ul. Moniuszki7/9 tel. /+42/ 230 15 50 90-101 Łódź fax /+42/ 230 15 51 www.cop.lodzkie.pl cop@cop.lodzkie.pl Łódź, 18.12.2018 r. ZBP/104/COP/18 Zapytanie ofertowe, dotyczące zakupu świadczenia usług pocztowych na potrzeby Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, których wartość szacunkowa, ustalona zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29.01.2004 r., Prawo zamówień publicznych, nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ww. ustawy. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze do 2000 g oraz ich ewentualnych zwrotów. Województwo Łódzkie - Centrum Obsługi Przedsiębiorcy zaprasza do udziału w prowadzonym postępowaniu polegającym na: zakupie usługi pocztowej. Stosownie do art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U.2018.1986 z późn.zm.) do niniejszego zamówienia ustawa nie ma zastosowania, ponieważ jego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro. Zamawiający do czasu podpisania umowy zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyn. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Zamawiający: Województwo Łódzkie al. Piłsudskiego 8 90-051 Łódź Prowadzący postępowanie: Centrum Obsługi Przedsiębiorcy ul. Moniuszki 7/9, 90-101 Łódź NIP: 725 196 63 47 REGON: 100482065 Tel. 42 230-15-50 faks: 42 230-15-51
II. MIEJSCE PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO ZAMÓWIENIA: Zapytanie ofertowe w formie pisemnej zostanie umieszczone na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego pod adresem: www.bip.cop.lodzkie.pl oraz w Bazie Konkurencyjności pod adresem: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl III. RODZAJ ZAMÓWIENIA: usługa dostawa robota budowlana. Klasyfikacja wynikająca ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 64110000-0 - usługi pocztowe IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług pocztowych na 2019 rok. Zakres zamówienia: a) W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą usługi pocztowe: przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych. b) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia raz dziennie w dni robocze przesyłek adresowanych do Zamawiającego oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru i zwrotów przesyłek nieodebranych do siedziby Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, ul.moniuszki 7/9, 93-101 Łódź. c) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania na terenie miasta Łodzi przynajmniej jednej placówki pocztowej. d) Usługi pocztowe opłacane będą w okresach miesięcznych. Zamawiający będzie uiszczał opłatę opłaty z dołu przelewem. e) Należność obliczana będzie poprzez zsumowanie ilości nadanych w tym okresie rozliczeniowym przesyłek oraz jednostkowej ceny brutto za dany rodzaj przesyłki podanej w złożonym formularzu ofertowym, bądź w przypadku braku takiej pozycji w formularzu, ceny brutto podanej w cenniku, który stanowiłby załącznik o umowy na świadczenie usług. f) W ramach realizacji przedmiotu zamówienie dotyczyć będzie nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania cywilnego, administracyjnego oraz karnego. Świadczenie następujących usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym W zakresie przyjmowania, przemieszczania, i doręczania przesyłek pocztowych o oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Zamawiającego:
L.p. Nazwa usługi Waga przesyłki Gabaryt Szacowana ilość (sztuk) przesyłek do realizacji w roku 2019 Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto Wartość netto {iloczyn z kolumn 5 i 6) 1 2 3 4 5 6 7 8 A 25 ]. do 350 g List)' B 1 ekonomiczne ponad 350 g do 1000 g zwykle B 1 ponad 1000 g do 2000 g B 1 A 21 2. do 350 g Listy B 1 priorytetowe ponad 350 g do 1000 g zwykle B 1 ponad 1000 g do 2000 g B 1 A 965 3. do 350 g Listy B 98 ekonomiczne ponad 350 g do 1000 g polecone B 21 ponad 1000 g do 2000 g B 1 860 4. do 350 g Listy B 1 5. 6. priorytetowe A 8 ponad 350 g do 1000 g polecone B 6 Potwierdzenie odbioru dla przesyłek krajowych Zwrot przesyłki poleconej, ekonomicznej, w obrocie krajowym, waga do 350 g, gabaryt A ponad 1000 g do 2000 g B 8 7. Paczki pocztowe 1 suma 2050 92
1. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą. 2. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki (ZPO) przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 3. W przypadku nieobecności adresata przesyłki rejestrowanej, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo); w przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z ad. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 4. Wybrany Wykonawca zawrze z Zamawiającym umowę. 5. Zamawiający wskazuje rodzaje przesyłek (usług pocztowych), jakie będą zlecane Wykonawcy oraz jej szacunkową ilość (w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1) w okresie obowiązywania niniejszego zamówienia. Podana ilość jest wyłącznie szacunkowa i wskazana na podstawie analizy wysyłek w latach ubiegłych i stanowi podstawę do wyliczenia ceny oferty. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany kwoty umowy w sytuacji zwiększonego zapotrzebowania na realizację przesyłek. Powyższe wymaga podpisania aneksu do umowy. 6. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek i zwrotów, wg cen jednostkowych brutto określonych przez Wykonawcę w formularzu cenowym. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od szacunkowej ilości. 7. Zamawiający dopuszcza zmianę ilości w poszczególnych pozycjach wskazanych w załączniku nr 1 (formularz ofertowy). 8. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 9. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 10. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym, tj. miesiącu kalendarzowym oraz opłat określonych w Formularzu Ofertowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w formie opłaty z dołu przelewem w terminie do 14 dni od daty doręczenia do siedziby Zamawiającego faktury VAT. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego poleceniem przelewu. 11. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu cenowym. 12. W przypadku nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek z danej kategorii, usługi te będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza ofertowego. 13. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji zamówienia, z trzema wyjątkami:
a) w przypadku zmiany przepisów prawa dotyczących podatku VAT w tym stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. 14. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie również przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016r., poz. 23 z późn. zm.), art. 165 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2016r., poz. 1822 z późn. zm.), art. 12 6 pkt. 2 ustawy z dnia 29 sierpień 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z2015r., poz. 613 z późn. zm.) tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego. V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od 01.01.2019 do 31.12.2019 r. VI. DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU UPRAWNIENI SĄ WYKONAWCY, KTÓRZY: 1. Świadczą usługi pocztowe w obrocie krajowym oraz zagranicznym na podstawie umowy o świadczenie usług pocztowych przez operatora pocztowego uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe. 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Nie wyrządzili szkody poprzez nie wykonanie zamówienia lub nienależyte wykonanie zamówienia oraz szkoda nie została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu, w okresie 3 lat przed rozpoczęciem zapytania. 5. Nie są w stanie likwidacji ani nie ogłoszono wobec nich upadłości. 6. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek ubezpieczenia społecznego lub zdrowotnego. 7. Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 8. Nie posiadają wspólnika spółki jawnej, partnera lub członka zarządu spółki partnerskiej; komplementariusza spółki komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej; członka organu zarządzającego osoby prawnej, który został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z
postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 9. Nie otrzymali sądowego zakazu ubiegania się o zamówienie, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. VII. INFORMACJE O WYKLUCZENIACH Z POSTĘPOWANIA: 1. Zamawiający wykluczy Wykonawcę: a) który nie spełni chociażby jednego z wymienionych warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. VI zapytania ofertowego. b) który pozostaje z Zamawiającym lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia, w co najmniej w jednej z następujących relacji: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie co najmniej 10 % udziałów lub akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. c) który złoży niekompletną ofertę. VIII. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1. W celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa wyżej, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oferty (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego) oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego). 2. Warunki udziału w postępowaniu Zamawiający oceni na podstawie analizy dokumentów i informacji przedłożonych przez Wykonawców. Ocena spełnienia warunków odbywa się w oparciu o formułę spełnia/nie spełnia. Niespełnienie chociażby jednego z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania, a oferta traktowana będzie jako odrzucona. 3. Wykonawca wypełnia Oświadczenie dotyczące danych osobowych. IX. PRZYGOTOWANIE ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką. 4. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę lub przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (w takim przypadku należy załączyć kopię pełnomocnictwa). Ewentualne poprawki powinny być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę uprawnioną do złożenia oferty. 5. Na ofertę składają się następujące dokumenty: a) wypełniony formularz ofertowy - zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
b) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z załącznikiem nr 2 zapytania ofertowego, c) Oświadczenie dotyczące danych osobowych RODO - załącznik nr 3. 6. Ofertę należy przesłać pocztą na adres Zamawiającego lub złożyć w sekretariacie Zamawiającego w zamkniętej kopercie, z dopiskiem Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, dotyczące zakupu świadczenia usług pocztowych lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: cop@cop.lodzkie.pl Oferty, które wpłyną na inny adres mailowy Zamawiającego nie będą podlegały rozpatrzeniu. 7. Wykonawca może wprowadzić zmiany w ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu na składanie ofert. Zmiana, jak i wycofanie oferty wymaga zachowania formy pisemnej lub elektronicznej. X. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie informacji i dokumentów dołączonych do oferty w oparciu o następujące kryteria: A) Cena 60% (maksymalnie 60 pkt.) Kryterium: cena obliczana jest wg wzoru: P = (Cmin / Cb) x 60% P ilość punktów przyznana ofercie Cmin cena najniższa Cb cena badana a) Zamawiający przyjmie do oceny podaną przez wykonawcę cenę w złotych. b) Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W ofercie należy podać cenę jednostkową netto, cenę jednostkową brutto oraz sumę końcową B) Odległość między wskazanym w ofercie punktem pocztowym, a siedzibą Zamawiającego 30% (maksymalnie 30 pkt) odległość do 500 m 30 pkt. odległość powyżej 500 m do 1km 10 pkt. odległość powyżej 1 km 0 pkt. C) Możliwość bezpłatnego korzystania z elektronicznej książki nadawczej w celu przekazywania zestawienia przesyłek 10% (maksymalnie 10 pkt.) elektroniczna książka nadawcza umożliwiająca śledzenie statusu przesyłek 10 pkt. elektroniczna książka nadawcza bez możliwości śledzenia statusu przesyłek 5 pkt. brak możliwości bezpłatnego korzystania z elektronicznej książki nadawczej w celu przekazywania zestawienia 0 pkt. Wszystkie oferty oceniane będą na podstawie przedstawionych powyżej kryteriów oceny ofert
2. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty np. o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż w złożonych ofertach. 3. Zamawiający za najkorzystniejszą ofertę uzna taką, która spełni wymogi formalne oraz w oparciu o przyjęte kryteria uzyska największą liczbę punktów spośród wszystkich ocenianych ofert. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada przedstawionym wymaganiom wskazanym w zapytaniu ofertowym. 5. Oferent ponosi wyłączną odpowiedzialność za zastosowanie przez niego stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnej z obowiązującymi przepisami. 6. Oferta musi uwzględniać wszystkie opłaty i koszty konieczne do prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia. 7. Do porównania ofert będzie brana pod uwagę całkowita wartość zamówienia. 8. Termin związania ofertą 30 dni liczone od dnia następnego po upływie terminu na składanie ofert. XI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Ofertę, w wersji papierowej należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego pod adresem: Centrum Obsługi Przedsiębiorcy ul. Moniuszki 7/9, 90-101 Łódź lub w wersji elektronicznej należy przesłać na adres: cop@cop.lodzkie.pl. 2. Termin składania ofert upływa 27.12.2018 r., godz. 10.00. Decyduje data wpływu do Centrum Obsługi Przedsiębiorcy. Oferty złożone po tym terminie nie będą podlegały rozpatrzeniu. XII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI ORAZ INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI : Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą jest: Sylwia Głowacka, tel. (42) 230 15 50, e-mail cop@cop.lodzkie.pl XIII. WARUNKI PŁATNOŚCI: 1. Za wykonanie przedmiotu umowy, Nadawca będzie uiszczał należność w formie opłaty z dołu, o której mowa w punkcie IV Zapytania ofertowego przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie do 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego. 2. Szczegółowe zasady rozliczenia finansowego pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą określi umowa na wykonanie przedmiotu zamówienia. XIV. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: 1. Formularz ofertowy załącznik nr 1 do zapytania ofertowego; 2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; 3. pełnomocnictwo potwierdzające do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy ofertę składa pełnomocnik Wykonawcy; 4. Oświadczenie dotyczące danych osobowych, załącznik nr 3
XV. POZOSTAŁE INFORMACJE: 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, ani ofert częściowych. 2. Zamawiający poinformuje oferenta, którego oferta zostanie wybrana, o wyniku postępowania. 3. W ramach niniejszego postępowania nie przewiduje się możliwości składania środków odwoławczych od wyników postępowania.