4. Badanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie X studium przypadku

Podobne dokumenty
Plan kontroli zarządczej na rok 2012 dla Urzędu Gminy Pruszcz Gdański w Pruszczu Gdańskim. Planowa na wartość

ZARZĄDZENIE Nr 14 /2013. w sprawie przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej

Szkoła Podstawowa nr 336 im. Janka Bytnara Rudego - Ursynów

Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej

SKZ System Kontroli Zarządczej

ZARZĄDZENIE NR 36/2016 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP. z dnia 22 marca 2016 r.

KONTROLA ZARZĄDCZA. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz.

Przedszkole Nr 30 - Śródmieście

Polityka zarządzania ryzykiem na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Definicje

Procedura zarządzania ryzykiem w Sądzie Okręgowym w Białymstoku

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA BEŁCHATOWA ZA

OPRACOWANIE ROCZNEGO PLANU AUDYTU ORAZ TRYB SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA PLANU AUDYTU

Standardy kontroli zarządczej

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 84 z dnia 15 listopada 2010 roku KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY

Zarządzenie Nr 82/2011 Burmistrza Miasta Mikołajki z dnia 05 września 2011 roku

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W POWIATOWYM CENTRUM POMOCY RODZINIE W LUBLINIE

ZARZĄDZENIE Nr 128/2012 BURMISTRZA ŻNINA. z dnia 25 września 2012 r.

METODY I PROCEDURY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

ZARZĄDZENIE NR 17/2014R. KIEROWNIKA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W POSTOMINIE

Zarządzenie nr 98/2012. Wójta Gminy Żórawina z dnia 26 stycznia 2012 w sprawie wprowadzenia standardów kontroli zarządczej w Gminie Żórawina

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ ZA ROK..

Zarządzenie Nr 508 / 2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 9 września 2016 r.

ZARZĄDZENIE NR 111/2011 PREZYDENTA MIASTA TOMASZOWA MAZOWIECKIEGO z dnia 2 maja 2011 roku

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej nr 1 w Bydgoszczy. za rok 2012

RAPORT Z SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ PRZEPROWADZONEJ W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 2 W KOLUSZKACH W 2017 R.

Regulamin Kontroli Zarządczej. w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Parczewie. RODZIAŁ 1 Przepisy ogólne

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY. NIE w pełnym zakresie

Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych. Ewa Halska, Andrzej Jasiński, OSKKO

ZARZĄDZENIE NR 15/2017 BURMISTRZA KARCZEWA z dnia 25 stycznia 2017 r.

Regulamin kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury

Wybawi się od niebezpieczeństwa jedynie ten, kto czuwa także gdy czuje się bezpieczny Publiusz Siro. Audyt bezpieczeństwa

ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA TYCZYNA z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Tyczyn

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej kierownicy komórek organizacyjnych/samodzielne stanowiska Starostwa Powiatowego w Jarosławiu

Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej.

Wykaz aktów prawnych dotyczących kontroli zarządczej w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu:

Karta audytu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach

2 Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają: 1. Procedura Procedura kontroli zarządczej obowiązująca w Miejskiej Bibliotece

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ DYREKTORA SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 10 W BYDGOSZCZY ZA ROK 2012

Warszawa, dnia 21 czerwca 2016 r. Poz. 46 ZARZĄDZENIE NR 52 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 20 czerwca 2016 r.

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ dla pracowników. Komórka organizacyjna:... A. Środowisko wewnętrzne

NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Bydgoszczy

ARKUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ URZĘDU GMINY I MIASTA NOWE SKALMIERZYCE

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY DLA ZESPOŁU SZKÓŁ W DRYGAŁACH W ZAKRESIE STOSOWANIA STANDARDÓW KONTROLI ZARZĄDCZEJ

ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej

Wydział /Referat... KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA NOWY TARG

ZARZĄDZENIE Nr KU/ 13 /11 Wójta Gminy Bobrowice. z dnia 19 sierpnia 2011r. w sprawie kontroli zarządczej

SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

ARKUSZ SAMOOCENY SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ UWAGI/DODATKOW E INFORMACJE

Warszawa, dnia 6 maja 2015 r. Poz. 16 M I N I S T R A S P R AW Z A G R A N I C Z N Y C H 1) z dnia 6 maja 2015 r.

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej WIJHARS Zielona Góra kierownicy komórek organizacyjnych

5 Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Zarządzenie Nr 01/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Nieporęcie z dnia 23 marca 2011

Zarządzenie Nr 96/2012 Burmistrza Karczewa z dnia 29 czerwca 2012 roku

Warszawa, dnia 12 maja 2016 r. Poz. 20

Kontrola zarządcza w jednostkach samorządu terytorialnego z perspektywy Ministerstwa Finansów

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY W ZAKRESIE STOSOWANIA STANDARDÓW KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Radomiu kierownicy komórek organizacyjnych

ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO. z dnia 20 listopada 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21/11 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO z dnia 10 marca 2011 r.

Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin akceptowalny poziom ryzyka

ZARZĄDZENIE NR 483/14 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 22 grudnia 2014 r.

Procedura zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu

Kwestionariusz do samooceny kierownicy komórek organizacyjnych TRUDNO TO OCENIĆ

Samoocena w systemie kontroli zarządczej z perspektywy audytora wewnętrznego

Polityka zarządzania ryzykiem braku zgodności w Banku Spółdzielczym w Końskich

SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W BANKU SPÓŁDZIELCZYM W LUBAWIE

ZARZĄDZENIE NR 19/2011/2012 DYREKTORA PRZEDSZKOLA KRÓLA Maciusia I w Komornikach z dnia w sprawie przyjęcia regulaminu kontroli zarządczej

Akredytacja do celów rozporządzenia nr 402/2013. Krzysztof Woźniak

Zarządzenie Nr 24/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem

Zarządzenie Nr OR OR Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski z dnia 30 lipca 2012r.

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Rektor Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie. 1) za rok 2017 (rok, za który składane jest oświadczenie)

Dokumenty, programy i czynności składające się na system kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Wierzbicy. A. Środowisko wewnętrzne.

Zarządzenie Nr 3/2010. Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 16 im. Orła Białego w Gdyni. z dnia 17 listopada 2010

ZARZĄDZENIE NR 5/2011 WÓJTA GMINY KOLNO. z dnia 11 marca 2011 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej

Instrukcja Audytu Wewnętrznego

Instrukcja monitorowania i samooceny w V Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Kanclerza Jana Zamoyskiego w Dąbrowie Górniczej

Wójt (-) Jerzy Ulbin

Raport z wykonania niezależnej usługi atestacyjnej dającej ograniczoną pewność

ISO 9000/9001. Jarosław Kuchta Jakość Oprogramowania

Obszary zarządzania jednostką a regulacje wewnętrzne Lokalnej Grupy Rybackiej. Poznań, dnia 28 kwietnia 2011 r.

Polityka Zarządzania Ryzykiem

Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Procedura zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu

S Y S T E M K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W U NI WE RSYTECIE JANA KO CHANOWS KIE GO W KIE LCACH

Niniejsze sprawozdanie z przejrzystości spełnia wymogi Ustawy i obejmuje rok obrotowy zakończony dnia roku.

SYSTEM ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W DZIAŁALNOŚCI POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ FILII w PŁOCKU

Karta audytu Uniwersytetu Śląskiego

Minimalne wymogi wdrożenia systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych miasta Lublin

Standardy kontroli zarządczej

Kwestionarisz samooceny

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

Regulamin kontroli zarządczej

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

Wprowadzam Regulamin kontroli zarządczej" w Urzędzie Miejskim w Wołominie w brzmieniu zgodnym z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

Elementy systemu kontroli zarządczej. Potwierdzenie spełnienia standardu kontroli zarządczej. A. Środowisko wewnętrzne

Opis Systemu Kontroli Wewnętrznej funkcjonującego w Santander Consumer Bank S.A.

Szczegółowe wytyczne w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych

Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych

Transkrypt:

4. Badanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie X studium przypadku Trudno przecenić znaczenie systemów kontroli zarządczej w każdej organizacji. Rola, jaką spełniają stanowi o ich być albo nie być. Za ustanawianie oraz prawidłowe funkcjonowanie systemów kontroli zarządczej odpowiedzialne jest kierownictwo, a pierwszorzędnym zadaniem audytu wewnętrznego jest ocena tych systemów. Urząd X jest jednostką administracji publicznej zaangażowaną w wydatkowanie środków Unii Europejskiej. Dyrektor Zespołu Audytu Wewnętrznego (ZAW) otrzymał informację, że w przyszłym półroczu Urząd zostanie objęty audytem Komisji Europejskiej (KE), którego celem będzie sprawdzenie czy system kontroli wewnętrznej w Urzędzie w sposób wystarczający zapewnia prawidłowe wydatkowanie środków UE. Dyrektor doszedł do wniosku, że przeprowadzenie własnego audytu o takim samym celu pozwoli na wcześniejsze zidentyfikowanie luk i umożliwi lepsze przygotowanie do wizyty audytorów KE. Po przeprowadzeniu wstępnej pracy badawczej postanowił zrealizować planowany audyt w oparciu o model COSO. O podejściu tym zadecydowały następujące czynniki: 1. Krótki czas, jaki pozostał do audytu KE. 2. Większe zaangażowanie pracowników, ze względu na perspektywę audytu KE. 3. Możliwość prześwietlenia całego systemu kontroli w stosunkowo krótkim czasie. 4. Rozpoznawalność modelu COSO na całym świecie. Audytem objęto tylko te obszary działań Urzędu, które mają bezpośredni lub pośredni związek z zadaniem wydatkowania środków UE. W związku z tym zidentyfikowano komórki organizacyjne/funkcje, które będą poddawane audytowi: Kierownictwo Dział Finansowo-Księgowy Dział Organizacyjny Dział Kadr Dział Środków UE I Dział Środków UE II Dział Środków UE III W porozumieniu z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych Dyrektor ZAW zidentyfikował osoby kluczowe. Przy identyfikacji osób kluczowych brano pod uwagę stanowisko, umiejętności oraz doświadczenie. Wstępnej oceny systemu kontroli dokonano podczas warsztatów zorganizowanych kolejno dla: osób kluczowych w poszczególnych

komórkach organizacyjnych, ich kierowników oraz Kierownictwa. Liczba osób uczestniczących w warsztatach nie przekraczała 6 osób. Każdy warsztat rozpoczynał się od przedstawienia modelu COSO oraz podejścia audytu, po czym wspólnie identyfikowano cele poszczególnych komórek organizacyjnych/funkcji oraz ryzyka zagrażające ich osiąganiu. Wyniki pracy dokumentowano przy użyciu tabel. Następnie dyskutowano odpowiedzi na pytania opracowane przy użyciu kwestionariusza COSO. Zestawy pytań dla każdej z grup nie były identyczne i uwzględniały specyfikę komórki organizacyjnej/funkcji. Rezultaty prac w warsztatach były następujące: 1. Istotne różnice w postrzeganiu celów Urzędu przez Kierownictwo, kierowników oraz pozostałych pracowników. 2. Nierównomierne obłożenie pracą w poszczególnych komórkach organizacyjnych. 3. Nieprzykładanie wystarczającej wagi do spraw związanych z promowaniem zachowań etycznych. 4. Nieprzejrzyste reguły promocji pracowników. 5. Brak wystarczających kompetencji personelu. 6. Powielanie funkcji. 7. Brak systematycznego podejścia do identyfikacji i oceny ryzyka. 8. Niekompletne procedury. 9. Brak zapewnienia rozdziału wrażliwych funkcji. 10 Przestarzały system księgowy. 11. Przestarzały sprzęt komputerowy. 10. Powtarzające się przerwy w dostawie usług internetowych. 11. Brak narzędzi umożliwiających weryfikację informacji sprawozdawczych. 12. Kary umowne wynikające z nienależytego wywiązywania się z umów. 13. Niewystarczające kontrole dostępu do baz danych. Po tym etapie audytorzy przystąpili do opracowywania sposobu weryfikacji rezultatów prac w warsztatach. Powstał w ten sposób program badania: Rezultat wstępnej oceny systemu Kontroli Wewnętrznej Sposób weryfikacji/potwierdzenia

Istotne różnice w postrzeganiu celów Urzędu przez Kierownictwo, kierowników oraz pozostałych pracowników. Przeanalizuj akty prawne oraz dokumenty strategiczne urzędu oraz rządowe pod kątem możliwych celów i zadań Urzędu. Przeprowadź wywiad z odpowiednią osobą z jednostki nadzorującej Urząd w pod kątem oczekiwań wobec Urzędu Porównaj wyniki prac z rezultatami wstępnej oceny KW. Nierównomierne obłożenie pracą w poszczególnym komórkach organizacyjnych. Na podstawie zakresów czynności zidentyfikuj czynności podobne. Uzyskaj od osób wykonujących czynności podobne informacje na temat czasu poświęcanego tym czynnościom w mierzalnych jednostkach. W razie wątpliwości samodzielnie przeprowadź czynności będące przedmiotem weryfikacji w celu ustalenia ich rzeczywistego czasu trwania. Porównaj wyniki. Nie przykładanie wystarczającej wagi do spraw związanych z promowaniem zachowań etycznych. Dokonaj przeglądu istniejących procedur/polityk w celu sprawdzenia czy zawierają one postanowienia związane z promowaniem zachowań etycznych. Przeanalizuj dokumentację związaną z ewaluacją okresową pracowników w celu wskazania przypadków promowania zachowań etycznych. Nieprzejrzyste reguły promocji pracowników. Dokonaj przeglądu istniejących procedur/polityk w celu sprawdzenia czy zawierają one przejrzyste reguły promocji pracowników. Przeanalizuj dokumentację związaną z awansami. Sprawdź czy stosowane są przejrzyste reguły promocji pracowników.

Brak wystarczających kompetencji personelu. Sprawdź, czy wymagania określone w opisach stanowisk są wystarczające do wypełniania obowiązków. Porównaj wymagania zawarte w opisach stanowisk z rzeczywistymi kwalifikacjami osób zatrudnionych na tych stanowiskach. Uzyskaj listę szkoleń, w których uczestniczyły osoby, których opisy stanowisk były weryfikowane. Oceń adekwatność tych szkoleń. Powielanie funkcji. Przeanalizuj statut, regulamin i inne dokumenty w celu sprawdzenia czy nie istnieją funkcje, które są powielane. W razie potrzeby opracuj graficzne analizy procesów (flowcharts), i wskaż elementy, które się powielają. Porównaj opisy stanowisk/zakresy czynności osób, co, do których istnieje podejrzenie powielania funkcji. Brak systematycznego podejścia do identyfikacji i oceny ryzyka Dokonaj przeglądu istniejących procedur/polityk w celu sprawdzenia czy istnieją ślady systematycznego podejścia do identyfikacji i oceny ryzyka. Ustal czy przed rozpoczęciem realizacji istotnych przedsięwzięć dokonuje się analizy ryzyka. Niekompletne procedury Na podstawie listy obszarów opracowanej na potrzeby planowania rocznego opracuj Wstępne zapotrzebowanie na procedury (zestawienie pożądanych procedur). Roześlij je do komórek organizacyjnych w z prośba o informację zwrotną na temat potrzeby funkcjonowania pożądanych procedur oraz ich konkretnego wskazania. Przeanalizuj wyniki.

Brak zapewnienia rozdziału wrażliwych funkcji. Opracuj graficzne analizy procesów (flowcharts), i wskaż funkcje, które nie powinny być łączone. Zweryfikuj czy procedurach/politykach znajdują się odpowiednie postanowienia gwarantujące zapewnienie rozdziału takich funkcji. Sprawdź w drodze wywiadów oraz analizy opisów stanowisk czy funkcje takie nie są łączone. W razie potrzeby zweryfikuj podpisy na dokumentach opracowywanych w ramach wykonywania funkcji, które powinny być rozdzielone. Przestarzały system księgowy Zweryfikuj dokumentację systemu księgowego w szczególności pod kątem bezpieczeństwa danych, kontroli oraz możliwości generowania różnego rodzaju raportów. Uzyskaj podobna dokumentację dla 3 dostępnych na rynku systemów i oceń je pod tym samym kątem. Porównaj wyniki. Przestarzały komputerowy. sprzęt Uzyskaj zestawienie sprzętu komputerowego, zawierające parametry techniczne oraz rok zakupu. Uzyskaj dane na temat awarii sprzętu komputerowego w ciągu ostatniego roku (np. poprzez listę przeprowadzonych napraw). Przeprowadź przegląd zapotrzebowania na sprzęt komputerowy (na podstawie kwestionariusza wysłanego do poszczególnych komórek organizacyjnych) Powtarzające się przerwy w dostawie usług internetowych Dokonaj przeglądu umowy z dostawcą usług internetowych Uzyskaj zestawienie przerw w dostawach usług internetowych i oblicz procent czasu, jaki urząd

pozostawał bez usług internetowych. Na podstawie wywiadów ustal czy w wyniku przerw miało miejsce zdarzenie o negatywnych skutkach dla Urzędu. Przeprowadź wywiad z dostaw usług internetowych w celu identyfikacji przyczyn powtarzających się przerw. Kary umowne wynikające z nienależytego wywiązywania się z umów Zidentyfikuj i przeanalizuj umowy. Opracuj zestawienie sytuacji, które mogą narazić Urząd na kary umowne. Sprawdź w drodze wywiadów czy pracownicy odpowiedzialni za realizację umów zdają sobie sprawę z zagrożenia karami umownymi oraz czy są mechanizmy wcześniejszego alarmowania. Uzyskaj wydruk z konta księgowego, na którym ewidencjonuje się kary umowne. Oceń rozmiar zjawiska.