ZARZĄDZENIE NR 31.2016 BURMISTRZA TYCZYNA z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Tyczyn Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2015, poz. 1515 z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. 1. Zarządzenie określa zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Tyczynie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy: 1) zakres, cel i zadania kontroli zarządczej, 2) elementy sytemu kontroli zarządczej, 3) sposób oceny kontroli zarządczej, 4) sposób sporządzania i zakres oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o: 1) jednostce - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Tyczynie oraz jednostkę organizacyjną gminy Tyczyn, 2) kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika Urzędu Miejskiego w Tyczynie oraz kierownika/dyrektora jednostki organizacyjnej gminy Tyczyn. 2. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych w jednostce dla zapewnienia realizacji celów i zadań, określonych w szczególności w Strategii Rozwoju Gminy Tyczyn oraz budżecie Gminy Tyczyn w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 4. Burmistrz Tyczyna oraz kierownicy ponoszą odpowiedzialność za procesy, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie operacji w podległych jednostkach w sposób dający rozsądne zapewnienie, że: 1) działania podległych jednostek są zgodne z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w danej jednostce (procedurami) oraz ogólnie przyjętymi standardami; 2) zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość usług posiada odpowiednią rangę;
3) plany jednostek, programy, zamierzenia i cele są osiągane; 4) dane i informacje publikowane lub udostępnianie wewnętrznie, czy na zewnątrz są dokładne, wiarygodne i aktualne; 5) zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane/informacje i wizerunek) są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane); 6) zasady etycznego postępowania są przestrzegane i promowane; 7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów. 5. Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierownika i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania działaniami. W związku z tym do obowiązków kierowników wszystkich szczebli należy: 1) identyfikowanie i ocena ryzyka związanego z konkretnym obszarem działania; 2) opracowanie i ustalanie zasad (polityki), planów, standardów działań, systemów i innych środków aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem; 3) wprowadzenie praktyczne procesów (lub narzędzi, procedur) nadzorowania i kontrolowania, które zachęcą i wymuszą od podległych pracowników wykonywanie obowiązków, w sposób zapewniający osiągnięcie celów kontroli zarządczej; 4) zapewnienie skutecznego wykonywania kontroli zarządczej i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych procesów. 6. Burmistrz Tyczyna w drodze zarządzenia powołuje Zespół ds. Kontroli Zarządczej i określa jego zadania oraz tryb pracy. 7. System kontroli zarządczej zbudowany jest w oparciu o Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarty w pięciu obszarach standardów i odpowiadającym im poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena. 8. Ustanawia się minimalne wymogi jakie powinien spełniać system kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy: A. Środowisko kontroli 1. Kierownicy i pracownicy jednostek powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. 2. Kierownicy powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 3. Kierownicy i pracownicy jednostek wykonując powierzone im zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością. 4. Pracownicy posiadają poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych żądań i obowiązków.
5. Proces zatrudniania pracowników jest sformalizowany, a procedury zapewniają wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 6. Kierownicy zapewniają rozwijanie kompetencji zawodowych pracowników jednostki. 7. Zakres żądań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej, w sposób przejrzysty i spójny. 8. Każdy pracownik ma na piśmie zakres swoich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, a jego przyjęcie potwierdza podpisem. 9. Kierownicy identyfikują zadania wrażliwe, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być podatni na wpływy szkodliwe dla funkcjonowania lub wizerunku jednostki, a także określają środki zaradcze. 10. Struktura organizacyjna jednostki jest opisana i aktualizowana w przypadku zmian w warunkach funkcjonowania jednostki, realizowanych przez nią celach i zadaniach. B. Cele i zarządzanie ryzykiem 1. Dla efektywnego i skutecznego realizowania celów i zadań powierzonych jednostce, kierownik określa jej misje. 2. Misja jednostki powinna być znana pracownikom i powszechnie dostępna. 3. Cele i zadania jednostki osiągane są w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi oraz przepisami prawa wewnętrznego. 4. Zarządzanie ryzykiem obejmuje identyfikacje i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów i zadań jednostki, a także wdrożenie procedury zarządzania ryzykiem. 5. System zarządzania ryzykiem opiera się na celach i zadaniach sformułowanych w Planie działalności jednostki. 6. Kierownicy systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują formalnej identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki. 7. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych skutków, należy także określić akceptowany poziom ryzyka. 8. Kierownicy określą działania podejmowane w celu zmniejszenia zidentyfikowanego ryzyka do akceptowanego poziomu. C. Mechanizmy kontroli 1. Mechanizmy kontrolne to działania, zasady i procedury będące odpowiedzią na ryzyko zagrażające realizacji celów i zadań, jakie podejmuje się w celu minimalizacji ryzyka niewykonania zadań. 2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny: 1) dać możliwość zmiany postępowania pozwalającej na osiągnięcie założonego celu, 2) dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia założonych celów i zadań, 3) uwzględniać zmiany operacyjne w jednostce, 4) być dostosowane do struktury organizacyjnej, 5) określać odpowiedzialność za wyniki, 6) dać możliwość identyfikowania przyczyn powstałych nieprawidłowości. 3. Kierownicy, w procesie zarządzania jednostką są zobowiązani do: 1) identyfikowania i oceny ryzyka związanego z przypisanym obszarem działań, 2) stosowania nadzoru i kontroli zmierzających do osiągania przyjętych do realizacji celów i zadań, 3) zapewnienia skuteczności wykonywania kontroli zarządczej.
4. Zasoby jednostki, w szczególności pracownicy, systemy, informacje, wizerunek jednostki są chronione i właściwie wykorzystywane - odpowiedzialność za ochronę zasobów spoczywa na kierowniku i pracownikach jednostki. 5. W jednostce są procedury służce utrzymaniu ciągłości działalności, w tym polegające na możliwości delegowania uprawnień, sformalizowanym obiegu dokumentów, podziale kompetencji kierowniczych, systemie zastępstw. 6. Jednostka ma szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, obejmujące co najmniej: 1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 2) zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, 3) podział kluczowych obowiązków, 4) weryfikacje operacji finansowych i gospodarczych przed i po ich realizacji. 7. W jednostce obowiązują procedury ochrony informacji i systemów informatycznych, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych jednostki, a także zasady zabezpieczenia fizycznego sprzętu informatycznego. D. Informacja i komunikacja 1. System komunikacji służy realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Bieżąca informacja jest aktualna, rzetelna, kompletna i zrozumiała oraz pomocna w podejmowaniu właściwych decyzji, w tym finansowych. 3. Kierownicy i pracownicy jednostki mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania powierzonych im zadań. 4. Przekazywanie pracownikom do wiadomości zarządzeń, procedur i innych przepisów prawa wewnętrznego następuje za potwierdzeniem. 5. Funkcjonujący w jednostce system komunikacji umożliwia sprawny przepływ niezbędnych informacji w kierunku poziomym i pionowym. 6. Zasady udostępniania informacji publicznej określono zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. 7. W jednostce funkcjonuje system sprawnej komunikacji i wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizacje zadań jednostki. 8. Pracownicy jednostki, na każdym stanowisku pracy, udzielają pełnej informacji na temat obowiązujących procedur załatwiania spraw w jednostce - informacja jest opublikowana również na stronie internetowej jednostki. E. Monitoring 1. Monitoring to proces bieżącej oceny działania systemu kontroli zarządczej w jednostce. 2. Kierownicy w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitorują funkcjonowanie kontroli zarządczej oraz jej poszczególnych elementów, a zidentyfikowane problemy rozwiązują na bieżąco. 3. W jednostce, co najmniej raz w roku, przeprowadzana jest formalna ocena systemu kontroli zarządczej, będąca podstawą do wydania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
9. Kierownicy składają corocznie oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w szczególności dotyczące zapewnienia, że: 1) działania przez nich podejmowane są zgodne z przepisami prawa, 2) zasoby, którymi dysponują są używane w sposób racjonalny i efektywny, 3) realizowane są cele i zadania wynikające z Planu działalności, 4) informacje przekazywane w jednostce i poza nią są rzetelne, dokładne i aktualne, 5) zasoby jednostki są chronione w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo, 6) ryzyka związane z realizacją celów i zadań są monitorowane i identyfikowane na bieżąco w celu ich wyeliminowania. 10. 1. Oświadczenie może zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do których kierownik ma zastrzeżenia. 2. Zastrzeżenia muszą zostać określone z równoczesnym opisem planowanych lub podjętych działań zmierzających do zminimalizowania ryzyk lub słabości systemu. 11. 1. Kierownicy składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w nieprzekraczalnym terminie do 31 stycznia każdego roku. 2. Oświadczenie podlega publikacji w BIP na stronie internetowej jednostki. 3. W terminie do dnia 28 lutego kierownik przekazuje kopie oświadczenia Burmistrzowi Tyczyna. 12. Na podstawie przedstawionej, przez Zespół ds. Kontroli Zarządczej rekomendacji Burmistrz Tyczyna podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej do dnia 31 marca każdego roku za rok poprzedni. 13. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 14. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy. 15. Traci moc Zarządzenie Nr 1/2010 Burmistrza Tyczyna z dnia 10 czerwca 2010 r., w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Tyczynie. 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 31.2016 Burmistrza Tyczyna z dnia 12 kwietnia 2016 r. WZÓR Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej... 1) za rok... (rok, za który składane jest oświadczenie) Dział I 2) Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych (nazwa jednostki sektora finansów publicznych) Część A 3) w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 4) w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C 5) nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: 6) 1) monitoringu realizacji celów i zadań, 2) samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych 7), 3) procesu zarządzania ryzykiem, 4) audytu wewnętrznego, 5) kontroli wewnętrznych, 6) kontroli zewnętrznych,
7) innych źródeł informacji:... Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia....... (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki) Dział II 8) 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym. Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział III 9) Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu. 2. Pozostałe działania: Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. Objaśnienia: 1) Należy podać nazwę kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji. 2) W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem X odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3) Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. 4) Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. 5) Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 6) Znakiem X zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu innych źródeł informacji należy je wymienić. 7) Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 8) Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 9) Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.