ZARZĄDZENIE NR 21/2015 BURMISTRZA MIASTA WĄGROWCA z dnia 02 lutego 2015 r w sprawie wprowadzenia Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego Na podstawie art. 68, 69 ust. 1 pkt. 3 i nast. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108 z późn. zm.) oraz art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.^*) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się Księgę Procedur Audytu Wewnętrznego w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Audytorowi wewnętrznemu. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Mgr inl Krzysztof Poszwa zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone: Dz. U. z 2013 poz. 645, poz. 1318, z 2014 r. poz. 379 i poz. 1072
Załącznik do Zarządzenia Nr 21/2015 Burmistrza Miasta Wągrowca z dnia 02 lutego 2015 r KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO 1 Cele i zadania audytu wewnętrznego 1. Ogólnym celem prowadzenia audytu wewnętrznego jest przysparzanie wartości i usprawnianie funkcjonowania Gminy Miejskiej Wągrowiec, jako jednostki samorządu terytorialnego. 2. Audyt wewnętrzny poprzez niezależną i obiektywną ocenę systemów zarządzania i kontroli funkcjonujących w Gminie Miejskiej Wągrowiec, dostarcza Burmistrzowi Miasta racjonalnego zapewnienia, że systemy te działają prawidłowo (czynności zapewniające). 3. Audyt wewnętrzny, poprzez czynności doradcze, przyczynia się do usprawniania funkcjonowania Miasta Wągrowca. 4. Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu i oszacowaniu potencjalnego ryzyka mogącego się pojawić w ramach działalności jednostki oraz na badaniu i ocenianiu adekwatności, skuteczności i efektywności systemów kontroli zarządczej, mających na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego ryzyka. 5. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. 5.1. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym. Usługi zapewniające obejmują obiektywną ocenę dowodów, dokonywaną przez audytora wewnętrznego w celu dostarczenia niezależnej opinii lub wniosków w odniesieniu do jednostki, operacji, funkcji, procesu lub innego zagadnienia. Charakter zadania zapewniającego oraz jego zakres są określane przez audytora wewnętrznego. 5.2. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności i audytora wewnętrznego. Usługi doradcze mogą mieć charakter: a) formalnego zadania doradczego - planowanego i wykonywanego zgodnie z uzgodnionym zakresem, b) nieformalnego zadania doradczego - wykonywanego w ramach działalności rutynowej, c) specjalnego zadania doradczego - polegającego na udziale w pracach specjalnie powołanych zespołów w celu wykonania określonego zadania.
d) pilnego zadania doradczego - polegającego na udziale w zespole powołanym w celu przywrócenia lub utrzymania działalności operacyjnej (bieżącej) bądź w zespole, którego zadaniem jest pomoc w wykonaniu szczególnego polecenia lub dotrzymania nietypowego terminu. 2 Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz kierowania jednostką, a w szczególności: 1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych; 2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej; 3) ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy; 4) ocenę zgodności systemów teleinformatycznych z Krajowymi Ramami Interoperacyjności i minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych; 5) ocenę zabezpieczenia mienia jednostki; 6) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystywania zasobów jednostki; 7) przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami; 8) ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli. 2. Audyt wewnętrzny obejmuje także wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. 3. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania jednostki. 4. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Burmistrz Miasta Wągrowca powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. 5. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. 3 Planowanie 1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego. Do końca każdego roku kalendarzowego kierujący komórką audytu wewnętrznego opracowuje i przedstawia Burmistrzowi Miasta Wągrowca
plan audytu na rok następny, a sprawozdanie z wykonania planu opracowuje i przedstawia do końca stycznia każdego roku. 2. W celu przygotowania planu, dokonuje się analizy obszarów ryzyka w zakresie działania jednostki, biorąc pod uwagę w szczególności: 1) cele i zadania jednostki, 2) przepisy prawne na podstawie, których jednostka funkcjonuje, 3) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów i kontroli oraz dokonywanych ocen systemów kontroli, 4) zewnętrzne i wewnętrzne czynniki ryzyka, 5) uwagi pracowników jednostki, 6) ilość i wartość transakcji dokonywanych przez jednostkę, 7) dysponowanie przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, 8) doświadczenie zawodowe audytora, 9) działania organizacyjne, które mogą wpłynąć na opinię publiczną, 10) sprawozdawczość finansową i merytoryczną. 3. Roczny plan audytu opracowywany jest w oparciu o analizę ryzyka. 4. Kolejność poddania obszarów i obiektów ryzyka audytowi wewnętrznemu ustala się, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne takie jak: 1) czas niezbędny do przeprowadzenia zadań, 2) dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe, 3) szacunkowe koszty przeprowadzenia zadania. 5. Plan strategiczny obejmuje okres od trzech lat do pięciu i jest corocznie uaktualniany w rocznym planie audytu wewnętrznego. 4 Relacje z Najwyższą Izbą Kontroli (NIK) i innymi instytucjami kontrolnymi 1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę - o ile jest to możliwe - plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów. 2. Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny powinien uwzględniać wyniki kontroli dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne. 3. Dokumentacja z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, mogą zostać udostępnione NIK i innym instytucjom kontrolnym za zgodą Burmistrza Miasta Wągrowca. 5 Metodyka 1. Metodykę audytu wewnętrznego tworzą: 1) organizacja pracy, 2) pisemne procedury, 3) sposób prowadzenia audytu,
4) stosowane standardy, 5) podstawowe techniki stosowane w audycie wewnętrznym. 2. Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia roczne imienne upoważnienie udzielone przez Burmistrza Miasta Wągrowca. 3. Zadania audytowe przeprowadza się zgodnie w przepisami określonym przez Ministra Finansów i Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego. 6 Dokumentacja 1. Audytor wewnętrzny prowadzi bieżące akta audytu wewnętrznego w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych. 2. Bieżące akta audytu wewnętrznego obejmują: 1) dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego, 2) dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i program zadania audytowego, 3) protokoły z narad, 4) imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego, 5) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego, 6) notatkę informacyjną, 7) dokumenty robocze przygotowywane przez audytora wewnętrznego w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego, 8) oświadczenia pracowników, 9) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, 10) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego. 3. Burmistrz Miasta Wągrowca jest na bieżąco informowany o przebiegu prac audytowych i ma nieograniczony dostęp do akt audytu wewnętrznego. 4. Kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny ma prawo wglądu do bieżących akt audytu wewnętrznego. 5. Audytor wewnętrzny prowadzi stałe akta audytu wewnętrznego w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego. Stałe akta audytu wewnętrznego obejmują w szczególności: 1) akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania Miasta Wągrowca, 2) dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej, mające wpływ na system kontroli finansowej, 3) inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka, 4) plany audytu.
7 Aktualizacja Księgi Procedur Księga procedur podlega okresowym przeglądom. Przynajmniej raz w roku kierujący komórką audytu wewnętrznego dokonuje przeglądu Księgi procedur w celu jej aktualizacji.