Instytut Przemysł Skórzanego 91-462 Łódź, ul. Zgierska 73 Tel.:+48 42 25 36 128; +48 42 25 36 129 Fax:+48 42 657 62 75 iso@ ips.lodz.pl www.ips.lodz.pl IPS-WDP Wydanie XI z dnia 28.06.2018 r. Strona 1/16
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 2/16 1. ZAKRES STOSOWANIA DOKUMENTU Dokument IPS-WDP opracowano zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 17067, systemem certyfikacji wyrobów zbudowanym w oparciu o zasady, procedury i system zarządzania wdrożonym i funkcjonujący w Ośrodku Certyfikacji. Stanowi on wytyczne mające zastosowanie do programów stosowanych w Ośrodku podczas oceny zgodności określonych grup wyrobów, w celu potwierdzenia ich zgodności z wyspecyfikowanymi wymaganiami. Ośrodek Certyfikacji prowadzi dobrowolną ocenę wyrobów wyszczególnionych w zakresie akredytacji PCA (AC 055). 2. TERMINY I DEFINICJE W niniejszym dokumencie stosowane są terminy i definicje podane w normach PN-EN ISO/IEC 17065 i PN-EN ISO/IEC 17067: Klient - organizacja lub osoba odpowiedzialna wobec jednostki certyfikującej za zapewnienie, że wymagania certyfikacyjne włączając w to wymagania dotyczące wyrobu są spełnione. Klientem jest wnioskodawca i posiadacz certyfikatu osoba prawna lub fizyczna, która nawiązała współpracę z Ośrodkiem Certyfikacji. Program certyfikacji - zasady, procedury i zarządzanie dotyczące przeprowadzenia certyfikacji, odnoszące się do określonych wyrobów, do których mają zastosowanie te same wyspecyfikowane wymagania, określone Właściciel programu zasady i procedury - osoba lub organizacja odpowiedzialna za opracowanie i utrzymanie określonego programu certyfikacji Ocena zgodności - działanie polegające wykazaniu, że określony wyrób jest zgodny z wymaganiami określonymi w normach i przepisach prawnych. 3. PODSTAWY PRAWNE, DOKUMENTY ZWIĄZANE I SYSTEMOWE Ustawa z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku Dz.U. 2016, poz. 542 PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji. DACW-01 Akredytacja jednostek certyfikujących wyroby. Wymagania szczegółowe. Procedury systemowe obowiązujące w Ośrodku Certyfikacji.
4. DOKUMENTY ODNIESIENIA INSTYTUT PRZEMYSŁU SKÓRZANEGO - Ośrodek Certyfikacji IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 3/16 Wykaz dokumentów odniesienia stanowiących podstawę oceny zgodności wyrobów certyfikowanych przez Ośrodek Certyfikacji zawiera Załącznik Nr 1 5. PROGRAMY CERTYFIKACJI DOBROWOLNEJ Ośrodek Certyfikacji prowadzi ocenę zgodności wyrobów wymienionych w zakresie akredytacji AC 055 zgodnie z odpowiednimi programami ujętymi w poniższej tabeli: Akronim Rodzaj certyfikacji dobrowolnej Typ programu programu wg PN-EN ISO/IEC 17067 IPS-ZN certyfikacja zgodności dobrowolna 7 IPS-ZZ a IPS-ZZ b certyfikacja zgodności dobrowolna, na znak 3 WYRÓB EKOLOGICZNY IPS certyfikacja zgodności dobrowolna, na znak 3 UV STOP 6. CHARAKTERYSTYKA PROGRAMÓW Podstawowymi elementami certyfikacji zgodności wyrobów w każdym programie są: I. Wybór: planowanie, przygotowanie działalności, określenie wymagań, pobranie próbek. II. Określenie właściwości przez: - badania laboratoryjne - ocenę procesu produkcji w oparciu o dokumentację. III. Przegląd: badanie dowodów zgodności uzyskanych podczas II etapu IV. Decyzje dotyczące certyfikacji: decyzje o udzieleniu, rozszerzeniu, ograniczeniu, zawieszeniu, cofnięciu, utrzymaniu i zakończeniu certyfikacji. V. Udzielenie zezwolenia (atestacja). Dodatkowo program może zawierać: VI. Nadzór obejmujący: - coroczne niepełne badania próbek i/lub - ocenę procesu produkcyjnego (inspekcja) 7. Działania Ośrodka przez rozpoczęciem procesu oceny zgodności 7.1 Informacje wstępne dla wnioskującego 7.1.1 Ośrodek Certyfikacji udostępnia klientom zainteresowanym certyfikacją wyrobów niezbędne informacje dotyczące oceny zgodności wyrobu, wymagań prawnych, opłat i dalszego trybu postępowania. Informuje, że podstawą do rozpoczęcia procesu certyfikacji jest złożenie wniosku o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu, dokumentacji technicznej, sprawozdań z badań wymaganych w dokumencie będącym podstawą oceny zgodności i wzoru wyrobu oraz wniesienie opłaty wstępnej. Uzgadnia z klientem dokument normatywny, który ma być podstawą oceny zgodności oraz program certyfikacji, określa wymagania dotyczące zakresu
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 4/16 i warunków badań, których wyniki wykorzystane będą w procesie oceny zgodności wyrobu, informuje o zasadach pobierania próbek do badań. Jeśli klient nie posiada sprawozdań z badań to uzgodnieniu podlegają warunki wykonania badań w Instytucie Przemysłu Skórzanego albo udzielana jest informacja o innych kompetentnych laboratoriach, w których mogą być przeprowadzone badania. Pracownik Ośrodka objaśnia sposób wypełniania formularzy dostępnych do pobrania ze strony Instytutu, jak i formularzy przekazywanych przez Ośrodek zgodnie z Tabelą 1: Program Dokument Identyfikacja dokumentu IPS-ZN Certyfikacja dobrowolna IPS-ZZa IPS-ZZb Certyfikacja dobrowolna na znak WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE CERTYFIKACJI WYROBU KWESTIONARIUSZ OCENY PRODUCENTA LUB KWESTIONARIUSZ OCENY DOSTAWCY UMOWA NR DOC/02 -./ROK O PRZEPROWADZENIE CERTYFIKACJI WYROBU określająca warunki wydania i stosowania certyfikatu oraz zasady nadzoru UMOWA NR DOC/03a - /ROK określająca szczegółowe warunki nadzoru WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE CERTYFIKACJI WYROBU KWESTIONARIUSZ OCENY PRODUCENTA LUB KWESTIONARIUSZ OCENY DOSTAWCY UMOWA NR DOC/02 -./ ROK O PRZEPROWADZENIE CERTYFIKACJI WYROBU określająca warunki wydania i stosowania certyfikatu oraz zasady nadzoru UMOWA NR DOC/03a - /ROK określająca szczegółowe warunki nadzoru UMOWA NR DOC/08- / ROK określająca warunki stosowania znaku towarowego PC-01.00.01a PC-01.00.04a PC-01.00.04b PC-01.00.02 PC-01.00.03a PC-01.00.01a PC-01.00.04a PC-01.00.04b PC-01.00.02 PC-01.00.03a PC-01.00.08
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 5/16 8. Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu Klient składa w Ośrodku Certyfikacji wniosek (zgodnie z tabelą 1) o certyfikację wyrobu lub grupy wyrobów w dwóch egzemplarzach, do wniosku dołącza: jeden egzemplarz wzoru wyrobu, dokumentację umożliwiającą dokładną identyfikację wyrobu (nazwa, typ, rodzaj, symbol, znak firmowy producenta lub inne informacje niezbędne do prawidłowej identyfikacji wyrobu, opis konstrukcyjny, opis technologiczno-materiałowy, instrukcję dla użytkownika, ogólny opis, katalog), wypełniony kwestionariusz oceny producenta/dostawcy, sprawozdania z badań laboratoryjnych, inne uzgodnione z Ośrodkiem Certyfikacji dokumenty w zależności od rodzaju certyfikowanego wyrobu. Pracownik odpowiedzialny za wstępny przegląd wniosku oraz kompletności dokumentacji dostarczonej przez Wnioskującego dokonuje weryfikacji dokumentów pod względem formalnym. W przypadku pozytywnego wyniku przeglądu pracownik Ośrodka rejestruje wniosek w REJESTRZE WNIOSKÓW I CERTYFIKATÓW - Nr 2. W przypadku negatywnego wyniku przeglądu wniosku informuje wnioskodawcę na piśmie lub mailem o konieczności uzupełnienia wniosku w terminie nie dłuższym niż dwa tygodnie od otrzymania informacji. Po dostarczeniu uzupełnień wniosek jest ponownie weryfikowany i jeśli jest kompletny podlega rejestracji. Nie uzupełnienie wniosku powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. Po upewnieniu się, że: informacje o Kliencie i wyrobie są wystarczające do przeprowadzenia procesu certyfikacji, środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne, personel posiada kompetencje i możliwości do prowadzenia działań certyfikacyjnych, wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy Ośrodkiem i Klientem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm lub innych dokumentów normatywnych, zostały rozwiązane, zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany Kierownik Ośrodka wyznacza osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie oceny. Ustalane są koszty, przewidywany termin przeprowadzenia i zakończenia procesu certyfikacji. 9. Umowa Nr DOC/02- /rok o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu Z Klientem podpisywana jest umowa o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu określająca wszystkie prawa i zobowiązania Klienta i Ośrodka Certyfikacji wynikające z uczestnictwa w procesie certyfikacji.
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 6/16 Umowa jest podpisywana jednorazowo w przeciągu miesiąca od złożenia pierwszego wniosku przez Klienta i dotyczy wszystkich jego wniosków rejestrowanych w Ośrodku Certyfikacji IPS. Każdy następny składany wniosek w numerze rejestru ma wskazany numer zawartej z Klientem umowy, co informuje, że zna zasady certyfikacji i je respektuje. Umowa stanowi Załącznik Nr PC-01.00.02. UMOWA O PRZEPROWADZENIE CERTYFIKACJI WYROBU. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zawarcie umowy przed zarejestrowaniem wniosku. 10. Funkcje i działania w zakresie oceny zgodności W skład programów wchodzi sześć funkcji I VI, które zostały ustalone wg PN-EN ISO/IEC 17067. Poszczególne etapy procesu przeprowadza pracownik posiadający kompetencje wymagane dla obowiązków i odpowiedzialności jakie podejmuje. 10.1 I WYBÓR 10.1.1 Wstępna ocena, planowanie, przygotowywanie działalności. 10.1.2 Określenie wymagań zgodnie z dokumentem normatywnym 10.1.3 Określenie badań ad.10.1.1 Kierownik Ośrodka wyznacza kompetentnego pracownika do przeprowadzenia poszczególnych funkcji w wybranym programie. ad.10.1.2 Dokumenty normatywne stanowiące podstawę oceny zgodności powinny: zawierać wszystkie wymagania i wyszczególniać charakterystyczne cechy, które są niezbędne dla określenia właściwości wyrobu w odniesieniu do jego funkcji użytkowych. Powinny one być jasno zdefiniowane i możliwe do sprawdzenia w sposób obiektywny. Ponadto powinny uwzględniać cechy i wymagania wynikające z obranego rodzaju certyfikacji, określać szczegółowo i jednoznacznie zakres badań, metody badań, a tam gdzie to istotne, kolejność wykonywanych badań. podstawą certyfikacji wyrobów, są wymagania ustalone we właściwych dla danego wyrobu polskich normach, lub w innych dokumentach normatywnych, spełniających wymagania przepisów dotyczących certyfikacji. W przypadku braku dokumentów normatywnych dla potrzeb certyfikacji lub kiedy dokumenty te nie spełniają warunków niezbędnych do uznania ich za podstawę certyfikacji, wtedy za podstawę certyfikacji służą kryteria techniczne opracowywane dla
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 7/16 potrzeb certyfikacji określonego wyrobu lub grupy wyrobów ad.10.1.3 Określenie badań Ośrodek Certyfikacji określa szczegółowo i jednoznacznie zakres badań i metody badań. Ośrodek Certyfikacji uznaje wyniki badań dostarczone przez Klienta (w tym wykonane przed złożeniem wniosku) pod warunkiem, że badania zostały wykonane: przez akredytowane laboratoria badawcze, przez zagraniczne akredytowane laboratoria będące członkiem stowarzyszenia ILAC- MLA, metodami określonymi w dokumencie będącym podstawą oceny zgodności, na próbkach reprezentatywnych dla ocenianego wyrobu a obiekt badań jest jednoznacznie zidentyfikowany, nie wcześniej niż pięć lat przed zgłoszeniem wniosku. Ośrodek Certyfikacji może podzlecić wykonanie badań na życzenie i za zgodą klienta. Ośrodek Certyfikacji może wykorzystać w procesie certyfikacji, certyfikaty wydane przez jednostki certyfikujące, gdy kryteria i metody badań stosowane do wydania tych certyfikatów są równoważne z metodami określonymi w dokumencie będącym podstawą oceny zgodności. W takim przypadku Ośrodek udziela informacji o pominięciu niektórych etapów procesu oceny zgodności, na życzenie klienta. 10.2 II OKREŚLENIE WŁAŚCIWOŚCI 10.2.1 Ocena badań dostarczonych przez klienta 10.2.2 Ocena procesu produkcji 10.2.3 Ocena dokumentacji 10.2.4 Ocena końcowa w odniesieniu do wymagań ad.10.2.1 Klient zobowiązany jest przeprowadzić badania pełne, wyspecyfikowane w dokumencie będącym podstawą oceny zgodności. Próbki do badań określone są przez normy opisujące metodę badania wskazaną przez dokument będący podstawą certyfikacji. Pobrane próbki muszą być reprezentatywne dla całego asortymentu produkowanego wyrobu. Ocena badań dostarczonych przez klienta sporządzana jest przez wyznaczonego pracownika w Załączniku Nr 1 Ocena wyników badań, który stanowi część raportu sporządzanego w Załączniku Nr PC-01.00.07a Raport z oceny zgodności wyrobu ad.10.2.2 Ocenę procesu produkcji na etapie ubiegania się o certyfikat w przypadku certyfikacji dobrowolnej przeprowadza się poprzez ocenę Kwestionariusza Producenta - Załącznik Nr PC- 01.00.04a lub Kwestionariusza Dostawcy - Załącznik Nr PC-01.00.04b. ad.10.2.3 Ocenie podlega dokumentacja techniczna przedstawiona przez wnioskującego w tym instrukcja użytkowania wyrobu.
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 8/16 ad.10.2.4 Ocena końcowa polega na określeniu, czy spełnione są wymagania objęte zakresem certyfikacji. Dokonywany jest przegląd projektu, dokumentacji technologicznej, prawidłowość zastosowanych norm i innych dokumentów kryterialnych, analiza badań początkowych i/lub wyników oceny produkcji, prowadzona jest ocena gotowego wyrobu wraz z jego identyfikacją, jeśli ma miejsce oznakowanie, badanie konstrukcyjne, ergonomiczne, jakość wykonania. Jeżeli stwierdzono jakieś niezgodności i jeżeli Klient wyraża chęć kontynuowania certyfikacji Ośrodek informuje go o konieczności wykonania dodatkowych działań (np. powtórne badania na nowych próbkach po wprowadzeniu zmian usuwających wykryte niezgodności). Dodatkowe działania Klienta zostaną poddane ocenie. Zakres tej oceny zależy od rodzaju niezgodności. Działania związane z oceną są udokumentowane w raporcie stanowiącym formularz w postaci Załącznika Nr PC-01.00.07a Raport z Oceny zgodności wyrobu i stanowi on podstawę do przeprowadzenia przeglądu i podjęcia decyzji w sprawie udzielania certyfikacji. 10.3 III PRZEGLĄD Przegląd polega na sprawdzeniu wszystkich informacji i wyników dotyczących oceny, na badaniu wszystkich dowodów zgodności uzyskanych podczas określania właściwości w celu potwierdzenia czy odpowiednie wymagania zostały spełnione. Przeglądu dokonuje osoba niezaangażowana w proces oceny. Jeżeli przeglądu dokonuje osoba podejmująca decyzję to rekomendacje dotyczące decyzji w sprawie certyfikacji nie muszą być udokumentowane. W uzasadnionych przypadkach osoba dokonująca przeglądu może skorzystać z opinii Komitetu Technicznego ds. certyfikacji wyrobów lub opinii niezależnego eksperta. Wynik przeglądu związane z oceną są udokumentowane w raporcie stanowiącym Załącznik Nr PC-01.00.07a Raport z Oceny zgodności wyrobu 10.4 IV DECYZJA Po przeglądzie pracownik, który nie był zaangażowany w proces oceny oraz posiada uprawnienia podejmuje decyzję o udzieleniu bądź o odmowie udzielenia certyfikacji: wszystkie decyzje podejmowane są na piśmie, decyzja o nieudzieleniu certyfikacji przekazywana jest z uzasadnieniem decyzja jest podejmowana także w przypadku rozszerzenia, ograniczenia, zawieszenia, cofnięcia, przedłużenia certyfikacji, od decyzji o nieprzyznaniu certyfikacji przysługuje prawo do złożenia odwołania Decyzja związana z oceną zostaje udokumentowana w raporcie stanowiącym Załącznik Nr PC-01.00.07a Raport z Oceny zgodności wyrobu. Pracownik podejmujący decyzję ma dostęp do wszystkich informacji i/lub dokumentów niezbędnych do wykonania zadania 10.5 V WYDANIE CERTYFIKATU\UDZIELENIE ZEZWOLENIA Czynności Ośrodka związane z wydaniem certyfikatu to:
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 9/16 pracownik Ośrodka opracowuje certyfikat, odpowiednio wg wzoru - Załącznik Nr PC- 01.00.06a pracownik posiadający uprawnienia sprawdza certyfikat pod względem merytorycznym i podpisuje certyfikat. W razie nieobecności pracownika posiadającego uprawnienia do podpisywania certyfikat podpisuje Dyrektor IPS pracownik wpisuje certyfikat do REJESTRU WNIOSKÓW I CERTYFIKATÓW NR 2. oryginał certyfikatu, przekazywany jest klientowi w sposób formalny, skan certyfikatu zostaje dołączony do dokumentacji wniosku, znajdującej się w przypisanej jej Teczce Sprawy Certyfikat wydany w Ośrodku Certyfikacji jest dokumentem potwierdzającym, że wyspecyfikowane wymagania dotyczące wyrobu zostały spełnione i/lub upoważniającym do oznaczania wyrobu znakiem: posiadacz certyfikatu ma prawo do używania certyfikatu na warunkach określonych w umowie o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu (PC-01.00.02), uzyskany certyfikat nie zwalnia posiadacza certyfikatu z odpowiedzialności za certyfikowany wyrób oraz za skutki wynikające z użytkowania wyrobu nie spełniającego wymagań potwierdzonych w certyfikacie ani nie powoduje przeniesienia tej odpowiedzialności na jednostkę certyfikującą, posiadacz certyfikatu jest zobowiązany umową o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu do informowania Ośrodka o wszelkich zamierzonych zmianach w certyfikowanym wyrobie, procesie jego produkcji lub systemie jakości, które mogą wpływać na zgodność wyrobu z dokumentem będącym podstawą oceny zgodności. W takich przypadkach Ośrodek określa, czy zgłaszane zmiany wymagają dodatkowych badań i oceny. z posiadaczem certyfikatu upoważniającym do oznaczania wyrobu znakiem zgodności (IPS-ZZ) podpisywana jest umowa określająca warunki stosowania znaku (PC-01.00.08), dokumenty certyfikacyjne wydawane są i dostarczane klientowi po spełnieniu wszystkich wymagań certyfikacyjnych i zrealizowaniu postanowień wynikających z zawartej umowy o przeprowadzenie certyfikacji, 10.6 VI NADZÓR Pracownicy Ośrodka Certyfikacji sprawują nadzór w okresie ważności certyfikatu nad prawidłowym wypełnianiem przez Posiadacza certyfikatu obowiązków wynikających z posiadania certyfikatu. Metoda opisana została w procedurze Nr PC-07.00.00. W przypadku zaistnienia potwierdzonych informacji wskazujących, że wyrób objęty certyfikatem oceny typu nie spełnia zasadniczych wymagań, Ośrodek Certyfikacji podejmuje niezbędne czynności wynikające z zaistniałej sytuacji. Warunkiem utrzymania certyfikacji po nadzorze jest pozytywny wynik z nadzoru. 10.6.1. Nadzór planowany dla programu: IPS-ZN
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 10/16 Warunki nadzoru związane z certyfikatem zgodności określa UMOWA OKREŚLAJĄCA SZCZEGÓŁOWE WARUNKI NADZORU (PC-01.00.03a), która podpisywana jest z klientem w tym samym czasie co umowa o certyfikację. Nadzór nad wydanym certyfikatem i wyrobem polega na : okresowych badaniach niepełnych wyrobów pobranych z produkcji lub magazynu przez posiadacza certyfikatu, sprawdzaniu sposobu posługiwania się certyfikatem, analizie zapisów dotyczących reklamacji certyfikowanych wyrobów i sposobu ich rozpatrywania. Posiadacz certyfikatu przesyła próbki do badań do laboratorium akredytowanego IPS lub laboratorium podwykonawcy a sprawozdania z badań wraz z analizą reklamacji przekazuje do Ośrodka Certyfikacji. Analiza sposobu rozpatrywania reklamacji odbywa się na podstawie przedstawionych przez klienta dokumentów (np. rejestru reklamacji, formularzy reklamacyjnych ). Sprawdzenie posługiwania się znakiem i certyfikatem odbywa się poprzez sprawdzenie ustaleń zawartych w odpowiednich umowach (DOC/02 i DOC/03a) Upoważniony pracownik analizuje przesłaną dokumentację i podejmuje decyzję o utrzymaniu certyfikacji. Jeżeli wyniki zawarte w sprawozdaniu z badań kontrolnych certyfikowanego wyrobu są niezgodne z wymaganiami dokumentu odniesienia, upoważniony pracownik Ośrodka podejmuje decyzję o wykonaniu badań pełnych na próbkach, certyfikatu i/lub przeprowadzenie inspekcji przez pracownika Ośrodka Certyfikacji zgodnie z PC-05.00.00 - INSPEKCJA/ NADZOROWANE KONTROLE PRODUKTU na koszt posiadacza certyfikatu. Próbki do badań pełnych właściciel certyfikatu pobiera z miejsca produkcji lub z magazynu. Niewłaściwe powołanie się na uzyskany certyfikat albo niewłaściwe stosowanie certyfikatów lub znaku zgodności w katalogach, reklamach, ogłoszeniach itp. powoduje podjęcie przez Ośrodek działań zgodnie z zasadami podanymi w Procedurze Nr PC-08.00.00 - ZAWIESZANIE, OGRANICZANIE I COFNIĘCIE I ZAKOŃCZENIE CERTYFIKACJI. 10.6.2. Nadzór planowany dla programu: IPS-ZZ (a i b) Warunki nadzoru związane z certyfikatem zgodności określają: - UMOWA OKREŚLAJĄCA SZCZEGÓŁOWE WARUNKI NADZORU - Załącznik Nr PC-01.00.03a - UMOWA OKREŚLAJĄCA WARUNKI STOSOWANIA ZNAKU TOWAROWEGO - Załącznik Nr PC- 01.00.08 Umowy podpisywane są z klientem w tym samym czasie co umowa o certyfikację.
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 11/16 Nadzór nad wydanym certyfikatem i wyrobem polega na: okresowych inspekcjach prowadzonych zgodnie z procedurą Nr PC-05.00.00 - INSPEKCJA/KONTROLA W NADZORZE badaniach niepełnych wyrobów pobranych z produkcji przez pracownika Ośrodka Certyfikacji, sprawdzanie sposobu posługiwania się certyfikatem i znakiem, analizie zapisów dotyczących reklamacji certyfikowanych wyrobów i sposobu ich rozpatrywania. Jeżeli wyniki badań wykonywane w trakcie nadzoru nie spełniają wymagań Ośrodek zleci wykonanie badań pełnych na próbkach, na koszt posiadacza certyfikatu i/lub przeprowadzenie ponownej inspekcji procesu produkcji. Próbki do badań pełnych pracownik Ośrodka pobiera z miejsca produkcji. Niewłaściwe powołanie się na uzyskany certyfikat albo niewłaściwe stosowanie certyfikatów lub znaku zgodności w katalogach, reklamach, ogłoszeniach itp. powoduje podjęcie przez Ośrodek działań zgodnie z zasadami podanymi w Procedurze Nr PC-08.00.00 - ZAWIESZANIE, OGRANICZANIE I COFNIĘCIE I ZAKOŃCZENIE CERTYFIKACJI. 10.7. Zapisy z nadzoru Dokumentacja dotycząca realizacji działań podczas nadzoru znajduje się w Ośrodku Certyfikacji w Teczce Sprawy dotyczącej prowadzonego procesu certyfikacji wyrobu, oznaczonej numerem zgodnie z zasadami przedstawionymi w Procedurze Nr PC-00.00.00 OPRACOWYWANIE DOKUMENTACJI, NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Każdy element nadzoru jest rejestrowany w raporcie stanowiącym Załącznik Nr PC-01.00.07c Raport z nadzoru. ZASADY STOSOWANE W SYSTEMIE CERTYFIKACJI i NADZORU 10.8 Rozszerzenie i ograniczenie certyfikacji 10.8.1 Rozszerzenie certyfikacji: następuje na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu, rozszerzenie może dotyczyć nowych modeli lub typów wyrobów i/lub określonych wymagań, certyfikacja może być rozszerzona o wyroby tego samego producenta, gdy różnice w konstrukcji oraz w jego użytkowaniu nie odbiegają znacznie od wyrobu certyfikowanego, nie pogarszają jakości wyrobu ani bezpieczeństwa użytkowania, do wniosku o rozszerzenie należy dołączyć informację o różnicach między wyrobami zgłaszanymi do rozszerzenia, a wyrobem posiadającym certyfikat oraz niezbędną dokumentację,
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 12/16 Ośrodek prowadzi proces certyfikacji w niezbędnym zakresie stosując odpowiedni program lub niektóre jego elementy wynikające z nowych okoliczności, po pozytywnej ocenie wykonanej przez przydzielonego do sprawy pracownika, Kierownik Ośrodka dokonuje przeglądu zebranego materiału, podejmuje decyzję o rozszerzeniu certyfikatu i wydaje nowe wydanie certyfikatu, termin ważności rozszerzonego certyfikatu zgodności, jest taki sam jak termin ważności certyfikatu rozszerzanego. 10.8.2 Ograniczenie certyfikacji następuje: na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu (np. wycofanie części asortymentu z produkcji), gdy działania Posiadacza certyfikatu po zawieszaniu certyfikacji nie były wystarczające do uchylenia zwieszenia w pełnym zakresie, gdy normy lub zasady certyfikacji zostały zmienione a Posiadacz certyfikatu nie może zapewnić pełnej zgodności z nowymi wymaganiami, W wyniku ograniczenia zakresu certyfikacji zostaje wydany nowy certyfikat z tym samym numerem jak dotychczasowy, nową datą wydania certyfikatu i datą ważności taką samą jak dotychczasowy certyfikat. 10.9 Przedłużenie ważności certyfikacji przedłużenie ważności certyfikacji może nastąpić na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu, wniosek powinien być złożony nie później niż na 4 miesiące przed terminem wygaśnięcia ważności certyfikatu, po rejestracji wniosku upoważniony pracownik Ośrodka dokonuje przeglądu dokumentacji wniosku, oceny wyników badań i kontroli przeprowadzonych w ramach nadzoru, upoważniony pracownik dokonuje przeglądu dokumentacji oraz podejmuje decyzję o przedłużeniu ważności certyfikatu, przedłużenie certyfikatu ma formę nowego certyfikatu. 10.10 Zawieszenie, cofnięcie, zakończenie certyfikacji 10.10.1 Certyfikacja może być zawieszona w przypadku: negatywnych wyników badań i/lub oceny procesu produkcji przeprowadzonych w ramach nadzoru, niewłaściwego wykorzystania certyfikatu lub znaku zgodności, naruszenia zasad programu certyfikacji wyrobu lub zasad określonych w umowach między Posiadaczem certyfikatu a Instytutem, konieczności podjęcia przez Posiadacza certyfikatu działań związanych z wprowadzeniem zmian mających wpływ na certyfikację.
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 13/16 na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu (np. na okres przerwania produkcji lub z innych powodów). Upoważniony pracownik podejmuje decyzję o zawieszeniu certyfikacji. Decyzja zawiera termin zawieszenia i warunki jakie muszą zostać spełnione aby uchylić zawieszenie. W okresie zawieszenia Posiadacz certyfikatu nie może powoływać się na posiadany certyfikat, nie może stosować znaku zgodności na wyrobach i w publikacjach. W przypadku zawieszenia certyfikacji oceny typu WE, o zaistniałym fakcie Ośrodek Certyfikacji informuje również organ notyfikujący. Wznowienie certyfikacji po zawieszeniu może nastąpić po spełnieniu w określonym terminie warunków podanych w decyzji o zawieszeniu. 10.10.2 Certyfikacja może być cofnięta w przypadku gdy: nie zostały spełnione w ustalonym terminie warunki zawieszenia, stwierdzono niezgodność z wymaganiami certyfikacyjnymi, zarówno w wyniku nadzoru lub w inny sposób. W przypadku ponownego ubiegania się o certyfikat (po jego cofnięciu), Ośrodek Certyfikacji ponownie przeprowadza proces oceny zgodności. W przypadku cofnięcia certyfikacji dokumenty certyfikacyjne są unieważniane, informacja o unieważnieniu podawana jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej Instytutu, Posiadacz jest zobowiązany do zwrotu wszystkich dokumentów certyfikacyjnych. 10.10.3 Zakończenie certyfikacji: Zakończenie certyfikacji następuje na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu. Po zakończeniu certyfikacji : dokumenty certyfikacyjne są unieważnione, informacja o unieważnieniu umieszczana jest w wykazie certyfikatów prowadzonym przez Ośrodek Certyfikacji i udostępnianym na życzenie klienta, Posiadacz certyfikatu jest zobowiązany do zwrotu wszystkich dokumentów certyfikacyjnych. 10.11 Utrzymanie certyfikacji (nadzór, wdrożenie modyfikacji norm i/lub dokumentów odniesienia) Ośrodek Certyfikacji informuje Posiadacza certyfikatu o zmianach w dokumentach będących podstawą oceny zgodności i dacie wejścia w życie zmienionych dokumentów, Ośrodek informuje o konieczności wykonania dodatkowych badań (o ile to wymagane), certyfikacja będzie utrzymana jeśli Posiadacz certyfikatu wprowadzi wymagane zmiany a ocena tych zmian dokonana przez Ośrodek będzie pozytywna, na czas wprowadzania zmian certyfikacja może zostać zawieszona, w przypadku braku możliwości wprowadzenia zmian certyfikacja może być ograniczona
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 14/16 lub cofnięta, certyfikacja będzie utrzymana jeśli badania i kontrola w nadzorze nad wydanym certyfikatem ma wynik pozytywny, jeśli nie certyfikacja może być zawieszona lub cofnięta wg zasad obowiązującego systemu certyfikacji (pkt. 10.10.1 i pkt.10.10.2) 10.12 Przerwanie procesu certyfikacji Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na każdym etapie prowadzonych działań certyfikacyjnych. Ośrodek informuje w sposób udokumentowany klienta o przerwaniu procesu certyfikacji w przypadkach, gdy klient: nie nadeśle w określonym terminie uzupełniających dokumentów i/lub informacji, nie wywiązuje się z zobowiązań finansowych, wystąpi na piśmie o przerwanie procesu certyfikacji. 10.13 Wykorzystywanie certyfikatu i znaku zgodności Certyfikat może być wykorzystywany zgodnie z umową o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu zobowiązującą Posiadacza certyfikatu do: stosowania certyfikatu wyłącznie do wyrobów stale spełniających wymagania określone certyfikatem, stosowania certyfikatu w terminie jego ważności, informowania Ośrodka Certyfikacji o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobi i procesu jego produkcji nie odstępowania certyfikatu innym osobom prawnym lub fizycznym chyba, że ma miejsce przeniesienia praw własności. 10.14 Niewłaściwe wykorzystywanie certyfikatu lub znaku zgodności W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego lub wprowadzającego w błąd wykorzystywania certyfikatów lub znaków zgodności, Ośrodek Certyfikacji podejmie działania obligujące Posiadacza certyfikatu do wprowadzenia działań korygujących lub działania informujące bądź działania o charakterze prawnym. Wykrycie niewłaściwego wykorzystywania certyfikatu lub znaku może być przyczyną jego zawieszenia a nawet cofnięcia. 10.15 Reklama W okresie ważności certyfikatu jego posiadacz ma prawo opublikowania faktu, że posiada certyfikat zgodności lub że jest uprawniony do oznaczania certyfikowanych wyrobów znakiem zgodności, przestrzegając zasad określonych w umowach zawartych z Instytutem. Posiadacz certyfikatu w każdym przypadku powinien wykazać należytą dbałość o wiarygodność publikacji i reklamy tak, aby nie zachodziły żadne pomyłki przy identyfikacji wyrobów certyfikowanych z niecertyfikowanymi.
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 15/16 10.16 Poufność Ośrodek Certyfikacji zapewnia i gwarantuje poufność wszystkich informacji uzyskanych w trakcie procesu certyfikacji i/lub nadzoru. 10.17 Skargi i odwołania Każdy klient Ośrodka ma prawo do złożenia skargi lub odwołania. Skargi i odwołania powinny być składane na piśmie do Dyrektora IPS. O wyniku rozpatrzenia skargi lub odwołania klient informowany jest pisemnie. W przypadku skarg na działalność certyfikacyjną i odwołań od decyzji (odmowy przyjęcia wniosku, odmowy udzielenia certyfikacji, o rozszerzeniu, ograniczeniu, zawieszeniu, cofnięciu certyfikacji), Ośrodek stosuje własną procedurę PC- 09.00.00 SKARGI I ODWOŁANIA, którą udostępnia klientom na życzenie. 10.18 Opłaty Zasady ustalania kosztów dotyczących certyfikacji podaje Procedura Nr PC-10.00.00 - PROCEDURA FINANSOWA. Na opłaty związane z certyfikacją składają się koszty: badań wyrobu procesu certyfikacji, nadzoru. Wysokość opłat ustala się na podstawie cennika DOC, stanowiącego odrębny dokument zgodnie z procedurą PC-10.00.00. Wszystkie opłaty związane z certyfikacją ponosi wnioskujący/posiadacz certyfikatu na podstawie faktur wystawianych przez IPS. 10.19 Zasady dotyczące pozostałych spraw związanych z procesem certyfikacji 10.19.1 Ośrodek Certyfikacji gwarantuje dostawcom poufność informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz ochronę ich praw własności. 10.19.2 Decyzję dotyczącą certyfikacji podejmuje inna osoba niż ta, która dokonywała oceny. 10.19.3 Kierownik Ośrodka może, w uzasadnionych przypadkach i pod warunkiem, że nie wpływa to na jakość prowadzonego procesu certyfikacji, wprowadzić odstępstwo od zadeklarowanych zasad. Z zaistniałej sytuacji sporządzona jest notatka, wraz z uzasadnieniem, która jest umieszczana w odpowiedniej Teczce Sprawy. 10.19.4 W przypadku certyfikacji dobrowolnej Ośrodek Certyfikacji wydaje certyfikaty na okres 3 lat. Przy kolejnych przedłużeniach ważności certyfikatu okres ten może ulec wydłużeniu do pięciu lat. Decyzja jest uzależniona od wyników nadzoru nad stosowaniem certyfikatu.
IPS-WDP XI 28.06.2018 r. 16/16 10.19.5 Wnioskodawca ma prawo odwołania się od decyzji Kierownika Ośrodka lub jego zastępcy do Dyrektora Instytutu Przemysłu Skórzanego zgodnie z zasadami ujętymi w Procedurze Nr PC-09.00.00 SKARGI I ODWOŁANIA. 10.19.6 Ośrodek prowadzi na stronie internetowej Instytutu wykaz zawieszonych i cofniętych certyfikatów 10.19.7 Informacje nt. podstawy wydania i potwierdzenie ważności certyfikatu, można otrzymać na życzenie