ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/SI/RR/2013

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/SI/RR/2013 W związku z realizacją projektu pn. W regionie o regionie, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet IX. Działanie 9.4 Stowarzyszenie Inicjatywa z siedzibą w Katowicach (40-032), przy pl. Sejmu Śląskiego 2/425, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , realizując zasadę konkurencyjności, zaprasza do składania ofert na stworzenie materiałów dydaktycznych w postaci ilustracji filmowych wybranych zagadnień edukacji regionalnej. I. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA: Zapytanie ofertowe z zachowaniem zasady konkurencyjności, bez zachowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 roku, nr 113, poz. 759 ze zmianami). II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W OPARCIU O WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV): CPV Nr: Produkcja filmów kinowych i wideo oraz podobne usługi III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie koncepcji, realizacja, produkcja i postprodukcja 15 materiałów dydaktycznych w formie ilustracji filmowej (filmów) trwających min. 7 minut każda, według poniższych wytycznych: 1. Wymagania dotyczące tematyki ilustracji filmowych (filmów): a. gwara/język - nowe użycie, moda na język śląski,

2 b. design i nowa ikonografia Śląska, c. szlak zabytków techniki; początki industrializacji, d. wystrój domu, moda oraz kultura stołu, e. przyroda w regionie, f. turystyka w regionie (w tym turystyka rowerowa), g. sport (m. in.: obiekty sportowe, wielcy sportowcy), h. moderna na Śląsku:, i. zagadki i ciekawostki Śląska, j. wielokulturowy Śląsk, k. rozrywka; oferta kulturowa regionu, l. Utopce i Beboki" - wierzenia ludowe, tradycje, obrzędy oraz rok obrzędowy na Śląsku, ł. burzliwe dzieje Śląska (różne spojrzenia) - 1 część: okres do Plebiscytu na Śląsku, 2 część: okres międzywojenny, 3 część: okres od 1939 r. do współczesności. 2. Wymagania dotyczące zespołu. a. zapewnienie zespołu osób, posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie, odpowiedzialnych za preprodukcję (m. in.: research, scenariusz i scenopis), produkcję (m. in.: redaktor, reżyser, operator) i postprodukcję filmów (m. in.: dźwiękowiec, montażysta), b. zapewnienie osoby/zespołu, który będzie koordynował od strony merytorycznej (tematykę) realizację przedmiotu zamówienia (np.: konsultant lub nauczyciel lub specjalista ds. edukacji regionalnej). 3. Wymagania techniczne związane z realizacją i produkcją zamówienia.

3 a. zapewnienie odpowiednio wyposażonego planu zdjęciowego oraz całej infrastruktury niezbędnej do wyprodukowania filmów (zgodnej z przedstawioną poniżej specyfikacją) b. reżyseria filmów, kierowanie tokiem produkcji, udźwiękowienie i nagrania lektorskie, c. produkcja i postprodukcja, w tym montaż i oprawa graficzno-dźwiękowa filmów, z uwzględnieniem następujących danych technicznych: - format 16:9 - rozdzielczość FULL HD (1920X1080), bitrate co najmniej 50 Mb/s, - kodowanie xd cam 422 lub PRORES, - dźwięk dolby Digital 448kbit/s d. specyfikacja dotycząca zapisu materiału video: - 3 kamery HD P z możliwością zastosowania optyki filmowej - materiał zapisany w formie niekompresowanej (PRORES) na osobnym rekorderze do dyspozycji klienta. e. specyfikacja dotycząca światła na planie: - oświetlenie żarowe punktowe z możliwością zastosowania filtrów dla 4 osób w kadrze, - oświetlenie umożliwiające pracę ciągłą, niezależną od warunków atmosferycznych, - oświetlenie mobilne. f. specyfikacja dotycząca zapisu dźwięku: - 4 zestawy mikrofonów bezprzewodowych /mikrofony kierunkowe i mikroporty/ - 8 kanałowy mikser/rekorder Wymagania dotyczące montażu: - montaż na platformie Final Cut Pro. 4. Wymagania dotyczące współpracy z Zamawiającym.

4 a. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącej konsultacji dotyczącej realizacji zamówienia z Zamawiającym oraz Partnerem Zamawiającego, b. Wykonawca zobowiązuje się do uczestnictwa w kursach przeznaczonym dla nauczycieli edukacji regionalnej, które będą realizowane przez Zamawiającego od października do grudnia 2013 roku oraz od stycznia do marca 2014 roku, w celu lepszego zrozumienia specyfiki edukacji regionalnej w województwie śląskim oraz możliwości skonsultowania z nauczycielami w prezentowanych w filmach treści merytorycznych. 5. Przedmiot zamówienia zostanie przekazany Zamawiającemu na bezpiecznych podwójnych dyskach wraz z całymi projektami i jego składowymi. 6. Wykonawca przeniesie na rzecz Zamawiającego wszelkie majątkowe prawa autorskie na wszystkie produkty projektu w zakresie: użytkowania, kopiowania, modyfikacji, udostępniania i dystrybucji. 7. Zamawiający przedstawi Wykonawcy dokładny harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia, zgodny z harmonogramem realizacji projektu. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uczestnictwa w procesie powstawania przedmiotu zamówienia. 9. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych. IV. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZLECENIA: 1. Zamówienie będzie realizowane w okresie od 1 listopada 2013 do czerwca 2014 roku. 2. Zamówienie będzie realizowane na terenie województwa śląskiego.

5 V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1. Wykonawca powinien wykazać się doświadczeniem zrealizowania minimum 10 filmów (promocyjnych, fabularnych, dokumentalnych) w tym minimum 5 filmów o tematyce edukacyjnej. Do oferty należy załączyć 3 przykładowe filmy edukacyjne na płycie DVD lub wskazać miejsce, w którym istnieje możliwość zapoznania się z nimi. 2. Wykonawca powinien załączyć CV członków zespołu, który będzie realizował przedmiot zamówienia. 3. W zakresie warunków technicznych konieczne jest złożenie stosownego oświadczenia. Spełnienie warunków technicznych, będzie weryfikowane po wyłonieniu wykonawcy zlecenia. 4. W zakresie współpracy z Zamawiającym konieczne jest złożenie stosownego oświadczenia. 5. Rozpatrzenie ofert w postępowaniu będzie oparte na ocenie spełniania kryteriów wymaganych określonych w niniejszym Zaproszeniu w oparciu o zasadę: spełnia / nie spełnia, tzn. każdy z Oferentów musi spełniać wszystkie enumeratywnie wymienione warunki pod rygorem odrzucenia oferty; 6. W przypadku, gdy oferta nie będzie w pełni jasna dla Zamawiającego może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty 7. Oferty mogą składać: a. Firmy, osoby prawne, osoby fizyczne lub osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, b. Osoby, które nie są zatrudnione jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w tym: Instytucji Zarządzającej, Instytucji Wdrażającej, Instytucji Pośredniczącej I i II stopnia, Regionalnym Ośrodku EFS, Krajowym Ośrodku EFS oraz Krajowej Instytucji Wspomagającej, chyba że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie,

6 c. Osoby, które złożą oświadczenie dotyczące zaangażowania w realizację innych projektów finansowanych w ramach PO KL oraz innych programów NSRO. 8. Oferent nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo czy kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegającymi w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. 1. Wykonawcy zobowiązani są do dostarczenia prawidłowo wypełnionych załączniki nr 1 i nr 2 oraz dokumentów potwierdzające spełnianie wymagań określonych w punkcie V: 1, 2,3 i 4 (np. CV, umowy, oświadczenia, zaświadczenia, rekomendacje, certyfikaty,, etc.). Wykaz filmów powinien zawierać następujące informacje: Tytuł filmu, zakres merytoryczny, data realizacji, rodzaj filmu (np. dokument, fabuła, animacja itp.), czas trwania oraz informacje na temat zamawiającego. 2. Oferta powinna zostać przygotowana w języku polskim. 3. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. 4. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy.

7 5. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 7. W przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy należy dołączyć właściwe pełnomocnictwo. VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich znaczeniem: Kryterium Waga punktowa Sposób liczenia Cena 50 Cz = (C min/ C of ) x W Cmin najniższa cena za wykonanie usługi Cof cena badanej oferty Doświadczenie Wykonawcy W waga w ocenianym kryterium 25 Plus 2,5 punkta za każde podobne zlecenie (filmy o tematyce edukacyjnej) Maksymalnie 25. Potencjał wykonawcy 25 Według oferty między 0 a 25 pkt Suma punktów maksymalna: 100 1) Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Wykonawców w zakresie każdego kryterium. 2) Oferta z najwyższą liczbą punktów uznana zostanie za najkorzystniejszą.

8 3) Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta jest zgodna z treścią zapytania oraz została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane powyżej kryterium wyboru. VIII. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: - jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, - zostanie złożona po terminie składania ofert, - będzie zawierała rażąco niską cenę - będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, - nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń. IX. MIEJCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Ofertę należy przesłać do dnia do godz pocztą tradycyjną lub kurierem na adres Zamawiającego lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego lub przesłać na adres elektroniczny: tomek@inicjatywa.org 2.Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. X. INFORMACJE DODATKOWE 1. Niniejsze Zaproszenie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania z przedstawionej oferty. 2. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją

9 zadania oraz odstąpienia od zawarcia umowy przed rozstrzygnięciem zapytania ofertowego oraz podpisaniem umowy. 3. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: oraz 4. Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie złożenia oferty jest Prezes Zarządu Stowarzyszenia - Tomasz Szabelski (adres tomek@inicjatywa.org, nr telefonu: ).