ZARZĄDZENIE Nr 44/24/07 BURMISTRZA MIASTA ZGORZELEC ZGORZELEC. z dnia 20 lutego 2007 roku

ZARZĄDZENIE Nr 44/24/07 BURMISTRZA MIASTA ZGORZELEC ZGORZELEC z dnia 20 lutego 2007 roku sprawie Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) oraz 125 ust. 3 Statutu Miasta Zgorzelec ( Uchwała Nr 64 Rady Miejskiej w Zgorzelcu z dnia 17 czerwca 2003 r. - tekst jednolity: Obwieszczenie Przewodniczącego Rady Miasta Zgorzelec z dnia 01 marca 2006 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu uchwały w sprawie Statutu Miasta Zgorzelec opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Dolnośląskiego z dnia 21 kwietnia 2006 r., Nr 85, poz. 1436) BURMISTRZ MIASTA ZGORZELEC zarządza, co następuje: Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej nadaję Regulamin Organizacyjny w następującym brzmieniu: Rozdział 1 Postanowienia ogólne Regulamin Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu w szczególności określa: l) organizację Ośrodka; 2) zasady funkcjonowania Ośrodka; 3) zakres działania i kompetencje komórek organizacyjnych Ośrodka. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1 2 l) Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zgorzelcu; 2) Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu; 3) Zastępcy Kierownika- należy przez to rozumieć Zastępcę Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu; 4) Głównym Księgowym - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu; 5) Komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć rejony opiekuńcze, sekcje i samodzielne stanowiska pracy; 6) Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu nadany przez Burmistrza Miasta Zgorzelec.

3 Ośrodek jest jednostką organizacyjną Urzędu Miasta Zgorzelec i wykonuje zadania własne o charakterze obowiązkowym, zadania własne gminy i zadania zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez Gminę Miejską Zgorzelec, określone w ustawie o pomocy społecznej, zadania Gminy Miejskiej Zgorzelec określone ustawą o dodatkach mieszkaniowych, ustawą o świadczeniach rodzinnych, ustawą o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej. 4 Ośrodek działa na podstawie: 1) ustawy o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami); 2) ustawy o pracownikach samorządowych ( Dz. U. 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późniejszymi zmianami); 3) ustawy o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2004 r. Nr 64, z późniejszymi zmianami); 4) ustawy o dodatkach mieszkaniowych ( Dz. U. z 2001 r. Nr 71 poz. 734 z późniejszymi zmianami); 5) ustawy o świadczeniach rodzinnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992); 6) ustawy o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami); 7) uchwały Rady Miasta Zgorzelec z dnia 27.04.1990 r. Nr XI1I/76/90 o utworzeniu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu; 8) Statutu Ośrodka; 9) Regulaminu; 10) innych przepisów. Siedzibą Ośrodka jest Miasto Zgorzelec - budynek położony przy ul. Traugutta 77b. Ośrodek jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy. 5 6 Rozdział 2 Zasady Kierowania Ośrodkiem 7 1. Ośrodkiem kieruje Kierownik, który reprezentuje Ośrodek na zewnątrz. 2. Kierownik Ośrodka dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami. 3. Kierownik kieruje Ośrodkiem poprzez wydawanie zarządzeń i poleceń służbowych. 4. Kierownik Ośrodka podlega służbowo Burmistrzowi Miasta. 2

-- 8 l. W Ośrodku obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa. 2. W razie nieobecności Kierownika jego obowiązki wykonuje Zastępca Kierownika. 3. Kierownik Ośrodka i jego Zastępca na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Zgorzelec wydaje decyzje administracyjne w sprawach indywidualnych z zakresu pomocy społecznej, dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej. 4. W razie nieobecności Kierownika i Zastępcy Kierownika ich obowiązki wykonuje pracownik Sekcji świadczeń pomocy społecznej i dodatków mieszkaniowych na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez Burmistrza Miasta Zgorzelec. Rozdział 3 Organizacja Ośrodka l. Ośrodek składa się z: l) rejonów opiekuńczych; 2) sekcji; 3) samodzielnych stanowisk pracy. 2. Schemat Organizacyjny Ośrodka stanowi załącznik nr 1. 9 10 W skład Ośrodka wchodzą następujące sekcje i samodzielne stanowiska pracy: l) Sekcja finansowo-budżetowa; 2) Sekcja świadczeń pomocy społecznej i dodatków mieszkaniowych; 3) Sekcja świadczeń rodzinnych; 4) Kadry; 5) Konsultanci; 6) Konserwator; 7) Sprzątaczki. 11 Sekcjami kierują: Zastępca Kierownika oraz Główny Księgowy. 12 l. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje podziału pracy oraz ustala szczegółowy zakres czynności podległym pracownikom. 2. Status prawny pracowników Ośrodka określa ustawa o pracownikach samorządowych. 3. Kwalifikacje, uprawnienia i zadania pracowników socjalnych określa ustawa o pomocy społecznej. 4. Szczegółowy zakres czynności dla samodzielnych stanowisk pracy opracowuje pracownik kadr w porozumieniu z Kierownikiem. 5. Zakres czynności, o których mowa w pkt 1 i 4 zatwierdza Kierownik. 6. Zakres czynności przechowuje się w aktach osobowych pracowników. 3

Rozdział 4 Zadania kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy 13 Do zadań i obowiązków kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy należy: l) kierowanie całokształtem pracy, zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań sekcji wynikających z niniejszego Regulaminu; 2) programowanie działalności sekcji lub samodzielnego stanowiska pracy; 3) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów w Ośrodku oraz tajemnicy służbowej; 4) nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników komórki organizacyjnej czynności kancelaryjnych; 5) prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według kompetencji merytorycznych komórki organizacyjnej, współpraca z informatykiem w zakresie aktualizacji danych; 6) usprawnienie organizacji, metod i form pracy sekcji lub samodzielnego stanowiska; 7) wykonywanie czynności prawnych w imieniu Ośrodka w zakresie udzielonych upoważnień; 8) sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady, przygotowanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi; 9) udzielanie wyjaśnień w sprawach petycji, skarg, wniosków i interwencji; 10) opracowanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń i poleceń Kierownika; 11) realizacja zadań własnych i zadań zleconych Ośrodkowi z zakresu pomocy społecznej, oraz zadań przyjętych przez Ośrodek z zakresu administracji rządowej na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta; 12) dbałość o profesjonalną i kulturalną obsługę interesantów zgodnie z etyką zawodową; 13) podnoszenie jakości świadczonych usług na rzecz interesantów poprzez stałe doskonalenie się. Rozdział 5 Zakres działania komórek organizacyjnych, samodzielnych stanowisk pracy 14 Do zadań Zastępcy Kierownika należy: 1) przyznawanie świadczeń z zakresu pomocy społecznej wynikających z ustawy; 2) nadzór i kontrola pracy terenowych pracowników socjalnych; 3) weryfikacja wywiadów środowiskowych sporządzanych przez pracowników socjalnych; 4) prowadzenie dokumentacji Ośrodka; 5) szkolenie pracowników socjalnych. 4

15 Do zadań Głównego Księgowego należy: l) prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami I zasadami; 2) prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki; 3) bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie sprawozdawczości finansowej; 4) analizowanie wykorzystanych środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki; 5) nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne, 16 Do zadań Sekcji świadczeń pomocy społecznej i dodatków mieszkaniowych należy: 1) kompletowanie dokumentów i przyznawanie dodatków mieszkaniowych; 2) prowadzenie dokumentacji w zakresie przyznawanych zasiłków z pomocy społecznej; 3) nadzór nad realizacja planów pomocy społecznej; 4) prowadzenie dokumentacji w zakresie sprawiania pogrzebu; 5) kompletowanie dokumentacji i kierowanie do domów pomocy społecznej; 6) udzielanie pomocy rzeczowej podopiecznym; 7) przygotowywanie decyzji administracyjnych w zakresie pomocy społecznej dodatków mieszkaniowych; 8) wykonywanie innych zadań z zakresu pomocy społecznej i dodatków mieszkaniowych wynikających z ustaw. 17 Do zadań Sekcji świadczeń rodzinnych należy: 1) przyznawanie świadczeń rodzinnych określonych przepisami ustawy o świadczeniach rodzinnych; 2) przyznawanie zaliczek alimentacyjnych określonych przepisami ustawy o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej; 3) prowadzenie dokumentacji związanej z przyznawaniem świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych; 4) udzielanie informacji w tym zakresie oraz wydawanie druków; 5) przygotowywanie decyzji administracyjnych w zakresie świadczeń rodzinnych oraz zaliczek alimentacyjnych 6) współpraca z urzędami i innymi jednostkami w sprawach mających wpływ na przyznanie świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej; 7) sporządzanie sprawozdań statystycznych związanych ze świadczeniami rodzinnymi i zaliczką alimentacyjną; 8) prowadzenie rejestru złożonych wniosków i wydawanych decyzji; 9) wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o zaliczce alimentacyjnej. 5

18 Do zadań Sekcji finansowo-budżetowej należy: 1) prowadzenie dokumentacji związanej z rachubą płac; 2) tworzenie i doskonalenie obiegu dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji fmansowych; 3) organizowanie i doskonalenie prowadzenia księgowości i sprawozdawczości fmansowej w sposób umożliwiający terminowe przekazywanie informacji ekonomicznych; 4) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń fmansowych; 5) należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych; 6) prowadzenie obsługi kasowej. 19 Do zadań stanowiska ds. Kadr należy: 1) prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników Ośrodka; 2) kontrola dyscypliny pracy; 3) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy. 20 Do zadań Radcy Prawnego należy: 1) udzielanie porad prawnych, wyjaśnień oraz wydawanie opinii w zakresie stosowania prawa; 2) informowanie o zmianach przepisów prawnych w zakresie działalności Ośrodka; 3) uczestniczenie w prowadzonych przez Ośrodek rokowaniach, których celem jest rozwiązanie, zmiana lub nawiązanie stosunku prawnego; 4) nadzór prawny nad egzekucją należności Ośrodka; 5) występowanie w charakterze pełnomocnika Ośrodka w postępowaniach sądowych i administracyjnych; 6) opiniowanie pod względem prawnym projektów wewnętrznych aktów normatywnych; 7) wykonywanie innych zadań z zakresu pomocy społecznej. 21 Do zadań informatyka należy: 1) realizacja założeń polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych eksploatowanych w Ośrodku; 2) zapewnienie ciągłości i sprawnego funkcjonowania systemów informacyjnych; 3) wdrażanie i rozwój systemów informatycznych Ośrodka; 4) zabezpieczenie danych w postaci elektronicznej należących do zasobów Ośrodka. 6

Rozdział 6 Zasady podpisywania pism i dokumentów 22 Do podpisu Kierownika zastrzega się w szczególności: l) pisma i dokumenty: a) kierowane do naczelnych i centralnych organów administracji państwowej; b) kierowane do jednostek i instytucji samorządu terytorialnego oraz organów jednostek samorządu terytorialnego; c) związane z wykonywaniem przez Kierownika funkcji kierownika Ośrodka; d) każdorazowo zastrzeżone przez Kierownika do jego podpisu. 2) decyzje i postanowienia w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej. 23 Do Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego należy: 1) podpisywanie pism i dokumentów w sprawach należących do zadań Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego; 2) aprobata wstępna pism zastrzeżonych do właściwości Kierownika, a związanych z zakresem zadań należących do Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego; 3) podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej - w ramach udzielonych upoważnień. 24 Samodzielne stanowiska pracy: l) aprobują wstępnie pisma w sprawach zastrzeżonych dla Kierownika, Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego; 2) podpisują pisma w sprawach należących do zakresu działania samodzielnych stanowisk pracy z wyjątkiem zastrzeżonych dla Kierownika oraz należących do zadań Kierownika, Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego. 25 1. Pracownicy opracowujący pisma parafująje swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony na jednej kopii pisma. 2. Zastępca Kierownika i Główny Księgowy aprobują treść pisma, o którym mowa w ust. l 7

.- Rozdział 7 Obieg dokumentów 26 1. Postępowanie kancelaryjne w Ośrodku określa Instrukcja Kancelaryjna. 2. W Ośrodku stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla Ośrodka oraz "Instrukcję w sprawie organizacji i działania składnicy akt". Rozdział 8 Oceny kwalif'ikacyjne pracowników 27 1. Pracownicy Ośrodka podlegają ocenie kwalifikacyjnej. 2. W ocenie kwalifikacyjnej uwzględnia się między innymi: 1) kwalifikacje i przygotowanie zawodowe, znajomość przepisów prawnych oraz aktów stanowionych przez organy gminy; 2) twórczą inicjatywę w pracy oraz pogłębianie wiedzy; 3) realizacje zadań nałożonych na pracownika; 4) umiejętność umacniania zaufania do organów samorządowych oraz autorytetu Ośrodka; 5) przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej. 3. Ocenę kwalifikacyjną dokonuje się zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych. 4. Ocena kwalifikacyjna dokonywana jest na piśmie, a jej treść podaje się do wiadomości zainteresowanego pracownika. 5. Negatywna ocena kwalifikacyjna potwierdzona ponowną ujemną oceną - dokonaną nie wcześniej niż po upływie trzech miesięcy stanowi podstawę do rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem. 6. szczegółowe zasady oraz tryb dokonywania oceny pracowników określi Kierownik Ośrodka odrębnym zarządzeniem. 7. Rozdział 9 Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania petycji, skarg i wniosków 28 1. Rozpatrywanie oraz załatwianie petycji, skarg i wniosków w Ośrodku odbywa się zgodnie z postanowieniami kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi. 2. Przyjmowanie interesantów przez Kierownika Ośrodka w sprawie petycji, skarg i wniosków odbywa się w każdy poniedziałek w godzinach od 13.00 do 15.30. 8

3. Zastępca Kierownika przyjmuje interesantów w sprawach petycji skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Ośrodka. 29 1. Petycje, skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku. 2. Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli petycję, skargę we własnym imieniu lub przekazali je do załatwienia w imieniu innej osoby, powinni być powiadomieni o sposobie ich załatwienia, a gdy załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie ich rozpatrzenia, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia ich wniesienia lub przekazania. 3. O sposobie załatwienia petycji, skargi, wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek. 4. W razie nie załatwienia petycji, skargi, wniosku w terminie określonym w ust. 1 stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. 30 1. Centralny rejestr petycji, skarg i wniosków prowadzi Kierownik Ośrodka. 2. Zastępca Kierownika prowadzi rejestr petycji, skarg i wniosków w ramach własnych kompetencji. 31 Do rozpatrywania oraz załatwiania interwencji stosuje się odpowiednie przepisy dotyczące petycji, skarg i wniosków. 32 Odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz komisji Rady udziela Kierownik Ośrodka. Rozdział 10 Działalność kontrolna w Ośrodku 33 System kontroli w Ośrodku obejmuje: 1) kontrolę wewnętrzną; 2) kontrolę zewnętrzną. 9

34 Kontrolę wewnętrzną sprawują: 1) Zastępca Kierownika w stosunku do pracowników; 2) Główny Księgowy; 3) Zespół powołany doraźnie - w zakresie ustalonym przez Kierownika; 4) Czynności kontrolne wykonuje również zgodnie z kompetencjami Kierownik Ośrodka. 35 1. Kontrola wewnętrzna prowadzona jest w Ośrodku jako: 1) kontrola wstępna, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielega1nym działaniom; 2) kontrola bieżąca, polegająca na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania; 3) kontrola następna, obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już wykonane. 2. W razie ujawnienia, w toku wykonywania kontroli wstępnej nieprawidłowości kontrolujący: 1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowo sporządzone dokumenty z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień; 2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnie sporządzonych, nieprawidłowych lub dotyczących działań sprzecznych z przepisami. 3. W przypadku ujawnienia nadużycia lub innych nieprawidłowości, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić bezpośrednio przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód w sprawie. 36 Kontrolę zewnętrzną w Ośrodku sprawuje: 1) Urząd Miasta Zgorzelec. 2) Urząd Dolnośląski we Wrocławiu. Rozdział 11 Kontrola przeprowadzana w Ośrodku przez organy kontroli zewnętrznej 37 W Ośrodku mogą być przeprowadzane kontrole przez upoważnione do tego organy kontroli zewnętrznej. 10

38 1. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela Kierownik. 2. Nadzór nad realizacją zaleceń i wniosków pokontrolnych sprawuje Kierownik Ośrodka za pośrednictwem Zastępcy Kierownika i Głównego Księgowego. Rozdział 12 Postanowienia końcowe 39 Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Ośrodka. 40 Traci moc Zarządzenie Nr 304/119/04 Burmistrza Miasta Zgorzelec z dnia 30.08.2004r. w spr. Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zgorzelcu. 41 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą 2007 r. od O 1 marca ~u ~TR!i]~A, ~I~ ~C1t, Rafał G nin 11

a~~clni~ Nr l do Zarządzenia BM N r.~\1.\.~~.\91 z dnia.w..ot.v);).l{ SCHEMAT ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W ZGORZELCU KIEROWNIK OŚRODKA l -. - GŁÓWNY KSIĘGOWY SEKCJA ŚWIADCZEŃ POMOCY SPOŁECZNEJ I DODATKÓW MlESZKANIOWYCH ~ 1 ZASTĘPCA KIEROWNIKA ~ OŚRODKA ~ SEKCJA FINANSOWO- BUDŻETOWA SEKCJA ŚWIADCZEŃ REJON I ~ 4 RODZINNYCH rl H REJON II KADRY rl l ~ REJON LII KONSULTANCI r---- REJON IV f----. KONSERWATOR., H REJON V SPRZĄTACZKI -. REJON VI