Załącznik_12_Podręcznik dla Absolwenta OPIS STANOWISKA PRACY_PRZYKŁADY PRZYKŁADOWE OPISY STANOWISK PRACY OPIS STANOWISKA PRACY Stanowisko ds. administracyjno-organizacyjnych Dane podstawowe Nazwa instytucji: Komórka organizacyjna urzędu: URZĄD GMINY SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY ADMINISTRACYJNO-ORGANIZACYJNYCH Stanowisko do spraw: Główne zadania realizowane na stanowisku pracy i rola stanowiska w realizacji tych zdań Współpracuje z organizacjami pożytku publicznego w obszarach określonych uchwałą rady gminy poprzez m.in. zlecanie i powierzanie zadań gminy do realizacji tym organizacjom, utrzymywanie bieżących kontaktów z organizacjami prowadzącymi działalność statutową w zakresie przedmiotowo zbieżnym z zadaniami gminy. Odpowiada za ogłaszanie i przeprowadzanie otwartych konkursów ofert na zlecanie wykonania zadań własnych gminy organizacjom pożytku publicznego oraz prowadzi sprawy związane z przyjmowaniem, analizowaniem, sprawdzaniem ofert składanych przez te organizacje, sporządzaniem umów, nadzoruje i przeprowadza kontrole zgodności wydatkowania przekazanych przez gminę dotacji organizacjom z zadaniami wynikającymi z zawartych umów. Prowadzi sprawy socjalne pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy zgodnie z przyjętym regulaminem oraz ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Prowadzi rejestr instytucji kultury z terenu gminy i dokonuje jego aktualizacji. Zapewnia prawidłowy obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu, w tym celu prowadzi rejestr korespondencji i przekazuje ją komórkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją przełożonych oraz zapewnia prawidłową obsługę systemów elektronicznych, w tym przyjmowanie i przekazywanie korespondencji drogą elektroniczną: e-mail, e-obieg, ESP. Przygotowuje i prowadzi obsługę spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta oraz posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji. Udziela interesantom pełnych informacji o kompetencjach urzędu i jednostek organizacyjnych gminy i kieruje ich do właściwych komórek merytorycznych w celu załatwienia spraw. Niezbędna samodzielność i inicjatywa Stanowisko wymaga samodzielności oraz umiejętności stosowania i interpretacji przepisów prawa. Pracownik realizuje zadania z zakresu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, z zakresu działalności pożytku publicznego i wolontariatu, odpowiada za zgodny z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin obieg korespondencji w urzędzie (przyjmowanie i rozdzielanie), prowadzi obsługę organów gminy. Bezpośredni przełożony ogranicza się jedynie do podpisywania przygotowanych dokumentów oraz bieżącej kontroli zadań wykonywanych na stanowisku pracy. Warunki pracy Podstawowy system czasu pracy - czas pracy od 7.30 do 15.30 od poniedziałku do piątku. Zatrudnienie: pełny etat, umowa o pracę. Wynagrodzenie zasadnicze: maksymalny poziom wynagrodzenia ustalony dla XVI kategorii zaszeregowania w Regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy. Stanowiska pracy: od młodszego referenta do inspektora. Kategoria zaszeregowania: VIII XVI.
Wymagane kompetencje Wykształcenie Znajomość języków obcych Inne kompetencje, wiedza lub umiejętności Niezbędne Wykształcenie średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku urzędniczym Dodatkowe Wykształcenie wyższe, preferowany profil wykształcenia prawo, administracja. Język obcy Poziom Język obcy Poziom - - j. angielski komunikatywny Wiedza: Znajomość przepisów dotyczących: - kompetencji organów gminy, zadań gminy (ustawa o samorządzie gminnym, statut gminy), - postępowania administracyjnego, - znajomość instrukcji kancelaryjnej i zasad archiwizacji dokumentów, - zasad pobierania opłaty skarbowej, - znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o udostępnianiu informacji publicznej, - zasad gospodarowania funduszem socjalnym (ustawa o zakładowym funduszu socjalnym), - znajomość ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (zasady powierzenia i zlecania zadań gminy organizacjom pożytku publicznego), Umiejętności psychospołeczne i osobowościowe: - umiejętność poszukiwania i selekcji informacji, - sumienność, dokładność, rzetelność, terminowość, - umiejętność rozwiązywania problemów i działania w sytuacjach kryzysowych (praca z trudnym klientem), - umiejętność komunikowania się, łatwego nawiązywania kontaktów, - umiejętność pracy w zespole, - umiejętność dobrej organizacji pracy, - wysoka kultura osobista, - samodzielność w podejmowaniu decyzji. Inne umiejętności: - biegła znajomość obsługi komputera (środowisko Windows, pakiet Microsoft Office, Internet Explorer)
OPIS STANOWISKA PRACY Przedstawiciel handlowy Nazwa stanowiska Cel stanowiska Podległość służbowa Warunki pracy Zakres obowiązków Kryteria oceny pracy Wymagania kwalifikacyjne i kompetencje Przedstawiciel handlowy sprzedaż produktów firmy reprezentacja firmy na rynku zbieranie informacji o działaniach konkurencji / monitorowanie rynku Regionalny Menedżer Sprzedaży elastyczny czas pracy, 40 h tygodniowo, 80% pracy poza siedzibą, u klientów wykonanie indywidualnego planu sprzedaży, a w szczególności: negocjowanie warunków transakcji, ustalanie szczegółowych warunków współpracy i jej realizacja zgodnie z przepisami prawa i przyjętymi w firmie standardami, realizacja specyficznych życzeń i zamówień klientów, realizacja formalnych aspektów kontaktów z klientem (zamówienia, umowy, rozliczenia) zgodnie z obowiązującymi w firmie standardami, reprezentacja firmy wobec konkretnego, indywidualnego klienta, utrzymywanie stałego kontaktu z istniejącymi klientami nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami (pozyskiwanie nowych klientów) przygotowywanie i prezentacja oferty handlowej firmy monitorowanie rynku i działań konkurencji w celu sugerowania udoskonaleń i zmian w produktach (usługach) przedsiębiorstwa, realizacja określonych i zatwierdzonych przez bezpośredniego przełożonego działań marketingowych i promocyjnych na określonym terenie, przedstawianie uwag i życzeń klientów dotyczących produktów (usług) przedsiębiorstwa, planowanie indywidualnego czasu pracy i działanie w zawartych w nim ramach, opracowywanie raportów z wykonywanych działań terminowo i zgodnie z przyjętymi w firmie standardami, samoocena efektywności podejmowanych działań, uczestnictwo w naradach okresowych w regionalnym oddziale firmy indywidualnie zrealizowany wzrost przychodów ze sprzedaży produktów i usług, liczba nowych klientów w danym okresie, liczba reklamacji i skarg dotyczących pracy przedstawiciela handlowego, procent zrealizowanych zamówień na 100 wizyt handlowych adekwatność postaw i zachowań przedstawiciela handlowego do kultury organizacyjnej i wizerunku organizacji Wykształcenie wyższe, dyplom studiów wyższych (kier.: marketing, zarządzanie, ekonomia) Doświadczenie związane z obszarem sprzedaży lub marketingu. Wiedza biegła znajomość produktów (usług) i branży znajomość technik sprzedaży dobra orientacja w sytuacji na rynku
znajomość głównych wytycznych strategii firmy Umiejętności twarde : biegła, praktyczna znajomość pakietu MSOffice (włącznie z Accessem) dobra, praktyczna znajomość j. angielskiego dobra znajomość wew. Programu raportowania i obiegu dokumentów Rp&Db bardzo dobra umiejętność prowadzenia prezentacji (dla prac. wg wew. standardów firmy) Kompetencje wg poziomów wskazanych w firmowej książce kompetencji poprawne wnioskowanie rozwiązywanie problemów podejmowanie decyzji innowacyjność odporność na stres orientacja na wynik nastawienie na jakość wytrwałość / konsekwencja w działaniu pewność siebie elastyczność myślenia elastyczność działania współpraca samodzielność odpowiedzialność prezencja/kultura osobista efektywne przekazywanie informacji umiejętność słuchania wywieranie wpływu, przekonywanie, perswazja umiejętność obrony własnego zdania negocjowanie prowadzenie prezentacji asertywność
OPIS STANOWISKA PRACY Sekretarka, Asystentka Nazwa stanowiska Cel stanowiska Sekretarka, Asystentka Podległość służbowa Kierownik Biura Warunki pracy Zakres obowiązków Wykonywanie nieskomplikowanych prac biurowych i administracyjnych Czas pracy: limitowany, stałe godziny pracy Wynagrodzenie: stałe Stopień samodzielności: zależny od specyfiki firmy Miejsce pracy: 100% czasu w biurze odbieranie rozmów telefonicznych i łączenie z odpowiednimi osobami przyjmowanie, nadawanie i rejestrowanie korespondencji i przesyłek tworzenie korespondencji biznesowej prowadzenie terminarza spotkań Kryteria oceny pracy uprzejmość obsługi wszystkich interesantów sumienność wykonywania pracy Wymagania kwalifikacyjne i kompetencje średnie wykształcenie (studium sekretarskie) wysoki poziom kultury osobistej obsługa sprzętu biurowego umiejętność obsługi pakietu biurowego (np. MS Office) znajomość języków obcych umiejętności komunikacyjne (prowadzenie rozmów telefonicznych i korespondencji biznesowej) umiejętność obsługi komputera umiejętność sprawnego pisania na komputerze dobra organizacja pracy sumienność
OPIS STANOWISKA PRACY UJĘCIE GRAFICZNE