REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ŁAŃCUTA
ROZDZIAŁ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Łańcuta, zwany dalej Regulaminem, określa: 1) zakres działania i zadania Urzędu Miasta Łańcuta, zwanego dalej Urzędem, 2) organizację Urzędu, 3) zasady funkcjonowania Urzędu, 4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych jego wydziałów i stanowisk pracy w Urzędzie. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Radzie należy przez to rozumieć Radę Miasta Łańcuta, 2) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta Łańcuta, Zastępcę Burmistrza Miasta Łańcuta, Sekretarza Miasta Łańcuta, Skarbnika Miasta Łańcuta, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Łańcucie, 3) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Łańcuta, 4) ustawie o samorządzie gminnym należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), 5) ustawie o finansach publicznych należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) 6) Kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), 7) Instrukcji kancelaryjnej należy przez to rozumieć instrukcje kancelaryjną stanowiącą załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. Nr 14, poz. 67). 3. 1. Urząd jest jednostka organizacyjną Miasta Łańcuta. 2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników. 3. Siedzibą Urzędu jest Miasto Łańcut. 4. 1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz. 2. Burmistrz kieruje Urzędem przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika. ROZDZIAŁ 2 ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU 5. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Miasta
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na mieście, jako jednostce samorządu terytorialnego, zadań: 1) własnych, 2) zleconych, 3) wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych art. 8 ust. 2 u.s.g.), 4) publicznych powierzonych Miastu w drodze porozumienia międzygminnego ( art. 74 u.s.g.). 6. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Miasta w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań Urzędu należy: 1) przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania zarządzeń, decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania czynności prawnych przez organy Miasta, 2) wykonywania, na podstawie udzielonych upoważnień, czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Miasta, 3) zapewnienie organom Miasta możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, 4) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu Miasta, wykonywanie budżetu Miasta oraz innych aktów organów Miasta, 5) realizowanie innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Miasta, 6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń Komisji Rady oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Miasta, 7) prowadzenie zbiorów przepisów prawnych dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu, 8) wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt, c) przechowywanie akt, d) przekazywanie akt do archiwum, 9) realizowanie obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami praw pracy. ROZDZIAŁ 3 ORGANIZACJA URZĘDU 7. W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały i samodzielne stanowiska pracy: 1) wydziały: a) Wydział Finansowy FN, b) Wydział Organizacyjno-Administracyjny OA, c) Wydział Edukacji, Kultury, Sportu i Zdrowia EK, d) Wydział Architektury- AR,
e) Wydział Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Nieruchomości i Zamówień Publicznych GK, f) Wydział Ochrony Środowiska i Gospodarki Odpadami OŚ, g) Urząd Stanu Cywilnego USC, 2) samodzielne stanowiska pracy: a) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych IN, b) Audytor Wewnętrzny AW, c) Radca Prawny RP, d) Zarządzania Kryzysowego ZK, e) Kontroli Zarządczej KZ, f) Mediów i Informacji Cyfrowej- IC, g) Opiekun Dzieci i Młodzieży. 8. 1. Wydziałami wymienionymi w 7 ust. 1 pkt a-f, kierują Kierownicy Wydziałów, Urzędem Stanu Cywilnego Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. 2. Skarbnik Miasta jest jednocześnie Kierownikiem Wydziału Finansowego. 3. Jeśli w dalszej części regulaminu jest mowa o kierownikach wydziałów bez bliższego określenia dotyczy to wszystkich stanowisk wymienionych w ust. 1. ROZDZIAŁ 4 ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU 9. Urząd działa według następujących zasad: 1) praworządności, 2) służebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) kontroli zarządczej, 6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, samodzielne stanowiska i wydziały oraz wzajemnego współdziałania. 10. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa, oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania. 11. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy inwestycyjne dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. 12. 1. Jednoosobowe Kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za wykonanie powierzonych zadań. 3. Kierownicy poszczególnych wydziałów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem. 4. Kierownicy poszczególnych Wydziałów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi. 13. 1. Wydziały realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej. 2. Wydziały są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. ROZDZIAŁ 5 PODZIAŁ ZADAŃ MIĘDZY STANOWISKAMI KIEROWNICZYMI W URZĘDZIE 14. do zadań Burmistrza należy w szczególności: 1) realizacja zadań organu wykonawczego Miasta, 2) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, 3) kierowanie bieżącymi sprawami Miasta, 4) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności, 5) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,, 6) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników, 7) określanie sposobu wykonywania uchwał, 8) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Miasta nie stanowi inaczej, 9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu, 10) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy, 11) upoważnianie Zastępcy Burmistrza lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 12) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz pracowników Urzędu upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, 13) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Regulamin oraz uchwały Rady, 14) przekładanie Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej odpowiednich uchwał Rady oraz niezwłoczne ogłaszanie uchwały budżetowej oraz sprawozdań z jej wykonania, 15) wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej, 16) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof, 17) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad:
a) wydziałami: - Finansowym, - Edukacji, Kultury, Sportu i Zdrowia, - Urzędem Stanu Cywilnego, b) samodzielnymi stanowiskami pracy: - Pełnomocnikiem d/s Ochrony Informacji Niejawnych, - Audytorem Wewnętrznym, - Zarządzania Kryzysowego, - Kontroli Zarządczej, - Mediów i Informacji Cyfrowej. 15. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności: 1) sprawowanie funkcji Burmistrza, realizacja zadań określonych w 14 w czasie nieobecności Burmistrza, 2) składanie oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie zarządu mieniem, na podstawie upoważnienia Burmistrza, 3) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych imiennym upoważnieniem Burmistrza, 4) nadzorowanie realizacji zadań Miasta dotyczących: a) inwestycji miejskich, h) gospodarki komunalnej, a w szczególności zaopatrzenia w wodę, energię elektryczną, cieplną i gaz, i) gospodarki mieszkaniowej, j) miejskich dróg, ulic, placów i parkingów, organizacji ruchu drogowego, k) ochrony środowiska i gospodarki odpadami, l) zagospodarowania przestrzennego, m) gospodarki nieruchomościami, 5) współdziałanie w realizacji zadań wymienionych w pkt 5, z Łańcuckim Zakładem Komunalnym Sp. z o.o., Ciepłownia Łańcut Sp. z o.o. Miejskim Zarządem Budynków w Łańcucie, 6) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad: wydziałami: a) wydziałami: - Architektury, - Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Nieruchomości i Zamówień Publicznych, - Ochrony Środowiska i Gospodarki Odpadami, b) stanowiskiem Opiekun dzieci i Młodzieży, 7) wnioskowanie do Burmistrza w sprawach awansowania, nagradzania oraz udzielania kar pracownikom Wydziałów wymienionych w pkt 6. 16. Do zadań Sekretarza należy w szczególności: 1) realizacja zadań określonych w 14 w czasie nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza, nie zastrzeżonych przez przepisy prawa do wyłącznej kompetencji Burmistrza, 2) prowadzenie spraw Miasta powierzonych przez Burmistrza, 3) bieżąca kontrola nad działalnością Urzędu i w tym zakresie: a) nadzór nad przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy, b) wnioskowanie w sprawach awansowania, nagradzania oraz udzielania kar pracownikom wydziału bezpośrednio podległego Sekretarzowi,
c) nadzór nad opracowywaniem projektów: - zakresu czynności kierowników wydziałów i samodzielnych stanowisk, - imiennych upoważnień pracowników Urzędu do podejmowania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej, d) nadzór nad kosztami funkcjonowania Urzędu, 4) podejmowanie działań zmierzających do usprawnień organizacji, metod i form pracy Urzędu, 5) nadzór nad przygotowaniem materiałów pod obrady Rady Miasta oraz nad realizacją uchwał Rady Miasta, 6) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych imiennym upoważnieniem Burmistrza, 7) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Wydziałem Organizacyjno-Administracyjnym i samodzielnym stanowiskiem Radca Prawny, 8) prowadzenie książki kontroli zewnętrznej Urzędu, 9) kompletowanie protokołów i wystąpień pokontrolnych z kontroli zewnętrznych prowadzonych w Urzędzie, 10) nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg, 11) rozstrzyganie sporów pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności dotyczącymi podziału zadań, 12) przyjmuje ustne oświadczenia woli spadkodawców, 13) inicjuje i nadzoruje opracowywanie oraz aktualizację Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i innych regulaminów Urzędu, 14) koordynuje prace związane z organizacją referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego. 17. Do zadań Skarbnika należy w szczególności: 1) pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu Miasta i Urzędu Miasta, 2) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, 3) informowanie Rady oraz Regionalnej Izby obrachunkowej o odmowie złożenia kontrasygnaty, 4) upoważnianie innych osób do składania kontrasygnaty, 5) nadzór nad gospodarką finansowa Miasta, a w szczególności odpowiedzialność za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych, 6) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości i ewidencji majątku Miasta, 7) opracowywanie i przedkładanie Burmistrzowi propozycji projektu uchwały budżetowej, 8) nadzór nad prawidłową realizacją uchwały budżetowej, w szczególności w zakresie ustawy o finansach publicznych, wnioskowanie w sprawie zmian w uchwale budżetowej, 9) przedkładanie Burmistrzowi sprawozdań finansowych i opisowych z realizacji uchwały budżetowej, 10) opracowywanie i opiniowanie projektów uchwał Rady i projektów zarządzeń Burmistrza, 11) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych imiennym upoważnieniem Burmistrza, 12) nadzór nad sporządzaniem dokumentów finansowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych oraz organizowanie ich obiegu, archiwizacji i kontroli, 13) nadzór nad organizacją kontroli związanych z gospodarką finansową, 14) wnioskowanie w sprawach awansowania, nagradzania oraz udzielania kar pracownikom Wydziału Finansowego.
18. Do zadań i obowiązków kierowników wydziałów należy w szczególności: 1) kierowanie pracą wydziałów, nadzór i kontrola realizacji zadań przez pracowników wydziałów, 2) opracowywanie danych do projektów programów, strategii rozwoju Miasta w zakresie zadań realizowanych przez wydziały, 3) przygotowywanie danych dla określenia prognozowanych dochodów budżetu miasta związanych z realizacją zadań wydziału, na podstawie posiadanych przez wydział materiałów wynikających z rodzaju załatwianych spraw, 4) przygotowywanie danych do określenia projektu planu wydatków Urzędu na realizację zadań Miasta związanych z zakresem zadań wydziału, 5) przygotowywanie danych do określenia projektu harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta w zakresie wynikającym z zadań wydziału, 6) przygotowywanie danych niezbędnych do dokonywania zmian w budżecie miasta oraz harmonogramie realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta w zakresie odpowiadającym zadaniom wydziału, 7) przygotowywanie danych niezbędnych do sporządzenia informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta za I półrocze roku budżetowego oraz sprawozdania rocznego z wykonania budżetu miasta w zakresie wynikającym z zadań wydziału, 8) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych imiennym upoważnieniem, 9) przygotowywanie projektów uchwał wnoszonych pod obrady Rady, 10) uczestnictwo, zgodnie z dyspozycją Burmistrza, w posiedzeniach Rady i Komisji Rady, 11) udzielanie niezbędnych informacji radnym w sprawach związanych z wykonywaniem mandatu oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski Komisji Rady i interpelacje/wnioski radnych, 12) załatwianie skarg, wniosków i interwencji obywateli, 13) nadzorowanie, udostępnianie informacji publicznych w zakresie zadań realizowanych przez wydziały, 14) wnioskowanie, z zachowaniem drogi służbowej, w sprawach osobowych pracowników wydziałów, 15) organizowanie narad i szkoleń wewnątrzwydziałowych, 16) przygotowywanie projektów zakresów czynności dla pracowników wydziału, 17) przygotowywanie projektów zarządzeń, 18) współpraca z innymi wydziałami oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie prowadzonych spraw, 19) nadzór nad realizacją zadań wydziału wynikających z układu wykonawczego budżetu Miasta, a w szczególności przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych przy ich wykonywaniu, 20) nadzór nad realizacją zadań wydziału wynikających z odpowiednich przepisów, w tym dotyczących ochrony danych osobowych, 21) realizacja zadań wynikających z zarządzeń Burmistrza, 22) przygotowywanie projektu rocznego planu wykorzystania urlopów wypoczynkowych pracowników wydziału, kierując się zasadą prawidłowego i właściwego wypełniania zadań wydziału, 23) monitorowanie potrzeb kadrowych w wydziałach oraz wnioskowanie do Burmistrza o przeprowadzenie naboru pracowników, 24) wnioskowanie w sprawach awansowania, nagradzania oraz udzielania kar pracownikom wydziału 25) realizacja zadań merytorycznych ustalonych w zakresie czynności,
26) zarządzanie ryzykiem w Urzędzie szczególności: a) wyznaczanie kluczowych obszarów działania, b) zidentyfikowanie obszarów ryzyk w ramach wyznaczonych obszarów działania, c) zidentyfikowanie i opis tych ryzyk, d) oszacowanie istotności danego ryzyka, e) określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka, f) odpowiedź na ryzyko działania zapobiegawcze, g) przypisanie konkretnych zadań związanych z przeciwdziałaniem danemu rodzajowi ryzyka, konkretnym pracownikom, h) monitoring i raportowanie. ROZDZIAŁ 6 PODSTAWOWE ZASADY ORGANIZACJI PRACY URZĘDU 19. 1. Wydziały prowadzą sprawy i przygotowują projekty rozstrzygnięć w ramach kompetencji Rady i Burmistrza. 2. Zakres działania wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy określa rozdział 6 niniejszego Regulaminu. Wybrane zadania z zakresu działania wydziałów i samodzielnych stanowisk mogą prowadzić usługodawcy niezatrudnieni w Urzędzie. 3. Burmistrz ustala zarządzeniem liczbę etatów w poszczególnych wydziałach i samodzielnych stanowiskach pracy. 20. 1. Zadania poszczególnych pracowników Urzędu określone są w imiennych zakresach czynności, z wyjątkiem Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, których zakres działania wynika z przepisów niniejszego Regulaminu. 2. Zakresy czynności dla kierowników wydziałów i samodzielnych stanowisk ustala Burmistrz na wniosek Sekretarza. 3. Zakresy czynności pracowników ustala Burmistrz na wniosek kierowników wydziałów. 4. W celu wykonania w pełni zadań Urzędu Burmistrz w uzgodnieniu z kierownikiem wydziału, mogą polecać pracownikom realizację pilnego zadania nie objętego zakresem czynności. 21. Czas pracy, sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników Urzędu określa zarządzeniem Burmistrz w formie Regulaminu Pracy Urzędu. ROZDZIAŁ 7 ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY 22. Do zadań wspólnych wydziałów należą w szczególności:
1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań rzeczowych i finansowych Urzędu wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady, decyzji i zarządzeń Burmistrza, rozstrzygnięć organów nadzoru, 2) opracowywanie propozycji do projektów rozwoju Miasta, 3) współpraca między wydziałami Urzędu, 4) opracowywanie projektu budżetu miasta i sprawozdań z jego realizacji w zakresie zadań realizowanych przez wydziały, 5) przygotowywanie okresowych ocen, informacji i sprawozdań, 6) sporządzania obwiązującej sprawozdawczości. 23. Do zakresu działania Wydziału Finansowego należy w szczególności: 1) w zakresie planowania budżetowego: a) opracowywanie materiałów planistycznych kierowanych do Wydziałów i jednostek organizacyjnych miasta w celu przygotowania projektu budżetu, ich analiza i weryfikacja, b) opracowywanie projektu budżetu wraz z objaśnieniami we współpracy z Wydziałami oraz jednostkami organizacyjnymi miasta, c) opracowywanie planu finansowego zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, d) informowanie jednostek organizacyjnych miasta o kwotach dochodów i wydatków ujętych w projekcie budżetu miasta, uchwale budżetowej i uchwałach zmieniających budżet, a niezbędnych do opracowania planów finansowych, e) kontrola zgodności z budżetem Miasta planów finansowych miejskich jednostek organizacyjnych, przekazywanie jednostkom środków finansowych, nadzorowanie gospodarki środkami, f) przekazywanie miejskim jednostkom organizacyjnym oraz wydziałom urzędu informacji związanych z wykonywaniem budżetu, g) sporządzanie wieloletniej prognozy finansowej, analiz dotyczących finansowania deficytu budżetowego, h) opracowywanie projektów uchwał rady oraz zarządzeń Burmistrza w sprawie budżetu miasta i jego zmian, i) przygotowywanie materiałów do przetargu na bankową obsługę budżetu Miasta wspólnie z Wydziałem Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i Zamówień Publicznych, j) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości, dotyczących przyjętej polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont. 2) w zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) sporządzanie sprawozdawczości jednostkowej: - z wykonania dochodów gminy, - z wykonania wydatków, - o nadwyżce/deficycie, - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, - o stanie należności według tytułów dłużnych, b) przyjmowanie i uzgadnianie sprawozdań jednostek budżetowych z wykonania dochodów i wydatków, dochodów gromadzonych na wyodrębnionych rachunkach jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, funduszy celowych w okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych, c) sporządzanie zbiorczych sprawozdań budżetowych z wykonania budżetu miasta, d) sporządzanie rocznego bilansu budżetu miasta,
e) sporządzanie zbiorczych i łącznych bilansów jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, bilansu skonsolidowanego, f) sporządzanie; - kwartalnych informacji o wykonaniu budżetu miasta, - informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta za I półrocze roku budżetowego, - sprawozdań rocznych z wykonania budżetu miasta, - informacji, ankiet dotyczących budżetu miasta. 3) w zakresie rachunkowości organu finansowego miasta: a) prowadzenie rachunkowości organu finansowego miasta, b) ewidencja analityczna: - dochodów budżetowych w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i źródeł pochodzenia, - dotacji celowych na zadania administracji rządowej i realizowane na podstawie porozumień, - środków przekazywanych jednostkom budżetowym, - lokat terminowych, - rozrachunków z urzędami skarbowymi z tytułu pobieranych przez nie dochodów, - ewidencja przychodów z pożyczek, kredytów, i obligacji oraz terminowa realizacja spłat, zgodnie z zawartymi umowami, - sporządzanie dyspozycji bankowych środków budżetu dla poszczególnych dysponentów, - terminowe przekazywanie należności Skarbu Państwa, otrzymanych z jednostek organizacyjnych realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, - ewidencja syntetyczna i analityczna środków pieniężnych otrzymanych z funduszy pomocowych, - ewidencja rozliczeń z jednostkami z tytułu zrealizowanych dochodów i wydatków, - ewidencja planowanych dochodów i wydatków budżetu według dysponentów oraz w szczegółowości klasyfikacji budżetowej, - sporządzanie wydruków ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, - rozliczanie we współpracy z Wydziałami otrzymanych dotacji. 4) w zakresie obsługi finansowo-księgowej Urzędu: a) opracowywanie planów dla zadań realizowanych przez jednostkę: - opracowywanie we współpracy z Wydziałami projektu planu finansowego Urzędu, - opracowywanie wniosków dotyczących zmian w planie finansowym Urzędu, b) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych Urzędu: - sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, rocznych z wykonania dochodów i wydatków, - sprawozdań kwartalnych z wykonania zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, - sprawozdań kwartalnych o stanie należności według tytułów dłużnych, - sprawozdań kwartalnych o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych, - o stanie środków na rachunkach bankowych, - o wydatkach strukturalnych, - bilansu Urzędu wraz z załącznikami, - miesięcznych informacji o realizacji planowanych dochodów oraz o zaangażowaniu i realizacji wydatków w szczegółowości zadań i klasyfikacji budżetowej, - innych informacji, analiz dotyczących zadań realizowanych przez Urząd, - informacji o zaległościach w regulowaniu niepodatkowych należności, - informacji o udzielonej pomocy publicznej (należności z tytułu dostaw i usług). 5) w zakresie rachunkowości Urzędu:
a) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, c) prowadzenie ksiąg rachunkowych Urzędu: - ewidencja syntetyczna, - ewidencja analityczna dochodów i wydatków budżetowych realizowanych przez Urząd w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i zadań, - ewidencja analityczna inwestycji miejskich w układzie klasyfikacji budżetowej, zadań oraz źródeł finansowania, - ewidencja analityczna należności z tytułu podatków i opłat w szczegółowości klasyfikacji budżetowej, - ewidencja analityczna należności niepodatkowych (dzierżawa terenu, najem lokali) w szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz ewidencja szczegółowa w księgach pomocniczych według kontrahentów, - ewidencja analityczna rozrachunków z dostawcami, - ewidencja analityczna dochodów i wydatków zadań zleconych, - ewidencja analityczna dotacji przekazanych na realizację zadań gminy, - ewidencja analityczna sum depozytowych i sum na zlecenie. d) obsługa kasowa Urzędu, e) ewidencja księgowa i rozliczanie podatku od towarów i usług, na podstawie rejestru sprzedaży, f) prowadzenie ewidencji pozabilansowej zaangażowania środków budżetowych obciążających plan finansowy Urzędu, g) obsługa finansowo-księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, h) obsługa finansowo-księgowa sum depozytowych, i) opracowywanie dyspozycji przelewu środków, j) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, k) prowadzenie rozliczenia rachunkowo-kasowego inkasentów. 6) w zakresie realizacji dochodów niepodatkowych oraz wydatków określonych planem finansowym jednostki: a) prawidłowe i terminowe ustalanie należności z tytułu dochodów budżetowych, b) pobieranie wpłat i terminowe dokonywanie zwrotów nadpłat, c) prowadzenie rejestru faktur VAT i terminowe wysyłanie do zobowiązanych wezwań do zapłaty lub faktur z tytułu świadczonych usług, d) terminowe wysyłanie do zobowiązanych upomnień oraz podejmowanie w stosunku do nich czynności zmierzających do wykonania zobowiązania w drodze egzekucji, e) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w sprawie umorzenia należności nieściągalnych, bądź podejmowanie działań określonych w przepisach. 7) w zakresie płac i świadczeń pracowniczych: a) sporządzanie list płac oraz obliczanie świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników Urzędu, b) przygotowywanie wypłat należności z tytułu umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących zarządów rad osiedli, świadczeń socjalnych oraz wynagrodzeń biegłych i członków miejskich komisji, c) naliczanie i odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłat wynagrodzeń i innych należności, oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy,
d) sporządzanie deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych dla urzędu skarbowego, e) rozliczanie rocznego podatku dochodowego pracowników Urzędu, f) sporządzanie wniosków do powiatowego urzędu pracy o refundację wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w Urzędzie w ramach prac interwencyjnych oraz zatrudnienia socjalnego, g) obliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno-rentowych i ustalenia kapitału początkowego pracowników Urzędu, h) sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniu na żądanie pracownika, i) terminowe rozliczanie potrąceń od wynagrodzeń, j) sporządzanie we współpracy ze stanowiskiem właściwym w zakresie kadr kwartalnych, i rocznych sprawozdań z zatrudniania i wynagrodzeń. 8) w zakresie ewidencji majątku Urzędu; a) ewidencja księgowa syntetyczna i analityczna środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych oraz długoterminowych aktywów finansowych, b) naliczanie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, c) sporządzanie sprawozdań do GUS środki trwałe 9) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, zgodnie z przepisami prawa, 10) w zakresie wymiaru podatków i opłat lokalnych: a) prowadzenie spraw dotyczących; - podatku od nieruchomości, - podatku rolnego, - podatku leśnego, - podatku od środków transportowych, - opłaty targowej, - opłaty skarbowej, - opłaty eksploatacyjnej b) prowadzenie kontroli podatkowej, c) prowadzenie postępowań w sprawach odroczenia terminów płatności, rozłożenia na raty, umorzenia podatków i opłat, d) sporządzanie informacji o skutkach udzielonych ulg podatkowych oraz o skutkach obniżenia stawek podatkowych, e) sporządzanie sprawozdań o wielkości pomocy publicznej dla przedsiębiorców oraz o zaległościach przedsiębiorców, f) sporządzanie i wydawanie zaświadczeń: - o stanie majątkowym podatników, - o opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne rolników, g) prowadzenie postępowania w sprawie dokumentowania zapłaty opłaty skarbowej oraz jej zwrotu, h) opracowywanie projektów uchwał w sprawach wysokości stawek podatkowych, 11) w zakresie rachunkowości podatkowej i egzekucji podatków i opłat lokalnych: a) prowadzenie ewidencji rozliczeń z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz opłat za wieczyste użytkowanie gruntów na kontach szczegółowych ksiąg pomocniczych, b) prowadzenie w księgach rachunkowych ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów oraz zaliczeń nadpłat z tytułów podatków i opłat, c) sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników i inkasentów,
d) terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, jak upomnienia i tytuły wykonawcze, e) bieżące uzgadnianie obrotów kasowych i bankowych z tytułu dokonywanych wpłat, f) przygotowywanie sprawozdań w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat, g) ustalanie na podstawie ewidencji księgowej, danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości podatkowych, h) wydawanie bloczków opłaty targowej oraz rozliczanie wpływów z tej opłaty, i) prowadzenie spraw poboru opłaty targowej, j) wydawanie zaświadczeń: - o dokonaniu wpłat, - o wysokości zaległości podatkowych. 12) Inne zadania wynikające z przepisów prawa związane z merytorycznym zakresem działania Wydziału. 24. Do zakresu działania Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego należy w szczególności: 1) zapewnienie obsługi administracyjnej Rady poprzez: a) rozpisanie i doręczanie radnym zawiadomień o terminie, miejscu i porządku obrad sesji Rady wraz z projektami uchwał i innych materiałów objętych porządkiem obrad, b) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenie i obrady, c) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej Komisji, d) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych, e) prowadzenie spraw związanych z szkoleniami radnych, f) sporządzanie protokołów z sesji Rady wraz z podjętymi uchwałami, g) sporządzanie i eksport wniosków o ogłoszenie uchwał, h) przekazywanie uchwał do organu nadzoru i kontroli, i) przekazywanie uchwał do merytorycznych wydziałów Urzędu i jednostek organizacyjnych, j) eksport uchwał do opracowania i zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, k) prowadzenie zbioru uchwał Rady oraz udostępnianie go do publicznego wglądu, 2) zapewnienie obsługi administracyjnej komisji Rady poprzez: a) rozpisanie i doręczenie zawiadomień o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji rady wraz z projektami uchwał, wniosków i pozostałych materiałów informacyjnoopisowych, b) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji wraz z podjętymi opiniami i wnioskami, c) przekazywanie Burmistrzowi wniosków i opinii podjętych przez komisje, 3) współpraca z Przewodniczącymi Zarządów Osiedli poprzez rozpisanie i wysyłkę zaproszeń o terminie, miejscu i porządku obrad sesji Rady wraz z projektami uchwał i pozostałych materiałów objętych porządkiem obrad, 4) prowadzenie rejestru skarg i dokumentacji skarg kierowanych do Rady i rozpatrywanych przez Radę, 5) obsługa kancelaryjna spraw i pism wpływających do Przewodniczącego Rady w tym: a) prowadzenie rejestru spraw i pism wpływających do Przewodniczącego Rady, b) prowadzenie całokształtu korespondencji, c) przygotowywanie projektu planu pracy Rady na dany rok kalendarzowy,
d) przygotowywanie druków i prowadzenie ewidencji oświadczeń majątkowych radnych, e) gromadzenie danych i sporządzanie sprawozdań statystycznych, f) sporządzanie zestawień obecności radnych i przewodniczących zarządów osiedli do wypłaty diet, 6) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów: a) Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej, b) do Sejmu Rzeczpospolitej Polskiej i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej, c) do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, d) do Parlamentu Europejskiego, e) ławników do sądów powszechnych, f) rad osiedli, 7) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przeprowadzeniem referendum ogólnokrajowego i lokalnego, 8) w zakresie spraw kadrowych: a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu, b) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem kierowników miejskich jednostek organizacyjnych za wyjątkiem jednostek oświatowych oraz wykonywania przez Burmistrza wobec nich czynności pracodawcy, c) organizowanie szkoleń, doskonalenia zawodowego pracowników i praktyk zawodowych, d) ewidencja delegacji służbowych, e) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy, f) rejestrowanie i rozliczanie udzielonych urlopów wypoczynkowych, g) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy, h) ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracowników, i) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, j) kompletowanie wniosków emerytowo-rentalnych, k) wykonywanie czynności wynikających z obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony zdrowia pracownika (kierowanie pracowników na badania profilaktyczne okresowe, kontrolne, przenoszenie do innej pracy zgodnej z zaleceniem lekarza), l) sporządzanie umów o używanie prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych, m) prowadzenie spraw związanych z wyróżnianiem, nagradzaniem pracowników oraz udzielania upomnień i kar regulaminowych, n) prowadzenie związanych z określaniem przez Burmistrza dodatkowych dni wolnych od pracy, o) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy, p) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska pracy, q) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Łańcucie w zakresie organizowania: - robót publicznych, - prac interwencyjnych, - zatrudniania w ramach umów absolwenckich, - stażów dla absolwentów, - wspierania i inicjowania innych form aktywizacji zawodowej osób poszukujących pracy, r) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników,
9) prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem, przechowywaniem, udostępnianiem oświadczeń majątkowych składanych przez osoby zobowiązane, 10) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: a) okresowa analiza stanu bhp, b) stwierdzanie zagrożeń zawodowych, c) przeprowadzanie kontroli warunków pracy, d) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp, e) przygotowywanie projektów wewnętrznych, instrukcji dotyczących bhp, f) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, g) organizowanie i zapewnianie szkoleń oraz doradztwa w zakresie bhp, h) udział w postępowaniach powypadkowych, i) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy 11) organizowanie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie, 12) organizowanie załatwiania skarg i wniosków obywateli, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, nadzorowanie prawidłowości i terminowości przygotowania przez właściwe rzeczowo wydziały wyjaśnień i materiałów niezbędnych do ich rozpatrzenia albo projektów rozstrzygnięć, 13) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami funduszu socjalnego, 14) w zakresie obsługi informatycznej i telekomunikacyjnej Urzędu: a) organizacja i zapewnienie ciągłości pracy sieci komputerowej oraz urządzeń sieciowych, b) dysponowanie zasobami sieci komputerowej i administracja sieci, c) zabezpieczanie danych przez prowadzenie stałej archiwizacji danych, d) konfiguracja systemu zgodnie z aktualnymi potrzebami, e) integracja sprzętu z oprogramowaniem sieciowym i aplikacjami użytkowymi, f) nadzorowanie prawidłowości działania, stanu technicznego, eksploatacji oraz należytej konserwacji urządzeń komputerowych i oprogramowania, g) określanie potrzeb w zakresie komputeryzacji prowadzenie zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania dla potrzeb Urzędu, h) bieżąca współpraca z wydziałami oraz samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie, w celu wprowadzenia oraz eksploatacji systemów komputerowych wspomagających zarządzanie i pracę Urzędu, i) koordynacja prac wdrożeniowych i instalacyjnych przez firmy obce, j) szkolenie pracowników w zakresie obsługi programów komputerowych, k) planowanie i realizacja inwestycji z zakresu infrastruktury telekomunikacyjnej dla potrzeb Urzędu, l) prowadzenie spraw z zakresu obsługi, konserwacji, bieżącego utrzymania instalacji infrastruktury telekomunikacyjnej, 15) w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych i organizacyjnych: a) administrowanie budynkami o lokalami biurowymi Urzędu, b) planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki trwałe, materiały biurowe oraz środki czystości, c) utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycznego wyglądu budynków Urzędu i ich otoczenia, d) dbałość o właściwy stan techniczny budynków Urzędu, pomieszczeń, urządzeń oraz wyposażenia Urzędu, e) techniczna obsługa tablic informacyjnych Urzędu, f) obsługa transportowa Urzędu,
g) prowadzenie spraw z zakresu fizycznej ochrony mienia Urzędu, zabezpieczenia przed pożarem, kradzieżą, innego rodzaju zniszczeniem oraz kontrola odnośnie przestrzegania przepisów w tym zakresie, h) prowadzenie ewidencji mienia Urzędu, i) prowadzenie archiwum Urzędu oraz dbałość o terminowej i właściwe przekazywanie akt do archiwum, j) zamawianie i prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic, k) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, l) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem dzienników promulgacyjnych i prasy oraz innych wydawnictw, m) obsługa techniczna uroczystości i spotkań, n) prowadzenie powielarni, magazynu gospodarczego i biura rzeczy znalezionych, o) prowadzenie spraw w zakresie przyjmowania przesyłek wpływających do Urzędu i wysyłanych z Urzędu zgodnie z obwiązującymi przepisami, p) prowadzenie ewidencji korespondencji i jej rozdział, q) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz wdrażania optymalnych metod organizacji i zarządzania, r) prowadzenie spraw dotyczących wydawania aktów wewnętrznych, s) ewidencjonowanie zarządzeń Burmistrza oraz przekazywanie ich do wykonania wydziałom, stanowiskom pracy i jednostkom organizacyjnym, t) przygotowywanie upoważnień do załatwiania w imieniu Burmistrza spraw oraz prowadzenie ewidencji tych upoważnień, u) prowadzenie ewidencji umów zlecenia i umów o dzieło w których Urząd jest stroną, v) wdrażanie, nadzór i kontrola nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, 16) prowadzenie Sekretariatu Burmistrza, a w tym a) zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza oraz Sekretarzowi, b) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów, 17) prowadzenie spraw w zakresie aktywizacji zawodowej skazanych w zakresie przewidzianym przepisami prawa, 18) prowadzenie spraw dotyczących funkcjonowania i organizacji rad osiedli, 19) prowadzenie, zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, strony Biuletynu Informacji Publicznej, współpraca w tym zakresie z właściwymi merytorycznie Wydziałami, 20) inne zadania wynikające z przepisów prawa związane z merytorycznym zakresem działania Wydziału. 25. Do zakresu działania Wydziału Edukacji, Kultury, Sportu i Zdrowia należy w szczególności: 1) w zakresie edukacji i oświaty: a) prowadzenie spraw związanych z zadaniami Miasta jako organu prowadzącego miejskie przedszkola i szkoły, a w szczególności: - zakładania, przekształcania i likwidowania miejskich jednostek oświatowych, - utrzymania tych jednostek, - kształtowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów, - zatwierdzania arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
- zapewnienia dzieciom przygotowania przedszkolnego, - zapewnienia bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły, - nadzorowania obsługi ekonomiczno-finansowej miejskich jednostek oświatowych i nadzoru nad nimi w tym zakresie, - powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie miejskiej i odwoływania z tych stanowisk oraz wykonywania przez Burmistrza czynności pracodawcy wobec kierowników jednostek oświatowych, - oceniania dyrektorów miejskich jednostek oświatowych, - zatrudniania dyrektorów tych jednostek jako pracowników, b) realizowanie zadań związanych z postępowaniami egzaminacyjnymi dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego, c) w zakresie projektów i programów społeczno-edukacyjnych: - przygotowywanie wniosków edukacyjnych aplikujących o środki rządowe oraz pochodzące z innych źródeł, prowadzenie, monitorowanie i rozliczanie pozytywnie rozpatrzonych wniosków, - współpraca z jednostkami oświatowymi w zakresie pozyskiwania i obsługi środków rządowych i pochodzących z innych źródeł, d) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dofinansowania pracodawcom kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników, e) prowadzenie spraw związanych z zakładaniem szkół i placówek niepublicznych, w tym prowadzenie rejestrów i ewidencji, oraz nadawania i cofania uprawnień szkoły publicznej, f) prowadzenie spraw dotyczących udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych przedszkoli, szkół i placówek oświatowych, w tym: - wyliczanie stawek udzielanych dotacji, - weryfikacja sprawozdań będących podstawą do przekazywania dotacji, - nadzór i koordynacja w zakresie zawieranych umów( porozumień) z gminami dotyczących ponoszenia kosztów za pobyt dzieci w przedszkolu, g) współpraca z organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania oświaty, h) koordynacja i nadzór nad sprawozdawczością szkół i przedszkoli oraz sporządzanie zbiorczych sprawozdań z terenu miasta, i) współpraca ze Skarbnikiem i innymi wydziałami dla określenia kosztów realizacji zadań oświatowych, opracowywania projektu budżetu i sprawozdań z wykonania budżetu, j) przekazywanie informacji i materiałów otrzymywanych od organu nadzoru pedagogicznego i innych instytucji do jednostek oświatowych, 2) w zakresie kultury i sportu; a) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć organów Miasta w zakresie tworzenia warunków prawno-organizacyjnych i ekonomicznych dla rozwoju kultury i sportu, b) współpraca ze związkami i stowarzyszeniami twórców oraz organizacjami społecznymi w zakresie upowszechniania kultury, c) współpraca ze społecznym ruchem kulturalnym oraz amatorskim ruchem artystycznym, d) współpraca i nadzór nad instytucjami kultury i koordynowanie działań dotyczących zaspokajania potrzeb kulturalnych mieszkańców Miasta, a w szczególności z Miejską Biblioteką Publiczną, Miejskim Domem Kultury i Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji, e) bieżące monitorowanie możliwości aplikowania o środki unijne, współpraca z właściwym merytorycznie wydziałem przy opracowywaniu projektów,
f) współpraca ze Skarbnikiem i innymi wydziałami dla określenia kosztów realizacji zadań w zakresie kultury i sportu, opracowania projektu budżetu i sprawozdań z wykonania budżetu, g) prowadzenie rejestru miejskich instytucji kultury i ewidencji przypisanych prawem, h) współpraca z organizacjami pozarządowymi działającymi w mieście, w szczególności opracowywanie projektów uchwał rady dotyczących udzielania dotacji dla organizacji pozarządowych realizujących zadania w zakresie kultury, sportu i turystyki, i) prowadzenie spraw podlegających zleceniu organizacjom pozarządowym z dziedziny kultury, sportu i turystyki oraz dokonywanie ich oceny i rozliczenia merytorycznego, j) współpraca i współdziałanie z klubami sportowymi działającymi na terenie miasta, k) podejmowanie inicjatyw mających na celu rozwój krajoznawstwa i turystyki, l) prowadzenie ewidencji obiektów nie będących obiektami hotelarskimi, w których świadczone są usługi noclegowe oraz kontroli tych obiektów, m) prowadzenie spraw związanych z zaszeregowaniem pół biwakowych oraz ich ewidencji, n) koordynowanie i nadzór nad organizacją uroczystości związanych ze świętami narodowymi, rocznicami, dniami Miasta, o) koordynowanie spraw związanych z kontaktami Miasta z miastami partnerskimi, p) prowadzenie i koordynowanie spraw oficjalnego serwisu internetowego miasta Łańcuta, q) nadzór nad koordynacją spraw związanych z redagowaniem i wydawaniem biuletynu miejskiego, r) współpraca ze środkami masowego przekazu, 3) w zakresie ochrony zdrowia: a) prowadzenie spraw związanych z promocja zdrowia oraz zapobiegania patologiom społecznym, realizacja zadań w zakresie przeciwdziałania narkomanii, b) prowadzenie spraw związanych z działalnością Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w tym : - powoływania komisji, - protokołowania posiedzeń, zapewnienia realizacji wniosków, - prowadzenie dokumentacji prac komisji, - przygotowywanie posiedzeń komisji w składzie do rozmów interwencyjnych i motywowania do leczenia odwykowego, - przygotowywanie wniosków (kompletowanie dokumentacji osób, które nadużywają alkoholu) i przesyłanie do Sądu w celu zastosowania obowiązku poddania się leczeniu odwykowemu, - przygotowywanie kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych na terenie miasta, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie, c) opracowywanie projektów rocznych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, koordynowanie zadań przyjętych w tych programach, d) współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami wspomagającymi realizację zadań własnych miasta dotyczących spraw społecznych, e) współpraca z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie działań dotyczących zaspokojenia potrzeb mieszkańców miasta w zakresie opieki społecznej, f) działanie wspólnie z innymi podmiotami i instytucjami na rzecz pomocy osobom niepełnosprawnym, g) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych, 4) w zakresie sprawa związanych z wykonywaniem zadań wynikających z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:
a) prowadzenie spraw dotyczących wydawania zezwoleń, b) przyjmowanie oświadczeń o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punktach sprzedaży na terenie miasta, c) naliczania opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, d) przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, e) prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, f) naliczanie opłat za zezwolenia, g) prowadzenie spraw w przedmiocie wygaśnięcia i cofnięcia udzielonych zezwoleń, h) prowadzenie sprawozdań i ankiet z zakresu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i opłat za korzystanie z tych zezwoleń, 5) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem dni i godzin otwierania placówek handlu detalicznego, zakładów gastronomicznych i zakładów usługowych dla ludności, 6) w zakresie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej: a) przyjmowanie i potwierdzanie przyjęcia wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), b) przekształcanie wniosków pisemnych o wpis do CEIDG na formę dokumentu elektronicznego i przesyłanie do CEIDG, c) wzywanie do skorygowania lub uzupełnienia wniosków o wpis do CEIDG, d) archiwizacja wniosków o wpis do CEIDG, e) wydawanie zaświadczeń w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, 7) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na przeprowadzanie imprez masowych, 8) prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami i zbiórkami publicznymi, 9) inne zadania wynikające z przepisów prawa związane z merytorycznym zakresem działania Wydziału. 26. Do zakresu działania Wydziału Architektury należy w szczególności: 1) w zakresie polityki przestrzennej miasta i przepisów o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym: a) organizowanie i dokumentowanie informacji o stanie miasta w sferze gospodarki przestrzennej, b) analiza stanu i potrzeb w zakresie poszczególnych elementów systemu funkcjonalnoprzestrzennego miasta, c) obsługa techniczna komisji urbanistyczno-architektonicznej, d) prowadzenie spraw związanych ze sporządzeniem i zmianą studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta, e) przygotowywanie projektów uchwał Rady o przystąpieniu do sporządzenia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego z określeniem granic obszaru objętego planem, przedmiotu i zakresu jego ustaleń, f) prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i ich zmian, g) wydawanie wypisów, wyrysów i zaświadczeń z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, h) prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, gromadzenie materiałów związanych z tymi planami, i) prowadzenie postępowań i przygotowywanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego, j) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym, k) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o ustaleniu warunków zabudowy,
l) stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadkach określonych ustawą, m) opracowywanie projektów wieloletnich programów sporządzania planów miejscowych, n) opiniowanie projektów planów zagospodarowania przestrzennego gmin sąsiednich, o) sporządzanie projektów uchwał Rady w sprawie aktualności studium i planów miejscowych. 2) w zakresie ochrony dóbr kultury: a) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektu i realizacją miejskiego programu opieki nad zabytkami, b) prowadzenie miejskiej ewidencji zabytków, c) przekazywanie Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków zawiadomień o odkryciu przedmiotu, co do którego istnieje przypuszczenie, iż jest on zabytkiem, d) współdziałanie przy wykonywaniu zadań z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków. 3) Inne zadania wynikające z przepisów prawa związane z merytorycznym zakresem działania Wydziału. 27. Do zakresu działania Wydziału Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Nieruchomości i Zamówień Publicznych należy w szczególności: 1) w zakresie inwestycji: a) planowanie, w uzgodnieniu z właściwymi wydziałami merytorycznymi i miejskimi jednostkami organizacyjnymi, zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację, obejmujących m.in. budowę, modernizację obiektów i urządzeń komunalnych oraz zakupy inwestycyjne, b) opracowywanie w uzgodnieniu z właściwymi wydziałami i jednostkami organizacyjnymi wieloletnich programów inwestycyjnych, c) udział w przetargach na prace projektowe i realizacje zadań inwestycyjnych, d) przygotowywanie założeń do projektów inwestycyjnych, projektów umów, uzyskanie uzgodnień, opinii, nabycia praw do dysponowania nieruchomością na cele realizacji inwestycji i zatwierdzenia projektu do dalszej realizacji, e) działania przygotowawcze do rozpoczęcia realizacji inwestycji; zawarcia umowy, przekazania placu budowy, powołania kierownika budowy, zapewnienia nadzoru inwestorskiego, f) w fazie realizacji kontrola przebiegu robót, odbiory częściowe robót, odbiór końcowy, kompletowanie dokumentacji odbiorczej i dokumentów i pozwoleń koniecznych dla użytkowania, g) rozliczenie ostateczne (finansowe i rzeczowe) zadania inwestycyjnego, h) prowadzenie spraw związanych z odszkodowaniami dotyczącymi prowadzonych inwestycji i przygotowywanie dokumentacji w sprawach wykupów terenów pod ich realizację, i) sporządzanie informacji i sprawozdań z wykonania inwestycji oraz wykorzystania środków na ich realizację j) koordynacja działań z inwestorami zastępczymi, powoływanymi inspektorami nadzoru inwestorskiego, udziały w naradach, k) przyjmowanie i kontrola wpływających faktur za roboty budowlane, usługi i dostawy, sprawdzanie ich zgodności z warunkami płatności, postanowieniami umowy, zakresem rzeczowym faktycznie wykonanych robót, kosztorysem ofertowym oraz prawidłowością naliczania podatku VAT, l) dochodzenie od uczestników procesu inwestycyjnego należnych odszkodowań i kar umownych,