REGULAMIN PRACY ZARZĄDU STOWARZYSZENIA DZIAŁKOWCÓW OGRODU NAD DRWĘCĄ W OSTRÓDZIE

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 2/IIWZ/2015 z dnia r. Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków Stowarzyszania Działkowców Ogrodu Nad Drwęcą w Ostródzie REGULAMIN PRACY ZARZĄDU STOWARZYSZENIA DZIAŁKOWCÓW OGRODU NAD DRWĘCĄ W OSTRÓDZIE 1 Zarząd Stowarzyszenia, zwany dalej Zarządem jest statutowym organem wykonawczozarządzającym Stowarzyszenia Działkowców Ogrodu Nad Drwęcą w Ostródzie i działa na podstawie ustawy Prawo o stowarzyszeniach, Ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, Statutu Stowarzyszenia, Uchwał Walnego Zebrania i niniejszego Regulaminu. 2 Zarząd zarządza majątkiem i sprawami Stowarzyszenia, kieruje całokształtem działalności Stowarzyszenia w okresie pomiędzy Walnymi Zebraniami Członków oraz reprezentuje Stowarzyszenie w czynnościach sądowych i pozasądowych Zarząd wybierany jest przez Walne Zebranie Członków na okres 4 lat. 2. Zarząd konstytuuje się natychmiast po wyborze przez Walne Zgromadzenie Członków Skład oraz tryb powoływania i odwoływania Zarządu określa Statut Stowarzyszenia. 2. W pierwszym, po rozpoczęciu kadencji, posiedzeniu wybranego Zarządu uczestniczą byli członkowie Zarządu, którzy przekazują wszystkie dokumenty Stowarzyszenia, pieczątki, dostęp do siedziby, środków pieniężnych, oficjalnych skrzynek e-maliowych itd. Z tej czynności sporządzany i podpisywany jest protokół zdawczo-odbiorczy Praca Zarządu opiera się na pracy społecznej jego członków. 2. Członkowie Zarządu Stowarzyszenia mogą otrzymać zwrot kosztów poniesionych w związku z pełnieniem funkcji w organach oraz diety. 3. Diety traktowane są jako zwrot poniesionych kosztów dojazdu i rekompensata utraconych zarobków za czas poświęcony na udziału w posiedzeniach organu Stowarzyszenia. 4. Łączna wysokość diet wypłaconych w miesiącu dla jednego członka organu Stowarzyszenia nie może przekroczyć 10% aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia. 5. Zasady ustalania wysokości diet dla członków zarządu i innych organów stowarzyszenia określa odpowiednia uchwała zarządu. 6. Diet nie mogą pobierać członkowie organów zatrudnionych w Stowarzyszeniu. 7. Zwrot kosztów delegacji i podróży rozlicza się na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących. 8. Zarząd do prowadzenia swoich spraw może zatrudniać pracowników i tworzyć Biuro. 9. Zarząd może ustanowić pełnomocników do realizacji określonych zadań w granicach swego umocowania statutowego.

2 6 Stowarzyszenie może używać pieczęci podłużnej, a członkowie Zarządu mogą posługiwać się pieczątkami imiennymi z wyszczególnieniem pełnionej funkcji. Wzór pieczęci uchwala Zarząd odrębna uchwałą Prace Zarządu organizuje i pracom tym przewodniczy prezes Zarządu. 2. Posiedzenia Zarządu zwołuje prezes z własnej inicjatywy albo na żądanie części liczby członków Zarządu określonej statutem, a także na każdorazowe żądanie Komisji Rewizyjnej. 3. W razie złożenia wniosku o zwołanie posiedzenia przez część liczby członków Zarządu lub na żądanie Komisji Rewizyjnej, prezes zobowiązany jest zwołać posiedzenie w terminie nie dłuższym niż 7 dni. 4. O dacie, godzinie, miejscu i porządku posiedzenia zawiadamia się wszystkich członków Zarządu ustnie, telefonicznie, listownie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, co najmniej na trzy dni przed posiedzeniem. 5. Z ważnych powodów posiedzenie może być zwołane bez zachowania trzydniowego terminu powiadomienia. 6. Posiedzenie Zarządu może odbyć się w każdym czasie i miejscu, jeżeli mogą w nim uczestniczyć wszyscy członkowie Zarządu. 7. Obecność na posiedzeniu Zarządu jego członków jest obowiązkowa. O niemożności wzięcia udziału w posiedzeniu Zarządu należy powiadomić niezwłocznie zwołującego posiedzenie. 8. Po otwarciu posiedzenia stwierdza się prawidłowość jego zwołania, a następnie przedstawia porządek obrad oraz protokół z poprzedniego posiedzenia Zarządu. 9. Prezes lub wiceprezes w jego zastępstwie zwołuje posiedzenia Zarządu, kieruje jego działaniami oraz przewodniczy w jego posiedzeniach. 10. Porządek obrad posiedzenia ustala prezes lub zwołujący, uwzględniając wnioski złożone przez członków Zarządu. 11. Członkowie Zarządu mogą zgłaszać w trakcie obrad wolne wnioski, których rozstrzygnięcie wymaga głosowania. 12. Każdy członek Zarządu uprawniony jest do podejmowania samodzielnych decyzji w sprawach bieżących według przydzielonego mu zakresu kompetencji i na podstawie udzielonego przez Zarząd pełnomocnictwa. 13. Prezes Zarządu może uchylić każdą decyzję innego członka Zarządu. W takim wypadku członek Zarządu, którego decyzja została uchylona, może żądać rozpatrzenia sprawy przez Zarząd Zarząd rozstrzyga w formie uchwał wszystkie sprawy należące do jego kompetencji wynikające ze statutu, ustaw oraz przepisów wykonawczych do ustaw, regulaminu organizacyjnego ogrodu i niniejszego regulaminu. 2. Oprócz uchwał zawierających rozstrzygnięcia, Zarząd może podejmować inne uchwały, w szczególności zawierające opinie i stanowiska Zarządu. 3. Uchwały Zarządu będące decyzjami w sprawach administracyjnych Stowarzyszenia podpisuje prezes lub wiceprezes. W decyzjach wymienia się imiona i nazwiska członków Zarządu, którzy brali udział w podjęciu decyzji. 4. Zarząd może podjąć uchwałę poza posiedzeniem, w trybie pisemnego głosowania. W takim wypadku na piśmie zawierającym treść uchwały członek Zarządu składa swój podpis, zaznaczając jednocześnie, czy przyjmuje uchwałę, czy też jest jej przeciwny. Brak wzmianki oznacza, że podpisujący przyjmuje uchwałę. Pismo zawierające treść uchwały winien otrzymać każdy członek Zarządu i może być ono wysłane do każdego członka Zarządu z osobna. Pismo zawierające uchwałę może być przesłane do członka Zarządu lub przez członka Zarządu także drogą faksową.

3 5. Zarząd może podjąć uchwałę poza posiedzeniem także przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w szczególności przy użyciu poczty elektronicznej lub podczas telekonferencji czy też wideokonferencji. Do podejmowania uchwały przy użyciu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące podejmowania uchwały w trybie pisemnego głosowania. 6. Uchwałę podjętą w trybie pisemnego głosowania uważa się za podjętą w dniu, w którym do prezesa Zarządu lub członka Zarządu zastępującego prezesa Zarządu w czasie jego nieobecności dotrze wymagana liczba pisemnych głosów opowiadających się za przyjęciem uchwały. 7. Uchwały podjęte w trybie pisemnego głosowania podlegają zatwierdzeniu na kolejnym posiedzeniu Zarządu Projekt uchwały Zarządu powinien zawierać w szczególności : a) tytuł uchwały, b) podstawę prawną uzasadniającą podjęcie uchwały, c) określenie zadań i w miarę możliwości środków na ich realizację, d) wskazanie osób odpowiedzialnych za wykonanie uchwały, e) termin wejścia w życie uchwały, f) wynik głosowania. 2. Uchwały oznacza się numerem uchwały według kolejności łamanym przez rok w formie dwucyfrowej łamanym przez oznaczenie UZ (Uchwała Zarządu), np. 1/15/UZ, wskazuje się również datę jej podjęcia Zarząd obraduje na posiedzeniach i podejmuje decyzje w formie uchwał zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym, przy obecności ponad połowy liczby członków zarządu ustalonej na walnym. 2. W przypadku wystąpienia w głosowaniu równej ilości głosów decyduje głos osoby przewodzącej posiedzeniu. 3. W przypadku zdania odrębnego któregoś z członków, fakt ten zostaje odnotowany w protokole. 4. Posiedzenia zarządu odbywają się: co najmniej raz w miesiącu, w okresie od marca do października, a w czasie - od listopada do lutego co najmniej dwa razy. 11 Uchwały Zarządu, umowy, pełnomocnictwa i oświadczenia w sprawach majątkowych podpisuje dwóch członków Zarządu działających łącznie w tym prezes lub wiceprezes. Wszelkie inne dokumenty Zarządu podpisuje prezes lub wiceprezes. 12 Na posiedzenia Zarządu mogą być zapraszani z głosem doradczym przedstawiciele Komisji Rewizyjnej oraz specjaliści lub inne osoby związane z rozpatrywaną sprawą a także przedstawiciele członków wspierających oraz inni goście zaproszeni przez Zarząd. 13 Zarząd prowadzi dokumentację papierową gromadzoną w teczkach i jej kopie elektroniczne zgodnie z przyjętą Instrukcją Kancelaryjną Stowarzyszenia Z każdego posiedzenia Zarządu sporządza się protokół numerowany z zachowaniem bieżącej kolejności.

4 2. W protokole podaje się imiona i nazwiska członków Zarządu uczestniczących w posiedzeniu, a w przypadku, gdy w posiedzeniu Zarządu uczestniczyły również inne osoby, w protokole podaje się ich imiona i nazwiska oraz wskazuje, w jakim charakterze te osoby uczestniczyły w posiedzeniu. 3. Protokół z posiedzenia Zarządu powinien dokładnie odzwierciedlać przebieg posiedzenia, a zwłaszcza przebieg dyskusji nad rozstrzygnięciami podejmowanymi przez Zarząd. 4. Protokół z posiedzenia Zarządu podpisuje Przewodniczący Zarządu i Sekretarz. 5. Członkowie Zarządu oraz inni uczestnicy posiedzenia mogą zgłosić do protokołu wniosek o jego sprostowanie lub uzupełnienie. 6. Zarząd przyjmuje protokół z posiedzenia na posiedzeniu następnym, w razie zgłoszenia wniosków, o których mowa w ust. 5, o ich uwzględnieniu rozstrzyga Zarząd. 7. Zarząd udostępnia protokoły ze swoich posiedzeń do wglądu członkom Stowarzyszenia o ile nie narusza to przepisów o ochronie danych osobowych. 8. Protokół zawiera w szczególności: datę posiedzenia, porządek posiedzenia, krótki opis przebiegu dyskusji, wyniki głosowań, numery i tytuły podjętych uchwał, zdania odrębne do podjętych uchwał, złożone do protokołu oświadczenia i wnioski. 9. Do protokołu załącza się oryginały podjętych uchwał i listę obecności członków Zarządu. 10. Członkowie Zarządu nieobecni na posiedzeniu przyjmują do wiadomości treść podjętych uchwał i ustaleń protokołu na najbliższym posiedzeniu Zarządu. 11. Rejestr uchwał i protokołów prowadzi Sekretarz. 12. Protokoły z posiedzeń Zarządu są przechowywane w siedzibie Stowarzyszenia w sposób określony przez Zarząd. 13. Protokoły winny być udostępnione członkom Zarządu do wglądu na każde ich żądanie. 15 Zarząd zobowiązany jest udzielać Komisji Rewizyjnej pomocy i wyjaśnień oraz dostępu do dokumentów Stowarzyszenia w celu ułatwienia jej wykonania obowiązków wynikających ze Statutu. 16 Do zakresu działania i kompetencji Zarządu należą 1) w sprawach członkowskich: a) przyjmowanie bądź odmowa przyjęcia w poczet Członków zwyczajnych i wspierających Stowarzyszenia, na zasadach określonych w Statucie, b) przyjmowanie deklaracji nowych członków o wstąpieniu do Stowarzyszenia, c) ustalanie zasad wspierania Stowarzyszenia przez członków wspierających, d) skreślanie z listy członków zwyczajnych i wspierających, e) składanie informacji Walnemu Zebraniu Członków o skreśleniu z listy członków Stowarzyszenia, f) ustalenie formy i rodzaju wspierania Stowarzyszenia przez członków wspierających, g) wykluczanie członków zwyczajnych i wspierających. 2) w sprawach Walnego Zebrania Członków: a) zwoływanie Walnego Zebrania Członków przynajmniej raz w roku w terminie do 30 kwietnia, b) przygotowanie organizacyjne Walnego Zebrania Członków, c) występowanie z inicjatywą uchwałodawczą oraz opracowywanie projektów uchwał i regulaminów, przygotowanie niezbędnych materiałów Walnego Zebrania Członków, d) opracowywanie i przedstawianie Walnemu Zebraniu Członków sprawozdania ze swej działalności po zakończeniu roku obrachunkowego, a także sprawozdań z wydatkowania środków własnych Stowarzyszenia, e) wykonywanie uchwał Walnego Zebrania Członków,

5 f) sporządzanie, przedkładanie corocznie Walnemu Zebraniu Członków do rozpatrzenia i zatwierdzenia gospodarczego planu pracy, planu remontów i inwestycji, planowanych wysokości opłat ogrodowych, g) opracowywanie i przedkładanie preliminarzy budżetowych 3) w sprawach majątkowo-finansowych: a) sprawowanie zarządu nad majątkiem Stowarzyszenia ze starannością wymaganą w obrocie gospodarczym, finansowym, przy ścisłym przestrzeganiu przepisów prawa oraz postanowień Statutu i uchwał Walnego Zebrania Członków, b) podejmowanie uchwał o nabywaniu, zbywaniu lub obciążaniu majątku ruchomego lub nieruchomego Stowarzyszenia, c) kontrolowanie opłacania składek członkowskich i innych opłat ogrodowych, d) pozyskiwanie funduszy na działalność statutową Stowarzyszenia, e) inicjowanie i prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie ustalonym w Statucie Stowarzyszenia, f) wybór banku do prowadzenia rachunku bankowego Stowarzyszenia, g) wybór Biura Rachunkowego do prowadzenia księgowości Stowarzyszenia. h) realizacja programu i celów Stowarzyszenia, 4) w ramach zwykłego zarządu i w pozostałych sprawach: a) reprezentowanie Stowarzyszenia na zewnątrz, b) prowadzenie spraw związanych z bieżącą działalnością Stowarzyszenia, c) powołanie i organizacja pracy biura do prowadzenia spraw Zarządu, Stowarzyszenia i ogrodu, d) określanie szczegółowych kierunków działania Zarządu oraz kompetencji poszczególnych członków Zarządu, e) ustalanie regulaminów, f) zawieranie porozumień i umów o współpracy i umów z organami administracji samorządowej i państwowej, oraz innymi organizacjami i podmiotami krajowymi i zagranicznymi, g) powoływanie specjalistów, zespołów problemowych oraz określanie ich zadań, h) udzielanie Komisji Rewizyjnej oraz Walnemu Zebraniu Członków wyczerpujących wyjaśnień wraz z przedstawieniem wszelkich dokumentów i innych materiałów dotyczących przedmiotu kontroli, i) wykonywanie zaleceń pokontrolnych i uchwał Komisji Rewizyjnej, j) prowadzenie ewidencji działek i działkowców w formie papierowej i pomocniczo elektronicznej, k) prowadzenie ewidencji Członków Stowarzyszenia, l) powoływanie Gospodarzy Sektorów, ustalenie ich kompetencji oraz bieżąca współpraca z nimi, 17 1) Do zakresu czynności prezesa Zarządu należą sprawy nie zastrzeżone ani dla Zarządu, ani dla innych członków Zarządu. 2) Do zakresu czynności prezesa Zarządu należy, w szczególności: a. koordynowanie i kierowanie pracami Zarządu, b. wyznaczanie, ocenianie i rozliczanie wykonania zadań przez poszczególnych członków Zarządu; c. reprezentowanie Stowarzyszenia w razie potrzeby wraz z innymi osobami upoważnionymi do reprezentowania Stowarzyszenia, d. informowanie członków Zarządu o istotnych, bieżących sprawach i zagadnieniach, związanych z funkcjonowaniem Stowarzyszenia,

6 e. wykonywanie innych czynności przewidzianych dla prezesa Zarządu wynikających z przepisów prawa, Statutu, uchwał Walnego Zebrania Członków oraz uchwał Komisji Rewizyjnej, f. podejmowanie wiążących decyzji w sprawach nie cierpiących zwłoki, o których informuje Zarząd na najbliższym posiedzeniu. 18 1) W czasie nieobecności prezesa zastępuje go wiceprezes lub inny wskazany przez prezesa członek Zarządu. 2) Do zakresu czynności Wiceprezesa należy, w szczególności: a) wykonywanie wszelkich czynności zastrzeżonych dla prezesa Zarządu w przypadku jego nieobecności, b) realizacja innych zadań wyznaczonych przez prezesa Zarządu. 19 Do zakresu czynności Sekretarza należy, w szczególności prowadzenie i nadzór nad sprawami związanymi z: a) koordynowaniem i kierowaniem procedurami rejestrowymi Stowarzyszenia z wyłączeniem czynności przewidzianych dla Komitetu Założycielskiego; b) przygotowywaniem projektów uchwał Zarządu oraz protokołów z zebrań Zarządu; c) ewidencją podjętych przez Zarząd uchwał oraz prowadzeniem rejestru protokołów posiedzeń Zarządu; d) prowadzeniem, rejestracją, archiwizacją i koordynacją korespondencji Stowarzyszenia; e) informowaniem członków Stowarzyszenia o pracach Zarządu; f) informowaniem członków Zarządu o zwołanym posiedzeniu Zarządu; g) prowadzeniem ewidencji działek i działkowców oraz - ewidencji Członków Stowarzyszenia, h) przygotowywaniem umów dzierżawy i użytkowania z działkowcami oraz z gminą, i) prowadzeniem rejestru umów, j) sporządzaniem wszelkiej dokumentacji i pism związanych z działalnością Stowarzyszenia, ogrodu i Zarządu, k) realizacja innych zadań wyznaczonych przez prezesa Zarządu. 20 Do zakresu czynności Skarbnika należy, w szczególności: a) odpowiedzialność za sprawy finansowe Stowarzyszenia oraz nadzór nad ewidencjonowaniem składek członkowskich i innych opłat działkowych; b) nadzór nad ewidencjonowaniem należności nieterminowych, naliczaniem ustawowych odsetek oraz prowadzenie działań motywująco-windykacyjnych; c) przygotowywanie w porozumieniu z prezesem Zarządu, projektu planu gospodarczego na następny rok kalendarzowy; d) sporządzanie projektu sprawozdania z realizacji planu gospodarczego Stowarzyszenia za miniony rok kalendarzowy i przedstawianie go na Walnym Zebraniu Członków, po uprzedniej akceptacji Zarządu; e) przedstawianie sprawozdania z finansowej działalności Zarządu na Walnym Zebraniu Członków; f) realizacja budżetu Stowarzyszenia, g) współpraca z biurem rachunkowym lub księgowym w kwestii prowadzenia rachunkowości, ksiąg rachunkowych i bieżącej księgowości oraz sporządzenia sprawozdań, zeznań podatkowych, bilansu rocznego oraz odpowiednich deklaracji, h) realizacja innych zadań wyznaczonych przez prezesa Zarządu.

7 21 Wnioski, prośby i skargi do Zarządu składane są w formie pisemnej lub pocztą elektroniczną. 1. Zarząd winien udzielić w każdym przypadku odpowiedzi pisemnej w terminie 14 dni od daty posiedzenia, na którym rozpatrzony jest wniosek, skarga lub prośba. 2. Wnioski, prośby i skargi anonimowe pozostawia się bez rozpoznania Sprawy dotyczące sposobu obradowania nie objęte niniejszym Regulaminem rozstrzyga Przewodniczący posiedzenia, zgodnie z postanowieniami Statutu i przyjętymi powszechnie zasadami obradowania. 2. Zmiana niniejszego Regulaminu może nastąpić na wniosek każdego członka Zarządu. 3. Zmiana Regulaminu następuje w formie uchwały Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia. 23 Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia przez Walne Zgromadzenie Członków Sekretarz Zarządu Prezes Zarządu