Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego ul. Racjonalizacji 6/8 02-673 Warszawa Biuro Certyfikacji w Katowicach Al. W. Korfantego 193 A 40 157 Katowice tel. ( 32 ) 258 05 72, 258 13 73 fax ( 32 ) 258 35 53 Program Certyfikacji DCZW Dobrowolna Certyfikacja Zgodności Wyrobu Program typu 5 wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 Opracował : Kierownik Biura Certyfikacji w Katowicach Marian Kaczmarek data: 03.02.2016 r. Zatwierdził: Pełnomocnik Dyrektora ds. Jakości i Certyfikacji Michał Koźlik data: 03.02.2016 r. Wydanie 11 Katowice, dnia 3 lutego 2016 r.
1. ZAKRES STOSOWANIA PROGRAMU IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi dobrowolną certyfikację zgodności wyrobu program typu 5 wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 z postanowieniami specyfikacji technicznych. Wydawany jest certyfikat Certyfikat Zgodności (DCZ). Głównymi elementami systemu dobrowolnej certyfikacji zgodności wyrobu są: pobór próbek wyrobu do badań, badania próbek wyrobu, wstępna inspekcja systemu zakładowej kontroli produkcji, ocena raportów z badań i raportu z oceny ZKP, przegląd i decyzja dotycząca certyfikacji udzielenie zezwolenia, nadzór obejmujący okresowe kontrole systemu zakładowej kontroli produkcji oraz badania próbek pobranych u klienta i/lub w handlu. Certyfikacja w obszarze dobrowolnym nie jest związana z oceną zgodności wyrobów budowlanych wynikającą z wymagań przepisów prawnych. Uzyskany certyfikat może być wykorzystywany w działalności gospodarczej posiadacza certyfikatu w zakresie kontraktowym stosunków cywilno prawnych oraz dla wykazania wysokiego poziomu zaufania co do zapewnienia jakości wyrobów i zwiększenia konkurencyjności wobec innych producentów wyrobów budowlanych. 2. DOKUMENTY ODNIESIENIA W PROCESIE CERTYFIKACJI Dokumentami odniesienia w procesie dobrowolnej certyfikacji zgodności wyrobu program typu 5 wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01, akronim programu certyfikacji DCZW, są następujące specyfikacje techniczne: PN-EN 13162:2013-05 PN-EN 13163:2013-05 PN-EN 13164:2013-05 PN-EN 13165:2013-05 PN-EN 13166:2013-05 PN-EN 13167:2013-05 PN-EN 13168:2013-05 PN-EN 13169:2013-05 PN-EN 13170:2013-05 PN-EN 13171:2013-05 Biuro Certyfikacji w Katowicach, na życzenie klientów, udziela wyjaśnień wymagań w odniesieniu do wyspecyfikowanych dokumentów normatywnych w zakresie niniejszego programu certyfikacji. 3. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE CERTYFIKACJI Biuro Certyfikacji w Katowicach udostępnia swoje usługi dla wszystkich Klientów zgodnie z zakresem działania Biura. Możliwość przeprowadzenia procesu certyfikacji nie jest uzależniona od wielkości Klienta, jego statusu własnościowego lub organizacyjnego, jego członkostwa w jakimkolwiek stowarzyszeniu lub grupie, od liczby uprzednio wydanych certyfikatów. Biuro Certyfikacji w Katowicach nie podejmuje się certyfikacji w przypadku występowania powiązań stanowiących niedopuszczalne zagrożenie dla bezstronności. Biuro Certyfikacji w Katowicach nie podejmuje się certyfikacji w przypadku braku jakichkolwiek kompetencji lub możliwości wymaganych do podjęcia działalności certyfikacyjnej. Przeprowadzenie procesów certyfikacji odbywa się na podstawie umów zawartych z Klientami. Biuro Cer- IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 2 z 14
tyfikacji w Katowicach przestrzega umownych terminów certyfikacji oraz stosuje koszty certyfikacji zgodnie z ustalonym cennikiem. Biuro Certyfikacji w Katowicach nie stawia nieuzasadnionych wymagań finansowych lub innych, ogranicza wymagania i działania tylko do tych kwestii, które wyraźnie są związane z zakresem certyfikacji. Biuro Certyfikacji w Katowicach w procesach certyfikacji wykorzystuje certyfikacje udzielone przez jednostkę wcześniej danemu klientowi lub certyfikacje udzielone innym Klientom. Biuro Certyfikacji w Katowicach w procesach certyfikacji może wykorzystać wyniki oceny przeprowadzonej przez inną jednostkę certyfikującą. Każda taka sytuacja oceniana jest indywidualnie. W przypadku, gdy Klient wnioskujący o certyfikację posiada certyfikowany system zarządzania jakością wg normy ISO 9001 Biuro uwzględnia to w działaniach zgodnie z postanowieniami wg aktualnego polskiego wydania normy EN 13172, pkt.4. Wymagania ogólne. 3.1 Wniosek o certyfikację Klient ubiegający się o certyfikat zgodności wyrobu powinien przekazać do IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach wypełniony formularz wniosku WCD wraz z załącznikami. Formularz wniosku dostępny jest w Biurze Certyfikacji i na stronie internetowej IMBiGS. Załączniki do wniosku: dokumentacja systemu zakładowej kontroli produkcji (do zwrotu po przeprowadzeniu procesu certyfikacji), dokumentację techniczną umożliwiającą identyfikację wyrobu ( określenie typu, zamierzone zastosowanie i właściwości użytkowe wyrobu ), kopia certyfikatu systemu zarządzania jakością Producenta wyrobu (w przypadku jego posiadania), aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej Producenta, a w przypadku działania przez Upoważnionego Przedstawiciela również aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej tegoż Przedstawiciela, pełnomocnictwo do reprezentowania Producenta w przypadku gdy wniosek zostaje złożony przez Upoważnionego Przedstawiciela Producenta. Wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji przed skierowaniem go do Biura Certyfikacji, podlega weryfikacji pod kątem zagrożenia dla bezstronności. W przypadku stwierdzenia niedopuszczalnych zagrożeń dla bezstronności jednostki wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji nie może zostać przyjęty do prowadzenia procesu certyfikacji a Wnioskodawca jest pisemnie informowany o przyczynach odmowy przeprowadzenia procesu. 3.2 Przegląd wniosku i jego rejestracja IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wniosku, dokonuje jego przeglądu. Sprawdzane jest czy złożona dokumentacja jest kompletna i wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji. W przypadku gdy wniosek nie spełnia wymogów formalnych Wnioskodawca powiadamiany jest pisemnie o konieczności uzupełnienia wniosku w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania powiadomienia. W przypadku uzupełnienia wniosku w terminie późniejszym, z podaniem IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 3 z 14
przyczyn powstania zwłoki niezawinionej przez Wnioskodawcę, istnieje możliwość rozpatrzenia tego wniosku. W przypadku nie uzupełnienia wniosku w terminie 90 dni od dnia otrzymania powiadomienia powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. W trakcie przeglądu podejmowane są działania w celu wyjaśnienia wszystkich znanych różnic w rozumieniu zagadnień pomiędzy Biurem Certyfikacji a Klientem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm lub innych dokumentów normatywnych, oceniana jest możliwość świadczenia usługi pod względem dostępności środków do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną, kompetencji i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej. W trakcie przeglądu identyfikowane są przypadki czy wniosek dotyczy wyrobu lub dokumentu normatywnego, z którym jednostka nie miała wcześniejszego doświadczenia. W przypadku gdy wniosek dotyczy certyfikacji w zakresie w którym Biuro Certyfikacji nie ma kompetencji lub możliwości wymaganych do podjęcia działalności certyfikacyjnej Wnioskodawca informowany jest pisemnie o odmowie przeprowadzenia certyfikacji. W przypadku pozytywnego wyniku przeglądu stwierdzenia, że Biuro Certyfikacji może przeprowadzić proces certyfikacji wniosek zostaje zarejestrowany z datą jego wpływu / z datą wpływu uzupełnionych dokumentów. 3.3 Umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji i rozpoczęcie procesu Po zarejestrowaniu wniosku, w terminie do 7 dni od jego rejestracji, Biuro Certyfikacji przygotowuje dwa egzemplarze umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu, które przesyła Wnioskodawcy. Warunkiem rozpoczęcia procesu jest podpisanie Umowy i wniesienie opłaty w wysokości określonej w umowie. Jeżeli Wnioskodawca w terminie do 90 dni nie prześle podpisanej umowy do Biura Certyfikacji to proces certyfikacji zostanie przerwany. 3.4 Inspekcja zakładowej kontroli produkcji Wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji odbywa się w zakładzie produkującym wyrób zgłaszany do certyfikacji. IMBiGS Biuro Certyfikacji przeprowadza inspekcję w terminie uzgodnionym z Klientem. Program inspekcji przekazywany jest nie później niż 7 dni przed uzgodnionym terminem. Jeżeli Klient posiada certyfikat wydany przez IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach a przedmiotem wniosku jest nowy wyrób produkowany w zakładzie produkcyjnym wskazanym w certyfikacie, z tej samej grupy wyrobów i dla tych samych wymagań dotyczących ZKP, które zostały ocenione we wcześniejszym procesie certyfikacji, to możliwe jest podjęcie decyzji o nie przeprowadzeniu wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji. Kryteriami oceny systemu zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o przyznanie certyfikatu i w nadzorze nad wydanym certyfikatem są wymagania wg aktualnego polskiego wydania normy EN 13172, pkt.5. Wymagania dotyczące zakładowej kontroli produkcji Zadania producenta. Kryteriami oceny są również ustalenia dotyczące zakładowej kontroli produkcji według dokumentacji wnioskodawcy. Inspekcja systemu zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o certyfikat składa się z następujących etapów: IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 4 z 14
Spotkanie Otwierające z Najwyższym Kierownictwem Klienta w celu potwierdzenia zakresu auditu, przekazania upoważnienia do przeprowadzenia auditu, wyjaśnienia metodyki raportowania wyników auditu i spostrzeżeń poczynionych podczas auditu, Szczegółowa ocena systemu zakładowej kontroli produkcji, Spotkanie Zamykające, na którym Auditor wiodący przedstawia wyniki auditu. Spostrzeżenia poczynione podczas auditu systemu zakładowej kontroli produkcji są klasyfikowane jako: Niezgodność - niespełnienie wymagania, brak lub nieudane wdrożenie i działanie jednego lub więcej elementów zakładowej kontroli produkcji / odchylenie od ustalonych wymagań dla wyrobu, zamieszczonych w specyfikacji technicznej lub deklarowanych przez Klienta. Każda sformułowana niezgodność musi być odniesiona do wymagań specyfikacji technicznej lub innego dokumentu stanowiącego kryterium oceny. Obserwacja - zaobserwowana słabość systemu ZKP, procedury, zapisów np.: pojedynczy przypadek niespełnienia wymagań, niespójność w zapisach w dokumentacji zakładowej kontroli produkcji, wdrożone, a nie opisane wymaganie zakładowej kontroli produkcji, są elementy które trzeba doprecyzować. W przypadku stwierdzenia niezgodności, Auditor wiodący podczas spotkania zamykającego przedstawia Klientowi Kartę niezgodności do podpisu ( potwierdzenie zapoznania się z niezgodnościami ) i uzgadnia termin wykonania działań korekcyjnych / korygujących (maksymalnie 90 dni od daty wystawienia Karty Niezgodności) oraz informuje o 14 dniowym terminie przekazania do Biura Certyfikacji propozycji działań korekcyjnych / korygujących. Jeżeli propozycje działań będą niewystarczające, to IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach poprosi o weryfikację planu działania lub dostarczenie dodatkowych informacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności Klient informowany jest również o możliwości przerwania procesu i nie podejmowania działań korekcyjnych /korygujących. Jeżeli Klient zgadza się na przeprowadzenie tych działań to zobowiązany jest do przeprowadzenia zaplanowanych działań w ustalonym terminie i pisemnego powiadomienia Biura Certyfikacji o ich wykonaniu. Skuteczność działań korekcyjnych / korygujących oceniana jest w następujący sposób: a) na podstawie analizy dokumentów i zapisów dostarczonych przez Wnioskodawcę / Posiadacza certyfikatu, lub b) poprzez przeprowadzenie dodatkowej inspekcji sprawdzającej realizację działań korekcyjnych / korygujących. W przypadku zakwalifikowania spostrzeżenia jako obserwacji, skuteczność przeprowadzonych działań korekcyjnych / korygujących/ zapobiegawczych zostaje sprawdzona i oceniona podczas kolejnej inspekcji. Raport przekazywany jest Klientowi przez Biuro Certyfikacji w terminie do 21 dni od przeprowadzenia inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji. 3.5 Badania wyrobu Badania w procesie dobrowolnej certyfikacji wyrobu oraz w nadzorze nad wydanym certyfikatem są wykonywane w Oddziale Zamiejscowym w Katowicach IMBiGS Laboratorium Materiałów Budowlanych IZOLACJA ( certyfikat akredytacji Nr AB 008 ). Próbki wyrobu do badań pobierane są protokolarnie podczas inspekcji systemu zakładowej kontroli IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 5 z 14
produkcji przez auditorów w obecności przedstawiciela producenta lub z miejsca uzgodnionego / wskazanego przez Klienta. Zakres zleconych badań, obejmuje wszystkie właściwości określone w dokumencie będącym podstawą certyfikacji. 3.6 Ocena wyników procesu certyfikacji Na podstawie raportu z inspekcji (i w razie potrzeby na podstawie oceny skuteczności działań korekcyjnych / korygujących) dokonywana jest ocena systemu zakładowej kontroli produkcji. Po otrzymaniu raportu z badań, przeprowadzona zostaje ocena wyników badań. Podczas oceny, sprawdza się czy wyniki badań każdej właściwości są zgodne z wymaganiami dokumentu będącego podstawą certyfikacji i/lub z wartościami deklarowanymi przez Producenta. W przypadku, gdy przed złożeniem wniosku o certyfikację inna jednostka przeprowadziła ocenę związaną z certyfikacją, wyniki tej oceny będą mogły być wykorzystane w procesie certyfikacji w IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach jedynie w przypadku posiadania przez tę jednostkę statusu jednostki akredytowanej w odpowiednim zakresie. Każda taka sytuacja oceniana jest indywidualnie. 3.7 Przegląd i decyzja w sprawie certyfikacji Kierownik Biura Certyfikacji w Katowicach na podstawie zgromadzonej dokumentacji podczas procesu certyfikacji, oraz wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję o przyznaniu / odmowie przyznania certyfikatu. Warunkiem przyznania certyfikatu jest stwierdzenie, że wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania stanowiące kryterium certyfikacji i że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące zostały skutecznie wykonane. W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. Decyzja w sprawie certyfikacji przekazywana jest pisemnie Wnioskodawcy. W przypadku decyzji o przyznaniu certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje do podpisania Umowę O stosowaniu dobrowolnego certyfikatu zgodności i zasadach nadzoru nad wydanym certyfikatem i rozliczenie kosztów certyfikacji. Biuro Certyfikacji przygotowuje formalne dokumenty certyfikacyjne (certyfikat i/lub załącznik do certyfikatu). Z chwilą otrzymania certyfikatu Klientowi przysługuje prawo posługiwania się certyfikatem zgodnie z warunkami podanymi w umowie. Warunkiem wydania certyfikatu jest podpisanie Umowy o nadzór i wniesienie opłaty za przeprowadzony proces certyfikacji. Certyfikat Zgodności ( DCZ ) wydawany jest na okres trzech lat z ważnością od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu certyfikatu. Posiadanie certyfikatu nie zwalnia Klienta od odpowiedzialności za wyrób i proces produkcji oraz nie powoduje przeniesienia tej odpowiedzialności, w całości lub części, na IMBIGS Biuro Certyfikacji w Katowicach. Posiadacz certyfikatu ponosi pełną odpowiedzialność za wyrób. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 6 z 14
W przypadku decyzji o odmowie przyznania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje uzasadnienie podjętej decyzji i rozliczenie kosztów certyfikacji. Wnioskodawca ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. W uzasadnieniu decyzji o odmowie przyznania certyfikatu podany jest pełny raport zawierający wyniki oceny, identyfikując każdą niezgodność, którą należy usunąć w celu spełnienia wymagań stawianych przy certyfikacji wyrobu. Jeżeli Wnioskodawca wykaże, że zostały podjęte skuteczne działania korekcyjne / korygujące w celu spełnienia wszystkich wymagań, to Biuro Certyfikacji może dokonać ponownej oceny. 3.8 Czas trwania procesu Biuro Certyfikacji przeprowadza proces dobrowolnej certyfikacji zgodności wyrobu i podejmuje decyzję w sprawie certyfikacji w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty rozpoczęcia procesu, pod warunkiem, że przeprowadzona ocena potwierdza spełnienie wymagań stanowiących kryterium certyfikacji. Jeżeli w trakcie procesu okaże się, konieczne wykonanie dodatkowych działań (działania korekcyjne / korygujące), ze strony Wnioskodawcy w celu usunięcia niezgodności, okres ten może przedłużyć się o czas, w którym Wnioskodawca przeprowadzi niezbędne uzupełnienia i /lub usunięcia niezgodności. Jeżeli Wnioskodawca będzie przesuwał termin przeprowadzenia inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji, lub nie dostarczy w odpowiednim czasie próbek wyrobu do badań, Biuro Certyfikacji przedłuży termin zakończenia procesu, powiadamiając pisemnie o tym fakcie Wnioskodawcę. 3.9 Przerwanie działań związanych z procesem certyfikacji Działania związane z procesem certyfikacji zostają przerwane w przypadkach: a) Wnioskodawca w terminie do 3 miesięcy od daty rejestracji wniosku, nie podejmuje dalszych czynności związanych z procesem (brak akceptacji umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu), b) Wnioskodawca nie wywiązuje się z zobowiązań określonych w Umowie: brak wpłaty zaliczki w terminie do 3 miesięcy, audit zakładowej kontroli produkcji nie został przeprowadzony w ciągu 6 miesięcy od daty rozpoczęcia procesu z przyczyn leżących po stronie Wnioskodawcy. c) Wnioskodawca w ciągu 3 miesięcy od wykonania inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji nie przedstawił działań związanych z usunięciem niezgodności, stwierdzonych w działaniu systemu zakładowej kontroli produkcji; d) Wnioskodawca wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu. O przerwaniu procesu strony informują się pisemnie. Ponowne rozpoczęcie procesu certyfikacji wymaga złożenia nowego wniosku. 3.10 Posługiwanie się dokumentami certyfikacyjnymi Jeżeli posiadacz certyfikatu dostarcza innym kopie dokumentów certyfikacyjnych dokumenty powinny być skopiowane w całości. Kopie nie powinny wprowadzać ich odbiorcy w błąd co do udzielonej certyfikacji (niewłaściwe powołanie numeru jednostki, systemu certyfikacji, certyfikatu, zakresu certyfikacji). IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 7 z 14
4. NADZÓR 4.1 Zasady nadzoru IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi nadzór nad wydawanymi certyfikatami, w celu potwierdzenia, że proces wytwarzania wyrobu jest stabilny i udokumentowany, a wytwarzany wyrób i proces produkcji zgodny ze specyfikacją techniczną określoną w certyfikacie oraz, że Posiadacz certyfikatu właściwie wykorzystuje certyfikat. Nadzór nad wydanymi certyfikatami przeprowadzany jest jeden raz w roku i obejmuje: ocenę i akceptację działania systemu zakładowej kontroli produkcji (inspekcja ZKP), badania próbki wyrobu pobranej w zakładzie produkcyjnym lub zakupionej w handlu, ocenę sposobu wykorzystania certyfikatu (przeprowadzaną w trakcie inspekcji ZKP). Nadzór nad wydanymi certyfikatami prowadzony jest zgodnie z harmonogramem, zaplanowanym na każdy rok. Pierwszy planowany nadzór nad wydanym certyfikatem powinien zostać przeprowadzony nie później niż przed upływem 12 miesięcy od daty wydania certyfikatu. Terminy kolejnych ocen w nadzorze mogą ulegać przesunięciu w stosunku do daty ostatniej inspekcji (planowanego na dany rok terminu nadzoru) w uzasadnionych przypadkach związanych z sezonowością pracy lub na wniosek Posiadacza certyfikatu. Przesunięcie terminu oceny nie powinno przekroczyć trzech miesięcy. Jeżeli Producent posiada certyfikaty wydane w różnych terminach, to Biuro Certyfikacji może przeprowadzić jeden nadzór w roku obejmujący wszystkie certyfikaty. Biuro Certyfikacji informuje Posiadacza certyfikatu o inspekcji ZKP przynajmniej z 7 dniowym wyprzedzeniem, przesyłając program oceny. Inspekcja odbywa się w zakładzie produkującym wyrób, w uzasadnionych przypadkach inspekcja może być przeprowadzona w innym miejscu niż zakład produkujący wyrób. Jeżeli Biuro Certyfikacji w procesie certyfikacji wykorzystało certyfikacje udzielone innemu Klientowi to w procesach nadzoru może połączyć ocenę działania zakładowej kontroli produkcji dla certyfikatów wydanych dla różnych Klientów wytwarzających wyroby w tym samym zakładzie produkcyjnym. Inspekcja ZKP w nadzorze nad wydawanymi certyfikatami przebiega analogicznie jak inspekcja podczas ubiegania się o certyfikat, z uwzględnieniem przeprowadzenia oceny sposobu wykorzystania certyfikatu. Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach sprawuje poprzez: sprawdzenie oznakowania wyrobu, w tym sposób powoływania się na posiadany certyfikat, sprawdzenie wykorzystywania certyfikatu, w tym sposób powoływania się na posiadany certyfikat w reklamach, katalogach itp., analizę reklamacji zgłaszanych Posiadaczowi certyfikatu i/lub wpływających do Biura Certyfikacji oraz zapisów z działań korekcyjnych / korygujących podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu, ocenę skuteczności działań, podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu w związku z reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. W przypadku: stwierdzenia, że posiadacz certyfikatu stosuje w sposób nieprawidłowy certyfikat, IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 8 z 14
natrafienia w reklamach, katalogach itp, na niewłaściwe powołanie się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystanie certyfikatu, stwierdzenia, że posiadacz certyfikatu nie podejmuje odpowiednich działań dotyczących reklamacji i usterek wykrytych w wyrobach mającymi wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach podejmuje działania prowadzące do wyeliminowania takiego postępowania i naprawienia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Posiadacza certyfikatu niezbędnych działań korekcyjnych / korygujących. W wyniku prowadzonego nadzoru certyfikat może być utrzymany lub zawieszony. Warunkiem utrzymania certyfikatu są pozytywne wyniki inspekcji i badań kontrolnych wyrobu, potwierdzające, że certyfikowany wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania przyjęte za podstawę certyfikacji i, że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące prawidłowo wykonane. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. 4.2 Inspekcja specjalna / dodatkowa Inspekcja specjalna może zostać przeprowadzona w odpowiedzi na zgłaszane przez Posiadacza certyfikatu zmiany lub w ramach dalszego postępowania z certyfikatem zawieszonym, oceny skuteczności działań korekcyjnych / korygujących, zmian wymagań stanowiących podstawę certyfikacji, zbadania skarg lub wątpliwości co do spełnienia przez Posiadacza certyfikatu warunków określonych w umowie. Inspekcje specjalne prowadzone są wg zasad opisanych w pkt 3.4. 4.3 Przedłużenie ważności certyfikatu Przedłużenie ważności certyfikatu może nastąpić na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu, który składa taki sam wniosek (z załącznikami) jak w przypadku ubiegania się o certyfikat. W przypadku, gdy w okresie ważności certyfikatu nie zachodziły zmiany w zakresie wymagań dotyczących zakładowej kontroli produkcji przedłużenie ważności certyfikatu może nastąpić na podstawie analizy dokumentacji wniosku bez przeprowadzania wstępnej inspekcji ZKP. Wydawany jest nowy certyfikat i nowa umowa o nadzór. 5. ZMIANY MAJĄCE WPŁYW NA CERTYFIKACJĘ 5.1 Zmiany podstaw certyfikacji Po każdorazowej zmianie normy lub wymagań stanowiących podstawę certyfikacji IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadamia Posiadacza certyfikatu podając termin, niezbędne działania dostosowawcze do nowych wymagań i sposób ich sprawdzenia. Działania dostosowawcze do nowych wymagań zostaną sprawdzone i ocenione na postawie: badań wyrobu i/lub, inspekcji zakładowej kontroli produkcji i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 9 z 14
Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji wprowadzane są zmiany dokumentów certyfikacyjnych (wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie, ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. 5.2 Zmiana statusu Posiadacza certyfikatu Decyzję o przeniesieniu prawa do certyfikatu IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach podejmuje na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu. W terminie do 14 dni od dnia otrzymania pisma, Biuro informuje o decyzji i warunkach przeniesienia praw do certyfikatu. Przeniesienie certyfikatu na podstawie analizy dokumentów następuje w przypadku zmiany przez Posiadacza certyfikatu nazwy i/lub adresu. W przypadku zmiany właściciela lub zmian organizacyjnych, przeniesienie praw do certyfikatu może nastąpić na podstawie inspekcji zakładowej kontroli produkcji i / lub badań wyrobu. Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. O podjętej decyzji, Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Posiadaczowi certyfikatu przysługuje prawo do wniesienia odwołania. 5.3 Zmiany dokonywane przez Posiadacza certyfikatu W przypadku zmian planowanych / dokonywanych przez Posiadacza certyfikatu w wyrobie, procesie lub systemie zakładowej kontroli produkcji, które mają wpływ na zgodność wyrobu z wymaganiami, stanowiącymi podstawę certyfikacji, lub gdy Posiadacz certyfikatu zamierza rozszerzyć, ograniczyć zakres certyfikatu, wprowadzić nową / zmienić nazwę handlową wyrobu, informuje o tym pisemnie. W przypadku rozszerzenia zakresu certyfikacji, gdy rozszerzenie dotyczy wyrobów produkowanych w tej samej fabryce i zgodnie z tymi samymi wymaganiami co wyroby objęte certyfikatem tryb postępowania i warunki wydania decyzji w sprawie certyfikacji jest taki jak przy ubieganiu się o certyfikat. W pozostałych przypadkach terminie do 14 dni od otrzymania pisma, Biuro poinformuje pisemnie o trybie rozszerzenia / ograniczenia certyfikatu lub decyzji dotyczącej wprowadzanych zmian. Ocena przeprowadzana jest na postawie: badań wyrobu i/lub, inspekcji zakładowej kontroli produkcji, i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 10 z 14
Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, na podstawie zgromadzonej dokumentacji, jak też wszelkich innych stosownych informacji, Kierownik Biura podejmuje decyzję dotyczącą zmian. W przypadku pozytywnej decyzji w dokumentach certyfikacyjnych wprowadzane są zgłaszane zmiany (aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Posiadaczowi certyfikatu przysługuje prawo do wniesienia odwołania. Nie można powoływać się na przyznany certyfikat stałości właściwości użytkowych dla wyrobu, powstałego w następstwie zmian, zanim nie uzyska się od IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadomienia w formie pisemnej. 6. ZAKOŃCZENIE, OGRANICZENIE, ZAWIESZENIE LUB COFNIĘCIE CERTYFIKACJI 6.1 Zakończenie certyfikacji Decyzja o zakończeniu certyfikacji podejmowana jest na wniosek Posiadacz certyfikatu. Zawiadomienie o wycofaniu certyfikatu zostaje wysłane w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Po wycofaniu certyfikatu, jego posiadacz jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się certyfikatem. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. 6.2 Ograniczenie certyfikacji Decyzja o ograniczeniu certyfikacji podejmowana jest przez IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach na wniosek Posiadacz certyfikatu lub w przypadku gdy Posiadacz certyfikatu nie wykonał w ustalonym terminie skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w celu usunięcia niezgodności stwierdzonych w procesie nadzoru. Zawiadomienie o ograniczeniu certyfikacji zostaje wysłane w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Po ograniczeniu certyfikacji Posiadacz certyfikatu jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się certyfikatem w zakresie, którego dotyczy ograniczenie certyfikacji. W dokumentach certyfikacyjnych wprowadzane są odpowiednie zmiany (aktualizacja certyfikatu/wydanie nowego certyfikatu,, aktualizacja umowy / nowa umowa ). 6.3 Zawieszenie certyfikacji Decyzja o zawieszeniu certyfikatu na czas określony jest działaniem przejściowym, mającym za zadanie ochronę prawidłowości wykorzystania certyfikatu. Certyfikat może zostać zawieszony w przypadku: Posiadacz certyfikatu uniemożliwia przeprowadzenie inspekcji zakładowej kontroli produkcji, Posiadacz certyfikatu nie wywiązuje się ze zobowiązań finansowych wobec IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach, Posiadacz certyfikatu nie wykonał w ustalonym terminie skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w celu usunięcia niezgodności, IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 11 z 14
Posiadacz certyfikatu naruszył inne warunki umowy o nadzór, Posiadacz certyfikatu nadużywa lub w sposób wprowadzający w błąd powołuje się na numer identyfikacyjny jednostki, system certyfikacji lub na certyfikat w deklaracji właściwości użytkowych, oznakowaniu wyrobu, katalogach, reklamach, itp. na wniosek Posiadacz certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zostaje poinformowany pisemnie o zawieszeniu certyfikatu z podaniem powodów decyzji oraz z określeniem warunków, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy. Certyfikat nie może być stosowany w tym czasie, a warunki i termin, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony, określone są w piśmie do Posiadacza certyfikatu. Ocena realizacji działań korekcyjnych / korygujących polega na ocenie przesłanych przez Posiadacza certyfikatu dowodów działań i/lub przeprowadzeniu inspekcji zakładowej kontroli produkcji i/lub badań. Na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań, po sprawdzeniu skuteczności tych działań) podjęta zostaje decyzja o: przywróceniu certyfikacji, wycofaniu certyfikatu, w razie nie spełnienia przez Posiadacza certyfikatu skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w wyznaczonym terminie. 6.4 Cofnięcie certyfikacji Decyzja o wycofaniu certyfikatu zostaje podjęta w przypadku niespełnienia w ustalonym terminie warunków określonych w Decyzji o zawieszeniu certyfikatu, Zawiadomienie o wycofaniu certyfikatu zostaje wysłane w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Po cofnięciu certyfikatu, jego posiadacz jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się certyfikatem. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. 7. SKARGI I ODWOŁANIA Klienci mają prawo odwołania się od decyzji wydanej na każdym etapie procesu certyfikacji i nadzoru w terminie do 14 dni od daty otrzymania kwestionowanej decyzji. Klienci mają prawo zgłaszać reklamacje na działania prowadzone przez Biuro Certyfikacji w Katowicach. Odwołania i reklamacje powinny być składane na piśmie i kierowane do Dyrektora Instytutu. O wyniku rozpatrzenia odwołania i reklamacji IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadamia pisemnie w terminie do 30 dni od daty otrzymania informacji. Po wyczerpaniu procedury odwoławczej wszelkie sprawy sporne będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Instytutu. Zgłaszane do IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach skargi osób trzecich dotyczące przyznanego certyfikatu są kierowane do Posiadacza certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zobowiązany jest do udzielenia pisemnej odpowiedzi do Biura Certyfikacji w terminie do 14 dni od daty otrzymania informacji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 12 z 14
Po otrzymaniu wyjaśnienia od Posiadacza certyfikatu Biuro Certyfikacji rozstrzyga skargę i przekazuje decyzję wnoszącemu skargę. 8. POUFNOŚĆ IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach zapewnia zachowanie poufności informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz do ochrony praw własności Klienta. Jeśli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, Klient zostanie poinformowany o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez prawo. 9. OPŁATY Opłaty są kalkulowane na podstawie uzasadnionych kosztów, wg aktualnego Cennika Opłat Klient pokrywa koszty związane z; uzyskaniem certyfikatu, sprawowaniem nadzoru nad wydanym certyfikatem w tym opłaty roczne. Przed złożeniem wniosku Klient może uzyskać w IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach informację o sposobie kalkulowania kosztów w odniesieniu do wnioskowanego do certyfikacji wyrobu. Po zarejestrowaniu wniosku, przesyłamy Klientowi Umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w której określamy wysokość opłaty związanej z uzyskaniem certyfikatu, wynikającej z aktualnego cennika obowiązującego w IMBiGS. Opłata za przeprowadzenie procesu jest wnoszona w dwóch ratach: po podpisaniu Umowy o przeprowadzenie procesu w wysokości 50 % kwoty na konto IMBiGS. Wniesienie opłaty jest warunkiem rozpoczęcia procesu, po przeprowadzeniu procesu certyfikacji uregulowanie całości kosztów procesu na podstawie wystawionej przez IMBiGS faktury, z uwzględnieniem dokonanych przez Klienta wpłat. W razie konieczności przeprowadzenia dodatkowych ocen, Biuro Certyfikacji przedstawi Klientowi kalkulację każdego elementu oceny. Sposób rozliczenia i dokonania przedpłaty taki sam jak opisano powyżej. Uregulowanie całości kosztów procesu certyfikacji jest warunkiem wydania certyfikatu. W przypadku przerwania procesu certyfikacji, rozliczenie obejmuje czynności wykonane w tym procesie do momentu jego przerwania. Klient, który uzyskał certyfikat, wnosi opłaty związane z sprawowaniem nadzoru, na podstawie faktury wystawionej przez IMBiGS wg cennika obowiązującego w dniu sporządzania kalkulacji kosztów nadzoru. Pokrycie kosztów związanych z nadzorem jest jednym z warunków utrzymania ważności certyfikatu. 10. INFORMACJE O CERTYFIKATACH IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach publikuje na stronie internetowej Instytutu wykaz wydanych certyfikatów, informacje o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu, oraz wnioski o przeprowadzenie procesu certyfikacji, wymagania dotyczące zakładowej kontroli produkcji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 13 z 14
11. POWOŁANIA NORMATYWNE PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 Ocena zgodności - Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 11 z dnia 03.02.2016 r. strona: 14 z 14