Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie 10-950 Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 tel. 89 523-27-14, 89 523-27-17 W.K.G.F. 89 535-03-75 fax. 89 527-08-86 W.I.A.S 89 523-24-36 RIO.II.600-69/2016 Olsztyn, dnia 7 grudnia 2016 r. Burmistrz Miasta i Gminy Pisz Wystąpienie pokontrolne W czasie kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie w Mieście i Gminie Pisz stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole, podpisanym w dniu 12 października 2016 r. W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W szczególności należy : 1. Zasady (politykę) rachunkowości wprowadzone do stosowania zarządzeniem Nr 49/11 Burmistrza Pisza z dnia 29 kwietnia 2011 r. w sprawie zasady (polityki) rachunkowości (z późn. zm.) zaktualizować i doprowadzić do zgodności z obowiązującymi przepisami, t.j. określić przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i prowadzenia ewidencji analitycznej wraz z jej powiązaniami z kontami księgi głównej, a także zasady tworzenia kont analitycznych do kont syntetycznych oraz sposób oznaczenia symbolu (numeru) i nazwy konta analitycznego, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047). Za opracowanie zasad (polityki) rachunkowości jednostki i za jej aktualizację odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, zgodnie z przepisem art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości pkt 2.2. str. 19 20 protokołu kontroli. 2. Odsetki od zaciągniętych kredytów ewidencjonować w księgach rachunkowych budżetu Gminy Pisz (organu) na kontach: 134 - Kredyty bankowe, 260 - Zobowiązania finansowe

2 oraz 909 - Rozliczenia międzyokresowe odpowiednio do zasad ewidencjonowania operacji na wymienionych kontach opisanych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Nr 289 z późn. zm.) pkt 2.3.2. str. 21 23, pkt 2.3.9. str. 43 protokołu kontroli. 3. Wydatków publicznych dokonywać w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z przepisami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) pkt 2.3.2.3. str. 28 31, pkt 2.4.2.4.1.2. str. 47 protokołu kontroli. 4. Prawidłowo, t.j. zgodnie z opisem paragrafów, stosować klasyfikację wydatków określoną załącznikiem nr 4 pn. Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków (z objaśnieniami) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.) pkt 2.3.2.4. str. 31 protokołu kontroli. 5. Ewidencję szczegółową do kont: 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych i 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych w księgach rachunkowych budżetu Gminy Pisz prowadzić prawidłowo, t.j. w sposób określony opisami kont załącznika nr 2 pn. Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia Ministra Finansów sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Ewidencję szczegółową do konta 222 prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi oraz urzędami obsługującymi organy podatkowe z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych. Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie zrealizowanych przez nie wydatków budżetowych pkt 2.3.3. str. 32 33, pkt 2.3.4. str. 33 34, pkt 1.1. str. 164 166 protokołu kontroli.

3 6. W przypadku ubiegania się przez Gminę Pisz o kredyt lub pożyczkę na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 i art. 90 ustawy o finansach publicznych, a także w przypadku zamiaru emisji przez Gminę Pisz papierów wartościowych na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 i art. 90 ustawy o finansach publicznych, obowiązkowo uzyskać opinię regionalnej izby obrachunkowej o możliwości spłaty kredytu lub pożyczki lub wykupu papierów wartościowych, stosownie do art. 91 ust. 2 ustawy o finansach publicznych pkt 2.3.6.1.1.2 str. 36 38, pkt 2.3.6.1.1.3. str. 39-40 protokołu kontroli. 7. Zaprzestać zaciągania pożyczek w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Sp. z.o.o. w Piszu i Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Piszu (spółkach prawa handlowego), których zakres zadań o charakterze użyteczności publicznej określonych przepisami art. 1 ust. 1 i ust. 2, w związku z art. 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 573 z późn. zm.) oraz aktem założycielskim spółki "PEC Sp. z o.o." w Piszu z dnia 21 czerwca 1995 r. za nr Rep. A. 951)95 (z późn. zm.) i umową spółki z ograniczoną odpowiedzialnością po zmianach poczynionych przez zgromadzenie wspólników w dniu 8 kwietnia 2016 r. aktem notarialnym Rep. A nr 725/2016 uniemożliwia im udzielanie takich pożyczek jednostce samorządu terytorialnego pkt 2.3.6.1.1.2. str. 36 39, pkt 2.3.6.1.1.3. str. 39 41 protokołu kontroli. 8. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, stosownie do przepisu art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości pkt 2.4.1. str. 43 44 protokołu kontroli. 9. Księgi rachunkowe prowadzić bezbłędnie, poprzez wprowadzanie do nich kompletnie i poprawnie wszystkich zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych, zapewniając ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych, stosownie do art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości pkt 2.4.1. str. 43 44 protokołu kontroli. 10. Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej prowadzić w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system

4 ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości pkt 2.4.2.4.3.1. str. 52 53, pkt 2.4.2.4.5. str. 54 56 protokołu kontroli. 11. Ewidencji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego w Piszu na kontach: 011 Środki trwałe, 092 - Środki trwałe obce i 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń dokonywać zgodnie z zasadami funkcjonowania wymienionych kont określonymi przepisami załącznika nr 3 pn. Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz 51 zakładowego planu kont Urzędu Miejskiego w Piszu określonego w polityce rachunkowości stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 49/11 Burmistrza Pisza z dnia 29 kwietnia 2011 roku w sprawie zasad polityki rachunkowości (z późn. zm.) pkt 2.4.2.4.5. str. 54 56, pkt 1.4.11. str. 158 protokołu kontroli. 12. Sprawozdania jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w tym jednostkowe Rb-N kwartalne o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, stosownie do 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). W układzie przedmiotowym prezentować właściwą wysokość należności, wynikającą m.in. z tytułu depozytów - 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 pn. Instrukcja sporządzania sprawozdań do ww. rozporządzenia pkt 3.3.1. str. 62 65 protokołu kontroli. 13. W uchwałach i zarządzeniach nie zamieszczać przepisów prawnych niezgodnych z aktami normatywnymi wyższego rzędu. W zarządzeniu Nr 49/11 Burmistrza Pisza z dnia 29 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości z późn. zm. na str. 2 w części zatytułowanej Inwentarz, w treści cyt. Inwentaryzacja w jednostce w odniesieniu do gruntów, melioracji, budynków i budowli przeprowadzana jest drogą spisu z natury, natomiast w drodze weryfikacji będzie przeprowadzana wyłącznie w stosunku do budynków, budowli, gruntów, do których dostęp jest w znacznym stopniu utrudniony., wykreślić wyrazy gruntów oraz wyłącznie, gdyż zgodnie z postanowieniami art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzacji gruntów nie przeprowadza się w drodze spisu z natury,

5 natomiast inwentaryzację w drodze tzw. weryfikacji przeprowadza się nie tylko w stosunku do budynków, budowli, gruntów, do których dostęp jest w znacznym stopniu utrudniony. W 7 uchwały Nr XIII/134/03 Rady Miejskiej w Piszu z dnia 11 września 2003 r. w sprawie zasad sprzedaży lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy Pisz zapisano, że nabywca na poczet ceny nabycia lokalu winien wpłacić zadatek w wysokości 100,00 zł w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku, a w razie rezygnacji z zakupu lokalu kwota ulega przepadkowi na rzecz Gminy, co jest niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774 z późn. zm.). Ponadto zgodnie z postanowieniami 137 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 283) cyt. W uchwale i zarządzeniu nie powtarza się przepisów ustaw oraz przepisów innych aktów normatywnych pkt 4.1. str. 67, pkt 1.5.2. str. 159 protokołu kontroli. 14. W dowodach księgowych: a) błędy poprawiać zgodnie z postanowieniami art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości oraz punktu 11 rozdziału III załącznika do zarządzenia Nr 86/04 Burmistrza Gminy i Miasta Pisz z dnia 30 czerwca 2004 r. w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji pkt 4.5. lit. a str. 68 69 protokołu kontroli, b) zawierać dane zawarte w postanowieniach art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości stosownie do postanowień ww. punktu 11 rozdziału III załącznika do zarządzenia Nr 86/04 Burmistrza Gminy i Miasta Pisz z dnia 30 czerwca 2004 r. pkt 4.5. lit. b str. 68 69 protokołu kontroli. 15. Przeprowadzając inwentaryzację: a) w arkuszach spisu z natury, bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy, zamieszczać: _ klauzulę o treści następującej: Spis zakończono na pozycji, zgodnie z postanowieniami punktu 11 rozdziału III załącznika do ww. zarządzenia Nr 86/04 Burmistrza Gminy i Miasta Pisz z dnia 30 czerwca 2004 r., daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, zgodnie z ustalonym wzorem pkt 4.5. lit. c str. 68 69 protokołu kontroli, b) zaprzestać spisywania na arkuszach spisowych własnych budynków oraz lokali mieszkalnych i użytkowych przekazanych w zarządzanie kontrahentowi, gdyż ustawodawca przewidział do tej czynności kontrahenta, zgodnie z postanowieniami art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Natomiast inwentaryzację ww. składników aktywów przeprowadzać nadal drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów

oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, zgodnie z postanowieniami art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości pkt 4.5.3. str. 71 protokołu kontroli. 6 16. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze, że w jednostkach sektora finansów publicznych okresem sprawozdawczym jest miesiąc, odpowiednio do 18 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej pkt 4.5.2. str. 70, pkt 2.1.3. str. 114 117 protokołu kontroli. 17. Stosownie do wymogu art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506) zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Przestrzegać przepisów Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), a w szczególności wpływającą do urzędu korespondencję (oświadczenia majątkowe pracowników Urzędu, potwierdzenia stanu aktywów) ewidencjonować w odpowiednim rejestrze, a po zarejestrowaniu umieszczać (na pierwszej stronie, a w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty na kopercie) i wypełniać pieczęć wpływu (identyfikator), zgodnie z zasadami określonymi w 40 ust. 1 i 3 oraz 42 ust. 1 i 2 Instrukcji kancelaryjnej pkt 4.5.4. str. 71 72, pkt 2.1.1.2. str. 109 110, pkt 2.1.8.3. ppkt 9 str. 136 protokołu kontroli. 18. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), w szczególności: na poleceniach wyjazdów służbowych wskazywać również miejscowość zakończenia podróży służbowej, stosownie do wymogu określonego w 6 ust. 1 rozporządzenia pkt 2.1.3. str. 114 115 protokołu kontroli.

7 19. Diety radnych Rady Miejskiej w Piszu naliczać i wypłacać zgodnie z zapisami 2 ust. 1 i 3, 6 uchwały Nr XXIII/267/08 Rady Miejskiej w Piszu z dnia 30 maja 2008 r. w sprawie wysokości diet przysługujących radnym gminy i sposobu ich wypłacania oraz zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy - pkt 2.1.5.3. str. 118 120 protokołu kontroli. 20. Przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych przepisami art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, stosownie do treści których: wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, ujęte w budżetach jednostek samorządu terytorialnego i planach finansowych jednostek budżetowych wydatki oraz łączne rozchody stanowią nieprzekraczalny limit, dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów - pkt 2.1.7. str. 125 129 protokołu kontroli. 21. Umowy w sprawie zamówień publicznych, podejmowane w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zawierać w terminach określonych art. 94 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a oraz pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) - pkt 2.1.8.3. ppkt 14 str. 137 138 protokołu kontroli. 22. Operaty szacunkowe wykorzystywać do celów, dla których zostały sporządzone, zgodnie z postanowieniami art. 156 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774 z późn. zm.) pkt 1.4.2. str. 155 156 protokołu kontroli. 23. Zbywając nieruchomości z gminnego zasobu nieruchomości ściśle przestrzegać przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności: zaniechać pobierania od nabywców nieruchomości, sprzedawanych w drodze bezprzetargowej, zadatków (zaliczek, opłat) na poczet kosztów ich przygotowania do sprzedaży, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ww. ustawy pkt 1.5.2. str. 159 160 protokołu kontroli, osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości zawiadamiać o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,

zgodnie z art. 41 ust. 1 wymienionej ustawy pkt 1.4.9. str. 157 158 oraz pkt 1.6.3. str. 163 protokołu kontroli. 8 O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia. Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Piszu. 2. Członek Kolegium nadzorujący jednostkę. 3. A/a.