Zarządzenie Nr 111/06 Burmistrza Gminy Pniewy z dnia 27 listopada 2006 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pniewach Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591, oraz z 2002 r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558 i Nr 113, poz. 984) zarządzam co następuje: 1 Nadaję się Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Pniewach, stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2 Uchyla się Uchwałę Nr XXXIII /263/97 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 11 sierpnia 1997 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pniewach. 3 Uchyla się Uchwałę Nr XI / 103 /99 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 2 września 1999 roku w sprawie zmiany Uchwały Nr XXXIII / 263 / 97 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 11 sierpnia 1997 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pniewach. 4 Uchyla się Uchwałę Nr XVI/170/ 2000 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 17 lutego 2000 roku w sprawie zmiany Uchwały Nr XXXIII/263/97 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 11 sierpnia 1997 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pniewach.
5 Uchyla się Uchwałę Nr XXXVIII/414/2002 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 27 czerwca 2002 roku w sprawie zmiany Uchwały Nr XXXIII/263/97 Rady Miejskiej Pniewy z dnia 11 sierpnia 1997 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pniewach. 6 Uchyla się Zarządzenie Nr 50/05 Burmistrza Gminy Pniewy z dnia 18 lipca 2005 roku w sprawie wprowadzenia nowego schematu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Pniewach. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2006 roku
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Gminy Nr 111/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W PNIEWACH Rozdział I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Pniewach zwany dalej Regulaminem, określa: 1) zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Pniewach zwanego dalej Urzędem, 2) organizację Urzędu, 3) zasady funkcjonowania Urzędu, 4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów i stanowisk pracy w Urzędzie. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Gminie należy przez to rozumieć Gminę Pniewy 2) Radzie należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską 3) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy Pniewy, Zastępcę Burmistrza Gminy Pniewy, Sekretarza Gminy Pniewy, Skarbnika Gminy Pniewy oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Pniewach.
3 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy. 2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników. 2. Siedzibą Urzędu jest miasto Pniewy. 4 1. Godziny otwarcia Urzędu reguluje Burmistrz odrębnym zarządzeniem 2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy. Rozdział II ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU 5 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Miasta. 2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie: 1) zadań własnych 2) zadań zleconych 3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej 4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów. 6 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy: 1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy 2) wykonywanie na podstawie udzielonych upoważnień czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy, 3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków. 4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy, 5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy, 6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy, 7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu, 8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt, c) przechowywanie akt, d) przekazywanie akt do archiwów, 9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy. Rozdział III ORGANIZACJA URZĘDU 7 1. W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały, referaty i stanowiska pracy: - Referat Gospodarki Finansowej i Podatkowej (FO) - Referat Gospodarki Komunalnej (BK)
- Urząd Stanu Cywilnego (BU) - Referat Geodezji i Infrastruktury Technicznej (BT) - Referat Zasiłków Rodzinnych i Mieszkaniowych (BR) - Referat Sportu i Rekreacji (ZR) - Stanowisko d/s Informacji Niejawnych i Obrony Cywilnej (UO) - Stanowisko d/s Ewidencji Ludności i Dowody Osobiste (UL) - Stanowisko d/s Działalności Gospodarczej i Zezwoleń Alkoholowych (UA) - Stanowisko d/s Kadr i Płac (BP) - Stanowisko d/s Kadr i Płac Oświatowych (ZO) - Stanowisko d/s Zamówień Publicznych (TF) - Stanowisko d/s Obsługi Sekretariatu Burmistrza (SS) - Stanowisko d/s promocji (BM) - Biuro Radców Prawnych (BO) - Biuro Obsługi Rady (SO) - Biuro Obsługi Interesantów i Kancelarii (SK) - Gminne Centrum Reagowania (BZ) - Straż Miejska - Pracownicy Obsługi 2. Na czele referatów stoją kierownicy. 3. Referaty dzielą się na stanowiska pracy. 8 Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik Nr 1 do Regulaminu. Rozdział IV ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU 9 Urząd działa według następujących zasad: 1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) planowania pracy, 6) kontroli wewnętrznej, 7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania, 10 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania. 11 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu. 12 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. 13 1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań. 2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
3. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza, Zastępcę, Sekretarza i Skarbnika określa odrębne upoważnienie Burmistrza. 14 1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonania zadań Urzędu i obowiązków przez poszczególnych pracowników. 2. Zasady kontroli wewnętrznej określa Rozdz. VII Regulaminu. 15 1. Referaty oraz samodzielne stanowiska realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej. 2. Wszyscy są zobowiązani do współdziałania w szczególności w zakresie wymiany informacji, wzajemnych konsultacji i uzgodnień. Rozdział V ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY. 16 Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności: 1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, 2) prowadzenie bieżących spraw Gminy, 3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności, 4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu, 5) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie referaty zadaniowe i ich pracowników, 6) okresowe zwoływanie nie rzadziej jednak niż raz w kwartale narad z pracownikami w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań, 7) koordynowanie działalności referatów zadaniowych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
8) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami w szczególności podziału zadań, 9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu, 10) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkobiercy, 11) upoważnianie Zastępcy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 12) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od przewodniczącego rady gminy oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, 13) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych, 14) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i regulamin oraz uchwały Rady, 15) Bezpośrednie kierowanie i nadzorowanie: a) Referat Gospodarki Komunalnej b) Referat Geodezji i Infrastruktury Technicznej c) Kadry Urzędu i jednostek oświatowych d) Stanowisko d/s Zamówień Publicznych e) Biuro Radców Prawnych 17 1. Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza. 2. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza, a w szczególności: 1) zarządzanie oświatą w Gminie 2) nadzór nad działalnością społeczno-kulturalną: Biblioteka, Centrum Kultury, Świetlice Wiejskie, 3) Referat Zasiłków Rodzinnych i Mieszkaniowych, 4) zarządzanie informacją publiczną
18 Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności: 1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu, 2) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy, 3) nadzór nad organizacją i dyscypliną pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr, 4) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu, 5) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady, 6) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych - Biuro Rady - Urząd Stanu Cywilnego - Ewidencja Działalności Gospodarczej i Zezwoleń Alkoholowych - Ewidencja Ludności i Dowody Osobiste - Sekretariat - Biuro Obsługi Interesantów i Kancelarii - Gminne Centrum Reagowania - Straż Miejska - Pracownicy obsługi 7) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych 8) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami, 9) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza, 10) współpraca z sołectwami. 19 Do zadań Skarbnika należy: 1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, 2) kierowanie pracą Referatu Gospodarki Finansowej i Podatków, 3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy, 4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty
5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu 6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej 7) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza. Rozdział VI PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERETAMI 20 1. Do wspólnych zadań wydziałów, referatów i stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności: 1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań, 3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy, 4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań, 5) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego referatu, 6) przechowywanie akt, 7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, 8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt, 9) prowadzenie rejestrów wniosków i pism wpływających na dane stanowisko pracy, 10) prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dane stanowisko podań kierowanych przez obywateli do innych organów, 11) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy, 12) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza
21 Do zakresu zadań Biura Radców Prawnych należy: 1. Udzielanie opinii, porad i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa. 2. Udzielanie informacji o obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Rady Miejskiej i Urzędu. 3. Wydawanie opinii pisemnych w sprawach uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza, zawieranych i rozwiązywanych umów; oraz w sprawach majątkowych i roszczeniowych. 4. Opiniowanie projektów statutów i regulaminów organów i jednostek Gminy. 5. Sprawowanie obsługi prawnej Urzędu. 6. Reprezentacja interesów Gminy przed sądami. 22 Do zakresu zadań Referatu Geodezji i Infrastruktury Technicznej należy: 1. Prowadzenie spraw z zakresu przepisów prawa budowlanego, powierzonych przez organy administracji rządowej. 2. Przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego. 3. Przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy. 4. Sprawowanie nadzoru urbanistyczno architektonicznego i budowlanego. 5. Prowadzenie spraw dotyczących ochrony zabytków. 6. Udostępnianie projektów założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. 7. Prowadzenie spraw w zakresie zamówień publicznych. 8. Przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wypisów. 9. Prowadzenie rejestru wydanych decyzji. 10. Uzgadnianie z ewidencją ludności spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości. 11. Tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy miasta i wsi. 12. Przygotowywanie opracowań geodezyjnych i projektów podziału nieruchomości. 13. Organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne.
14. Zarządzanie gruntami, przekazywanie w wieczyste użytkowanie, naliczanie czynszów dzierżawnych. 15. Ustalanie opłat rocznych za użytkowanie wieczyste i opłat adiacenckich. 23 Do zakresu zadań Referatu Gospodarki Komunalnej należy: 1. Budowa, modernizacja i utrzymanie dróg gminnych oraz chodników. 2. Organizowanie przetargów. 3. Nadzór nad bezpieczeństwem ruchu drogowego na drogach gminnych i lokalnych miejskich oraz wnioskowanie i opiniowanie dla dróg wojewódzkich. 4. Wydawanie zezwoleń na korzystanie z dróg gminnych w sposób szczególny, w tym wykorzystywanie pasów drogowych na cele niekomunikacyjne oraz naliczanie opłaty. 5. Zarządzanie drogami wojewódzkimi w granicach miasta (prowadzenie rejestrów robót remontowo budowlanych, map sieci dróg, opracowywanie i realizowanie planów remontowo budowlanych związanych z bieżącym utrzymaniem dróg do wysokości przeznaczonych limitów finansowych). 6. Tworzenie i utrzymywanie terenów zielonych. 7. Sprawy cmentarza komunalnego oraz pomniki i miejsca pamięci narodowej. 8. Gospodarowanie zasobami energii elektrycznej w zakresie oświetlenia dróg i ulic, oraz współpraca z sołtysami. 9. Nadzór nad gminnym wysypiskiem odpadów komunalnych, oraz utrzymanie czystości i porządków na terenie miasta i gminy. 10. Nadzór nad targowiskiem miejskim. 11. Kierownictwo oraz nadzór nad pracownikami w ramach robót publicznych, odbywającymi zasadniczą służbę wojskową, oraz fizycznymi Urzędu. 12. Sprawy p.poż; przystanków autobusowych na terenie miasta i gminy. 13. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie środowiska i ochronie przyrody. 14. Działania w zakresie zapobiegania klęskom żywiołowym i nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska 15. Prowadzenie spraw w zakresie rolnictwa. 16. Sprawy związane z organizacją wyborów i referendum.
24 Do zakresu zadań Referatu Gospodarki Finansowej i Podatków należy: 1. Zapewnienie bilansowania finansowych potrzeb Gminy dochodami własnymi i zasilającymi. 2. Analiza wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami. 3. Prowadzenie ewidencji analitycznej wydatków, kosztów, rachunków, materiałów świadczeń socjalnych. 4. Opracowywanie sprawozdań z działalności finansowej i budżetowej. 5. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym. 6. Obsługa kasowa Urzędu. 7. Wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych. 8. Rozliczanie inkasentów podatku rolnego i opłaty targowej. 25 Do zakresu zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy: 1. Prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno opiekuńczych (przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, sporządzanie aktów małżeństwa, prowadzenie ksiąg w sprawach narodzin, zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób, wydawanie zaświadczeń). 2. Uczestnictwo przy przyjmowaniu ustnych oświadczeń woli spadkodawcy. 3. Organizowanie uroczystości jubileuszowych. 26 Do zakresu zadań Referatu Zasiłków Rodzinnych i Mieszkaniowych należy: 1. W zakresie świadczeń rodzinnych: a/ przyjmowanie wniosków oraz udzielanie informacji b/ prowadzenie rejestru wniosków c/ ustalanie prawa do świadczeń i przygotowywanie decyzji d/ sporządzanie list wypłat e/ sporządzanie raportów, deklaracji i ich przekazywanie do ZUS 2. W zakresie zaliczki alimentacyjnej:
a/ przyjmowanie wniosków i prowadzenie rejestru b/ przygotowywanie decyzji i sporządzanie list wypłat c/ prowadzenie kontaktu z komornikiem, Ośrodkiem Pomocy Społecznej i Powiatowym Urzędem Pracy d/ sporządzanie sprawozdań 3. W zakresie dodatków mieszkaniowych: a/ przyjmowanie wniosków i udzielanie informacji b/ przygotowywanie decyzji 27 Do zakresu zadań Referatu Sportu i Rekreacji należy: 1. Prowadzenie, administrowanie i utrzymanie hali sportowo-widowiskowej oraz sal i pomieszczeń przejętych od Szkoły Podstawowej. 2. Przygotowywanie i organizowanie imprez sportowych, rekreacyjnych i kulturalnych w administrowanym budynku oraz na terenie Łazienek 3. Rozbudowa bazy sprzętu sportowego. 4. Organizowanie zawodów i spartakiad dla mieszkańców Gminy, zakładów pracy i organizacji pozarządowych. 5. Wspomaganie organizacyjne i sprzętowe sportu wiejskiego. 6. Współpraca z sołtysami. 28 Do zakresu zadań Biura Obsługi Rady należy: 1. W zakresie sesyjnej działalności Rady Miejskiej: - opracowywanie propozycji ustalania terminu, porządku obrad, trybu przygotowania materiałów, projektów uchwał na sesję, - przesyłanie radnym i sołtysom zawiadomień i materiałów na sesję, - sporządzanie protokołów z przebiegu obrad sesji, - prowadzenie rejestrów uchwał, - prowadzenie i przechowywanie pełnej dokumentacji sesyjnej z działalności Rady. 2. W zakresie obsługi komisji Rady Miejskiej:
- opracowywanie z udziałem przewodniczących komisji projektów planów oraz informacji i sprawozdań z działalności komisji, - sporządzanie protokołów z odbytych posiedzeń komisji, - prowadzenie rejestru wniosków komisji i stanu ich realizacji. 3. W zakresie obsługi radnych: - prowadzenie ewidencji składu osobowego radnych i ich aktywności, - przyjmowanie wniosków, oświadczeń radnych w sprawie zmian mandatowych w składzie osobowym Rady oraz ich przedkładanie Przewodniczącemu Rady, - wypłacanie diet radnym i sołtysom. 4. W zakresie wyborów: - współdziałanie i organizowanie wyborów, - współdziałanie w organizowaniu wyborów ławników i członków Kolegium ds. wykroczeń. 5. W zakresie spraw kancelaryjno-administracyjnych: - przesyłanie odpisów podjętych uchwał Rady w terminie 7 dni po odbyciu sesji do Wydziału Organizacji i Nadzoru UW, - gromadzenie i przechowywanie całościowej dokumentacji i korespondencji zgodnie z rzeczowym wykazem akt, - przygotowywanie i przekazywanie akt do archiwum Urzędu. 6. W zakresie jednostek pomocniczych: - prowadzenie spraw społecznych komitetów, - ustalanie z sołtysami harmonogramów zebrań, - gromadzenie dokumentacji z zebrań wiejskich (prowadzenie dokumentacji z wyborów samorządu wiejskiego). 29 Do zakresu zadań stanowiska d/s sekretariatu należy: 1. Obsługa łączności telefonicznej i faksowej 2. Obsługa sekretariatu Burmistrza. 3. Prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych. 4. Kierowanie petentów wg właściwości załatwienia sprawy.
30 Do zakresu zadań stanowiska d/s obsługi interesantów i kancelarii należy: 1. Prowadzenie kancelarii Urzędu: - ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, - dostarczanie korespondencji na stanowiska pracy po dekretacji, - kierowanie obiegiem dokumentów, - odbieranie i oddawanie korespondencji na poczcie, - dopilnowywanie terminowości załatwiania spraw, 2. Gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów, promujących Gminę na zewnątrz. 31 Do zakresu zadań stanowiska d/s ewidencji ludności i dowodów osobistych należy: 1. Prowadzenie ewidencji ludności: - rejestr stałych mieszkańców w formie indywidualnych kart osobowych mieszkańców, - kartoteki ewidencyjno-adresowe, - kartoteki pobytów czasowych ponad 2 miesiące w formie alfabetycznej, - rejestr zameldowań cudzoziemców. 2. Egzekwowanie przestrzegania przepisów meldunkowych. 3. Sporządzanie i bieżące aktualizowanie spisów wyborców. 4. Prowadzenie dokumentacji i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość. 5. Prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic, obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości. 32 Do zakresu zadań stanowiska d/s Działalności Gospodarczej i Zezwoleń Alkoholowych należy: 1. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej 2. Przygotowywanie decyzji, zaświadczeń, duplikatów i informacji z zakresie ewidencji. 3. Przyjmowanie zgłoszeń zmiany wpisu do ewidencji. 4. Przygotowywanie licencji i zezwoleń na transportu taksówkami osób i regularnych przewozów osób.
5. Przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu. 6. Przyjmowanie oświadczeń o wartości sprzedaży alkoholu oraz naliczanie należnej opłaty. 33 Do zakresu zadań stanowiska d/s Kadr i Płac należy: 1. Prowadzenie dokumentacji personalnej pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy a/ teczki akt osobowych b/ dokumenty wynikające z przepisów prawa pracy, prawa samorządowego i innych przepisów szczególnych c/ prowadzenie spraw rentowych, emerytalnych i bhp d/ przygotowywanie planu urlopów e/ ewidencja czasu pracy 2. Sporządzanie listy płac. 3. Sporządzanie deklaracji i rozliczeń ubezpieczeniowych 34 Do zakresu zadań stanowiska d/s Kadr i Płac Oświatowych należy: 1. Prowadzenie dokumentacji personalnej dyrektorów szkół i nauczycieli oraz pracowników obsługi. 2. Rozliczanie pracy w godzinach ponadwymiarowych. 3. Prowadzenie spraw statystycznych oświaty. 4. Przygotowywanie projektów regulaminów, uchwał oraz innych dokumentów dotyczących oświaty. 5. Prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych. 6. sporządzanie deklaracji i zestawień składek ubezpieczeniowych. 35 Do zakresu zadań stanowiska d/s Zamówień Publicznych należy: 1. Przygotowywanie dokumentów przetargowych. 2. Opiniowanie specyfikacji zamówień.
3. Analiza i kontrola środków budżetowych na realizację zamówienia. 4. Nadzorowanie procesu przetargowego 5. Uczestniczenie w komisjach przetargowych 36 Do zakresu zadań stanowiska d/s Promocji należy: 1. Kontakt z mediami 2. Przygotowywanie materiałów informacyjnych do prasy. 3. Prowadzenie strony internetowej i BIP 4. Zakup artykułów reklamowych. 5. Prowadzenie korespondencji z miastami partnerskimi i organizacja wizyt. 37 Do zakresu zadań stanowiska d/s Informacji Niejawnych i Obrony Cywilnej należy: 1. Przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony. 2. Tworzenie formacji obrony cywilnej oraz nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności. 3. Opracowywanie planów obrony cywilnej. 4. Prowadzenie kancelarii tajnej i spraw informacji niejawnych. 38 Zadania, obowiązki i kompetencje Straży Miejskiej określa Statut Straży Miejskiej. 39 Zadania, obowiązki, kompetencje i skład osobowy Gminnego Centrum Reagowania określa odrębne zarządzenie Burmistrza.
Rozdział VII ZASADY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 40 1. Zadania w zakresie kontroli realizują: a/ Burmistrz, Z-ca Burmistrza, Sekretarz w stosunku do kierowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy w każdym zakresie i czasie. b/ Skarbnik w stosunku do kierowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie działalności finansowej. c/ Kierownicy referatów w stosunku do podległych pracowników. 2. Podczas wykonywania kontroli jednostek organizacyjnych Gminy, z kontrolującym współpracują wyznaczeni pracownicy Urzędu. 41 Kontrole przeprowadzane są z polecenia Burmistrza lub z inicjatywy Z-cy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika przy powiadomieniu Burmistrza. 42 1. Kontrole nie wymagają uprzedzenia kontrolowanego, kończą się protokołem z oceną i wydaniem zaleceń pokontrolnych. 2. Wyniki kontroli wymagają akceptacji Burmistrza. 43 1. Bieżąca kontrola polega na obserwacji, rozmowach z pracownikiem i klientem oraz własnych spostrzeżeniach kontrolującego. 2. Uwagi i spostrzeżenia przekazuje się kontrolowanemu w formie ustnej. 3. W przypadku szczególnych uchybień sporządza się notatkę służbową podpisaną przez kontrolującego i kontrolowanego.
Rozdział VIII ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI 44 1. Burmistrz podpisuje: a/ wszystkie pisma w sprawach zastrzeżonych do jego właściwości b/ zarządzenia, decyzje i inne akty normatywne c/ pisma mające, ze względu na swój charakter, specjalne znaczenie np.: adresowane do posłów, senatorów, Wojewody, Marszałka, Starosty itd. 45 Z-ca Burmistrza podpisuje wszystkie pisma zgodnie z powierzonym zakresem kompetencji. 46 Sekretarz, Skarbnik, kierownicy referatów i samodzielni pracownicy podpisują decyzje administracyjne na podstawie upoważnienia Burmistrza, które znajdują się w zakresach obowiązków. 47 Pracownicy przygotowujący opracowania i pisma parafują je inicjałami swojego imienia i nazwiska, umieszczonymi na końcu tekstu z lewej strony. Rozdział IX POSTANOWIENIA KOŃCOWE 48 1. Dla usprawnienia organizacji pracy i sprawności działania Urzędu wprowadza się zasadę odbywania posiedzeń kierownictwa Urzędu oraz narad i spotkań z pracownikami.
2. Terminy posiedzeń, narad i spotkań ustala Burmistrz w porozumieniu z Sekretarzem w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał. 3. Schemat organizacyjny i zasady podległości służbowej określa załącznik Nr 1 do Regulaminu.