Zarządzenie nr 175 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 13 listopada 2012 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Informatyka Inżynierska Kierunek Zamawiany Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z listą rankingową Narodowego Centrum Badań i Rozwoju konkursu 1/POKL/4.1.2/2012 nr KSI: POKL.04.01.02-00-071/12, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu pt.: Informatyka Inżynierska Kierunek Zamawiany Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany będzie na mocy umowy o dofinansowanie Projektu, która zostanie zawarta pomiędzy Narodowym Centrum Badań i Rozwoju,,Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub 1
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 1 czerwca 2012 r. do dnia 31grudnia 2015 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6 niniejszego zarządzenia, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 2
6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) Asystent Kierownika Projektu; 3) Specjalista ds. finansowych. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) zarządzanie realizacją Projektu i podejmowanie wiążących decyzji związanych z Projektem, b) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie mechanizmów zaradczych w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), d) organizowanie spotkań Zespołu Wykonawczego Projektu, w celu analizy sytuacji w Projekcie oraz ustalenia dalszej realizacji poszczególnych zadań, e) wnioskowanie o: zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, przyznanie dodatku uczelnianego, f) nadzór nad przygotowywaniem umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, potwierdzanie kart czasu pracy, zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców/zleceniobiorców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych, g) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, h) współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy sporządzaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) do zaplanowanych w Projekcie przetargów, i) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, j) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu oraz potwierdzanie merytoryczne opisów do tych dokumentów, k) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą 3
zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.), l) opieka merytoryczna nad sprawozdawczością części merytorycznej Projektu oraz zatwierdzanie wniosków o płatność na podstawie stosownego pełnomocnictwa, m) nadzór nad przygotowaniem i realizacją promocji Projektu, n) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu, o) opracowywanie regulaminów i formularzy, o których mowa w 9 ust. 1 niniejszego zarządzenia, p) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu, q) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, r) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi; 2) Asystent Kierownika Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Kierownika Projektu, b) monitoring i kontrola Projektu oraz niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Kierownika Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu, c) przygotowanie i realizacja promocji Projektu, w tym nadzór nad organizacją strony internetowej Projektu, d) koordynacja i nadzór nad organizacją zajęć wyrównawczych i konsultacji z przedmiotów kierunkowych oraz działań w ramach zadań Projektu skierowanych na wzmocnienie praktycznych aspektów kształcenia, a także prowadzenie dokumentacji dotyczącej tych form wsparcia, e) przygotowywanie umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, f) przygotowywanie wniosków o dodatki uczelniane, g) ewidencjonowanie prowadzonej przez osoby zaangażowane do Projektu ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, h) prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji Projektu, w tym ewidencji uczestników Projektu, i) opracowywanie korespondencji Kierownika Projektu i prowadzenie jej ewidencji, j) nadzór nad terminowym i zgodnym z założeniami budżetu Projektu, składaniem w systemie SAP zapotrzebowań na dostawy i usługi oraz nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, k) sporządzanie Formularza PEFS w formacie Formularza PEFS oraz załącznika nr 2 do wniosku o płatność dotyczącego przepływu uczestników Projektu, l) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, m) współpraca z Kierownikiem Projektu i Specjalistą ds. finansowych przy sporządzaniu wniosku o płatność w części merytorycznej (postęp rzeczowy, 4
planowane działania, problemy i trudności powstałe w trakcie realizacji Projektu) oraz przy aktualizacji harmonogramu płatności, n) przygotowywanie, we współpracy ze Specjalistą ds. finansowych, propozycji przesunięć lub zmian w budżecie Projektu, wynikających z bieżącej analizy stopnia realizacji Projektu, zgodnie z przepisami umowy o dofinansowanie Projektu i odpowiednimi wytycznymi; przedstawianie tych propozycji do zatwierdzenia Kierownikowi Projektu; 3) Specjalista ds. finansowych - do jego obowiązków należy w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu, przygotowywanie opisów do dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu i przedkładanie ich do potwierdzenia Kierownikowi Projektu lub w przypadku jego nieobecności Asystentowi Kierownika Projektu, b) przygotowywanie wniosków o płatność, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, c) kontrola budżetu Projektu, d) współpraca z Asystentem Kierownika Projektu przy przygotowywaniu propozycji przesunięć lub zmian w budżecie Projektu, sprawdzanie możliwości dokonania przesunięć i zmian w budżecie Projektu zgodnie z przepisami umowy o dofinansowanie Projektu, e) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, f) monitoring i kontrola Projektu oraz niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Kierownika Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach, którego władze zobowiązane są do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulaminy i formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu opracowuje Kierownik Projektu, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze, o których mowa w ust. 1 zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. 5
V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 243, poz. 1447), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu na czas realizacji Projektu; 4) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 5) przyznanie dodatku uczelnianego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Kierownik Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. 6
VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 60 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 czerwca 2012 r., z późn. zm. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 5%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm., każdorazowo po akceptacji wniosku o płatność przez Instytucję Pośredniczącą. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją Projektu/obowiązki informacyjne 13 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, 7
wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach. 4. Dokumenty dotyczące realizacji Projektu, w tym materiały promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne dotyczące zadań realizowanych w ramach Projektu, winny być odpowiednio oznaczone, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. IX. Zakaz zbycia aktywów 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim. X. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. 8
XI. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 czerwca 2012 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 9