Strona1 Zarządzenie nr 197 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: Wsparcie integracji cudzoziemców w województwie śląskim współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz budżetu państwa. Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668), w związku z porozumieniem finansowym nr PL/8-2017/OG.8.14 Projektu nr 14/8-2017/OG-FAMI zawartym dn. 30.04.2018 r. pomiędzy Skarbem Państwa Departamentem Funduszy Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji pełniący funkcję Organu Odpowiedzialnego oraz Skarbem Państwa Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji pełniący funkcję Organu Delegowanego a Wojewodą Śląskim, umową partnerską nr 1/2018 pomiędzy Skarbem Państwa Wojewodą Śląskim a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach a także zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm. i zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji Projektu pt.: Wsparcie integracji cudzoziemców w województwie śląskim zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 3. Nadrzędnymi dokumentami są: porozumienie finansowe nr PL/2018/FAMI/OG.8.14 dotyczące projektu 14/8-2017/OG-FAMI oraz umowa partnerska Projektu nr 1/2018 z dnia 26.09.2018 r. wraz z załącznikami zawarta pomiędzy Skarbem Państwa Wojewodą Śląskim, zwanym dalej, Liderem, a Uniwersytetem Śląskim
Strona2 w Katowicach Partnerem, zwana w dalszej części zarządzenia umową partnerską. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową i wnioskiem o przyznanie dofinansowania Projektu, 2 2) aktualnym Podręcznikiem dla Beneficjenta projektu finansowanego w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji; 3) zarządzeniem nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn.zm.; 5) pismem okólnym nr 1 Prorektora ds. Badań Naukowych Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie zobowiązań kierowników projektów oraz kierowników jednostek realizujących projekty współfinansowane ze środków krajowych i międzynarodowych na lata 2014 2020; 6) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach z późn. zm.; 7) zarządzeniem nr 24 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 8) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 października 2018 r. do dnia 30 września 2021 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu.
Strona3 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 4 2) Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej i Krajowej; 3) Prorektor ds. Badań Naukowych; 4) Kanclerz; 5) Kwestor. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem, o którym mowa w 5 i 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Zarządzający Projektem. 6 1. W skład Zespołu Zarządzającego Projektem wchodzą: 1) Koordynator/Koordynatorka Projektu; 2) Asystent/Asystentka Koordynatora; 3) Specjaliści ds. obsługi administracyjno finansowej 4) Specjalistki ds. rekrutacji do wszystkich form wsparcia. 2. Do zadań członków Zespołu Zarządzającego Projektem należy: 1) Koordynator/ka Projektu - do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) zarządzanie realizacją Projektu i podejmowanie wiążących decyzji związanych z Projektem;
Strona4 b) podejmowanie działań zaradczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub zagrożeń w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem; c) nadzór, monitorowanie i weryfikacja programów kursów, wykazu pomocy dydaktycznych, jakości materiałów dydaktycznych dla uczestników; d) nadzór nad prawidłowym przebiegiem rekrutacji, m.in. z zachowaniem i przestrzeganiem zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym zasady dostępności dla osób z niepełnosprawnościami; e) nadzór nad monitorowaniem zgodności prowadzonych działań z harmonogramem i budżetem we współpracy z asystentem koordynatora i specjalistami ds. administracyjno finansowych; f) nadzór nad organizacją dostaw/usług przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; g) nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych uczestników projektu; h) nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi w Projekcie; i) monitoring osiągania celów i wskaźników; j) wnioskowanie o zatrudnienie osób, przyznanie dodatków specjalnych, zawarcie umów cywilno-prawnych; k) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy kategoriami i zmian do wniosku o przyznania dofinansowania Projektu, przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; l) zatwierdzanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu; m) opiniowanie regulaminów i formularzy, związanych z realizacją Projektu; n) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów oraz Prorektora ds. Współpracy Międzynarodowej i Krajowej o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; o) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla Lidera oraz Organu Delegowanego we współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; p) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Kierownikowi Działu Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi. q) udział w spotkaniach Grupy Roboczej powołanej przez Lidera. 2) Asystent/ka Koordynatora Projektu do jego/jej obowiązków należy w szczególności: a) prowadzenie bieżącej obsługi administracyjnej Projektu; b) ścisła współpraca z Koordynatorem Projektu,
Strona5 c) konsultacje z Koordynatorem Projektu dotyczące propozycji zmian w realizacji Projektu, d) opracowanie przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem regulaminów i formularzy, związanych z realizacją projektu; e) organizacja dostaw/usług przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; f) przygotowywanie wniosków o zatrudnienie osób oraz przyznanie dodatków specjalnych przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; g) przygotowywanie umów cywilno-prawnych; protokołów odbioru dzieł/zadań zleconych, rachunków do umów; h) organizacja rekrutacji przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; i) dbałość o prowadzenie działań zgodnie z harmonogramem, budżetem i wskaźnikami; j) monitorowanie zgodności realizacji Projektu z aktualnie obowiązującym Podręcznikiem Beneficjenta; k) sporządzanie raportu kwartalnego/końcowego w zakresie merytorycznym, raportu kwartalnego/końcowego formularz wskaźników; l) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym ewidencji uczestników Projektu; m) przetwarzanie danych osobowych uczestników Projektu; n) prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Projektu, zgodnie z umową partnerską i Podręcznikiem dla Beneficjenta, obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu Śląskiego; o) przejęcie obowiązków Koordynatora Projektu w przypadku jego nieobecności; p) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej we współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; q) przygotowanie zapotrzebowań w systemie SAP na dostawy/usługi; r) prowadzenie strony www projektu, aktualizacja informacji o projekcie; s) udział w spotkaniach Grupy Roboczej powołanej przez Lidera. 3) Specjaliści ds. obsługi administracyjno-finansowej do ich obowiązków należy w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu, przygotowywanie opisów do dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją projektu i przedkładanie ich do potwierdzenia Koordynatorowi Projektu;
Strona6 b) kontrola budżetu Projektu oraz harmonogramu płatności; c) sporządzanie comiesięcznych zestawień wydatków, sprawozdań finansowych, wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu odpowiednio z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej i Koordynatorem Projektu, w systemie SL2014; d) konsultacje z Koordynatorem Projektu i/lub Asystentem Koordynatora Projektu dot. propozycji zmian w realizacji Projektu; e) współpraca z Koordynatorem Projektu przy przygotowywaniu propozycji przesunięć lub zmian w budżecie projektu, analiza budżetu Projektu, sprawdzanie możliwości dokonania przesunięć i zmian w budżecie Projektu zgodnie z zapisami wniosku o przyznanie dofinansowania Projektu; f) niezwłoczne informowanie Koordynatora Projektu o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; g) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej w zakresie finansowym; h) udział w spotkaniach Grupy Roboczej powołanej przez Lidera; i) stały kontakt z Liderem ws. właściwej realizacji budżetu. 4) Specjalistki ds. rekrutacji form wsparcia do ich obowiązków należą w szczególności: a) opracowywanie wspólnie z Koordynatorem Projektu regulaminów i formularzy; b) rozpowszechnianie, upublicznianie (także internetowo) informacji o kursach prowadzonych w ramach Projektu; c) organizacja rekrutacji przy współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem; d) prowadzenie procesu rekrutacji, zgodnie z regulaminem rekrutacji; e) przekazywanie Asystentowi Koordynatora Projektu deklaracji przystąpienia do Projektu w terminie do 5. dnia następnego miesiąca po zebraniu deklaracji; f) opracowanie i przedstawienie do zatwierdzenia Koordynatorowi Projektu listy rankingowej uczestników projektu oraz listy rezerwowej; g) prowadzenie, gromadzenie, archiwizacja dokumentacji związanej z daną formą wsparcia, np. list obecności na zajęciach, ankiet itd., zgodnie z umową i obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami Uniwersytetu Śląskiego, h) przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu w zakresie rekrutacji; i) przetwarzanie danych osobowych uczestników Projektów; j) opracowanie testów śródkursowych;
Strona7 k) opracowanie i przeprowadzenie egzaminów; l) opracowanie ankiet ewaluacyjnych, przeprowadzenie badania oraz opracowanie wyników ewaluacji uczestników Projektu; m) przygotowanie zaświadczeń ukończenia kursów prowadzonych w ramach projektu. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Zarządzającego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką odpowiedzialną za realizację Projektu jest Szkoła Języka i Kultury Polskiej Uniwersytetu Śląskiego. Władze Szkoły Języka i Kultury Polskiej Uniwersytetu Śląskiego są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Projekcie oraz inne regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu, przygotowuje Zespół Zarządzający Projektem, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze na wniosek Koordynatora Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor w drodze zarządzenia. V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o przyznanie dofinansowania Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób następuje zgodnie z: 1) przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668); 2) przepisami ustawy z dnia 3 lipca 2018 roku Przepisy wprowadzające ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1669); 3) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz. 917, z późn. zm.), 4) zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach;
Strona8 5) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1025, z późn. zm.); 6) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1986, z późn. zm.), 7) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm. 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych w budżecie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym wnioskiem o przyznanie dofinansowania, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującym podręcznikiem, o którym mowa w 2 w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 2) przyznanie dodatku specjalnego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, o których mowa w 2 pkt 7 oraz zgodnie z Podręcznikiem, o którym mowa w 2 pkt 2. 2. Zapotrzebowania na dostawy i usługi muszą być przygotowywane zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego. 3. Każdy wniosek o zakup musi zawierać pozycję kategorii i opis zgodnie z wnioskiem i budżetem Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora Projektu. 4. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu. 5. Dopuszcza się realizację własną dostaw, usług i płatności gotówkowych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu Śląskiego, o których mowa w 2 pkt 7. 6. Nie dopuszcza się pobierania materiałów z magazynu.
Strona9 VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w Projekcie rozliczane są ryczałtowo w wysokości 6% (maksymalnie 72000,00 zł.) zatwierdzonych w ramach Projektu wydatków bezpośrednich. Koszty pośrednie są rozliczane na podstawie zarządzenia nr 119 z dnia 30 listopada 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm., z uwzględnieniem indywidualnej decyzji Rektora UŚ wydanej na podstawie podpodrozdziału 3.3.5 D a); koszty pośrednie pozostają w 80% do dyspozycji jednostki realizującej Projekt Szkoły Języka i Kultury Polskiej Uniwersytetu Śląskiego oraz w 20% do dyspozycji Rektora. VIII. Aktywa trwałe 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie realizacji Projektu oraz w okresie 3 lat po zakończeniu realizacji Projektu. 2. Beneficjent zobowiązany jest do zachowania trwałości rezultatu Projektu zgodnie z zapisami Podręcznika dla Beneficjenta. 3. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje Koordynator Projektu. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. 5. Środki trwałe muszą być oznaczone zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie promocji i oznakowania Funduszu Azylu, Migracji i Integracji. Oznaczenie powinno zawierać również tytuł Projektu.
Strona10 IX. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 15 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie przez okres 6 lat od zatwierdzenia przez Organ Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi Wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn.zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, działania informacyjne i promocyjne oraz dokumenty i materiały dla uczestników Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych m.in. znakiem Unii Europejskiej z nazwą Fundusz Azylu, Migracji i Integracji. X. Ochrona danych osobowych 16 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy partnerskiej Projektu oraz Porozumienia Finansowego, o których mowa w 1 ust. 3. 2. Koordynator Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi na uczelni, w szczególności z Polityką Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 153 Rektora UŚ z dnia 15 października 2018 r.
Strona11 XI. Postanowienia końcowe 17 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 października 2018 r. 18 R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk