ZAŁĄCZNIK NR 1 REGULAMIN dotyczący projektu Biurko na Start 1 Postanowienia ogólne 1. "Biurko na Start" powstało dzięki współpracy Urzędu Miasta Biała Podlaska w imieniu, którego występuje Bialskie Centrum Przedsiębiorczości i Aktywności Obywatelskiej oraz Zakładu Gospodarki Lokalowej Spółka z o.o. 2. "Biurko na Start" to miejsce rozwoju przedsiębiorczości przez podmioty gospodarcze do samodzielnego funkcjonowania na rynku. 3. Misją "Biurko na Start" jest rozwój Gminy Miejskiej Biała Podlaska poprzez stworzenie miejsca i warunków dogodnych dla rozwoju przedsiębiorczości. Jest formą zorganizowanego kompleksu gospodarczego, zorientowanego na wspomaganie nowopowstałych przedsiębiorstw poprzez dostarczanie odpowiedniej do potrzeb powierzchni na działalność gospodarczą, usług biurowych oraz promocją tych przedsiębiorstw na stronie internetowej Bialskiego Centrum Przedsiębiorczości i Aktywności Obywatelskiej. 4. Regulamin "Biurko na Start" zwany dalej "Regulaminem" określa szczegółowo zasady wynajmu oraz użytkowania wspólnej przestrzeni coworkingowej, czyli biurka do wynajęcia. 5. Używane w niniejszym Regulaminie określenia: Użytkownik - oznacza osobę fizyczną lub prawną prowadzącą działalność gospodarczą zarejestrowaną na terenie miasta Biała Podlaska, z którą Administrator podpisał bądź ma zamiar podpisać umowę najmu przestrzeni coworkingu i wykupi abonament lub inna osoba wskazana w treści umowy Administrator - Zakład Gospodarki Lokalowej Spółka z o.o. w Białej Podlaskiej, ul. Żeromskiego 5, Organizator - Bialskie Centrum Przedsiębiorczości i Aktywności Obywatelskiej w Białej Podlaskiej, ul. Łazienna 3, Coworking - biurko do wynajęcia - usługa polegająca na wynajęciu użytkownikowi miejsca pracy w ramach oferowanej otwartej przestrzeni biurowej z wydzielonymi
stanowiskami pracy ( biurko, fotel ), przeznaczona do pracy cichej, z dostępem do infrastruktury biurowej ( kserokopiarka, zamykane szafki z szufladami ), Biurko na Start - biuro coworkingowe będące własnością Administratora, Cennik - cennik świadczeń usług w biurze "Biurko na Start", Abonament - opłata za określony pakiet dni najmu możliwych do wykorzystania w okresie, na jaki została zawarta umowa pomiędzy Zakładem Gospodarki Lokalowej Spółka z o.o. a Użytkownikiem. Specyfikacja Abonamentów określona została w Cenniku - Załącznik nr 2. Umowa - umowa najmu przestrzeni coworkingu zawarta pomiędzy Zakładem Gospodarki Lokalowej Spółka z o.o. a Użytkownikiem. 6. Regulamin określa: cele, sposoby i zakres działania "Biurka na Start", zasady kierowania "Biurka na Start", zasady przyjmowania osób Użytkowników w ramach "Biurka na Start", zasady działania Użytkowników na podstawie "Biurka na Start", uprawnienia Użytkownika i obowiązki Administratora oraz Organizatora, opłaty zasady opuszczania "Biurka na Start" przez Użytkownika, przepisy końcowe. 2 Cel, sposoby i zakres działania "Biurka na Start" 1. Głównym celem "Biurka na Start" jest zapewnienie warunków do dalszego harmonijnego rozwoju gospodarczego miasta Biała Podlaska oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą z jego terenu poprzez: umożliwienie rozwoju przedsiębiorczości poprzez zapewnienie Użytkownikowi przestrzeni do kreatywnej i innowacyjnej pracy w tym rozwijania pomysłów biznesowych, stwarzanie warunków ułatwiających powstawanie nowych małych i średnich przedsiębiorstw, a także rozwój już istniejących, promowanie i wspieranie przedsiębiorczości oraz działań proinnowacyjnych wśród mieszkańców Biała Podlaska, aktywizacja społeczności lokalnej do podejmowania działalności gospodarczej,
umożliwienie nawiązywania kontaktów, wymiany doświadczeń i wiedzy pomiędzy Użytkownikami coworkingu. 2. "Biurko na Start" realizuje swoje cele poprzez: Wynajmowanie powierzchni biurowych, Promocje, rozreklamowanie prowadzonej działalności, Inne usługi. 3. Usługi świadczone przez "Biurko na Start" są skierowane do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw oraz osób zainteresowanych podjęciem działalności gospodarczej. 3 Zasady kierowania "Biurkiem na Start" 1. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem "Biurka na Start" sprawuje Organizator we współpracy z Administratorem. Kierują oni bieżącymi sprawami "Biurka na Start" i reprezentują go na zewnątrz. 2. Do zadań Organizatora należy w szczególności: promowanie oferty "Biurka na Start" i dbałość o jej ciągły rozwój, współpraca z Administratorem w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania "Biurka na Start", realizacja działań prowadzących do rozwoju gospodarczego i promocji przedsiębiorczości w regionie. 3. Do zadań i kompetencji Administratora należy w szczególności: administrowanie lokalem "Biurka na Start", przygotowywanie niezbędnych dokumentów wewnętrznych umożliwiających prawidłowe funkcjonowanie jednostki, zawieranie umów z Użytkownikami, dostarczanie niezbędnych mediów, Internetu, mebli i urządzeń biurowych zabezpieczenie sal biura monitoringiem, rozliczanie opłat, przeprowadzanie bieżących działań naprawczych wynikających z obowiązków administratora lokalu. 4 Rozpoczęcie działalności w ramach "Biurka na Start" 1. Do "Biurka na Start" mogą zostać przyjęte:
osoby fizyczne oraz prawne rozpoczynające działalność gospodarczą, jeśli w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy najmu przedłożą odpowiednie dokumenty o wpisie do właściwego rejestru/ewidencji (dokumenty założycielskie przedsiębiorstwa), osoby fizyczne oraz osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą nie dłużej niż 5 lat od dnia rejestracji, 2. Osoby fizyczne i prawne prowadzące działalność gospodarczą dłużej niż 5 lat, mogą ubiegać się o przyjęcie do projektu "Biurka na Start" w drugiej kolejności, w przypadku braku chętnych wskazanych w pkt 1. O podpisaniu umowy najmu biurka decyduje Administrator. 3. W ramach "Biurka na Start" umowy nie będą podpisywane z przedsiębiorstwami: których działalność jest zagrożeniem dla środowiska naturalnego lub jest uciążliwa dla pozostałych osób działających na podstawie umów w "Biurku na Start"; prowadzącymi działalność z naruszeniem obowiązujących przepisów prawnych; które prowadzą działalność z naruszeniem przepisów o nieuczciwej konkurencji. 4. Procedura rozpoczynania działalności w "Biurku na Start": 1) wniosek Użytkownika o zawarcie z Administratorem umowy najmu na biurko; 2) dowód rejestracji przedsiębiorstwa w odpowiednim rejestrze (ewidencja działalności gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy); 3) decyzja o nadaniu numeru statystycznego REGON; 4) decyzja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP); 5) kserokopia dowodu osobistego; 6) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z płatnościami z tytułu obowiązujących podatków, wystawione nie później niż 30 dni przed datą złożenia wniosku o zawarcie umowy najmu w przypadku osób, które w chwili składania wniosku już prowadzą działalność gospodarczą; 7) zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu z płatnościami z tytułu obowiązujących składek ubezpieczenia społecznego, wystawione nie później niż 30 dni przed datą złożenia wniosku o zawarcie umowy najmu, w przypadku osób, które w chwili składania wniosku już prowadzą działalność gospodarczą. 5. Administrator zastrzega, iż zgoda na rozpoczęcie działalności przez Użytkownika jest uzależniona od aktualnej dostępności powierzchni biurowych. Ponadto Administrator nie jest związany kolejnością składanych wniosków oraz może podejmować decyzje o
wyrażeniu zgody na rozpoczęcie działalności pod adresem "Biurko na Start" ul. Łazienna 3 w Białej Podlaskiej przez Użytkownika według ustalonej przez siebie kolejności. 6. Wnioski o zawarcie umowy najmu na biurko należy składać bezpośrednio w siedzibie Administratora przy ul. Żeromskiego 5, 21-500 Biała Podlaska. 7. Użytkownik przyjęty do "Biurka na Start" zostanie o tym pisemnie poinformowany oraz zobowiązany w ciągu 14 dni od daty otrzymania tego zawiadomienia do podpisania umowy najmu. 8. Po podpisaniu umowy najmu Administrator przekaże Użytkownikowi protokołem zdawczo- odbiorczym biurko, fotel obrotowy do pracy, szafkę z szufladami zamykaną na klucz, indywidualne hasło przypisane dla Użytkownika w celu zapewnienia dostępu do sieci Internet, klucze do lokalu, klucze do indywidualnej skrzynki na listy, która będzie bezpośrednio opisana nazwą firmy, bądź jego logo. 9. Nie podpisanie umowy w terminie, o którym mowa w pkt 7, jest równoznaczne z rezygnacją z prowadzenia działalności w ramach przedsięwzięcia "Biurko na Start". 5 Okres obejmujący najem 1. Umowa najmu zawierana jest z Użytkownikiem na czas określony, nie dłuższy niż maksymalnie 24 miesiące (maksymalnie umowa może być przedłużana 3 razy). 2. Umowa najmu wygasa po upływie określonego w niej terminu. 3. Po wygaśnięciu umowy najmu Użytkownik zobowiązany jest opuścić lokal w celu udostępnienia miejsca następnym użytkownikom i przekazać przedmiotu najmu protokołem zdawczo-odbiorczym. 4. W sytuacji wolnych biurek w Biurku na Start i braku wniosków osób zainteresowanych zawarciem umowy najmu na biurko, istnieje możliwość przedłużenia terminu, o którym mowa w 1. 6 Zasady działania w "Biurku na Start" 1. Podstawą rozpoczęcia przez Użytkownika działalności oraz posługiwania się adresem "Biurka na Start" jest podpisanie umowy najmu, opłacenie z góry abonamentu w kwocie określonej w Cenniku oraz przyjęcie pomieszczeń wspólnych i urządzeń protokołem zdawczo - odbiorczym. 2. Użytkownik działa w "Biurku na Start" całkowicie niezależnie.
3. Użytkownik ma prawo korzystania z ogólnie dostępnych urządzeń, pomieszczeń i wyposażenia, zgodnie z umową oraz Regulaminem. 4. Użytkownik ma prawo przebywania w lokalu "Biurko na Start" i innych pomieszczeniach ogólnie dostępnych w godzinach od 7 do 21. Zabrania się korzystania z lokalu w porze nocnej, tj. od 21 do 7. W wyjątkowych sytuacjach Administrator może zezwolić Użytkownikowi na korzystanie z lokalu w porze nocnej, jednak Użytkownik powinien wystąpić do Administratora z wnioskiem na zezwolenie na korzystanie w tych godzinach. 5. Użytkownik nie może zaśmiecać, dewastować pomieszczeń, urządzeń ani terenów w obrębie lokalu, ani prowadzić prac i produkcji zagrażających życiu ludzi i środowisku naturalnemu, pod rygorem natychmiastowego rozwiązania umowy. 6. Użytkownikowi zabrania się przeróbek lub modernizacji pomieszczeń i instalacji w pomieszczeniach i na terenie całego lokalu. 7. Użytkownik nie może stosować urządzeń elektrycznych o mocy większej niż moc 1000 W w najmowanym lokalu. 8. Użytkownik jest zobowiązany do znajomości i przestrzegania zasad BHP, p. poż. i stosowania się do zaleceń uprawnionych do kontroli osób i instytucji. 9. Wszelkie uszkodzenia w "Biurku na Start" powstałe w wyniku niewłaściwej eksploatacji bądź z winy pracowników danego przedsiębiorstwa, bądź klientów tego przedsiębiorstwa, muszą być niezwłocznie zgłoszone Administratorowi i naprawione na koszt Użytkownika. 10. Obowiązkiem Użytkownika jest terminowe wnoszenie opłat za najem biurka oraz przestrzeganie Umowy oraz Regulaminu. 7 Uprawnienia Użytkowników 1. Użytkownik ma prawo posługiwać się adresem "Biurka na Start", tj. ul. Łazienna 3 lok. B, 21-500 Biała Podlaska. Jeśli posługuje się w/w adresem podając go w odpowiednich rejestrach zobowiązany jest dopisać "Biurko na Start". 2. Posługiwania się adresem "Biurka na Start" jest uprawnieniem a nie obowiązkiem Użytkownika. 3. Użytkownik działający w "Biurku na Start" ma prawo do oznakowania przydzielonej do niego skrzynki pocztowej znakiem firmowym, logo i nazwą firmy. Oznaczenia w innym miejscu w lokalu jest możliwe po uzyskaniu zgody Administratora.
4. Wszelkie informacje dotyczące Użytkownika, a nie podane przez niego do publicznej wiadomości, w posiadanie których weszły osoby odpowiedzialne za "Biurko na Start" są objęte tajemnicą. 8 Opłaty w "Biurko na Start" 1. Administrator w ramach "Biurka na Start" pobiera od Użytkowników opłaty za wynajem biurka na podstawie wybranego przez Użytkownika abonamentu. Użytkownik sam decyduje, jaki abonament wybiera. Na abonament wchodzą opłaty z tytułu utrzymania powierzchni i udziału w kosztach ogólnych funkcjonowania "Biurka na Start", tj. zużycia energii elektrycznej, ogrzewania, zużycie wody oraz odprowadzenie ścieków, ochrony budynku zapewnionej poprzez stały monitoring oraz dostęp do Internetu. 2. Administrator zastrzega sobie prawo doliczenia dodatkowo należności proporcjonalnie do czasu korzystanie przewidzianego w abonamencie przez wszystkich Użytkowników korzystających z "Biurka na Start" w przypadku rażącej różnicy pomiędzy kosztami poniesionymi przez Administratora w stosunku do lokalu a otrzymanym abonamentem od Użytkowników. Na tej podstawie będzie wystawiona faktura VAT, która będzie proporcjonalnie refakturowana od operatora w stosunku do Użytkowników, która określi dokładnie poszczególne opłaty. 3. Wybrany abonament oraz termin uiszczania opłat przez Użytkowników ustalane są każdorazowo w zawieranych umowach. 4. Administrator będzie aktualizował corocznie ceny podane w Cenniku określające abonament. W przypadku jeśli Użytkownik nie zaakceptuje w/w zmian, możliwe będzie rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, bez zachowania okresu wypowiedzenia. 9 Zasady opuszczania "Biurka na Start" 1. Użytkownik opuszcza "Biurko na Start" w sposób uregulowany umową z powodów: 1) wygaśnięcia umowy, na jaki została zawarta, 2) wypowiedzenia umowy przez Użytkownika, 3) wypowiedzenia umowy przez Administratora, 4) rozwiązania za porozumieniem stron. 2. Administrator może wypowiedzieć umowę w szczególności w przypadkach:
1) nie stosowanie się do postanowień Regulaminu, 2) w przypadkach określonych umową, 3) w razie nie podjęcia przez Użytkownika działalności w okresie 30 dni lub zawieszenia przez Użytkownika działalności na okres dłuższy niż 2 m-ce, gdy są chętne osoby na zawarcie umowy najmu biurka, 4) stwierdzenia podania nieprawdziwych danych we wniosku na zawarcie umowy najmu biurka, 5) działań sprzecznych z obowiązującym prawem. 3. W przypadku zalegania przez Użytkownika za dwa pełne okresy rozliczeniowe Administrator ma prawo wypowiedzieć Umowę bez zachowania terminów wypowiedzenia. 4. Opuszczenie "Biurka na Start przez Użytkownika, zarówno wskutek wypowiedzenia przez niego umowy, jak również wypowiedzenia przez Administratora, nie zwalnia Użytkownika z obowiązku całkowitego wywiązania się z należności płatniczych wobec Administratora i protokolarnego rozliczenia się z przyjętych w najem pomieszczeń wraz z wyposażeniem. 5. Administrator może odmówić podpisania protokołu w przypadku, gdy zostanie stwierdzony zły stan zajmowanej powierzchni w stosunku do stanu, który byłby uzasadniony normalnym zużyciem lub gdy stwierdzone zostaną braki w zwracanym wyposażeniu. W takim przypadku Użytkownik może zostać zobowiązany do naprawienia szkód poprzez przywrócenie stanu właściwego lub poprzez zapłatę należnej kwoty tytułem rekompensaty za uszkodzone lub utracone mienie "Biurka na Start". 10 Inne postanowienia 1. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę, utratę, ubytek, uszkodzenie sprzętu, odzieży oraz innych przedmiotów pozostawionych przez Użytkownika w przestrzeni coworkingu. 2. Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Administratora o wszystkich uszkodzeniach i zniszczeniach udostępnionej infrastruktury. W przypadku, gdy są one następstwem okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność (niewłaściwe użytkowanie stanowiska pracy i infrastruktury biurowej), Użytkownik zostanie obciążony kosztami naprawy.
11 Postanowienia końcowe 1. Regulamin, Porozumienie o współpracy, Cennik w ramach usług "Biurko na Start" oraz wzór Umowy dotycząca wynajmu "Biurko na Start" zostały przyjęte Uchwałą Zarządu ZGL Spółka z o.o. nr /2017 z dnia 00.10.2017r. 2. Zmiany w Regulaminie dokonuje Zarząd ZGL Spółka z o.o. 3. O zmianie niniejszego Regulaminu Użytkownicy będą powiadamiani pisemnie, 30 dni przed wejściem w życie zmian w Regulaminie. 4. Regulamin dostępny jest na tablicy ogłoszeń w biurze "Biurko na Start", w Bialskim Centrum Przedsiębiorczości i Aktywności Obywatelskiej ul. Łazienna 3 oraz w Zakładzie Gospodarki Lokalowej ul. Żeromskiego 5. 5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 listopada 2017r. 6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowania obowiązujące przepisy prawne.