Krajowa Rada Drobiarstwa Izba Gospodarcza w Warszawie Czackiego 3/5, 00-043 Warszawa Dział Hodowli i Oceny Drobiu tel. 022/336 13 38 ul. Sarmacka 7, 60-975 Poznań tel./fax. 022/ 828 23 89 skr. poczt. 11 fax 022/ 433 50 30 tel. (0-61) 824-26-51, 824-26-52 e-mail: krdig@pro.onet.pl fax (0-61) 824-26-53 krd-ig@krd-ig.com.pl http:// www.krd-ig.com.pl e-mail: poznan@krd-ig.pl SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA KRAJOWA RADA DROBIARSTWA IZBA GOSPODARCZA ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY W PRZETARGU NA PRZEPROWADZENIE I PRZYGOTOWANIE KAMPANII INFORMACYJNEJ PT.: Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964r. (Dz.U.64.16.93 ze zm.) art. 70 1-70 5, z zachowaniem uczciwej konkurencji.
2 z 41 SPIS TREŚCI I. WPROWADZENIE... 3 II. ZAMAWIAJĄCY... 5 III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA... 6 IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA... 6 GRUPY DOCELOWE... 11 BUDŻET... 15 V. SZCZEGÓŁY DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:... 16 B. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA... 17 C. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY... 17 D. ZAWARTOŚĆ OFERTY... 18 E. SPOSÓB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ DOTYCZĄCYCH SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA... 20 G. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT... 21 H. ZMIANA I WYCOFANIE OFERT... 22 I. WADIUM... 22 J. MIEJSCE I TERMIN ORAZ TRYB OTWARCIA OFERT... 22 K. KRYTERIA OCENY OFERT... 23 SZCZEGÓŁOWY OPIS SPOSOBU REALIZACJI ZAMÓWIENIA:... 25 L. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY... 26 M. OGŁOSZENIE WYNIKÓW POSTĘPOWANIA... 26 N. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY... 26 IV. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA... 27 V. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA... 29 Wytyczne dotyczące opisu programu... 33 ZAŁĄCZNIK 2 - KOSZTY KWALIFIKOWANE I NIEKWALIFIKOWANE... 36 ZAŁĄCZNIK 3 - ZASADY INFORMOWANIA O WSPARCIU PROGRAMU ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ... 41 2
3 z 41 I. WPROWADZENIE Dnia 1 lipca 2009 roku weszła w życie Ustawa z 22 maja 2009 roku o funduszach promocji produktów rolno spożywczych ( Dz. U. z 2009 r. nr 97, poz. 799 ), która utworzyła m.in. Fundusz Promocji Mięsa Drobiowego. W ramach tej Ustawy stworzono mechanizm finansowania umożliwiający przeznaczenie znaczących środków na promocję poszczególnych grup produktów pochodzenia rolnego. Krajowa Rada Drobiarska jako jednostka skupiająca i reprezentująca większość podmiotów uczestniczących w produkcji i sprzedaży produktów z mięsa drobiowego przygotowała program 5-cio letniej strategii promocji branży i zwraca się do wybranych agencji reklamowych z prośbą o przygotowanie i przeprowadzenie programu promocji mięsa drobiowego w Polsce i mięsa gęsiego na rynku niemieckim finansowanego ze środków UE, ARR i Funduszu Promocji Mięsa Drobiowego, w celach i założeniach zgodnego z tym co poniżej. Kampania dodatkowo współfinansowana będzie ze środków UE na podstawie RR (WE) nr 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. 2. Opis sytuacji Branża drobiarska i konsumpcja drobiu w Polsce charakteryzuje się w ostatnich dwudziestu latach (podobnie jak w większości krajów na świecie) dużym tempem rozwoju. Dynamiczny rozwój produkcji drobiarskiej wywołany był przez rosnący szybko popyt krajowy, będący efektem m.in. substytucji wołowiny przez drób. Do wzrostu popytu przyczyniały się również: wzrost sprzedaży elementów, rosnący udział mięsa indyczego, ogromne rozszerzenie oferty asortymentowej oraz poprawa jakości i atrakcyjności handlowej produktów drobiarskich (estetyka i funkcjonalność opakowań, etykietowanie, zróżnicowanie gramatury), a także możliwość identyfikacji towaru z producentem. 3
4 z 41 Tak znaczący przyrost produkcji i konsumpcji drobiu był osiągnięty w warunkach poprawiającej się konkurencyjności cenowej mięsa drobiowego i jego dostępności, niestety często kosztem percepcji jakości i imagu mięsa drobiowego, zwłaszcza w zakresie jego rzekomej mniejszej zdrowotności, wynikającej z braku zaufania, co do sposobów tuczu, warunków sanitarnych i standardów produkcji, wbrew stanowi faktycznemu. 80 Spożycie mięsa w Polsce (w kg/osobę rocznie) 70 60 50 40 30 20 10 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Mięso i podroby wieprzowe wołowe drobiowe Źródło: GUS, szacunek IERiGŻ-PIB Wyniki badań opinii konsumentów O wyborze kupna gatunku mięsa drobiowego decyduje: 4
5 z 41 Obawy przed konsumpcją mięsa drobiowego wynikają z: II. ZAMAWIAJĄCY Krajowa Rada Drobiarstwa - Izba Gospodarcza w Warszawie powstała 11 marca 1998r. Aktualnie do KRD-IG należy 60 podmiotów gospodarczych, reprezentujących hodowlę, 5
6 z 41 reprodukcję, wylęgi, produkcję towarową drobiu i jaj, przetwórstwo mięsa drobiowego i jaj, zbyt drobiu i przetworów mięsa drobiowego, oraz produkcję pasz dla drobiu. Członkami KRD-IG są m.in. Akademie Rolnicze, związki hodowców i producentów drobiu, zakłady przetwórcze mięsa drobiowego, wytwórnie pasz oraz indywidualni hodowcy i producenci drobiu.celem działalności Krajowej Rady Drobiarstwa - Izby Gospodarczej jest m.in. dalszy rozwój i unowocześnianie polskiego drobiarstwa, ochrona interesów hodowców i producentów drobiu oraz przetwórców mięsa drobiowego, ich integracja, reprezentowanie krajowego drobiarstwa wobec władz państwowych. Członkowie KRD - IG realizują około 70 % produkcji żywca drobiu, a w uboju i przetwórstwie mięsa drobiowego około 80% produkcji krajowej. Warto dodać, że od 2005 r. KRD-IG jest członkiem a. v. e. c. - Europejskiego Stowarzyszenia Producentów, Importerów i Eksporterów Mięsa Drobiowego z siedziba w Kopenhadze. III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie konkursu na przeprowadzenie kampanii informacyjnej. IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na: 1. Przygotowanie i przeprowadzenie trzyletniej kampanii informacyjnej wraz z kreacją (części wizualnej) mięsa drobiowego w Polsce i mięsa gęsiego na rynku Niemieckim zgodnie z programem SYSTEMU GWARANTOWANEJ JAKOŚCI ŻYWNOŚCI (QAFP) ; 2. Dokonaniu pomiaru efektywności kampanii informacyjnej, zgodnie z przedstawionym w ofercie opisem. Program obejmuje następujące grupy produktów: świeże, schłodzone lub mrożone mięso produkowane zgodnie ze wspólnotowym lub krajowym systemem jakości System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP, 6
7 z 41 będą to: zgodnie z zeszytem branżowym drobiu systemu QAFP m.in.: kulinarne mięso z piersi kurczaka, kulinarne mięso z piersi indyka, tuszki i elementy z młodej gęsi owsianej. Działania informacyjne będą prowadzone w dwóch obszarach, obejmujących następujące państwa: Obszar I Polska; Obszar II Niemcy. Cel 1: Wizerunkowy: Wzrost świadomości nt. specyfikacji oraz rzeczywistych kontrolach mięsa drobiowego produkowanego w krajowym systemie jakości QAFP w latach 2011-2013 w Polsce i Niemczech wśród: Dystrybutorów i stowarzyszeń dystrybutorów w Polsce zbudowanie świadomości na poziomie 30% w grupie docelowej. Zakładając, że w Polsce działa ok. 500 podmiotów zajmujących się ubojem, przetwórstwem i sprzedażą drobiu (na podst. danych Głównego Inspektora Weterynarii), a ich wiedza nt. systemu QAFP jest w tej chwili zerowa, założony cel zostanie osiągnięty przy zbudowaniu świadomości nt. specyfiki mięsa drobiowego produkowanego w systemie jakości QAFP do ok. 150 podmiotów z tego sektora. Konsumentów ostatecznych w Polsce (osoby decydujące o zakupach w gospodarstwach domowych) oraz stowarzyszenia konsumenckie zbudowanie świadomości na poziomie 2%. Zakładając, że liczebność osób, deklarujących, że są odpowiedzialne za dokonywanie zakupów w gospodarstwie domowym jest w Polsce ok. 12 milionów (dane TGI), przy dodatkowym założeniu, że ich obecna wiedza nt. specyfiki mięsa drobiowego 7
8 z 41 produkowanego w systemie QAFP jest zerowa, założony cel zostanie osiągnięty przy zbudowaniu świadomości wśród grupy ok. 240 tysięcy osób. Dziennikarze: - Polska: zbudowanie świadomości na poziomie 30% w grupie celowej, zakładając, że zaplanowane działania PR będą kierowane do grupy ok. 100 dziennikarzy rocznie, założony cel zostanie osiągnięty przy zbudowanie świadomości w grupie ok. 30 dziennikarzy - Niemcy: zbudowanie świadomości na poziomie 10%, zakładając, że planowane działania PR będą kierowane do grupy ok. 50 dziennikarzy rocznie, założony cel zostanie osiągnięty przy zbudowaniu świadomości nt. specyfiki polskiej gęsiny produkowanej w systemie QAFP w grupie 5 dziennikarzy. Strategią programu jest podjęcie intensywnych działań informacyjnych w okresie 3 lat, która będzie zgodna z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008. Analizując obecną sytuację rynku drobiarskiego oraz główne wytyczne dla rynku, należy zatem stwierdzić, że głównym celem kampanii powinno być zwiększenie zaufania konsumentów do mięsa drobiowego Wspólnoty, dzięki wypromowaniu rygorystycznych zasad produkcji związanych z systemem QAFP. Strategia działań zakłada budowanie wizerunku mięsa drobiowego produkowanego w systemie QAFP jako produktu najwyższej jakości (gwarantowanej systemem jakości), a w dodatku produktu smacznego i zdrowego. Jest to generyczna wartość, która w konsekwencji ma doprowadzić do zmian w zachowaniach i postawach wobec rynku i produktów. Dlatego też istotnym kluczem w działaniach jest zróżnicowanie argumentów i narzędzi perswazyjnych aby generyczność mogła nabrać cech indywidualnych i być zaakceptowana przez indywidualnego odbiorcę kampanii. Głównym założeniem strategii jest dotarcie do jak najszerszej grupy aktualnych i potencjalnych konsumentów mięsa drobiowego oraz do pozostałych grup docelowych 8
9 z 41 istotnych dla rozwoju rynku drobiarskiego (patrz poniżej) i zmiana ich postrzegania mięsa drobiowego. Zastosowanie komunikacji zintegrowanej wykorzystującej różnorodne narzędzia komunikacji pozwoli precyzyjnie i efektywnie dotrzeć z właściwym przekazem do wyselekcjonowanych grup docelowych, które w rzeczywistości stanowią niemal całe społeczeństwo. Kampania zostanie podzielona strategicznie na dwa kluczowe etapy: Etap 1 Trwający nie dłużej niż pierwsze 24 miesiące jednak z kluczową koncentracja działań w ciągu pierwszych 12 miesięcy kampanii. Podczas tego etapu działania informacyjne kierowane będą przed wszystkim do przedstawicieli dystrybutorów i stowarzyszeń dystrybutorów. Kluczowe cele podczas Etapu 1: dotarcie z informacją o zaletach systemu QAFP do dystrybutorów i całego sektora drobiarskiego w Polsce i Niemczech zachęcenie jak najwyższej liczby firm producenckich do zapisania się do systemu QAFP Dzięki tak postawionym celom inaugurując 2 etap kampanii będziemy mogli zagwarantować odpowiednio silną obecność promowanych produktów na rynkach docelowych. Etap 2 Głównym celem etapu 2 będzie dotarcie z informacją o QAFP konsumentów, stowarzyszeń konsumenckich i osób decydujących o zakupach w gospodarstwach domowych. Działania skierowane do konsumentów rozpoczną się na szerszą skalę w 2 i 3 roku kampanii. 9
10 z 41 Kluczowe cele podczas Etapu 2: dotarcie z informacją o zaletach systemu QAFP do potencjalnych konsumentów zbudowanie przekonania o gwarancji jakości, za którą stoi system QAFP dla mięsa drobiowego Za strategiczny element budowania zasięgu działań przyjęto: W Polsce - prowadzenie kampanii szerokozasięgowej z wykorzystaniem ATL (telewizja, internet, prasa) oraz wsparciem w postaci działań PR i BTL W Niemczech - prowadzenie kampanii profilowanej bazującej przede wszystkim na kampanii PR oraz dodatkowych działaniach BTL i wsparciem w postaci kampanii ATL wyłącznie w Internecie. 10
11 z 41 Grupy docelowe Kampania prowadzona będzie jednocześnie w Polsce i w Niemczech. W ramach obu krajów kampania kierowana będzie do następujących grup docelowych: GRUPA A GRUPA B GRUPA C GRUPA D RYNEK POLSKI konsumenci - osoby odpowiedzialne za zakup drobiu w gospodarstwach domowych stowarzyszenia konsumenckie producenci drobiu, dystrybutorzy i stowarzyszenia dystrybutorów, dziennikarze i liderzy opinii publicznej RYNEK NIEMIECKI konsumenci - osoby odpowiedzialne za zakup gęsiny w gospodarstwach domowych stowarzyszenia konsumenckie dystrybutorzy i stowarzyszenia dystrybutorów gęsiny, dziennikarze i liderzy opinii publicznej Głównym komunikatem do przekazania w kampanii są informacje nt. systemu QAFP, a zatem komunikaty iż: System jakości QAFP zapewnia szczególną metodę produkcji i kontroli, które są surowsze niż te wymagane na mocy przepisów, produkty drobiowe wysokiej jakości mają jakość wyższą niż przewidują to zwyczajowe normy handlowe, system jakości QAFP jest przejrzysty i zapewnia całkowitą identyfikację produktów, etykietowanie mięsa w systemie QAFP pozwala konsumentowi na zidentyfikowanie produktów o wysokiej jakości oraz ich pochodzenia i właściwości. Działania w Polsce: Działania w Polsce obejmą szerokie spectrum działań marketingowych, obejmujących zarówno kampanię ATL, BTL, działania PR i e-pr. Działania kierowane będą zarówno do przedstawicieli sektora drobiarskiego, jak i finalnych konsumentów. 11
12 z 41 Lista działań: Kampania reklamowa w telewizji Działania z zakresu idea placement w telewizji Kampania reklamowa w prasie Kampania reklamowa w internecie Kontakty ze stowarzyszeniami branżowymi Akcja teaserowa Dystrybucje materiałów informacyjnych i pakietów powitalnych QAFP Organizacja Seminariów-Gali QAFP Przygotowanie informacyjnych materiałów drukowanych Książeczka QAFP Gadżety kampanii Strona www kampanii (wspólna) Działania PR oraz E-PR Działania w Niemczech: Działania w Niemczech nakierowane będą przede wszystkim na bezpośrednie dotarcie do przedstawicieli dystrybutorów i importerów gęsiny oraz kluczowych dziennikarzy. Działania do finalnych konsumentów będą miały charakter uzupełniający. Lista działań: Kontakty ze stowarzyszeniami branżowymi Study-tours Działania PR oraz E-PR Kampania reklamowa w internecie Strona www kampanii (wspólna) 12
13 z 41 Należy w sposób szczególny zwrócić uwagę na system QAFP, ponieważ program informacyjny musi być oparty wyłącznie na produkcji mięsa w systemie QAFP. Nie należy promować mięsa drobiowego in-general. Program informacyjny powinien być oparty na Strategii Promocji Branży Drobiarskiej w Polsce (do odbioru w siedzibie biura KRD-IG w godz. 8.00-15.00). Obietnica: Mięso i przetwory drobiowe są nie tylko dostępnym dostarczycielem białka zwierzęcego, ale dostarczają Ci bardzo wygodnych - w przygotowaniu potraw - produktów o dużej wartości odżywczej i smakowej, które twój organizm potrzebuje, aby rozwijać się w XXI wieku. SYSTEM GWARANTOWANEJ JAKOŚCI ŻYWNOŚCI (QAFP) Organizacja Wdrażająca Agencja Reklamowa powinna skonstruować ofertę oparciu o założenia systemu QAFP. Sytuacja prawna Systemu Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP: "System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP został stworzony w 2009. Na mocy decyzji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 11 grudnia 2009 nadano mu rangę krajowego systemu jakości żywności. U podstaw założeń systemu leży jego multiproduktowość, stąd też jest on sukcesywnie rozbudowywany o nowe grupy produktowe. Administrator Systemu - Unia Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego nawiązała współpracę z Krajową Radą Drobiarstwa w zakresie stworzenia norm obejmujących mięso drobiowe. Efektem tej współpracy było złożenie 14 października 2010 do Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi wniosku o zmianę Systemu QAFP polegającą na dodaniu do niego kolejnego zeszytu 13
14 z 41 branżowego - "Kulinarne mięso z piersi kurczaka i indyka oraz tuszki i elementy młodej polskiej gęsi owsianej". Zamawiający oświadcza iż, przedmiot zamówienia realizowany będzie w ramach programu Nowa Jakość w drobiarstwie współfinansowanego przez Unię Europejską i Agencję Rynku Rolnego, którego budżet szacowany jest na 3.995.039,49 mln. euro netto. Program realizowany będzie w ramach mechanizmu Wsparcie działań promocyjnych i informacyjnych na rynkach wybranych produktów rolnych administrowanym przez Agencję Rynku Rolnego. Bliższe informacje nt. ww. mechanizmu zawarte są na stronie internetowej ARR (www.arr.gov.pl w dziale promocja żywności 14
15 z 41 Budżet POLSKA NIEMCY SUMA KOSZTÓW DZIAŁAŃ Opis działania Kreacja/prace studialne 67 700,29 Idea placement 168 587,90 Kampania tv 1 240 535,73 Kampania prasa 396 669,13 Kampania internet 304 204,38 Pr 295 100,86 Stowarzyszenia branżowe 183 285,30 Publikacje / gadżety 62 247,84 Strona www 66 622,48 SUMA 2 784 953,91 Opis działania Kreacja/prace studialne 11 527,38 Idea placement - Kampania tv - Kampania prasa - Kampania internet 241 882,11 Pr 227 089,34 Stowarzyszenia branżowe 18 328,53 Publikacje / gadżety 24 000,00 Strona www 63 861,67 SUMA 586 689,03 3 371 642,94 15
16 z 41 Koszt zabezpieczenia wykonania umowy Badanie efektywności kampanii Wynagrodzenie 12% SUMA KOSZTÓW BEZPOŚREDNICH Koszty organizacji proponującej 3% BUDŻET CAŁKOWITY NETTO 7 317,07 95 121,95 404 597,15 3 878 679,12 116 360,37 3 995 039,49 Powyższe kwoty podane są w wartościach netto. VAT w Polsce (miejsce organizacji wdrażającej) wynosi od roku 2011-23%. V. SZCZEGÓŁY DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: A. INFORMACJE OGÓLNE: a. Organizacja Wdrażająca Agencja Reklamowa powinna zapewnić Eksperta merytorycznego, który będzie opiniował i akceptował merytorycznie wszystkie materiały promocyjne oraz wizualizacje kampanii pod kątem drobiu. 16
17 z 41 B. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Czas realizacji działań informacyjnych w ramach kampanii wynosi 36 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. C. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferenci przedstawią oferty zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim, przy użyciu nośnika pisma nieulegającego usunięciu bez pozostawienia śladów. Wszelkie dokumenty i załączniki sporządzone w językach obcych muszą być przetłumaczone na język polski, przy czym tłumaczenie powinno być potwierdzone przez Oferenta. Podczas oceny ofert KRD-IG będzie opierać się na tekście przetłumaczonym. Dodatkowo ofert należy złożyć w wersji elektronicznej. Oferta, a także wszystkie składane dokumenty muszą być podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Pełnomocnictwo do składania podpisanej oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów przedłożonych przez Oferenta. Oferent może przedłożyć tylko jedną ofertę. Jeżeli Oferent przedłoży więcej niż jedną ofertę lub ofertę zawierającą alternatywne propozycje, to zostanie on wykluczony z postępowania. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. KRD-IG nie dopuszcza składania ofert częściowych. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu. 17
18 z 41 Oferent nie może dokonać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert. D. ZAWARTOŚĆ OFERTY Dokumenty i informacje, których złożenie warunkuje ważność oferty: Oferenci przedstawią oferty zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim, przy użyciu nośnika pisma nieulegającego usunięciu bez pozostawienia śladów. Wszelkie dokumenty i załączniki sporządzone w językach obcych muszą być przetłumaczone na język polski, przy czym tłumaczenie powinno być potwierdzone przez Oferenta. Podczas oceny ofert KRD-IG będzie opierać się na tekście przetłumaczonym. Cena przedmiotu zamówienia musi być podana w EUR po uwzględnieniu wszystkich upustów i rabatów, z uwzględnieniem w szczególności honorarium Oferenta wykazanego zgodnie z dokumentem: 18
19 z 41 Załącznik 2 - Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Ceny poszczególnych działań zawarte w budżecie powinny być cenami netto, z wyliczeniem przypadającego podatku VAT. Przy planowaniu zestawienia kosztów należy stosować zasady opisane z dokumencie: Załącznik 2 - Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. W szczególności w ofercie nie powinny być umieszczane działania i koszty uznawane za niekwalifikowane w rozumieniu wskazanego załącznika. Oferta powinna zawierać spis treści, a także wskazane jest, aby wszystkie jej strony wraz z załącznikami, zostały ponumerowane. O ile to możliwe 19
20 z 41 oferta i jej załączniki powinny być połączone w sposób uniemożliwiający wysunięcie kartek. Koperta winna posiadać oznaczenie: Przetarg na przeprowadzenie kampanii informacyjnej Nowa Jakość w drobiarstwie. Nie otwierać przed dniem 5 stycznia 2011 r. przed godz. 10:00. Oferta, a także wszystkie składane oświadczenia muszą być podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Wskazane jest, by wszystkie strony oferty i załączników były przez te osoby parafowane. Pełnomocnictwo do składania podpisanej oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów przedłożonych przez Oferenta. Podpisy na ofercie i oświadczeniach muszą być oryginalne i wskazane jest, aby były opatrzone imienną pieczątką. Oferta, pod rygorem jej odrzucenia, nie może zawierać skreśleń i poprawek w tekście, nie parafowanych zgodnie z pkt. 6. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu. Oferent nie może dokonać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert. Niezależnie od wymaganej formy pisemnej, dokumenty wymienione wyżej, powinny być przedstawione również na nośniku elektronicznym (CD lub DVD). E. SPOSÓB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ DOTYCZĄCYCH SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA a. Oferent może zwrócić się do KRD-IG na piśmie o wyjaśnienie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, nie później jednak niż na 6 dni przed terminem otwarcia ofert. b. KRD-IG udzieli wyjaśnień Oferentowi niezwłocznie. 20
21 z 41 c. KRD-IG prześle treść wyjaśnień wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia od KRD-IG. d. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, KRD-IG może zmodyfikować treść dokumentów składających się na Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. e. Każda wprowadzona przez KRD-IG zmiana stanie się częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zostanie doręczona wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia od KRD-IG. f. Jednocześnie KRD-IG może przedłużyć termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych zmian. g. Szczegółowe informacje mogą Państwo uzyskać w siedzibie KRD-IG, Tel. 022 336 13 38; Fax.022 828 23 89; e-mail: krdig@pro.onet.pl lub krdig@krd-ig.com.pl. F. OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ a. Okres związania Oferentów złożoną ofertą upływa z datą podpisania umowy przez Oferenta, którego oferta została wybrana, jednak nie dłużej niż do 30 listopada 2011 r. b. W uzasadnionych przypadkach KRD-IG co najmniej 7 dni przed upłynięciem terminu, o którym mowa wyżej, może wydłużyć okres związania Oferentów ofertą. G. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty można składać do dnia 5 stycznia 2011 r. do godz. 10 00 w siedzibie Krajowej Rady Drobiarstwa Izba Gospodarcza; 00-03 Warszawa; Ul. Czackiego 3/5. 21
22 z 41 Wszystkie oferty otrzymane przez KRD-IG po terminie podanym powyżej zostaną zwrócone Oferentom nieotwarte. H. ZMIANA I WYCOFANIE OFERT a. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu na składanie ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. b. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób, co oferta. Dodatkowo koperta, w której jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem ZMIANA OFERTY. c. Powiadomienie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób, co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie, należy opatrzyć napisem WYCOFANIE OFERTY. I. WADIUM Wykonawca zobligowany jest do wniesienia wadium najpóźniej do dnia 4 stycznia 2011 r. w wysokości 100.000,00 zł (sto tysięcy złotych) na rachunek zamawiającego: BGŻ S.A. II O/Warszawa Konto nr 98203000451110000000800240 J. MIEJSCE I TERMIN ORAZ TRYB OTWARCIA OFERT a. Publiczne, komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu 5 stycznia 2011 r. o godz. 12.00 w biurze KRD-IG w Warszawie. b. Nazwy i adresy Oferentów, których oferty zostaną otwarte oraz zaproponowane ceny, ogłoszone będą osobom obecnym. 22
23 z 41 c. Informacje ogłaszane w trakcie otwarcia ofert zostaną doręczone Oferentom nieobecnym, jednak wyłącznie na ich pisemny wniosek. d. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. K. KRYTERIA OCENY OFERT Do oceny ofert przyjęte zostaną następujące kryteria: L.p Kryterium Max. liczba pkt. C1 Jakość koncepcji kreatywnej 55 pkt. C2 Doświadczenie Wykonawcy 35 pkt. C4 Efektywność kosztowa 10 pkt. Razem 100 pkt. Kryterium C1: Kryterium C1 będzie rozpatrywane na podstawie merytorycznej oceny punktowej rozwiązań zaproponowanych przez Wykonawcę w kampanii informacyjnej. Najkorzystniejsza oferta może otrzymać ocenę 55 punktów, gdzie ocenie zostaną poddane następujące parametry: a) wizja artystyczna przekazu kampanii oraz jej spójność, 23
24 z 41 b) atrakcyjność przekazów (zaproponowane hasła, zdjęcia, atrakcyjność prezentacji mięsa drobiowego), c) oryginalność koncepcji kreatywnej, d) dopasowanie koncepcji kreatywnej do specyfiki kampanii Zamawiającego, e) werbalizacja przekazów (zaproponowane hasła, scenariusze materiałów audiowizualnych, koncepcja graficzna materiałów) Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen przyznanych koncepcji kreatywnej C1= Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 55 pkt. Kryterium C2: KRD - IG oceni doświadczenie Oferentów. Doświadczenie ocenione zostanie na podstawie złożonego wraz z Ofertą wykazu zawartego w zaproszeniu do składania ofert. Kryterium C2 będzie rozpatrywane na podstawie informacji podanych przez Oferentów przy uwzględnieniu następujących obszarów: I. Ogólne doświadczenie agencji (C2¹) Liczba punktów, która otrzyma wykonawca w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: 24
25 z 41 o zrealizowanie w przeciągu ostatnich trzech lat kampanii informacyjno-promocynych o łącznym budżecie co najmniej 5 mln zł netto = 5 pkt. o zrealizowanie w przeciągu ostatnich trzech lat kampanii informacyjno-promocynych o łącznym budżecie co najmniej 10 mln zł netto = 10 pkt. o zrealizowanie w przeciągu ostatnich trzech lat kampanii informacyjno-promocynych o łącznym budżecie co najmniej 15 mln zł netto = 20 pkt. II. Doświadczenie Wykonawcy w realizacji kampanii komunikacyjnych prowadzonych jednocześnie na rynkach polskich oraz zagranicznych, w tym szczególności koordynacja, realizacja kampanii na rynku polskim i niemieckim (C2²) 15 pkt. Liczba punktów uzyskanych w kryterium C2 obliczona zostanie wg wzoru: C2 = C2¹ + C2² + C2 3 Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 35 pkt. Kryterium C3: Szczegółowy opis sposobu realizacji zamówienia: Poprzez szczegółowy opis sposobu realizacji zamówienia Zamawiający rozumie: Proponowane wynagrodzenie agencji Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 pkt. Ogólna liczba punktów uzyskanych przez ofertę = C1 + C2 + C3 Maksymalnie Oferent może uzyskać 100 punktów. 25
26 z 41 L. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY a. KRD-IG dokona wyboru najkorzystniejszej oferty wyłącznie w oparciu o zasady i kryteria określone w niniejszej SIWZ, do 7 dni kalendarzowych licząc od dnia następującego po dniu otwarcia ofert. b. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą Ogólną liczbę punktów uzyskanych przez ofertę. M. OGŁOSZENIE WYNIKÓW POSTĘPOWANIA O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający do dnia 10 stycznia 2011 r. zawiadomi Oferentów, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę). N. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. KRD-IG będzie wymagać zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji bankowej opiewającej na kwotę w wys. 15% maksymalnej wartości netto kosztów rocznych realizacji umowy, z datą przyjęcia przez KRD-IG najpóźniej w dniu podpisania umowy. Jeżeli zestawienie kosztów na poszczególne lata kampanii będzie się różnić, co do wartości, wówczas kwota zabezpieczenia będzie obliczana w oparciu o wyższą wartość. 2. Opłaty i prowizje bankowe związane z wniesieniem zabezpieczenia ponosi Wykonawca. 3. Zabezpieczenie powinno być wniesione w siedzibie KRD-IG w postaci nieodwołalnej bezwarunkowej gwarancji, uznanej przez KRD-IG instytucji finansowej w wysokości określonej zgodnie z ppkt 1, 3.1. płatnej na pierwsze żądanie KRD-IG, w przypadku niezrealizowania postanowień umowy, 3.2. z terminem ważności do końca 36 miesiąca następującego po dacie zawarcia umowy na realizację kampanii., 26
27 z 41 4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy winno być dostępne dla KRD-IG przed podpisaniem umowy. 5. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwolnione i zwrócone Wykonawcy po stwierdzeniu prawidłowego wykonania umowy w terminie 30 dni od daty jej zakończenia. Umowa kończy się po dokonaniu ostatecznego rozliczenia. 6. Umowa w sprawie realizacji zamówienia zostanie zawarta z Wykonawcą, który spełni wszystkie przedstawione w SIWZ wymagania oraz którego oferta okaże się najkorzystniejsza zgodnie z kryteriami oceny ofert. 7. Podpisanie umowy nastąpi w ciągu 90 dni od dnia powiadomienia KRD-IG o akceptacji oferty kampanii przez Komisję Europejską. Warunkiem zawarcia umowy jest wydanie przez Komisję Europejską decyzji o akceptacji oferty kampanii, zgodnie z zapisami RR (WE) Nr 3/2008, z późn. zm. oraz RK (WE) Nr 501/2008. Wynikający z tych przepisów termin podjęcia decyzji przypada 30 czerwca 2011 r. Drugim warunkiem podpisania umowy jest wniesienie przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy. O miejscu i terminie zawarcia umowy KRD-IG niezwłocznie powiadomi wybranego Wykonawcę. 8. W przypadku niezaakceptowania programu, bądź przesunięcia terminu ogłoszenia decyzji przez Komisję Europejską, Wykonawcy nie przysługuje w stosunku do KRD-IG żadne roszczenie, w szczególności roszczenie o zawarcie umowy i zwrot poniesionych nakładów (w tym kosztów sporządzenia oferty). III. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Rozliczanie umowy 1. Rozliczenie umowy odbywa się w etapach trzymiesięcznych licząc od dnia podpisania umowy na realizację kampanii. 2. W celu rozliczenia Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć w KRD-IG w terminie 20 dni przed końcem okresu podlegającego rozliczeniom (kwartału/roku) faktury dotyczące płatności częściowej/końcowej, dokumenty potwierdzające poniesione wydatki w 27
28 z 41 okresie podlegającym rozliczeniu oraz sprawozdanie kwartalne/roczne z realizacji działań, według wzorów udostępnionych przez KRD-IG. W ramach rozliczeń danej fazy rocznej kampanii kwoty płatności częściowych oraz kwota zaliczki, o której mowa w Art. 17 RK Nr 501/2008, nie mogą przekroczyć łącznie 80% sumy rocznego budżetu kampanii. Rozliczenia w trybie opisanym wyżej dotyczyć mogą wyłącznie działań zakończonych, faktycznie zrealizowanych. 3. KRD-IG w oparciu o protokoły zdawczo-odbiorcze przekazania etapów kampanii oraz wystawione faktury VAT, dokona w uzgodnieniu z ARR rozliczenia części lub całości umowy i zapłaci Wykonawcy należność za wykonanie etapów kampanii. W związku z powyższym Oferent musi dysponować środkami finansowymi potrzebnymi na realizację działań promocyjnych przez okres, co najmniej 6 m-cy. Akceptacja materiałów 1. Działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji umowy wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego. W szczególności akceptacji Zamawiającego wymagają: 1.1. ostateczna wersja hasła kampanii; 1.2. ostateczne wersje scenariuszy spotów telewizyjnych, wyprodukowane spoty telewizyjne (przed emisją w TV), lista stacji telewizyjnych, w których nastąpi emisja zaakceptowanych spotów telewizyjnych; 1.3. ostateczne wersje reklam zamieszczanych w prasie, lista tytułów prasowych, w których zostaną wydrukowane zaakceptowane ogłoszenia; 1.4. ostateczne wersje graficzne internetowych form reklamowych, lista portali i witryn, w których nastąpi emisja zaakceptowanych internetowych form reklamowych; 1.5. ostateczna wersja graficzna serwisu internetowego i sposób uporządkowania w nim treści, słowa i frazy kluczowe dla promocji przedstawione w celu pozycjonowania serwisu oraz zakupu linków sponsorowanych; 28
29 z 41 1.6. ostateczne formy działań BTL; 1.7. ostateczne formy działań PR. 2. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia KRD-IG do akceptacji wszelkich projektów materiałów informacyjnych i promocyjnych sporządzonych w ramach programu przed realizacją działań. 3. Akceptacja materiałów, o których mowa wyżej, dokonywana jest na podstawie ostatecznych projektów przedprodukcyjnych wykonanych w technice dostosowanej do planowanej produkcji (np. nośnik, nakład, format), uwzględniając standardy branżowe (np. wydruki próbne, cromalin, matchprint, animacje, filmy, zrzuty ekranowe itp.). 4. KRD-IG dokonuje w uzgodnieniu z ARR akceptacji materiałów, o których mowa w pkt. 5, w terminie 10 dni od daty ich otrzymania, chyba że strony ustalą, że krótszy termin akceptacji jest wymagany terminami realizacji podejmowanych działań. 5. Akceptacja, o której mowa w pkt. 6, dotyczy w szczególności osób, których wizerunek zostanie wykorzystany w kampanii oraz osób merytorycznych wskazanych do przeprowadzenia szkoleń. 6. KRD-IG zastrzega sobie prawo żądania trzykrotnej zmiany treści materiałów reklamowych, jeżeli potrzeba zmian spowodowana zostanie nowelizacją lub wejściem w życie aktów prawnych dotyczących przedmiotu kampanii oraz w przypadku, gdy KRD-IG pozyska w inny sposób informacje mające zasadnicze znaczenie dla realizacji kampanii. 7. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne, merytoryczne informacje, które mają zostać wykorzystane w materiałach reklamowych oraz działaniach. IV. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Rozliczanie umowy a. Zamawiający oświadcza, że przewiduje możliwość rozliczeń finansowych wynikających z zawartej umowy w walutach obcych, a w szczególności w walucie EURO i USD. 29
30 z 41 Prawa autorskie b. Ponadto Oferent zobowiąże się do zastrzeżenia, na rzecz Komisji i Państw Członkowskich, wszelkich praw do korzystania z wyników działań będących przedmiotem niniejszej umowy. c. Oferent wyrazi zgodę by Komisja i Państwa Członkowskie miały prawo informować lub publikować informacje dotyczące w szczególności działań przewidzianych w zawartej umowie, końcowej oceny działań, jak również jednostek, które uczestniczyły w ich realizacji. d. Materiał opracowany i finansowany w ramach programu będącego przedmiotem procedury, łącznie z opracowaniami graficznymi, wizualnymi i audiowizualnymi, jak również strony internetowe, mogą być przedmiotem późniejszego wykorzystywania, na podstawie wcześniejszej pisemnej zgody Komisji, zainteresowanych organizacji proponujących oraz Państw Członkowskich uczestniczących w finansowaniu programów, z uwzględnieniem praw stron umowy wynikających z przepisów krajowych, którym podlega umowa. e. W związku z zawarciem i realizacją umowy Oferent będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wykonanego przedmiotu umowy. f. Oferent wyrazi co najmniej zgodę na : I. utrwalanie przedmiotu umowy na jakimkolwiek nośniku, a w szczególności na: nośnikach video, taśmie światłoczułej, magnetycznej, dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego i nośnikach drukarskich, II. zwielokrotnienie przedmiotu umowy jakąkolwiek techniką w tym: techniką magnetyczną, techniką zapisu komputerowego na 30
31 z 41 wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, wytwarzanie techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego, III. nadawanie za pomocą wizji i fonii przewodowej lub bezprzewodowej przez stację naziemną, IV. nadawanie za pośrednictwem satelity lub telewizji interaktywnej i TVP, V. prawo obrotu w kraju i za granicą, VI. użyczenie, najem lub wymiana nośników, na których przedmiot umowy utrwalono, VII. sporządzenie wersji obcojęzycznych, VIII. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej w nieograniczonej ilości nadań i wielkości nakładów, IX. wykorzystanie na stronach internetowych Zamawiającego, X. wykorzystywania fragmentów dzieła do celów promocyjnych i reklamy, XI. wprowadzania zmian, skrótów, XII. publiczne udostępnianie dzieła w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym w nieograniczonej ilości nadań i wielkości nakładów. g. Szczegółowe zasady dotyczące korzystania z utworu i rozporządzania nim na poszczególnych polach eksploatacji zostaną ustalone przez strony w umowie. h. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia KRD-IG do akceptacji wszelkich projektów materiałów informacyjnych i promocyjnych sporządzonych w ramach programu przed realizacją działań. i. Akceptacja materiałów, o których mowa wyżej, dokonywana jest na podstawie ostatecznych projektów przedprodukcyjnych wykonanych w technice dostosowanej do planowanej produkcji (np. nośnik, nakład, format), 31
32 z 41 uwzględniając standardy branżowe (np. wydruki próbne, cromalin, matchprint, animacje, filmy, zrzuty ekranowe itp.). 32
33 z 41 Załącznik 1 Główne wytyczne Wytyczne dotyczące opisu programu ZASADY OGÓLNE o Określić dokładnie mierzalne cele programu w odniesieniu do konkretnych działań i, o ile to możliwe, w ujęciu ilościowym. W stosownych przypadkach należy dołączyć opis w rozbiciu na poszczególne grupy docelowe i/lub rynki docelowe. o Jeżeli w komunikatach kampanii wskazuje się wpływ spożycia produktów na zdrowie lub ich wartości odżywcze, należy określić podstawy naukowe dla takich stwierdzeń. Wszystkie tego typu wzmianki powinny być zgodne z ustawodawstwem krajowym i wspólnotowym w dziedzinie zdrowia, a materiały odwołujące się do wpływu danego produktu na zdrowie powinny być zatwierdzone przez właściwe władze Główny Inspektorat Sanitarny (art. 4 rozporządzenia 1071/2005). o W przypadku odwołania się do kraju lub regionu pochodzenia produktu, takie odwołanie się powinno być drugorzędne w stosunku do przesłania głównego, przekazującego informacje na temat charakterystyki i zalet produktu. Wymagana struktura opisu dokumentu: 1. Cel(e) 2. Strategia programu 3. Grupa(y) docelowa(e) 4. Omawiane tematy 5. Główne wiadomości do przekazania 6. Działania 33
34 z 41 Opis każdego działania Uzasadnienie zaproponowanego budżetu dla każdego działania Należy zauważyć, że program oznacza spójny zespół działań (to znaczy więcej niż jedno działanie). Należy przekazać wystarczającą ilość informacji dotyczących działań i instrumentów, jakie zostaną użyte dla ich wdrożenia, w tym ich liczbę, objętość i/lub rozmiary, a także przewidziane koszty jednostkowe, celem uzasadnienia proponowanego budżetu. Wszystkie działania zawarte w programie muszą przewidywać jasny opis struktury rozmaitych związanych z tym kosztów. Na przykład: Działanie X Udział w wystawie AAA Wynajem powierzchni EUR/m² Koszt całkowity Budowa stoiska EUR/m² Koszt całkowity Personel odpowiedzialny za EUR/osobę/dzień Koszt całkowity stoisko Inne koszty (należy podać EUR/uczestnika Koszt całkowity kolacje, transport, itd. )... Jednak w przypadku, gdy przewidziana jest duża liczba podobnych działań (np. punkty sprzedaży), wystarczy opisać zawartość struktury kosztów jednego z takich działań. Propozycja winna zawierać tymczasowy harmonogram wdrożenia rozmaitych działań. Należy podać miejsca, w których będą prowadzone działania (nazwę miasta lub w szczególnych przypadkach regionu; np. określenie Niemcy nie jest wystarczająco precyzyjne). Jeżeli proponowane są działania, należy podać w załączniku program medialny. 34
35 z 41 Opis działań winien być sporządzony w oparciu o taką samą strukturę (tytuły/kategorie) i porządek (numerowanie) jak prezentacja tabeli budżetowej. 7. Oczekiwany wpływ Uściślić i, w miarę możliwości, wyrazić liczbowo przewidywany wpływ pod kątem wyników Wyjaśnić, w jaki sposób będą mierzone wyniki/wpływy Wyszczególnić przewidywany wpływ programu w odniesienie do popytu, renomy i/lub wizerunku produktu i/lub każdego innego aspektu związanego z celami programu. W miarę możliwości podać w liczbach oczekiwane wyniki realizacji programu. Opisać krótko metodę(y), która(e) będzie(ą) zastosowana(e) w celu mierzenia wpływu. W przypadku, gdy podstawowe informacje w tej kwestii już istnieją lub zostaną otrzymane przed rozpoczęciem programu, należy je załączyć. 35
36 z 41 Załącznik 2 - Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane A. Wydatki kwalifikujące się dotyczą wyłącznie kosztów zrealizowanych działań poniesionych przez Wykonawcę po dacie wejścia w życie umowy i przed jej wygaśnięciem. Mogą one obejmować całość lub część następujących kategorii wydatków: B. Wydatki Wykonawcy (realizacja działań) 1. Honoraria Honoraria obejmują wszystkie koszty personelu, projektowania, realizacji i zarządzania działaniami do zrealizowania. Koszty podróży i pobytu podlegają zasadom przewidzianym w pkt. B. 2. Wszystkie honoraria muszą być przedstawione w jeden z następujących sposobów: 1.1. Honoraria fakturowane w oparciu o prace rzeczywiście wykonane Te honoraria są prezentowane w oparciu o stawkę godzinową (a nie dzienną) w rozbiciu na działanie, miesiąc, kategorię personelu i osobę. Uwzględniają one czas trwania świadczenia, koszt jednostkowy i koszt całkowity. Niemniej jednak w kartach pracy (ang. time sheets) sporządzanych przez danego pracownika muszą pojawić się informacje uzupełniające takie jak miejsce świadczenia, dzienna liczba godzin oraz przedmiot świadczenia w odniesieniu do działania przewidzianego w umowie. Ich zgodność jest poświadczana co najmniej raz w miesiącu przez kierownika projektu lub przez innego odpowiedzialnego członka personelu. Takie szczegółowe karty pracy muszą być dostępne i sprawdzalne u Zleceniobiorcy. W odniesieniu do honorariów konsultowanych ekspertów Wykonawca upewnia się co do prawdziwości zadeklarowanego czasu pracy. 36
37 z 41 1.2. Honoraria fakturowane jako kwota zryczałtowana Takie honoraria nie mogą przekroczyć 13 % rzeczywistych kosztów realizacji działań, z wyjątkiem honorariów określonych w wyżej wymienionym pkt B.1.1). Koszty wynikające z realizacji działań uznaje się za kwalifikowane po przedstawieniu dokumentów potwierdzających, na warunkach opisanych poniżej. 2. Koszty podróży i pobytu 2.1 Koszty podróży - bilet na samolot w klasie ekonomicznej i karta pokładowa; - bilet kolejowy w pierwszej klasie; - w odniesieniu do podróży samochodem maksymalna kwota zwrotu w wysokości 0,25 EUR za kilometr; należy podać daty oraz miejsca wyjazdu i przyjazdu, a także przebytą odległość. 2.2 Koszty pobytu i wyżywienia - zwrot kosztów zakwaterowania w wysokości do 120 EUR/dzień jest wypłacany po okazaniu opłaconych faktur. - zryczałtowany zwrot za pobyt w wysokości 80 EUR/dzień jest przyznawany w celu pokrycia wszystkich innych kosztów (wyżywienie, przejazdy na miejscu, telefon, itd.). Te zwroty są przyznawane w przypadku wydarzeń poza miejscem pracy i pokrywają liczbę dni niezbędnych do realizacji działania. C. Pozostałe wydatki związane z realizacją działań 1. Koszty zebrań i wyjazdów grupowych Niemniej jednak w przypadku, gdy Wykonawca organizuje wyjazdy i zebrania grupowe dla grup docelowych programu, do dokumentów potwierdzających należy dołączyć listę 37
38 z 41 obecności. Na przykład rachunki hotelowe muszą być wystawione na konkretne osoby lub przedstawiać wykaz nazwisk zakwaterowanych osób. W przypadku kosztów wyżywienia grupy należy podać nazwiska uczestników, a także ich funkcje oraz tematykę wydarzenia. 2. Sprzęt i wyposażenie Sprzęt i wyposażenie niezbędne do realizacji działań wynikających z niniejszej umowy są wykorzystywane na zasadzie wynajmu, chyba że zakup jest bardziej opłacalny lub wynajem jest niemożliwy. 2.1. Wydatki na środki niebędące środkami trwałymi Wydatki na środki niebędące środkami trwałymi dotyczą wydatków związanych z zakupem, wytworzeniem lub wykorzystaniem materiałów, dóbr lub urządzeń: - których długość eksploatacji jest krótsza niż czas trwania prac zdefiniowanych w umowie, oraz - które nie są uważane za środki trwałe w rozumieniu zasad, reguł i metod księgowości obowiązujących Wykonawcę. Wydatki na takie środki nie będą traktowane jako koszty bezpośrednie, w momencie, gdy zostaną uwzględnione przez Wykonawcę w formie odpisu amortyzacyjnego lub w jakiegokolwiek innej formie. 2.2. Wydatki na środki trwałe Za kwalifikowane uznaje się wydatki wynikające z zakupu lub wytworzenia, po dacie wejścia w życie umowy, środków niezbędnych do realizacji działań, których czas eksploatacji jest równy lub dłuższy niż czas trwania prac zdefiniowanych w umowie. Wydatki te muszą być zgodne z przepisami krajowymi dotyczącymi amortyzacji, biorąc pod uwagę, że okresem przyjętym do obliczenia tej kwoty będzie okres biegnący od daty wejścia w życie umowy lub daty zakupu sprzętu, jeśli jest ona późniejsza, do daty wygaśnięcia umowy. Uwzględniony zostanie także wskaźnik wykorzystania sprzętu w danym okresie. 38
39 z 41 3. Koszty wykorzystania narzędzi informatycznych Koszty wykorzystania narzędzi informatycznych mogą obejmować wszelkie wydatki wynikające z czasu połączenia, czasu pracy jednostki centralnej, wydrukowanych wierszy i usług świadczonych przez usługodawców. Wydatki te mogą zostać przypisane do umowy zgodnie z wewnętrznymi zasadami Wykonawcy i w oparciu o czas i cenę obliczeniową rzeczywiście wykorzystaną do prac zdefiniowanych w umowie. 4. Koszty publikacji i rozpowszechnienia Koszty publikacji i rozpowszechnienia są kosztami prac edytorskich, tłumaczeń i rozpowszechniania publikacji oraz materiałów audiowizualnych przewidzianych w ramach działań realizowanych na mocy umowy. 5. Pomiar wyników działań Budżet kampanii może obejmować koszty związane z pomiarem wyników osiągniętych poprzez działania kampanii. Koszty tych pomiarów nie mogą przekroczyć 3 % rzeczywistych kosztów realizacji działań (z wyjątkiem honorariów przewidzianych w pkt B.1). D. Przedstawianie faktur i dokumentów potwierdzających Do faktur za wykonane działania składanych Zleceniodawcy należy dołączyć kopie faktur i dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, które zostaną sklasyfikowane i zapisane w różnych pozycjach budżetowych zgodnie z tabelą budżetową (załącznikiem II do Projektu Istotnych Postanowień Umowy). Zestawienie zbiorcze ma obejmować wszystkie te dokumenty, a także kwoty wyrażone w euro, a w przypadku państw członkowskich spoza strefy euro w walutach krajowych i w euro. Dla kwot i płatności związanych z programem stosowany kurs wymiany walut powinien być zgodny z kursem wymiany walut zastosowanym przez ARR w dniu dokonywania płatności na 39
40 z 41 rzecz Zamawiającego. W związku z powyższym Wykonawca każdorazowo wystawi korektę do faktury niezwłocznie po przekazaniu stosownej informacji przez Zamawiającego. Wszystkie dokumenty uzupełniające muszą zawierać następujące elementy: podwykonawcę lub dostawcę, przedmiot świadczenia i związek z przewidzianym działaniem, datę, szczegółową kwotę (netto oraz brutto) i numer księgowy. Musi im towarzyszyć dowód rzeczywistego dokonania płatności. W przypadku kontroli na miejscu ARR i służby Komisji Europejskiej lub Trybunału Obrachunkowego muszą mieć zapewniony dostęp do oryginałów dokumentów sklasyfikowanych i zarejestrowanych zgodnie z tymi postanowieniami. E. Wydatki niekwalifikowane Nie są uznawane za wydatki kwalifikowane w szczególności: - zaliczki na poczet ewentualnych przyszłych strat lub zobowiązań; - koszty przejazdów taksówką lub środkami komunikacji publicznej pokrywane w ramach dziennej diety; - koszty bankowe, odsetki bankowe lub składki ubezpieczeniowe za wyjątkiem kosztów związanych z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy, o którym mowa w pkt A niniejszego Załącznika; - straty związane z kursem wymiany walut; - wydatki poniesione poza zakresem stosowania umowy. 40
41 z 41 Załącznik 3 - Zasady informowania o wsparciu programu ze środków Unii Europejskiej 1. Na materiałach i wszelkich dokumentach skierowanych do opinii publicznej, w tym materiałach audiowizualnych zrealizowanych lub nabytych w ramach umowy, należy umieścić godło europejskie z następującą informacją w języku lub językach docelowego państwa członkowskiego lub docelowych państw członkowskich: KAMPANIA FINANSOWANA PRZY WSPARCIU UNII EUROPEJSKIEJ ORAZ RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ ORAZ ZE ŚRODKÓW FUNDUSZU PROMOCJI DROBIU rozporządzeniem Komisji (WE) nr 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 2. Godło europejskie musi być czytelne oraz posiadać takie same wymiary oraz ten sam poziom czytelności, co godła danego państwa członkowskiego lub instytucji zaangażowanych w kampanię. W przypadku nośników wizualnych godło i powyższą informację należy umieścić w sposób wyraźny na początku, w trakcie lub na końcu wiadomości. W przypadku nośników audio powyższą informację należy zawrzeć w sposób wyraźny na końcu wiadomości. Na stronie internetowej podanej poniżej znajdują się podstawowe zasady powielania godła. http://europa.eu/abc/symbols/emblem/index_pl.htm 3. Brak informacji o wkładzie finansowym Unii Europejskiej na materiałach i dokumentach określone w ust. 1 może powodować niekwalifikowalność kosztów związanych z tymi materiałami. 41