Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot zamówienia

Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wspomagającego procesy biznesowe w Spółce Fundusz Górnośląski wraz ze szkoleniem użytkowników i administratorów oraz świadczeniem usługi serwisu utrzymaniowego. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Dostawę, instalację i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wspomagającego procesy biznesowe w Spółce Fundusz Górnośląski wraz ze szkoleniem użytkowników i administratorów, świadczenie usługi serwisu utrzymaniowego, w następujących obszarach: a) Kadry i płace, b) Finanse i Księgowość, c) Środki Trwałe i Wyposażenie, d) Kasa, e) Zarządzanie nieruchomościami, f) Zamówienia publiczne, g) Obsługa pożyczek, dotacji i faktoringu, h) Obsługa projektów, i) Zarządzanie relacjami z klientami, j) Portal klienta, k) Analityka biznesowa. 2. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej; 3. Dostawę i instalację licencji na oprogramowanie, które są niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu; 4. Zaplanowanie, przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń dla administratorów i użytkowników poszczególnych obszarów Systemu. Szkolenia obejmą przynajmniej liczbę uczestników podaną w tabeli 1: Opis przedmiotu zamówienia strona 1

Tabela 1. Przewidywana liczba uczestników szkoleń Liczba użytkowników Obszary funkcjonalny Centrala Oddział Razem Kadry i płace 4 4 8 Finanse-księgowość i Kasa 8 7 15 Środki Trwałe i Wyposażenie 3 3 6 Zarządzanie nieruchomościami 5 0 5 Zamówienia publiczne 3 2 5 Obsługa pożyczek, dotacji, faktoring 17 20 37 Obsługa projektów 2 33 35 Zarządzanie relacjami z klientami 21 39 60 Budżetowanie 6 12 18 Analityka biznesowa (System raportowy) 11 48 59 Portal klienta 10 10 20 5. Asystę techniczną; 6. Świadczenie usługi serwisu utrzymaniowego Systemu w okresie 24 miesięcy. Jednakże zamawiający zastrzega, że jeśli jego potrzeby w tym zakresie w momencie realizacji zamówienia będą mniejsze niż zadeklarowane 24 miesiące, może nie zrealizować w całości zamówienia w zakresie okresu świadczenia usługi serwisu utrzymaniowego Systemu. W sytuacji niezrealizowania zamówienia w zakresie świadczenia usługi serwisu utrzymaniowego Systemu w całości, okres świadczenia usługi serwisu utrzymaniowego System będzie niemniejszy niż 12 miesięcy, a wykonawcy nie będzie przysługiwać wynagrodzenie za nie zrealizowaną usługę. 7. Zakup licencji na system w liczbie i formie uzależnionej od wariantu złożonej Oferty w ramach postępowania. 2. Terminy i realizacja przedmiotu zamówienia 1. Prace polegające na realizacji opisanego przedmiotu zamówienia zostaną zrealizowane w następujących etapach i terminach: 1) Etap 0 obejmujący organizację ram Projektu, kończący się na opracowaniu i dostarczeniu Dokumentu Inicjującego Projekt, w którym zostaną ustalone zasady obowiązujące podczas wdrożenia Systemu oraz zostanie uszczegółowiony harmonogram prowadzenia prac. Elementem tego etapu będzie powołanie zespołów merytorycznych po stronie Zamawiającego oraz wyznaczenie liderów tych zespołów w terminie 1 miesiąca od daty podpisania Umowy. 2) Etap I obejmujący opracowanie i dostarczenie Analizy Przedwdrożeniowej zawierającej opis koncepcji funkcjonowania Systemu wraz z Opis przedmiotu zamówienia strona 2

mapowaniem zapisów analizy na wymagania zawarte w specyfikacji tabel funkcjonalnych określonej w Załączniku nr 1 do OPZ wraz ze wskazaniem w tabeli wymagań funkcjonalnych miejsc w analizie, w których opisana jest realizacja poszczególnych funkcji, wraz z opracowaniem i dostarczeniem Planu szkoleń i Planu testów, Rekomendowanej specyfikacji sprzętu w terminie 3 miesięcy od daty podpisania Umowy. 3) Etap II obejmujący dostarczenie Oprogramowania, polegający na dostarczeniu wszelkich wymaganych licencji na Standardowe Oprogramowanie Aplikacyjne i Standardowe Oprogramowanie Systemowe, które są niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu w terminie 1 miesiąca od daty odbioru Etapu I. 4) Etap III obejmujący realizację prac wdrożeniowych Systemu w obszarach biznesowych wymienionych w pkt 2.1, mających na celu dostarczenie przez Wykonawcę gotowego i sparametryzowanego Systemu po odbytych testach akceptacyjnych w terminie 5 miesięcy od daty odbioru Etapu I. Prace, które powinny zostać wykonane w tym Etapie to w szczególności: a. wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu instalację, uruchomienie i zapewnienie prawidłowego działania Systemu jako całości zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi i pozafunkcjonalnymi, b. konfiguracja oprogramowania oraz prace programistyczne zgodnie z zakresem opisanym w Analizie Przedwdrożeniowej, c. przygotowanie narzędzi i mechanizmów służących migracji danych, d. przeprowadzenie próbnej migracji danych na potrzeby testów akceptacyjnych, e. przygotowanie planu (schematów) testów akceptacyjnych obejmujących poszczególne funkcje Systemu, f. przygotowanie scenariuszy testowych, g. przygotowanie planu szkoleń użytkowników końcowych i administratorów Systemu, Opis przedmiotu zamówienia strona 3

h. utworzenie kont użytkowników wraz z przeprowadzeniem niezbędnej konfiguracji oraz zaimplementowaniem systemu uprawnień, i. przeprowadzenie minimum dwóch iteracji testów akceptacyjnych zgodnie z przygotowanym planem testów akceptacyjnych w oparciu o dokument zawierający scenariusze testowe, j. dostarczenie Oprogramowania Dedykowanego wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, k. dostarczenie przetestowanego Systemu. 5) Etap IV obejmujący Przeprowadzenie szkoleń dla administratorów i użytkowników przewidzianych zgodnie z przygotowanym planem szkoleń w oparciu o dostarczone materiały szkoleniowe etap realizowany w trakcie trwania Etapu III. 6) Etap V obejmujący przygotowanie Systemu do Startu Produkcyjnego w terminie 1 miesiąca od daty odbioru Etapu III. Prace, które powinny zostać wykonane w tym Etapie to w szczególności: a. opracowanie i dostarczenie planu Startu Produkcyjnego wraz ze szczegółowym harmonogramem, b. przygotowanie i dostarczenie środowiska pracy użytkowników końcowych, c. przeprowadzenie migracji końcowej, d. wykonanie i dostarczenie, Dokumentacji Użytkowej oraz Dokumentacji Powdrożeniowej Systemu. 7) Etap VI obejmujący przeprowadzenie Startu produkcyjnego Systemu i wsparcie eksploatacyjne w terminie 3 miesięcy od dary odbioru Etapu V. 8) Etap VII - Serwis utrzymaniowy Systemu w terminie 12/24 1 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Systemu. 3. Wymagania funkcjonalne Wymagania dla obszarów funkcjonalnych stanowią załącznik nr 1 do OPZ. 1 W zależności od możliwości skorzystania z prawa opcji. Opis przedmiotu zamówienia strona 4

Wymagania dla obszarów funkcjonalnych objętych wdrożeniem przedstawione zostały w formie tabel PASS. Każdemu obszarowi przypisane zostały wymagania, które na etapie oceny ofert zostaną poddane ocenie przez Zamawiającego. Tabela 2. Objaśnienie wartości przypisanych poszczególnym wymaganiom Wartość Opis 2 Funkcjonalności, którym w kolumnie "Zamawiający" przypisano wartość 2, są wymaganiami kluczowymi dla Zamawiającego, ich spełnienie stanowi jedno z podstawowych kryteriów oceny proponowanego rozwiązania 1 Funkcjonalności, którym w kolumnie "Zamawiający" przypisano wartość 1, zostały określone jako ważne lub mogące okazać się przydatne w przyszłości. Poziom spełnienia tych funkcjonalności będzie stanowił dodatkowe kryterium oceny rozwiązania Wykonawca zaproszony do złożenia oferty zobowiązany będzie do wypełnienia wymagań w następujący sposób: W przypadku gdy oferowany System spełnia daną funkcjonalność w standardzie należy, w kolumnie "STD", wpisać 1. Jeżeli dana funkcjonalność nie jest możliwa do zrealizowania w proponowanym systemie, należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0. Jeżeli dana funkcjonalność zostanie dostarczona w wyniku modyfikacji systemu, w kolumnie "MDF" należy wpisać 1 natomiast w kolumnie "STD" wstawić wartość 0. Umieszczenie zapisu 1 w kolumnie "MDF" jest równoznaczne z zapewnieniem Zamawiającemu modyfikacji systemu o daną funkcjonalność w ramach oferty. W przypadku gdy Wykonawca umieścił, w którymś z wierszy kolumny MDF zapis 1, proszony jest o wypełnienie kolumny Uwagi, informacjami dotyczącymi krótkiego opisu zmian dostosowujących lub modyfikacji systemu oraz szacunkowej przewidywanej pracochłonności (roboczogodzin). Tabela 3. Przykład wypełnienia tabeli PASS dla wymagań funkcjonalnych Znaczenie STD MDF Uwagi Funkcjonalność dostarczona w standardzie 1 0 Funkcjonalność dostarczona w wyniku modyfikacji 0 1 Brak możliwości realizacji funkcjonalności w proponowanym systemie 0 0 Załącznik do oferty, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej w formacie.xls i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD. W tabeli przedstawiono przypisanie obszarów funkcjonalnych do zdefiniowanych wymagań funkcjonalnych. Tabela 4. Przypisanie obszarów funkcjonalnych do Załącznika 1 do OPZ Obszar funkcjonalny Zakładka Załącznika 1 Kadry i płace, HR, Płace Opis przedmiotu zamówienia strona 5

Finanse-księgowość Środki Trwałe i Wyposażenie Kasa Zarządzanie nieruchomościami Zamówienia publiczne Portal klienta Obsługa pożyczek Obsługa projektów Zarządzanie relacjami z klientami Analityka biznesowa Budżetowanie FK ST FK Nieruchomości ZAM Portal Pożyczki, Dotacje, Faktoring Projekty Relacje z klientem Raporty BU 4. Wymagania pozafunkcjonalne 4.1. Wymagania ogólne dla systemu Pozafunkcjonalne wymagania ogólne dla systemu stanowią załącznik nr 1 do OPZ. Wymagania ogólne dla obszarów pozafunkcjonalnych przedstawione zostały w formie tabel PASS. Każdemu obszarowi przypisane zostały wymagania, które na etapie oceny ofert zostaną poddane ocenie przez Zamawiającego. Tabela 5. Objaśnienie wartości przypisanych poszczególnym wymaganiom Wartość Opis 2 Funkcjonalności, którym w kolumnie "Zamawiający" przypisano wartość 2, są wymaganiami kluczowymi dla Zamawiającego, ich spełnienie stanowi jedno z podstawowych kryteriów oceny proponowanego rozwiązania 1 Funkcjonalności, którym w kolumnie "Zamawiający" przypisano wartość 1, zostały określone jako ważne lub mogące okazać się przydatne w przyszłości. Poziom spełnienia tych funkcjonalności będzie stanowił dodatkowe kryterium oceny rozwiązania Oferent składający ofertę zobowiązany jest do wypełnienia wymagań w następujący sposób: 1. W przypadku, gdy oferowany System spełnia daną funkcjonalność należy, w kolumnie SP (Spełnia) wpisać 1. 2. Jeżeli dana funkcjonalność nie jest możliwa do zrealizowania w proponowanym systemie, należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0. Tabela 6. Przykład wypełnienia tabeli PASS dla wymagań pozafunkcjonalnych Znaczenie SP System spełnia daną funkcjonalność 1 Brak możliwości realizacji funkcjonalności w Systemie 0 Opis przedmiotu zamówienia strona 6

Przedstawione w załączniku 1 do OPZ, w zakładce Ogólne zostały wyspecyfikowane wymagania w zakresie: Platformy systemowej, Architektury, Administrowania i konfiguracji, Wymagań dotyczących ergonomii, Modyfikacji, Wielofirmowości. 4.2. Wymagania w zakresie przepisów prawa System musi zostać opracowany zgodnie z następującym aktami prawnymi w aktualnie obowiązujących wersjach lub aktami je zastępującymi: 1. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235, z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. 2016 poz. 922). 3. Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). 4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 330). 5. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania (tekst jednolity: Dz.U. 2014 poz. 851). 6. Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. Nr 128, poz. 1402, z późn. zm.). 7. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 782). 8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526). Opis przedmiotu zamówienia strona 7

9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 2362). 10. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518). 11. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2015 poz. 971). 12. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. 2005 nr 205 poz. 1692). 13. Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania (Dz.U. 2005 nr 217 poz. 1836). 14. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517). 15. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE L z dnia 4 maja 2016 r.). 16. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.). 17. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie wykazu robót budowlanych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1125). 18. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320). Opis przedmiotu zamówienia strona 8

19. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 22 sierpnia 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1386). 20. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2015 r. poz. 2254). 21. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126). 22. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1127). 23. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń urzędowi publikacji unii europejskiej (Dz.U. z 2015 r. poz. 2263 ze zm.). 24. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128). 25. Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038). Wykonawca zapewni zgodność dostarczonej funkcjonalności Systemu z przepisami prawa obowiązującymi w dniu Startu Produkcyjnego Systemu. 4.3. Wymagania w zakresie sposobu realizacji wdrożenia 1. Wykonawca będzie stosował w trakcie realizacji projektu metodykę zarządzania projektem PRINCE2 lub równoważną. 2. Wykonawca oświadcza, że przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany z zachowaniem najwyższej profesjonalnej staranności, wymaganej od podmiotu profesjonalnie wykonującego usługi w obszarze IT. Opis przedmiotu zamówienia strona 9

3. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał techniczny i ekonomiczny oraz odpowiedni personel do realizacji Przedmiotu Zamówienia w zakresie i terminach określonych w SIWZ. 4. Zamawiający będzie współpracował z Wykonawcą przy realizacji Projektu w zakresie określonym w Umowie. 5. Produkty/usługi przekazywane Zamawiającemu będą wolne od wad. Każdy Produkt przed przekazaniem Zamawiającemu zostanie przetestowany lub zweryfikowany (w przypadku Dokumentacji) przez dedykowanych do tego celu specjalistów Wykonawcy, którzy nie uczestniczyli w opracowaniu tego produktu. 6. W przypadku wystąpienia kwestii problematycznych związanych z realizacją Przedmiotu Zamówienia spory w pierwszej kolejności będą rozstrzygane przez Komitet Stertujący Projektu w składzie, co najmniej: 1) Przewodniczący Komitetu, jako Przedstawiciel Zamawiającego reprezentujący interesy użytkowników Systemu, odpowiedzialny za realizacje Projektu. 2) Kierownik Projektu po stronie Zamawiającego, kierujący bezpośrednio pracami projektowymi. 3) Koordynator Projektu po stronie Wykonawcy jako Przedstawiciel Wykonawcy. 7. Przedstawiciel Wykonawcy powołany do Komitetu Sterującego będzie uprawniony do reprezentacji Wykonawcy i podejmowania decyzji dotyczących sposobu realizacji Przedmiotu Zamówienia. 8. Ustalenia Komitetu Sterującego, będą wiążące dla obu Wykonawcy i Zamawiającego. 9. W przypadku braku jednomyślności, decyzje niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji Przedmiotu Zamówienia będą podejmowane przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego. 10. Kierowanie bieżącą realizacją Umowy i koordynacja współpracy między Zamawiającym i Wykonawcą będzie realizowana przez Kierownika Projektu po stronie Zamawiającego. 11. Kierowanie zespołem Wykonawcy będzie realizowane przez Koordynatora Projektu po stronie Wykonawcy. Odpowiada on za realizację Produktów/usług oraz ich jakość. Opis przedmiotu zamówienia strona 10

12. Posiedzenia Komitetu Sterującego będą zwoływane przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego z jego inicjatywy lub na wniosek członków Komitetu Sterującego, Kierownika Projektu po stronie Zamawiającego lub Koordynatora Projektu po stronie Wykonawcy. Posiedzenia Komitetu Sterującego będą się odbywać stosownie do potrzeb jednakże nie rzadziej niż raz na kwartał oraz przed zakończeniem każdego z Etapów. 13. Wykonawca w okresie realizacji Umowy zobowiązany jest do opracowywania i przedstawiania Zamawiającemu do akceptacji raportów ze stanu realizacji prac. Raporty będą opracowywane nie rzadziej niż raz w miesiącu. Terminy przekazywania raportów zostaną ustalone w Dokumentacji zarządzania realizacją Przedmiotu Umowy. Wykonawca będzie też zobowiązany do opracowania raportu na każde wezwanie Zamawiającego, w terminie do trzech (3) dni roboczych od wezwania. 14. W okresie realizacji Umowy Wykonawca jest zobowiązany do organizacji na wniosek Zamawiającego, spotkań z zespołem projektowym Wykonawcy. W spotkaniu wymagany jest udział Koordynatora Projektu oraz specjalistów Wykonawcy odpowiedzialnych za realizację poszczególnych obszarów prac. 15. Komunikacja pracowników Wykonawcy z pracownikami Zamawiającego będzie odbywać się w Dni Robocze w godzinach pracy Zamawiającego. 16. Za godziny pracy Zamawiającego Wykonawca i Zamawiający uznają godziny od 9:00 do 15.00 w dni robocze. 17. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wewnętrznych procedur oraz regulaminów obowiązujących osoby przebywające w siedzibie Zamawiającego, o których Wykonawca zostanie poinformowany. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania swoich pracowników (podwykonawców) o wewnętrznych procedurach oraz regulaminach obowiązujących u Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia dostępu do pomieszczeń Zamawiającego dla osób, które nie przestrzegają wewnętrznych procedur oraz regulaminów obowiązujących u Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi negatywnych skutków ograniczenia dostępności dla takich osób. 18. Wykonawca, za zgodą Zamawiającego, może uzyskać zdalny dostęp do Systemu za pośrednictwem szyfrowanego kanału VPN. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłego przestrzegania zasad bezpieczeństwa obowiązujących u Zamawiającego. Opis przedmiotu zamówienia strona 11

4.4. Wymagania w zakresie migracji danych 1. Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi migrację danych z systemów obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego zastępowanych przez System. 2. Wymagane jest zmigrowanie co najmniej następujących grup danych: a. Kartoteki kontrahentów, b. Nierozliczone lub częściowo nierozliczone rozrachunki z kontrahentami, c. Bilanse otwarcia, d. Kartoteki środków trwałych wraz z wartością początkową i dotychczasowymi umorzeniami, e. Dane kadrowe (podstawowe, obecne oraz historyczne, niezbędne do prawidłowego wyznaczenia staży, zasiłków), f. Nierozliczone lub częściowo nierozliczone pożyczki, dotacje. 3. Wymagane jest, aby w trakcie realizacji etapu Analiza przedwdrożeniowa, Wykonawca opracował i dostarczył uzgodniony z Zamawiającym plan migracji danych z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych zawierający uzgodnienia dotyczące szczegółowego zakresu i sposobu przeniesienia danych oraz obowiązujący harmonogram migracji. 4. Zamawiający przewiduje, iż dane zostaną zasilone za pomocą wypełnionych przez Zamawiającego arkuszy migracyjnych. Wzory arkuszy migracyjnych zostaną przygotowane przez Wykonawcę. 5. Zamawiający dopuszcza, że część danych zostanie wprowadzona ręcznie przez przedstawicieli Zamawiającego do Systemu. 6. Zamawiający przygotuje dane do migracji w postaci źródłowej, za konwersję danych do struktur nowego Systemu odpowiada Wykonawca. 7. Zamawiający przekaże wszystkie posiadane przez siebie informacje dot. dotychczas wykorzystywanych systemów niezbędne do przeprowadzenia migracji. 8. Wymagane jest, aby Wykonawca dostarczył dokumentację i wzorce arkuszy, o których mowa w pkt. 4 powyżej Zamawiającemu minimum 6 tygodni przed planowanym terminem migracji próbnej. Opis przedmiotu zamówienia strona 12

9. Wymagane jest zorganizowanie minimum następujących migracji danych: a. Migracji próbnej, która odbędzie się przed testami oraz szkoleniem z obsługi Systemu, b. Migracji właściwej, na potrzeby startu produkcyjnego. 10. Proces migracji danych będzie podlegał weryfikacji kompletności, poprawności wykonania od strony technicznej oraz funkcjonalnej. 11. Wykonawca jest zobowiązany poprawić wszystkie błędy wynikające ze źle przeprowadzonej migracji. 12. Zamawiający nie będzie wymagał pełnej migracji danych historycznych, np. dokonanych w funkcjonującym systemie transakcji księgowych. 4.5. Wymagania w zakresie integracji Systemu 1. Integracja z innymi systemami będzie realizowana poprzez szynę danych lub web serwisy lub mechanizm API. 2. System powinien umożliwiać wymianę danych z innymi systemami z wykorzystaniem plików w formacie xls, csv, plików xml. 3. System powinien umożliwić skonfigurowanie importu pliku poprzez zmapowanie kolumn występujących w pliku z nagłówkami danych oczekiwanych w bazie danych. 4. System powinien zapewnić automatyczną kontrolę kompletności i spójności pobranych danych. 5. System powinien zapewnić wymianę danych z systemem: a. Płatnik, b. Bankowością elektroniczną do wybranych banków. c. BUR (Baza Usług Rozwojowych). 6. System powinien zapewnić wymiana danych z Urzędem Skarbowym. 7. System powinien zapewnić wymianę danych z: a. Portalem BZP, b. Urzędem Publikacji Unii Europejskiej, c. Portalem e-zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia strona 13

8. Wykonawca powinien zapewnić możliwość integracji z zewnętrznymi systemami w zakresie pobierania danych: KRS, REGON, CEIDG, CEP. 4.6. Wymagania w zakresie testów 1. W ramach realizacji Przedmiotu zamówienia zostaną przeprowadzone minimum dwie iteracje testów akceptacyjnych. 2. W terminie 5 dni roboczych od zgłoszenia oprogramowania do testowania akceptacyjnego Zamawiający rozpocznie testy akceptacyjne zgodnie z planem testów akceptacyjnych, przygotowanym i dostarczonym przez Wykonawcę w Etapie I realizacji Przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający przeprowadza testy w uzgodnieniu z Wykonawcą i przy jego współpracy. 4. Testy będą odbywać się w siedzibie Zamawiającego. 5. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego plan testów akceptacyjnych opracowany zgodnie z zasadami zawartymi w rozdziale 6.8. niniejszego dokumentu. 6. Każda iteracja testów musi składać się co najmniej z następujących kategorii testów: testy, które będą obejmowały testy dla wszystkich wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych Systemu, testy wydajnościowe Systemu, testy integracyjne Systemu, testy dostępu i uprawnień w Systemie, inne testy, które będą wynikały z atrybutów jakościowych Systemu oraz zostaną zdefiniowane w planie testów zatwierdzonym przez Zamawiającego. 7. Testy odbędą się na podstawie przygotowanych przez Wykonawcę scenariuszy testowych, obejmujących specyfikację przypadków testowych. Scenariusze testowe zostaną zatwierdzone przez Zamawiającego. 8. Każda niezgodność pomiędzy oczekiwanym wynikiem testu, a wynikiem otrzymanym podczas wykonywania testu, stanowi podstawę do zgłoszenia nieprawidłowości. Opis przedmiotu zamówienia strona 14

9. W przypadku wykrycia niezgodności krytycznej Zamawiający ma prawo do wstrzymania testów do czasu wprowadzenia odpowiedniej poprawki do Systemu. 10. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wszystkich nieprawidłowości wykrytych w Systemie podczas przeprowadzania testów akceptacyjnych. 11. Zamawiający przeprowadzi ponowne testy akceptacyjne, po usunięciu przez Wykonawcę wykrytej nieprawidłowości, a w przypadku negatywnej weryfikacji ponownie zgłosi Wykonawcy nieprawidłowość. 12. Każda iteracja testów będzie zakończona sporządzeniem Raportu z testów akceptacyjnych. 13. Warunkiem podpisania przez Zamawiającego Protokołu odbioru testów Systemu są poprawnie przeprowadzone testy, zgodnie z powyższymi wymaganiami, potwierdzające zgodność dostarczonego Systemu z wymaganiami funkcjonalnymi i pozafunkcjonalnymi. 4.7. Wymagania w zakresie szkoleń 1. Szkolenia Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi odrębne szkolenia dotyczące obsługi Systemu dla użytkowników oraz administratorów Systemu. 2. Szkolenia odbędą się w siedzibie Zamawiającego w Katowicach. 3. Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi szkolenia dotyczące obsługi Systemu, przeznaczone dla użytkowników. Celem szkoleń jest zdobycie przez uczestników szkolenia wiedzy dotyczącej funkcjonowania Systemu oraz umiejętności obsługi Systemu w stopniu zapewniającym samodzielną obsługę wszystkich funkcji Systemu oraz dalsze przekazywanie wiedzy dotyczącej obsługi Systemu innym osobom. 4. Szkolenia zostaną przeprowadzane w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od Zamawiającego akceptacji dla szczegółowego harmonogramu szkoleń. 5. Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji Plan szkoleń w ramach realizacji prac Etapu I zawierający m.in. harmonogram szkoleń, obejmujący terminy realizacji wszystkich szkoleń oraz zakresy tematyczne szkoleń. Zamawiający uprawniony jest do wniesienia zastrzeżeń do przekazanego Planu szkoleń. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego i przekazać dokumentację do ponownej Opis przedmiotu zamówienia strona 15

akceptacji Zamawiającego w terminie do 3 dni roboczych od otrzymania ww. uwag. 6. Zakresy tematyczne szkoleń zostaną opracowane przez Wykonawcę w taki sposób, aby zapewnić osiągnięcie celu określonego w ust. 3. Wykonawca opracuje zakres szkolenia dla każdej grupy obszarowej. 7. Wykonawca ma obowiązek zapewnić wykładowców posiadających odpowiednie kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia zajęć. 8. Każdego dnia szkolenia będą trwały maksymalnie 7 godzin (1 godz. szkoleniowa = 45 minut). Szkolenia będą rozpoczynały się nie wcześniej niż o godzinie 08:00 i kończyły po upływie przeznaczonych na dane szkolenie liczby godzin, nie później jednak niż o godzinie 15:30. 9. Godzina szkoleniowa nie zawiera w sobie czasu przeznaczonego na przerwę. 10. Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji, opracowane zgodnie z zatwierdzonym przez Zamawiającego zakresem tematycznym szkoleń, materiały szkoleniowe, w terminie do 10 dni roboczych przed datą pierwszego szkolenia danej grupy tematycznej. Materiały zostaną opracowane w języku polskim oraz zostaną dostarczone za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego. Zamawiający uprawniony jest do wniesienia zastrzeżeń do przekazanych do akceptacji materiałów szkoleniowych. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego i przekazać dokumentację do ponownej akceptacji Zamawiającego w terminie do 5 dni roboczych od otrzymania ww. uwag. 11. Wykonawca dostarczy materiały szkoleniowe uczestnikom poszczególnych szkoleń w formie elektronicznej oraz w formie papierowej przed rozpoczęciem szkolenia. 12. W przypadku niemożności przeprowadzenia szkolenia, w którymkolwiek z terminów, wskazanych w zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramie szkoleń, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie poinformować o powyższym Zamawiającego. W takiej sytuacji Zamawiający ma prawo wskazać termin, w którym ma być przeprowadzone dane szkolenie. Termin wskazany przez Zamawiającego jest wiążący dla Wykonawcy. 13. Wykonawca zobowiązany jest przygotować i wręczyć uczestnikom szkoleń (na zakończenie szkolenia) certyfikaty potwierdzające udział w szkoleniu. Opis przedmiotu zamówienia strona 16

14. Zamawiający wymaga, by Wykonawca przeprowadził test z zakresu wiedzy merytorycznej przekazanej uczestnikom szkolenia po zakończeniu każdego ze szkoleń dla każdej grupy szkoleniowej. Wyniki testu będą stanowiły podstawę do odbioru szkolenia. 15. Po zakończeniu szkolenia każdej grupy szkoleniowej Wykonawca zobowiązany będzie do złożenia protokołu odbioru szkolenia. Załącznikiem do protokołu będzie imienna lista obecności (uczestnicy szkolenia potwierdzają udział w każdym dniu szkolenia swoim podpisem) wraz z wynikami uzyskanymi z testów z wiedzy merytorycznej przekazanej uczestnikom szkolenia. 16. Jeżeli Zamawiający uzna, że szkolenie przebiegło niezgodnie z ustalonym zakresem tematycznym lub uczestnicy szkolenia uzyskają niskie wyniki z testów Wykonawca zobowiązany jest do powtórnego przeprowadzenia szkolenia, za które Wykonawcy nie będzie przysługiwało wynagrodzenie. Za niskie wyniki z testów Zamawiający uzna średnią z wyników testów dla każdej grupy szkoleniowej na poziomie poniżej 50%. 4.8. Wymagania dotyczące dokumentacji 1. W ramach realizacji Projektu wykonania Systemu Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia produktów, których odbiór będzie stanowił podstawę do zakończenia prac realizowanych w danych Etapach. 2. Terminy dostarczenia dokumentacji powstałej w ramach realizacji Etapów Projektu zostaną umieszczone w harmonogramie szczegółowym Projektu. 3. Wszystkie Produkty, stanowiące dokumentację, powinny charakteryzować się wysoką jakością wykonania, na którą będą miały wpływ w szczególności następujące czynniki: 1) czytelna i zrozumiała struktura poszczególnych produktów oraz całej dokumentacji z wyodrębnieniem rozdziałów, podrozdziałów i sekcji, 2) stosowanie standardów, rozumianych jako zachowanie jednolitej i spójnej struktury informacji, formy i sposobu prezentacji treści poszczególnych Produktów, ich fragmentów oraz całej dokumentacji, 3) kompletność Produktu, rozumiana jako pełne, bez wyraźnych, ewidentnych braków przedstawienie omawianego problemu, obejmujące całość z danego zakresu rozpatrywanego zagadnienia oznacza to w szczególności jednoznaczne i wyczerpujące przedstawienie wszystkich zagadnień w odniesieniu do Systemu, Opis przedmiotu zamówienia strona 17

4) spójność i niesprzeczność Produktu, rozumianych jako zapewnienie wzajemnej zgodności pomiędzy wszystkimi rodzajami informacji umieszczonymi w Produkcie, jak i brak logicznych sprzeczności pomiędzy informacjami zawartymi we wszystkich przekazanych Produktach oraz we fragmentach tego samego Produktu. 4. W przypadku dokonania zmian w Systemie dokumentacja powykonawcza zawierać będzie opis dokonanych zmian i aktualizacji. 5. Wykaz wymaganych przez Zamawiającego produktów, które powinny powstać w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia wraz z ich opisem, formą dostarczenia oraz określeniem rodzaju, jednostki odpowiedzialnej za ich przygotowanie i jednostki wspierającej ich opracowanie, został przedstawiony w tabeli 7. Tabela 7. Zakres wymaganej dokumentacji dostarczanej przez Wykonawcę Systemu Lp. Dokument Opis produktu 1. Dokumentacja zarządzania realizacją Projektu Dokumentacja, której celem jest uszczegółowienie zasad realizacji Projektu wykonania Systemu w skład, której powinny wejść następujące elementy: 2. Analiza Przedwdrożeniowa struktura Organizacyjna zespołu Wykonawcy; szczegółowy plan realizacji Projektu z harmonogramem realizacji produktów/usług w ramach wykonania Systemu; Procedury projektowe Analiza Przedwdrożeniowa powinna: w pełni odzwierciedlać architekturę Systemu, jego organizację, oraz wszystkie funkcje przewidziane do realizowania przez System, zawierać kompletny i szczegółowy opis przyjętych rozwiązań funkcjonalnych wraz z informacjami o parametrach i sposobie konfiguracji, konstrukcyjnych, użytkowych i sprzętowych, z wyspecyfikowaniem asortymentowym i ilościowym wszystkich elementów składowych oraz oprogramowania, określać zasady i plany instalacji, uruchomienia i wdrożenia Systemu, zawierać koncepcję realizacji integracji Systemu z innymi systemami wykorzystywanymi przez Zamawiającego, zawierać koncepcję migracji danych do Systemu, zawierać koncepcję uprawnień zawierającą wykaz ról z opisem i relacjami pomiędzy nimi, wskazywać punkty krytyczne i zagrożenia mające wpływ na niezawodne działanie Systemu, przepływ danych pomiędzy modułami określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych. zawierać projekt interfejsów. 3. Rekomendowana specyfikacja sprzętu Dokument będzie zawierał rekomendowane wymagania na infrastrukturę sprzętową, którą Zamawiający powinien zakupić w celu wdrożenia Systemu, zapewniającą funkcjonowanie Systemu zgodnie z wymaganymi przez Zamawiającego parametrami jakościowymi. 4. Plan wdrożenia Dokument zawierający szczegółowy plan zaprojektowania, budo- Opis przedmiotu zamówienia strona 18

Lp. Dokument Opis produktu wy i wdrożenia Systemu, w tym: szczegółowy harmonogram wdrożenia, udział i obciążenie pracą komórek organizacyjnych jednostek uczestniczących w Projekcie, udział i obciążenie pracą Wykonawcy. 5. Plan testów Dokument mający na celu organizację testów, zawierający następujące elementy: zdefiniowany zakres i cele przeprowadzenia testów, harmonogram prowadzenia testów, wykaz czynności niezbędnych do wykonania wraz z podziałem odpowiedzialności pomiędzy Wykonawcę i Zamawiającego, ustalone kryteria akceptacji testów, opis zasad sporządzenia raportu z przeprowadzonych testów. 6. Scenariusze testowe Scenariusze testowe mają być wykorzystane przez zespół Zamawiającego do sprawdzenia poprawności działania Systemu oraz jego zgodności z wymaganiami, dlatego powinny być opracowane w sposób jasny i zrozumiały, również dla użytkownika nieznającego wcześniej Systemu Scenariusze testowe powinny składać się z: opisu przypadków testowych, opisu kroków testowych opisu kryteriów poprawności danego przypadku testowego. 7. Raport z testów Dokument podsumowujący przeprowadzenie testów. Celem raportu z testów akceptacyjnych jest dostarczenie opisu błędów, które powinny zostać wyeliminowane przez Wykonawcę przed dostarczeniem Systemu, na którym rozpoczną pracę użytkownicy końcowi i administratorzy. Raport z testów musi powstać po każdej iteracji przeprowadzonych testów. 8. Plan szkoleń Plan szkoleń administratorów i użytkowników powinien zawierać w szczególności: 9. Materiały szkoleniowe wykaz planowanych szkoleń wraz z opisem ich zagadnień i zakresu, wykaz pracowników po stronie Zamawiającego, którzy będą przeprowadzać szkolenia wraz z przypisaniem osoby do obszaru szkoleniowego, harmonogram szkoleń, agendę poszczególnych szkoleń, wymagania niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia, które określone zostaną przez Wykonawcę i które powinien spełnić Zamawiający. Materiały szkoleniowe powinny obejmować: materiały dla administratorów; materiały dla użytkowników; oraz powinny: zawierać podręczniki i procedury obejmujące zakres merytoryczny odpowiadający szkoleniom na poziomie pozwalającym na rozpoczęcie pracy nowemu użytkownikowi/administratorowi; 11. Plan przejścia na środowisko produkcyjne zapewniać wizualizację treści przekazywanych na szkoleniu; zostać przygotowane na bazie Systemu Materiały szkoleniowe muszą zostać dostosowane do potrzeb każdej z grup szkoleniowych, w taki sposób, aby korzystanie z nich było możliwe zarówno przed, w trakcie jak i po szkoleniu. 10. Protokół szkolenia Dokument potwierdzający przeprowadzenie określonych w harmonogramie szkoleń. Plan przejścia na środowisko produkcyjne powinien zawierać co najmniej: szczegółowy harmonogramu przeprowadzenia przejścia na środowisko produkcyjne harmonogram zasilenia Systemu danymi, przygotowania i dostarczenia środowiska pracy użytkowni- Opis przedmiotu zamówienia strona 19

Lp. Dokument Opis produktu ków końcowych i administratorów, 12. Raport z wdrożenia/realizacji Projektu 13. Dokumentacja powykonawcza plan awaryjny zawierający opis planowanych działań w przypadku przełożenia Startu Produkcyjnego wraz z określeniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Celem przygotowaniu planu przejścia na środowisko produkcyjne jest przygotowanie dokumentacji zawierającej zasady przeprowadzenia uruchomienia środowiska produkcyjnego dla użytkowników końcowych i administratorów. Dokument zawierający opis podsumowania przeprowadzonego zaprojektowania i budowy Systemu, w tym: założenia pierwotnych wdrożenia, przebieg Projektu. Dokumentacja zawierająca opis wszelkich funkcjonalności dostarczonego rozwiązania informatycznego, pozwalający na poprawną obsługę przez użytkowników, opis właściwości i parametrów dostarczonego rozwiązania informatycznego, pozwalający na poprawną konfigurację i eksploatację Systemu. Na dokumentację powykonawczą powinny złożyć się następujące elementy: Źródło: Opracowanie Softtutor Consulting. instrukcje stanowiskowe, instrukcja Administratora Systemu, opis struktur bazy danych (opis tablic i pól oraz wzajemne powiązania), opis konfiguracji i parametryzacji Systemu, opis rozszerzeń modyfikacji, dostosowań do potrzeb Zamawiającego, opis interfejsów międzymodułowych, opis sposobu i zasad integracji z systemami zewnętrznymi, opis programowych zasad bezpieczeństwa i ochrony danych. Dostarczona dokumentacja będzie spełniała wymagania zawarte w Rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). W przypadku dokonania zmian w Systemie, aktualizacja dokumentacji będzie realizowana w terminie do 14 dni roboczych po wprowadzeniu tych zmian. Dokumenty powstałe w ramach poszczególnych etapów zostaną dostarczone Zamawiającemu w wersji papierowej (1szt.) oraz elektronicznej w formacie plików edytowalnych MS Word lub/i PDF lub/i MS Excel (1 płyta DVD/CD). 4.9. Wymagania w zakresie gwarancji i serwisu utrzymaniowego Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia Asysty technicznej przez okres 3 miesięcy od dnia podpisania protokołu startu produkcyjnego. Asysta techniczna będzie polegała na: pomocy w wypadku trudności z wykonaniem prac operatorskich w systemie, Opis przedmiotu zamówienia strona 20

pomocy w zakresie rozwiązywania bieżących problemów i obsługi systemu, pomocy w diagnostyce problemów związanych z działaniem systemu. W ramach wykonania Przedmiotu Zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do udzielenia gwarancji obejmującej poprawne działanie Systemu zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi i pozafunkcjonalnymi. Wykonawca udzieli gwarancji jakości na wszystkie prace i produkty/usługi zrealizowane w ramach Umowy, a w szczególności Systemu na okres 12 lub 24 miesięcy w zależności o skorzystania z prawa opcji, od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego. W okresie obowiązywania gwarancji i serwisu utrzymaniowego Wykonawca zapewni realizację usług obejmujących w szczególności: 1) zapewnienie ciągłego, poprawnego, zgodnego z Wymaganiami funkcjonalnymi (zawartymi w Załączniku nr 1 do Umowy), Dokumentacją powdrożeniową oraz Dokumentacją użytkową działania wdrożonego Systemu, 2) przyjmowanie, rejestrowanie oraz usuwanie wszelkich nieprawidłowości w działaniu Systemu, w tym napraw Usterek, Błędów i Awarii Krytycznych, 3) prawo do nowej wersji Systemu rozumiane jako zapewnienie aktualności Systemu zainstalowanego u Zamawiającego obejmującego aktualizację oraz jej instalację (realizację upgrade) bez dodatkowych opłat licencyjnych Wykonawcy z tego tytułu, 4) konsultacje telefoniczne lub wsparcie zdalne w wymiarze nieprzekraczającym pięćdziesięciu (50) godzin miesięcznie, 5) pomoc w diagnostyce problemów (nieprawidłowości) związanych z działaniem Systemu, 6) prowadzenie zdalnego serwisu gwarancyjnego umożliwiającego wykonywanie za pośrednictwem Internetu napraw nieprawidłowości w działaniu Systemu (Usterek, Błędów i Awarii Krytycznych) bezpośrednio po ustaleniu ich przyczyny, 7) umożliwienie zabezpieczenia Systemu w przypadku awarii sprzętu lub Oprogramowania, 8) aktualizację Dokumentacji, 9) zapewnienie zgodności dostarczonej funkcjonalności Systemu ze zmieniającymi się przepisami prawa rozumiane jako aktualizację Systemu poprzez instalację niezbędnych aktualizacji (patche). Opis przedmiotu zamówienia strona 21

10) W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w działaniu Systemu w terminach określonych w tabeli 8. Tabela 8. Proponowane czasy reakcji i usunięcia nieprawidłowości w działaniu Systemu Lp. Kategoria Opis kategorii Czas reakcji Czas usunięcia 1. Awaria krytyczna Wada, mająca negatywny wpływ 1 godzina 8 godzin na prawidłowe funkcjonowanie Systemu, powodująca czasową lub trwałą przerwę w działaniu Systemu lub poszczególnych jego obszarów uniemożliwiającą jego eksploatację lub wykonywanie procesów obsługiwanych przez System, w szczególności: wystąpienie wady dostarczonej infrastruktury sprzętowej, brak możliwości wygenerowania deklaracji np. VAT, PIT, CIT, brak możliwości sporządzenia obligatoryjnych sprawozdań, listy płac, itp.. 2. Błąd Wada, mająca wpływ na poprawne 3 godziny robocze 2 dni funkcjonowanie Systemu lub poszczególnych jego obszarów ograniczający w istotny sposób możliwość korzystania z Systemu lub poszczególnych jego obszarów, powodujący istotne utrudnienia lub spowolnienie w wykonywaniu czynności podejmowanych przez użytkownika lub administratora, który jednocześnie nie powoduje przerwy w działaniu Systemu. 3. Usterka Wada, mająca wpływ na poprawne 6 godzin roboczych 7 dni funkcjonowanie Systemu lub poszczególnych jego obszarów, niebędąca Awarią Krytyczną lub Błędem, powodująca pracę Systemu lub poszczególnych jego obszarów niezgodną z dokumentacją i jego konfiguracją, Źródło: Opracowanie Softtutor Consulting. 11) Prawidłowe wykonanie naprawy, tj. usunięcie awarii, błędu, usterki musi zostać zweryfikowane w testach obejmujących dokonane zmiany, udokumentowanych w zbiorczym raporcie z testów i potwierdzone odbiorem jakościowym w formie protokołu akceptacji, podpisanym przez przedstawicieli obu Stron. 12) Wykonawca zapewnia bezpłatną aktualizację oprogramowania obejmującą wyeliminowanie usterek i dostosowanie do obowiązujących przepisów oraz nowych wersji programu w okresie gwarancji. 13) Wykonawca zapewnia ciągłą zgodność Systemu z przepisami polskimi w tym m.in. ustawą o rachunkowości, prawem bankowym, ustawą, zarzą- Opis przedmiotu zamówienia strona 22

dzeniami i procedurami w oparciu, o które działa organizacja i innych obowiązujących da poszczególnych funkcjonalności. 14) Dostarczanie aktualizacji Systemu do obowiązujących przepisów prawa będzie następowało bez wezwania, z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni przed wejściem obowiązujących przepisów. 15) Gwarancją Wykonawcy Systemu nie są objęte wady będące następstwem: a) zmian dokonanych w Systemie przez Zamawiającego lub przez osoby trzecie bez autoryzacji Wykonawcy, b) błędów bądź nieprawidłowego działania sprzętu komputerowego lub oprogramowania współdziałającego z Systemem lub zainstalowanego na sprzęcie komputerowym, a nie stworzonego (dedykowanego) lub standardowego dostarczonego przez Wykonawcę, c) usterek bądź nieprawidłowości działania sieci komputerowej lub brakiem odpowiedniej przepustowości łącz, d) działania czynników zewnętrznych, jak zwarcie instalacji elektrycznej, e) zmian w parametryzacji Systemu przez nieuprawnione osoby. 16) Gwarancja będzie świadczona przez Wykonawcę w miejscu użytkowania Systemu, chyba, że Zamawiający wyrazi zgodę na jej zdalne świadczenie. 17) O ile będzie to niezbędne na czas wykonania gwarancji przedstawiciele Wykonawcy otrzymają od Zamawiającego niezbędne uprawnienia administracyjne. Wykonawca zobowiązany jest o takie uprawnienia wystąpić do Zamawiającego. 18) Gwarancja nie wyłącza odpowiedzialności Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu rękojmi. 19) Wykonawca zapewnia, że wykonany, doręczony i odebrany przez Zamawiającego System będzie wolny od wad fizycznych i prawnych. 20) W okresie trwania Serwisu utrzymaniowego Wykonawca zobowiązuje się do konsultacji w siedzibie Zamawiającego w wymiarze 8 godzin roboczych w miesiącu, z zastrzeżeniem, że niewykorzystany w danym miesiącu limit może być wykorzystany przez Zamawiającego w ciągu kolejnych miesięcy trwania serwisu eksploatacyjnego. Opis przedmiotu zamówienia strona 23

4.10. Wymagania w zakresie rozwoju Systemu 1. Zamawiający ma prawo zlecać Wykonawcy prace rozwojowe obejmujące wizyty konsultanta oraz prace programistyczne w okresie 12/24 2 miesięcznego serwisu utrzymaniowego w wymiarze nie więcej niż 240/480 3 godzin w celu realizacji ewentualnych dodatkowych prac dostosowujących System do potrzeb użytkowników, wykonywania drobnych zmian, konfiguracji Systemu oraz szkoleń. 2. Wykonawca jest zobowiązany, na zlecenie Zamawiającego do podjęcia ww. prac w cenie Stawki godzinowej za realizację dodatkowych prac rozwojowych określonej w ofercie Wykonawcy. 3. Zlecenie musi zostać potwierdzone przez Wykonawcę do realizacji w terminie do 5 dni roboczych od zgłoszenia takiej potrzeby pocztą elektroniczną lub telefonicznie (za potwierdzeniem faksem). 4. Zamawiający może zlecać realizację prac rozwojowych w siedzibie Zamawiającego w wymiarze co najmniej 6 godzin dziennie. 5. Realizacja usługi konsultacji będzie polegała na wizycie w siedzibie Zamawiającego Konsultanta, który będzie: 1) udzielał niezbędnych wyjaśnień dotyczących obsługi Systemu użytkownikom w celu poprawnej eksploatacji Systemu; 2) szkolił nowych pracowników Zamawiającego z obsługi Systemu; 3) wykonywał drobne zmiany konfiguracji Systemu. 6. Realizacja prac programistycznych będzie się odbywała na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego zlecenia zawierającego opis zleconych prac oraz pracochłonność zlecenia wyrażoną w godzinach. 7. W godziny pracy Konsultantów nie będzie wliczony czas dojazdu Konsultanta do siedziby Zamawiającego. 8. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia pełnej i szczegółowej ewidencji wykorzystanych godzin pracy Konsultantów zawierającej, co najmniej: 2 W zależności od możliwości skorzystania z prawa opcji. 3 W zależności od możliwości skorzystania z prawa opcji. Opis przedmiotu zamówienia strona 24

1) numer kolejny zgłoszenia w danym okresie rozliczeniowym; 2) data zgłoszenia; 3) imię i nazwisko Konsultanta; 4) imię i nazwisko osoby, do której przyjechał Konsultant; 5) opis udzielonej konsultacji (modyfikacji, szkolenia); 6) nazwa modułu, którego dotyczy konsultacja; 7) funkcjonalność, której dotyczy konsultacja; 8) data i godzina rozpoczęcia i zakończenia konsultacji. 9. Wykonawca będzie dostarczał Zamawiającemu ewidencję wykonanych usług w podziale na poszczególne kategorie w cyklu miesięcznym, najpóźniej do piątego dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przedstawiona ewidencja wykonanych usług będzie jednocześnie załącznikiem do protokołów zdawczo-odbiorczych stanowiących podstawę do realizacji przez Zamawiającego płatności za wykonane usługi. Ewidencja może być przekazywana Zamawiającemu w formie elektronicznej ustalonej przez obie Strony. 10. Protokoły zdawczo-odbiorcze będą zawierały wyniki analizy ewidencji wykonanych w danym miesiącu usług oraz opis ewentualnych pisemnych uwag (skarg) Zamawiającego dotyczących realizacji usług. 11. Zamawiający ma prawo skierować do Wykonawcy skargę w przypadku: 1) niemożności skomunikowania się Zamawiającego z Wykonawcą w związku ze świadczeniem przez Wykonawcę usług związanych z utrzymaniem Systemu; 2) niesatysfakcjonującego dla Zamawiającego poziomu merytorycznego świadczonej przez Wykonawcę usługi. W tym przypadku Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zmiany osoby świadczącej określoną usługę (np. rezygnacja z usług określonego Konsultanta). 12. Szczegółowe zasady określa Umowa. 5. Ramowy harmonogram realizacji Realizacja Przedmiotu Zamówienia zostaje podzielona na etapy. Harmonogram Ramowy Realizacji Projektu prezentuje odcinki czasowe niezbędne do zrealizowania danego etapu. Opis przedmiotu zamówienia strona 25