Kompleksowe wsparcie dla tworzenia Raportu Aktualizacyjnego w umowie Enterprise Agreement. Czym jest proces True-up? Harmonogram procesu True-up. Zestawienie zmian.
Rzetelna weryfikacja zasobów licencyjnych i oprogramowania Kiedy dowolna organizacja podpisuje umowę Microsoft Enterprise Agreement (EA) zmieniają się procedury postępowania i zakres zarządzania posiadanymi zasobami IT. Raz w roku, Microsoft wymaga przedstawienia aktualizacji umowy w zakresie całkowitej liczby licencji dodanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Czym jest proces True-up? Raz w roku klient jest proszony o zaktualizowanie swojego programu licencyjnego Enterprise Agreement (EA) poprzez uwzględnienie łącznej liczby licencji dodanych w okresie ostatnich 12 miesięcy. To jest właśnie proces True-up (składanie zamówienia aktualizacyjnego): zestawienie wszystkich kwalifikowanych urządzeń, użytkowników i procesorów dodanych w całej organizacji (firmie, instytucji) w ciągu roku. Niniejszy przewodnik ma za zadanie zapewnić pomoc w uproszczeniu i zoptymalizowaniu procesu True-up. Jeżeli masz pytania to w każdej chwili możesz skontaktować się z resellerem lub zespołem Microsoft zaj-mującym się obsługą klientów z którym współpracujesz celem uzyskania pomocy. Licencje na oprogramowanie instalowane lokalnie (w siedzibie klienta) i na usługi dostępne za pośrednictwem sieci (online services) objęte zamówieniem aktualizacyjnym (True-up) Jeżeli niedawno zaktualizowałeś lub odnowiłeś swój program licencyjny EA, masz większe możliwości migracji do usług Microsoft dostępnych za pośrednictwem chmury obliczeniowej. W trakcie programu li-cencyjnego EA możesz dobierać licencje na oprogramowanie Microsoft instalowane lokalnie (w siedzibie klienta) i na usługi dostępne za pośrednictwem chmury obliczeniowej w taki sposób, aby najlepiej zaspo-koić potrzeby Twoich użytkowników, a następnie uwzględnić wprowadzone zmiany w następną rocznicę przystąpienia do programu licencyjnego składając zamówienie aktualizacyjne (True-up). Dzięki możliwości składania tylko jednego zamówienia w ciągu roku program licencyjny EA pozwala także na zoptymalizowa-nie procesu zaopatrzenia i skrócenie czasu poświęcanego na zarządzanie licencjami na oprogramowanie Microsoft. Termin składania zamówienia aktualizacyjnego (True-up) W ciągu roku kalendarzowego możesz złożyć dowolną liczbę zamówień, natomiast coroczne zamówienie aktualizacyjne (True-up) musi dotrzeć do Microsoft w okresie pomiędzy 60-tym a 30-tym dniem przed rocznicą Twojej rejestracji. Warto zauważyć, że coroczne zamówienie aktualizacyjne (True-up) dotyczy
tylko produktów, na które posiadasz już licencje w ramach swojego aktualnego programu licencyjnego EA. Nowe produkty i usługi dostępne za pośrednictwem sieci (online services), nie objęte Twoim aktualnym programem licencyjnym EA, należy zakupić w miesiącu, w którym zostaną po raz pierwszy użyte. Nawet jeżeli w ciągu roku kalendarzowego nie zwiększyłeś liczby urządzeń lub użytkowników, ani nie używałeś żadnych dodatkowych produktów w ramach programu licencyjnego EA to Twoim obowiązkiem jest złożenie aktualnego oświadczenia (Update Statement - zwanego także zamówieniem zerowym), które musi podpisać osoba upoważniona w imieniu Twojej organizacji (firmy, instytucji). Harmonogram procesu True-up Złożenie zamówienia True-up Data rocznicy 120dni 90 dni 60 dni 30 dni Bezpośrednio przed Sprawdź swoje zakupy oprogramowania, sprzętu i usług Online Services. Ile licencji dodałeś? Reseller lub zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz może zadzwonić do Ciebie, aby porozmawiać o zbliżającym się zamówieniu aktualizacyj-nym (True-up). Skontaktuj się z resellerem lub zespołem Microsoft d/s obsługi klientów z którym współpracujesz, aby przeanalizować stwierdzone zmiany licencji. Reseller lub zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz może zadzwonić do Ciebie, aby porozmawiać o nowych produktach i usługach, których zastosowa-nie może być uzasadnione w Twojej firmie. Reseller lub zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz wypełni standardowe zamówienie aktualizacyjne (True-up), uwzględniając zmiany w Twoim programie licencyjnym EA oraz prześle je Tobie do sprawdzenia. Reseller lub zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz sprawdzi Twoje ostateczne zamówienie oraz złoży je w Microsoft w okresie pomiędzy 60-tym, a 30-tym dniem przed każdą rocznicą rejestracji. Zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz wprowadzi Twoje zamówienie aktualizacyjne (True-up) do systemu i zarejestruje wszelkie zmiany stanów Twoich licencji Microsoft. Jak zawsze możesz sprawdzać aktualne informacje na temat swoich licencji za pośrednictwem witryny internetowej VLSC (Volume Licensing Service Center). Zestawienie zmian Twoja organizacja (firma, instytucja) jest niepowtarzalna, a jej potrzeby w zakresie systemów, aplikacji i usług mogą ulegać zmianie w okresie trwania programu licencyjnego EA, co wymaga zmiany zamówień na licencje na oprogramowanie instalowane lokalnie (w siedzibie klienta) lub usługi dostępne za pośred-nictwem sieci (Online Services). Proces True-up stanowi prosty i skuteczny sposób rozliczania wszelkich zwiększeń liczby licencjonowanych produktów, który pozwala zapewnić aktualność i dokładność danych na temat posiadanych licencji. Proponujemy zadanie sobie następujących pytań, które ułatwią zidentyfikowanie możliwych obszarów, w których nastąpił wzrost, czy zmiana stanu posiadania: Czy w ubiegłym roku nastąpił wzrost naszej bazy komputerów lub pracowników (użytkowników)? Czy nasza firma dokonała przejęcia jakichkolwiek innych podmiotów? Czy zwiększyliśmy liczbę naszych serwerów? Czy połączyliśmy jakiekolwiek serwery w klastry? Czy dokonaliśmy migracji jakichkolwiek pracowników do/z licencji instalowanych lokalnie (w siedzibie klienta) do/z subskrypcji na usługi Online Services? Czy zarezerwowaliśmy* jakiekolwiek licencje subskrypcyjne na usługi Online Services przed rozpoczęciem ich użytkowania? Czy uruchomiliśmy jakiekolwiek wirtualne środowiska serwerów lub komputerów stacjonarnych? Czy uruchomiliśmy jakiekolwiek aplikacje na komputerach stacjonarnych, takie jak Microsoft Office Project, Microsoft Office Visio, Microsoft Office OneNote, czy Microsoft MapPoint?
Czy skonfigurowaliśmy jakiekolwiek serwery w trybie ciepłej lub gorącej rezerwy na wypadek awarii? Czy uruchomiliśmy w środowisku produkcyjnym jakiekolwiek produkty lub aplikacje pilotażowe? * Rezerwacja licencji to proces dostępny dla klientów korzystających z programów licencyjnych EA, który pozwala na udostępnienie licencji na usługi Online Services bez konieczności składania formalnego zamó-wienia. W rocznicę rejestracji należy zgłosić wszelkie rezerwacje licencji dokonane w okresie obowiązywa-nia poprzedniej umowy oraz złożyć zamówienie w ramach procesu True-up. Procesy składania zamówień aktualizacyjnych (True-up) w ramach poszczególnych rejestracji W ramach programu EA dokonujesz zakupu licencji na oprogramowanie poprzez rejestracje. Każda rejestracja obejmuje pewne kategorie produktów i usług Online Services oraz charakteryzuje się swoim harmonogramem i terminologią procesu składania zamówień aktualizacyjnych (True-up). Rejestracja licencji dla przedsiębiorstwa (Enterprise Enrollment) W przypadku rejestracji Enterprise Enrollment masz możliwość korzystania w swojej organizacji (firmie, instytucji) zarówno z oprogramowania zainstalowanego na poszczególnych urządzeniach, jak i z usług dostępnych za pośrednictwem chmury obliczeniowej. W ramach tej trzyletniej rejestracji Twoja firma ma obowiązek przeprowadzania corocznej inwentaryzacji aktualizacyjnej (True-up) celem zidentyfikowania liczby kwalifikowanych urządzeń i użytkowników, migracji licencji, rezerwacji licencji na usługi Online Services oraz zmniejszeń licencji subskrypcyjnych (w dozwolonych granicach), jak również dodatkowego użytkowania poprzednio zamówionych produktów, mającego miejsce w okresie poprzednich 12 miesięcy. Rejestracja infrastruktury podstawowej (Enrollment for Core Infrastructure) Korzystając z rejestracji infrastruktury podstawowej (Enrollment for Core Infrastructure - ECI) masz możliwość wyboru jednego spośród trzech różnych pakietów Core Infrastructure Server (CIS), co zapewnia znaczące oszczędności w porównaniu do osobnych zakupów poszczególnych produktów. W ramach tej trzyletniej umowy Twoja firma ma obowiązek przeprowadzania corocznej inwentaryzacji oprogramowania (True-up) celem zidentyfikowania wszelkich dodatkowych instalacji, jakie miały miejsce w okresie ostatniego roku. Może się też okazać, że musisz zakupić dodatkowe licencje CAL (Client Access Licenses) niezbędne, aby uzyskać dostęp do pakietów CIS (Core Infrastructure Server).
Rejestracja platformy aplikacyjnej (Enrollment for Application Platform) Korzystając z rejestracji platformy aplikacyjnej (Enrollment for Application Platform - EAP) możesz uzyskać licencje na pakiety aplikacji serwerowych i produkty przeznaczone dla programistów, w tym Microsoft SQL Server, Microsoft BizTalk Server, Microsoft SharePoint Server (bez licencji CAL) i Microsoft Visual Studio. Rejestracja EAP obowiązuje przez trzy lata. Jednakże w odróżnieniu od rejestracji Enterprise Enrollment i Enrollment for Core Infrastructure rejestracja EAP umożliwia przeprowadzanie procesu True-up corocznie lub raz na trzy lata, przed terminem odnowienia rejestracji EAP. Twoja firma ma obowiązek przeprowadzenia corocznej (lub co trzy lata) inwentaryzacji oprogramowania (True-up), ale proces koncentruje się głównie na liczbie zakupionych lub wykorzystywanych procesorów, serwerów oraz licencji CAL (Client Ac-cess License). Rejestracja platformy aplikacyjnej (Enrollment for Application Platform) Korzystając z rejestracji platformy aplikacyjnej (Enrollment for Application Platform - EAP) możesz uzyskać licencje na pakiety aplikacji serwerowych i produkty przeznaczone dla programistów, w tym Microsoft SQL Server, Microsoft BizTalk Server, Microsoft SharePoint Server (bez licencji CAL) i Microsoft Visual Studio. Rejestracja EAP obowiązuje przez trzy lata. Jednakże w odróżnieniu od rejestracji Enterprise Enrollment i Enrollment for Core Infrastructure rejestracja EAP umożliwia przeprowadzanie procesu True-up corocznie lub raz na trzy lata, przed terminem odnowienia rejestracji EAP. Twoja firma ma obowiązek przeprowadzenia corocznej (lub co trzy lata) inwentaryzacji oprogramowania (True-up), ale proces koncentruje się głównie na liczbie zakupionych lub wykorzystywanych procesorów, serwerów oraz licencji CAL (Client Access License). Opcje rejestracji subskrypcyjnych Zarówno rejestracja Enterprise Enrollment, jak i rejestracja Enrollment for Core Infrastructure są dostępne w formie programów subskrypcyjnych. Za pomocą tych programów subskrypcyjnych uzyskujesz dostęp do oprogramowania Microsoft tylko na okres obowiązywania subskrypcji. Jeżeli wybrałeś tę opcję umowy, wówczas proces True-up jest nazywany zamówieniem corocznym i zapewnia możliwość corocznego zwiększenia lub zmniejszenia liczby licencji objętych subskrypcją. Footer_red_right
Uwzględnianie różnych produktów Rejestracje dostępne w ramach programu licencyjnego EA zapewniają bardzo atrakcyjne warunki cenowe, a każda z nich obejmuje określone kategorie produktów i usług Online Services, które należy uwzględnić w corocznym procesie True-up obejmującym wszystkie Podmioty Stowarzyszone Twojego przedsiębiorstwa. Poniżej podano ogólne wytyczne dotyczące uwzględniania tych produktów w procesie True-up. Aby uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące procesu True-up skontaktuj się z resellerem, zespołem ds. obsługi klientów Microsoft z którym współpracujesz lub partnerem uczestniczącym w programie zarządzania licencjami na oprogramowanie SAM (Software Asset Management). Produkty dla przedsiębiorstw (Enterprise Products) Jest to zbiór podstawowych produktów objętych rejestracją Enterprise Enrollment w ramach programu EA, na który udziela się licencji w zależności od łącznej liczby kwalifikowanych użytkowników lub kwalifikowanych urządzeń w Twojej organizacji (firmie, instytucji). Aby przygotować się do złożenia zamówienia aktualizacyjnego (True-up) policz aktualną liczbę kwalifikowanych urządzeń i użytkowników we wszystkich podmiotach stowarzyszonych Twojego przedsiębiorstwa. Oblicz różnicę pomiędzy ostatnią, zgłoszoną po przeprowadzeniu procesu True-up liczbą, a aktualną liczbą kwalifikowanych urządzeń i/lub użytkowników. Określ, jakie licencje są potrzebne dla nowych użytkowników i urządzeń w zależności od wybranej platformy, uwzględniając użytkowników i urządzenia objęte licencją Enterprise Online Services, zgodnie z opisem podanym w Online Services (szczegółowe informacje na temat wymaganych licencji znajdziesz w opisie swojej rejestracji). Złóż zamówienie aktualizacyjne (True-up) na podstawie powyższych obliczeń. Przykład: Produkty dla przedsiębiorstw (Enterprise Products): W tym przykładzie rejestracja Enterprise dotyczy platformy Professional Desktop i nie obejmuje żadnych nowych użytkowników usług Enterprise Online Services Obecna liczba kwalifikowanych urządzeń i użytkowników we wszystkich podmiotach stowarzyszonych = 1000. W Twoim ostatnim zamówieniu aktualizacyjnym (True-up) uwzględnionych zostało 950 kwalifikowanych urządzeń i użytkowników; w związku z tym różnica wynosi 50. Z amówienie aktualizacyjne (True-up) opiewałoby na 50 licencji Office Pro Plus, 50 licencji Core CAL oraz 50 licencji Windows OS Upgrade obejmujących użytkowników platformy Professional Desktop. Produkty platformy aplikacyjnej Wymagane terminy przeprowadzania inwentaryzacji oprogramowania w przypadku rejestracji platformy aplikacyjnej (EAP) są uzależnione od wybranej opcji procesu True-up. Należy uwzględnić wszelkie licencje wymagane na jakiekolwiek produkty platformy aplikacyjnej (Application Platform Products) użytkowane/zainstalowane od ostatniego zamówienia aktualizacyjnego (True-up) we wszystkich podmiotach stowarzyszonych objętych rejestracją Enterprise. Złóż zamówienie na różnicę po-
między liczbą użytkowanych/zainstalowanych produktów, a ostatnią zgłoszoną liczbą licencji. Różnica ta obejmuje licencje w ramach których produkt był użytkowany lub został zainstalowany w dowolnym momencie od złożenia ostatniego zamówienia aktualizacyjnego (True-up), nawet jeżeli dane licencje nie są aktywnie wykorzystywane w momencie składania zamówienia aktualizacyjnego (True-up). Produkty infrastruktury podstawowej (Core Infrastructure) W ramach rejestracji infrastruktury podstawowej (ECI) dostępne są trzy pakiety produktów infrastruktury podstawowej (Core Infrastructure Product Suites) obejmujące Windows Server, System Center i Forefront Client Security. Policz aktualną liczbę procesorów we wszystkich serwerach na których pracują produkty infrastruktury podstawowej (Core Infrastructure Products) lub jakiekolwiek elementy produktów infrastruktury podstawowej (Core Infrastructure Products) w momencie składania zamówienia aktualizacyjnego (True-up) we wszystkich podmiotach stowarzyszonych objętych rejestracją Enterprise. Złóż zamówienie na różnicę pomiędzy ostatnią zgłoszoną liczbą licencji, a aktualną liczbą licencji. Online Services W przypadku usług Online Services objętych procesem True-up (patrz Microsoft Product List) musisz uwzględnić wszelkie rezerwacje licencji, które nie zostały ujęte w poprzednim zamówieniu True-up (swoje poprzednie rozliczenia możesz potwierdzić za pomocą witryny Volume Licensing Service Center). Obejmują one usługi Enterprise Online Services stanowiące uzupełnienie oferowanych przez Microsoft produktów dla przedsiębiorstw (Enterprise Products) oraz podgrupę Additional Product Online Services, którą należy uwzględnić w zamówieniu aktualizacyjnym (True-up). Przykład: Enterprise Online Services W tym przykładzie Twoja organizacja (firma, instytucja) ma 100 nowych, kwalifikowanych urządzeń i użytkowników korzystających z platformy Desktop Professional (obejmującej pakiet Office Professional Plus), których należy uwzględnić
W ciągu roku za pomocą witryny VLSC dokonałeś rezerwacji licencji na 60 nowych licencji dla użytkowników pakietu Office 365 w ramach Planu E3 oraz skonfigurowałeś dla nich usługi Online Services Odejmij 60 nowych użytkowników pakietu Office 365 w ramach Planu E3 od łącznej liczby 100 nowych użytkowników, co oznacza, że do rozliczenia pozostało 40 licencji na pakiet Office Professio-nal Plus i 40 licencji Core CAL Dodaj 60 sztuk licencji Core CAL Bridge SKU*, aby uwzględnić użytkowników pakietu Office 365 W liczbie uaktualnień licencji na Windows OS uwzględnij wszystkie 100 nowych urządzeń Zamówienie aktualizacyjne obejmowałoby 100 uaktualnień licencji na Windows OS, 40 licencji na stacje klienckie Office Professional Plus, 40 licencji Core CAL, 60 licencji na pakiet Office 365 (Plan E3) oraz 60 licencji Core CAL Bridge Produkty dodatkowe (Additional Products) Obejmują każdy produkt, poza produktami dla przedsiębiorstw (Enterprise Products), usługami Enterprise Online Services, produktami platformy aplikacyjnej (Application Platform Products) i produktami infrastruktury podstawowej (Core Infrastructure Products), na który zdecydowałeś się nabyć licencję w ramach Twoich rejestracji w programie licencyjnym EA. Wymagania licencyjne są zróżnicowane w zależności od produktu. W przypadku wszystkich licencji na produkty dodatkowe, z wyłączeniem usług Online Services, należy uwzględnić wszelkie wymagane licencje na wszystkie Produkty użytkowane/ zainstalowane od ostatniego zamówienia aktualizacyjnego (True-up). Złóż zamówienie na różnicę pomiędzy liczbą produktów użytkowanych/zainstalowanych, a ostatnią zgłoszoną liczbą licencji. Liczba ta obejmuje licencje, w ramach których produkt był użytkowany lub zainstalowany w dowolnym momencie od złożenia ostatniego zamówienia aktualizacyjnego (True-up), nawet jeżeli dane licencje nie są aktywnie wykorzystywane w momencie składania zamówienia aktualizacyjnego (True-up). Migracje z L&SA do licencji subskrypcyjnej W ramach zamówienia aktualizacyjnego (True-up) należy uwzględnić wszelkie migracje licencji (np. migracje do usług Online Services). Zostaną one rozliczone jako licencje na okres przejściowy (Transition Period) za okres do dnia rocznicy rejestracji. Należy zauważyć, że licencje na okres przejściowy (Transition Period) zostaną zastąpione pełnymi licencjami na okres od dnia rocznicy rejestracji do końca okresu obowiązywania subskrypcji. COMPAREX AG
Ilości licencji, z których dokonujesz migracji do innych zostaną zmniejszone w rocznicę Twojej rejestracji. Znajdzie to odzwierciedlenie w zmniejszeniu Twojego obecnego zamówienia na pozostałe lata okresu ważności rejestracji. Twoje coroczne faktury związane z tym zamówieniem będą odpowiednio korygowane przez okres pozostały do zakończenia Twojej rejestracji. W ostatnim zamówieniu aktualizacyjnym (True-up) zgłosisz wyłącznie licencje na okres przejściowy (Transition Period). Związane z nimi zmniejszenia ilości licencji, z których dokonujesz migracji do innych zostaną rozliczone w zamówieniu składanym przy odnowieniu subskrypcji. Przykład: Migracje z L&SA do licencji subskrypcyjnej: tym przykładzie 30 użytkowników (korzystających z 30 urządzeń) zostaje przeniesionych z instalacji lokalnej pakietu Office Professional Plus i licencji Core CAL do pakietu Office 365 (Plan E3) w pierwszym roku rejestracji. W ciągu roku za pomocą witryny VLSC dla tych 30 użytkowników dokonałeś rezerwacji licencji na pakiet Office 365 w ramach Planu E3 oraz skonfigurowałeś dla nich usługi Online Services. W momencie składania zamówienia (True-up) zgłosiłbyś migrację 30 licencji na okres przejściowy (Transition Period) na pakiet Office 365 (Plan E3) obowiązujących do rocznicy rejestracji w danym roku. Za okres po rocznicy rejestracji zamówienie obejmowałoby 30 licencji na pakiet Office 365 (Plan E3), zamianę 30 licencji Core CAL na licencje Core CAL Bridge oraz zmniejszenie o 30 licencji na pakiet Office Pro Plus z pierwotnego zamówienia. Należy zauważyć, że w przypadku migracji powrotnej z licencji subskrypcyjnej do licencji objętej programem SA, Menedżer ds. Obsługi Klientów (Account Manager) z którym współpracujesz powinien zapewnić pomoc w migracji ponieważ element tego procesu stanowi weryfikacja licencji źródłowych dostępnych ramach pakietu SA. Redukcje liczby licencji W ramach procesu składania zamówienia aktualizacyjnego (True-up) możesz zgłaszać licencje kwalifikujące się do zmniejszenia (redukcji) liczby licencji. Redukcje te zostaną uwzględnione poprzez zmniejszenie liczby licencji w stosunku do ilości wyszczególnionej w poprzednim zamówieniu oraz pozwolą na obniżenie corocznych faktur związanych z zamówieniem wystawianych w okresie pozostałym do zakończenia obowiązywania rejestracji. Rejestracje subskrypcyjne (Subscription Enrollments) W przypadku rejestracji subskrypcyjnych zamiast zamówienia aktualizacyjnego (True-up) składane jest zamówienie coroczne (Annual Order) W zamówieniu corocznym (Annual Order) zgłasza się łączne ilości licencji i różnice w stosunku do poprzednio zgłoszonych ilości, uwzględniając zarówno wzrosty, jak i zmniejszenia liczby wymaganych licencji. W przypadku korzystania z rejestracji subskrypcyjnych produkty dodatkowe (Additional Products) muszą być uwzględniane w ciągu 30 dni od zainstalowania/rozpoczęcia użytkowania i nie można odłożyć ich zgłoszenia do momentu składania zamówienia corocznego (Annual Order), z wyjątkiem usług Online Services kwalifikujących się do zamówienia aktualizacyjnego (True-up), dla których rezerwacje licencji mogą być uwzględniane w zamówieniu corocznym (Annual Order - patrz usługi Online Services powyżej).
Przykład: Rejestracje subskrypcyjne Dodałeś 200 nowych kwalifikowanych urządzeń i użytkowników do dotychczasowych 3 300 objętych Twoją subskrypcją. Te 3 300 zostało uwzględnionych w Twoim ostatnim zamówieniu corocznym (Annual Order) na platformę Desktop Professional Teraz zamówiłbyś 3 500 licencji na pakiet Office Pro Plus, 3 500 licencji Core CAL oraz 3 500 Windows OS Upgrade L&SA Subscription w ramach corocznej subskrypcji za ten rok. Ważne jest, aby w rozliczeniu uwzględnić wszystkie powyższe kategorie, które dotyczą Twojej organizacji (firmy, instytucji). Z powodu różnic w sposobie licencjonowania poszczególnych produktów organizacja (firma, instytucja) mogłaby zanotować wzrost stopnia wykorzystania produktów dodatkowych (Additional Products) nawet w roku, w którym liczba urządzeń lub użytkowników nie uległa zmianie. Dokładne zrozumienie sposobu wykorzystania licencji na oprogramowanie w Twojej organizacji (firmie, instytucji) może pomóc w usprawnieniu kontroli nad firmą i zoptymalizowaniu posiadanych zasobów celem ich dopasowania do realizowanej strategii w zakresie informatyki. Złożoność procesu zarządzania oprogramowaniem w przekroju całej organizacji (firmy, instytucji) może stanowić wyzwanie, więc poniżej przedstawiono przykładowe metody, które pozwalają uporządkować proces inwentaryzacji licencji na oprogramowanie Sprawdź informacje na temat usług Online Services Microsoft monitoruje Twoje rezerwacje licencji na usługi Microsoft Online Services, które należy uwzględnić w zamówieniu aktualizacyjnym (True-up) i przekazuje te informacje za pośrednictwem witryny VLSC (Volume Licensing Service Center). W przypadku innych licencji stosowana przez Twoją firmę metoda inwentaryzacji będzie uzależnione od konfiguracji Twojego systemu. Uzyskaj pomoc od partnera uczestniczącego w programie zarządzania licencjami na oprogramowanie SAM (Software Asset Management). Konsultacje z partnerem uczestniczącym w oferowanym przez Microsoft programie zarządzania licencjami na oprogramowanie SAM (Software Asset Management) mogą ułatwić dokonanie oceny Twojego środowiska oprogramowania oraz stworzenie indywidualnego procesu pozwalającego na szybkie, dokładne i powtarzalne składanie zamówień aktualizacyjnych (True-up). Partnerzy uczestniczący w oferowanym przez Microsoft programie zarządzania licencjami na oprogramowanie SAM są ekspertami w zakresie procesów zarządzania licencjami na oprogramowanie, narzędzi do wykrywania oprogramowania oraz licencjonowania produktów Microsoft. Ekonomiczna usługa zarządzania licencjami (SAM) pozwala uzyskać dane niezbędne do sporządzenia zamówienia aktualizacyjnego (True-up) oraz stworzenia indywidualnego planu zarządzania licencjami na oprogramowanie i realizacji procesów True-up w przyszłości. Zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz może ułatwić kontakt z partnerem uczestniczącym w programie zarządzania licencjami na oprogramowanie celem rozpoczęcia realizacji usługi SAM w związku z przygotowywaniem zamówienia aktualizacyjnego (True-up).
Korzystaj ze zautomatyzowanych narzędzi i procesów. Jeżeli korzystasz już z narzędzia służącego do inwentaryzacji oprogramowania ułatwiającego zarządzanie licencjami na oprogramowanie to takie narzędzie będzie przydatne do realizacji procesu True-up. Partner uczestniczący w programie zarządzania licencjami na oprogramowanie SAM może korzystać z Twoich dotychczasowych narzędzi albo pomoże znaleźć nowe, które pozwolą na zoptymalizowanie inwentaryzacji oprogramowania realizowanej w ramach procesu True-up. Oferowane przez Microsoft narzędzie System Center Configuration Manager zapewnia funkcjonalność w zakresie inwentaryzacji zasobów informatycznych pozwalającą administratorom na stałe monitorowanie sprzętu i oprogramowania oraz ich wykorzystania. System Configuration Manager dokonuje inwentaryzacji oprogramowania i sprzętu obejmującej serwery, stacje klienckie i urządzenia mobilne, następnie zapewnia przekształcenie tych danych w wyczerpujące raporty, które ułatwiają administratorom podejmowanie decyzji dotyczących zakupu oprogramowania, planów uaktualnień oraz raportowania licencji. Zestaw narzędzi Microsoft do oceny i planowania (Microsoft Assessment Planning - MAP) zapewnia opartą na rozwiązaniach informatycznych funkcję monitorowania wykorzystania oprogramowania (Software Usage Tracker), która pozwala generować raporty na temat użytkowania następujących produktów serwerowych: Microsoft Windows Server, Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Server oraz Microsoft System Center Configuration Manager. Dalsze informacje na temat zestawu narzędzi MAP można znaleźć na http://www.microsoft.com/map. Reseller lub zespół Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz powinien przeanalizować z Tobą wyniki zawarte w raporcie z inwentaryzacji oraz skorygować, jeżeli zajdzie taka potrzeba, liczbę licencji zakupionych w ramach programu EA. Należy uwzględnić zarówno zakupy sprzętu, jak i łączne wykorzystanie licencji w okresie objętym zamówieniem aktualizacyjnym (True-up). Przeprowadź inwentaryzację ręczną. Zaangażuj swoich pracowników w proces inwentaryzacji środowiska informatycznego i dokumentowania wszystkich serwerów, komputerów (stacjonarnych, przenośnych i terminali) oraz urządzeń mobilnych w których wykorzystywane jest oprogramowanie licencjonowane przez Microsoft. Jeżeli korzystasz z usługi oferowanej w ramach programu zarządzania licencjami
na oprogramowanie, wówczas partner z którym współpracujesz w ramach programu SAM może zapewnić pomoc w zoptymalizowaniu tego procesu, z uwzględnieniem niepowtarzalnej konfiguracji Twojego środowiska i potrzeb. Zacznij proces True-up! Jakie systemy należy zinwentaryzować? W trakcie procesu True-up należy zinwentaryzować następujące elementy: Urządzenia, w tym wszystkie serwery, komputery (stacjonarne, przenośne i terminale) oraz urządzenia mobilne w których wykorzystywane jest oprogramowanie licencjonowane przez Microsoft. Musisz udokumentować liczbę urządzeń i datę rozpoczęcia ich użytkowania. Liczba kwalifikujących się, źródłowych licencji na system operacyjny (OS) urządzeń, w tym rodzaj systemu operacyjnego (OS) i datę rozpoczęcia jego użytkowania. Całe oprogramowanie aplikacyjne Microsoft. Aby zapoznać się z najbardziej aktualnym wykazem produktów wejdź na http://www.microsoft.com/licensing/about-licensing/product-licensing.aspx#tab=2. Liczba licencji CAL przypisanych do użytkowników i do urządzeń w Twoim przedsiębiorstwie. Licencja CAL na użytkownika pozwala jednemu użytkownikowi korzystać z dowolnego urządzenia celem uzyskania dostępu do oprogramowania pracującego na wielu serwerach objętych licencją. Licencja CAL na urządzenie pozwala za pomocą jednego urządzenia uzyskać dostęp do wielu serwerów objętych licencją (na przykład, urządzenia mobilne takie jak smartfony, które często uzyskują dostęp do wielu serwerów, w tym Exchange, Windows i SQL), a także pozwala wielu użytkownikom korzystać z jednego urządzenia (na przykład, stacje robocze centrów telefonicznej obsługi klientów). Rezerwacje licencji. Aby skorzystać z możliwości rezerwowania licencji na usługi Online Services i aktywowania tych usług, przed złożeniem zamówienia musisz uwzględnić ilości i terminy, których dotyczą rezerwacje, jak również związane z nimi urządzenia lub dodanych użytkowników wymagających uwzględnienia w zamówieniu aktualizacyjnym (True-up) dotyczącym oprogramowania zainstalowanego lokalnie (w siedzibie klienta).
Patrząc w przyszłość: najlepsze praktyki Przeprowadź analizę programu zarządzania licencjami na oprogramowanie (SAM). Twój coroczny proces True-up stanowi idealną okazję do przeprowadzenia analizy programu zarządzania licencjami na oprogramowanie (Software Asset Management). SAM to zbiór najlepszych, stosowanych na rynku praktyk, które pomagają kontrolować koszty, podnosić poziom zgodności z obowiązującymi przepisami i bezpieczeństwa oraz przewidywać potrzeby w zakresie oprogramowania pojawiające się wraz z rozwojem Twojej firmy w przyszłości. Odwiedź www.microsoft.com/poland/sam, aby uzyskać wskazówki i narzędzia, które ułatwią przeprowadzenie inwentaryzacji oprogramowania. Ponadto, Microsoft współpracuje z setkami akredytowanych partnerów uczestniczących w programie SAM, którzy oferują ekonomiczną pomoc w realizacji procesów True-up. Aby uzyskać dalsze informacje lub znaleźć partnera uczestniczącego w programie SAM w Twojej okolicy, odwiedź www.microsoft.com/poland/sam oraz kliknij na zakładkę Partner. Wykorzystaj ten rok, aby przygotować się na przyszły rok. Po zakończeniu procesu True-up powinieneś zachować kopię wyników swojej inwentaryzacji do wykorzystania w przyszłości. Ta kopia jest szczególnie ważna jeżeli przeprowadzasz proces ręcznie. Ponadto, zalecamy rozważenie możliwości przeprowadzania w międzyczasie cokwartalnych inwentaryzacji swojej licencjonowanej infrastruktury informatycznej, aby skrócić czas potrzebny na przeprowadzenie corocznego procesu True-up. Ugruntowana strategia zarządzania licencjami na oprogramowanie (SAM) może pomóc w zoptymalizowaniu tego procesu. Materiały i obsługa serwisowa Jeżeli potrzebujesz dalszych informacji, odwiedź www.microsoft.com/poland/licencje. Jeżeli masz dodatkowe pytania dotyczące Microsoft Volume Licensing Services lub korzyści dostępnych w ramach pakietu Software Assurance, skontaktuj się z resellerem lub zespołem Microsoft ds. obsługi klientów z którym współpracujesz albo zadzwoń na swój lokalny numer obsługi serwisowej VLSC (Volume Licensing Service Center), który możesz znaleźć pod adresem: www.microsoft.com/licensing/servicecenter/help/contact.aspx. Aby uzyskać dalsze informacje na temat programu zarządzania licencjami na oprogramowanie (Software Asset Management) odwiedź www.microsoft.com/sam celem pobrania pakietu arzędzi służących do optymalizacji programu SAM (SAM Optimization Kit) lub znalezienia akredytowanego partnera uczestniczącego w programie SAM. Po zakończeniu procesu True-Up Twoja historia zakupów i zestawienie licencji będą aktualizowane i udostępniane na witrynie VLSC (Volume Licensing Service Center) pod adresem www.microsoft. com/licensing/servicecenter.
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami Sp. z o.o. ul. Równoległa 2, 02-235 Warszawa tel.: +48 22 578 19 00 fax: +48 22 578 19 30 email: software@comparex.pl web: www.comparex.pl