Łódź, 24 listopada 2017 r. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi KPB-V.273.22.2017 dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na usługę utrzymania czystości w obiektach Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. W związku z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) skierowaną do Wojewody Łódzkiego w przedmiotowym postępowaniu, zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zmianami), udzielam wyjaśnień: Pytanie 1: Proszę o określenie ile dni w tygodniu ma być świadczona usługa w poszczególnych lokalizacjach. W lokalizacji przy ul. Pienistej 71 usługa sprzątania winna być wykonywana siedem razy w tygodniu. W pozostałych lokalizacjach usługa sprzątania winna być wykonywana pięć razy w tygodniu tj. dni pracujące Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi od poniedziałku do piątku. Pytanie 2: Zamawiający wymaga, aby sprzątanie odbywało się w sposób nie utrudniający pracy (przed rozpoczęciem lub po zakończeniu pracy Urzędu). Proszę o informację w jakich godzinach (po godzinach pracy Urzędu) będą dostępne placówki ŁUW. W jaki sposób będzie odbywał się dostęp do tych placówek po godzinach pracy Urzędu? Zamawiający wymaga aby sprzątanie odbywało się w sposób następujący: w obiektach przy ul. Żeromskiego i Tuwima 28 w Łodzi po zakończeniu pracy tj. w pon., śr, czw. i pt od godziny 16.00 oraz wt. od godz. 17.00. Natomiast w obiekcie przy ul. Piotrkowskiej 103 w godzinach rannych (od 5.00;6.00), przed rozpoczęciem oraz w godzinach przedpołudniowych pracy urzędu (szczegółowe ustalenia po podpisaniu umowy).jednocześnie informujemy, że w obiektach przy ul. Żeromskiego 87 i ul. Tuwima 28 znajdują się pomieszczenia archiwum, które należy sprzątać raz miesiącu w godzinach pracy urzędu (szczegóły do ustalenia z Zamawiającym). Dostęp do obiektów umożliwiony będzie przez pobranie kluczy z portierni. W obiekcie przy ul. Pienistej 71 usługa może być wykonywana w godzinach 24/7. W obiekcie przy ul. Leczniczej 6 usługa ma być świadczona po godzinach pracy od 16:00 (we wtorki od 17:00). Pytanie 3: W opisie szczegółowego zakresu usług Zamawiający wymaga wyznaczenia osoby pozostającej do dyspozycji telefonicznej Zamawiającego w czasie godzin pracy Urzędu. Czy Zmawiający wymaga tym samym stałej obecności tej osoby w Urzędzie w godzinach pracy? Jeżeli nie, to w jakim czasie po telefonicznym wezwaniu musi zostać podjęta interwencja?
Zamawiający nie wymaga aby wyznaczona osoba pozostająca do dyspozycji telefonicznej przebywała w godzinach pracy Urzędu na jego terenie, natomiast po telefonicznym wezwaniu Wykonawca ma 1 godzinę na podjęcie interwencji. Pytanie 4: Zamawiający wymaga raz na kwartał konserwacji i zabezpieczenia wykładzin PCV. Czy Zamawiający wskazuje konkretną technologię zabezpieczania takich wykładzin? Konserwacje i zabezpieczenie wykładzin PCV winny być wykonywane poprzez mechaniczne czyszczenie za pomocą szorowarki, a następnie nałożenie polimeru z utwardzeniem. Pytanie 5: Zamawiający wymaga dwukrotnego w roku mycia okien w godzinach pracy Urzędu. Czy okna przeznaczone do umycia znajdują się w pomieszczeniach biurowych, w których pracują pracownicy Urzędu? Jeżeli tak, proszę o potwierdzenie wymogu wykonania usługi w godzinach pracy Urzędu. Zamawiający informuje, że okna przeznaczone do mycia znajdują się w pomieszczeniach biurowych (w których pracują pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi) oraz na korytarzach, klatkach schodowych, pomieszczeniach sanitarnych, gospodarczych oraz magazynowo - archiwalnych. Potwierdzamy iż, usługa powinna być wykonana w godzinach pracy Urzędu. Pytanie 6: Zamawiający wymaga dwukrotnego mycia lamp oświetleniowych sufitowych. Czy wiąże się to z demontażem opraw lamp? Jeżeli tak, czy Zamawiający dysponuje pracownikiem z odpowiednimi uprawnieniami do dokonania demontażu lamp? Pytanie 7: Zamawiający informuje, że mycie lamp oświetleniowych sufitowych nie wiąże się z ich demontażem. Zamawiający wymaga dwukrotnego w ciągu roku prania lub mycia Godła. Proszę o informację z jakiego materiału wykonane jest godło przeznaczone do prania? Pytanie 8: Zamawiający informuje, że Godło do prania jest to gobelin. Zamawiający wymaga w razie konieczności wykonania usługi kompleksowej po zakończonych pracach remontowych. Proszę o informację jakie remonty (zakres i terminy) planowane są w czasie świadczenia usługi?
Zamawiający informuje, że na dzień dzisiejszy ŁUW w Łodzi nie planuje remontów w obiektach mieszczących się przy ul. Piotrkowskiej 103, Żeromskiego 87 oraz Tuwima 28 i Pienista 71. W obiekcie przy ul. Leczniczej 6 w pierwszej połowie 2018 r. odbędzie się remont dwóch pomieszczeń o pow.36,7 m2 (malowanie i ułożenie nowej wykładziny). Pytanie 9: Zamawiający wymaga w razie konieczności prania wykładzin dywanowych, dywanów, chodników oraz mebli tapicerowanych. Są to prace czasochłonne wpływające na wysokość ponoszonych kosztów. Proszę o określenie częstotliwości tych prac, ewentualnie o doprecyzowanie, co Zamawiający ma na myśli używając terminu w razie konieczności.,,w razie konieczności Zamawiający rozumie jako widoczne i nieestetyczne zabrudzenia (do uzgodnienia z Zamawiającym). Pytanie 10: W lokalizacji Pienista 71 łączna powierzchnia do sprzątania wynosi 977,41 m2. Do sprzątania codziennego przeznaczono powierzchnię 440 m2, do sprzątania co drugi dzień przeznaczono powierzchnię 774,81 m2. Suma tych powierzchni wynosi 1214,81 m2, wobec 977,41 podanych w zapytaniu. Proszę o potwierdzenie poprawności podanych powierzchni. Zamawiający doprecyzowuje: do sprzątania codziennego przeznaczono powierzchnię 489 m2, do sprzątania co drugi dzień przeznaczono powierzchnię 488 m2. Pytanie 11: Pytanie 12: Proszę o podanie powierzchni okien w lokalizacji Lecznicza 6. Zamawiający informuje, że powierzchnia okien w lokalizacji Lecznicza 6 wynosi 59 m2. Proszę o informację, czy okna uwzględnione do świadczenia usługi w części II są dostępne z poziomu podłogi, czy wymagają zastosowania technik specjalistycznych (wysięgnik, alpinistyka). Zamawiający informuje, że okna określone w drugiej części opisu przedmiotu zamówienia znajdujące się w pomieszczeniach biurowych oraz klatkach schodowych wymagają użycia drabin (praca na wysokości powyżej 1m). Pytanie 13: Proszę o objaśnienie sposobu obliczenia wynagrodzenia Wykonawcy opisanego we Wzór umowy, par.3, pkt 3 czy powierzchnia podlegająca sprzątaniu w danej lokalizacji jest wartością stałą, czy jest to wartość zmienna, jeżeli zmienna, na jakiej podstawie dokonywane są zmiany? Dlaczego w lokalizacjach Pienista 71 określono jako mnożnik 7/5 stawki za m-c, a w lokalizacji Ośrodek Szkolenia 1/5 stawki za m-c?
Zamawiający informuje, że w lokalizacji Pienista 71 określono jako mnożnik 7/5 stawki za m-c, gdyż usługa sprzątania wykonywana będzie 7 dni w tygodniu, natomiast w lokalizacji Ośrodek Szkolenia 1/5 stawki za m-c, gdyż usługa sprzątania wykonywana będzie 1 raz w tygodniu. Pytanie 14: Zamawiający określa w par.4 pkt 1.2 Wzoru umowy wysokość kary umownej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na poziomie 50% miesięcznego wynagrodzenia brutto. Jakie przypadki Zamawiający kwalifikuje jako niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy? Jest to zapis stwarzający możliwość nakładania na Wykonawcę niewspółmiernie wysokich kar w razie stwierdzenia jakiegokolwiek przypadku, który zostanie zakwalifikowany przez Zamawiającego jako nienależyte wykonanie umowy, dlatego proszę o szczegółowe wyjaśnienie tego zapisu. Niewykonanie umowy ma miejsce wówczas, gdy świadczenie zawarte w umowie w ogóle nie zostanie spełnione. Jeżeli natomiast Wykonawca podjął się czynności określonych w umowie i je wykonał, ale w sposób niezgodny z umową - interes Zamawiającego nie został zaspokojony w sposób, w jaki wymagany był treścią umowy - wówczas umowę uznaje się za nienależycie wykonaną. Przykładem takiej sytuacji jest niewywiązanie się z terminu dostarczenia świadczenia określonego w zawartym porozumieniu stron. Pytanie 15: Czy Zamawiający jest w stanie określić liczbę osób korzystających w miesiącu z materiałów higienicznych w lokalizacji Lecznicza 6? Zamawiający informuje, że w lokalizacji Lecznicza 6 średnia liczba osób korzystających w miesiącu z materiałów higienicznych wynosi 130. Pytanie 16: Zamawiający w zał. nr 1 (OPZ cz.i), pkt 9 wymaga aby wszystkie dostarczone środki oraz artykuły wykorzystywane do realizacji zamówienia posiadały karty charakterystyki. Pragniemy zauważyć, że nie wszystkie środki czystości i artykuły muszą posiadać kartę charakterystyki: - preparaty będącymi kosmetykami (np. mydła): posiadają zgłoszenie produktów kosmetycznych Komisji drogą elektroniczną za pośrednictwem CPNP - środki higieniczne typu papier toaletowy, ręczniki papierowe, worki nie mają żadnych dokumentów dopuszczających (w tym kart charakterystyki- nie ma takiego wymogu prawnego). Prosimy zatem o potwierdzenie, że Zamawiający będzie wymagał kart charakterystyki tylko dla tych środków i artykułów dla których prawnie wymagane jest posiadanie karty charakterystyki. Zamawiający informuje, że będzie wymagał kart charakterystyki tylko dla tych środków i artykułów dla których prawnie wymagane jest ich posiadanie. Pytanie 17: Proszę o wyjaśnienie rozbieżności między powierzchniami wskazanymi w zapytaniu a łącznej sumie powierzchni wynikającej ze zliczenia powierzchni w poszczególnych lokalizacjach. Ze względu na fakt, że metry kwadratowe będą wpływały zarówno na wysokość stawki w ofercie, jak i na wynagrodzenie Wykonawcy proszę o jednoznaczne wskazanie, które wartości należy przyjąć do wyliczeń.
adres metry w zapytaniu suma metrów wykł. dyw. terakota lastriko żywica Piotrkowska 103 1111,41 1111,41 547 518 46,41 Żeromskiego 87 2083,86 2083,86 406,6 1377,26 300 Tuwima 28 1174,81 1358,62 781 577,62 Pienista 71 977,41 977 488 270 219 Skrzydlata 50 196 196 Lecznicza 6 388,6 379 109 270 suma 5932,09 6105,89 pcv Zamawiający informuje, że rozbieżności między powierzchniami w obiekce przy ul. Tuwima 28 wynikają z równania: Dane wynikające ze specyfikacji: 1358,62 m ² powierzchnia całkowita obiektu przy ul. Tuwima 28 193 m² powierzchnia archiwum 9,19 m ² powierzchnia uśredniona archiwum doliczona do powierzchni codziennego sprzątania Obliczenia: 1 358,62 m² - 193 m² = 1 165,62 m² 1 165,62 m ² + 9,19 m² = 1174,81 m ² W obiekcie Lecznicza 6 proszę przyjąć do wyliczeń powierzchnię 388,6. Powierzchnie wynikające ze szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia są powierzchniami szacunkowymi. Pytanie 18: W,, Opisie przedmiotu zamówienia cz. 1 w punkcie 8 jest zapis Każdorazowo po zakończonym miesiącu Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia kserokopię list obecności Zamawiającemu. Listy obecności winny zawierać imię, nazwisko, godziny wejść/wyjść oraz czytelne podpisy osób wykonujących umowę. Na jakiej podstawie prawnej Zamawiający i w jakim celu żąda takich informacji? Proszę podać podstawę prawną. Zamawiający informuje, że listy są elementem niezbędnym do weryfikacji ilości etatów oraz osób wykonujących umowę (poszczególne ilości osób i etatów znajdują się w specyfikacji) na obiektach Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi mieszczących się przy ul. Piotrkowskiej 103, Żeromskiego 87 oraz Tuwima 28. Pytanie 19: Prosimy o podanie dla całego zadania ilości i pojemności koszy na śmieci.
Zamawiający informuje, że w każdym pomieszczeniu biurowym oraz łazienkach znajduje się min. jeden kosz na śmieci o pojemności od 35 do 65 litrów. Pytanie 20: Czy mycie okien w obiekcie przy ul. Leczniczej wchodzi w zakres zadania. Zamawiający informuje, że mycie okien w obiekc ie przy ul. Leczniczej wchodzi w zakres zadania. Z up. Wojewody Łódzkiego Mirosław Suski Dyrektor Generalny Urzędu Łódź, 24 listopada 2017 r.