KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W firmie MIKROSTYK S.A. NA PODSTAWIE ISO 26000
Strona 2 z 9 Spis treści 1. Wprowadzenie 2. Normy i zachowania kadry zarządzającej 3. Ład w organizacji 4. Klienci 5. Zobowiązania wobec siebie nawzajem BHP Środki odurzające i alkohol Prawa człowieka Rozwój osobisty i zawodowy w miejscu pracy 6. Środowisko 7. Uczciwe zasady operacyjne Korupcja, łapówki, prezenty Konkurencja Uczciwość w transakcjach handlowych z partnerami Biznesowymi i dostawcami 8. Zobowiązania pracowników wobec firmy Ochrona majątku firmy Prywatność danych 9. Odpowiedzialność społeczna 10. Zakończenie
Strona 3 z 9 1. Wprowadzenie Niniejszy kodeks etyczny jest zbiorem zasad, który spisany został w celu wyznaczenia podstawowych standardów etycznych i prawnych, którymi będziemy kierować się na co dzień w naszej pracy. Deklarujemy, że we wszystkich obszarach naszej działalności będziemy postępować etycznie, przez co rozumiemy wystrzeganie się robienia rzeczy, za które moglibyśmy wstydzić się przed współpracownikami, przełożonymi oraz osobami spoza miejsca pracy. Postępowanie wg zasad etycznych oznacza dla nas uczciwość wobec siebie, wobec klientów oraz dostawców jak i innych osób spoza firmy Mikrostyk. Do przestrzegania kodeksu etycznego zobligowani są wszyscy pracownicy zatrudnieni zarówno na umowę o pracę, jak i na umowę cywilno prawną, pracownicy administracyjni, produkcyjni, kadra kierownicza, zarząd oraz kontrahenci Spółki. Każdy pracownik firmy Mikrostyk S.A. odpowiada za to, by jego zachowanie było etyczne, uczciwe i zgodne z prawem. 2. Normy i zachowania kadry zarządzającej. Szczególną odpowiedzialność za przestrzeganie Kodeksu Etyki ponosi kadra kierownicza i pozostałe osoby nadzorujące pracę innych pracowników. Osoby te powinny stanowić przykład dobrych praktyk w miejscu pracy oraz pilnować przestrzegania Kodeksu przez swoich podwładnych. Do swojego przełożonego należy zgłosić każdy zauważony przejaw łamania zasad etycznych w pracy. 3. Ład organizacyjny Zapewnienie ładu organizacyjnego jest naczelnym zadaniem firmy Mikrostyk S.A., dzięki któremu realizowane są wspólne cele z zainteresowanymi stronami oraz rozpoznawane są zagrożenia w celu zapobiegania i łagodzenia ich negatywnych skutków. Interesariusze wewnętrzni: Wspólnicy i pracownicy, od których bezpośrednio uzależnione jest funkcjonowanie firmy, i którzy pozostają w ścisłej relacji z firmą. Interesariusze zewnętrzni:
Strona 4 z 9 Klienci, dostawcy, konkurencja, media, organizacje pozarządowe itd. - ich relacje z firmą nie są kluczowe, jednak mogą mieć wpływ na jej działanie. Mikrostyk S.A. zarządza relacjami z Interesariuszami wewnętrznymi w taki sposób, aby uzyskać ich zadowolenie i równocześnie uniknąć zagrożeń spowodowanych ich działaniami. Szczególne znaczenie ma tutaj przywództwo angażujące pracowników do postępowania zgodnie z zasadami społecznej odpowiedzialności i kultury organizacyjnej. Ponadto relacje te mają charakter sformalizowanych zapisów zgodnych z obowiązującym prawem. Powszechną formą angażowania Interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych jest komunikacja w formie: zorganizowanych szkoleń, newsletterów, strony internetowej, wystaw i targów, ulotek reklamowych, reklam w prasie, spotkań na forum gospodarczym regionu, działalności filantropijnej, maili, ankiet badania satysfakcji, rozmów telefonicznych oraz bezpośrednich kontaktów. Szczególną formą angażowania niektórych interesariuszy (np. dostawcy, odbiorcy, jednostki naukowe, itp.) jest partnerstwo w prowadzeniu wspólnych projektów dotyczących np. strategii rynkowych, czy na rzecz ochrony środowiska. 4. Klienci W trosce o zaufanie klientów firma Mikrostyk S.A. deklaruje, że oferty i umowy są sporządzane w jasny, czytelny i zrozumiały sposób. Udostępniane informacje umożliwiają dokonywanie przez klientów świadomych wyborów. Dostarczane produkty i usługi są bezpieczne dla użytkowników i środowiska. Zawsze staramy się by wszystkie relacje i transakcje z Klientami oraz Kontrahentami przebiegały według zasad rzetelności i uczciwości. Materiały promocyjne, które udostępnimy są zgodne z obowiązującymi przepisami. Wszystkie przekazywane informacje o naszych produktach oraz naszej konkurencji są prawdziwe, oparte na faktach i dokumentach. Zobowiązujemy się do uczciwej konkurencji, nie wprowadzamy nikogo w błąd poprzez fałszywe reklamy. W przypadku problemów i wszelkich niezgodności jakościowych w procesie realizacji produktów i usług jak najszybciej informujemy o tym naszych Klientów. Przyznajemy się do popełniania błędów i staramy się je naprawić. Zwracamy uwagę na nasz wizerunek i kulturę osobistą w kontaktach z Klientami, względem których zawsze zachowujemy się uprzejmie i z szacunkiem. Podczas spotkań biznesowych prezentujemy stosowny strój. 5. Zobowiązania wobec siebie nawzajem BHP W naszej firmie dbamy o bezpieczeństwo swoje i swoich współpracowników. Chronimy siebie nawzajem przed zagrożeniami i urazami fizycznymi, przestrzegając procedur BHP. Prowadzone są szkolenia stanowiskowe dla nowych pracowników, a także w przypadku pojawienia się nowej maszyny dla pracowników, którzy będą ją obsługiwać. Procedury te obowiązują nie tylko naszych pracowników, ale również wszystkie osoby, które przebywają na terenie firmy.
Strona 5 z 9 Mistrzowie są zobowiązani do ciągłego monitorowania wykorzystania przez podległych pracowników środków ochrony osobistej takich jak rękawiczki, okulary czy zatyczki do uszu. Dokumentacja DTR maszyny/urządzenia + karty charakterystyki substancji niebezpiecznych są trzymana w szafie, w wyznaczonych miejscach u mistrzów i tam są dostępne dla pracowników. Jeżeli z zauważysz niewłaściwe zachowanie, które narusza procedury BHP lub może stwarzać zagrożenie POWIEDZ O TYM! Środki odurzające i alkohol W naszej firmie surowo zakazane jest przebywanie pracowników w pracy pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. Pracownik, który przychodzi do pracy w stanie nietrzeźwym i po spożyciu, jest źródłem zagrożenia dla siebie i innych. Jeśli zauważysz w pracy osobę, której zachowanie wskazuje na stan nietrzeźwości poinformuj o tym swojego przełożonego. Prawa człowieka Prawa człowieka to podstawowe i bezsporne zasady, do których uprawniony jest każdy człowiek. Mikrostyk dba o to, aby jego wszelkie działania prowadzone były z uwzględnieniem praw i potrzeb jego pracowników. Jesteśmy zaangażowani w zapewnienie naszym pracownikom bezpiecznego i komfortowego środowiska pracy. Działamy zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa pracy. Wiemy, że dobra atmosfera w pracy jest ważnym czynnikiem jej rzetelnego wykonywania. Doceniamy naszych pracowitych, obowiązkowych i lojalnych pracowników, oraz wszelkie przejawy zaangażowania i postawy gotowości do pracy. Zachęcamy pracowników do kreatywności i wychodzenia z własną inicjatywą, chętnie wdrażamy i nagradzamy ich pomysły na poprawę jakości i bezpieczeństwa pracy. W Spółce istnieje System Szybkiego Reagowania (SSR), który włącza pracowników na wszystkich stanowiskach w proces wyłapywania i zgłaszania, a następnie rozwiązywania nieprawidłowości/wdrażania usprawnień. SSR służy podnoszeniu bezpieczeństwa pracy jak również efektywności. Chcemy aby atmosfera, którą staramy się budować w firmie dawała pracownikom możliwość wykorzystywania swoich umiejętności dla dobra satysfakcjonującego rozwoju osobistego każdego pracownika jak i dla dobra firmy MIKROSTYK S.A.
Strona 6 z 9 Nie akceptujemy stosowania praktyk związanych z dyskryminacją ze względu na kolor skóry, rasę, wiek, płeć, stan cywilny, wyznanie, niepełnosprawność. Podczas rekrutacji nowych pracowników przede wszystkim oceniane są kompetencje i doświadczenie wymagane na danym stanowisku, co zapewnia równe szanse i niedyskryminacyjne podejście w sytuacji gdy większość pracowników (i kandydatów) wywodzi się z lokalnej społeczności, w której wszyscy się znają lub są ze sobą spokrewnieni. Mikrostyk dąży do zapewnienia takiej samej płacy za równoważną pracę. Realizowane jest to poprzez system ocen pracowniczych oparty o matryce kompetencji (wśród pracowników produkcyjnych). Od oceny okresowej zależy m.in. możliwość awansu oraz wysokość wynagrodzenia. Przy ocenie pracowniczej brane są pod uwagę również odbyte szkolenia zakończone egzaminami, certyfikatami. Procesy rekrutacyjne, ścieżki rozwoju zawodowego, oceny pracownicze, przyznawanie awansów i wynagradzanie pracowników, odbywają się na podstawie jasno przyjętych zasad i kryteriów, które służą zagwarantowaniu równego traktowania wszystkich pracowników i kandydatów na pracowników firmy MIKROSTYK S.A. Przestrzegamy zakazu pracy dzieci poniżej 15 roku życia, pracy przymusowej, stosowania kar cielesnych, przymusu psychicznego i fizycznego oraz znieważania, a także zakazu dotyczącego molestowania seksualnego. W firmie Mikrostyk S.A. mobbing, groźby słowne, podobnie jak inne formy molestowania, są niedopuszczalne. Jeżeli spotkasz się z nieodpowiednim traktowaniem POWIEDZ O TYM PRZEŁOŻONEMU! Rozwój osobisty i zawodowy w miejscu pracy Mikrostyk jest przychylny pracownikom, którzy się doszkalają we własnym zakresie, również w zakresie nie związanym z wykonywaną pracą. Harmonogram pracy takich osób jest uzgadniany tak aby nie kolidował z odbywanym szkoleniem. 6. Środowisko Firma Mikrostyk S.A. zobowiązuje się przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących ochrony środowiska. Staramy się chronić środowisko naturalne, oszczędzać energię i zasoby naturalne, a także zapobiegać zanieczyszczeniom, stosując odpowiednie technologie i minimalizując powstawanie odpadów. Nasza firma musi przestrzegać określonych regulacji prawnych. Monitorujemy postępowanie w zgodności z tymi
Strona 7 z 9 prawami. Co więcej, dokonujemy regularnego przeglądu naszych procedur, aby dostosowywać je do zmiennych okoliczności. W Mikrostyku wszelkie źródła odpadów i zanieczyszczeń związanych z działalnością firmy zostały zidentyfikowane i są na bieżąco monitorowane, a procesy mające wpływ na ich ilość są optymalizowane w ramach wdrożonych systemów zarządzania. Firma Mikrostyk S.A. zapewnia wszystkim pracownikom szkolenia w zakresie zgodności z przepisami i normami ochrony środowiska. Pracownicy mają obowiązek uczestnictwa w szkoleniach i stosowania zdobytej wiedzy w praktyce. Nasza firma stale stara się podnosić efektywność zgodnie z Kaizen. Wdrożony jest Lean Manufacturing. Wciąż szukamy kolejnych możliwości optymalizacji - procesów, opakowań, grubości materiałów, automatyzacji procesów. Powinieneś dążyć do : Ograniczenia zużycia wody Ograniczenia ilości odpadów Efektywniejszego korzystania z energii Oszczędnej gospodarki opakowaniami 7. Uczciwe praktyki operacyjne Korupcja, łapówki, prezenty Pracownicy firmy Mikrostyk S.A. przeciwstawiają się korupcji i przekupstwu. Nie przyjmują łapówek ani żadnych innych niewłaściwych korzyści finansowych. Nie płacą też łapówek lub nie przekazują drogich prezentów Klientom, czy urzędnikom państwowym, celem uzyskania korzyści biznesowych. Dozwolone są jedynie zwyczajowe drobne upominki dla Klientów, dostawców i innych partnerów biznesowych (najlepiej z logo firmy) a także okazjonalne poczęstunki w celu utrzymania dobrych stosunków. Konkurencja Firma Mikrostyk S.A. oraz jej pracownicy prowadzą swoją działalność zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji. Nie podejmują działań, które prowadzą do dyskredytowania konkurentów, a informacje o swoich konkurentach pozyskują z legalnych źródeł.
Strona 8 z 9 Jeżeli zaobserwujesz przypadki jakichkolwiek naruszeń tych zasad należy niezwłocznie powiadomić o tym Zarząd firmy. Uczciwość w transakcjach handlowych z partnerami biznesowymi i dostawcami Firma MIKROSTYK S.A. rzetelnie reguluje swoje wszelkie należności. Promuje uczciwe i zgodne z rzeczywistością ustalanie kosztów i korzyści, co ma wpływ na zapewnienie uczciwych cen, terminów dostaw i stabilnych umów. 8. Zobowiązania pracowników wobec firmy Ochrona majątku firmy Wszyscy pracownicy są zobowiązani do ochrony majątku firmy Mikrostyk S.A., jej budynków i ich otoczenia, samochodów służbowych, pomieszczeń i ich wyposażenia oraz wszelkich maszyn i innych urządzeń. Pracownicy otrzymują do dyspozycji służbowe telefony, komputery, oraz korzystają z poczty elektronicznej. Wszystkie te środki są własnością firmy. Pracownicy mają obowiązek korzystać ze sprzętu w sposób etyczny i zgodny z prawem. Stosując sprzęt firmowy poza miejscem pracy, musimy zachować środki ostrożności, aby chronić go przed kradzieżą lub zniszczeniem. Cały sprzęt jest wyłączną własnością Mikrostyk S.A. Surowo zabrania się korzystania z Internetu oraz z poczty elektronicznej w celu dostępu do materiałów pornograficznych lub innych naruszających dobre obyczaje lub przepisy prawne. Każdy z pracowników firmy MIKROSTYK S.A. ma obowiązek chronić również dane o firmie, znaki handlowe, tajemnice zawodowe oraz informacje poufne (np. dotyczące procesów produkcyjnych, strategii marketingowych, informacji o klientach, planów inwestycyjnych, itp.). Zabrania się rozpowszechniania krzywdzących opinii o firmie i Pracownikach oraz Zarządzie publicznie. Ochrona tajemnic i informacji poufnych obowiązuje pracownika również po ustaniu zatrudnienia. Jeśli Spółka przestanie Cię zatrudniać, musisz bezzwłocznie zwrócić wszelki sprzęt należący do niej. Prywatność danych Mikrostyk S.A. odpowiada za ochronę i utrzymanie poufności informacji wykorzystywanych w pracy- danych klientów, dostawców i innych podmiotów, które powierzają je nam na podstawie umów o zachowanie poufności. Firma odpowiada również za ochronę danych swoich pracowników. Respektujemy prawo do prywatności naszych pracowników. Dane osobiste są chronione przed nieuprawnionym
Strona 9 z 9 dostępem i używane są tylko w uzasadnionych celach. Kiedy zbieramy, używamy i przetwarzamy informacje osobiste, postępujemy z nimi zgodnie z obowiązującym prawem. 9. Odpowiedzialność społeczna Zaangażowanie firmy w życie społeczności lokalnej jest ważną wartością, którą kierujemy się w swoich działaniach. Działania te związane są z odpowiedzialnym zaangażowaniem w życie gospodarcze, polityczne i charytatywne. Wspieramy społeczność lokalną, oferując jej korzystne możliwości zatrudnienia i dobre warunki pracy. Prowadzimy działalność edukacyjną dla uczniów szkół o różnym profilu. Wyznaczamy sobie cel charytatywny; działamy na poziomie współpracy międzysektorowej, wspieramy lokalne przedsięwzięcia kulturalne i edukacyjne poprzez przekazywanie dofinansowań ich organizatorom. Zachęcamy pracowników do uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych przez naszych partnerów społecznych. Oferujemy szeroki wachlarz programów ukierunkowanych na potrzeby naszych pracowników, np. wspieramy edukację naszych pracowników poprzez udzielanie im pomocy finansowej. W trosce o zdrowie naszych pracowników oferujemy usługi lekarza zakładowego 2 razy w tygodniu, karnety sportowo-rekreacyjne partycypując w tych kosztach. Promujemy spotkania integracyjne pracowników. 10. Zakończenie Zasady przedstawione w Kodeksie odzwierciedlają normy i wartości, którymi kierujemy się w naszej firmie. Kierując się zasadami etyki nie zapominamy o przepisach prawa. Kodeks etyki i postępowania w biznesie ma szeroki i powszechny charakter. Należy pamiętać, że nie zastępuje on bardziej szczegółowych procedur, instrukcji i regulaminów firmy.