BFZ3e-073-1228/2015 Warszawa, 2015-12-07 Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia w postępowaniu Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia pn. Zakup usługi przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury zapasów w magazynach PKP Intercity SA (post. nr 54/11/MARK/2015). Przekazanie treści pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami PKP Intercity S.A., działając jako Zamawiający w postępowaniu pn. Zakup usługi przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury zapasów w magazynach PKP Intercity SA (post. nr 54/11/MARK/2015), przekazuje poniżej treść otrzymanych pytań od Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia wraz z udzielonymi przez Zamawiającego odpowiedziami. Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić poniższe wyjaśnienia podczas sporządzania oferty. Pytanie nr 1: Ilość sztuk do policzenia na każdym magazynie? Odpowiedź: Poniżej Zamawiający podaje szczegółową informację nt. ilości przechowywanych indeksów w poszczególnych magazynach. Magazyn kod Łączna ilość na indeksach Liczba indeksów G02 198702 1004 G12 73520 1144 G22 17280 153 G32 20815 121 G42 50333 899 K03 1880 1 K05 12 3 K13 1928206 2613 K33 41060 720 K43 37953 1168 K53 24503 562 P07 1021867 420 P17 61436 1552 P27 16774 716 W01 407606 2428 W02 2879 261 W04 2250400 182 W06 5573 341 W07 1353 212 W11 9675 159 W21 113 5 ZTP 182 4 ZTW 2482 71 Suma końcowa 6174605 14739
Pytanie nr 2: Jaka jest ilość lokalizacji proszę o podanie liczby i miejsc ( miast )? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze łączna ilość lokalizacji to (łącznie) 23 magazyny, które obsługują 39 lokalizacji, tj.: Warszawa 12, Lublin 1, Gdynia 5, Olsztyn 1, Bydgoszcz 1, Szczecin 3, Poznań 1, Wrocław 6, Kraków 6, Katowice 2, Przemyśl 1. Pytanie nr 3: Ilość palet (miejsc paletowych) do policzenia? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze łączna ilość lokalizacji, które przechowują zapas magazynowy na paletach wynosi około 11. Pytanie nr 4: Czy jest wysoki skład? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma wysokiego składu, skład wynosi nie więcej niż 3 metry. Pytanie nr 5: Ile jest wózków paletowych wysokiego składu (jeżeli jest wysoki skład), ile niskich? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że posiada 20 wózków niskiego składu. Pytanie nr 6: Czy palety zjeżdżają do liczenia na dół czy są liczone na górze (w swoim miejscu paletowym)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że palety są liczone na dole. Pytanie nr 7: Czy wszystko posiada kody EAN? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze nie używa kodów EAN. Pytanie nr 8: Czy liczymy na sztuki czy na opakowania zbiorcze? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że liczenie odbywa się w jednostce miary danej pozycji (szt., opakowanie, paleta, kg, tona, litr, m3). Pytanie nr 9: Czy jest możliwość otrzymać bazę kodów EAN zbiorczych? Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pyt. 7. Pytanie nr 10: Zakładając że wykorzystujemy państwa oznaczenie miejsc paletowych czy macie Państwo naklejone lokalizacje w kodach kreskowych (zakładam że numeryczne są)? Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pyt. 7. Pytanie nr 11: Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację (w dzień, w nocy)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że inwentaryzację należy przeprowadzić w dzień, opcjonalnie w nocy. Pytanie nr 12: Czy można przeprowadzać inwentaryzację ciągiem czyli na 3 zmiany czy od godziny do godziny? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że inwentaryzację można przeprowadzić ciągiem, na trzy zmiany.
Pytanie nr 13: Czy mamy zbierać jakieś dodatkowe informacje oprócz lokalizacji, kodu EAN i ilości? Odpowiedź: Zamawiający nie oczekuje zbierania dodatkowych danych. Pytanie nr 14: Czy na jednej lokalizacji (palecie lub półce) jest jeden rodzaj towaru czy może być więcej? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że na jednej półce może być więcej niż jeden rodzaj towaru. Pytanie nr 15: Ile jest rzędów, kominów, poziomów w magazynie (lokalizacji)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że każdy magazyn posiada inny rodzaj regałów oraz różną ilość rzędów, dlatego nie jest w stanie udzielić dokładnej odpowiedzi na powyższe pytanie. Pytanie nr 16: Jaki sposób kontroli przyjmujemy (np. losowe sprawdzanie określonej ilości lokalizacji, raport różnic)? Odpowiedź: Sposób jaki Wykonawca uzna za najskuteczniejszy. Pytanie nr 17: Zgodnie z przesłanymi informacjami Projekt będzie polegał na inwentaryzacji zapasów Spółki w 15 magazynach na terenie Polski. W magazynach znajduje się 6 mln sztuk przedmiotów zaszeregowanych do około 10 tys. indeksów (SKU)? Odpowiedź: 39 lokalizacje magazynowe. W tej chwili występuje około 15 tys. indeksów, łączna ilość w różnych jednostkach miary wynosi ok. 6 mln. Pytanie nr 18: Jaki jest rodzaj zapasów: materiały eksploatacyjne, części zamienne (jakie), opał itp. Prosimy o opisanie. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zapasy to: materiały budowlane, narzędzia, elementy złączne, wyroby chemiczne, wyroby stalowe, elementy złączne, smary i oleje, paliwa ciekłe, gazy, części zamienne do taboru, podzespoły do taboru, druki, art. biurowe, art. spożywcze, odzież, art. elektryczne, kable i przewody Pytanie nr 19: Ile jest sztuk i ile indeksów w każdym z magazynów? Odpowiedź: Zgodnie z odpowiedzią na pytanie nr 1. Pytanie nr 20: Czy wszystkie indeksy występują w każdym z magazynów? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie wszystkie indeksy występują w każdym z magazynów. Pytanie nr 21: Jaka jest architektura każdego z magazynów. Czy są to magazyny wysokiego czy niskiego składowania, czy przedmioty leżą na wyznaczonych półkach. Prosimy o opis i przesłanie przykładowego zdjęcia. Odpowiedź: Zamawiający posiada magazyny i ich lokalizacje wyposażone w: regały magazynowe, palety, zasieki, place otwarte, stacje paliw.
Pytanie nr 22: Jak są rozłożone przedmioty w magazynach prosimy o przykładowe zdjęcie. Odpowiedź: 90% standardowo na regałach, w rzędach i na półkach. Zamawiający nie ma możliwości przesłania przykładowego zdjęcia. Pytanie nr 23: Jak są oznakowane zapasy. Czy jest to oznakowanie każdej części osobno czy oznakowanie jest na półce lub kuwecie? Odpowiedź: Oznakowanie każdego indeksu odrębnie na papierowej wywieszce magazynowej zawierającej indeks, nazwę, jm, ilość. Pytanie nr 24: Jakie jest oznakowanie każdego ze składników zapasów: oznakowanie alfanumeryczne, nazwa, indeks, na kartach magazynowych, z użyciem kodów kreskowych pozwalających na jednoznaczną identyfikację i porównanie z ewidencją magazynową itp. Prosimy o opis i zdjęcie przykładowe. Odpowiedź: patrz odpowiedź na pyt. 23. Zamawiający nie ma możliwości przesłania przykładowego zdjęcia. Pytanie nr 25: Czy są oznakowane poszczególne miejsca składowania i w jaki sposób prosimy o opis i ewentualne zdjęcie. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że miejsca składowania nie są oznaczone. Pytanie nr 26: Czy zapasy są ułożone pojedynczo czy też są opakowania zbiorcze i jaka jest ich ilość (oraz oznakowanie) w każdym z magazynów? Odpowiedź: 99% pojedynczo (do zliczenia, zważenia lub pomiar długości czy objętości paliwa) jeden rodzaj składowany jest na paletach. Pytanie nr 27: Jeżeli są to magazyny wysokiego składowania, to czy są wózki widłowe (lub innego rodzaju sprzęt) i kosze do przewożenia pracowników oraz ile jest takich zestawów (z operatorem) mogących jednocześnie uczestniczyć w spisie.. Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pyt. 4. W lokalizacji ze składem do wysokości 3 metrów jest dostępny operator z wózkiem widłowym. Pytanie nr 28: W jakim systemie magazynowym (program komputerowy) jest prowadzona ewidencja? Jakie informacje są w nim zawarte aby spisując konkretny zapas w konkretnym gnieździe móc go jednoznacznie zidentyfikować (nie znając towaru z codziennej pracy i nie mogąc go rozpoznać według wyglądu)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze ewidencja jest prowadzona w systemie ERP ebs Oracle. Rozpoznanie po unikalnym indeksie. Pytanie nr 29: Czy na pojedynczych (luzem) składnikach jest kod kreskowy i czy umożliwia on jednoznaczną i bezpośrednią identyfikację oraz porównanie z ewidencją magazynową. Jeżeli nie, to w jaki sposób są identyfikowane towary (nazwa, wielkość opakowania, opakowania zbiorcze itp.). Odpowiedź: Zamawiający nie stosuje kodów EAN. Pytanie nr 30: Czy w systemie magazynowym oraz w bieżącym zarządzaniu magazynem są informacje o numerze gniazda paletowym (magazynowego) lub miejscu złożenia. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że informacje jest ograniczona do numeru magazynu, nie lokalizacji.
Pytanie nr 31: Czy na konkretnym elemencie zapasu jest oznakowanie, które w sposób jednoznaczny (bezpośredni) umożliwi porównanie z ewidencją magazynową. Odpowiedź: Tak, indeks magazynowy. Pytanie nr 32: Jakie informacje chcieliby Państwo uzyskać o swoim majątku podczas przeprowadzania inwentaryzacji czyli zarówno w etapie spisu z natury i rozliczania i wyjaśniania różnic i ich powstania. Dotyczy to również ewentualnej oceny pracy pracowników i logistyki magazynowej lub zarządzania majątkiem. Odpowiedź: Ustalić rzeczywisty stan zapasów w magazynach metodą spisu z natury, potwierdzić istnienie w rzeczywistości (w naturze) ujętych w ewidencji magazynowej zapasów, wykazać niedobory lub nadwyżki zapasów. Pytanie nr 33: Inwentaryzacja, zgodnie z zasadami i duchem UoR kończy się pełnym rozliczeniem i wyjaśnieniem różnic oraz przyczyn ich powstawania i rekomendacjami. Prosimy o krótki opis zakresu wykonywanego przez JKF, gdyż najczęściej nie wykonujemy tylko spisu z natury, ale właśnie pełne inwentaryzacje z rekomendacjami zmian. Odpowiedź: Tak, jesteśmy zainteresowani pełną inwentaryzacją z rekomendacją ewentualnych zmian. Pytanie nr 34: Czy są Państwo zainteresowani przeprowadzeniem kompleksowej inwentaryzacji z pełnym rozliczeniem księgowym, wyjaśnianiem różnic, parowaniem jednoznacznym i prawdopodobnym oraz kompensatami, szkoleniem wewnętrznej Komisji Inwentaryzacyjnej i pracowników oraz przygotowaniem kompletu dokumentacji i audytem procedur wewnętrznych przyjęcia, użytkowania, zmian i likwidacji majątku oraz przekształceniem uciążliwych inwentaryzacji okresowych w ciągłą inwentaryzację obniżającą koszty zarządzania majątkiem Odpowiedź: Nie oczekujemy pomocy w przekształceniu inwentaryzacji w inwentaryzację ciągłą ani audytu procedur wewnętrznych. Pytanie nr 35: Dla prawidłowego przygotowania koncepcji realizacji oraz rzetelnego wykonania kalkulacji cenowej zgodnie z wymaganiami ISO jest niezbędne otrzymanie ewidencji majątku. Ewidencja umożliwi również oszacowanie koniecznych nakładów na przygotowanie i rozliczenie końcowe. Prosimy o przekazanie ewidencji. Odpowiedź: Zamawiający na tym etapie postępowania nie przekazuje ewidencji. Ewidencja może zostać przekazana po podpisaniu umowy, ale bez szczegółowych ilości. Pytanie nr 36: Jakie zapisy z Państwa Polityki Rachunkowości i Instrukcji Inwentaryzacyjnej lub Instrukcji Zarządzania Majątkiem oraz inne organizacyjne, muszą być bezwzględnie ujęte w opracowanym przez nas Planie Projektu podstawa wykonania Inwentaryzacji. Odpowiedź: Podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji będzie Plan Projektu (przyjęty Uchwałą), który będzie miał pierwszeństwo przed innymi instrukcjami. Pytanie nr 37: Dla pełnej oceny niezbędnych zasobów i czasu pracy w każdym z magazynów jest niezbędna wizja lokalna w każdym lub części z nich oraz uzgodnienie z Kierownikami Magazynów. Czy jest możliwość dokonania takich uzgodnień i kiedy to będzie możliwe. Odpowiedź: Po podpisaniu umowy inwentaryzację będzie koordynował jeden oddelegowany przedstawiciel Zamawiającego. Wizja lokalna może mieć miejsce dopiero po podpisaniu umowy.
Pytanie nr 38: Ze względu na krótki czas złożenia oferty oraz wykonania inwentaryzacji, przy jednoczesnej nieznajomości istniejących magazynów i ewidencji, czy jest możliwość ustalenia szczegółów realizacji w następnym etapie. Na podstawie tylko 3 informacji: ilość magazynów, ilość indeksów i ilość zapasów nie ma możliwości rzetelnej (a nawet przybliżonej) wyceny tak dużego projektu. Koszt inwentaryzacji w 90% to koszt pracy naszych pracowników. Zatem ilość nakładów pracy dla każdego z magazynów determinuje i oznacza koszt całego projektu. Odpowiedź: Zamawiający oczekuje, aby oferta złożona na tym etapie obejmowała zakres współpracy opisany w Zapytaniu Ofertowym, projekcie umowy oraz niniejszym dokumencie. Pytanie nr 39: Jakie inne obszary szeroko pojmowanej inwentaryzacji i zarządzania, poza majątkiem obrotowym, Państwa interesują. Np. inwentaryzacja środków trwałych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, szkolenia, przekształcenie inwentaryzacji okresowych w ciągłą itp. Odpowiedź: W tej chwili jesteśmy zainteresowani tylko inwentaryzacją zapasów w magazynach. Pytanie nr 40: Jaki towar podlega inwentaryzacji? Czy są to części, podzespoły itp.? Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pytanie nr 18. Pytanie nr 41: Sposób składowania towarów (raki, regały kuwetowe, regały półkowe itp.) Odpowiedź: Regały półkowe. Pytanie nr 43: Czy towar jest okodowany? Odpowiedź: patrz odpowiedź na pyt nr 7. Pytanie nr 44: Czy osoby liczące muszą posiadać dodatkowe wyposażenie bhp? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma takiej konieczności. Pytanie nr 45: Czy osoby liczące muszą posiadać badania lekarskie, szkolenia bhp? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma takiej konieczności. Pytanie nr 46: Czy istnieje możliwość otrzymania zdjęć jednego z magazynów? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma takiej możliwości.