Łódź, 31.07.2015r. Zapytanie ofertowe INFORMACJE O WSPÓŁFINANSOWANIU Niniejszy zakup jest współfinansowany przez Unię Europejską z środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 (PO IG 2007 2013), 6. Oś priorytetowa, Działanie 6.1 Paszport do eksportu ZAMAWIAJĄCY Woody Polska Beata Madej Ul. Longinusa Podbipięty 4 lok. 38 92 440 Łódź E-mail: woodypolska@gmail.com ; tel. 533 777 233; adres strony internetowej: www.woodypolska.com Nazwa projektu: Rozwój firmy Woody Polska Beata Madej poprzez rozpoczęcie eksportu Nr umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.06.01.00-10-048/13-00 TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. W niniejszym postępowaniu ze względu na wyłączenie podmiotowe nie znajdują zastosowania przepisy Ustawy z dn. 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907). 2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Zamawiający zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. 3. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zapisami 12 Umowy o dofinansowanie. 4. Szacunkowa wartość zamówienia, ustalona na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie przekracza wartość 14.000 euro, określoną na podstawie kursu euro ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn. 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2011r., Nr 282, poz. 1650). 5. Zgodnie z art. 70 1 3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a. Zmiany warunków Zapytania; b. Odwołania postępowania bez wyboru Wykonawcy w dowolnym momencie bez podawania przyczyn. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA; OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Kategoria: Organizacja i udział w misjach gospodarczych za granicą zakup usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych podczas misji gospodarczej do Hong Kongu Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych podczas misji gospodarczej do Turcji. Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych podczas misji gospodarczej do Niemiec. Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych podczas misji gospodarczej do Francji. Kategoria: podróże służbowe trzech osób uczestniczących w realizacji projektu, w okresie nie dłuższym niż jeden dzień przed rozpoczęciem i jeden dzień po dniu zakończenia misji, według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek NIEMIEC dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach misji gospodarczej. Brille und Co. Dortmund, Niemcy, 15-16.08.2015 Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek Francji dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach misji gospodarczej. SILMO Paryż, Francja, 25-28.09.2015 Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek Chin dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach misji gospodarczej. ilość nocy:6, ilość dób: 7, Hong Kong Optical Fair, 05-07.11.2015
Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek Turcja dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach misji gospodarczej. SilmoIstanbul Optics Exhibition, 15-18.12.2015 Kategoria: Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych zakup baz danych Wydatek dotyczy zakupu baz danych na rynku niemieckim - 1 szt. Wydatek dotyczy zakupu baz danych na rynku czeskim - 1 szt. Wydatek dotyczy zakupu baz danych na rynku słowackim - 1 szt. Kategoria: zakup badań marketingowych Wydatek dotyczy zakupu badan marketingowych na rynku niemieckim - 1 szt. Wydatek dotyczy zakupu badan marketingowych na rynku słowackim - 1 szt. Wydatek dotyczy zakupu badan marketingowych na rynku czeskim - 1 szt. Kategoria: zakup usług doradczych w zakresie określenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy, negocjacji handlowych na rynku niemieckim - 1 szt. Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy, negocjacji handlowych na rynku czeskim - 1 szt. Wydatek dotyczy zakupu usług doradczych w zakresie określenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy, negocjacji handlowych na rynku słowackim - 1 szt. Kategoria: podróże służbowe trzech osób uczestniczących w realizacji projektu, w okresie nie dłuższym niż jeden dzień przed rozpoczęciem i jeden dzień po planowanym spotkaniu z potencjalnymi partnerami handlowymi, według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek Niemiec w wybranym terminie dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach wyszukiwania i doboru partnerów.
Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek Czech w wybranym terminie dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach wyszukiwania i doboru partnerów. Wydatek dotyczy podróży służbowych na rynek Słowacji w wybranym terminie dla 2 osób zaangażowanych w realizacje projektu w ramach wyszukiwania i doboru partnerów. Kategoria: Doradztwo w zakresie strategii finansowania przedsięwzięć eksportowych i działalności eksportowej Wydatek dotyczy opracowania optymalnej strategii finansowania na rynku niemieckim - 1 szt. W ramach niniejszej kategorii planowane jest zakupienie usług doradczych w zakresie przygotowania optymalnej strategii finansowania, ze szczególnym uwzględnieniem zewnętrznych form jej dofinansowania. Pod uwagę w przygotowanych raportach musza zostać zarówno rozwiązania komercyjne, jak i niekomercyjne (pożyczki preferencyjne, itp.), tak, by w jak najbardziej efektywny sposób można było funkcjonować na zagranicznych rynkach. Wydatek dotyczy opracowania optymalnej strategii finansowania na rynku czeskim - 1 szt. W ramach niniejszej kategorii planowane jest zakupienie usług doradczych w zakresie przygotowania optymalnej strategii finansowania, ze szczególnym uwzględnieniem zewnętrznych form jej dofinansowania. Pod uwagę w przygotowanych raportach musza zostać zarówno rozwiązania komercyjne, jak i niekomercyjne (pożyczki preferencyjne, itp.), tak, by w jak najbardziej efektywny sposób można było funkcjonować na zagranicznych rynkach. Wydatek dotyczy opracowania optymalnej strategii finansowania na rynku słowackim - 1 szt. W ramach niniejszej kategorii planowane jest zakupienie usług doradczych w zakresie przygotowania optymalnej strategii finansowania, ze szczególnym uwzględnieniem zewnętrznych form jej dofinansowania. Pod uwagę w przygotowanych raportach musza zostać zarówno rozwiązania komercyjne, jak i niekomercyjne (pożyczki preferencyjne, itp.), tak, by w jak najbardziej efektywny sposób można było funkcjonować na zagranicznych rynkach. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania zamówienia: maksymalnie do dn. 31.12.2015r. 2. Przez wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej rozumie się wykonanie prac i dokonanie czynności odbioru końcowego przedmiotu zamówienia i podpisanie protokołu odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W celu oceny spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w Sekcji VI należy przedłożyć: 1. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym w formie Oświadczenia w treści Formularza Ofertowego do Zapytania ofertowego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z powodu powiązań osobowych i/lub kapitałowych z Zamawiającym; 2. Formularz Ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego; 3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty jeżeli ofertę (Formularz i Załączniki) podpisuje w imieniu Wykonawca osoba nieuprawniona do reprezentacji Wykonawcy (zgodnie z odpisem z CEiDG lub KRS). WARUNKI DOTYCZĄCE SKŁADANIA WYJAŚNIEŃ, ODRZUCANIA OFERT I WYKLUCZANIA WYKONAWCÓW 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawców w toku oceny ofert wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących złożonych ofert. W tym celu Zamawiający wyznaczy czas niezbędny na złożenie wymaganej dokumentacji z zastrzeżeniem, że uzupełnione dokumenty/wyjaśnienia nie mogą prowadzić do dokonania istotnych zmian w treści oferty. Niezłożenie dokumentów w wymaganym terminie skutkuje odrzuceniem oferty. 2. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty, które: a. Nie potwierdzą spełniania warunków udziału w postępowaniu; b. Nie wykażą braku podstaw do wykluczenia w szczególności powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo w rozumieniu: wzajemnych powiązań między Zamawiającym a wykonawcą polegających na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. c. Złożyły oferty częściowe. 3. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a. została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania; b. jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego; c. zawiera błędy w obliczeniu ceny; d. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; e. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 4. W celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia Zamawiający zwraca się do Wykonawców o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy, itp. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, ze oferta zawiera rażąco niską cenę w
stosunku do przedmiotu zamówienia. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSOBY UPRAWNIONEJ DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną, z tym, że dla oferty wraz z załącznikami zastrzeżona jest wyłącznie forma pisemna. 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, że pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu bądź adres e-mailowy podany przez Wykonawcę, zostało mu doręczone w sposób umożliwiający Wykonawcy zapoznanie się z jego treścią. 4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać do Zamawiającego: a. pisemnie na adres Biura Projektu: Al. Kościuszki 80/82, 90 437 Łódź, IX piętro b. za pomocą poczty elektronicznej na adres: woodypolska@gmail.com 5. Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami: Beata Madej Właściciel e-mail: woodypolska@gmail.com tel. 533 777 233. 6. Adres strony internetowej, na której jest dostępne Zapytanie wraz z załącznikami www.woodypolska.com ; TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca jest związany ofertą prze okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Ofertę sporządza się w formie pisemnej, przy użyciu formularza stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, wypełnionego na maszynie do pisania, komputerze albo ręcznie, długopisem w sposób czytelny w języku polskim (w przypadku dokumentów w językach obcych należy załączyć tłumaczenie na język polski). 2. Nie dopuszcza się składanie ofert w formie elektronicznej. 3. Wszystkie dokumenty składające się na ofertę powinny być podpisane przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy (uprawnioną zgodnie z odpisem z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej albo przez osobę umocowaną przez osobę/y uprawnioną/e). 4. Każdy Wykonawca może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie większej ilości ofert spowoduje odrzucenie wszystkich złożonych przez Wykonawcę ofert. 5. Koszt sporządzenia oferty spoczywa na Wykonawcy. 6. Nie przewiduje się zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 7. Przesłane do Zamawiającego dokumenty nie podlegają zwrotowi. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego Woody Polska Beata Madej Ul. Longinusa Podbipięty 4 lok. 38 92 440 Łódź 2. najpóźniej do dn. 6 sierpnia 2015r. do godziny 10:00. 3. Zamawiający nie będzie ponosić odpowiedzialności za nieterminowe wpłynięcie oferty jeżeli oferta nie będzie oznaczona w odpowiedni sposób lub zaadresowana na adres siedziby Zamawiającego. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszym Zapytaniu i załącznikach do niego zobowiązany jest w cenie oferty ująć wszelkie koszty, jakie poniesie z tytułu należytego wykonania zamówienia oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia oraz innych elementów zamówienia, a także koszty związane z ewentualnym ryzykiem wynikającym z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy. 2. Cena ofertowa jest ceną (wynagrodzeniem) ryczałtową. 3. Cena podana w ofercie winna być wyliczona w złotych polskich. 4. Cena ryczałtowa powinna być podana oddzielnie jako cena brutto, cena netto za całość przedmiotu zamówienia oraz powinna być wyrażona liczbowo z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ponadto cena za całość przedmiotu zamówienia powinna być podana słownie. 5. Cenę oferty należy umieścić w formularzu ofertowym według załączonego wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie następującymi kryteriami: a. CENA WYKONANIA CAŁOŚCI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WAGA 100% 2. Punkty za kryterium, o którym mowa w ust. 1a. zostaną obliczone według następującego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej ------------------------------------ x100 x 100% (waga kryterium)= ilość punktów Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. Maksymalna liczba punktów w tym kryterium to 100,00 pkt. 3. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów w przedmiotowym postępowaniu. 4. W przypadku wskazania takich samych cen, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą
oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty. 2. Ogłoszenie o wyborze oferty zostanie umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego. 3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza i pozytywnie przejdzie procedurę, której mowa w ust. 3 powyżej będzie zobowiązany podpisać umowę lub zamówienie, z niniejszym Zapytaniem i złożoną ofertą do niniejszego Zapytania w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 4. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty, potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie wynika z dokumentów załączonych do oferty. 5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a przyszłym Wykonawcą zamówienia odbywać się będą w złotych polskich. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Formularz Ofertowy; Dokumentację niniejszym zatwierdzam, Beata Madej