Konferencja podsumowująca realizację grantu Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013 poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL 2004-2006 Ocena merytoryczna projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej Gdańsk, 27 październik 2011 r.
Uwaga ogólna Pojęcie innowacyjności powinno być toŝsame na etapie przygotowania do wdraŝania projektów innowacyjnych tj.: - na etapie informacji i promocji, - na etapie przygotowania dokumentacji konkursowej, - w trakcie oceny projektów innowacyjnych. Dokumentacja konkursowa W trakcie tworzenia Dokumentacji Konkursowej na projekty innowacyjne i współpracy ponadnarodowej Instytucja Organizująca Konkurs powinna zwrócić szczególną uwagę na podział wag punktowych w poszczególnych częściach Karty oceny merytorycznej.
Kluczowe elementy oceny projekt innowacyjny testujący Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu Innowacyjność i grupy docelowe Zadania Oddziaływanie projektu Potencjał i doświadczenie projektodawcy Sposób zarządzania projektem Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu Wydatki projektu Kluczowe elementy oceny grupy docelowe W trakcie oceny należy zwrócić szczególną uwagę na zaangaŝowanie grup docelowych odbiorców i użytkowników, przy formułowaniu założeń merytorycznych. Działania te mają kluczowe znaczenie przy ocenie użyteczności produktu / produktów, wypracowanych w ramach projektu
Kluczowe elementy oceny partnerstwo Szczególnej ocenie podlega sposób zaangaŝowania partnerów na poszczególnych etapach realizacji projektu. Istotą projektów współpracy ponadnarodowej oraz partnerstw powoływanych na potrzeby realizacji pozostałych projektów partnerskich, jest rzeczywiste partnerstwo (a nie podwykonawstwo) oraz wartość dodana, wynikająca z tej współpracy. Kluczowe elementy oceny - potencjał Szczególnie ważne jest także zwrócenie uwagi na takie aspekty jak potencjał i doświadczenie Wnioskodawcy w danym obszarze działania. Potencjał instytucji powinno się oceniać na podstawie zaangażowanego personelu, a nie wyłącznie poprzez pryzmat całej instytucji.
Organizacja prac KOP - skład W skład Komisji Oceny Projektów powinni w miarę możliwości wchodzić pracownicy IOK oraz eksperci: posiadający wiedzę z zakresu obszaru, jakiego dotyczy konkurs, dobrze zorientowani w sytuacji regionu w danym obszarze wsparcia EFS, posiadający doświadczenie uzyskane przy wdraŝaniu bądź realizacji projektów innowacyjnych realizowanych ze środków UE, w tym PIW EQUAL 2004-2006, posiadający doświadczenie w ocenie projektów standardowych, Kluczowe elementy oceny - skład posiadający wiedzę i doświadczenie badawcze; Ocena części badawczej stanowi bowiem istotny problem przy ocenie merytorycznej PI. Osoby te powinny brać udział przy ocenie każdego projektu, jako drugi oceniający. posiadający pełną wiedzę o wszystkich projektach innowacyjnych, realizowanych w innych województwach (jeżeli oceniający nie zweryfikowali, czy podobny projekt jest już realizowany, istnieją przesłanki do uznania oceny za wadliwą lub niepełną w zakresie oceny innowacyjności proponowanych rozwiązań). Rejestr realizowanych PI/PWP, w tym bazę beneficjentów obu typów tych projektów prowadzi KIW.
Organizacja prac KOP - szkolenie Przed rozpoczęciem prac Komisji, wskazanym jest zorganizowanie szkolenia dla KOP przeprowadzonego przez wyspecjalizowanego trenera w zakresie oceny merytorycznej projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Trener powinien współpracować z Krajową Instytucją Wspomagającą i przeprowadzać szkolenia takŝe dla innych IP/IP2, co pomaga wypracowywać podobne standardy w ocenie wniosków. Organizacja prac KOP - szkolenie Szkolenie powinno być zorganizowane po rozpoczęciu prac KOP (np. w ciągu 10 dni). Członkowie KOP oceniający wnioski powinni zapoznać się wcześniej z ocenianymi przez nich wnioskami, aby trener przeprowadzający szkolenie mógł, w razie konieczności doradzić w rozstrzygnięciu konkretnych problemów i ewentualnie skonsultować indywidualne przypadki.
Organizacja prac KOP tryb pracy Praca KOP winna odbywać się w trybie półstacjonarnym : projekty te są trudniejsze w ocenie niż projekty standardowe, osoba oceniająca musi mieć czas, aby spokojnie zapoznać się z ocenianym projektem oraz z problemem, jaki w wyniku realizacji projektu wnioskodawca zamierza rozwiązać. członek KOP powinien mieć również możliwość przedyskutowania kwestii problematycznych i niejasnych w ocenie z innymi członkami KOP i Przewodniczącym podczas posiedzeń stacjonarnych. Dlatego tryb półstacjonarny wydaje się być optymalnym rozwiązaniem. Organizacja prac KOP tryb pracy Przewodniczący KOP powinien poinformować członków KOP nt. wymogów i oczekiwań IOK w odniesieniu do projektów składanych w danym konkursie, w tym przekazać objaśnienia odnośnie istoty konkursu i rozumienia innowacji. Niezależnie od przyjętego trybu posiedzeń KOP Przewodniczący KOP powinien być zawsze dostępny dla członków KOP w przypadku pojawienia się powtarzających się problemów przy ocenie projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, a także w celu omówienia rozbieżności w ocenie poszczególnych członków KOP.
Organizacja prac KOP spotkania Pierwsze spotkanie powinno mieć na celu wyjaśnienie Tematu (w przypadku projektów innowacyjnych testujących) oraz pozostałych istotnych wymogów konkursowych, a także ujednolicenie rozumienia zapisów karty oceny merytorycznej projektu. Wszyscy członkowie KOP powinni mieć wspólną wiedzę nt. wymogów i oczekiwań IOK w odniesieniu do projektów składanych w danym konkursie. Członkowie KOP powinni zrobić rozeznanie rynku pod kątem ewentualnego istnienia i funkcjonowania rozwiązań proponowanych w ocenianych projektach. Jest to niezbędne dla oceny innowacyjności proponowanego w konkretnym projekcie rozwiązania. Pierwsze spotkanie powinno pozwolić na ustalenie wspólnego podejścia do innowacji wśród oceniających. Organizacja prac KOP spotkania Dobrym rozwiązaniem są systematyczne spotkania, w celu omówienia zidentyfikowanych powtarzających się problemów. NaleŜy ustalić odpowiednie standardy oceny i minimalizować znaczące rozbieżności w ocenie czy sytuacje nieprawidłowej oceny wniosku, jednak z zastrzeżeniem, że ocena wniosków odbywa się z zachowaniem zasady bezstronności. W sytuacji wystąpienia trudności w ocenie zalecany jest kontakt z KIW oraz ewentualnie z Partnerami w ramach sieci współpracy, którzy mogą mieć podobne doświadczenia w konkretnych przypadkach.
Organizacja prac KOP udział ekspertów Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów wramachpokl w skład KOP mogą zostać powołani także eksperci w danej dziedzinie w charakterze obserwatorów bez prawa do oceny. IOK powinna korzystać z tych możliwości, aby ekspert mógł udzielić osobom oceniającym wyjaśnień lub konsultacji, np. czy rozwiązania zaproponowane przez projektodawcę są rzeczywiście innowacyjne na danym terenie. Spotkanie z ekspertem (KOP pośredni) winno być zorganizowane w terminie około 10 dni od rozpoczęcia prac KOP, po wstępnym zapoznaniu się osób oceniających z zakresem merytorycznym zawartym we wniosku. W przypadku wystąpienia dalszych wątpliwości spotkania takie należy powtarzać cyklicznie. Organizacja prac KOP opinia eksperta W przypadku niewielkiej liczby ocenianych merytorycznie wniosków, a także w wyniku zidentyfikowania przez osoby oceniające projektów skomplikowanych, których ocena jest szczególnie trudna, IOK powinna skorzystać z możliwości, którą przewidują Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL tj. z opinii eksperta, który nie został powołany do składu KOP. Ekspert: - powinien posiadać wiedzę z zakresu oceny projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, - ale także powinien być specjalistą z zakresu tematyki merytorycznej konkursu.
Negocjacje Po wyłonieniu konkretnych projektów do realizacji, najbardziej efektywnym sposobem weryfikacji i wyjaśnienia kwestii problemowych (w tym dotyczących budżetu), jest prowadzenie negocjacji ustnych z projektodawcą. Podczas dwustronnych spotkań i dyskusji istnieje możliwość wspólnego wypracowania najlepszego kształtu ostatecznego projektu. Negocjacje ustne pozwalają ponadto na skrócenie czasu, w jakim podpisana zostanie umowa o dofinansowanie realizacji projektu. Należy zwrócić szczególną uwagę, iż z przeprowadzenia negocjacji (każdego spotkania!) sporządzany jest protokół, podpisywany przez obie strony, aby wykluczyć jakiekolwiek rozbieżności interpretacyjne.
Dziękujemy za uwagę