dla wskazanych pracowników Zamawiającego,

Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) Przedmiotem zamówienia jest Wykonanie usług związanych z Platformą Stanowienia Prawadla Biura Sejmiku (PSP) w ramach zadania "Urządfunkcjonalny administrator informacji" projektu pn. Nowoczesne formy organizacji, standardowi komunikacji w pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego obejmujące: 1) zakupniewyłącznej licencji Platformy Stanowienia Prawa dla Biura Sejmiku zwanej dalej PSP, 2) wykonanie, przystosowanie, dostarczenieiwdrożeniepsp w infrastrukturze teleinformatycznej Zamawiającego, 3) przeprowadzenie warsztatów z zakresu stanowienia dobrego prawa w oparciu o PSP dla wskazanych pracowników Zamawiającego, 4) świadczenie usługi serwisu gwarancyjnego oraz asysty technicznej dla PSP, na warunkach określonych w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Strona 1 z 24

Spis treści: 1 Postanowienia ogólne... 3 2 Platforma Stanowienia Prawa (PSP)... 10 3 Wdrożenie PSP... 15 4 Przeprowadzenie warsztatów z obsługi PSP... 16 5 Świadczenie usługi serwisu gwarancyjnego dla PSP... 18 6 Świadczenie usługi asysty technicznej dla PSP... 22 Strona 2 z 24

1 Postanowienia ogólne 1.1 Cel realizacji projektu Celem realizacji projektu jest stworzenie i wdrożenie elektronicznej, dedykowanej platformy stanowienia prawa (PSP) dla Biura Sejmiku Województwa Lubuskiego zarządzanej przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego (UMWL). PSP będzie przejrzysty i zorganizowany według określonych zasad,wyposażony w dodatkowe narzędzia usprawniające pracę nad dokumentami i tekstami aktów prawnych oraz usprawni pracę administracyjną. PSP przyspieszy proces legislacji oraz dla każdego z procesowanych aktów prawnych udostępni pełny obraz przebiegu poszczególnych jego etapówwrazzewskazaniem wszystkich uczestników tego procesu oraz ich roli i odpowiedzialności w tym procesie. W efekcie wdrożenia wzrośnie wydajność Urzędu, a czas potrzebny na wprowadzenie niezbędnych zmian w formie uchwały ulegnie skróceniu. 1.2 Miejsce realizacji dostaw i usług Dostawy i usługi realizowane będą w siedzibie głównej Zamawiającego. 1.3 Wymagania prawne Oferowane przez Wykonawcę rozwiązania muszą być zgodne z aktami prawnymi regulującymi pracę urzędów administracji publicznej oraz usług urzędowych realizowanych drogą elektroniczną (e-usług). Oferowane rozwiązania muszą być zgodne w szczególności z następującymi przepisami oraz ich późniejszymi zmianami: 1) Kodeks postępowania administracyjnego ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego; 2) Instrukcja kancelaryjna obowiązująca u Zamawiającego; 3) Ustawa o podpisie elektronicznym ustawa o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r.; 4) Ustawa o archiwach ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (tekst jednolity Dz. U. 97 z 16 maja 2006 r. poz. 673); 5) Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 206 poz. 1518); Strona 3 z 24

6) Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 206 poz. 1517); 7) Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. nr 206 poz. 1519); 8) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ustawa z dnia 17 lutego 2005 w sprawie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. nr 64 poz. 656); 9) Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dostarczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. nr 200 poz. 1651); 10) Minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. nr 212 poz. 1766); 11) Minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. nr 214 poz. 1781); 12) Udostępnianie danych z rejestrów publicznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. nr 205 poz. 1692); 13) Ewidencja systemów teleinformatycznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 sierpnia 2005 r. w sprawie sposobu prowadzenia i trybu udostępniania danych minimalnych z Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów publicznych (Dz. U. nr 200 poz. 1655); 14) Sporządzanie i doręczenie pism elektronicznych do klienta rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 227 poz. 1664); 15) Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926); Strona 4 z 24

16) Warunki techniczne dla systemów, w których przetwarzane są dane osobowe rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych; 17) Zalecenia GIODO wymagania dotyczące struktur baz danych osobowych oraz funkcjonalności zarządzających nimi aplikacji (w świetle ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r.); 18) O publikowaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych O publikowaniu aktów normatywnych i publikowaniu niektórych innych aktów prawnych (tekst jednolity Dz. U. nr 190 poz. 1606 z dnia 22 września 2005 r.); 19) Ustawa o ochronie baz danych z dnia 27 lipca 2001 r.; 20) Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r.; 21) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517), 22) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518), 23) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519). 24) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 1.4 Wymagania w zakresie zarządzania i dokumentacji projektu 1) Współpraca Zamawiającego z Wykonawcą będzie prowadzona zgodnie z KartąProjektu, która wytworzy Wykonawca a zaakceptuje Zamawiający w zakresie dotyczącym: a) produktów projektu i zakresu projektu b) osób funkcyjnych i ich uprawnień, c) komunikacji w projekcie, Strona 5 z 24

2) W razie audytu lub kontroli realizacji prac Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym, a w szczególności w celu przygotowania niezbędnych dokumentów dla instytucji kontrolujących. 1.5 Definicje Ustala się znaczenie następujących pojęć stosowanych w SIWZ: 1) Administrator Systemowy wyznaczona przez Zamawiającegoosoba mająca uprawnienia do zmian w całym Systemie; 2) Administrator Lokalny wyznaczona przez Zamawiającegoosoba mająca uprawnienia do zmian w Systemie w zakresie jednostek organizacyjnych Zamawiającego, do których uzyskała uprawnienia; 3) Aktualizacja rozumiana jest jako dostarczenie i instalowanie nowych wersji Oprogramowania Aplikacyjnego lub jego poszczególnych modułów. Aktualizacja obejmuje udzielenie lub zapewnienie Zamawiającemu licencji na korzystanie z nowych wersji Oprogramowania w ramach wynagrodzenia objętego Umową; 4) Asysta Techniczna świadczona przez Wykonawcę usługa polegająca na asystowaniu i bieżącym wsparciu pracowników Zamawiającego w zakresie eksploatacji Systemu; 5) Awaria -stan niesprawności sprzętu teleinformatycznego uniemożliwiający jego funkcjonowanie, powodujący jego unieruchomienie; 6) Baza Produkcyjna baza danych Zamawiającego projektu bieżąco eksploatowana do celów operacyjnych; 7) Baza Testowa aktualna kopia Bazy Produkcyjnej Zamawiającego, służąca do przeprowadzania testów akceptacyjnych, weryfikowania problemów i testowania łatek serwisowych; 8) Baza Szkoleniowa baza Zamawiającego, służąca do podnoszenia umiejętności użytkowników Oprogramowania Aplikacyjnego; 9) Błąd Oprogramowania niepoprawne działanie Oprogramowania, tzn. sytuacja, w której zachowanie Oprogramowania albo wynik działania jest odmienny od zamierzonego określonego w Dokumentacji Użytkowej Oprogramowania, które nie jest spowodowaneniezgodnym z Dokumentacją działaniem Użytkownika Końcowego. W przypadku, gdy powyższa dokumentacja nie opisuje danej sytuacji, Strony przyjmują odwołanie się do wymagań funkcjonalnych określonych w dokumentacji przetargowej.błędy Oprogramowania dzielą się na: Błędy Drobne, Błędy Poważne i Błędy Krytyczne; 10) Błąd Drobny każdy inny błąd niebędący Błędem Poważnym ani Błędem Krytycznym; 11) Błąd Poważny - błąd Oprogramowania, dla którego istnieje alternatywny sposób wykonania operacji w Oprogramowaniu (istnieje możliwość obejścia); Strona 6 z 24

12) Błąd Krytyczny błąd Oprogramowania, dla którego nie ma alternatywnego sposobu wykonania operacji w Oprogramowaniu (nie istnieje możliwość obejścia); 13) Dzień Roboczy dzień kalendarzowy od poniedziałku do piątku za wyjątkiem dni ustawowo wolnych; 14) Dokumentacja Techniczna zawiera co najmniej opis struktury bazy danych, opis zabezpieczeń, opis konfiguracji, opis interfejsów, opis czynności administracyjnych, instrukcje konfiguracji serwera bazy danych Systemu, procedury archiwizacji bazy danych oraz procedur przywracania konfiguracji, opis konfiguracji środowiska Systemowego; 15) Dokumentacja Użytkowa dokument napisany w językuzrozumiałym dla docelowego użytkownika, opisujący sposób wykorzystania funkcji Oprogramowania w trakcie jego eksploatacji; 16) Dokumentacja Wdrożeniowa - dokumentacja powstająca w trakcie realizacji Wdrożenia, obejmująca opis procesu dostosowania Oprogramowania do wymagań Zamawiającego (opis konfiguracji i parametryzacji Oprogramowania), opis interfejsów, opis zaimplementowanych procesów; 17) Godziny Robocze godziny zegarowe w Dniu Roboczym pomiędzy 8:00 a 16:00 18) Grupa Pracowników grupa osób wskazanych przez Zamawiającego w ilości nie mniejszej niż 30. 19) Help Desk- wyznaczona grupa osób Wykonawcyodpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń od Zamawiającego oraz skuteczne ich rozwiązywanie. 20) Internetowy System Obsługi Help Desk(skrót: ISOHD) - system internetowy prowadzony przez Wykonawcę i udostępniony Zamawiającemu, stanowiący rejestr zgłoszeń serwisowych i podstawowe narzędzie do zarządzania realizacją zgłoszenia. 21) Kierownik ProjektuWykonawcy- osoba z ramienia Wykonawcy uprawomocniona do jego reprezentowania w zakresie realizacji przedmiotu Umowy odpowiedzialna za jej prawidłową realizację; 22) Kierownik ProjektuZamawiającego (Kierownik Projektu)- osoba z ramienia Zamawiającego uprawomocniona do jego reprezentowania w zakresie realizacji Umowy odpowiedzialna za jej prawidłową realizację; 23) Licencja - oznacza udzieloną na mocy umowy licencję niewyłączną, to jest taką, która może być przez licencjodawcę udzielona w tym samym lub innym zakresie również innej osobie lub podmiotowi; 24) Modyfikacja zmiana kodu źródłowego Standardowego Oprogramowania Aplikacyjnego, dokonana przez Wykonawcę w ramach wykonywania obowiązków wynikających z realizacji zamówienia; 25) Okienko serwisowe czas wyznaczony na zgłaszanie Błędów Oprogramowania oraz Awarii. Okienko serwisowe obowiązuje w Dni Robocze w Godzinach Roboczych; Strona 7 z 24

26) Oprogramowanie Oprogramowanie Aplikacyjne lub Oprogramowanie Osób Trzecich; 27) Oprogramowanie Aplikacyjne standardowe Oprogramowanie Wykonawcy wraz z Modyfikacjami Wykonawcy; 28) Oprogramowanie Osób Trzecich - oprogramowanie komputerowe inne niż Oprogramowanie Aplikacyjne, wchodzące w skład Systemu z wyłączeniem Oprogramowania Narzędziowego oraz Oprogramowania Systemowego; 29) Oprogramowanie Narzędziowe Oprogramowanie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Oprogramowania lub zarządzania zainstalowanymi urządzeniami lub do usprawniania i modyfikowania Oprogramowania Systemowego potrzebne do działania Systemu zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w treści SIWZ; 30) Oprogramowanie Systemowe odpowiednie Oprogramowanie realizujące funkcje niezbędne do uruchomienia i działania urządzeń, na których zostało zainstalowane; 31) Poprawne działanie Systemu oznacza zgodność działania funkcji użytkowych Systemu z ich opisem zawartym w Dokumentacji Użytkowej, a przy braku opisu, zgodność z przepisami lub intuicyjnym rozumieniem; 32) Projekt - projekt Nowoczesne formy organizacji, standardów i komunikacji w pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego ; 33) Przegląd Gwarancyjny czynności kontrolno-konserwacyjne wykonane przez Wykonawcę w ramach serwisu gwarancyjnego mające na celu utrzymanie Systemu w sprawności; 34) Ryczałt-pula godzin asysty technicznej do wykorzystania przez Zamawiającego; 35) Serwis Techniczny - służby techniczne Wykonawcy realizujące czynności związane z serwisem gwarancyjnym; 36) SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w Postępowaniu; 37) System system informatyczny udostępniający funkcjonalność oferowaną przez Wykonawcę, na który składają się w szczególności Oprogramowanie oraz Oprogramowania Narzędziowe; 38) Użytkownik Końcowy - użytkownik bezpośrednio eksploatujący funkcje Systemu; 39) Wdrożenie - całokształt prac wykonanych przez Wykonawcę w celu umożliwienia samodzielnej eksploatacji Oprogramowania przez pracowników Zamawiającego; 40) Zadanie wydzielona część przedmiotu zamówienia wyszczególniona w niniejszym Opisie Przedmiotu Zamówienia. 1.6 Rozwiązania równoważne Zamawiający dopuszcza równoważność rozwiązań: 1) wszędzie tam, gdzie przedmiot zamówienia jest opisany poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, Zamawiający dopuszcza zastosowanie przez Strona 8 z 24

Wykonawcę rozwiązań równoważnych w stosunku do opisanych w SIWZ, pod warunkiem, że będą one posiadały, co najmniej takie same lub lepsze parametry techniczne i funkcjonalne oraz nie obniżą standardów określonych w SIWZ. 2) w przypadku, gdy Wykonawca zaproponuje urządzenia, oprogramowanie, instalacje, materiały i inne elementy równoważne, zobowiązany jest wykonać i załączyć do oferty zestawienie wszystkich zaproponowanych elementów równoważnych i wykazać ich równoważność w stosunku do elementów opisanych w SIWZ, stanowiącej opis przedmiotu zamówienia ze wskazaniem nazwy, strony i pozycji, których dotyczy. 3) wszystkie zaproponowane przez Wykonawcę równoważne elementy muszą: a. posiadać parametry techniczne i funkcjonalne nie gorsze od określonych w SIWZ, b. zapewniać pełną kompatybilność sprzętową i programową z rozwiązaniami określonymi w SIWZ, c. posiadać stosowne dopuszczenia i atesty. Strona 9 z 24

2 Platforma Stanowienia Prawa (PSP) Wykonawca zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu Licencji na korzystanie z PSPw tym Oprogramowania Aplikacyjnego oraz niezbędnego do jego działania Oprogramowania Narzędziowego. Licencja zostanie udzielona na czas nieokreślony dla nieograniczonej liczby użytkowników końcowych. System Platforma Stanowienia Prawa (PSP) do obsługi Biura Sejmiku spełnia poniższe funkcjonalności/wymogi: 2.1 Wymagania techniczne 1. architektura trójwarstwowa: aplikacja, baza, klient 2. obsługa przez przeglądarkę internetową - min. Internet Explorer 7.0 lub nowsza, Firefox 3.6 lub nowsza, 3. praca pod kontrolą systemu Windows XP lub nowszego w zakresie stacji klienckiej, 4. system wieloużytkownikowy i wielodostępny, 5. obsługa Systemu bez ograniczenia ilości licencji/użytkowników. 6. praca w oparciu o relacyjną bazę danych. Ze względu na możliwość dalszego rozwoju System powinien umożliwiać pracę z wykorzystaniem zarówno komercyjnej jak i bezpłatnej bazy danych, 7. poprawne działanie na komercyjnym serwerze baz danychms SQL Server 2008 R2 lub bezpłatnej bazie danych: MySQL lub PostgreSQL, 8. migracja danych pomiędzy bazami danych tj. komercyjna ->bezpłatna oraz bezpłatna -> komercyjna, nie może powodować utraty żadnej części danych 9. ze względu na bezpieczeństwo danych, wszystkie dane przetwarzane przez System powinny być przechowywane w bazie danych i chronione przez mechanizmy zabezpieczeń silnika bazy danych. 10. możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa bazy danych. Dostarczone narzędzia powinny posiadać możliwość definiowania harmonogramów automatycznego wykonywania kopii. Sposób obsługi mechanizmu powinien być szczegółowo opisany w Dokumentacji Użytkowej dla administratorów 11. możliwość konfiguracji interfejsów komunikacyjnych, aby były one dostępne poprzez standardowy protokół HTTP oraz poprzez szyfrowany protokół HTTPS zgodnie Strona 10 z 24

ze standardem SSL. Wybór oraz skonfigurowanie typu połączenia powinno być możliwe przez Zamawiającego bez potrzeby ingerencji ze strony Wykonawcy. 2.2 Wymagania funkcjonalne w zakresie administrowania i uwierzytelniania użytkowników 1. administracja kontami użytkowników z panelu www. 2. 4 poziomy uprawnień: administrator systemowy, administrator lokalny, użytkownik, gość 3. wyodrębniony moduł administracyjny z dostępem jedynie dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami, 4. dostęp do modułu administracyjnego powinien być zdefiniowany przynajmniej w postaci dwóch ról: administracji systemowej oraz administracji lokalnej, 5. użytkownik posiadający uprawnienia do administracji systemowej będzie mógł zmieniać wszystkie parametry Systemu, 6. moduł administracyjny musi umożliwiać zarządzanie słownikami Systemowymi, w zakresie dodawania, usuwania oraz modyfikacji wpisów w słownikach, 7. uniemożliwienie usuwania oraz edycji wpisów niezbędnych do prawidłowego działania Systemu, 8. w przypadku usuwania wpisów ze słownika, nie może zostać naruszona integralność bazy danych. Usuwanie wpisów słownika powinno być logiczne (poprzez ustawienie odpowiedniej flagi). Dopuszcza się usuwanie fizyczne pozycji słownikowych jedynie w przypadku, gdy dana pozycja słownika nie została jeszcze wykorzystana w Systemie przez użytkowników, 9. logowanie do Systemu na podstawie identyfikatora i hasła, 10. integracja uwierzytelniania logowania z usługą Active Directory Zamawiającego, 11. możliwość logowania się użytkowników nie zdefiniowanych w Active Directory, 12. System musi być wyposażony w mechanizm wymuszenia zmiany hasła co określony okres czasu. System powinien sprawdzać złożoność hasła zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych. 2.3 Wymagania funkcjonalne w zakresie obsługi 1. system obsługi działalności Biura Sejmiku UMWL, 2. dostęp do FTP wskazanego przez Administratora Systemowego np. dla radnych spoza sieci LAN Urzędu. Konieczna możliwość wykonania synchronizacji ręcznej tj. wykonywanej przez Administratorów systemu pomiędzy bazą systemu a plikami FTP, Strona 11 z 24

3. zarządzanie: dietami, kadencjami, funkcjami, danymi kontaktowymi, klubami (dodawanie, edycja, drukowanie), 4. możliwość skutecznego wysyłania z Systemu grupowych SMSów przez wskazaną bramkę tj. adres e-mail oraz aplet zewnętrzny np. www.serwersms.pl..pl. Komunikacja w oparciu o panel www, API oraz zdefiniowane e-maile. Wdrożenie powinno uwzględniać pakiet min 1.000 SMSów do wykorzystania w okresie 1 roku od dnia wdrożenia. 5. listy obecności na posiedzeniach: wydruki 6. wykaz radnych dla każdej kadencji uwzględniający zmiany i historię zmian podczas kadencji 7. dane radnych: imię, nazwisko, zdjęcie, funkcja, umieszczanie linków 8. dostarczanie/udostępnianie radnym dokumentów w wersji elektronicznej (PDF) np. na najbliższą sesję/komisję w wersji zaakceptowanej przez Biuro Sejmiku 9. porządki obrad na najbliższą sesję / komisję oraz terminy obrad komisji 10. przygotowanie dokumentów na sesję; dokumenty przekazywane przez Zarząd pod obrady sesji, które musza trafić do merytorycznej komisji lub bezpośrednio na sesję 11. obieg uchwał Wydział Obsługi Posiedzeń Zarządu, po akceptacji dokumentu przez Zarząd Województwa, przekazuje skan dokumentu lub jego wersję papierową do sekretariatu Biura Sejmiku (BS), który przekazuje w wersji zeskanowanej dokument do właściwej komisji merytorycznej Sejmiku (minimum do jednej, maksymalnie do wszystkich komisji) w celu zaopiniowania oraz do materiałów sesyjnych. Po zaopiniowaniu materiałów projekt trafia na sesję. Na każdym etapie powinien dokument być opatrzony właściwym statusem. a) Wydział Obsługi Posiedzeń Zarządu (status dokumentu: dokument w toku) b) Sekretariat BS (status dokumentu: dokument w toku) c) Biuro Sejmiku (status dokumentu: dokument w toku) d) Komisja (jedna lub kilka) lub dokumenty na sesję (status dokumentu: dokument w toku) e) Dokumenty na sesję (status dokumentu: dokument zaopiniowany) Strona 12 z 24

12. dokumenty w toku Nowoczesne formy organizacji, standardów i komunikacji w pracy a) Sejmik rozpoczyna pracę na finalnych wersjach dokumentów (projektach uchwał, sprawozdaniach, informacjach, itp.) zaakceptowanych przez Zarząd i dostarczonych do Biura Sejmiku przez Wydział ds. Posiedzeń Zarządu w wersji drukowanej lub jako PDF. b) Pierwszym etapem pracy jest nadanie projektom uchwał numerów druków i zeskanowanie ich oraz pozostałych dostarczonych dokumentów. W przypadku dostania dokumentu w formie PDF,istnieje możliwość edytowania go, by nadać mu stosowny numer. Po powstaniu bazy dokumentów istnieje opcja: dodaj dokument do porządku obrad sesji, dodaj dokument do porządku obrad komisji (z wyszczególnieniem wszystkich komisji). W ten sposób automatycznie tworzone są porządki obrad. Dane muszą być widoczne na wydrukowanym dokumencie tj. występują dwa scenariusze: ingerencja w dokument otrzymany w wersji PDF (wymaga oprogramowania pod stronie Zamawiającego), skanowanie dokumentu papierowego z naniesionym (wpisanym) numerem druku. c) System na podstawie składu Sejmiku i komisji generuje automatycznie listę obecności (z możliwością zmiany daty i miejsca posiedzenia) - w systemie dostępne są edytowalne formularze list (np. listę parlamentarzystów czy zapraszanych gości). 13. projekty uchwał w toku: a) wszystkie uchwały muszą zostać przekazane do podpisu Przewodniczącemu. Można zaproponować opcję: uchwała przekazana do podpisu. b) podpisane uchwały przekazywane są do organów nadzoru: finansowe do RIO, pozostałe do LUW - opcja: Przekaż do 14. przypisanie każdego dokumentu do określonej komisji przez Biuro Sejmiku 15. załączniki do tworzonych uchwał: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg 16. obsługa interpelacji i zapytań z podziałem na sesje i zgłaszających radnych możliwość filtrowania sesje/radni - możliwość zamieszczania zeskanowanych zapytań i odpowiedzi na zapytania oraz interpelacji do wglądu dla radnych 17. archiwum dokumentów z podziałem na poszczególne sesje oraz dodatkową informacją np. dokument był przedmiotem obrad czy tylko komisji, dokumenty nie włączone do sesji z określonego powodu, 18. System z perspektywy radnego: a) edytowalny wzór delegacji. Strona 13 z 24

b) edytowalny druk interpelacji. c) edytowalny druk do usprawiedliwienia. 19. Dodatkowo: a) edytowalna baza z danymi radnych aktualnej i poprzednich kadencji b) przydatne linki c) wyszukiwarka/archiwum umożliwiająca przeszukiwanie dokumentów. d) drukowalna i edytowalna baza zasłużonych dla województwa lubuskiego i honorowych obywateli e) wszystkie dokumenty edytowalne na poziomie administratora i użytkownika, drukowalne, zakładka np. więcej f) radni poruszają się tylko w obszarze, w którym mogą przeglądać dokumenty na sesje/komisje g) system rozpoznaje dokumenty i załączniki we wszystkich popularnych formatach np. docx, PDF, JPG, xlix h) dostęp do systemu z LAN i Internetu. Strona 14 z 24

3 Wdrożenie PSP W ramach niniejszego zadania należy wykonać,przystosować, dostarczyć i wdrożyć PSPna podstawie wymagań Zamawiającego. Do obowiązków Wykonawcy w ramach tego zadania należy: 1) przeprowadzenie analizy obejmującą identyfikację wskazanych przez Zamawiającego w rozdziale 2 procesów/funkcjonalności związanych z obsługą w Systemie. 2) zaimplementowanie w Systemie procesów/funkcjonalności, o których mowa w pkt.1, 3) skonfigurowanie trzech baz danych w Systemie: Szkoleniowa, Testowa i Produkcyjna w sposób umożliwiający jednoczesną pracę w trzech środowiskach klient-serwer opartych o wskazane rodzaje baz, 4) ustalenie i wprowadzenie parametrów startowych Systemu niezbędnych do rozpoczęcia eksploatacji, w tym: a) strukturę organizacyjną, b) rejestry, rodzaje i właściwości ewidencjonowanych obiektów. c) wymagania infrastruktury w tym: wydajność serwera, rodzaj systemu serwerowego, sposób i tryb przeprowadzania archiwizacji danych. 5) zainstalowanie i skonfigurowanie Oprogramowania Narzędziowego oraz Oprogramowania na infrastrukturze sprzętowej Zamawiającego zapewniające Poprawne Działanie Systemu, 6) stworzenie szczegółowego harmonogramu uzgodnionego z Zamawiającym i przeprowadzenie prac wdrożeniowych w trybie i terminach w nim określonych, 7) dostarczenie licencji wraz nośnikiem instalacyjnym serwera bazy danych MS SQL Server 2008 R2 (licencja na procesor), 8) przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu w wersji papierowej oraz elektronicznej (format PDF) następującej dokumentacji wdrożonejpsp: a) Dokumentacja Techniczna, b) Dokumentacja Użytkowa, c) Dokumentacja Wdrożeniowa. Strona 15 z 24

4 Przeprowadzenie warsztatów z obsługi PSP W ramach niniejszego zadania należy przeprowadzić warsztaty z obsługi PSPdla nie mniej niż całejgrupypracowników Zamawiającego. Do obowiązków Wykonawcy w ramach tego zadania należy: 1) przeprowadzenie warsztatówdla całej Grupy Pracowników w zakresie obsługi dostarczonego Oprogramowania,w tym dla Administratorów Systemowych oraz Administratorów Lokalnych w zarządzaniu/administracją Systemu, zgodnie z harmonogramemzaakceptowanym przez Zamawiającego, 2) za pisemną zgodą Zamawiającego dopuszczalna jest modyfikacja harmonogramu; 3) zapewnienie wyspecjalizowanej kadry dydaktycznej, 4) przygotowanie i wydruk zaakceptowanej przez Zamawiającego DokumentacjiUżytkowej na potrzeby warsztatów oraz przekazanie przedmiotowych materiałów dla każdego uczestnika w wersji papierowej, 5) pełnienie nadzoru merytorycznego i organizacyjnego nad przebiegiem warsztatów, 6) opatrzenie materiałów wymaganymi logotypami oraz napisami: a) Logotyp Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL), Logo Lubuskie Warte Zachodu; b) tytuł projektu Nowoczesne formy organizacji, standardów i komunikacji w pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego ; c) informacja: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej; 7) oznaczanie pozostałych materiałów, dokumentacji zgodnie z wytycznymi wskazanymi w opisie przedmiotu zamówienia; 8) sporządzenie i dostarczenie Zamawiającemu listy obecności uczestników warsztatówpo ich zakończeniu; 9) sporządzenie i przekazanie uczestnikom warsztatów zaświadczeń o ich ukończeniu, 10) dokumentowanie przeprowadzonych warsztatów zgodnie z wymogami Zamawiającego, 11) sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu w terminie 5 dni roboczych po zakończeniuwarsztatów. Raport będzie zawierał opis merytoryczny, opinię i wnioski treneraoraz wykonany będzie w jednym egzemplarzu w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej Strona 16 z 24

12) niezwłoczne informowanie Zamawiającego o występujących trudnościach w realizacji usług, 13) Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za usługi wykonywane przez podwykonawców, 14) zapewnienie cateringu podczas każdegodniawarsztatów: a) kawa rozpuszczalna, herbata, mleko do kawy, b) woda mineralna gazowanai niegazowana w ilości 0.5litra na osobę, c) soki w ilości 0.25 litra na osobę, d) kanapki i dwa rodzaje owoców (np. jabłka i banany) po 15 szt. z każdego gatunku, e) ciastka kruche - 3 rodzaje w ilości 1kg. f) filiżanki, kubeczki, serwetki dla każdego uczestnika warsztatów, Catering powinien być podawany co najmniej 15 min. przed rozpoczęciem zajęć i dostępny podczas warsztatów oraz odświeżany i uzupełniany w przerwie. 15) zapewnienie, aby warsztatyzostały przeprowadzane (w siedzibie Zamawiającego) na sprzęcie (w tym stanowiskach komputerowych) dostarczonym i skonfigurowanym przez Wykonawcę. 16) zapewnienie dostatecznej ilości stanowisk komputerowych lub notebooków do celów realizacjiwarsztatów jedno stanowisko na dwóch uczestników; 17) Wykonawca zobowiązany jest ustalić termin warsztatów z Zamawiającym minimum na 7 dni przed ich rozpoczęciem. Strona 17 z 24

5 Świadczenie usługi serwisu gwarancyjnego dla PSP 5.1 Serwis gwarancyjny oraz wsparcie użytkowników 1) Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na PSP i zobowiązuje się świadczyć serwis gwarancyjny dotyczący Oprogramowania. 2) Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu gwarancji za Błędy Oprogramowania oraz usunięcie Błędów Oprogramowania ujawnionych w okresie świadczenia serwisu gwarancyjnego. 3) Przegląd Gwarancyjny Systemuobejmuje: a) kontrolę integralności i spójności baz danych PSP, b) doprowadzenie do integralnych i spójnych baz danych PSP, c) kontrolę i poprawę konfiguracji PSP. 4) Wyznaczeni pracownicy Zamawiającego w przypadku wystąpienia Błędu Oprogramowania wypełniają i wysyłają w ISOHDformularz zgłoszenia wystąpienia Błędu Oprogramowania. Zgłoszenie może być wysyłane w Okienku Serwisowym. W przypadku wysłania zgłoszenia poza Okienkiem Serwisowym czas zgłoszenia liczony jest od godziny rozpoczęcia kolejnego Okienka Serwisowego. 5) Czas zgłoszenia Błędu Oprogramowania / Awarii liczy się od czasu przesłania poprawnie i kompletnie przekazanego formularza zgłoszenia wystąpienia Błędu Oprogramowana. 6) W szczególnych przypadkach pracownik Zamawiającego w przypadku wystąpienia Błędu Oprogramowania może przesłać Wykonawcy zgłoszenie faksem lub e-mailem. 7) Wykonawca potwierdza w ciągu 4 godzin roboczych w czasie Okienka Serwisowego na formularzu przyjęcie Błędu Oprogramowania oraz jego klasyfikację. Potwierdzenie zostanie wysłane przez Wykonawcę do zgłaszającego oraz Zamawiającego w formie faksu lub wiadomości e-mail. 8) Błąd Oprogramowania musi być opisany przez zgłaszającego w sposób umożliwiający odtworzenie błędu w środowisku wzorcowym Wykonawcy. Jeżeli odtworzenie błędu nie będzie możliwe w środowisku wzorcowym Wykonawca zdiagnozuje błąd w środowisku Zamawiającego, a termin opisany w punkcie 8 może ulec wydłużeniu o 4 godziny robocze. 9) Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia Błędów Oprogramowania w następujących terminach licząc od chwili zgłoszenia błędu: a) w przypadku wystąpienia Błędu Krytycznego usunięcie jego nastąpi w ciągu 2 dni roboczych, Strona 18 z 24

b) w przypadku wystąpienia Błędu Poważnego usunięcie jego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych, c) w przypadku wystąpienia Błędu Drobnego usunięcie jego nastąpi w ciągu 10 dni roboczych. 10) Czas usunięcia Błędów Oprogramowania odnosi się do Oprogramowania dostarczonego przez Wykonawcę w ramach Postępowania, dla którego Wykonawca posiada możliwość prawną i techniczną ingerencji w kod źródłowy. Wykonawca odpowiedzialny jest za usuwanie Błędów Oprogramowania wynikających z nieprawidłowego (niezgodnego z Dokumentacją Użytkową) działania Oprogramowania. 11) Wykonawca zobowiązany jest do wspierania Zamawiającego w zakresie rozwiązywania problemów związanych z błędami w działaniu Oprogramowania Narzędziowego, na które Wykonawca przekazał Zamawiającemu licencje firm trzecich. 12) Jeżeli w wyniku zastosowania przez Wykonawcę wszelkich działań, Wykonawca stwierdzi, że zgłoszenie Błędu Oprogramowania było bezzasadne, wówczas Zamawiający po wcześniejszym ustaleniu kosztów z Wykonawcą może odpłatnie zlecić wykonanie naprawy. 13) Usunięcie Błędu Oprogramowania oznacza przekazanie przez Wykonawcę do Zamawiającego nowej wersji Oprogramowania lub poprawki, lub rekonfiguracji Oprogramowania oraz usunięcie skutków błędu. 14) Wykonawca nie będzie zobowiązany do usunięcia Błędów Oprogramowania spowodowanych obsługą Oprogramowania niezgodnie z Dokumentacją Użytkową orazbłędów Oprogramowania spowodowanych działaniem osób trzecich, za których działania Wykonawca nie będzie ponosić odpowiedzialności. 15) W uzasadnionych przypadkach terminy usunięcia Błędów Oprogramowania, o których mowa w pkt. 9 mogą zostać przedłużone za porozumieniem Przedstawicieli Stron. O zmianie terminów usunięcia Błędów Oprogramowania Wykonawca poinformuje Zamawiającego e-mailem. 16) W okresie trwania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do: a) nieodpłatnego dostarczania nowych wersji lub uaktualnienia Oprogramowania w przypadku nastąpienia zmiany w obowiązującym prawodawstwie, wymagającej nowszej wersji lub uaktualnienia Oprogramowania, b) instalację nowych wersji lub uaktualnień Oprogramowania w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, c) prowadzenie konsultacji i udzielanie porad w zakresie zainstalowanej nowej wersji lub uaktualnień Oprogramowania: telefonicznie, faksem, pocztą elektroniczną poprzez zapewnienie uprawnionym pracownikom Zamawiającego dostępu do Help Desk Wykonawcy w zakresie niezbędnym do użytkowania Systemu, Strona 19 z 24

d) usprawnianie obsługi Systemu poprzez wprowadzanie autorskich udoskonaleń w technologii i funkcjonalności Oprogramowania, e) informowania Zamawiającego o dostępnych aktualizacjach i poprawkach Oprogramowania. 17) Wraz z instalacją nowych wersji,uaktualnień i poprawek Oprogramowania Zamawiający uzyskuje licencję do otrzymanej aktualizacji na warunkach określonych w Umowie. 18) Wymagania techniczne dotyczące zdalnego dostępu Wykonawcy do Systemu na potrzeby serwisu oprogramowania: a) połączenie za pomocą VPN, b) ograniczenie liczby adresów IP, z jakich może być nawiązane połączenie zdalne. 5.2 Realizacja serwisu gwarancyjnego 1) Serwis gwarancyjny ma być realizowany przez Serwis Techniczny Wykonawcy. 2) SerwisTechniczny odpowiada za: a) komunikację formalną z Zamawiającym, b) monitorowanie zgłoszeń, c) raportowanie i prowadzenie oficjalnego rejestru zgłoszeń, d) merytoryczne aspekty obsługi zgłoszeń w tym komunikację ze zgłaszającym prowadzoną w ramach analizy zgłoszenia oraz dokonanie odpowiednich napraw usuwających Błędy Oprogramowania lub Awarie 3) W celu poprawnej realizacji serwisu gwarancyjnego SerwisTechniczny ma działać w oparciu o ISOHD, którego zadaniem jest: a) przyjmowanie zgłoszeń o Błędach Oprogramowania i Awariach zgodnie z określoną procedurą oraz potwierdzenie ich przyjęcia, b) informowanie Kierownika Projektu o zagrożonych i przekroczonych terminach realizacji wszystkich czynności objętych reżimem serwisowym, c) raportowanie stanu realizacji zgłoszeń gwarancyjnych w podziale na kategorie i obsługiwane Systemy, d) informowanie autorów zgłoszeń oraz Kierownika Projektu o zmianach statusów zgłoszeń. 5.3 Obsługa zgłoszeń Błędów Oprogramowania Zamawiający wymaga, aby obsługa zgłoszeń Błędów Oprogramowania była realizowania zgodnie z poniżej określoną procedurą: Strona 20 z 24

1) Zgłoszenia dokonywane są na formularzach zgłoszenia w ISOHD. Formularz wypełniony on-line na stronie trafia bezpośrednio do ISOHD. 2) W szczególnych przypadkach zgłoszenie może zostać wysłane przez fax lub e-mail. 3) Zgłoszenia dokonywane e-mailem lub przez fax wprowadzane są do systemu przez Wykonawcę. 4) Zgłoszenia dokonywane on-line trafiają wprost do systemu Help Desk a dalsza obsługa zgłoszeń ma być realizowana w systemie Help Desk. 5) Zmiany terminów realizacji uzgadniane są ze zgłaszającym bezpośrednio przez zespoły realizujących swoje zgłoszenia. Zmiany terminów realizacji mają być wprowadzane do Help Desku. 6) Każde zgłoszenie jest jednoznacznie identyfikowane numerem nadawanym przez Serwis. 7) Wykonawca potwierdza przyjęcie zgłoszenia do realizacji lub odrzuca zgłoszenie informując o tym zgłaszającego oraz Zamawiającego. 8) Akceptacja lub odrzucenie zgłoszenia musi zostać potwierdzone przez Wykonawcę w ciągu 4 godzin roboczych od momentu wpłynięcia zgłoszenia od zgłaszającego. Potwierdzenie przyjęcia do realizacji musi zawierać klasyfikację zgłoszenia. Odrzucenie zgłoszenie musi zostać przez Wykonawcę uzasadnione. 9) Jeżeli odtworzenie Błędu Oprogramowania nie będzie możliwe w środowisku wzorcowym, Wykonawca zdiagnozuje błąd w środowisku Zamawiającego, ale termin opisany powyżej ulega wydłużeniu o 1 dzień roboczy. 10) Realizacja zgłoszenia oznacza przekazanie przez Wykonawcę do zgłaszającego Błąd Oprogramowania, nowej wersji Oprogramowania lub poprawki lub rekonfiguracji Oprogramowania oraz usunięcie skutków błędu wraz z powiadomieniem e-mailem pozostałych użytkowników o błędzie i udostępnienie im poprawionej wersji Oprogramowania.Serwis wpisuje do ISOHDsposób, w jaki zgłoszenia zostało zrealizowane. 11) Monitorowanie obsługi zgłoszenia odbywa się w ISOHD. 12) W ramach monitorowania obsługi zgłoszenia Serwis zapewni informowanie e-mailem o zagrożonych i przekroczonych terminach realizacji oraz dostęp on-line do aktualnego rejestru zgłoszeń dla Kierownika Projektu. Strona 21 z 24

6 Świadczenie usługi asysty technicznej dla PSP 6.1 Warunki ogólne 1) Celem świadczenia usług Asysty technicznej jest bezpłatne wsparcie techniczne w używaniu Oprogramowania, do którego Zamawiający uzyskał licencję na podstawie Postępowania. Zamawiający przekaże Wykonawcy imienną listę osób uprawnionych ze strony Zamawiającego do korzystania z asysty technicznej. 2) Wykonawca zobowiązany jest świadczyć bezpłatną asystę techniczną przez uzgodniony w Umowie okres. 3) Przedmiotem usługi asysty technicznej świadczonej przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego jest: a) gotowość do świadczenia konsultacji telefonicznych, b) gotowość do świadczenia zdalnej pomocy użytkownikom Systemu poprzez szyfrowane połączenia do komputera użytkownika za zgodą i pod nadzorem Zamawiającego, c) gotowość do ewentualnego uruchomienia niezbędnej i koniecznej obsługi danych poprzez szyfrowane kanały dostępowe pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, d) wykonania dodatkowych, a nieprzewidzianych w SIWZ funkcjonalności w systemie, po zaakceptowaniu przez obie strony warunków realizacji (w tym pracochłonności), e) każdorazowa usługa realizacji asysty technicznej prowadzona jest na podstawie zlecenia usługi oraz zakończona protokołem zdawczo-odbiorczym opisującym czas trwania usługi i jej zakres. 4) W ramach okresu asysty technicznej Zamawiający będzie miał do wykorzystania uzgodnioną w Umowie ilość roboczogodzin Ryczałtu przeznaczonych na: a) świadczenie konsultacji telefonicznych oraz zdalnej pomocy użytkownikom, b) realizację zleconych przez Zamawiającego dowolnych modyfikacji lub rozszerzeń Oprogramowania. 5) Wartość zleceń modyfikacji lub rozszerzeń Oprogramowania, wyrażona w roboczogodzinach, będzie ustalana w porozumieniu pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą przed rozpoczęciem ich realizacji i będzie sukcesywnie pomniejszać wielkość Ryczałtu aż do jej wyczerpania. 6) W celu zmniejszenia ilości niezasadnych zgłoszeń w zakresie świadczenia konsultacji telefonicznych: a) Wykonawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia zbiorów często zadawanych pytań i odpowiedzi na nie (FAQ), mające na celu udzielenie danemu użytkownikowi Systemu pomocy bez konieczności angażowania do tego jakichkolwiek osób. Strona 22 z 24

b) Pracownicy Zamawiającego zobowiązani będą do zapoznania się z ich treścią przed wysłaniem zgłoszenia. 6.2 Konsultacje 1) ISOHD Wykonawcy musi zapewnić funkcjonalność umożliwiającą zgłaszanie przez wyznaczonych pracowników Zamawiającego zapotrzebowania na konsultacje telefoniczne poprzez formularz na stronie internetowej ISOHD. 2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostęp do konsultantów dla wyznaczonych przedstawicieli Zamawiającego w wymiarze dostosowanym do zapotrzebowania na konsultacje. 3) Dane kontaktowe w zakresie konsultacji dla poszczególnych Systemów tj. adres e-mail i nr faksu Wykonawca ma umieścić na stronie internetowej ISOHD. Dostęp do nich ma być możliwy po zalogowaniu się na stronę przez uprawnionego przedstawiciela Zamawiającego. 4) Konsultacje telefoniczne będą realizowane na podstawie żądań otrzymanych poprzez ISOHD.Konsultanci Wykonawcy będą kontaktować się w Godzinach Roboczych z osobami zgłaszającymi zapotrzebowania. 5) Po zakończeniu konsultacji, Konsultanci ze strony Wykonawcy zobowiązani są do zarejestrowania w ISOHD informacji na temat zakresu przeprowadzonych prac/czynności oraz nakładu pracy. Zarejestrowany czas pracy poświęcony na konsultacje będzie sukcesywnie pomniejszać wielkość Ryczałtu aż do jej wyczerpania. 6.3 Wprowadzanie modyfikacji lub rozszerzeń Oprogramowania 1) ISOHD musi zapewnić funkcjonalność umożliwiającą zgłaszanie przez wyznaczonych pracowników Zamawiającego wniosków o wprowadzenie modyfikacji lub rozszerzeń Oprogramowania poprzez formularz na stronie ISOHD. 2) Wniosek musi zawierać, co najmniej: a) Wnioskodawcę modyfikacji / rozszerzenia Oprogramowania po stronie Zamawiającego b) Oczekiwany termin wdrożenia modyfikacji / rozszerzenia Oprogramowania c) Opis oczekiwanej modyfikacji / rozszerzenia w postaci: określenia organizacyjnego znaczenia zmiany, obszaru organizacyjnego, którego zmiana ma dotyczyć, definicji oczekiwanego zachowania Oprogramowania po wprowadzeniu modyfikacji / rozszerzenia w obszarze, którego zmiana ma dotyczyć, uwarunkowań, jakie Wykonawca powinien uwzględnić podczas projektowania i realizacji modyfikacji / rozszerzenia. Strona 23 z 24

d) Osobę reprezentującą Zamawiającego, z którą będą prowadzone robocze konsultacje w celu zdefiniowania dokładnego zakresu modyfikacji, wynikającej z niej niezbędnych prac modernizacyjnych Oprogramowania oraz jej pracochłonności. 3) Konsultant Wykonawcy kontaktuje się ze wskazaną osobą reprezentującą Zamawiającego w celu doprecyzowania wymagań i innych istotnych elementów dotyczących oczekiwanej modyfikacji / rozszerzenia. Konsultant Wykonawcy opracowuje koncepcję realizacji modyfikacji / rozszerzenia. Koncepcja musi być szczegółowa i uwzględniać wszystkie parametry (wymagania i ograniczenia) dostarczone przez Zamawiającego. 4) Opracowana przez Wykonawcę koncepcja przekazywana jest do osoby reprezentującej Zamawiającego oraz Kierownika Projektu celem weryfikacji zakresu proponowanej modyfikacji / rozszerzenia. Osoba reprezentująca Zamawiającego potwierdza zgodność spisanej koncepcji z rzeczywistym zapotrzebowaniem lub zgłasza do niej uwagi. 5) Konsultant Wykonawcy po uzyskaniu przez Kierownika Projektu potwierdzenia zgodności koncepcji z wymaganiami, opracowuje kosztorys wykonania modyfikacji / rozszerzenia. Jednocześnie Wykonawca jest zobowiązany zaproponować termin rozpoczęcia prac i związany z nim termin realizacji. 6) Obie strony uzgadniają ostateczną zawartość wniosku modyfikacji / rozszerzenia, które powinno składać się z: a) precyzyjnie określonego zakresu prac, b) pracochłonności, c) kryteriów odbioru, d) terminu realizacji. 7) Podstawą rozpoczęcia prac przez Wykonawcę jest otrzymanie od Kierownika Projektu podpisanego uzgodnionego wniosku modyfikacji / rozszerzenia. 8) Po zakończeniu realizacji modyfikacji / rozszerzenia Oprogramowania i odebraniu jej przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do zarejestrowania w ISOHD informacji na temat zrealizowania wniosku oraz pracochłonności. Zarejestrowana pracochłonność będzie sukcesywnie pomniejszać wielkość Ryczałtu aż do jej wyczerpania Strona 24 z 24