Wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektów przez beneficjentów Działania 13.1 Programu Infrastruktura i Środowisko Warszawa, 19 października 2010 r.
O czym dzisiaj? Przypomnimypodstawowe regulacje w zakresie informacji i promocji ważne dla beneficjentów Działania 13.1 Programu Infrastruktura i Środowisko Omówimypodstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych ze szczególnym uwzględnieniem tych, które w praktyce sprawiają problemy Przeanalizujemymateriały informacyjne i promocyjne beneficjentów Działania 13.1 Programu Infrastruktura i Środowisko
Podstawowe regulacje prawne Rozporządzenie ogólne - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. EU L Nr 210, str. 25, z późn.zm.) określa obowiązek prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych państwa członkowskiego oraz instytucji zarządzających programami operacyjnymi. Rozporządzenie wykonawcze - (w stosunku do ogólnego) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. określa m.in. obowiązki w zakresie informacji i promocji. Rozporządzenie 846/2009 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 846/2009 z dnia 1.09.2009 r. zmieniające Rozporządzenie (WE) nr 1828/2006 zawiera zmiany dotyczące m.in. zastosowania innego środka promocji niż tablice pamiątkowe.
Rozporządzenie ogólne (Rozporządzenie Rady (WE) nr 1883/2006, art. 60 i 69) Określa podstawowe założenia prowadzenia Określa podstawowe założenia prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dla wnioskodawców Funduszy Europejskich oraz Instytucji Zarządzającej
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1883/2006, art. 60 Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, a w szczególności: a) b).. c).. d).. e). f). g). h). i) j) zapewnienie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69; k)
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1883/2006, art. 69
Rozporządzenie wykonawcze Komisji Europejskiej (Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006, (Rozdz. II, sekcja 1,Art. 8 i 9) dotyczące: informowania opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy unijnych; umieszczania w trakcie realizacji i po jej zakończeniu tablic informacyjnych i pamiątkowych oznaczania dokumentacji oraz Rozporządzenie Komisji (WE) nr 846/2009 z dnia 1.09.2009 r. zmieniające Rozporządzenie (WE) nr 1828/2006 Doświadczenia z wdrażania wykazały konieczność uproszczenia i wyjaśnienia niektórych przepisów. W przepisach rozporządzenia 1828/2006 znaleziono wiele niespójności, które postanowiono usunąć. Wprowadzono większą elastyczność w stosowaniu wymogów dotyczących działań informacyjnych i promocyjnych (co ma zastosowanie także do działań realizowanych przed wejściem w życie rozporządzenia)
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006, (Rozdz. II, sekcja 1, Art. 8) 1. Beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie narzędzi i kanałów określonych w ust. 2, 3 i 4. 2. Beneficjent umieszcza na stałe widoczną i dużych rozmiarów tablicę pamiątkowa nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu operacji spełniającej następujące warunki: a) Całkowity wkład publiczny do operacji przekracza 500 000 EUR; b) Operacja dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych Było: Na tablicy podaje się rodzaj i tytuł operacji oraz informacje, o których mowa w art. 9. Informacje te zajmują, co najmniej 25% tablicy. Rozporządzenie 846/2009 wprowadziło zmianę na: Informacje określone w art. 9 zajmują co najmniej 25% powierzchni tablicy. Dodano też akapit: Tam gdzie umieszczenie na stałe tablicy pamiątkowej na środku trwałym, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) nie jest możliwe, należy podjąć inne odpowiednie środki, aby upublicznić wkład Wspólnoty.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006, (Rozdz. II, sekcja 1, Art. 8) 3. Beneficjent, w trakcie realizacji operacji umieszcza tablicę informacyjną, w każdym miejscu realizacji operacji spełniającej następujące warunki: a) Całkowity wkład publiczny do operacji przekracza 500 000 EUR; b) Operacja dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych Informacje, o których mowa w art. 9 zajmują, co najmniej 25% powierzchni tablicy. Po zakończeniu realizacji operacji tablicę zastępuje się tablicą pamiątkową, októrejmowawust.2.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006, (Rozdz. II, sekcja 1, Art. 8) 4. Jeżeli operacja jest finansowana w ramach programu operacyjnego współfinansowanego w ramach EFS, a także w stosownych przypadkach, jeśli operacja otrzymuje współfinansowanie w ramach EFRR lub Funduszu Spójności, beneficjent jest odpowiedzialny za poinformowanie o tym finansowaniu wszystkich uczestników operacji. Beneficjent informuje w sposób wyraźny o fakcie, że realizowana operacja została wybrana w ramach programu operacyjnego współfinansowanego z EFS, EFRR lub Funduszu Spójności. Jakikolwiek dokument odnoszący się do operacji, w tym zaświadczenie o udziale lub innego rodzaju zawiera informacje o współfinansowaniu programu operacyjnego z EFS, lub w stosownych przypadkach z EFRR lub Funduszu Spójności.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006, (Rozdz. II, sekcja 1, Art. 9) Wszystkie działania informacyjne i promocyjne podejmowane przez instytucje zarządzające lub beneficjentów skierowane do beneficjentów, potencjalnych beneficjentów i opinii publicznej zawierają co najmniej: a) emblemat Unii Europejskiej spełniający normy graficzne określone w załączniku I oraz odniesienie słowne do Unii Europejskiej b) odniesienie do właściwego funduszu i. dla EFRR: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego ii. dla Funduszu Spójności Fundusz Spójności iii. dla EFS: Europejski Fundusz Społeczny c) hasło określone przez instytucję zarządzająca, podkreślające wartość dodaną pomocy Wspólnoty, najlepiej wraz z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość Przepisy zawarte w lit. b) i c) nie mają zastosowania do małych materiałów promocyjnych.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006, Załącznik I Wytyczne dotyczące emblematu Unii Europejskiej i określenie standardowej kolorystyki Opis(symboliczny, heraldyczny, geometryczny) Przepisowe kolory Reprodukcja jednobarwna Reprodukcja na kolorowym tle
Podstawowe obowiązki beneficjentów W szczególności dotyczą: informowania społeczeństwa o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko, zgodnie z wymogami rozporządzenia Komisji nr 1828/2006 oraz wytycznymi i zaleceniami Instytucji Zarządzającej od momentu podpisania umowy, w czasie kiedy jest związany jej zapisami. wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych w zakresie określonym we wniosku o dofinansowanie projektu działania informacyjne i promocyjne stanowią jedno z zadań realizowanych w ramach projektu, ich zakres powinien być planowany racjonalnie i efektywnie, mając na uwadze zakładane cele. zamieszczenia na dokumentach i materiałach przygotowywanych w związku z realizacją projektu właściwych informacji o uzyskaniu wsparcia, oznaczania miejsca realizacji projektu, urządzeń, pomieszczeń itp.
UWAGA! Obowiązek informowania o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dotyczy wszystkich projektów realizowanych w ramach Programu bez względu na tryb ich wyboru, czyli: projektów indywidualnych projektów konkursowych
W praktyce należy także stosować także, m.in. Zalecenia instytucji nadrzędnych(np. Instytucji Zarządzającej) Przepisy wynikające z zapisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieńpublicznych(dz.u.z2004r.nr19,poz.177zpóźn.zm.) Przepisy wynikające z zapisów Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 1994 r., Nr 24, poz. 83 z późn.zm.) oraz mieć na uwadze zapisy innych aktów pranych, m.in.: Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r.. Nr 112,poz.1198), Ustawa zdnia 26 stycznia1984 r. Prawoprasowe (Dz.U.z 1984r.Nr5,poz.24,zpóźn.zm.)iinne.
KONTROLE ORAZ SKUTKI UCHYBIEŃ I NIEPRAWIDŁOWOŚCI
! W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień w zakresie obowiązków beneficjenta dotyczących informacji i promocji może dojść nawet do konieczności zwrotu części lub całości otrzymanego dofinansowania, a w przypadku gdy beneficjent nie promuje projektu wcale nawet do rozwiązania umowy!
Kiedy powstaje obowiązek prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych? Od kiedy oznaczać? Niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie Czy można oznaczać np. dokumenty przed podpisaniem umowy? NIE!Nie można tego robić, gdyż do momentu podpisania umowy nie ma pewności, że projekt będzie realizowany, a celem komunikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności jest promocja właściwego Funduszu (np. Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) Co z dokumentami, które dotyczą projektu, a powstały przed podpisaniem umowy o dofinansowanie? Po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu należy uzupełnić oznaczenie dokumentów. Można tego dokonać poprzez naklejenie naklejki z właściwymi znakami na stronie tytułowej, grzbiecie segregatora zawierającego dokumentację.
Co podlega kontroli? 1. Oryginały dowodów księgowych, dokumentujące rzeczywiście poniesione wydatki. 2. Umowy 3. Protokoły odbioru 4. Dokumentacja związana z ewidencją środków trwałych 5. Oznakowanie sprzętu i wyposażenia zakupionego na potrzeby realizacji projektu 6. Dokumentacja dotycząca działań informacyjnych i promocyjnych 7. Dokumentacja przetargowa 8. Egzemplarze dowodowe 9. I wiele innych
Prawidłowo oznaczony projekt NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ I CO SPRAWIA PROBLEMY
Wszystkiemateriały informacyjne i promocyjne, tworzone w celu komunikowania wsparcia udzielonego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko muszązawierać określony zestaw znaków graficznych.
Rodzaje działań informacyjnych i promocyjnych 1. Beneficjenci informują opinię publiczną o otrzymanej pomocy z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko. 2. DUŻE PROJEKTY do publicznej wiadomości powinny być podawane istotne wydarzenia związane z realizacją projektu jak np. podpisanie kontraktu, położenie kamienia węgielnego pod budowę, oddanie do użytku części inwestycji, zakończenie projektu itp. 3. Wybór narzędzi należy do beneficjenta (poza działaniami obowiązkowymi). Zastosowanie konkretnego narzędzia powinno uwzględniać wartość, rodzaj i charakter inwestycji. 4. Wszystkie działania muszą być odpowiednio oznakowane.
Po pierwsze prawidłowe znaki LOGO PROGRAMU - FORMA PODSTAWOWA Należy ją stosować we wszystkich oznaczeniach (o ile warunki techniczne i materiały na to pozwalają). W zależności od wariantu oznaczania stosujemy wersję kolorową lub monochromatyczną(achromatyczną) (!) Stosując kolorową lub achromatyczną wersję logo wszystkie inne znaki stosujemy w tym samym wariancie.
LOGO PROGRAMU FORMA PODSTAWOWA Wariant kolorowy Wariant achromatyczny
LOGO PROGRAMU FORMY UZUPEŁNIAJĄCE Wariant kolorowy Wariant achromatyczny
LOGO PROGRAMU INNE WARIANTY STOSOWANIA (przykłady)
LOGO PROGRAMU WERSJE ANGLOJĘZYCZNE Wariant kolorowy Wariant achromatyczny
ZNAK UNII EUROPEJSKIEJ Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe zalecane jest stosowanie flagi Unii Europejskiej wraz ze słownym odwołaniem do Unii Europejskiej i właściwego (!)Funduszu(czyli: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Ważne jest aby zwracać uwagę na poprawność (aktualność) flagi na tle niebieskiego nieba umieszczonych jest 12 złotych, pięcioramiennych gwiazd, tworzących krąg reprezentujący unię narodów Europy. Liczba gwiazd jest stała! Kolorystyka dla znaku jest ściśle określona, nie można jej modyfikować!
ZNAK UNII EUROPEJSKIEJ WARIANT KOLOROWY Wersja podstawowa Wersja uproszczona
ZNAK UNII EUROPEJSKIEJ WARIANT MONOCHROMATYCZNY Wersja podstawowa Wersja uproszczona
ZNAK UNII EUROPEJSKIEJ NA WIELOKOLOROWYM TLE Reprodukcji znaku najlepiej dokonywać na białym tle. Zaleca się unikania umieszczania znaku Unii Europejskiej na tle wielokolorowym, szczególnie, gdy nie komponuje się ono z kolorem niebieskim. Jeśli nie można tego uniknąć należy umieścić wokół prostokąta (tła flagi) białą obwódkę o szerokości równej 1/25 jego wysokości.
BŁĘDY W STOSOWANIU WŁAŚCIWEGO OZNAKOWANIA -PRZYKŁADY
Zasady umieszczania znaków NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ I CO SPRAWIA PROBLEMY
Zasady umieszczania znaków Proporcje wszystkie znaki powinny mieć zbliżoną wielkość W zestawieniach z innymi znakami logo Programu ZAWSZE znajduje się z lewej strony, a znak Unii Europejskiej z prawej. W przestrzeni między nimi można umieścić inne znaki (np. logo beneficjenta). Tworzą one tzw. ciąg znaków. W przestrzeni pomiędzy znakami nie można umieszczać innych znaków (instytucji, podwykonawców, itp.) Rozmieszczenie znaków czerwone linie wyznaczają obszary poza które pozostałe znaki nie powinny wykraczać.
Zasady umieszczania znaków układ pionowy (przykład*) *uwaga na właściwy Fundusz!
Informacja o współfinansowaniu projektu Informujemy przede wszystkim o tym, że projekt jest współfinansowany z konkretnego Funduszu( czyli: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Informacja ta musi być widoczna, czytelna i umieszczona na tzw. produkcie projektu maszynie, urządzeniu, broszurze itp. Informacja o współfinansowaniu przez Fundusz - logo Programu oraz flaga Unii Europejskiej wraz z odniesieniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Graficznie logo Programu + flaga Unii z podpisem Unia Europejska + właściwy Fundusz (czyli: Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) Pod znakami graficznymi może znaleźć się zapis o współfinansowaniu przez właściwy Fundusz. Generalnie nie jest to wymóg obligatoryjny, ale opcjonalny poza przypadkami tablic informacyjnych i pamiątkowych. W każdym przypadku informacja musi być czytelna dla szerokiego grona odbiorców nie można zatem stosować skrótów np. UE, EFRR. Zaleca się stosowanie pełnych nazw: Unia Europejska, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
Informacja o współfinansowaniu projektu WAŻNE! Logo Programu, (logo beneficjenta) i flaga Unii Europejskiej tworzą tzw. ciąg znaków, w obszarze którego zabronione jest umieszczanie innych informacji, np. słownej informacji o współfinansowaniu, hasła promocyjnego, nazwy beneficjenta itp. To samo zastrzeżenie dotyczy słownej informacji o współfinansowaniu (dofinansowaniu). Treść informacji o współfinansowaniu (dofinansowaniu) może ulegać modyfikacjom, np. Projekt współfinansowany/dofinansowany.. Zakup współfinansowany/dofinansowany., Spotkanie współfinansowane/dofinansowane..
Przykład ciągu znaków z informacją o współfinansowaniu
Błędy związane z wielkością znaków - przykłady
Błędy związane z wielkością i ciągiem znaków - przykłady
Błędy związane z wielkością znaków i stosowanymi znakami - przykłady
Błędy związane z wielkością i układem znaków - przykłady
Błędy związane z wielkością znaków i ciągiem znaków i informacją o współfinansowaniu - przykłady
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko czy. Program Infrastruktura i Środowisko?
UWAGA! Zgodnie z pkt.8.1.1 Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 2013 na potrzeby komunikacji społecznej zrezygnowano z używania zwrotu program operacyjny zastępując go jedynie nazwą danego Programu np. Program Infrastruktura i Środowisko. W praktyce jednak bywa inaczej Kiedy zatem warto używać pełnej nazwy, a kiedy zalecanej skróconej???? JAKIE SĄ PAŃSTWA PROPOZYCJE?
Po drugie kolorystyka Kolory określone dla Programu Infrastruktura i Środowisko
Po trzecie liternictwo Czcionka zalecana jest czcionka Arial CE Bold (tytuły) ora Arial CE Normal (pozostałe treści hasła, tekst). Nie jest to jednak czcionka obowiązkowo wymagana, a zalecana! Czcionka jest wymagana do używania na tablicach informacyjnych i pamiątkowych
Po czwarte hasło promocyjne Hasło ogłaszane przez Instytucję Zarządzającą -w brzmieniu: dla rozwoju infrastruktury i środowiska. Gdzie umieszczamy hasło? W dowolnym miejscu produktu projektu (z wyłączeniem tablic - gdzie umieszczane jest w miejscu ustalonym), jednak ZAWSZE poza ciągiem znaków
Warianty oznaczania materiałów
Warianty oznaczania materiałów Możemy stosować dwa warianty oznaczania materiałów informacyjnych i promocyjnych: Wariant podstawowy produkty i materiały o dużych gabarytach Wariant minimalny produkty o małych gabarytach, których zakup lub wykonanie jest współfinansowane ze środków właściwego Funduszu (np. Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego), ale ich wielkość lub warunki techniczne uniemożliwiają zastosowanie wariantu podstawowego (!) Zaleca się stosowanie wariantu podstawowego w każdym przypadku, gdy warunki techniczne na to pozwalają.
OBOWIĄZKOWO: Wariant podstawowy co zawiera? Logo Programu Flaga Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Hasło promocyjne (w przypadku tablic informacyjnych i pamiątkowych, bilbordów i plakatów; w pozostałych przypadkach zamieszczenie hasła jest opcjonalne) Słowna informacja o współfinansowaniu (w przypadku tablic informacyjnych i pamiątkowych, bilbordów i plakatów; w pozostałych przypadkach zamieszczenie hasła jest opcjonalne) DODATKOWO MOŻNA ZAMIEŚCIĆ: Hasło promocyjne Logo beneficjenta Słowną informację o współfinansowaniu
Wariant podstawowy kiedy stosujemy? GENERALNIE DLA DUŻYCH MATERIAŁÓW : Jako duże materiały traktowane są w szczególności: Materiały o dużych gabarytach: Tablice informacyjne i pamiątkowe Bilbordy, plakaty Banery, ścianki konferencyjne Namioty, stoiska wystawiennicze Materiały drukowane Publikacje, broszury, ulotki Ogłoszenia prasowe, reklamy, ogłoszenia i reklamy internetowe Notatniki, dyplomy, zaświadczenia, certyfikaty Strony internetowe, ogłoszenia internetowe, bazy danych Filmy Prezentacje multimedialne i Power Point
Wariant podstawowy przykłady oznaczenia
Wariant podstawowy przykłady oznaczenia
Wariant podstawowy zalecania szczególne Hasło umieszczamy w dowolnym miejscu, zawsze jednak poza ciągiem znaków (z wyjątkiem tablic informacyjnych i pamiątkowych, gdzie powinno być umieszczone w miejscu wskazanym) Informacja o współfinansowaniu jak wyżej Materiały multimedialne dopuszczalne jest tworzenie i stosowanie animowanych wersji elementów wizualizacji.
Wariant minimalny co zawiera? OBOWIĄZKOWO: Logo Programu Flaga Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej Słowna informacja o współfinansowaniu (w przypadku tabliczek informacyjnych i naklejek na sprzęt i wyposażenie; w pozostałych przypadkach zamieszczenie informacji jest opcjonalne) DODATKOWO MOŻNA ZAMIEŚCIĆ: Logo beneficjenta Słowna informacja o współfinansowaniu
Wariant minimalny kiedy stosujemy? GENERALNIE DLA MAŁYCH MATERIAŁÓW. DECYDUJĄ JEDNAK TAKŻE WARUNKI TECHNICZNE I MATERIAŁOWE. Jako małe materiały traktowane są w szczególności: Materiały o małych gabarytach: Długopisy, kubki itp.. Nadruki na CD/DVD Tabliczki informacyjne Materiały drukowane Papier firmowy Wizytówki Karty grzecznościowe Kopert Naklejki na sprzęt, wyposażenie
Wariant minimalny przykłady oznaczenia
Działania obowiązkowe
1. Tablice informacyjne W JAKIM PRZYPADKU? Projekt dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych Całkowity wkład publiczny (środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego + wkład krajowy) przeznaczony na realizacje projektu przekracza 500 tys. EUR Rekomendowane jest umieszczanie tablic informacyjnych także w przypadkach gdy całkowity wkład publiczny jest niższy niż 500 tys. EUR OD KIEDY? Niezwłocznie po rzeczowym rozpoczęciu realizacji projektu. Jeśli termin rzeczowego rozpoczęcia realizacji projektu przypada przed podpisaniem umowy niezwłocznie do podpisaniu umowy. GDZIEiILE? W widocznym punkcie, w miejscu realizacji projektu Minimum 1 tablica. JAKIE BYĆ POWINNY? Zalecanewymiary3m(szerokość)x2m(wysokość) Dopuszczalne jest umieszczenie mniejszych tablic z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Należy jednak zgłosić taką konieczność na piśmie.
Tablice informacyjne - wzór
Gdzie umieszczamy tablice informacyjne i pamiątkowe (!)ZAWSZE-w widocznym miejscu, umożliwiającym dostęp jak największej liczbie osób oraz swobodne zapoznanie się z treścią tablicy. Budowa lub modernizacja obiektów (całe budynki) na zewnątrz budynku, przy głównym wejściu Modernizacja pomieszczeń lub części obiektów (lub gdy projekt jest realizowany na terenie budynku) przy wejściu do budynku i/lub w holu głównym i/lub w pomieszczeniu którego dotyczył projekt Projekty rozproszone lub sieciowe w wybranych miejscach realizacji inwestycji infrastrukturalnych lub przed siedzibą beneficjenta Budynki lub obszary objęte ochroną konserwatorską w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu Gdy miejsce realizacji nie zapewnia powszechnego dostępu do tablicy tablicę należy zainstalować w najbliższym możliwym otoczeniu realizowanego projektu
Tablica informacyjna przykłady dobrych praktyk
Tablice informacyjne błędy - przykłady
2. Tablice pamiątkowe W JAKIM PRZYPADKU? Projekt dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych Całkowity wkład publiczny (środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego + wkład krajowy) przeznaczony na realizacje projektu przekracza 500 tys. EUR Rekomendowane jest umieszczanie tablic pamiątkowych także w przypadkach gdy całkowity wkład publiczny jest niższy niż 500 tys. EUR OD KIEDY? Nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu (rzeczywistym zakończeniu robót i/lub dostaw) GDZIEiILE? W widocznym punkcie, w miejscu realizacji projektu Minimum 1 tablica. JAKIE BYĆ POWINNY? Wykonane z trwałych i estetycznych materiałów, zapewniających ekspozycję co najmniej przez czas trwałości projektu. Tablice można pozostawić także po upływie tego okresu. Zalecanewymiary1m(szerokość)x0,7m(wysokość) Dopuszczalne jest umieszczenie mniejszych tablic z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Należy jednak zgłosić taką konieczność na piśmie.
Tablice pamiątkowe - wzór
Tablica pamiątkowa przykłady dobrych praktyk
Tablica pamiątkowa błędy - przykłady
3. Tabliczki i naklejki informacyjne W JAKIM PRZYPADKU? Dla oznaczenia środków trwałych (m.in. maszyn, urządzeń, pojazdów, aparatury, wyposażenia biurowego, sprzętu komputerowego itp.) Dla oznaczenia wartości niematerialnych i prawnych(m.in. Oprogramowanie) Dla oznaczenia stanowisk pracy osób zaangażowanych w realizację projektu KIEDY? Bezpośrednio po zakupie/ wprowadzeniu na stan JAK OZNACZAMY? Wyraźnie, czytelnie, w widocznym miejscu, zgodnie z zasadami Środki trwałe bezpośrednio na sprzęcie, jednak tak aby nie utracić gwarancji i nie uszkodzić Wartości niematerialne i prawne np. na sprzęcie gdzie oprogramowanie zostało zainstalowane Stanowiska pracy na bezpośrednim, stałym miejscu pracy osób np. przed pokojem Jeśli nie ma możliwości zamieszczenia czytelnych informacji bezpośrednio na środku na opakowaniu, przechowywanym razem z materiałem Nie ma obowiązku oznaczania drobnych materiałów biurowych jak np. dziurkacz
Tabliczki i naklejki informacyjne JAKIE? Tabliczki zalecane wymiary: 20 cm (szerokość) x 15 cm (wysokość) wariant podstawowy Naklejki - zalecane wymiary 7 cm (szerokość) x 5 cm (wysokość) wariant podstawowy(jeśli nie można mniejsze wariant minimalny) Materiały: meta, plastik, folia samoprzylepna, naklejki papierowe Wariant podstawowy (zalecany) lub minimalny (gdy nie ma możliwości zastosowania wariantu podstawowego) Nie umieszczamy innych logotypów (dopuszczalne wyłącznie logo beneficjenta)!
Tabliczki i naklejki informacyjne wzór (przykład*) *uwaga na właściwy Fundusz!
Tabliczki i naklejki informacyjne dobre praktyki
Tabliczki i naklejki informacyjne błędy - przykłady
4. Oznaczanie dokumentów W JAKIM PRZYPADKU? Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu KIEDY? Po podpisaniu umowy o dofinansowanie JAK? Oznaczeniu podlega pierwsza strona Wariant podstawowy(+ opcjonalnie hasło promocyjne) Korespondencja papierowa dopuszczalny wariant minimalny
Oznaczanie dokumentów co podlega oznaczeniu? 1. Korespondencja prowadzona ze wszystkimi podmiotami oraz instytucjami (papierowa i elektroniczna) 2. Opisy stanowisk pracy 3. Umowy 4. Dokumentacja przetargowa, ogłoszenie o wyborze wykonawcy 5. Certyfikaty i zaświadczenia 6. Opisy faktur dokumenty finansowe jako takie nie podlegają oznaczeniu
Oznaczanie dokumentów - przykłady
Działania rekomendowane
Strona internetowa projektu ZALECENIA: jasny i czytelny układ umożliwiający szybkie odnalezienie informacji częsta aktualizacja prezentacja informacji w sposób atrakcyjny ( z wykorzystaniem materiałów fotograficznych, audiowizualnych, banerów, itp.). ważne informacje -umieszczane w widocznych i łatwych do odnalezienia miejscach (istotny jest czytelny układ). łatwe do odnalezienia dane kontaktowe do osób mogących udzielić informacji o projekcie adres serwisu powinien być upubliczniany w broszurach, ulotkach, informacjach prasowych, na papierze firmowym, wizytówkach, itp.
Co powinna zawierać : Strona internetowa projektu Wymagane oznaczenie (wariant podstawowy); Nazwę Programu, nazwę i numer osi priorytetowej, działania i Poddziałania z którego jest realizowany projekt; Nazwę beneficjenta; Całkowitą wartość projektu oraz wartość dofinansowania przez Unię Europejską; Tytuł i szczegółowy opis projektu (zakres projektu, zakładane cele, korzyści z realizacji projektu); Hasło określone dla Programu (opcjonalnie) Linki do stron Unii Europejskiej oraz serwisu internetowego Programu (www.pois.gov.pl ), Instytucji Wdrażającej, Pośredniczącej i Zarządzającej Dane teleadresowe oraz kontakt do osoby mogącej udzielić informacji o projekcie.
Strona internetowa przykład dobrej praktyki
Strona internetowa przykład złej praktyki
Publikacje drukowane i elektroniczne JAKIE? Materiały poligraficzne, np. broszury, ulotki, raporty, plakaty opracowania itp. Materiały na nośnikach elektronicznych (np. na płytach CD/DVD) Ogłoszenia prasowe, spoty reklamowe Prezentacje audiowizualne (multimedialne) Inne GDZIE STOSUJEMY? podczas targów, konferencji, wystaw w innych miejscach dla szerszej promocji rezultatów projektu
Publikacje drukowane i elektroniczne Co powinny zawierać wersja minimum Na okładce elementy wariantu podstawowego Hasło promocyjne (opcjonalnie) Informację: egzemplarz bezpłatny Pełne dane teleadresowe beneficjenta Informacje o stronach internetowych: projektu oraz IW, IP i IZ
Publikacje drukowane i elektroniczne Publikacja powinna zawierać jasne wskazanie na współfinansowanie publikacji ze środków właściwego Funduszu (czyli: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) co najmniej na stronie redakcyjnej, zalecane jednak na okładce. Logotypy mogą pojawiać się także na innych elementach publikacji (np. strony wewnętrzne) Broszury bez okładek, ulotki, foldery 4-stronne oznaczenie i informacja o współfinansowaniu(dofinansowaniu) na pierwszej lub ostatniej stronie. Ulotki trójstronnie łamane oznaczenie informacja o współfinansowaniu na może być umieszczona na ostatniej stronie wraz z danymi teleadresowymi. Publikacje elektroniczne (np. CD, DVD, VHS, pamięci flash itp. ) oznaczenie i informacja o współfinansowaniu na pierwszej stronie/ pierwszym widocznym ekranie/ oknie powitania, które ukaże się jako pierwsze oraz na samym nośniku i jego okładce. Prezentacje Power Point informacja o współfinansowaniu - co najmniej na pierwszym i ostatnim slajdzie.
Publikacje drukowane przykład dobrej praktyki
Plakaty JAKIE? Wielkość i format - dowolne Muszą być czytelne Oznaczenie właściwe dla wariantu podstawowego GDZIE STOSUJEMY? Oznaczanie pomieszczeń, siedziby beneficjenta, imprez promocyjnych, targów, konferencji itp.
Plakaty przykład dobrej praktyki
Plakaty przykład złej praktyki
Konferencje, spotkania informacyjne 1. Należy podkreślać fakt współfinansowania projektu przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 2. W miejscu gdzie odbywa się konferencja/ spotkanie należy umieścić flagę Unii Europejskiej, lub plakat (baner, roll-up). 3. Na zaproszeniach, materiałach konferencyjnych itp. należy umieścić oznaczenie właściwe dla wariantu podstawowego
Informacje prasowe Zaleca się informowanie mediów o projekcie i postępach w jego realizacji także za pomocą informacji prasowych. OZNACZENIE INFORMACJI PRASOWEJ: Wariant podstawowy TYPOWY UKŁAD INFORMACJI PRASOWEJ: Nagłówek krótki tytuł Akapit wprowadzający streszczenie informacji ok. 30 słów Właściwy tekst informacji opis zagadnienia z podaniem szczegółów (przedstawienie faktów, a nie opinii) Końcowy akapit np. dane adresowe do osoby która udziela informacji Informacje prasowe mogą być udostępnianie: Podczas konferencji prasowych i spotkań informacyjnych Przesyłane mailem do redakcji Umieszczane na stronach internetowych poświęconych projektowi
Inne zalecenia: 1. Ważniejsze wydarzenia związane z realizacją projektu, powinny zostać podane do publicznej wiadomości (możliwie jak najszerszej grupie odbiorców). 2. Zaleca się sporządzanie dokumentacji fotograficznej lub filmowej z każdego ukończonego etapu realizacji projektu.
Materiały promocyjne: 1. Stanowią element wspierający promocję projektu. 2. Przy ich przygotowaniu należy zwrócić szczególna uwagę na adekwatność kosztów oraz osiąganych efektów promocyjnych, a także powiązanie materiałów promocyjnych z celami projektu. 3. Mogą być dystrybuowane podczas wydarzeń promujących projekt np. konferencji, targów, wystaw, itp. 4. Obowiązuje dla nich wariant minimalny ale zaleca się stosowanie podstawowego wszędzie tam gdzie wielkość i rodzaj materiału na to pozwalają. 5. Rekomendowane są materiały typu: teczki papierowe, kalendarze, notesy, długopisy, torby na materiały, wizytówki itp.
Dokumentowanie działań w zakresie informacji i promocji 1. Dokumentujemy zarówno działania obowiązkowe, jak i rekomendowane 2. Dokumentujemy w formie zdjęć, nagrań audio i video, scanów materiałów, wycinków prasowych, wydruków internetowych, próbek materiałów itp. 3. Dokumentację dotyczącą działań informacyjnych i promocyjnych, należy przechowywać przez co najmniej 3 lata od daty zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
Przykład dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych
Gdzie szukać informacji? Strona poświęcona funduszom europejskim: www.funduszeeuropejskie.gov.pl Strony poświecone Programowi Infrastruktura i Środowisko: www.pois.gov.pl, Strona OPI: www.poiis.opi.org.pl Dział Informacji i Promocji w OPI dane kontaktowe na stronie internetowej www.poiis.opi.org.pl Informacja i promocja/kontakt Dział Informacji i promocji
DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE BENEFICJENTÓW XIII OSI PRIORYTETOWEJ PROGRAMU INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO KTO POWINIEN POPRAWIĆ MATERIAŁY, A KTO ZASŁUŻYŁ NA NAGRODĘ
Dziękuję za uwagę! Agnieszka Karasińska Kupis Kierownik Działu Informacji i Promocji POIG i POIiŚ Ośrodek Przetwarzania Informacji Tel. 0225701475, e-mail: agnieszka.karasinska-kupis@opi.org.pl