Czy integracja modemów GPS z systemem informatycznym do zarządzania flotą, ma wpływ na zmniejszenie kosztów? Praktyczne rozwiązania na przykładzie floty samochodowej zarządzanej przez BZK Group Sp. z o.o. Piotr Białobłocki
BZK Group Spółka z o.o. jest liderem grupy spółek, w skład której wchodzą: Bakoma Sp. z o.o. Polskie Młyny S.A. Bioagra-Oil S.A. Komagra Sp. z o.o. Bioagra S.A.
Zarządzamy Flotą samochodową we wszystkich wymienionych spółkach. Łącznie ok. 540 pojazdami: o 250 samochodów osobowych o 290 samochodów ciężarowych
Czy jesteśmy w stanie oddziaływać na użytkowników samochodów służbowych w zakresie przestrzegania regulaminu samochodowego? Stawiam tezę, że stosując odpowiednie narzędzia informatyczne możemy oddziaływać na sposób eksploatacji pojazdów oraz ilość przejechanych km przez użytkowników, a tym samym na koszty eksploatacji pojazdów. Zaraz postaram się to udowodnić:
Zgodnie z zapisami regulaminu samochodowego obowiązującego w zarządzanych przez nas spółkach, we wszystkich pojazdach zamontowane są urządzenia GPS podłączone do szyny CAN. Dzięki integracji tych urządzeń z systemem do zarządzania flotą: samodzielnie i zdalnie tworzymy sprawozdania okresowe dla samochodów osobowych i ciężarowych i przekazujemy je do podpisu użytkownikom.
Internet Potwierdzanie przez użytkownika pojazdu Jak to działa? PasCom WEB Przekazywanie danych z szyny CAN takich jak: prędkość, czas, obroty silnika, zużycie paliwa, ilość paliwa w zbiorniku, lokalizacja pojazdu, informacje o stylu jazdy, itp. do Pascom. Absencje Koszty CFM Inne koszty PasCom FLOTA II - INTEGRATOR
Jak powstaje sprawozdanie? 1. Importujemy do PasCom-u absencje z HR (urlopy, zwolnienia itp.) 2. Importujemy również inne dokumenty kosztowe: wszystkie tankowania, zakup usług, akcesoriów 3. Generujemy sprawozdania okresowe na podstawie przydziałów pracowników do samochodów. 4. Grupowo wysyłamy zestawienia km prywatnych do potwierdzenia przez kierowcę (km służbowe /km prywatne). 5. Kierowcy potwierdzają swoje kilometry prywatne. 6. Grupowo wysyłamy gotowe sprawozdania użytkownikom samochodów.
Wiadomość e-mail z linkiem do potwierdzenia km prywatnych, wysłana z systemu PasCom
Tak wygląda zestawienie km w przeglądarce internetowej ( PasCom WEB ) po jej otwarciu: Informacje nt absencji generowane automatycznie
W wyniku tych operacji automatycznie powstaje sprawozdanie za okres rozliczeniowy kierowcy samochodu osobowego wygenerowane przez PasCom Co zawiera to sprawozdanie i skąd wzięły się te dane?
Przykładowe sprawozdania okresowe dla samochodów osobowych i ciężarowych
Co osiągnęliśmy dzięki zastosowaniu takich narzędzi? Zmniejszyliśmy przebiegi prywatnych jazd Zmniejszyliśmy średnie zużycie paliwa w samochodach ciężarowych i osobowych Zmniejszyliśmy ilości zakupionych akcesoriów samochodowych Zwiększamy bezpieczeństwo, zmniejszając prędkość Zmniejszamy szkodowość poprzez oddziaływanie finansowe na pracownika za każdą szkodę z AC
Przebiegi pojazdów osobowych Porównanie 2011-2012 700000 600000 500000 400000 300000 609 999 327005 542 080 277959 Maj Kwiecień 200000 100000 0 282994 264121 2011 2012 Redukcja przebiegu z 609 999 km w 2011 r. do 542 080 km w 2012 r. 68 tyś km 23 tyś zł oszczędności w okresie 2 miesięcy
Porównanie zużycia ON samochodów ciężarowych 2011-2012 127 747 119 292 119 737 131 796 110 771 122 341 Maj Kwiecień Marzec 379 280 litry w 2011 r. 352 404 litry w 2012 r.
Porównanie przebiegów samochodów ciężarowych 2011-2012 578507 551112 607957 658121 549764 608687 Maj Kwiecień Marzec 1 737 576 km 2011 r. 1 816 572 km 2012 r.
Porównanie średniego zużycia ON ciężarówek 2011-2012 25 20 15 21,83 19,40 2011 2012 10 5 0 Zużycie paliwa spadło o 2,43 l. Redukcja średniego zużycia z 21,83 l/100 km w 2011 roku do 19,40 l/100 km przy przebiegach z poprzednich slajdów przyniosła oszczędność 42 223 litrów ON w okresie 3 miesięcy. Przy średniej cenie 4,63 zł za litr ON daje to oszczędność 204 380 zł netto w okresie 3 miesięcy
Suma oszczędności na 340 pojazdach Zmniejszenie przebiegu pojazdów osobowych 23 000 zł w okresie 2 miesięcy Zmniejszenie średniego zużycia ON w ciężarowych 204 380 zł w okresie 3 miesięcy Zwrot kosztów km prywatnych poza godzinami pracy i w weekendy w 2012 r. 6939 zł w kwietniu + 6722 zł w maju = 13 661 zł Średnie zmniejszenie kosztów miesięcznie 86457 zł RAZEM miesięcznie: 86 457zł
Oszczędności w całej flocie 540 pojazdów Łącznie miesięcznie możemy założyć, że w wyniku wdrożenia w naszych spółkach takiego sposobu rozliczania pojazdów, zaoszczędziliśmy ok. 125 500 zł/miesiąc, co daje oszczędność na poziomie 1,5 mln zł. rocznie.
Pozostałe koszty 3 355 zł 2 442 zł VIII-IX 2011 VIII-IX 2012 Koszt zakupu płynu do spryskiwaczy
Podsumowanie Mądrze napisany regulamin samochodowy w połączeniu ze sprawnie działającym systemem informatycznym, zintegrowanym z urządzeniami GPS pozwala na skuteczne rozliczenie kosztów wszystkich użytkowników samochodów oraz rozliczanie ich ze stylu jazdy. Fleet Manager musi pamiętać, że jego największym problemem jest zapanowanie nad użytkownikami aut, którzy uważają, że ze służbowym samochodem można zrobić wszystko i nikt nie będzie wiedział, jak on eksploatuje samochód. A to jest nieprawda, bo my wszystko wiemy i wpływamy na przebieg wydarzeń.
Dziękuję za uwagę! Piotr Białobłocki