Z A T W I E R D Z A M............................ PROGRAM WSPÓŁPRACY MARKETINGOWEJ Z PRZEWOŹNIKAMI LOTNICZYMI W RUCHU KRAJOWYM BEZPOŚREDNIM W 2015 ROKU P.P. Porty Lotnicze (zwane dalej w skrócie PPL), jako zarządzający Lotniskiem Chopina w Warszawie, oferuje w 2015 roku przewoźnikom lotniczym, którzy wykonują lub rozpoczną w tym okresie wykonywanie przewozów pasażerskich w ruchu krajowym bezpośrednim z Lotniska Chopina w Warszawie możliwość podjęcia współpracy w formie finansowego zaangażowania PPL w działania marketingowe tych przewoźników według zasad i kryteriów określonych w niniejszym dokumencie. 1. Zasady i kryteria współpracy marketingowej 1.1. PPL wyraża gotowość podjęcia w 2015 roku współpracy z przewoźnikami lotniczymi wykonującymi przewozy pasażerskie w ruchu krajowym bezpośrednim z Lotniska Chopina w Warszawie w formie współfinansowania prowadzonych przez nich działań marketingowych. Przez ruch krajowy bezpośredni rozumie się przewóz lotniczy pasażerów rozpoczynających podróż lotniczą na Lotnisku Chopina w Warszawie do innego portu lotniczego zlokalizowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Do ruchu krajowego bezpośredniego nie zalicza się pasażerów przesiadających się na Lotnisku Chopina w Warszawie. 1.2. Celem współpracy marketingowej jest rozwój poprzez działania marketingowe - ruchu lotniczego na Lotnisku Chopina w Warszawie, w odniesieniu do przewozów pasażerskich w ruchu krajowym bezpośrednim, w szczególności poprzez niedopuszczenie do obserwowanego od początku 2015 r. dalszego zmniejszania wolumenu tych przewozów, w tym dzięki rozpoczęciu ich wykonywania przez nowych przewoźników. 1.3. PPL może współfinansować działania marketingowe przewoźników, prowadzone w ramach kampanii reklamowo-promocyjnych, mające bezpośredni wpływ na generowanie przychodów z opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina (np. reklama i promocja istniejących i nowych połączeń, ofert cenowych na poszczególne połączenia, inne promocje połączeń). Działania te nie mogą służyć wyłącznie do wspierania kampanii wizerunkowych przewoźnika. 1
1.4. Wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych prowadzonych przez poszczególnych przewoźników ustalana jest na zasadach określonych w rozdziale 2 ( Kryterium kwalifikujące ) niniejszego Programu. Jednakże, całkowita kwota środków finansowych zaangażowanych przez PPL w ramach niniejszego Programu nie przekroczy maksymalnej kwoty przeznaczonej na ten cel w budżecie PPL, o której mowa w pkt 1.19. poniżej. 1.5. Przewoźnik jest zobowiązany do zamieszczenia na środkach przekazu reklamowego: a) logotypu Lotniska Chopina w Warszawie o porównywalnej wielkości co logotyp przewoźnika (na środkach wizualnych) lub nazwy Lotniska Chopina w Warszawie (w innych środkach przekazu), b) informacji, że promowana działalność przewoźnika odbywa się z/do Lotniska Chopina w Warszawie, c) innych uzgodnionych wspólnie z PPL treści, uzależnionych od prowadzonych działań marketingowych i wykorzystanych narzędzi promocyjnych lub środków przekazu reklamowego. 1.6. Rozpoczęcie współpracy marketingowej możliwe jest na wniosek przewoźnika. Przewoźnik powinien złożyć do PPL wypełniony poprawnie wniosek o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie (dalej: Wniosek ), wraz z załączonym planem działań marketingowych, co najmniej na miesiąc przed planowaną datą rozpoczęcia działań marketingowych. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać skrócony za zgodą PPL. Oryginał Wniosku powinien być przesłany do PPL w formie papierowej na adres: P.P. Porty Lotnicze Lotnisko Chopina w Warszawie Biuro Handlowe Dział Sprzedaży Usług Lotniczych ul. Żwirki i Wigury 1 00-906 Warszawa natomiast jego skan przesłany pocztą elektroniczną na adres: aerosales.policy@polish-airports.com. Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej stanowi Załącznik 1 do niniejszego Programu. 1.7. Załączony do Wniosku plan działań marketingowych, o których współfinansowanie wnioskuje przewoźnik, powinien uwzględniać w szczególności: a) opis planowanych do zastosowania narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego, b) planowany szczegółowy harmonogram działań, c) szacunkowe koszty jednostkowe i ogólne działań netto, d) planowany zasięg geograficzny prowadzenia działań marketingowych, e) planowaną wielkość grupy docelowej, do której adresowane są działania marketingowe objęte współpracą, f) zakładane, szacunkowe efekty planowanych działań marketingowych, w tym w zakresie ich wpływu na wielkość ruchu krajowego bezpośredniego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę sprzedanych biletów), g) informację o trasach, jakie będą uwzględnione na środkach przekazu reklamowego. 1.8. Plan działań marketingowych podlega akceptacji przez PPL. PPL ma prawo żądać przekazania przez przewoźnika dodatkowych wyjaśnień lub informacji, w szczególności jeśli uzna przedstawione w planie działań marketingowych informacje 2
za niepełne lub niewystarczające do oceny stopnia, w jakim realizacja tego planu przyczyni się do osiągnięcia celów niniejszego Programu. 1.9. Na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem każdego z działań objętych planem działań marketingowych, przewoźnik powinien przedstawić do akceptacji przez PPL projekty reklam, materiałów promocyjnych i wszelkich innych form, w jakich podejmowane będą działania marketingowe. PPL ma prawo zgłosić uwagi do formy, treści oraz zawartości przedstawionych przez przewoźnika projektów zawierających informacje wymienione w pkt 1.5. w terminie 5 dni roboczych od ich otrzymania. PPL może odmówić współfinansowania konkretnych działań lub żądać ich modyfikacji. 1.10. PPL ma prawo odmówić podjęcia współpracy marketingowej z przewoźnikiem, który na dzień złożenia Wniosku miał wymagalne zobowiązania z tytułu opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina. Zastrzega się możliwość przerwania współpracy z przewoźnikiem, który w trakcie uczestnictwa w niniejszym Programie zaprzestanie realizacji płatności z tytułu należnych opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina lub będzie dokonywał ich nieterminowo. 1.11. Przewoźnik odpowiada za dobór narzędzi promocyjnych i środków przekazu reklamowego. W gestii przewoźnika leży zlecenie przygotowania projektów graficznych i treści ogłoszeń, które pojawią się w wybranych środkach przekazu reklamowego oraz koordynacja ich produkcji, a także organizacja innych działań marketingowych. 1.12. Zaangażowanie środków finansowych PPL może dotyczyć działań marketingowych podejmowanych w ramach wielu kampanii reklamowo-promocyjnych realizowanych przez danego przewoźnika w czasie obowiązywania niniejszego Programu. Jeśli działania marketingowe będą realizowane w etapach, wymagane jest załączenie do Wniosku planu działań marketingowych dotyczącego co najmniej pierwszego etapu oraz przedstawienie do akceptacji przez PPL, na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem działań w ramach danej kampanii, planu działań marketingowych oraz projektów reklam, materiałów promocyjnych i wszelkich innych form, w jakich podejmowane będą działania marketingowe dla każdego kolejnego etapu. W takim przypadku, pkt 1.8. i 1.9. stosuje się odpowiednio. 1.13. Między przewoźnikiem a PPL zawierana jest Umowa o Współpracy Marketingowej (dalej: Umowa ), określająca szczegółowe warunki współpracy. Podstawą zawarcia Umowy jest uprzednia akceptacja przez PPL planu działań marketingowych przedstawionego przez tego przewoźnika. Przed zawarciem Umowy przewoźnik jest zobowiązany dostarczyć do PPL: a) jeśli Umowę podpisuje podmiot zarejestrowany w Rzeczypospolitej Polskiej: - odpis z KRS, - pełnomocnictwo osoby podpisującej Umowę (jeżeli zakres umocowania osoby podpisującej Umowę nie wynika z KRS), - zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o statusie podatnika VAT i numerze, pod jakim są zidentyfikowani na potrzeby podatku oraz posiadaniu nr REGON; b) jeśli Umowę podpisuje podmiot zagraniczny lub jego oddział w Rzeczypospolitej Polskiej: - wyciąg, odpis lub zaświadczenie z rejestru przedsiębiorstw, przedsiębiorców lub z innego odpowiedniego rejestru, 3
- oryginał certyfikatu rezydencji wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 26 ust. 1d-1e ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.), - pełnomocnictwo osoby podpisującej Umowę (jeżeli w rejestrze przedsiębiorstw, przedsiębiorców lub innym odpowiednim rejestrze nie figuruje jako osoba upoważniona do zawierania umów w imieniu przewoźnika lub gdy osobą podpisującą umowę będzie osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania podmiotu zagranicznego). Do podpisania Umowy może być wymagane przedstawienie dodatkowych dokumentów poza wymienionymi powyżej. Wzór Umowy, zawierający jej podstawowe postanowienia, jest dostępny do pobrania w formie elektronicznej na stronie internetowej www.lotnisko-chopina.pl w części B2B w zakładce Współpraca marketingowa. 1.14. W terminie 15 dni roboczych od zakończenia działań marketingowych współfinansowanych przez PPL, jednak nie później niż do 11 grudnia 2015 roku, przewoźnik jest zobowiązany do przedstawienia PPL: a) dokumentacji tych działań, w tym raportu ilościowego ilustrującego liczbę i rodzaje wykorzystanych środków przekazu reklamowego i narzędzi promocyjnych (w szczególności zdjęć, nagrań, zrzutów z ekranu, elektronicznych wersji reklam prasowych itp.) oraz oceny ich skuteczności, w postaci m.in. informacji o ich wpływie na wielkość ruchu krajowego bezpośredniego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę sprzedanych biletów); b) potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione przez przewoźnika wydatki na działania marketingowe (opłacone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej). Niedotrzymanie przez przewoźnika ww. terminów może spowodować zmniejszenie wartości określonych w Umowie środków finansowych, zaangażowanych przez PPL o 1% za każdy dzień opóźnienia. 1.15 Określenie ostatecznej wartości środków zaangażowanych przez PPL nastąpi po zweryfikowaniu przez PPL rzeczywistej liczby pasażerów odlatujących w ruchu krajowym bezpośrednim (za których pobierana jest opłata pasażerska) wygenerowanych przez danego przewoźnika w okresie wymienionym w pkt. 2.1 i 2.2. oraz na podstawie wysokości rzeczywistych kosztów poniesionych przez przewoźnika na realizację działań zgodnie z zaakceptowanym planem działań marketingowych. 1.16. Refinansowaniu przez PPL nie podlegają wydatki na działania marketingowe prowadzone po 4 grudnia 2015 r. 1.17. Refinansowane przez PPL będą jedynie prawidłowo udokumentowane wydatki na działania marketingowe. 1.18. Środki finansowe zostaną wypłacone przewoźnikowi na podstawie Umowy, po podpisaniu wspólnego protokołu z przeprowadzonych działań marketingowych, w którym określona zostanie ostateczna wartość środków finansowych zaangażowanych przez PPL. Wypłata środków nastąpi na podstawie faktury, wystawionej przez przewoźnika na kwotę określoną w protokole. Faktura musi być wystawiona nie później niż 31 grudnia 2015 roku, a jej oryginał dostarczony do PPL nie później niż do 7 stycznia 2016 roku. 1.19. Wspólne działania marketingowe będą podejmowane w ramach środków przewidzianych w budżecie PPL, aż do ich wyczerpania. W razie niewystarczających 4
środków, o ich przyznaniu przewoźnikom spełniającym kryteria określone w Programie będzie decydować kolejność wpływu do PPL prawidłowo wypełnionych Wniosków wraz z załączonym planem działań marketingowych. Za moment wpływu Wniosku do PPL uznaje się moment jego otrzymania w formie elektronicznej na adres, o którym mowa w pkt. 1.6. 1.20. PPL zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Programie, z wyłączeniem działań, w odniesieniu do których zawarte zostały Umowy o Współpracy Marketingowej. 1.21. W razie rozbieżności między dwiema wersjami językowymi Programu obowiązuje wersja polska. 1.22. Treść niniejszego Programu wraz z załącznikiem jest dostępna do pobrania w formie elektronicznej na stronie internetowej www.lotnisko-chopina.pl w części B2B w zakładce Współpraca marketingowa. 1.23 PPL informuje na wniosek przewoźnika o procencie, w jakim dotychczas złożone Wnioski wyczerpują budżet PPL przeznaczony na finansowanie niniejszego Programu w terminie 5 dni roboczych od otrzymania wniosku. 1.24. Niniejszy Program wchodzi w życie 15 lipca 2015 roku i obowiązuje do 31 grudnia 2015 roku. 2. Kryterium kwalifikujące 2.1. Kryterium kwalifikującym przewoźnika do rozpoczęcia współpracy marketingowej jest zwiększenie przez niego liczby pasażerów odlatujących w ruchu krajowym bezpośrednim (za których pobierana jest opłata pasażerska), zwanych dalej pasażerami, w okresie od 1 sierpnia do 30 listopada 2015 roku, w stosunku do liczby pasażerów w analogicznym okresie 2014 roku, skorygowanej o procentową wartość spadku liczby pasażerów tego przewoźnika w pierwszych 6 miesiącach 2015 roku w stosunku do pierwszych sześciu miesięcy roku 2014, z zastrzeżeniem pkt 2.2. Przed przystąpieniem do sporządzenia Wniosku, przewoźnik uzgodni z PPL skorygowaną liczbę pasażerów przyjętą dla tego przewoźnika. 2.2. Dla przewoźników, którzy dotychczas nie prowadzili działalności w zakresie przewozów pasażerskich w ruchu krajowym bezpośrednim na Lotnisku Chopina w Warszawie, kryterium kwalifikującym do rozpoczęcia współpracy marketingowej jest rozpoczęcie w 2015 r. takiej działalności oraz osiągnięcie łącznej liczby 12 000 pasażerów w okresie od 1 sierpnia do 30 listopada 2015 roku. 2.3. Rozpoczęcie współpracy marketingowej może nastąpić wyłącznie w odniesieniu do tras spełniających jednocześnie następujące warunki: a) przewoźnik wykonuje pasażerskie regularne przewozy lotnicze, b) przewoźnik oferuje publicznie do nabycia średnio w ciągu miesiąca kalendarzowego nie mniej niż 25% miejsc oferowanych przez niego na danej trasie, c) loty są wykonywane z częstotliwością nie mniejszą niż jeden raz w tygodniu. 2.4. Przewoźnik korzystający z niniejszego Programu nie może skorzystać z pakietu rozwojowego zawartego w Programie Współpracy Marketingowej z Przewoźnikami w 2015 roku w odniesieniu do tras krajowych. 2.5. Przewoźnik powinien z należytą starannością oszacować ryzyko związane z nieosiągnięciem w okresie od 1 sierpnia do 30 listopada 2015 roku wzrostu, 5
o którym mowa w pkt. 2.1. albo poziomu, o którym mowa w pkt. 2.2., upoważniających go do uzyskania wsparcia marketingowego. 2.6. Wartość zaangażowanych środków finansowych PPL wynosi 50 PLN od każdego dodatkowego pasażera danego przewoźnika w okresie, o którym mowa w pkt 2.1. ponad skorygowaną liczbę pasażerów tego przewoźnika w analogicznym okresie roku 2014, obliczoną w sposób, o którym mowa w pkt. 2.1., z zastrzeżeniem pkt 2.7. 2.7. W przypadku przewoźnika, który dopiero rozpoczyna wykonywanie lotów w ruchu krajowym, wartość zaangażowania środków finansowych PPL wynosi 50 PLN od każdego pasażera ponad liczbę pasażerów w ruchu krajowym bezpośrednim wskazaną w pkt. 2.2. 2.8. Całkowita wartość zaangażowanych przez danego przewoźnika środków finansowych nie może być niższa niż 30% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych w ramach danej kampanii reklamowo-promocyjnej objętych współfinansowaniem w ramach niniejszego Programu. 2.9. Całkowita wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych jednego przewoźnika nie może przekroczyć 50% maksymalnej kwoty środków finansowych przewidzianych w budżecie PPL na realizację niniejszego Programu. 2.10. Działania marketingowe współfinansowane w ramach Programu muszą dotyczyć ruchu krajowego bezpośredniego. Załącznik 1. Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie w ramach Programu 6