Spis treści Wykaz skrótów... Wprowadzenie... XIII XIX Rozdział I. Obowiązek tworzenia akt osobowych... 1 1. Zakres podmiotowy... 1 1.1. Pracodawca... 1 1.2. Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych... 2 1.3. Pracownik... 3 1.4. Umowy cywilnoprawne... 4 2. Zakres przedmiotowy... 5 2.1. Dokumenty umieszczane w aktach... 5 2.2. Dokumenty kandydata do pracy... 5 2.3. Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika... 7 2.4. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia... 8 Rozdział II. Prowadzenie akt osobowych... 11 1. Termin założenia akt osobowych pracownika... 11 2. Sposób prowadzenia akt osobowych... 11 3. Wymogi techniczne dla teczki osobowej... 16 4. Akta osobowe w formie elektronicznej... 17 Rozdział III. Warunki, miejsce i okres przechowywania akt... 19 1. Miejsce i warunki przechowywania akt... 19 2. Okres przechowywania dokumentacji... 21 3. Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing)... 26 Rozdział IV. Ochrona danych osobowych... 31 1. Uwagi ogólne... 31 2. Obowiązek rejestracji zbioru danych... 32 3. Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać... 33 4. Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych... 35 5. Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych... 37 V
VI 6. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych... 38 V. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych... 39 1. Uwagi ogólne... 39 2. Pozyskanie zdjęcia pracownika przy rekrutacji... 40 3. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do wystawienia przepustki, identyfikatora, legitymacji służbowej... 40 4. Zdjęcie pracownika w intranecie lub w gablocie firmowej... 42 5. Zdjęcia pracownika na firmowej stronie internetowej... 42 6. Zdjęcie pracownika z firmowej imprezy w gazetce zakładowej... 43 7. Oświadczenie pracownika w sprawie publikacji wizerunku... 43 Rozdział VI. Udostępnianie akt osobowych... 47 1. Udostępnianie dokumentów pracownikom... 47 2. Udostępnianie akt byłym pracownikom... 51 3. Udostępnianie akt osobowych podmiotom zewnętrznym... 54 4. Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy... 55 Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy w trybie art. 23 1 KP... 57 1. Obowiązek przekazania akt osobowych... 57 2. Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części... 58 2.1. Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości... 59 2.2. Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym... 61 2.3. Ocena konkretnego przypadku... 62 Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy... 65 1. Obowiązek przekazania akt osobowych... 65 2. Likwidacja pracodawcy prywatnego... 65 3. Likwidacja pracodawcy będącego państwową jednostką organizacyjną... 67 4. Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią... 68 Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia akt... 71 1. Uwagi ogólne... 71 2. Odtworzenie akt osobowych... 71 Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w aktach osobowych... 75 1. Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych... 75 2. Odpowiedzialność cywilna pracodawcy... 76 3. Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów... 77 4. Odpowiedzialność wykroczeniowa... 77 5. Odpowiedzialność pracownika działu kadr... 78 Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych... 81 1. Uwagi ogólne... 81
2. Zwłoka w założeniu teczki pracownika... 81 3. Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek... 82 4. Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby... 83 5. Zaniechanie podziału dokumentów na trzy części... 84 6. Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów... 84 7. Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt... 84 8. Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt... 85 9. Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów... 87 10. Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową... 88 11. Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt... 88 12. Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia... 89 13. Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych... 90 Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt... 91 Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność... 93 1. Pojęcie dokumentu... 93 2. Podpis pod dokumentem... 94 2.1. Złożenie podpisu w imieniu pracodawcy... 95 3. Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem... 99 Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy... 101 1. Uwagi ogólne... 101 2. Część A akt osobowych... 101 2.1. Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie... 102 2.2. Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika... 106 3. Część B akt osobowych... 110 3.1. Umowa o pracę... 110 3.1.1. Rodzaj umowy o pracę... 113 3.1.2. Strony umowy... 115 3.1.3. Data zawarcia umowy... 116 3.1.4. Rodzaj pracy... 117 3.1.5. Miejsce wykonywania pracy... 118 3.1.6. Wynagrodzenie za pracę... 120 3.1.7. Wymiar czasu pracy... 123 3.1.8. Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy... 123 3.1.9. Termin rozpoczęcia pracy... 124 3.1.10. Podpisy stron... 125 3.2. Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna... 125 3.3. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia... 127 3.3.1. Uwagi ogólne... 127 3.3.2. Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia... 129 3.3.3. Norma czasu pracy... 130 3.3.4. Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę... 131 3.3.5. Wymiar urlopu wypoczynkowego... 131 VII
3.3.6. Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę... 132 3.3.7. Objęcie pracownika układem zbiorowym pracy... 133 3.3.8. Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia... 133 3.3.9. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 20 osób... 137 3.3.10. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy na terytorium państwa spoza UE... 139 3.3.11. Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika... 140 3.4. Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy... 143 4. Część C akt osobowych... 147 4.1. Uwagi ogólne... 147 4.2. Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę... 147 4.3. Wypowiedzenie umowy o pracę... 150 4.3.1. Ustalenie długości okresu wypowiedzenia... 151 4.3.2. Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika... 152 4.3.3. Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie... 155 4.3.4. Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy... 156 4.4. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika... 160 4.4.1. Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi... 160 4.4.2. Data rozwiązania umowy... 161 4.4.3. Forma i treść oświadczenia pracodawcy... 162 4.5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika... 167 4.6. Świadectwo pracy... 168 4.6.1. Uwagi ogólne... 168 4.6.2. Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe... 169 4.6.3. Wypełnianie świadectwa pracy... 172 4.6.3.1. Miejscowość i data... 173 4.6.3.2. Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika... 174 4.6.3.3. Okres zatrudnienia... 174 4.6.3.4. Wymiar czasu pracy... 177 4.6.3.5. Rodzaj wykonywanej pracy... 178 4.6.3.6. Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy... 178 4.6.3.7. Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika... 183 4.6.3.8. Okres korzystania z urlopu bezpłatnego... 187 4.6.3.9. Okres korzystania z urlopu wychowawczego... 189 4.6.3.10. Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne... 190 4.6.3.11. Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP... 194 4.6.3.12. Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36 1 KP... 194 4.6.3.13. Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych... 195 VIII
4.6.3.14. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze... 196 4.6.3.15. Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy... 198 4.6.3.16. Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty... 200 4.6.3.17. Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r.... 203 4.6.3.18. Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę... 203 4.6.3.19. Informacje uzupełniające... 204 4.6.3.20. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej... 206 4.6.3.21. Pouczenie o przysługujących uprawnieniach... 206 4.6.4. Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy... 207 4.7. Opinia o pracowniku (referencje)... 213 4.8. Obiegówka na zakończenie zatrudnienia... 217 Rozdział XV. Dodatkowe dokumenty szczególnych grup zawodowych... 223 1. Kierowcy... 223 2. Cudzoziemcy... 228 3. Chałupnicy... 228 Rozdział XVI. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokStosPrR... 229 1. Uwagi ogólne... 229 2. Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów... 230 2.1. Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok... 231 2.2. Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej... 231 2.3. Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych... 232 2.4. Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy... 232 2.5. Notatki służbowe dotyczące pracy i sposobu wywiązywania się przez pracowników z obowiązków służbowych... 232 2.6. Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości... 233 2.7. Dokumentacja zajęć komorniczych... 234 2.8. Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia... 235 2.9. Dokumentacja czasu pracy... 235 2.10. Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych... 235 2.11. Kwestionariusze ocen okresowych... 236 2.12. Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych... 236 2.13. Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe... 237 2.14. Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną... 238 2.15. Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego... 238 2.16. Oświadczenie lustracyjne... 238 Rozdział XVII. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika... 241 IX
Rozdział XVIII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach... 245 1. Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego... 245 2. Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy... 246 3. Świadectwo pracy w języku obcym... 247 4. Aktualny adres na wypowiedzeniu... 247 5. Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika... 248 6. Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku... 248 7. Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt... 250 8. Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej... 250 9. Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka... 251 10. Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego... 252 11. Łączony kwestionariusz osobowy... 254 12. Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu... 254 13. Podwójne prowadzenie akt osobowych w oddziale i w centrali... 255 14. Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej... 256 15. Zmiana daty urodzenia przez pracownika... 256 16. Obowiązek przechowywania w aktach wypowiedzenia po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron... 257 Rozdział XIX. Akty prawne... 259 1. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy... 259 Dział Drugi. Stosunek pracy... 259 Rozdział I. Przepisy ogólne... 259 Rozdział II. Umowa o pracę... 261 Oddział 1. Zawarcie umowy o pracę... 261 Oddział 2. Przepisy ogólne o rozwiązaniu umowy o pracę... 263 Oddział 3. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem... 264 Oddział 4. Uprawnienia pracownika w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę... 266 Oddział 5. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia... 268 Oddział 6. Uprawnienia pracownika w razie niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia... 269 Oddział 6a. Uprawnienia pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia... 270 Oddział 7. Wygaśnięcie umowy o pracę... 271 Rozdział IIa. Warunki zatrudnienia pracowników skierowanych do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z państwa będącego członkiem Unii Europejskiej... 272 Rozdział IIb. Zatrudnianie pracowników w formie telepracy... 273 Rozdział III. Stosunek pracy na podstawie powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę... 276 X
Oddział 1. Stosunek pracy na podstawie powołania... 276 Oddział 2. Stosunek pracy na podstawie wyboru... 277 Oddział 3. Stosunek pracy na podstawie mianowania... 278 Oddział 4. Stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę... 278 Dział Czwarty. Obowiązki pracodawcy i pracownika... 278 Rozdział I. Obowiązki pracodawcy... 278 Dział Trzynasty. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika... 279 2. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych... 280 Rozdział 1. Przepisy ogólne... 280 Rozdział 2. Organ ochrony danych osobowych... 282 Rozdział 3. Zasady przetwarzania danych osobowych... 287 Rozdział 4. Prawa osoby, której dane dotyczą... 290 Rozdział 5. Zabezpieczenie danych osobowych... 292 Rozdział 6. Rejestracja zbiorów danych osobowych oraz administratorów bezpieczeństwa informacji... 294 Rozdział 7. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego... 298 Rozdział 8. Przepisy karne... 299 Rozdział 9. Zmiany w przepisach obowiązujących, przepisy przejściowe i końcowe... 300 3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika... 301 Rozdział 1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika... 301 Rozdział 2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... 302 Rozdział 3. Przepisy przejściowe i końcowe... 304 4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania... 305 XI