Szwajcarsko-Polski Program Współpracy Zmiany w projekcie i wydatki niezaplanowane ze szczególnym uwzględnieniem zagospodarowania oszczędności kursowych Czyli jak zadowolić wszystkie instytucje nadzorujące realizację projektów SPPW a jednocześnie rozliczyć i zakończyć projekt z sukcesem ;) opracowanie JEMS Architekci RODZAJE MODYFIKACJI Zmiana Projektu nie wymagająca uprzedniej zgody KIK oraz strony wymagająca uprzedniej zgody IP (WWPE), KIK (MIR) oraz strony UWAGA! Wszystkie zmiany projektu wymagają uprzedniej zgody Instytucji Pośredniczącej! 1
RAMY PRAWNE Zasady wprowadzania zmian w projekcie uregulowane są w następujących dokumentach: Artykuł 20 Umowy ws. Projektu 18 Umowy ws. Realizacji Projektu (wzór nr 1, 2, 4, 6) 17 Porozumienia ws. Realizacji Projektu (wzór nr 3 i 5) WYMAGAJĄCE ZGODY Do zmian projektu wymagających uprzedniej zgody IP, KIK oraz strony należą: zwiększenie całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu w tym wynikające z zagospodarowania różnic kursowych CHF/PLN znaczące zmiany w ramach całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu w tym przesunięcia pomiędzy kategoriami (activities, działaniami) wymienionymi w budżecie w wysokości powyżej 15 % kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie zmiany o charakterze strategicznym lub koncepcyjnym projektu 2
WYMAGAJĄCE ZGODY UWAGA! Wzrost kosztów zarządzania zawsze wymaga uzgodnienia i zaakceptowania przez Instytucję Pośredniczącą, Krajową Instytucję Koordynującą oraz stronę szwajcarską Należy zwrócić uwagę czy proponowany wzrost kosztów zarządzania nie przekroczy limitu 10% maksymalnej dla tej kategorii kosztów! UWAGA! Kategorie (activities, działania) są oznaczone w budżecie projektu stanowiącym załącznik do Umowy w sprawie Realizacji Projektu/ Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu - cyframi rzymskimi. NIE WYMAGAJĄCE ZGODY Nie wymagają zgody Krajowej Instytucji Koordynującej oraz strony zmiany projektu polegające na: przesunięciach pomiędzy kategoriami (activities,działaniami) wymienionymi w budżecie w wysokości do 15 % kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie przesunięcia w okresach sprawozdawczych na sporządzenie wniosków o płatność oraz raportów okresowych z realizacji projektu 3
ZMIANY PROJEKTU INFORMACJE OGÓLNE Zgodnie z zapisami Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu: zmiany nie mogą skutkować wzrostem procentu dofinansowania w trakcie realizacji projektu ( 4)! zmiany nie mogą skutkować zmianą okresu rzeczowej realizacji projektu! Wszelkie zmiany Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu, z wyłączeniem załączników do Umowy/Porozumienia, wymagają sporządzenia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków wskazanych w: - 18 ust. 2 / 17 ust. 2 zmiany nie wymagające zgody KIK i strony - 24 / 22 dane kontaktowe NIE WYMAGAJĄCE ZGODY Przykład (kwoty w CHF): Project management Razem 300.000 Investment and equipment Implementation of goal 1 Implementation of goal 2 Implementation of goal 3 100.000-15.000 200.000-30.000 200.000 + 40.000 50.000 + 5.000 Razem 850.000 max przesunięcie 15.000, gdyż 15%x100.000=15.000 max przesunięcie 30.000, gdyż 15% x 200.000=30.000 4
ZMIANY PROJEKTU INFORMACJE OGÓLNE c.d. Wszystkie modyfikacje projektu wymagają uzyskania zgody Instytucji Pośredniczącej, IP (WWPE)!!! Strona szwajcarska może ustalić w Umowie ws. Projektu dodatkowe warunki dokonywania modyfikacji projektu. Każda IR zobowiązana jest do sprawdzenia zasad modyfikacji budżetu obowiązujących w jej projekcie. WNIOSKOWANIE O Zmiana Projektu nie wymagająca uprzedniej zgody KIK oraz strony wymagająca uprzedniej zgody IP, KIK oraz strony Formularz Wniosku o zmianę w projekcie w języku polskim w języku polskim oraz angielskim 5
WNIOSKOWANIE O Należy starannie zaplanować kwotę możliwą do zagospodarowania w ramach różnic kursowych ze względu na obowiązek zapewnienia wkładu własnego Należy przedłożyć do IP propozycję kursu przeliczenia CHF/PLN. Warto pamiętać, że powinien to być tzw. bezpieczny kurs. IP nie opiniuje tego kursu a jedynie przyjmuje do wiadomości. Opis merytoryczny takiego wniosku o zmiany warto przygotować dopiero po uzyskaniu informacji na temat prawidłowości wyliczeń oszczędności kursowych. W przypadku takiego wniosku o zmiany mogą zmienić się także wskaźniki konieczne do osiągnięcia w ramach realizacji projektu. Należy odzwierciedlić zmianę wskaźników w zmodyfikowanej matrycy logicznej i dołączyć ją do zmienionego budżetu uproszczonego jako dokumentację potrzebną do sporządzenia Aneksu ws. Projektu WNIOSKOWANIE O Należy w opisie podać: - wartość kursu proponowanego przez IR! - ile wynoszą różnice kursowe (kwota w PLN, ewentualnie wyrażona w CHF)! - wartość nowego budżetu w PLN (całkowita wartość budżetu, wydatków kwalifikowanych, niekwalifikowalnych (jeśli występują), dofinansowania SPPW), - w jakiej wysokości i do jakiej kategorii/podkategorii (na jaki cel) zostaną przeznaczone dodatkowe środki pochodzące z różnic kursowych! Do Wniosku o zmianę należy dołączyć: - budżet uproszczony w dwóch walutach oraz w dwóch wersjach językowych - matrycę logiczną, jeśli ulega zmianie - ewentualne dodatkowe dokumenty, które wynikają ze specyfiki zaproponowanych dodatkowych działań do wykonania, np. ekspertyzy środowiskowe itp. 6
WYDATKI NIEZAPLANOWANE w budżecie projektu wprowadzono możliwość rozliczania wydatków niezaplanowanych w celu uelastycznienia systemu wdrażania projektów; wydatki niezaplanowane możliwe na każdym etapie realizacji; wykorzystanie takiej możliwości tylko w sytuacjach uzasadnionych i nie powinno to mieć charakteru nagminnego musi być spełnionych kilka warunków (nast. slajd) WYDATKI NIEZAPLANOWANE w budżecie projektu Warunki rozliczenia wydatków niezaplanowanych (muszą być spełnione wszystkie): spełniają kryteria kwalifikowalności dla właściwego obszaru tematycznego; Instytucja Realizująca wykaże, że zaproponowane wydatki są niezbędne do realizacji projektu/programu - stosowne wyjaśnienia zostaną przedstawione w trakcie konsultacji z Instytucją Pośredniczącą Możliwe przesunięcia środków pomiędzy kategoriami budżetowymi nie będą przekraczały progów, o których mowa w art. 20.3 lit. (a) Umowy w sprawie Projektu, czyli progów wskazanych w rozdziale Zmiany Projektu Umowy w sprawie Realizacji Projektu ( 17 ust. 2 pkt 1 bądź 18 ust. 2 pkt 1 umowy w zależności od stosowanego w danym projekcie wzoru). (15 %) 7
WYDATKI NIEZAPLANOWANE w budżecie projektu Warunki rozliczenia wydatków niezaplanowanych (cd): Wydatki niezaplanowane są ograniczone kwotowo w każdym okresie sprawozdawczym nie mogą przekroczyć 15% kategorii w której są raportowane oraz łącznie 20.000 zł. UWAGA! Jako, że Darczyńca zapewnia sobie prawo decyzji w sprawie zwiększania kosztów zarządzania wydatki niezaplanowane nie mogą tych kosztów dotyczyć! W celu uniknięcia problemów, propozycja takich wydatków powinna zostać skonsultowana przez IR z IP w trybie ex-ante e-mail z notatką na min. 5 dni przed złożeniem WOP; zatwierdzone - jeśli brak odp. IP w ciągu 3 dni. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ! 8