Załącznik do zarządzenia nr 11/2006 Głównego Inspektora Pracy z dnia 23 czerwca 2006 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY SEKCJI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Sekcja Audytu Wewnętrznego jest komórką organizacyjną Głównego Inspektoratu Pracy działającą na podstawie: 1) Statutu Państwowej Inspekcji Pracy, stanowiącego załącznik do zarządzenia Marszałka Sejmu z dnia 25 października 2002 r. w sprawie nadania statutu Państwowej Inspekcji Pracy (M. P. Nr 54, poz. 740, z późn. zm. 1 ), 2) Regulaminu organizacyjnego Głównego Inspektoratu Pracy, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 15/2004 Głównego Inspektora Pracy z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie szczegółowej organizacji i zakresu zadań jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy, 3) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm. 2 ). 2. 1. Regulamin organizacyjny Sekcji Audytu Wewnętrznego, zwany dalej Regulaminem, określa jej organizację wewnętrzną i zakres działania. 2. Integralną częścią Regulaminu Sekcji Audytu Wewnętrznego, zwanej dalej Sekcją, jest schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu. 3. 1. Sekcja działa pod bezpośrednim nadzorem Głównego Inspektora Pracy. 2. Sekcją kieruje kierownik. 4. 1. Kierownik Sekcji jest niezależny w zakresie planowania pracy Sekcji, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań. 2. Kierownik Sekcji odpowiada za prawidłowe wykonywanie zadań objętych zakresem działania Sekcji oraz dba o racjonalne wykorzystywanie przez podległych sobie pracowników czasu i środków pracy. 3. Do kompetencji Kierownika Sekcji należy w szczególności: 1) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników regulaminu pracy, przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, 2) dokonywanie ocen pracy pracowników na zasadach ustalonych przez Głównego Inspektora Pracy, 1 Zmiana wymienionego zarządzenia została ogłoszona w M. P. z 2004 r. Nr 15, poz. 233. 2 Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420 i z 2006 r. Nr 45, poz. 319.
3) organizowanie okresowych narad pracowników poświęconych omówieniu zadań, sposobu wykonywania i oceny ich realizacji oraz okresowych szkoleń wewnętrznych, w tym w szczególności dotyczących nowych regulacji prawnych, 4) załatwianie - w swoim zakresie działania - spraw osobowych pracowników. 4. Kierownik Sekcji opracowuje zakresy czynności i odpowiedzialności za wykonywanie zadań dla wszystkich podległych pracowników. 5. Postanowienia ust. 2-3 stosuje się odpowiednio do pracownika okresowo zastępującego kierownika Sekcji 6. Kierownik Sekcji jest odpowiedzialny za: 1) rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych, 2) efektywne zarządzanie Sekcją zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz dobrą praktyką, 3) opracowanie i przedłożenie Głównemu Inspektorowi Pracy i Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego rocznego planu audytu w terminie do końca października danego roku na rok następny, 4) przedstawienie Głównemu Inspektorowi Pracy i Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni w terminie do końca marca każdego roku, 5) opracowanie, na podstawie wyników analizy ryzyka, długoterminowego planu audytu obejmującego wszystkie obszary działania Państwowej Inspekcji Pracy, 6) opracowywanie i aktualizowanie programów zadań audytowych, 7) planowanie i monitorowanie harmonogramów realizacji zadań audytowych, 8) kontakty z kierownictwem Państwowej Inspekcji Pracy, zależnie od potrzeb, celem omawiania planów i wyników audytu oraz przedstawianie zaleceń służących rozwiązaniu spraw wynikłych z ustaleń audytu wymagających działań naprawczych, 9) uzgodnienie z Głównym Inspektorem Pracy powołania rzeczoznawcy do zadania audytowego w przypadkach wymagających szczególnych kwalifikacji, 10) wykonywanie szczególnych zadań związanych z audytem, do których zostanie wyznaczony, 11) nadzorowanie i uczestnictwo w szkoleniach doskonalących kadrę Sekcji, 12) kierowanie przygotowaniem wniosków Sekcji dotyczących zapotrzebowań finansowych, 13) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa i poleceń Głównego Inspektora Pracy. 7. Kierownik Sekcji w celu uniknięcia niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów, podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, bierze pod uwagę plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrole. 8. Kierownik Sekcji dokonując analizy ryzyka uwzględnia wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrole. 9. Kierownik Sekcji porozumiewa się z Najwyższą Izbą Kontroli i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem Głównego Inspektora Pracy. 5. 1. Kierownik Sekcji akceptuje projekty dokumentów przedkładanych do podpisu Głównemu Inspektorowi Pracy albo jego zastępcom. 2. Projekty dokumentów, o których mowa w ust. 1, powinny zawierać: 1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby opracowującej projekt dokumentu, 2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby akceptującej dokument. 3. Kierownik Sekcji podpisuje dokumenty w sprawach z zakresu działania Sekcji niezastrzeżone do wyłącznej kompetencji Głównego Inspektora Pracy lub jego zastępców. 2
4. Kierownik Sekcji może przekazać w drodze upoważnienia uprawnienia, o których mowa w ust. 3, pracownikowi Sekcji. Sprawy objęte upoważnieniem powinny być określone w zakresie czynności i odpowiedzialności tego pracownika. 6. 1. Zasady i tryb przeprowadzania przez Sekcję audytu określają odrębne przepisy. 2. Obieg dokumentów oraz zasady ich rejestracji określa odrębne zarządzenie Głównego Inspektora Pracy. Rozdział II Zakres działania Sekcji Audytu Wewnętrznego 7. 1. Sekcja wykonuje, w zakresie swego działania, zadania Głównego Inspektora Pracy wynikające z: 1) przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, zarządzeń i ustaleń Marszałka Sejmu, komisji parlamentarnych, Rady Ochrony Pracy oraz porozumień z organami i instytucjami współpracującymi z Państwową Inspekcją Pracy, 2) przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm), 3) programu działania Państwowej Inspekcji Pracy i innych dokumentów programowych, 4) ustaleń Kolegium Głównego Inspektora Pracy oraz poleceń Głównego Inspektora Pracy i jego zastępców, 5) własnych analiz i ocen. 8. 1. Sekcja wykonuje ogół działań służących uzyskaniu przez Głównego Inspektora Pracy na podstawie obiektywnej i niezależnej oceny audytorów, zapewnienia, że jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy funkcjonują prawidłowo. 2. Sekcja dokonuje niezależnej oceny i obiektywnego badania adekwatności, efektywności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań w Państwowej Inspekcji Pracy, a w szczególności: 1) przeglądu ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej, w tym procedur kontroli finansowej, oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych i zarządczych, 2) oceny wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu, 3) oceny procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej, 4) oceny przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych Państwowej Inspekcji Pracy oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy, 5) oceny zabezpieczenia mienia Państwowej Inspekcji Pracy, 6) oceny efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów Państwowej Inspekcji Pracy, 7) przeglądu programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Państwowej Inspekcji Pracy z planowanymi wynikami i celami, 8) oceny dostosowania działań Państwowej Inspekcji Pracy do przedstawionych wcześniej zaleceń z audytu lub kontroli. 3
3. Sekcja wykonuje czynności doradcze, w tym składa Kierownictwu wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania Państwowej Inspekcji Pracy, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego, 4. Sekcja obejmuje zakresem swojego badania wszystkie obszary działania Państwowej Inspekcji Pracy. 5. Sekcja opracowując roczny plan audytu, dokonuje analizy ryzyka uwzględniając przy tym priorytety Kierownictwa oraz wyniki kontroli dokonanych przez Sekcję Kontroli Wewnętrznej GIP, Najwyższą Izbę Kontroli i inne instytucje kontrolne. 6. Sekcja współdziała z innymi komórkami organizacyjnymi Głównego Inspektoratu Pracy w opracowywaniu programu działania, projektu budżetu, rocznego sprawozdania Głównego Inspektora Pracy oraz innych zbiorczych informacji z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w części dotyczącej działalności Sekcji Audytu Wewnętrznego. 7. Sekcja nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania jednostek i komórek organizacyjnych podlegających audytowi, ani nie nadzoruje ich pracy. Rozdział III. Szczegółowa organizacja Sekcji Audytu Wewnętrznego 9. 1. W skład Sekcji wchodzą następujące stanowiska pracy: 1) kierownik Sekcji Audytu Wewnętrznego, 2) samodzielne stanowiska audytorów wewnętrznych, 3) stanowisko pomocnicze. 2. Na stanowisku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, zatrudnia się młodszego specjalistę, starszego radcę, radcę, starszego referenta administracyjnego lub referenta. 10. 1. Audytor Wewnętrzny uprawniony jest do przeprowadzania audytów finansowych, systemowych, działalności, informatycznych, zarządzania, gospodarności, wydajności, efektywności i innych. 2. Audytor wewnętrzny nie może brać udziału w działalności operacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy. 3. Obowiązkiem Audytora Wewnętrznego jest: 1) zachowanie obiektywizmu i niezależności przy zbieraniu, ocenianiu i przekazywaniu informacji na temat badanej działalności lub procesu, 2) postępowanie zgodnie z przepisami prawa, Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz metodologią audytu wewnętrznego opisaną w Księdze procedur. 4. Do zakresu obowiązków Audytora Wewnętrznego należy: 1) opracowywanie programu zadania audytowego, 2) przeprowadzanie czynności audytorskich w ramach zadania audytowego, 3) ustalanie stanu faktycznego oraz przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, 4) wskazywanie skutecznych rozwiązań zmierzających do zapobiegania i likwidowania zauważonych nieprawidłowości, 5) opracowanie zaleceń w celu doprowadzenia programów i działań do zgodności z celami i zadaniami Państwowej Inspekcji Pracy, 6) przedstawianie Kierownikowi Sekcji ustaleń i zaleceń dotyczących obszaru poddanego audytowi, 7) sporządzenie sprawozdań z przeprowadzonych przez siebie zadań audytowych, 4
8) przeprowadzanie czynności sprawdzających w zakresie realizacji zaleceń poaudytowych, 9) rzetelne dokumentowanie wszelkich czynności audytorskich, 10) przedkładanie Kierownikowi Sekcji propozycji do planu audytu na rok następny w terminie do końca września każdego roku, 11) przedkładanie Kierownikowi Sekcji rocznego sprawozdania z wykonania czynności audytu w terminie do końca lutego każdego roku, 12) przedkładanie Kierownikowi Sekcji wniosków o powołanie rzeczoznawcy do zadania audytowego w przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, 13) wykonywanie innych zleconych obowiązków. 5. Audytor Wewnętrzny ma zagwarantowane prawo: 1) dostępu do wszelkich dokumentów, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego i związanych z funkcjonowaniem komórki audytowanej, 2) dostępu do pomieszczeń jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, 3) żądać od kierownika i pracowników komórki audytowanej informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 6. Audytor Wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za: 1) procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli wewnętrznej w Państwowej Inspekcji Pracy, ale poprzez wnioski i uwagi powstałe w wyniku przeprowadzenia audytu, wspomaga Głównego Inspektora Pracy we właściwej realizacji tych procesów. 2) wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa. 11. 1. Do zakresu obowiązków stanowiska pomocniczego należy: 1) sporządzanie skomputeryzowanych zestawień i analiz graficznych do zadań audytowych, 2) wykonywanie wyznaczonych przez Kierownika Sekcji Audytu Wewnętrznego zadań weryfikacji audytu, 3) badanie odchyleń zaobserwowanych w procesie przeglądu sprawdzającego dane oraz wskazywanie Kierownikowi Sekcji lub Audytorowi wewnętrznemu odchyleń od oczekiwanych ustaleń, 4) proponowanie określonych rozwiązań zaobserwowanych problemów, 5) redagowanie sprawozdania po zakończeniu zadania audytowego, 6) prowadzenie rejestrów, w tym rejestru Ewidencja zadań audytowych i realizacji działań naprawczych. 7) prowadzenie i aktualizowanie akt stałych wykorzystywanych do przeprowadzenia zadań audytowych, 8) wykonywanie czynności kancelaryjnych Sekcji Audytu Wewnętrznego, 9) wykonywanie innych zleconych obowiązków. Rozdział IV Obowiązki pracowników 12. 1. Do podstawowych obowiązków pracowników należy, w szczególności: 1) rzetelne i efektywne wykonywanie pracy, 5
2) przestrzeganie ustalonego w Głównym Inspektoracie Pracy czasu pracy i porządku, 3) dokładne i sumienne wykonywanie poleceń przełożonych, 4) przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 5) podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz doskonalenie umiejętności pracy, 6) przestrzeganie drogi służbowej i instrukcji kancelaryjnej, 7) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnej, 8) przejawianie koleżeńskiego stosunku do współpracowników, przejawianie należytej dbałości o mienie Głównego Inspektoratu Pracy. 2. Pracownik Sekcji, będący urzędnikiem państwowym, jest również obowiązany do: 1) przestrzegania Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, 2) chronienia interesów państwa oraz prawa i słusznych interesów obywateli, 3) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, 4) rzetelnego i bezstronnego, sprawnego i terminowego wykonywania powierzonych zadań, 5) rozwijania wiedzy zawodowej, 6) godnego zachowywania się w pracy oraz poza nią. 3. Pracownikowi Sekcji, będącemu urzędnikiem państwowym, przy wykonywaniu obowiązków służbowych nie wolno kierować się własnymi przekonaniami politycznymi ani związanymi z członkostwem w organizacji politycznej lub społecznej. 4. Organizację i porządek w procesie pracy oraz szczegółowe obowiązki pracodawcy i pracowników związane z działalnością Sekcji ustala Regulamin pracy Głównego Inspektoratu Pracy. 6
Załącznik do Regulaminu organizacyjnego Sekcji Audytu Wewnętrznego Schemat organizacyjny Sekcji Audytu Wewnętrznego GŁÓWNY INSPEKTOR PRACY (G) KIEROWNIK SEKCJI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO (GAW) Samodzielne stanowisko audytora wewnętrznego (GAW2) Stanowisko pomocnicze (GAW4) Samodzielne stanowisko audytora wewnętrznego (GAW3) 7