystania z Programu, tylko w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego lub za jego pośrednictwem. 2. Wykonawca udostępni Użytkownikom zaakceptowany przez Zamawiającego Program w terminie od dnia... r. Aktualny zakres usług dla poszczególnych Kart określony jest na stronie internetowej... 3. Przed rozpoczęciem Okresu Rozliczeniowego Wykonawca dostarczy wskazanym przez Zamawiającego osobom do miejsc wskazanych przez Zamawiającego określoną liczbę Kart uprawniających do korzystania przez Użytkowników z usług objętych Programem. W pierwszym Okresie Rozliczeniowym liczba Kart ustalona zostanie na podstawie Listy sporządzonej przez Zamawiającego. Zamawiający przekaże Wykonawcy Listę najpóźniej do dnia... r. Kolejne zamówienia ustalone zostaną na podstawie Listy wygenerowanej z Platformy Internetowej. 4. W przypadku niezgodności danych na Karcie z dokumentem tożsamości, którym posługuje się osoba posiadająca Kartę, Kontroler ma prawo i obowiązek zatrzymać Kartę. 5. Wykonawca w ramach Umowy umożliwi także korzystanie z nowo dostępnych usług świadczonych przez podmioty, z którymi Wykonawca nawiąże współpracę. 6. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w trakcie obowiązywania Umowy zakres usług i ilość Partnerów akceptujących Karty w ramach Programu w ilości nie mniejszej niż... podmiotów. 7. Wykonawca w zakresie Pakietów dla poszczególnych Kart świadczy usługi: 1) utrzymywania i zapewnienia ciągłej gotowości do dostępu do odpowiednich Pakietów w ramach oferty poszczególnych Kart, 2) zapewnienia odpowiedniej dostępności świadczonych usług przez Partnerów na rzecz Zamawiającego i Użytkowników przez utrzymywanie: a) systemu monitoringu świadczonych usług przez Partnerów, b) bezpośredniej weryfikacji i kontroli jakości świadczonych usług przez Partnerów, c) zdalnej obsługi informatycznej związanej z obsługą Użytkowników, w tym Pracowników w obiekcie Partnera oraz zapewnienia obsługi logistycznej usług 2
Partnerów. 8. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby zapewnić najwyższą jakość usług objętych Programem. 3 Zobowiązania Zamawiającego 1. Zamawiający dołoży wszelkich starań, żeby zwrócić Wykonawcy Karty będące w jego posiadaniu w przypadku utracenia statusu Użytkownika przez posiadaczy Karty. 2. Zamawiający zobowiązuje się poinformować Użytkowników, iż Karta nie może być odsprzedawana i przekazywana osobom nieuprawnionym do korzystania z Programu. W przypadku naruszenia obowiązków określonych w zdaniu poprzednim, Wykonawca zastrzega sobie prawo do wykluczenia danego Użytkownika z Programu i poinformowania o tym fakcie Zamawiającego. 3. Zamawiający zobowiązuje się, iż każdy Pracownik zgłosi tylko jedną Osobę Towarzyszącą korzystającą z tego samego typu Karty jak Pracownik wskazujący Osobę Towarzyszącą. Jako Osoba Towarzysząca może być zgłoszona osoba będącą najbliższym członkiem rodziny dla Pracownika tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu. Zaprzestanie korzystania z Programu przez Pracownika oznacza równoczesne zakończenie udziału w nim Osoby Towarzyszącej. 4. Zamawiający zobowiązuje się, iż każdy Pracownik zgłosi nie więcej niż 3 (troje) Dzieci korzystających Kart przeznaczonych dla Dzieci. W przypadku rodziny wielodzietnej, Klient może zgłosić większą liczbę Dzieci, jednak po wcześniejszym ustaleniu z Wykonawcą. Dziecko, które w trakcie uczestnictwa w Programie ukończyło piętnasty rok życia, może zostać zgłoszone wyłącznie jako Osoba Towarzysząca (Dziecko może zostać wskazane wyłącznie przez Pracownika posiadającego Kartę). Zaprzestanie korzystania z Programu przez Pracownika oznacza równoczesne zakończenie udziału w nim Dziecka. 5. Zamawiający zobowiązuje się począwszy od drugiego Okresu Rozliczeniowego do składania zamówień na Karty dla Użytkowników na Platformie Internetowej dostępnej pod adresem podanym przez Wykonawcę na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem każdego kolejnego Okresu Rozliczeniowego. Zamówienia składane po tym terminie będą realizowane w kolejnym Okresie Rozliczeniowym. 6. Zamawiający zobowiązuje się do pomocy Wykonawcy w pełnej wymianie Kart dla wszystkich osób objętych Programem, w przypadku gdy Wykonawca będzie takiej wymiany dokonywał. Karty będą wydane przez Wykonawcę w ramach wynagrodzenia określonego w 4. 4 Wynagrodzenie 1. Strony Umowy ustalają, że koszt dostępu do Programu dla Użytkownika korzystającego z Karty... tj. dla Pracownika, Osoby Towarzyszącej i Dziecka, wymienionych na Liście, za okres jednego miesiąca, jest określony w Załączniku nr 2. Strony Umowy ustalają, że koszt dostępu do Programu dla Użytkownika korzystającego z Karty... tj. dla Pracownika, Osoby Towarzyszącej i Dziecka, wymienionych na Liście, za okres jednego miesiąca, jest określony w Załączniku nr... 3. Strony Umowy ustalają, że koszt dostępu do Programu dla Użytkownika korzystającego z Karty... tj. dla Pracownika, Osoby Towarzyszącej i Dziecka, wymienionych na Liście, za okres jednego miesiąca, jest określony w Załączniku nr... 4. Warunki cenowe opisane w odpowiednim Załączniku nr.. (w odniesieniu do Kart o statusie Pracownika) obowiązują jedynie przy spełnieniu założeń opisanych w Załączniku nr. do Umowy. 5. Pierwszego dnia każdego z Okresów Rozliczeniowych objętych niniejszą Umową, Wykonawca wystawi fakturę na kwotę uwzględniającą koszt dostępu do Programu dla wszystkich 3
zgłoszonych przez Zamawiającego Użytkowników. 6. Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego, wraz z należnym podatkiem VAT w części wynikającej z Załącznika nr..., w ciągu 14 dni od daty otrzymania faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy... 7. W przypadku opóźnienia w płatności należnego Wykonawcy wynagrodzenia przekraczającego 7 dni, Wykonawca jest uprawniony po uprzednim powiadomieniu Zamawiającego do Uniemożliwienia korzystania przez Zamawiającego z usług objętych Przedmiotem Umowy, w tym w szczególności zablokowania Kart lub poinformowania Partnerów o braku możliwości korzystania z Kart wydanych dla Zamawiającego. Przywrócenie możliwości korzystania z Kart w ramach Przedmiotu Umowy zostanie dokonane w terminie do 3 dni roboczych po odnotowaniu na rachunku bankowym Wykonawcy zaległych płatności. Z tytułu braku możliwości korzystania z usług objętych Przedmiotem Umowy, zgodnie z niniejszym ustępem Zamawiającemu nie przysługuje rekompensata lub odszkodowanie. 8. W przypadku braku płatności za usługi wykonane przez Wykonawcę zgodnie z terminem zapisanym w Umowie, Wykonawca ma prawo wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia. 9. Dane do wystawienia faktury: Nazwa firmy: Adres: NIP: Faktury będą wysyłane na adres: Nazwa firmy: Adres: 10. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek zobowiązania Użytkownika wobec Wykonawcy, w tym w szczególności związane z płatnościami za wykonanie usługi, jak również za jakiekolwiek szkody wyrządzone przez Użytkownika. 5 Okres obowiązywania i warunki wypowiedzenia Umowy 1. Umowa zostaje zawarta ona okres 12 miesięcy od daty uruchomienia usługi tj. od dnia... 2. Warunki Umowy zaczynają obowiązywać Strony Umowy od dnia jej podpisania. 3. Każda ze Stron Umowy ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia musi obejmować pełny Okres Rozliczeniowy. 4. Wykonawca jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy w części obejmującej warunki, w tym wysokość wynagrodzenia, dla jednego lub więcej typów Kart objętych Umową. Wypowiedzenie Umowy dokonywane jest z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia musi obejmować pełny Okres Rozliczeniowy. 5. Wykonawca uprawniony jest do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku spadku liczby zgłoszonych Pracowników poniżej 10 lub w razie stwierdzenia naruszenia przez Klienta jego zobowiązań, o których mowa w Załącznik nr... do niniejszej Umowy. 6 Klauzula Poufności 1. Każda ze Stron zobowiązuje się zabezpieczyć przed dostępem osób trzecich oraz nie ujawniać ani nie przekazywać bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony treści Umowy oraz informacji związanych z nią, jak również informacji uzyskanych przy wykonywaniu Umowy lub w związku z ich wykonywaniem, niezależnie od formy uzyskania nośnika i źródła tych informacji (Informacje Poufne) w szczególności danych osobowych udostępnionych przez Zamawiającego. Zobowiązanie to nie dotyczy informacji, które są powszechnie znane lub dostępne publicznie bez naruszenia warunków Umowy. 4
2. Każda ze Stron zobowiązuje się wykorzystywać Informacje Poufne wyłącznie w celu należytego wykonania Umowy. W ramach struktur organizacyjnych Stron, dostęp do Informacji Poufnych posiadać będą wyłącznie pracownicy lub inne osoby, których dostęp do Informacji Poufnych jest uzasadniony ze względu na ich udział w realizacji Umowy. Strona uzyskująca Informacje Poufne zobowiązana jest zapewnić, aby osoby mające dostęp do Informacji Poufnych przestrzegały zasad poufności i odpowiedzialna jest za działanie tych osób sprzeczne z Umową. Jednakże Strony uprawnione są do przekazywania Informacji Poufnych na zgodne z prawem żądanie organów administracji publicznej lub sądów, w zakresie objętym tym żądaniem. 3. Zobowiązania określone w niniejszym paragrafie wiążą każdą ze Stron w czasie obowiązywania Umowy oraz przez okres 5 (pięciu) lat po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu. 4. Wykonawca oświadcza, że znany mu jest fakt, że treść Umowy, a w szczególności przedmiot Umowy i wysokość wynagrodzenia stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r., Nr. 112, poz. 1198, z późn. zm.), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy. 7 Ochrona Danych Osobowych 1. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Ustawy w odniesieniu do danych osobowych Użytkowników powierzonych Wykonawcy do przetwarzania zgodnie z Umową. 2. Na podstawie art. 31 Ustawy, Zamawiający powierza Wykonawcy do przetwarzania następujące dane osobowe Użytkowników: 1) w przypadku Pracowników: imię i nazwisko; 2) w przypadku Osób Towarzyszących: imię i nazwisko; 3) w przypadku Dzieci: imię i nazwisko, miesiąc oraz rok urodzenia; wyłącznie w celu niezbędnym do wykonania Umowy. W ramach powierzenia, Wykonawca na podstawie umowy będzie przekazywać dane osobowe Użytkowników Partnerom, z usług których będą korzystali Użytkownicy w celach rozliczeniowych oraz w celu zapewnienia Użytkownikom pełnej możliwości korzystania z Karty oraz może przekazać te dane innym podmiotom współpracującym z Wykonawcą w celu zagwarantowania prawidłowej realizacji Umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych danych osobowych zgodnie z wymaganiami prawnymi przewidzianymi w Ustawie, w szczególności do wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w Ustawie, a także innych powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w celu prawidłowego wykonania niniejszej Umowy. 4. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Wykonawca usunie wszystkie dane osobowe Użytkowników powierzone przez Zamawiającego do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy, chyba że obowiązujące przepisy prawa uniemożliwiać będą usunięcie wszystkich lub części przekazanych danych osobowych. 5. Wykonawca oświadcza, że w takim zakresie w jakim okaże się to niezbędne, na pisemne żądanie Zamawiającego, zapewni Zamawiającemu możliwość kontroli przetwarzania danych osobowych powierzonych na podstawie niniejszej Umowy, przeprowadzonej przez osoby posiadające wymagane kwalifikacje i związane obowiązkiem zachowania poufności. Planowane kontrole należy zgłosić wykonawcy z 14 dniowym wyprzedzeniem. 8 5
Postanowienia końcowe 1. Wszelka korespondencja związana z wykonywaniem niniejszej Umowy będzie sporządzana w formie pisemnej i dostarczana każdej ze Stron Umowy osobiście, listem poleconym, pocztą kurierską, faksem lub pocztą internetową na następujące adresy: 1) Wykonawca... 2) Zamawiający... 2. Osobą upoważnioną: 1) przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą jest. 2) przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym jest 3. Jakiekolwiek zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zapis ten nie ma zastosowania w przypadku zmiany osoby kontaktowej ze strony Wykonawcy, rozszerzenia przez Wykonawcę zakresu Pakietów objętych Programem, zmiany layoutu oferowanych Kart, zmiany nazw handlowych oferowanych przez Wykonawcę produktów i usług, zmiany adresów stron internetowych wskazanych w Umowie oraz zmiany listy Partnerów lub oferowanych przez Partnerów usług oraz zasad ich świadczenia. W takim przypadku Zamawiający zostanie o zmianach poinformowany za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie pisemnej z odpowiednim wyprzedzeniem a Użytkownicy będą mogli korzystać z dodatkowych usług oraz z nowych Kart oraz z aktualnej oferty Partnerów. Aktualne informacje dotyczące Programu zawsze będą znajdowały się na stronie internetowej... 4. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. 5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego. 6. Wszelkie spory wynikłe w związku z realizacją niniejszej Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 8. Lista Załączników: 1)......... Zamawiający Wykonawca 6